È compito del RSP o del Responsabile della Conservazione delle copie di riserva, se nominato, provvedere alla conservazione delle copie in argomento.
Una copia dei supporti è conservata nella cassaforte in uso al Responsabile in argomento, mentre la seconda copia è custodita presso l’armadio con serratura di un ufficio dallo stesso individuato.
Le modalità di gestione di tali supporti sono definite e regolamentate direttamente dal RSP dell’AOO.
DESCRIZIONE FUNZIONALE ED OPERATIVA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO
Il presente titolo riporta la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico adottato dall’amministrazione con particolare riferimento alle modalità di utilizzo.
Articolo 60 Descrizione funzionale ed operativa
Le funzionalità operative PdP (software di protocollo informatico) sono riportate nel manuale operativo utente che costituisce allegato 5 esterno al presente manuale.
RILASCIO DELLE ABILITAZIONI DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI
Il presente titolo riporta i criteri e modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali gestite dal PdP.
Articolo 61 Generalità
Il controllo degli accessi è il processo che garantisce l’impiego degli oggetti/servizi del sistema informatico di protocollo esclusivamente secondo modalità prestabilite.
Il processo è caratterizzato da soggetti (utenti, processi) che accedono a oggetti (applicazioni, dati, programmi) mediante operazioni specifiche (lettura, aggiornamento, esecuzione).
Gli utenti del servizio di protocollo, in base agli UU di appartenenza, ovvero in base alle competenze (UOP, UOR, UU) hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni stabilite dall’ufficio.
Ad ogni utente è assegnata:
una credenziale di accesso, costituita da una componente:
pubblica per identificarsi al sistema (userID),
privata o riservata di autenticazione (password),
una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’ufficio a cui l’utente appartiene.
Ogni utente del servizio di protocollo, identificato, autenticato e autorizzato alla fruizione dei servizi offerti dal PdP, è responsabile della correttezza del suo operato e dell’uso che destina alle informazioni trattate.
I livelli di autorizzazione sono assegnati all’utente comune dal RSP, tramite un utente privilegiato (amministratore), secondo i principi di pertinenza e non eccedenza.
Gli utenti del servizio di protocollo identificati sono stati suddivisi in profili d’accesso, sulla base delle funzioni ad essi riservate.
Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti, ovvero l’identificazione degli UU e del personale abilitato allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’AOO sono costantemente aggiornate a cura del RSP.
Articolo 62 Abilitazioni interne all’accesso ai servizi di protocollo
Le informazioni raccolte per controllare l’accesso al servizio sono quelle strettamente necessarie per l’autenticazione.
Il “file delle password” utilizzato dal servizio è una struttura crittografata e accessibile soltanto da un processo di sistema.
Articolo 63 Profili di accesso
Sono previsti profili predefiniti e codici di accesso al Sistema del Protocollo informatico come da manuale allegato 5.
Articolo 64 Modalità di creazione e gestione delle utenze e dei relativi profili di accesso
Le utenze e i relativi profili di accesso vengono creati e gestiti secondo quanto riportato sul manuale del PDP.
In caso di dimenticanza della password se ne da pronta comunicazione al RSP o al custode delle password, se nominato. Questi provvede a fornire la password conservata in sicurezza, che deve essere sostituita dopo l’accesso con una nuova password di cui una copia viene consegnata in busta chiusa al RSP o al custode delle password.
Articolo 65 Abilitazioni esterne
L’accesso al sistema di gestione del protocollo informatico e documentale da parte di utenti esterni all’amministrazione/AOO è realizzato mediante l’impiego di sistemi sicuri di identificazione ed autenticazione basati sulla carta d’identità elettronica, carta nazionale dei servizi o dispositivi di firma digitale o elettronica avanzata.
Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie e sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.
Articolo 66 Abilitazioni esterne concesse ad altre AOO
L’accesso al sistema di gestione informatica e documentale da parte di altre Amministrazioni, ovvero delle loro AOO, ha luogo con le modalità di interconnessione stabilite nell'ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della RUPA.
In questi casi, le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la RUPA utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
il numero e la data di protocollo, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
il numero e la data di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso il numero e data di protocollo attribuiti dall’amministrazione/AOO al documento spedito.
Articolo 67 Consultabilità delle registrazioni di protocollo riservate
Il complesso dei documenti per i quali è stata attivata la registrazione al protocollo riservato costituisce l'archivio riservato.
I documenti e i fascicoli dell'archivio riservato divengono consultabili nel rispetto delle seguenti norme:
dell’art. 24 della legge 07 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni;
dell’art. 8 del DPR, 27 giugno 1992, n. 352;
degli articoli 107 e 108 del D.lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.
Motivate richieste di consultazione possono essere accolte dal RSP prima della scadenza dei termini con le procedure previste dalla normativa vigente.
MODALITÀ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA
Il presente titolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente, prevista dal PdP.
Articolo 68 Il registro di emergenza
Qualora non fosse disponibile fruire del PdP per interruzione accidentale o programmata, l’amministrazione/AOO è tenuta ad effettuare le registrazioni di protocollo sul registro di emergenza.
Ogni registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
Qualora nel corso di un anno non venga utilizzato il registro di emergenza, il RSP annota su questo il mancato uso.
Le registrazioni di protocollo sono identiche a quelle eseguite su registro di protocollo generale.
Il registro di emergenza viene sostanzialmente a configurarsi come un repertorio del protocollo generale.
Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo effettivo, seguendo senza soluzioni di continuità la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio.
A tale registrazione viene associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza.
I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo generale.
L’efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal registro di emergenza a cui viene fatto riferimento per l’avvio dei termini del procedimento amministrativo.
L’efficienza, invece, viene garantita dall’unicità della catena documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali, comprese la classificazione e la fascicolazione archivistica.
Articolo 69 Modalità di apertura del registro di emergenza
Il RSP assicura che, ogni qualvolta per cause tecniche non è possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengono svolte manualmente sul registro di emergenza, sia esso cartaceo o informatico su postazioni di lavoro operanti fuori linea.
Prima di autorizzare l’avvio della protocollazione sul registro di emergenza, il RSP imposta e verifica la correttezza della data e dell’ora sui rispettivi registri di emergenza.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione.
Per semplificare e normalizzare la procedura di apertura del registro di emergenza il RSP ha predisposto il modulo (cartaceo o digitale) riportato di seguito.
L’elenco delle UOP abilitate alla registrazione dei documenti sui registri di emergenza è riportato nell’allegato 3.
Servizio di gestione informatica del protocollo, dei documenti e degli archivi Scheda di apertura/chiusura del registro di emergenza
Comune di Castiglione Messer Raimondo Servizio protocollo
Causa dell’interruzione: _________________________________________________
Data: gg / mm / aaaa di inizio/ fine interruzione (
depennare la voce incongruente con l’evento annotato)Ora dell’evento: hh /mm
Annotazioni: __________________________________________________________
Numero protocollo xxxxxxx iniziale/finale (
depennare la voce incongruente con l’evento annotato)Pagina n. _____
Firma del Responsabile del Servizio di Protocollo
Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile per la tenuta del protocollo autorizza, come anzi detto l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana
Articolo 70 Modalità di utilizzo del registro di emergenza
Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, garantisce comunque l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’AOO.
Il formato delle registrazioni di protocollo, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni, sono quelli stessi previsti dal protocollo generale.
Durante il periodo di interruzione del servizio di erogazione del servizio di protocollo informatico effettivo di esercizio, il Responsabile del sistema informatico (o persona da lui delegata) provvede a tener informato il RSP sui tempi di ripristino del servizio di protocollo generale.
Articolo 71 Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza
E’ compito del RSP verificare la chiusura del registro di emergenza.E’ compito del RSP, o suo delegato, riportare dal registro di emergenza al sistema di protocollo generale (PdP) le protocollazioni relative ai documenti protocollati manualmente, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema.
Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico generale, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Una volta ripristinata la piena funzionalità del PdP, il RSP provvede alla chiusura del registro di emergenza.
Per semplificare e normalizzare la procedura di chiusura del registro di emergenza il RSP ha predisposto lo stesso modulo (cartaceo o digitale) utilizzato nella fase di apertura del registro di emergenza.
APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE, NORME TRANSITORIE E FINALI
Articolo 72 Modalità di approvazione e aggiornamento del manuale
Il presente manuale viene adottato dalla Giunta con suo provvedimento proprio, su proposta del Responsabile del servizio di gestione protocollo, documenti e archivi.
Articolo 73 Pubblicità del presente Manuale
Copia del presente manuale, a norma dell’art. 22 della legge 7 agosto 1900, n. 241, è tenuta a disposizione del pubblico perché ne possa prendere visione in qualsiasi momento.
Copia del presente manuale è anche:
inviata a tutto il personale dell’AOO anche attraverso la intranet,
pubblicato sul sito internet dell’amministrazione.
Articolo 74 Revisione
Il presente manuale è rivisto, ordinariamente, ogni due anni su iniziativa del Responsabile dell’ufficio protocollo. Qualora se ne presenti la necessità, si potrà procedere a revisione o integrazione del manuale anche prima della scadenza prevista.