Help Licenze Unito

A cura di Gruppo di Progetto Servizi

Con la collaborazione dello Staff Biblioteca digitale

Sistema Bibliotecario di Ateneo

Workshop sui servizi

interbibliotecari

all’Università di Torino

A cura di Ornella Salvioni

GdP Servizi

Sebina Open Library

Modulo ILL

 Prestito interbibliotecario

 Prestito intersistemico

 DD interbibliotecario ) = > Nilde

 DD intersistemico ) = > Nilde

Sebina Open Library - Modulo ILL

Prestiti e servizi ILL

Sebina Open Library - Modulo ILL

2011 (test)

 Fase di test con la collaborazione delle Biblioteche:

 Psicologia

 Scienze Letterarie  Filosofia

 Matematica

 Funzioni base: richieste immesse, richieste ricevute, confronto sulle modalità di utilizzo

 Comunicazioni: quali, quanti messaggi di avviso, testi delle comunicazioni

Sebina Open Library - Modulo ILL

2011 (test)

 Anagrafiche: necessità di coerenza nell’inserimento dei dati, nella scelta delle fonti, nelle modalità di

comunicazione (e-mail automatiche o meno)

Il tema delle anagrafiche è stato approfondito

anche in collaborazione con altri Atenei SOL, con DM e con l’ICCU al fine di comprendere le possibilità di convergenza e di comunicazione dei diversi sw

Sono state predisposte delle Linee guida

Sebina Open Library - Modulo ILL

2012

 Attivazione per tutte le biblioteche UniTO su richiesta delle strutture

 Progressivo abbandono delle procedure di

registrazione SOL Prestiti

 Progressiva adozione da parte di quelle biblioteche che utilizzano altri sistemi di registrazione

 Allineamento delle anagrafiche Utenti

-Ente-Biblioteca e Biblioteche Polo UTO o Extra Polo (a partire da settembre)

Sebina Open Library - Modulo ILL

Vantaggi

 Corrispondenza reale tra Catalogo UniTO e movimenti del materiale UniTO

 Corrispondenza reale tra Situazione Utente e movimenti del materiale ricevuto

 Parametri specifici  Statistiche

 Messaggi automatici

 Intersistemico (recupero dati utente e dati libro)  Modulo utenti per la richiesta da front-office

Sebina Open Library - Modulo ILL

Attivazione

CONFIGURAZIONI

Gestore di Polo: costi, rimborsi e tempi di evasione, attivazione da front-office, attivazione ccn per l’archiviazione delle mail automatiche, attivazione ambiente di prova

Gesbib: quantità volumi, durata di prestito, rinnovo, sospensione, sollecito per la fornitura e la richiesta (utenti, biblioteche extra POLO,

Biblioteche UTO)

Operatore: inserimento anagrafiche Biblioteche Extra Polo, controllo propria anagrafica Vedi: Linee guida su Intranet Unito (spazio InfoSBA in costruzione)

ABILITAZIONE DEGLI OPERATORI e supporto

Richiedere l’abilitazione di uno più operatori a: info.opac@unito.it, sba-servizi@unito.it oggetto: ILL SOL

Sebina Open Library - Modulo ILL

Le richieste

Il programma consente di gestire ILL come:

 Richieste ricevute da biblioteche esterne o altre biblioteche d’Ateneo (e-mail, posta, SBN ILL)

 Richieste immesse per i nostri utenti (e-mail,

modulo cartaceo, modulo SOL, SBN ILL)

Registrazioni, statistiche, controllo dei movimenti, situazione utenti

Sebina Open Library - Modulo ILL

Le richieste

Sebina Open Library - Modulo ILL

Sebina Open Library - Modulo ILL

Sebina Open Library - Modulo ILL

Sebina Open Library - Modulo ILL

Sebina Open Library - Modulo ILL

Sebina Open Library - Modulo ILL

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Prestito intersistemico

Sebina Open Library - Modulo ILL

Prestito intersistemico

Sebina Open Library - Modulo ILL

Modulo da Front-Office

Sebina Open Library - Modulo ILL

Anagrafica biblioteche

Sebina Open Library - Modulo ILL

Anagrafica Biblioteca UTO

Sebina Open Library - Modulo ILL

Strumenti

Manuale SOL

http://uto.cilea.it/sebina/common/help/indice_manuali_BO.jsp

Linee guida per la qualità dell’anagrafica biblioteche

http://www.unito.it/intranet (spazio Info SBA in costruzione)

Poli Sbn

http://www.iccu.sbn.it/opencms/opencms/it/main/sbn/poli_biblioteche

Anagrafe delle Biblioteche Italiane

http://anagrafe.iccu.sbn.it

Portale SBA

http://www.sba.unito.it

Info Opac UniTo info.opac@unito.it

Sebina Open Library

Modulo ILL

A cura di Francesco D’Aqui

GdP Servizi

”Libri in movimento”

Presentazione dei servizi

intrasistemici di UniMi

 Scambi di articoli tra biblioteche UniTo  Consolidati

 Raccomandati da organi governo SBA  Tramite Nilde (strumento comune)

 Scambi di volumi tra biblioteche UniTo  Occasionali e non regolamentati

 Difficoltà logistiche di movimentazione  Problema del riconoscimento dell’utenza

 Non esistono molti esempi di servizi strutturati a livello di Ateneo

 SBA UniMi ha un livello di complessità organizzativa simile al nostro

 Alto numero di strutture

 Notevole dispersione geografica  Hanno gli stessi nostri strumenti:

 Sebina  Nilde

 E’ stato possibile acquisire informazioni sul servizio  Lato utenti finali

 Lato back office

 Il servizio «

Libri in movimento

» permette di

richiedere volumi e articoli di altre biblioteche

UniMi ed avere la consegna gratuita presso la

propria biblioteca di riferimento

 Le modalità di erogazione del servizio sono

diverse per aree disciplinari, in ragione delle

specifiche caratteristiche delle collezioni e

delle abitudini d’uso degli utenti



Aree disciplinari individuate

:

 Area scientifica  Area biomedica

 Si differenziano in funzione della:

 Disponibilità a scambiare documenti con

tutte le biblioteche del territorio (area biomedica)

 Riconoscimento dell’utenza istituzionale

interessata dal servizio (solo docenti o anche studenti)

Organizzazione del servizio UniMI

Aree disciplinari



Biblioteche coinvolte

:

 Biblioteche di settore autonomo

 Biblioteche di settore (su base volontaria)

 È stata predisposta una lista delle

biblioteche partecipanti nell’Area staff del

portale SBA di UniMi, a disposizione di tutti

gli operatori

Organizzazione del servizio UniMI

Biblioteche coinvolte

 Il sito SBA UniMi:

 Dà informazioni generali sul servizio per le tre aree disciplinari sotto forma di faq:

 Come funziona il servizio?  Chi può accedere al servizio?

 Quanto tempo ci vuole per avere un documento?  Si può richiedere materiale in formato elettronico?  Quali materiali si possono richiedere?

 Quanti articoli o libri si possono richiedere e per quanto tempo si possono tenere?

 Si possono richiedere materiali da ogni biblioteca?

 Elenca le biblioteche attive per l’area disciplinare

Organizzazione del servizio UniMI

Informazioni sul servizio

I siti delle singole biblioteche riprendono le faq SBA dando informazioni di dettaglio:

 sulle modalità di accesso e di erogazione del servizio

 sulle personalizzazioni del servizio

 sull’eventuale esclusione di specifiche tipologie di materiali (es. testi per i corsi e/o altri documenti soggetti a limitazioni di prestito…)

Organizzazione del servizio UniMI

Informazioni sul servizio

 Sono stati individuati due distinti modelli di utenza

 Area scientifica e biomedica: tutta l’utenza istituzionale

 Area umanistica: tutta l’utenza istituzionale tranne gli studenti

 Negli scambi inter-area si adotta il modello di utenza della biblioteca richiedente

 All’interno delle aree il servizio non viene

effettuato tra biblioteche in prossimità geografica

Organizzazione del servizio UniMI

Modelli di utenza

Sono stati individuati alcuni parametri unici per tutte le biblioteche e i modelli di utenza:

 Numero di documenti

 Durata del prestito all’utente

 Durata del prestito alla biblioteca

 Tolleranza del sollecito alla biblioteca  Solleciti e sanzioni all’utente

 Gestione della proroga

Organizzazione del servizio UniMI

Parametri del servizio

 I volumi sono movimentati tramite il servizio di

posta interna dell’Ateneo

 Il servizio raggiunge tutte le sedi con frequenza quotidiana o bisettimanale, secondo lo schema fornito dall’Ufficio preposto

 Non possono essere inviate cassette di libri, ma soltanto pacchetti contenenti 1 o al massimo 2 volumi

Organizzazione del servizio UniMI

Circolazione dei volumi

 Linee guida fornite da SBA

 Software per la gestione del servizio:



Modulo SOL

per prestito



Modulo NILDE

(o SOL) per

document delivery

Organizzazione del servizio UniMI

Strumenti del servizio

 Punti di forza

 Parametri generali comuni

 Possibilità di personalizzazione del servizio  Uso di strumenti già conosciuti ed utilizzati  Comunicazione efficace lato utenti

 Punti deboli

 Segmentazione in aree disciplinari

 Molteplicità strumenti DD intersistemico per non completa adesione a Nilde

La nostra proposta:

Document delivery intersistemico:

 Garantire una copertura totale immediata del

servizio, anche in funzione della razionalizzazione degli abbonamenti

 Concordare condizioni di fornitura per utenza istituzionale

 Estendere utilizzo NILDE a tutte le strutture

Prestito intersistemico:

 Verificare se ci sono biblioteche interessate ad avviare una sperimentazione simile a UniMi

 Verificare la disponibilità del Servizio Posta interna (Divisione Logistica) a fare da supporto

 Concordare parametri di servizio e target di utenza  Avviare una sperimentazione

 Monitorare e restituire

 Eventualmente estendere il modello

E ora domande

e poi pausa caffè!

Ci rivediamo alle 11.15

A cura di Laura Garbolino

GdP Servizi

Servizio di Document Delivery

su Risorse elettroniche

di Ateneo.

 Oggi gli e-journals sono caricati solo sul Catalogo di Ateneo, mentre in ACNP si trovano catalogazioni occasionali di titoli singoli da parte delle

biblioteche

 Richieste di DD su ER arrivano a:

 info.opac@unito.it  sba@unito.it

 Vengono gestite dallo Staff BD, che risponde al richiedente reindirizzandolo ad una biblioteca dell'ambito disciplinare di riferimento

 Migrazione di interi contratti all’e-only ha effetti di ampia portata sul catalogo ACNP:

 confusione con print lasciati aperti anche se cessati  mancanza di collegamento alla versione elettronica

disponibile

 Ricadute negative sui servizi interbibliotecari  difficoltà a trovare la biblioteca fornitrice

 aumento degli scompensi

 di chi è un periodico elettronico?

 Necessità di predisporre soluzioni di Sistema

Criticità dell’assenza dei pacchetti di

Ateneo su ACNP

 Soluzioni automatizzate di import da Aleph/Sebina e da SFX al fine di aumentare la presenza dei

pacchetti elettronici di Ateneo e garantire una migliore distribuzione del servizio DD

 Cosa farà Torino:

 importazione automatica SFXtoACNP possibile con SFX4 (maggio-giugno 2012)

 Ne deriva la necessità di strutturare un servizio DD

sulle ER entro tale data

Gli Atenei che hanno già riversato le loro ER

in ACNP hanno strutturato il servizio di DD

secondo due modelli alternativi:



Modello “distribuito”

(es. UNIBO, UNIPV)



Modello “centralizzato”

(es. UNIRMS, UNIAQ, UNICAM)

Possibili alternative di gestione del

servizio

 UniBO è caricata in ACNP come “consorzio”

 Tutte le biblioteche UniBO sono collegate a tutti i posseduti elettronici individuati effettuando la ricerca nel catalogo ACNP

 Sulla scheda della biblioteca digitale UniBO compare il link a tutte le biblioteche che

aderiscono al sistema e il richiedente sceglie a chi inviare richieste DD

 Modello distribuito perché:

 coinvolge tutti i soggetti sulle proposte/opzioni di servizio da adottare

 Vantaggi:

 nessuna organizzazione centrale del servizio  valorizzazione del ruolo delle biblioteche

 limitazione del rischio di scompensi (?)  Criticità legate a:

 elenco per codice delle biblioteche (in via di superamento?)

 biblioteche e titoli multidisciplinari (di chi sono?)  assenza di uno stile di servizio comune

 difficoltà di misurazione della circolazione dei titoli elettronici di Ateneo

 Organizzazione del servizio tramite

account di

biblioteca centralizzato

registrato su

ACNP/NILDE e casella unica di posta

elettronica

 Servizio coordinato in carico a

risorse

distribuite

, con partecipazione su base

volontaria (autorizzata), turno settimanale

(titolare/supplente), evasione nelle 24 ore

 Media di 10 risorse al giorno, con prevalenza di

richieste dall'Italia

 Vantaggi:

 Piena standardizzazione del servizio (carta del servizio)  Controllo diretto della stabilità degli accessi e delle

consistenze

 Miglior controllo del rispetto delle licenze

 Misurazione diretta della circolazione

 Criticità legate a:

 Costo del servizio a carico delle strutture degli operatori  Misurazione del carico di lavoro

 Peso dell’organizzazione centrale del servizio  Possibilità di scompensi sul sistema NILDE

Sperimentazione di un modello intermedio

tra i due, con la strutturazione di un servizio

 distribuito ma “

coordinato

”

 tra biblioteche ad

adesione volontaria

 disponibili a sottoscrivere una

carta comune

del servizio

 con registrazione in

NILDE

di tutte le

transazioni per agevolarne la misurazione

 Piena valorizzazione del ruolo delle biblioteche che scelgono di aderire

 Limitazione del rischio di forti scompensi sul sistema NILDE

 Gestione centrale del servizio limitata ad un monitoraggio

periodico (inizialmente in capo al GdP Servizi)  Standardizzazione del servizio

 Misurazione diretta della circolazione delle ER

 Diffusione di buone pratiche nel rispetto delle licenze di Ateneo

 Assunzione di responsabilità sulla stabilità degli accessi

 Caricare UniTO come consorzio in ACNP collegandovi tutte le ER

 Individuare le biblioteche UniTO disponibili alla

sperimentazione e alla sottoscrizione di una carta del servizio

 Legare al consorzio in ACNP tali biblioteche

 Avviare una sperimentazione ad avvenuto import SFX-ACNP (giugno 2012?) per una durata di 12 mesi

 Al termine effettuare un’analisi dell’andamento del servizio, finalizzata a:

 individuare benefici ottenuti e criticità

 acquisire eventuali suggerimenti di modifica o integrazione della Carta del Servizio

Definisce le buone pratiche e l’impegno a:

 gestire tutte le transazioni in NILDE (comprese quelle pervenute da fuori Nilde)

 rispettare normativa vigente (vedi help licenze Unito)  evadere tutte le richieste ricevute e comunicare la

sospensione del servizio

 inviare gratuitamente i DD sulle ER di Ateneo

 rispettare il Regolamento NILDE e le relative buone

pratiche (campo “operatore”)

 segnalare allo Staff BD disallineamenti del catalogo

Condizioni necessarie per l’adesione alla

sperimentazione da parte delle biblioteche sono:

 l’adesione ad ACNP

 l’adesione al network NILDE

 la sottoscrizione della Carta comune del Servizio

Le biblioteche che intendano aderire dovranno

restituire via mail a sba-servizi@unito.it la Carta del Servizio, firmata dal Direttore/Responsabile della struttura e per presa visione dai singoli addetti al servizio entro il 31 marzo 2012

A cura di Giovanna Balbi

GdP Servizi Staff Biblioteca Digitale

 «Help licenze UniTo» è un database predisposto dallo Staff Biblioteca Digitale unitamente al GdP Servizi  Si basa sul software open source CWIS, lo stesso che

usiamo per Preferito, ma configurato in un ambiente a parte

Tutelare l’Istituzione universitaria, nel rispetto

delle norme contrattuali sottoscritte, fornendo

informazioni di dettaglio sui Contratti di

Ateneo, riguardo a:

 utenti autorizzati

 usi consentiti/non consentiti dei contenuti a cui abbiamo accesso

 procedure corrette per l’invio dei documenti da parte degli operatori addetti al servizio di

document delivery

“Help licenze” di Nilde è stato in questi anni un

buon strumento di sostegno ma:



Non

è sempre

aggiornato

 Riporta

l’

estratto del contratto

, suscettibile

di interpretazioni



Non

copre la

totalità dei Contratti

presenti

in Ateneo

Decreto-legge 22 marzo 2004, n. 72,

convertito in legge 21 maggio 2004 n. 128,

art. 1, comma 1

«Misure di contrasto alla diffusione telematica abusiva di opere dell'ingegno»

1. l'immissione in un sistema di reti telematiche di un'opera dell'ingegno, o parte di essa, è corredata da un idoneo avviso circa l'avvenuto assolvimento degli obblighi derivanti dalla normativa sul diritto d'autore e sui diritti connessi

 I termini e le condizioni che governano l'uso

delle risorse elettroniche sono definiti nei

Contratti di licenza d'uso sottoscritti fra

l'Ateneo e gli Editori

 Se tali condizioni vengono violate, gli Editori

possono

 sospendere l'accesso alle risorse a tutta la

comunità di utenti dell'Ateneo

 imporre sanzioni

Una

sintesi delle norme d’uso

delle Risorse

elettroniche di Ateneo per gli

utenti finali

,

 accessibile dal sito SBA

www.sba.unito.it

 da linkare dai siti delle singole biblioteche

 da rendere disponibili sulle postazioni al

pubblico (soluzione con Servizio Reti?)



Linee guida

generali per la fornitura del

document delivery

sulle Risorse elettroniche di

Ateneo per gli operatori addetti al servizio

 presto caricate sulla intranet (sezione

Infosba in allestimento)

 Un

database

contenente in dettaglio le clausole

dei contratti (library.unito.it/cwis/)

 Contratto con l’editore

 Sito web dell’editore

 Contatti e richieste specifiche a editori e

fornitori

 Per ora, in caso di dubbio abbiamo scelto

l’interpretazione più restrittiva, in attesa che gli editori forniscano un chiarimento

 Dati continuamente implementati e aggiornati,

quindi consultare sempre il database cwis!

Profilazioni diverse

a seconda del livello di

visualizzazione dei contenuti:



front-office

ad accesso pubblico per tutti

gli utenti



back-office

ad accesso protetto per i

bibliotecari (occorre registrarsi)



administrator

per i gestori dei Contratti

L’utente deve essere informato

:

Usi consentiti / usi vietati:

che uso posso fare dei full text

a cui accedo?

Punto di vista dell’utente (2)

Si può Non si può

stampare o salvare un numero

limitato di copie degli articoli

stampare, copiare o fare download

sistematici o di gran parte degli

articoli usare i documenti per scopi

personali, didattici o di ricerca

fare un uso commerciale dei contenuti

condividere i documenti con

docenti anche a contratto, staff e studenti dell'Università di Torino

condividere con utenti esterni

all'Università di Torino, a meno che non si collabori a una ricerca

comune

inserire in siti web istituzionali il

link a specifici contenuti

spedire i contenuti veri e propri a

siti web, modificare, alterare o creare opere derivate senza

Il bibliotecario deve essere informato

:

 Oggetto del contratto

 Copertura temporale

 Durata del contratto in vigore

 Tipo di negoziazione

 Diritti d’archivio

 Disponibilità su archivi di conservazione

 Piattaforma

 Modalità di accesso

Il bibliotecario deve essere informato

:

 Il mio utente ha diritto all’accesso? (utenti

istituzionali, walk-in-users, …)



Che cosa

posso inviare in DD?

 In quale

formato

?

 Con quale

modalità di trasmissione

?

Punto di vista del bibliotecario (3)

… in particolare: clausole dd …

Si può Non si può

Inviare singoli articoli Inviare più articoli o interi

fascicoli in maniera sistematica

Inviare a biblioteche

accademiche o di ricerca

Inviare a biblioteche e istituzioni con scopi commerciali

Inviare il DD direttamente a singoli utenti esterni

Stampare gli articoli e inviarli via

fax o posta tradizionale

Inviare l’articolo in trasmissione sicura via Nilde (no Elsevier!)

Inviare il pdf scaricato dalla piattaforma editoriale in

Punto di vista del bibliotecario (3)

… in particolare: clausole dd …

Si deve Non si deve

Indicare alla biblioteca richiedente l’obbligo di

consegnare all’utente finale la copia cartacea e l’obbligo di cancellare il file inviato dopo la stampa.

Consentire alla biblioteca richiedente di inoltrare il

documento elettronico all’utente finale

Fornire gratuitamente gli articoli presenti nei pacchetti di Ateneo (salvo rimborso delle spese vive di servizio)

Fornire a pagamento tali articoli applicando una tariffazione

 Trasmissione sicura via Nilde: consentita

ESPRESSAMENTE solo dall’editore Springer.

 Altri editori parlano genericamente di software di trasmissione sicura (Wiley, T&F, Science, Informa,

Project Muse, OUP, RSC), ma possiamo intendere che l’invio in trasmissione sicura via Nilde sia consentito  Elsevier consente solo l’uso di Ariel (Nilde non

consentito!)

Specificita’ singole licenze: ESEMPI (2)

 OUP specifica un limite di 5 copie all’anno per ogni titolo di periodico oltre il quale richiede un

pagamento aggiuntivo

 Elsevier, IOP e OUP limitano il DD alle biblioteche situate in Italia

 Economist Historical Archive è molto restrittivo e vieta qualsiasi forma di trasmissione documenti, anche tra utenti autorizzati

 Per l’editore RSC l’obbligo di cancellare il file non si applica nel caso di utenti ipovedenti

Altre esperienze analoghe:

CIBER (per gli atenei consorziati)

http://www.uniciber.it/index.php?id=392

È in fase di avvio una collaborazione con NILDE per sviluppare questo progetto in cooperazione a livello nazionale

Tutte le biblioteche dovranno registrarsi su CWIS per accedere alla visualizzazione delle schede

Per la registrazione è necessario:

 inserire come username il codice biblioteca di SOL

 scegliere una password, che deve essere nota a TUTTI gli operatori del servizio DD

 indicare un referente del servizio ed un indirizzo di posta elettronica

Riepilogando…

 Per adottare il

modulo ILL-SOL

 Richiesta via mail a Staff + Gdp Servizi

 Disponibilità GdP Servizi a fornire sostegno all’adozione



Servizi intrasistemici

 DD deve essere garantito da tutte le strutture  GdP Servizi contatterà responsabili per

Riepilogando…

 DD su ER

 GdP Servizi invierà ai responsabili carta del servizio da sottoscrivere e restituire entro 31 marzo 2012 (se

interessati alla sperimentazione)  Scarico SFX to ACNP

 Avvio della sperimentazione (estate 2012)

 Help licenze Unito

 Norme d’uso per utenti su sito SBA (e raccomandate su siti singole biblio)

 Linee guida per DD su intranet (spazio InfoSBA in costruzione)

Vi ringraziamo per la presenza e l’attenzione

Per qualsiasi chiarimento scrivete a