CODICE DI CONDOTTA IN MATERIA DI REGALI, VIAGGI E INTRATTENIMENTI
DI GN
GRUPPO GN STORE NORD
Settembre 2020
Messaggio dalla direzione
In conformità alla Guida etica adottata, GN si impegna a svolgere la propria attività commerciale secondo i principi della correttezza. Nell'ambito di questo impegno, GN adotta una politica di "tolleranza zero" nei confronti di qualsiasi atto di concussione e corruzione. Di conseguenza, GN ha messo a punto questo Codice di condotta per guidare i dipendenti e i partner commerciali in materia di regali, viaggi e intrattenimento in GN.
Tutti i dipendenti di GN sono tenuti a seguire, e tutti i fornitori e i clienti a rispettare, queste linee guida e ad essere conformi in tutte le questioni relative a tali argomenti.
GN esige che qualsiasi anomalia venga segnalata a un superiore seguendo la normale routine aziendale, direttamente all'ufficio Group Risk & Compliance o al Responsabile legale del gruppo oppure attraverso il servizio Alertline.
Gitte Pugholm Aabo René Svendsen-Tune
___________________
CEO, GN Hearing A/S
__________________
CEO, GN Audio A/S
Tabella dei contenuti
1 Scopo ... 4
2 Le responsabilità ... 4
3 Cos’è la corruzione? ... 4
4 Cos'è un pubblico ufficiale? ... 4
5 Regali, viaggi e intrattenimenti ... 5
5.1 Ricevere regali ... 5
5.2 Offrire regali ... 6
5.3 Viaggi ... 6
5.4 Intrattenimenti ... 7
5.5 Ospitalità ... 7
1 Scopo
Lo scopo di questo Codice di condotta è fornire ai dipendenti di GN una guida su come offrire e/o ricevere vantaggi di varia natura quando operano per conto di GN.
Questo documento si propone di aiutare a individuare situazioni che dovrebbero mettere in allarme, e fornisce inoltre indicazioni sulle persone a cui rivolgersi per ulteriori indicazioni o per segnalare un problema.
2 Le responsabilità
Tutti i dipendenti di GN, a prescindere dalla divisione commerciale, dal paese o dalla posizione occupata nell'azienda, sono tenuti ad assumersi le proprie responsabilità e ad agire con integrità in qualsiasi rapporto, nel pieno rispetto di questo Codice. GN ha adottato una politica di tolleranza zero nei confronti della corruzione e chiede a tutti i propri dipendenti di rispettare questa linea di condotta sia nella forma che nella sostanza, in tutte le interazioni condotte per conto di GN.
In caso di conflitto tra questo Codice di condotta e le normative locali, GN e i suoi dipendenti sono sempre tenuti al rispetto della più severa tra le due norme.
Questo Codice di condotta è di proprietà dell’ufficio Group Risk & Compliance che si occupa anche del suo aggiornamento.
Eventuali domande relative a questo Codice di condotta possono essere inoltrate all’ufficio Group Risk & Compliance.
3 Cos’è la corruzione?
La corruzione è un abuso di potere finalizzato al guadagno privato. La corruzione può assumere numerose forme diverse, non limitate a quelle descritte in questo Codice di condotta.
Per ulteriori indicazioni sulla corruzione e vari esempi pratici, consultare il Codice di
condotta anticorruzione e la Guida etica adottati da GN.
4 Cos
'
è un pubblico ufficiale?La corruzione di un pubblico ufficiale è un reato molto grave di cui si può anche rispondere personalmente. Questo significa che è necessario agire con la massima cautela perché questo reato può comportare conseguenze personali per chi lo compie oltre che per GN.
Un pubblico ufficiale è chiunque svolga un'attività come dipendente o consulente nel settore pubblico, ma in alcuni paesi la definizione è più estesa.
Un pubblico ufficiale può essere un professionista del settore medico-sanitario assunto a tempo pieno o parziale in un ospedale o in una clinica pubblici, un docente di un'università pubblica, un addetto agli acquisti impiegato nel settore pubblico o un dipendente di un'autorità pubblica come polizia, erario, dogane, ecc.
Un pubblico ufficiale può essere anche un soggetto terzo assunto da un ente pubblico con la funzione, ad esempio, di facilitare un pubblico appalto o un progetto specifico o di assumere la responsabilità di un settore specifico. Potrebbe trattarsi anche di una persona che lavora per una ONG pubblica.
Esempio:
Un medico che opera presso l'ospedale pubblico locale ma che possieda anche una clinica privata è sempre considerato un pubblico ufficiale.
Regola generale:
Prestare grande cautela nell'offrire/dare regalie, intrattenimenti o vantaggi ad un pubblico ufficiale!
5 Regali, viaggi e intrattenimenti
Quando parliamo di regali, viaggi e intrattenimenti, intendiamo omaggi di valore offerti a qualcuno, che si tratti di oggetti, trasferimenti, forme di intrattenimento o varie forme di ospitalità, come esemplificato di seguito.
Tutti i favori descritti in questo Codice di condotta possono essere considerati tentativi di influenzare chi li riceve, e quindi tentativi di corruzione. In una situazione in cui qualcosa viene offerto a voi o da voi, è necessario attenersi alle linee guida descritte. Le linee guida non si limitano agli esempi descritti.
A volte, quando si tratta con qualsiasi partner commerciale, cliente o fornitore, è una consuetudine accettabile scambiarsi piccoli omaggi. Nella misura in cui tali omaggi rientrano entro determinati limiti specificati in seguito, la situazione non pone problemi.
Le sessioni formative con un evidente scopo commerciale richiedono talvolta un viaggio e una sistemazione per i partner commerciali;
ciò può essere consentito a condizione che vengano rispettati limiti di ragionevolezza e che lo scopo sia sempre rigorosamente legato agli affari.
I limiti descritti nel presente Codice di condotta sono i limiti massimi consentiti da GN. Quando tali limiti possono essere considerati eccessivamente permissivi in una determinata realtà locale, è responsabilità della gestione locale porre dei limiti più adeguati e comunicarli con chiarezza. I limiti a livello locale non possono mai travalicare i limiti stabiliti nel presente Codice di condotta e devono sempre essere conformi alla legislazione locale. Nei casi in cui i limiti posti da GN dovessero differire dalla legislazione locale, GN aderirà sempre alla norma più rigorosa.
5.1 Ricevere regali Definizione:
Per regali non si intendono soltanto oggetti concreti ma qualsiasi forma di liberalità, gratifica, favore o vantaggio.
Regolamento:
Nel normale corso degli affari è accettabile ricevere omaggi da un'azienda o da una persona in affari con GN.
I vantaggi tuttavia non devono mai superare un valore percepito di 100 USD.
I vantaggi accettabili includono:
• Trasporto verso o dalla sede di affari del cliente o del fornitore commerciale.
• Sistemazione in albergo in relazione ad attività commerciali.
• Partecipazione a eventi sportivi o culturali.
• Pranzi o cene di lavoro.
• Regali di modico valore per feste comandate o premi da utilizzare per estrazioni e lotterie in ufficio.
In certi casi, il rifiuto di un dono di valore può provocare imbarazzo o offesa alla persona che lo offre. In questi casi, è solitamente preferibile accettare il dono a nome di GN, segnalarlo al proprio superiore e passarlo all'azienda. Non è mai consentito accettare nessuna forma di denaro, né contante né, per esempio in forma di buoni o gift card, indipendentemente dall'importo.
Esempio:
Un fornitore vorrebbe esprimere il proprio apprezzamento per il vostro team offrendo un buono per il supermercato locale a ciascuno dei membri. Questo regalo non può essere accettato. I buoni regalo sono equiparati a denaro contante e potrebbero facilmente essere considerati una forma di corruzione.
Regola generale
Non accettare mai denaro contante o suoi equivalenti. Rimanere sotto i 100 USD di valore percepito.
5.2 Offrire regali Definizione:
Per regali non si intendono soltanto oggetti concreti ma qualsiasi forma di liberalità, gratifica, favore o vantaggio.
Regolamento:
È consentito offrire omaggi. Ogni regalo tuttavia deve essere di valore modesto, considerando sempre le tradizioni e le normative locali.
Limite generale: i regali non possono mai superare un valore percepito di 100 USD e dovrebbero sempre essere di modico valore considerando gli standard locali. I limiti locali possono essere diversi, quindi è opportuno chiedere consiglio alla direzione.
I regali accettabili includono:
• Regali di modico valore per feste comandate o premi da utilizzare per estrazioni e lotterie in ufficio.
• Omaggi quali penne, quaderni, tappetini per il mouse, ecc.
GN non desidera mettere in difficoltà le persone offrendo loro dei regali.
Per i professionisti del settore medico- sanitario valgono in genere regole molto severe, quindi è opportuno conoscere le norme locali. In caso di dubbi, per precauzione astenersi dall'offrire qualsiasi tipo di regalo a professionisti del settore medico-sanitario.
Non è mai consentito offrire nessuna forma di denaro, né contante né, per esempio in forma di buoni o gift card, indipendentemente dall'importo.
Esempio:
Siete in visita presso un ottimo cliente e desiderate offrirgli un regalo per riconoscerne l'importanza. Avete scelto quindi un buono spesa per Jabra.com, così potrà comprarsi un bel set di cuffie di sua scelta.
I buoni spesa non sono mai consentiti, neanche se provengono dal vostro negozio.
Regola generale
Non offrire mai buoni regalo o denaro contante. Ricordare sempre che il valore deve essere modico considerando anche i prezzi locali.
5.3 Viaggi Definizione:
Per "viaggi" si intendono le spese di trasporto sostenute da GN per un cliente, un fornitore o un partner commerciale.
Regolamento:
Per i legittimi fini aziendali relativi all'azienda e/o ai prodotti che vendiamo, può essere giustificato offrire un viaggio a partner commerciali, clienti o fornitori.
Tuttavia, deve sempre trattarsi di spese ragionevoli e, per quanto riguarda il biglietto aereo, l'economy class è l'opzione da preferire. In rare occasioni, per esempio quando una persona deve svolgere un incarico per l'azienda il giorno stesso dell'arrivo, è consentito optare per la premium economy o anche business class. In tali situazioni occorre chiedere l'autorizzazione di superiori di almeno due livelli, l'ultimo dei quali deve essere un SVP o superiore. Per i viaggi in treno e pullman, è giustificabile l'acquisto di biglietti di prima classe per viaggi abbastanza lunghi (più di 4 ore) e quando costituiscano un'alternativa al trasporto aereo.
In assenza di servizi navetta o quando il treno e gli autobus di linea non costituiscano alternative ragionevoli, è possibile optare per il taxi.
Per maggiori dettagli sulle spese di viaggio consentite, consultare il Codice di condotta di GN in materia di viaggi.
Esempio:
Avete invitato un cliente nella vostra sede per una sessione formativa su un nuovo prodotto.
Il cliente accetta l’invito ma vive a 5 ore di distanza dalla vostra sede e ha paura di volare. Il treno rappresenta un'alternativa valida e decidete così di acquistare un biglietto di prima classe per mostrare al cliente la vostra gratitudine per essere disposto a trascorrere tanto tempo in viaggio.
Il costo è modesto rispetto a quello di un biglietto aereo, quindi la spesa è giustificata in base al nostro codice di condotta.
Regola generale
Cercare sempre l'opzione più conveniente e non offrire mai viaggi che costino più di quanto saremmo autorizzati a spendere per noi stessi per un viaggio di affari.
5.4 Intrattenimenti Definizione:
Per "intrattenimento" si intendono cene, spettacoli o qualsiasi altro tipo di regalo non tangibile offerti a un partner a spese di GN o di un rappresentante di GN.
Regolamento:
Gli intrattenimenti devono essere offerti solo se di modico valore e solo dopo un'attenta valutazione. È necessaria una particolare cautela quando sono coinvolti pubblici ufficiali e durante le gare di appalto. In genere, in questi casi gli intrattenimenti dovrebbero essere evitati del tutto. La loro finalità non può mai essere quella di influenzare una decisione di affari. La relativa documentazione deve sempre essere dettagliata e tracciabile. In caso di dubbi, rivolgersi al proprio superiore o all'ufficio Group Risk & Compliance.
Esempio:
Avete un cliente che vi ha procurato numerosi affari nel corso degli anni e per mostrare il vostro apprezzamento avete deciso di gratificarlo con una cena e uno spettacolo.
Desiderate davvero rendere la serata straordinaria per fargli capire che lo considerate uno dei vostri clienti più importanti. Così prenotate un tavolo in un famoso ristorante Michelin in città e dei biglietti in prima fila per uno spettacolo di danza classica in tarda serata. Questo evento è troppo costoso per essere giustificabile. Va ben oltre i limiti che potrebbero essere considerati ragionevoli. Sarebbe opportuno scegliere un ristorante più modesto e rinunciare allo spettacolo di danza classica.
Regola generale:
Ricordare che non è consentito essere eccessivamente generosi e che possono valere norme locali specifiche. Le norme locali devono essere sempre seguite.
5.5 Ospitalità Definizione:
Si parla di ospitalità quando GN o un suo rappresentante offre un alloggio a partner commerciali, fornitori o clienti in occasione di riunioni o eventi.
Regolamento:
L'ospitalità segue in linea di massima le stesse regole applicabili all'offerta di doni, soprattutto quanto sono coinvolti pubblici ufficiali e gare d'appalto.
In occasione di riunioni di lavoro e conferenze, in alcuni casi è accettabile offrire la sistemazione. Tuttavia deve esistere una finalità commerciale specifica e documentata.
Questo principio vale anche per i relatori in eventi sponsorizzati.
L'intero evento, inclusi il viaggio e la sistemazione, deve essere di standard
costoso di quanto siamo autorizzati a spendere per noi stessi in un'occasione analoga.
Esempio:
Uno dei vostri migliori clienti, nonché audiologo ai massimi livelli, desidererebbe partecipare a un'importante conferenza di settore in programma entro breve. Secondo voi meriterebbe un maggior riconoscimento e avete deciso di invitarlo. Prenotate quindi per lui un biglietto aereo in business class nonché la royal suite in uno dei migliori alberghi della città. Poiché la spesa sostenuta è maggiore di quella che sareste stati autorizzati a spendere per voi stessi, non è consentita neanche in questo caso. Inoltre dovreste riflettere più a fondo sull'opportunità di invitare questo ospite. La sua partecipazione è giustificata da uno scopo commerciale? Tutto questo è conforme alle norme anticorruzione?
Regola generale:
Ricordare che non è consentito essere eccessivamente generosi e che possono valere norme locali specifiche. Occorre chiedersi se una spesa potrebbe superare l'esame di una prima pagina di giornale.
