ACCORDO PER LA GESTIONE OPERATIVA E FINANZIARIA DEL CORSO PER VOLONTARI DELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE
QUINDICESIMA EDIZIONE (NOVEMBRE 2020/MARZO 2022)
tra
Il Comune di Modena - Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi, con sede in via Scudari, 20 - 41121 Modena, nella persona della Responsabile dott.ssa Antonella Buja, giusta delega del Direttore Generale dott. Giuseppe Dieci (P.G. n. 325796 del 04.11.2019),
e
l’Associazione Overseas - Organizzazione per lo sviluppo globale di comunità in Paesi extraeuropei onlus (di seguito indicata brevemente Overseas) con sede legale in via Castelnuovo Rangone n. 1190 - 41057 Spilamberto (MO), rappresentata nel presente atto dal Legale Rappresentante Fausto Prandini, nato a Concordia s/Secchia (Modena) il 22/10/1959.
Premesso
- che il Comune di Modena, grazie al contributo della Fondazione di Modena, in collaborazione con Regione Emilia-Romagna, Provincia di Modena, Università di Modena e Reggio Emilia, Solidarietà e Cooperazione - CIPSI, CSV Terre Estensi, Overseas - Organizzazione per lo sviluppo globale di comunità in Paesi extraeuropei e Tavolo delle associazioni modenesi di cooperazione e solidarietà internazionale, e con il patrocinio di ANCI, del Coordinamento nazionale enti locali per la pace e del Comune di Spilamberto (MO), ha promosso e realizzato quattordici edizioni del Corso per volontari della cooperazione internazionale;
- che, come già riportato nell’avviso di selezione, la quindicesima edizione del Corso prende il via nell’anno caratterizzato dall’emergenza COVID e dalle sue conseguenze su scala globale. In questo contesto, nell’avviso di selezione è stato precisato che, qualora per il protrarsi dell’emergenza COVID sia necessario:
le attività didattiche del corso e le altre attività integrative potranno essere rimodulate e proposte ai partecipanti con modalità online e a distanza;
le esperienze di volontariato, in Italia o all’estero, potrebbero non avere luogo qualora non sussistano le necessarie condizioni di sicurezza valutate dal Comune di Modena in conformità alle indicazioni delle autorità preposte;
- che in relazione ai protocolli di sicurezza legati all’emergenza COVID e alle indicazioni sul distanziamento fisico, per la presente edizione le attività didattiche si svolgeranno in prevalenza presso la sede del Comune di Modena (Galleria Europa, Piazza Grande 17 - Modena). Le attività presso la sede dell’ong Overseas (via per Castelnuovo Rangone, 1190 - Spilamberto, MO) avranno luogo all’aperto e secondo gli specifici protocolli di sicurezza dell’associazione. Qualsiasi decisione in merito alla logistica e alle attività del corso sarà assunta dal Comune di Modena nel rispetto dei provvedimenti nazionali, regionali e locali vigenti;
- che la quindicesima edizione del corso, prevede:
· una conferenza di apertura (27 novembre 2020), aperta al pubblico;
· dieci fine settimana strutturati in sessioni didattiche frontali e laboratoriali;
· un’ulteriore iniziativa pubblica (laboratorio/conferenza);
· la possibilità di svolgere un’esperienza di volontariato, sul territorio nazionale o all’estero, con partenze in programma nel semestre giugno-dicembre 2021, qualora le condizioni di sicurezza sanitaria lo consentano;
- che si è reso necessario avvalersi della collaborazione di una organizzazione attiva nel settore della cooperazione e della solidarietà internazionale, in grado di garantire non solo il coordinamento e il tutoraggio dei partecipanti, ma anche di mettere a disposizione una struttura che offra la possibilità di accogliere gli studenti nel rispetto degli specifici protocolli di sicurezza COVID; e che tale organizzazione è stata individuata, in accordo con il Tavolo comunale delle associazioni di cooperazione e solidarietà internazionale (svolto in data 8 giugno 2020), nell’ong Overseas - Organizzazione per lo sviluppo globale di comunità in Paesi extraeuropei, con sede in via per Castelnuovo Rangone n. 1190 - Spilamberto (MO);
- che, per le motivazioni soprariportate e per l’ampia esperienza maturata in ambito didattico e organizzativo, Overseas è riconfermata dal Comune di Modena - Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi - come partner organizzativo della quindicesima edizione del Corso per volontari della cooperazione internazionale;
- che è stata verificata l’inesistenza di relazioni di parentela o affinità di legale rappresentante, soci e/o collaboratori della sopraccitata Overseas con dirigenti e dipendenti dell'Amministrazione di cui al presente procedimento;
- che il Comune di Modena - Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi - dispone, per la realizzazione della quindicesima edizione del Corso delle risorse economiche sottoriportate:
RISORSE DESTINATE ALLA REALIZZAZIONE DEL CORSO IMPORTO
Contributo concesso dalla Fondazione di Modena € 20.000,00
Risorse proprie del Comune di Modena € 10.400,00
Quota di iscrizione richiesta ai partecipanti (€ 150 per 25) € 3.750,00
Contributo di Overseas € 500,00
TOTALE € 34.650,00
- che il progetto del Corso per volontari della cooperazione internazionale 2020/2022 è stato concordato con i partner nonché con i cofinanziatori del progetto.
tutto ciò premesso e considerato,
CONVENGONO E STIPULANO QUANTO SEGUE
ART. 1 - COMPITI DEI CONTRAENTI
1.1 Il Comune di Modena - Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi - è responsabile del Corso per volontari della cooperazione internazionale nel suo complesso rispetto alle istituzioni, agli enti finanziatori, ai partecipanti, ai docenti; cura direttamente la comunicazione esterna relativa al Corso, convoca e presiede il Comitato scientifico e il Tavolo di coordinamento, secondo quanto previsto dallo specifico Protocollo di intesa aggiornato con Delibera di Giunta n.396/2020.
1.2 A Overseas sono attribuiti i seguenti compiti:
- partecipare come membro attivo alle riunioni del Tavolo di coordinamento del corso e collaborare, nei tempi e con le modalità concordate con l’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi, alle attività e agli impegni assunti;
- mettere a disposizione dei corsisti un tutor d’aula per il periodo novembre 2020 - marzo 2022. Tale figura opererà in stretta collaborazione con l’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi del Comune di Modena e si atterrà, per lo svolgimento dei propri compiti, al mansionario posto in allegato al presente accordo (allegato A);
- mettere a disposizione locali e strumentazioni tecniche presso la propria sede, onde consentire un adeguato svolgimento delle attività didattiche in forma residenziale, nel rispetto degli specifici protocolli di sicurezza COVID;
- provvedere alla gestione amministrativa dell’attività didattica, inclusi gli adempimenti fiscali connessi (secondo il mansionario di cui all'allegato A).
1.3 Per le suddette attività in carico a Overseas, è previsto un corrispettivo indicato nel bilancio di previsione del progetto allegato al presente accordo (allegato B).
1.4 Qualora, per il protrarsi dell’emergenza COVID fosse necessario,
- le attività didattiche del corso e le altre attività integrative potranno essere rimodulate e proposte ai partecipanti con modalità online e a distanza;
- le esperienze di volontariato, in Italia o all’estero, potrebbero non avere luogo qualora non sussistano le necessarie condizioni di sicurezza valutate dal Comune di Modena in conformità alle indicazioni delle autorità preposte.
Qualsiasi decisione in merito alla logistica e alle attività del corso sarà assunta dal Comune di Modena nel rispetto dei provvedimenti nazionali, regionali e locali vigenti.
Di conseguenza, i compiti e le attività in capo a Overseas (coordinatore, tutor e Ufficio amministrativo) saranno debitamente adeguati alle nuove condizioni e modalità, al fine di garantire il buon esito del corso, nel rispetto dei vincoli posti dalla Fondazione di Modena e dalle autorità preposte.
ART. 2 - SPESE
Overseas si impegna a gestire in autonomia le spese relative al progetto, nel rispetto della tempistica concordata e del bilancio di previsione allegato al presente accordo (allegato B).
Le eventuali modifiche al bilancio di previsione dovranno essere preventivamente concordate tra le parti e sottoposte a verifica da parte della Fondazione di Modena.
ART. 3 - RENDICONTAZIONE FINALE
3.1 La presentazione della rendicontazione finale deve essere effettuata entro due mesi dalla fine delle attività didattiche e delle esperienze di volontariato, che dovranno concludersi entro il 31.03.2022.
3.2 L’invio della rendicontazione alla Fondazione di Modena è compito del Comune di Modena - Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi - in quanto titolare del progetto, svolte le opportune verifiche con Overseas.
3.3 Overseas si impegna a fornire tutta la documentazione prodotta in merito ai pagamenti effettuati e al contributo ricevuto per le proprie spese entro e non oltre il 31.05.2022, salvo posticipi di carattere eccezionale (dovuti a spese sopraggiunte dopo tale data) che dovranno essere tempestivamente comunicati al Comune di Modena.
3.4 Le modalità di preparazione della documentazione necessaria alla predisposizione della rendicontazione finale per la Fondazione di Modena sono disciplinate nel mansionario (allegato A).
ART. 4 - MODALITÀ DI LIQUIDAZIONE CORRISPETTIVO
L’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi, sulla base delle disponibilità di risorse economiche derivanti dal contributo di diversi cofinanziatori del progetto - come già
precisato - si impegna a corrispondere a Overseas un corrispettivo complessivo di € 30.400,00 (escluso dal campo di applicazione dell’I.V.A. ai sensi dell'art. 4 DPR 633/72) come di seguito riportato:
- per la somma di €. 5.476,00 entro il terzo mese dall’avvio del progetto;
- per un’ulteriore somma di € 7.435,00 entro il mese di giugno 2021;
- per un’ulteriore somma di € 7.435,00 entro il mese di ottobre 2021;
- per la rimanente somma di €. 11.254,00 a progetto concluso e a rendicontazione effettuata.
Il corrispettivo suddetto viene integrato per la somma di € 1.200,00 rispetto a quanto previsto nel bilancio di previsione del corso, in quanto finalizzato alla copertura degli ulteriori costi previsti per la giornata inaugurale del 27 novembre 2020.
L’importo sopra indicato si intende comprensivo, unitamente alle altre fonti di finanziamento (quote di iscrizione dei corsisti per € 3.750,00 e autofinanziamento di Overseas per € 500,00), di tutti i costi e qualsivoglia spesa sostenuta da Overseas per le attività previste dal progetto, di cui al bilancio di previsione allegato al presente accordo (allegato B).
ART. 5 - DURATA
Il presente accordo ha durata da novembre 2020 a maggio 2022, come previsto dal progetto, e si intende concluso con la completa attuazione di quanto previsto agli articoli nn. 3 e 4.
Modena, li
Per il Comune di Modena Per Overseas onlus
La Responsabile dell’Ufficio Progetti europei, Il Legale Rappresentante relazioni internazionali e coordinamento
progetti complessi
dott.ssa Antonella Buja Fausto Prandini
_______________________________ ____________________________
CORSO PER VOLONTARI DELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE
QUINDICESIMA EDIZIONE (NOVEMBRE 2020/MARZO 2022)
Allegato A MANSIONARIO
allegato all’accordo tra Comune di Modena e Overseas
COORDINATORE
I compiti affidati al coordinatore del corso incaricato da Overseas prevedono quanto segue:
1. collaborare attivamente con il personale del Comune di Modena - Ufficio Progetti europei, relazioni inter- nazionali e coordinamento progetti complessi - nell’attuazione del progetto approvato dalla Fondazione di Modena e secondo quanto previsto dal Protocollo di intesa aggiornato con Delibera di Giunta n.396/2020;
2. collaborare allo svolgimento dei colloqui di selezione dei candidati, presidiare l’organizzazione della con- ferenza di apertura del corso e promuovere la visibilità del corso stesso;
3. contattare preliminarmente i relatori individuati: definire gli accordi inerenti la collaborazione occasionale o altra tipologia di collaborazione (data intervento, durata, compenso e rimborsi, ecc.) e definire i contenuti dell’intervento secondo il programma didattico;
4. contattare i relatori una/due settimane prima dell’intervento per verificare le loro necessità specifiche, ri- spetto ai contenuti e alle attrezzature;
5. mantenere i rapporti con i relatori: consegnare loro i documenti (notula occasionale, rimborso spese, ecc.);
sollecitare la restituzione degli stessi debitamente compilati; verificarne la correttezza e trasferire la docu- mentazione completa all’ufficio amministrativo di Overseas per la liquidazione dei compensi; prenotare le stanze in caso di pernottamento;
6. assicurare la presenza presso la sede in cui ha luogo l’attività didattica per ogni fine settimana del corso;
condividere la gestione delle problematiche e/o sollecitazioni che emergono durante lo svolgimento del percorso didattico; gestire, in collaborazione con il tutor, i momenti di verifica collettivi con i corsisti relativi all’avanzamento del corso e agli aspetti motivazionali;
7. gestire il rapporto con l’Università di Modena e Reggio Emilia per quanto concerne la selezione dei corsisti provenienti dall’Ateneo, il monitoraggio del percorso didattico - esperienziale degli universitari, l’elabo- razione dei progetti di esperienza di volontariato, secondo la Convenzione sottoscritta;
8. organizzare e preparare gli incontri del Comitato scientifico e del Tavolo di coordinamento periodicamente convocati dal Comune di Modena;
9. predisporre la relazione descrittiva della rendicontazione e collaborare alla realizzazione del fascicolo da consegnare al Comune di Modena.
TUTOR
I compiti affidati al tutor del corso incaricato da Overseas prevedono quanto segue:
1. affiancare il coordinatore del corso e il personale del Comune di Modena - Ufficio Progetti europei, rela- zioni internazionali e coordinamento progetti complessi - nell’attuazione del progetto approvato dalla Fon- dazione di Modena e secondo quanto previsto dal Protocollo di intesa aggiornato con Delibera di Giunta n.396/2020;
2. collaborare allo svolgimento dei colloqui di selezione dei candidati, presidiare l’organizzazione della con- ferenza di apertura del corso e promuovere la visibilità del corso stesso, insieme con il coordinatore;
3. partecipare agli incontri del Comitato scientifico e del Tavolo di coordinamento periodicamente convocati dal Comune di Modena;
4. assicurare la presenza presso la sede in cui ha luogo l’attività didattica per ogni fine settimana del corso;
condividere la gestione delle problematiche e/o sollecitazioni che emergono durante lo svolgimento del percorso didattico; gestire, in collaborazione con il coordinatore, i momenti di verifica collettivi con i corsisti relativi all'avanzamento del corso e agli aspetti motivazionali. Considerato il punto 4 del mansio- nario del coordinatore, maggiore attenzione dovrà essere posta dal tutor nel supervisionare il percorso dei partecipanti non provenienti dall’Università di Modena e Reggio Emilia;
5. gestire gli aspetti organizzativi del corso quali:
· predisposizione dell’accoglienza e organizzazione dei momenti di convivialità con i corsisti e con le associazioni - per ciò che attiene all’eventuale soggiorno presso la sede di Overseas;
· verifica della disponibilità e del funzionamento delle attrezzature (videoproiettore, PC portatile, altro si rendesse necessario, …);
· raccolta delle firme di presenza dei corsisti (secondo modello predefinito);
· predisposizione del questionario di valutazione on line e invio dei risultati al coordinatore e al Respon- sabile dell’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi;
· verifica, qualora possibile, della partecipazione di rappresentati delle associazioni [facenti parte del Tavolo delle associazioni modenesi di cooperazione e solidarietà internazionale] a moduli in qualità di uditori, compatibilmente con i protocolli di sicurezza COVID del Comune di Modena e di Overseas;
6. orientare i corsisti nella fase di scelta dell’esperienza di volontariato (verifica di motivazioni, attitudini, competenze, anche in relazione agli specifici progetti proposti dalle associazioni); fornire sia ai corsisti sia alle associazioni tutte le indicazioni relative alle questioni organizzative e amministrative inerenti l’espe- rienza di volontariato, sul territorio nazionale o all’estero (definizione del periodo, documenti necessari quali visto o altro, registrazione presso il sito del Ministero degli Affari esteri e della Cooperazione inter- nazionale “Dove siamo nel mondo”, vaccinazioni, procedura di rimborso delle spese di viaggio, assicura- zioni, sottoscrizione di protocolli COVID o altra documentazione si rendesse necessaria, …) e accertarne la completa attuazione;
7. assistere le associazioni ospitanti l’esperienza di volontariato per gli adempimenti assicurativi e per la procedura di erogazione del contributo assegnato;
8. seguire la documentazione pre e post esperienza di volontariato (report, social media, eventuale mostra fotografica) con la collaborazione dell’esperto/a sulla comunicazione;
9. svolgere i colloqui di verifica post esperienza di volontariato con i corsisti interessati e le associazioni ospitanti, alla presenza di un funzionario dell’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordina- mento progetti complessi.
UFFICIO AMMINISTRATIVO DI OVERSEAS I compiti affidati prevedono quanto segue:
1. effettuare i pagamenti dei relatori sulla base della documentazione fornita dal coordinatore;
2. gestire gli adempimenti e i pagamenti riguardanti le imposte dovute relative agli emolumenti corrisposti;
3. registrare i documenti giustificativi di spesa nella contabilità generale;
4. elaborare il rendiconto finale dei costi sostenuti per la realizzazione del corso da presentare al Comune di Modena ai fini della rendicontazione alla Fondazione di Modena.
COMUNE DI MODENA - UFFICIO PROGETTI EUROPEI, RELAZIONI INTERNAZIONALI E COOR- DINAMENTO PROGETTI COMPLESSI
Restano in capo all’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi i se- guenti compiti:
1. convocare il Comitato scientifico;
2. convocare il Tavolo di coordinamento;
3. gestire le attività di comunicazione relative al corso; elaborare e stampare i materiali informativi/promo- zionali;
4. redigere e revisionare tutti i documenti relativi all’avviso di selezione per l’ammissione al corso, predi- sporre i relativi atti amministrativi, pubblicare l’avviso di selezione;
5. definire la composizione della Commissione selezionatrice (formata da personale del Comune di Modena e di Overseas);
6. curare la gestione amministrativa della selezione delle candidature: protocollazione delle domande rice- vute; verifica dei requisiti formali; organizzazione dei colloqui; adempimenti amministrativi successivi;
7. svolgere i colloqui, in collaborazione con il personale di Overseas;
8. pubblicare l’esito dei colloqui e formalizzare il gruppo dei corsisti ammessi;
9. monitorare il buon andamento delle attività nel rispetto del progetto approvato dalla Fondazione di Mo- dena, in affiancamento al coordinatore e al tutor del corso incaricati da Overseas.
10. verificare le rendicontazioni (descrittiva e finanziaria) fornite da Overseas e antecedenti alla rendiconta- zione conclusiva per la Fondazione di Modena;
11. affiancare il coordinatore e il tutor incaricati da Overseas per tutta la durata del corso.
Allegato B
BILANCIO DI PREVISIONE
allegato all’accordo tra Comune di Modena e Overseas
SPESE
VOCE DI SPESA
COSTO
UNITARIO TIPOLOGIA UNITA' TOTALE
Coordinamento 600,00 sessioni 10 6.000,00
Tutoraggio 600,00 sessioni 10 6.000,00
Gestione amministrativa forfait 1.500,00
SUBTOTALE 1 13.500,00
locandine e dépliant 250,00
SUBTOTALE 2 250,00
3 - VITTO E STRUTTURA
vitto (pranzo/cena weekend) 11,00
pasti per sessioni
c/o Overseas 125 1.375,00
abbonamento alla piattaforma zoom 18,00
abbonamento per 10 mesi
(novembre/luglio) 10 180,00 tensostruttura per attività didattica in esterno - impiantistica e collaudo 1 1.000,00
cancelleria e materiale per docenti forfait 155,00
SUBTOTALE 3 2.710,00
4 - MODULI DIDATTICI
relatori per le conferenze, docenti per la didattica frontale, laboratori e
documentazione multimediale (costo medio) 525,00 sessioni 16 8.400,00
rimborso spese per i docenti (costo medio) 105,00
n° docenti /
relatori 18 1.890,00
afffitto locali per iniziative pubbliche (nel rispetto dei protocolli COVID) 200,00 2 400,00
SUBTOTALE 4 10.690,00
5 - CONTRIBUTI PER ESPERIENZE DI VOLONTARIATO ALL'ESTERO
contributi 7.500,00
SUBTOTALE 5 7.500,00
TOTALE 15° EDIZIONE 34.650,00
ENTRATE
CONTRIBUTO CONCESSO DA FONDAZIONE DI MODENA 20.000,00 € Altre risorse
RISORSE DEL COMUNE DI MODENA 10.400,00 €
CONTRIBUTO OVERSEAS 500,00 €
QUOTA DI ISCRIZIONE RICHIESTA AI PARTECIPANTI (€ 150 per 25) 3.750,00 €
TOTALE 15° EDIZIONE 34.650,00 €
RISORSE AGGIUNTIVE
RISORSE DEL COMUNE DI MODENA
per l'organizzazione della conferenza di apertura del corso 1.200,00 €
TOTALE 1.200,00 €
1 - COORDINAMENTO
2 - MATERIALE PROMOZIONALE
