7
Affiliazioni, Tesseramento ed Attività
Presentazione
Il Corpo Sociale è elemento fondante di un’Associazione, al pari - se non maggior- mente - dell’atto costitutivo e dello statuto, in quanto l’essenza di un organismo associativo è data dalla pluralità di persone che lo compongono.
Da questo si capisce quanto importante sia per un’associazione complessa quale l’Aics l’avere strumenti che consentano di individuare ed aggiornare costan- temente il proprio corpo sociale, cioè l’insieme degli associati che aderiscono ad essa per mezzo dei Circoli affiliati.
Inoltre, poiché Circoli ed associati sono sia parte dell’Aics sia la principale utenza delle sue attività sociali, è fondamentale che i dati relativi alle loro anagrafi- che siano correlati ai dati relativi alle attività svolte e possano essere elaborati sta- tisticamente per trarne indicazioni operative.
Il Progetto Aics Network ha dato risposta a queste esigenze mediante la crea- zione di un data base sito su server remoto, consultabile ed aggiornabile via inter- net da qualunque operatore accreditato.
In particolare, il gestore nazionale accredita mediante ID e Password i singoli Comitati provinciali Aics, i quali - a loro volta - accreditano i propri Circoli affiliati (tutti, solo alcuni o nessuno a seconda di quanto ritenuto opportuno).
Il gestore nazionale potrà consultare in tempo reale il data base aggiornato e così pure i singoli Comitati ed i singoli Circoli accreditati, esclusivamente per quanto di loro competenza.
Il data base offre notevoli vantaggi operativi:
• rapidità di consultazione a qualsiasi livello (nazionale, di comitato e di circolo);
• privacy dei dati, in quanto ciascun operatore può consultare ed aggiornare solo i dati di propria competenza;
• sicurezza dei dati, grazie alla loro allocazione su server remoto con backup au- tomatici: ogni Comitato può recuperare i propri dati anche in caso di rottura dei propri computer;
• la moltiplicazione dei posti di lavoro in quanto il programma è allocato su ser- ver remoto e raggiungibile da qualsiasi computer collegato alla rete: l’operatore può così aggiornare e consultare il data base da qualsiasi pc della sede so- ciale o, addirittura, da pc esterni (presso Circoli, propria abitazione, ecc.);
• aggiornamento simultaneo del programma in tutta Italia con una unica opera- zione e senza costi aggiuntivi;
ed inoltre, per le finalità proprie del TESSERAMENTO AICS:
• possibilità di stampare le tessere da qualsiasi postazione collegata ad internet;
• trasmissione dei dati in tempo reale alla sede centrale (con possibilità di elimi- nare i supporti cartacei, le cosiddette veline);
• esportazione dei dati su fogli excel®per report e statistiche.
Istruzioni per la configurazione della stampante
1. Introduzione
1.1 Le presenti istruzioni illustrano i passaggi per configurare la stampante dedicata al tesseramento Aics on line sul sito www.aicsnetwork.it .
Per la corretta stampa dei moduli del tesseramento (stampante ad aghi) è neces- sario eseguire i seguenti passaggi ESCLUSIVAMENTE LA PRIMA VOLTA CHE SI STAMPANO TESSERE.
Una volta eseguita, la configurazione resterà in memoria del pc e non sarà neces- sario eseguirla altre volte.
2. Installazione della stampante dedicata al tesseramento
2.1 Accendere il pc dedicato al tesseramento ed accertarsi che la stampante de- dicata al tesseramento sia correttamente collegata al pc e configurata.
2.2 Dal desktop (videata iniziale) cliccare l’icona START (o AVVIO) presente nella barra delle applicazioni (barra inferiore).
2.3 Dal menù di avvio selezionare l’icona STAMPANTI (o stampanti e fax)
2.4 Una volta aperta la finestra delle stampanti, cliccare su Aggiungi stampante Cliccare l’icona START (o AVVIO) ed aprire la finestra del MENU DI AVVIO
2.5 Qualsiasi sia la marca ed il modello della vostra stampante, procedere all’instal- lazione della stampante Generic IBM Graphics 9pin, seguendo la seguente proce- dura e confermando con Avanti:
Confermare le eventuali altre finestre di Installazione e giunti all’ultima completare la procedura guidata cliccando su Fine
2.6 Terminata la procedura di installazione, nella finestra Stampanti e fax compare la stampante dedicata al tesseramento evidenziata dal simbolo nero (stampante predefinita)
Finita l’operazione: chiudere la finestra e tornare al desktop (videata iniziale di Windows).
3. Avvio delle operazioni di stampa delle tessere Aics
3.1 Dal desktop selezionare l’icona e procedere con il collegamento ad internet.
3.2 Aperto il collegamento internet e la videata dell’Internet Explorer, collegarsi al sito www.aicsnetwork.it
3.3 Entrare nell’AREA RISERVATA.
3.4 Accreditarsi inserendo le proprie ID e PASSWORD personali ed en- trare nel sistema di tesseramento Aics.
3.5 Una volta entrati nel sistema di tesseramento del proprio Comitato (comparirà la de- nominazione del Comitato), cliccare su File e scegliere il comando Imposta pagina...
3.6 Impostare le Intestazioni e piè di pagina in modo che i campi Intestazione (o Titolo) e Piè di pagina siano vuoti.
3.7 Azzerare i Margini.
3.8 Chiudere la finestra di Imposta pagina.
4. Conclusione
4.1 Ora è possibile procedere con la stampa corretta dei moduli di tesseramento Aics.
Si tenga presente che le operazioni descritte sono necessarie SOLO LA PRIMA VOLTA che si procede alla stampa dei moduli di tesseramento.
Infine si tenga presente che l’inserimento dei dati dei Circoli e dei Soci può essere ef- fettuato anche prima di eseguire le operazioni descritte (necessarie solo per la stampa).
Gestire le anagrafiche ed il Tesseramento
1. Introduzione
1.1 Le presenti istruzioni illustrano i passaggi per inserire l’anagrafica di un nuovo Circolo nel data base del tesseramento Aics.
Questa operazione è preliminare all’inserimento nel data base dei dati relativi agli associati del Circolo stesso e, pertanto, deve essere eseguita prima.
2. Entrare nel programma via web
2.1 Dal desktop di Windows selezionare l’icona e procedere con il collegamento ad internet.
2.2 Aperto il collegamento internet e la videata dell’Internet Explorer, collegarsi al sito www.aicsnetwork.it
2.3 Entrare nell’AREA RISERVATA
2.4 Accreditarsi inserendo le proprie ID e PASSWORD personali ed en- trare nel sistema di tesseramento Aics.
3. Inserire un nuovo Circolo
3.1 Una volta entrati nel data base del tesseramento Aics, la prima schermata che si presenta all’operatore è la seguente MASCHERA ELENCO CIRCOLI:
In essa troviamo la lista dei Circoli già inseriti nel data base del Comitato ed i se- guenti comandi:
Per l’inserimento dell’anagrafica di un nuovo circolo o associazione.
Per l’inserimento delle anagrafiche di nuovi associati in un circolo od associazione già presente in elenco.
Per facilitare la ricerca di una anagrafica, inserendo il nome o parte di esso nel campo e cliccando il tasto Cerca.
3.4 I campi User e Password servono a permettere al Circolo di entrare autonoma- mente nel sistema per consultare e gestire le anagrafiche dei propri associati. Se lasciate vuote, le anagrafiche relative al Circolo potranno essere gestite unicamente dal Comitato di appartenenza.
3.5 Completato la compilazione dei campi, si conferma l’inserimento dell’anagra- fica cliccando il tasto Conferma. L’operatore ha comunque facoltà di variare o com- pletare i dati in futuro, mediante la funzione Modifica presente nella Maschera elenco circoli.
3.6 Se l’inserimento del nuovo Circolo ha avuto successo, esso apparirà nella Ma- schera elenco circoli.
3.2 Clickare il tasto
3.3 Si accede alla seguente MASCHERA INSERIMENTO CIRCOLO, contenente i campi da compilare per l’inserimento dell’anagrafica
4. Modificare l’anagrafica del Circolo
4.1 In qualunque momento l’operatore ha facoltà di variare o completare i dati relativi ad un Circolo mediante la funzione Modifica presente nella Maschera elenco circoli.
4.2 In modo semplice ed immediato, si aprirà la MASCHERA MODIFICA CIRCOLO che ripropone i campi già visti nella Maschera inserimento circolo, dando così la possibilità di variarli.
5. Consultare le anagrafiche dei Soci
5.1 Partendo dalla videata principale (Maschera elenco circoli), scegliere il Circolo di cui si vuole consultare le anagrafiche dei Soci.
5.2 Accedere alle anagrafiche dei Soci cliccando il tasto
5.3 Si apre così la seguente MASCHERA ELENCO SOCI nella quale è possibile consultare e gestire le anagrafiche dei Soci del Circolo scelto.
6. Inserire un nuovo Socio
6.1 Dalla MASCHERA ELENCO SOCI del singolo Circolo, è possibile inserire nuove anagrafiche dei Soci.
6.2 Cliccare il tasto
6.3 Si accede alla seguente MASCHERA NUOVO SOCIO, contenente i campi da compilare per l’inserimento dell’anagrafica
6.4 Alcuni campi sono obbligatori per l’inserimento della nuova anagrafica, altri fa- coltativi.
6.5 Completato la compilazione dei campi, si conferma l’inserimento dell’anagrafica cliccando il tasto Inserisci. L’operatore ha comunque facoltà di variare o completare i dati in futuro, mediante la funzione Modifica presente nella Maschera elenco soci.
6.6 Se l’inserimento del nuovo Socio ha avuto successo, esso apparirà nella Ma- schera elenco soci del Circolo.
7. Modificare l’anagrafica del Socio
7.1 In qualunque momento l’operatore ha facoltà di variare o completare i dati relativi ad un Socio mediante la funzione Modifica presente nella Maschera elenco circoli.
7.2 In modo semplice ed immediato, si aprirà la MASCHERA MODIFICA SOCIO che ripropone i campi già visti nella Maschera nuovo socio, dando così la possibi- lità di variarli.
8. Stampa anagrafiche e tessere dei Soci
8.1 Una volta correttamente inserita, l’anagrafica può essere stampata sia ai fini dell’emissione della tessera associativa annuale, sia per altri eventuali scopi di do- cumentazione e verifica.
8.2 Poiché il tesseramento è stampato su apposita modulistica, è necessario innan- zitutto configurare la stampante dedicata. Per tale operazione, si rinvia alle istruzioni contenute in questo manuale nell’apposita sezione Istruzioni per la configurazione della stampante.
8.3 Per stampare le anagrafiche e le tessere dei Soci è necessario cliccare il tasto presente nella MASCHERA ELENCO SOCI di ciascun Circolo.
Così facendo si accede alla MASCHERA STAMPA TESSERE:
8.4 In questa maschera il programma presenta automaticamente il numero di anagra- fiche dei Soci minorenni (Giovani) e maggiorenni (Adulti) non ancora stampate.
Ove non si desideri stampare su apposita modulistica di tesseramento, è possibile procedere alla stampa su carta libera, attivando l’indicatore
8.5 Se l’indicatore di Stampa Provvisoria non è attivato, verificare che siano correttamente inseriti gli appositi moduli del tesseramento e procedere con la stampa delle tessere.
8.6 Per procedere con la stampa è sufficiente cliccare sul tasto Stampa Giovani oppure Stampa Adulti, eventualmente precisando il numero di tessera che si vuole stampare, al fine di associarlo all’anagrafica del socio.
8.7 Cliccando il tasto Stampa Giovani oppure Stampa Adulti appare a video l’anteprima di stampa:
8.8 Verificata
la correttezza dei dati, si può lanciare la stampa cliccando l’icona 9. Rinnovo annuale del Socio
9.1 Le anagrafiche inserite, restano presenti nel data base fino alla loro eventuale cancel- lazione da parte dell’operatore.
Poiché esse sono utilizzate anche per l’emissione della tessera associativa annuale, il programma gestisce automaticamente le scadenze ed i rinnovi.
9.2 Prima della stampa definitiva, l’anagrafica del socio appare con la dicitura da stam- pare:
Dopo la stampa definitiva, l’anagrafica del socio appare con il tasto
che ci segnala che la tessera del Socio nell’anno in corso è stata stampata e può essere rinnovata nell’anno successivo semplicemente cliccando sul tasto
9.3 ESEMPIO DI RINNOVO: il socio Mario Rossi si iscrive nel 2006 e viene registrata la sua anagrafica nel data base nella quale apparirà inizialmente la dicitura da stampare. Al mo- mento dell’emissione della tessera per l’anno 2006, questa viene stampata e sull’anagra- fica del sig. Rossi apparirà quindi il tasto Stampato/Rinnova.
Al termine dell’anno associativo 2006, il sig. Rossi conferma la propria iscrizione anche per l’anno associativo 2007. Pertanto l’operatore entrerà nell’anagrafica del sig. Rossi e cliccherà il tasto Stampato/Rinnova che si trasformerà così nella scritta da stampare, at- tivando così la funzione di stampa della tessera 2007.
Il rinnovo avviene così senza necessità di reinserire i dati del socio.
10. Report e archivi
10.1 I dati inseriti nel data base sono esportabili su foglio Excel® per la gestione di report e statistiche.
Inoltre è possibile annualmente salvare su supporto magnetico (ad esempio cd-rom) l’in- tero data base, in modo che ciascun operatore abbia un archivio storico dei dati.
