STATUTO SOCIALE
PREMESSA
Il Gruppo che si costituisce raccoglie ed integra le esperienze del Gruppo Progetto Qualità, nato nel 1991 nell’ambito dell’Associazione Italiana Controllo Qualità (AICQ) per la qualificazione ed ispezioni ai fornitori.
Art. 1 - COSTITUZIONE E SEDE
1. E’ costituito il Gruppo Ispezioni Fornitori, denominato nel prosieguo GIF o Gruppo
2. Il Gruppo ha la sede pro tempore in Milano, Viale Ranzoni n. 1 . Art. 2 - SCOPO SOCIALE
1. Il GIF ha come scopo principale la promozione della cultura della qualità e più in particolare opera per:
a) lo sviluppo e la realizzazione di attività di supporto alle esigenze qualitative principalmente del settore farmaceutico, ma anche, chimico di produzione delle materie prime, cosmetico, alimentare e dei presidi medico chirurgici;
b) l’esecuzione degli audit di verifica dei requisiti GMP ed altri, per il settore farmaceutico, ai fornitori di materie prime (API ed eccipienti), di materiali di confezionamento, di servizi (trasporto, deposito,laboratori esterni, etc) ed a quelli specifici per gli altri settori;
c) la formazione e l’aggiornamento professionale dei diversi partecipanti, oltre che degli auditor veri e propri ;
d) la collaborazione con il Gruppo di Studio “Qualità e Fornitori” attivo nell’ambito dell’AFI, dando disponibilità di proprie risorse di professionalità e competenze per l’elaborazione di linee guida e la realizzazione di seminari e convegni;
e) ulteriori finalità possono essere definite in relazione a nuove specifiche richieste normative
2. E’ esclusa dagli scopi del GIF ogni e qualsiasi finalità di lucro.
Art. 3 - OGGETTO SOCIALE
1. Il GIF ha come obiettivo di perseguire lo “Scopo sociale” e di porre in essere tutte le iniziative idonee alla realizzazione dei punti descritti nell’ Art.2.
2. Attività Associative
A titolo esemplificativo, non tassativo, si esplicitano in:
a) Assemblee Generali (Ordinarie e Straordinarie)
L’Assemblea Ordinaria è convocata una volta all’anno ad inizio gestione, le Straordinarie ogniqualvolta sia necessaria l’approvazione formale a maggioranza dei Soci.
b) Riunioni del Consiglio Direttivo
Hanno lo scopo di definire, indirizzare ed armonizzare le attività del Gruppo; la frequenza è variabile in funzione delle specifiche necessità.
c) Riunioni plenarie operative
Sono convocate allo scopo di gestire operativamente le attività. La frequenza è generalmente mensile e comunque variabile in funzione delle specifiche attività in corso.
di sottogruppi
Fermo restando il coordinamento centrale delle attività (indicato ai punti precedenti), l’assemblea ha facoltà di autorizzare riunioni di sottogruppi (per temi e specifiche esigenze e/o per vicinanza geografica di aderenti lontani dalla sede), di nominarne il referente ed i componenti.
Il referente ha il compito di organizzare, convocare, coordinare le riunioni e relazionare sistematicamente i Soci alla prima riunione generale utile.
3. Audit
Gli audit (art. 2.1.b), in ottemperanza alle procedure approvate, sono eseguiti congiuntamente da almeno 2 auditor, associati al GIF, appartenenti ad Aziende diverse, che siano qualificati e di provata esperienza e professionalità.
Sono esclusi i Soci che, pur in possesso dei requisiti richiesti, non sono formalmente delegati tramite la “Lettera di Accordo sugli Audit Congiunti” dalle Aziende aderenti.
La documentazione utilizzata durante la conduzione degli audit è appositamente predisposta ed ufficialmente approvata dal GIF, correttamente identificata e mantenuta aggiornata ai riferimenti normativi.
I rapporti di verifica, previa formale autorizzazione scritta dell’Azienda ispezionata, sono messi a disposizione di tutti i Soci del Gruppo in modalità controllata, come previsto da apposita procedura, ad esclusione dei soci non delegati dalle Aziende. I rapporti, una volta recepiti dalle singole Aziende, entrano a far parte del loro Sistema Qualità e possono quindi essere esibiti in sede di ispezioni interne ed esterne.
4. Formazione
Sono effettuati interventi formativi per i Soci su temi specifici inerenti le attività del Gruppo, che vanno ad aggiungersi al confronto di esperienze, opinioni ed all’aggiornamento continuo sulle norme di riferimento.
L’obiettivo è la crescita professionale, la sempre maggiore condivisione di conoscenze e l’approfondimento delle varie tematiche. Particolare attenzione è posta alle buone pratiche di fabbricazione.
5. Altro
Il GIF potrà inoltre svolgere qualsiasi altra attività lecita inerente gli scopi dell’Associazione.
Il GIF potrà compiere altre operazioni ritenute necessarie e comunque opportune per il conseguimento dell’oggetto sociale.
Il GIF mantiene ed estende contatti con aziende, enti e più in generale con il mondo del lavoro mediante suoi delegati.
E’ fatto assoluto divieto, salvo diversa disposizione di legge, di distribuire utili, avanzi di gestione, fondi, riserve o capitale, in modo diretto e/o indiretto.
Art.4 - ASSOCIATI E QUOTE ASSOCIATIVE
1. Possono essere Soci del GIF le persone fisiche che condividono ed accettano le finalità istituzionali del Gruppo e le relative modalità di attuazione purché in rappresentanza di Aziende ed esperti che, a titolo personale, operano nell'ambito delle buone prassi di fabbricazione e della qualità. L’ammissione è subordinata a domanda esplicita, ad approvazione del Direttivo ed al versamento della quota sociale stabilita anno per anno.
2. La partecipazione nei diversi settori di attività del GIF è libera ed aperta a tutti gli Associati.
3. Il numero dei Soci è illimitato con una soglia minima di dieci Aziende rappresentate.
4. I Soci si suddividono in:
a) Ordinari:
rappresentanti di aziende, nominati tramite la sottoscrizione della “Lettera di accordo sugli audit congiunti”; possono partecipare a tutte le attività del Gruppo, la loro ammissione è subordinata al placet del Direttivo ed al pagamento della quota associativa ordinaria.
b) Benemeriti: la Qualifica é conferita esclusivamente dall’Assemblea dei Soci, su proposta del Consiglio Direttivo, per meriti acquisiti nella promozione, valorizzazione e nell’espletamento delle attività del GIF sono esentati dal pagamento della quota associativa.
5. I Soci sono tenuti a partecipare alle attività secondo quanto stabilito nell’Art. 5.
6. I Soci hanno facoltà di versare spontaneamente contributi supplementari rispetto alla quota associativa minima, nel quadro dei normali programmi di sviluppo del Gruppo.
7. La quota associativa è versata a titolo personale e non è trasferibile.
8. La quota associativa deve essere versata entro il 15 febbraio di ciascun anno Art. 5 - DIRITTI E DOVERI DEI SOCI, RETRIBUZIONE
1. La partecipazione alle attività del GIF è aperta a tutti i Soci Ordinari e Benemeriti.
I Soci Benemeriti partecipano alla esecuzione degli audit ed hanno accesso ai rapporti solo su espresso mandato di un’Azienda aderente.
2. I Soci si impegnano a partecipare alle attività connesse al raggiungimento degli obiettivi strategici, definiti dagli organi sociali, ad attuare i piani operativi, nel rispetto delle regole condivise, a promuovere e diffondere il GIF, a sostenerne le iniziative, anche all’interno delle Aziende di provenienza.
3. I Soci, fatto salvo quanto disposto all’articolo 5.1, hanno uguali diritti e non ne potranno vantare di maggiori rispetto ad altri in virtù di una più attiva partecipazione alla vita associativa, da eventuali versamenti di contributi supplementari, dall’aver messo a disposizione beni di varia natura in modo temporaneo o permanente.
4.a) Per l’attività svolta non compete alcuna retribuzione ai Soci nè a coloro che ricoprono cariche sociali. Il Consiglio Direttivo può tuttavia stabilire di concedere il rimborso delle spese sostenute da Soci o Consiglieri incaricati di svolgere attività in nome e per conto del Gruppo.
4.b) Nell’ipotesi in cui il Gruppo dovesse promuovere iniziative che comportino attività più onerose e/o rapporti di collaborazione specifici da parte dei Soci, queste saranno regolamentate da specifiche convenzioni che definiranno l’aspetto economico dei rispettivi impegni.
5. I Soci si impegnano a mantenere comportamenti coerenti con le finalità, le strategie e le attività del GIF, ad utilizzarne le informazioni derivanti in maniera controllata evitando potenziali conflitti di interesse.
6. Ciascun Socio Ordinario si impegna a collaborare nella elaborazione, aggiornamento ed attuazione del piano annuale delle verifiche ispettive ed alla partecipazione ad almeno una ispezione del programma previsto per l’anno, pena la decadenza dal diritto di accedere ai verbali di ispezione.
Art. 6 - DECADENZA, ESCLUSIONE, RINUNCIA
1. L’esclusione del Socio è prevista per i seguenti motivi:
a) Violazioni delle disposizioni dell’Atto Costitutivo e dello Statuto;
b) Attività in contrasto con le finalità del GIF, ovvero in caso di azioni significative in nome e per conto del Gruppo, senza il preventivo consenso del Direttivo.
c) Totale o parziale inadempienza dei doveri sanciti all’art.5.
d) Mancato pagamento della quota annuale
e) Per qualsiasi motivo, anche non indicato espressamente, che non sia ritenuto congruo con l’appartenenza al GIF, a discrezione del Consiglio Direttivo
f) L’esclusione, deliberata dal Direttivo a maggioranza semplice, viene ufficialmente notificata all’interessato con il verbale della prima riunione, recante la relativa motivazione.
2. L’iscritto può rinunciare in qualsiasi momento alla propria posizione di Socio, tramite comunicazione scritta al Consiglio Direttivo.
3. In caso di cessazione della delega da parte dell’Azienda, il Socio è tenuto a comunicarlo tempestivamente al Consiglio Direttivo.
4. Nei casi sopraindicati il Socio non ha diritto al rimborso delle quote associative e degli altri contributi eventualmente versati al Gruppo, nè ha alcun diritto sul patrimonio del Gruppo.
Art. 7- ORGANI DEL GRUPPO a) l’Assemblea dei Soci;
b) il Consiglio Direttivo;
c) il Presidente;
d) l Coordinatore;
e) il Coordinatore Informatico;
f) il Segretario;
g) il Tesoriere/Amministratore.
Art. 8 - ASSEMBLEA
1. L’Assemblea dei Soci è l’organo sovrano per qualunque decisione circa l’indirizzo dell’attività sociale del Gruppo.
2. L’Assemblea, composta da tutti i Soci, è ordinaria o straordinaria.
3. I compiti dell’Assemblea ordinaria sono:
a) Rinnovare, alla loro scadenza naturale, a maggioranza semplice, le cariche sociali.
b) Approvare il bilancio annuale economico-finanziario consuntivo e relativi documenti contabili, predisposti dal Tesoriere/Amministratore.
c) Stabilire la quota associativa annuale.
d) Approvare il preventivo annuo di spesa.
e) Valutare il rendiconto annuale delle attività sociali dell’esercizio precedente, discutere ed approvare correttivi, direttive, obiettivi, proposte di sviluppo dell’attività sociale.
4. I compiti dell’assemblea straordinaria sono:
a) approvare le modifiche statutarie;
b) approvare procedure, regolamenti interni, documenti operativi, proposti dal Direttivo;
c) approvare strategie per la promozione e l’accreditamento del GIF e sinergie con enti od associazioni terze.
d) esercitare il controllo sulle cariche sociali, richiamarle e sanzionarle, in caso di inefficienza e/o irregolarità nella gestione;
e) esercitare il controllo sui singoli associati; richiamandoli e sanzionandoli in caso di comportamenti non congrui con lo Statuto e le finalità del GIF;
f) deliberare quanto non di competenza della assemblea ordinaria;
g) deliberare lo scioglimento del GIF.
Art.9 - CONVOCAZIONE ASSEMBLEE E RIUNIONI
1. l’Assemblea Ordinaria è convocata all’inizio dell’anno solare di esercizio dal Coordinatore, delegato dal Direttivo, con preavviso scritto a ciascun Socio di almeno dieci giorni sulla data fissata.
2. l’Assemblea
Straordinaria è convocata con le stesse modalità ogniqualvolta sia necessaria l’approvazione di documenti, anche su richiesta di almeno un quarto degli aventi diritto al voto.
3. le convocazioni delle assemblee generali e delle riunioni operative avvengono tramite comunicazione scritta in formato elettronico indicando ora, data, luogo e Ordine del Giorno.
Art. 10 - DIRITTO DI VOTO
1. Hanno diritto di voto nell’assemblea ordinaria e straordinaria tutti i Soci che risultano iscritti al Gruppo da almeno dieci giorni.
2. Il diritto di voto può essere esercitato mediante delega formale rilasciata ad altro Socio presente.
3. Ogni delegato non può rappresentare più di cinque Soci deleganti.
Art. 11 - VALIDITÀ DELIBERE ASSEMBLEARI
1. Per le votazioni si procede con il sistema di un voto “pro capite”.
2. L’Assemblea è regolarmente costituita con la presenza fisica o per delega della metà più uno dei Soci iscritti (maggioranza semplice).
3. Le delibere sono valide a maggioranza semplice degli aventi diritto al voto, presenti o per delega.
La maggioranza dei due terzi é richiesta per le Assemblee straordinarie , e in particolare per lo scioglimento del GIF.
4. Le delibere delle Assemblee sono portate a conoscenza dei Soci mediante verbali scritti in formato elettronico
Art. 12 - CONSIGLIO DIRETTIVO
1. Il Consiglio Direttivo è eletto dalla Assemblea Ordinaria ed è composto da un minimo di cinque membri.
2. Possono essere eletti i Soci iscritti al Gruppo da almeno tre mesi.
3. I componenti del Consiglio Direttivo restano in carica due anni e sono rieleggibili.
4. Il Consiglio Direttivo è convocato a cura del Coordinatore.
5. I Coordinatori di eventuali sottogruppi partecipano alle riunioni su convocazione del Direttivo.
6. Le dimissioni di più della metà dei membri del Consiglio Direttivo ne comportano la decadenza e la convocazione di un’assemblea straordinaria per nuove elezioni.
Art. 13 - COMPITI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
1. Al Consiglio Direttivo compete la gestione del Gruppo, in particolare ha il compito di:
a) Proporre all’Assemblea Ordinaria le candidature per le cariche sociali di Presidente, Coordinatore, Coordinatore Informatico, Segretario e Tesoriere/
Amministratore.
b)Verificare il Bilancio Economico-Finanziario annuale, predisposto dal Tesoriere/Amministratore.
c) Definire le strategie e gli obiettivi e garantire una gestione coerente.
d) Indirizzare e supervisionare le attività operative delegate.
e) Verificare le procedure e moduli operativi per la ratifica dell’assemblea.
f) Sovrintendere all’esecuzione delle delibere assembleari.
g) Approvare l’ammissione o la revoca di Soci e predisporre le candidature per sostituire i dimissionari dalle cariche sociali.
h) Autorizzare le variazioni di patrimonio (lasciti, donazioni, oblazioni contribuzioni varie).
i) Stipulare contratti inerenti alle attività sociali.
COORDINATORE
Viene eletto a maggioranza semplice fra i componenti del Direttivo, resta in carica per 2 anni ed è rieleggibile.
1.Sovrintende e gestisce le attività operative.
2. Convoca e presiede il Consiglio Direttivo, le Riunioni Periodiche e le Assemblee dei Soci.
3. Redige ed invia ai Soci i relativi verbali.
4. È responsabile dell’esecuzione delle delibere e dell’applicazione delle direttive.
5. Organizza e coordina l’attività di stesura ed aggiornamento della documentazione ufficiale.
Art. 15 -TESORIERE/AMMINISTRATORE
Viene eletto a maggioranza semplice dall’assemblea, resta in carica per 2 anni, è rieleggibile ed è il legale rappresentante del Gruppo.
1. Sovrintende alla gestione amministrativa ed economica del GIF, di cui firma gli atti, provvedendo alla regolare tenuta del libro di cassa e degli altri documenti contabili inerenti l’attività economica del Gruppo.
2. È autorizzato a riscuotere le quote associative, rilasciando regolare quietanza ed a effettuare i pagamenti per i beni acquistati e per i servizi ricevuti.
3. Stipula eventuali contratti connessi alla gestione ed all’attività sociale.
4. Rende esecutive le delibere per la accettazione di donazioni, oblazioni, lasciti, provenienti da Enti Pubblici e Privati, da altri soggetti non in conflitto di interesse con le finalità del Gruppo.
Art. 16 - PRESIDENTE
E’ individuato fra i Soci per autorevolezza e prestigio.
1. Collabora alla definizione di strategie ed obiettivi e nelle relazioni esterne.
2. La carica è conferita dall’Assemblea dei Soci e non prevede il pagamento della quota associativa. E’ individuato fra i Soci per personalità, provata autorevolezza, esperienza e prestigio.
3. Non riveste cariche operative e collabora con il Gruppo nella supervisione delle attività e nelle relazioni esterne . La carica non ha scadenza di mandato.
4. Fa parte del Direttivo . Art. 17 - SEGRETARIO
Viene eletto a maggioranza semplice dall’assemblea. Resta in carica per 2 anni ed è rieleggibile. Mantiene aggiornati gli archivi ed i documenti e si occupa della distribuzione controllata.
Art. 18 - ISPETTORI (Auditors)
Possono ricoprire l’incarico tutti i Soci sulla base delle specifiche conoscenze, capacità, qualifiche, secondo i criteri definiti dal GIF ed in funzione delle deleghe delle rispettive Aziende. Sono esclusi i Soci Consulenti o comunque potenzialmente titolari di conflitti di interesse.
Art. 19 - COORDINATORE DELLE ATTIVITÀ INFORMATICHE
Si occupa delle attività informatiche del Gruppo (sito web, etc); è nominato annualmente dal Direttivo a maggioranza semplice, risponde allo stesso e collabora con il Coordinatore.
Art. 20 -
RENDICONTI CONSUNTIVI E PREVENTIVI - ESERCIZIO FINANZIARIO
1. Il Tesoriere/Amministratore, in qualità di Rappresentante Legale del Gruppo, provvede alla compilazione del rendiconto economico e finanziario annuale, che sarà sottoposto all’esame del Consiglio Direttivo.
2. Il contenuto del rendiconto deve essere chiaro e trasparente, dovrà evidenziare le entrate e le spese generali, oltre a quelle relative alle attività di raccolta fondi di cui all’art.21.
3. Il rendiconto annuale economico e finanziario è sottoposto dal Consiglio Direttivo all’approvazione dell’Assemblea ordinaria dei Soci. Qualora il Consiglio Direttivo ne ravveda la necessità, al rendiconto sarà allegata una relazione illustrativa delle risultanze contabili.
4. Il rendiconto deve essere approvato entro sei mesi dal termine dell’anno solare cui si riferisce il rendiconto stesso.
5. Il rendiconto e la relazione illustrativa saranno inviati ai soci e depositati presso la sede del Gruppo almeno 15 giorni prima della data fissata per la convocazione dell’Assemblea di approvazione, in modo che ciascun Socio ne possa prendere opportuna visione.
6. I rendiconti approvati con i relativi allegati saranno mantenuti presso la sede immediatamente dopo la delibera di approvazione ed esposti per almeno due riunioni consecutive
7. L’Assemblea delibera la predisposizione del bilancio preventivo, qualora lo ritenga necessario in relazione alle dimensioni raggiunte dall’attività svolta dal Gruppo, ovvero qualora lo ritenga comunque opportuno. La redazione del preventivo è a cura del Consiglio Direttivo e del Segretario.
8. L’esercizio sociale coincide con l’anno solare.
Art. 21 - FINANZIAMENTO DEL GRUPPO
Le entrate necessarie per la copertura delle spese sostenute o da sostenere per il funzionamento del Gruppo sono le seguenti:
a) quote ordinarie dei Soci;
b) entrate derivanti da eventuali lasciti e donazioni;
c) erogazioni e contributi conseguenti a stanziamenti dello Stato, delle Regioni, degli Enti Locali e di altri Enti Pubblici e/o Privati;
d) entrate derivanti da raccolte pubbliche occasionali, anche a seguito dell’offerta ai sovventori di beni e servizi di modico valore, purchè questi siano offerti in concomitanza di celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione;
e) entrate derivanti da eventuali attività commerciali esercitate, i cui proventi devono essere utilizzati per finanziare l’attività istituzionale principale.
Art. 22 - PATRIMONIO DEL GRUPPO
Il patrimonio del Gruppo è costituito dalle entrate derivanti dalle contribuzioni dei Soci Fondatori versate al momento della costituzione del Gruppo, dalle altre entrate di cui all’art.21 e dai beni e diritti che con le entrate sono stati acquistati o acquisiti per il raggiungimento degli scopi sociali.
Art. 23 - SCIOGLIMENTO DEL GRUPPO
1. Il Gruppo viene sciolto nel caso in cui il numero dei Soci aderenti risulti essere inferiore a 10 .
2. L’Assemblea Straordinaria che delibera lo scioglimento incaricherà il Consiglio Direttivo in carica della chiusura di tutte attività del Gruppo e della relativa liquidazione.
3. In caso di scioglimento del Gruppo, tutto il patrimonio dello stesso esistente alla data sarà devoluto ad altre organizzazioni che perseguono finalità uguali o simili o a fini di
sentito l’organismo di controllo previsto dalla legge, ovvero sarà diversamente devoluto in conformità a prevalenti disposizioni di legge.
4. Per tutto quanto non previsto dal presente Statuto si farà riferimento alle leggi e regolamenti dello Stato in materia specifica.
Milano, 26 febbraio 2008
Soci fondatori
Firma………. Firma……….
Firma……… Firma………
Firma……….. Firma………
Firma……… Firma………....
Firma………. Firma……….
Firma……… Firma………
Maurizio Soldani Alessandro Piani
Renato Sebben Adriana Cotti
Rita Brusa Alessandro Amendola
Francesca Brachitta Marialuisa Canobbio
Ugo Sironi Livia Civitillo Alessadro Ciacco Giampiero Besana
