AUTOMATISMO PER LA REGISTRAZIONE DELLE
FATTURE ELETTRONICHE DI ACQUISTO IN FORMATO XML
Attivando il modulo M_FE_IMPPMXML, all’avvio del programma, se ci sono delle fatture da registrare, una finestra di dialogo ci avvertirà, come segue:
Quando si desidera procedere alla contabilizzazione delle fatture importate, seguire i seguenti passi.
CONTABILITA’ GENERALE GESTIONE PRIMA NOTA
CONTABILIZZAZIONE F.E. RICEVUTE
A questo punto, il programma procede ad importare le fatture e fa un confronto tra i dati rilevati sull’XML e quelli rilevati nell’anagrafica del fornitore: dati fiscali, dati bancari, conto di costo, codice iva, tipologia di pagamento…
SOLO SE VENGONO RISCONTRATE DELLE ANOMALIE, ESCE UN
“RAPPORTO SULLE IRREGOLARITA’”; In questo modo si ha la possibilità di andare a correggere/integrare eventualmente l’anagrafica del ns fornitore.
Di seguito, un esempio di Rapporto Irregolarità.
Nuovo Fornitore
Se si tratta di un fornitore per il quale ancora non è stata creata l’anagrafica, il programma permette automaticamente di andare a creare l’anagrafica, riportando negli appositi campi i dati che vengono rilevati dal file xml della fattura; l’anagrafica sarà comunque poi da completare con i dati mancanti.
E’ INDISPENSABILE CHE ALL’INTERNO DELL’ANAGRAFICA FORNITORE SIA INDICATO:
• Almeno un conto di costo (prende quello indicato nel primo dei 4 campi conto di costo, in dati contabili)
• Il codice iva diverso dal codice standard iva al 22%; questo nel caso per lo stesso fornitore vi sia la possibilità di ricevere fatture sia con iva sia per esempio in reverse charge; oppure sia con iva al 22% sia con iva con percentuale diversa. In questi casi va indicato in anagrafica il codice diverso rispetto al 22%.
In caso contrario, l’anomalia verrà segnalata nel rapporto delle irregolarità e si dovrà completare l’anagrafica fornitore perchè poi non venga più segnalato.
Il programma riconosce sempre l’iva standard, il Reverse Charge standard e l’escluso art.15 (già indicati nei Codici Iva della Tabella Contropartite), mentre gli altri tipi di iva andranno o inseriti in anagrafica fornitore (è possibile indicarne solo uno), o si dovrà indicarli manualmente sulla riga iva proposta in fase di importazione dei dati.
Infatti, la riga di prima nota verrà comunque proposta, senza codice iva (si generano tante righe iva quante sono le righe iva nell’xml); dovrò andare a inserire il codice manualmente prima di procedere alla conferma della registrazione, che, al contrario, non potrà essere effettuata.
Quando si esce dal rapportino delle irregolarità, si attende qualche istante e compare la lista delle fatture importate.
Si presenta la seguente maschera:
Nella stessa maschera, sulla destra dello schermo, sono presenti anche i seguenti tasti:
Ogni riga corrisponde ad una fattura importata per la contabilizzazione.
E’ quindi possibile andare su ogni riga e fare i dovuti controlli e le necessarie modifiche PRIMA di procedere alla conferma della registrazione contabile.
Perché è molto importante fare i controlli e le modifiche PRIMA di confermare la registrazione?
Anche se sarà comunque possibile fare delle modifiche anche a registrazione avvenuta e confermata, ci sono alcuni automatismi che non si potrebbero ripetere. Per esempio, se occorre variare un conto di costo in una fattura in reverse charge, dove si è generata anche l’autofattura, se lo si cambia dopo aver generato la registrazione, si dovrà avere cura di andare a cambiarlo anche nella registrazione dell’autofattura.
Oppure, se dopo aver confermato la registrazione si intende modificare un codice iva che prevede una parte non deducibile, si dovrà poi MANUALMENTE andare a rilevare anche lo storno dell’iva al conto di costo corretto. Oppure, se si cambia il conto di costo su una fattura con iva parzialmente deducibile, si dovrà andare a cambiarlo anche nella registrazione di storno dell’iva al costo.
E’ quindi consigliato agire come segue:
Posizionarsi sulla riga della fattura da registrare, visualizzare il file XML (tasto XML) e l’allegato PDF se presente, e tenerli aperti per i dovuti confronti.
Il tasto “ALLEGATO” sarà attivo solo se presente un PDF, altrimenti sarà inattivo.
Col tasto “Modifica” è possibile entrare nella testata della fattura dove la maggior parte dei dati sono fissi e non modificabili. I dati modificabili sono:
codice fornitore, data registrazione, data competenza iva, numero documento, cod. banca, cod. pag.to, causale, rif.+N.Doc+D.Rif. (nel caso di nota di addebito o nota di accredito), descrizione.
Da qui gli importi non sono modificabili.
Sempre posizionati sulla riga interessata, col tasto “Righe” è possibile entrare nelle righe di prima nota della registrazione; da qui posso effettuare le variazioni se necessarie: per esempio, dividere l’imponibile su più conti di costo, variare il codice iva se non corretto, mettere il periodo di competenza della voce di costo. Si noterà che si attivano due tasti “Aggiungi” e “Cancella”, per aggiungere o togliere righe nella registrazione. Controllare sempre che il saldo della registrazione, indicato in fondo alla finestra, si sia azzerato.
Una volta fatte tutte le modifiche e quando pensiamo che tutto sia corretto per la fattura che stiamo controllando, possiamo selezionare la riga utilizzando il tasto “Seleziona”; la riga deve diventare rossa; se non lo diventa, un messaggio spiegherà che tipo di problematica esiste ancora.
Per procedere con la registrazione, occorre scegliere “Conferma”.
A questo punto, in sequenza, il programma ci propone:
- richiesta di conferma a procedere, con OK - il numero di protocollo assegnato
- il numero di registrazione assegnato
- la possibilità di visualizzare la scadenza che andrà ad aggiornare lo scadenziario, e di variarla nel caso sia necessario
- eventuali segnalazioni in presenza di automatismi, come per esempio l’autofattura da reverse charge, il giroconto da iva indetraibile, o avvisi legati alla presenza di ritenute di acconto.
A quel punto la registrazione è stata creata in contabilità; è comunque possibile modificarla, ma occorre fare attenzione a tutto ciò che è legato ad una nostra eventuale modifica, come specificato in precedenza.
Si noti che sono stati inseriti due nuovi campi nella testata della registrazione:
- F.E.: dove viene riportato automaticamente il numero di fattura così come arriva sul documento elettronico (mentre nel campo Doc. N.: viene riportato il numero che noi potremmo aver variato in fase di registrazione) - Id.SdI: dove viene riportato automaticamente l’Identificativo SdI della
fattura elettronica ricevuta.
L’Identificativo SdI, nel caso di generazione di integrazione per reverse charge interno, è automaticamente riportato anche nel documento generato ed è così possibile inviare il documento integrativo TD16 tramite SdI.
Si procede poi, una riga alla volta, con lo stesso metodo.
Può succedere che una registrazione non venga confermata; può accadere se per esempio una fattura è già stata registrata manualmente (se si è mantenuto il medesimo numero del documento), oppure perché la data di registrazione non è compatibile con il numero di protocollo. In questo caso il programma chiede cosa si intende fare; scegliendo “SALTA” il programma lascia la riga di fattura nell’elenco di quelle ancora di registrare e passa oltre; scegliendo
“INTERROMPI” il programma termina l’elaborazione; scegliendo
“CONFERMA” il programma elimina il file xml della fattura non confermata (eventualmente spostato nella cartella del fornitore), marcato con il protocollo
“-1”, e prosegue con le righe di fatture successive. In questo ultimo caso, nel successivo collegamento la riga non sarà più visibile.
E’ possibile anche decidere di fare prima tutti controlli e le variazioni su tutte le righe di fatture da registrare. In questo caso, una volta pronti per confermare, si potrà utilizzare il tasto “Sel.Tutto” che permette di selezionare tutte insieme le fatture presenti in elenco, seguito dal tasto “Conferma”.
Il programma proporrà vari messaggi tutti in sequenza relativi ai numeri di protocollo assegnati, al numero di registrazione, al controllo della scadenza, ecc…
A quel punto, le righe confermate e registrate cambieranno di colore, e diverranno bianche, e verrà indicato il numero di registrazione. Posizionati sulla riga bianca (che diventerà azzurra) sarà attivato anche il tasto “P. Nota” che, se selezionato, permetterà di entrare nella registrazione di prima nota vera e propria e di controllare o modificare ulteriormente i dati.
Attenzione
La possibilità di visualizzare le Fatture Elettroniche nel formato Sogei e gli eventuali file allegati, direttamente dalla Prima Nota e nella cartella dell’Anagrafica Fornitore, è legata all’attivazione del Modulo per l’archiviazione documentale Clienti/Fornitori (M_CF_FOLDER).
In assenza di tale Modulo, una volta avvenuta la registrazione della fattura di acquisto, il formato Sogei dell’xml e gli allegati non saranno più visibili dal programma, ma soltanto dal Portale di ricezione FE o dall’ADE.
RIEPILOGO COLORAZIONI DELLE RIGHE:
-GIALLO CHIARO: righe caricate pronte da verificare/registrare su cui NON si è posizionati in quel momento
-BLU: riga caricata su cui si è posizionati col cursore
-ROSSO: riga su cui si è posizionati e che si è selezionata
-ROSA: riga già selezionata su cui NON si è posizionati in quel momento -AZZURRO: riga già registrata su cui si è posizionati col cursore
-BIANCO: riga già registrata su cui NON si è posizionati in quel momento
Le righe bianche (registrazioni già effettuate contabilmente), una volta usciti dal programma, al rientro non saranno più visibili.
