1. Gestione Gare

1. Gestione Gare

Dopo l’introduzione, si è passati all’analisi del verticale relativo alla gestione delle gare; viene condiviso di unificare la gestione Bandi ed Avvisi.

La sezione si continua a chiamare BANDI E AVVISI ed è così articolata

 BANDI E AVVISI

 GARE ATTIVE

 GARE CHIUSE

 ESITI

Relativamente a questo tema viene dapprima condiviso che dovranno essere gestite solamente le due categorie:

- Gare Attive - Gare Chiuse

Per gare chiuse vengono considerate le gare per cui è trascorso un periodo di 180 giorni dalla data di pubblicazione dell’esito.

A fronte dell’indicazione precedente si richiede di rimuovere la voce “Gare in Corso”.

Si è proceduto poi a verificare la maschera di inserimento di un bando per condividere e sottoscrivere la struttura dati necessaria. Di seguito l’elenco:

 Numero di gara – Elemento alfanumerico univoco –

Relativamente a questo aspetto le strutture Ulss 7 disquisiscono su quale contenuto inserire

all’interno di questo campo. Si condividere lasciare il campo come in questo momento e si demanda ad ULSS 7 la definizione del contenuto di questo campo.

 Oggetto

 Tipo di contratto (Forniture e Servizi, Lavori e immobili)

 Data pubblicazione

 Data scadenza

Si è provveduto poi a verificare gli ulteriori attributi presenti nelle altre sezioni:

 Informazioni aggiuntive (codice CVP, codice CIG, codice SCP)

 Allega documentazione

 Allega Chiarimenti

 Allega Rettifiche

 Allega Comunicazioni

 Esito

- Inserimento data esito - Inserimento importo - Inserimento chiarimenti

Dopo aver verificato gli attuali campi presenti all’interno della maschera di inserimento di una nuova gara, si è proceduto a verificare la pagina di visualizzazione.

Si riporta per comodità la pagina di visualizzazione e le relative considerazioni emerse:

- Eliminare visualizzazione Sopra/Sotto soglia - Mantenere il campo “OGGETTO”

- Mantenere “DATA SCADENZA” – Campo Obbligatorio (necessaria per il Servizio Tecnico) * - Mantenere “DATA SCADENZA OFFERTA” – Campo Obbligatorio

- Mantenere “TIPOLOGIA DI CONTRATTO”

Viene poi condiviso che allo stato attuale la pubblicazione di un documento avverrà mediante upload sul nuovo portale. Sarà possibile caricare e pubblicare qualsiasi documento (pdf, word, …).

Per i file presenti su piattaforma Lapis, non vi sarà nessuna procedura automatizzata che faccia seguire alla pubblicazione di documenti su piattaforma LAPIS anche quella su piattaforma del nuovo portale, pertanto i documenti dovranno essere caricati manualmente (procedura velocizzata se il PC con il quale si è collegati al portale può accedere direttamente al filesystem/repository di LAPIS su cui sono “storicizzati” i file)

1.1 Gestione Esiti

Al termine della verifica dei campi riportati nel paragrafo precedente, viene chiesto di ripristinare la pagina relativa agli esiti.

A questo punto viene illustrato come l’esito di una gara risulta essere un elemento da inserire all’interno del dettaglio della specifica gara di cui si vuole pubblicare l’informazione.

Si instaura quindi una discussione sulla gestione degli esiti relativi a gare non pubblicate all’interno del portale; si preconfigura la necessità di predisporre una form ad hoc per l’inserimento di questa tipologia di esiti. ULSS 7 avanza quindi la necessità di avere un'unica pagina di visualizzazione degli esiti (sia legati a gare pubblicate che non)

1.1.1 Esiti di gara Pubblicate sul Portale

A questo punto viene fatta una nuova verifica dei campi presenti nella form di inserimento di una gara pubblicata sul portale. Di seguito la lista condivisa:

 Numero di Gara

 Oggetto

 Data Pubblicazione

 Data Scadenza – Con dettaglio orario

 Data Scadenza Offerta (non obbligatorie) – Con dettaglio orario

 Senza Importo

 Tipologia Contratto

 Link Collegamento Esterno (non è definito l’utilizzo, ma si prevede la presenza di questo campo non obbligatorio)

 Data e ora di pubblicazione di ogni documento

 Data Pubblicazione Esito

 Documentazione di corredo come illustrata durante il meeting direttamente sul portale

 Data scadenza per indagine di mercato corrispondente alla data Scadenza riportata precedentemente

 Flag per abilitare la manifestazione di interesse

 Non inserire il campo “Importo di aggiudicazione”

 Non inserire il campo “Azienda Aggiudicatrice”

Si ri-condivide inoltre che una “Gara Attiva” passa in “Gara Chiusa” dopo che sono trascorsi 180 gg dalla data di pubblicazione dell’esito. Tuttavia, la visualizzazione di un esito di gara all’interno della relativa pagina “Esiti” rimarrà presente senza vincoli temporali.

1.1.2 Esiti di gare non Pubblicate sul portale

Si accederà ad un form analoga a quella relativa ad un gara pubblicata:

 Data esito

 Documentazione esito

 L’oggetto della gara

 Numero della gara *

 Link Esterno ove consultare i dettagli della gara

Si illustra funzionalmente come un utente accederà alla funzione per l’inserimento di una Esito attraverso la funzione:

Gestione bando -> Aggiungi Nuovo -> Gara / Esito di Gara

L’utente finale potrà accedere alla sezione Gare Attive/Gare Chiuse ed Esiti di gara. Gli esiti di gara saranno visualizzati in ordine di data Esito. Si condivide inoltre la possibilità di usare il campo di ricerca (basato su oggetto e numero di gara) e CIG. Di seguito la lista dei campi ricercabili:

Gare attive e chiuse:

 numero gara

 parola chiave su oggetto

 data di pubblicazione

 tipo contratto Per gli esiti:

 numero di gara

 parola chiave su oggetto

 data pubblicazione esito

Al termine di questa condivisione, SMC illustra le modalità con cui gestirà il processo implementativo:

- Stesura e sottoscrizione del verbale

- Stesura e sottoscrizione delle analisi funzionali (con eventuale consegna di wireframe) - Stesura e sottoscrizione delle stime implementative

1.1.3 Gestione Date e cancellazione documenti

Durante la discussione relativa alla gestione delle pubblicazioni, è emersa la necessità di inserire una data di pubblicazione relativa ai documenti allegati (esempio data di pubblicazione di un documento con la richiesta di chiarimenti). Tale data deve essere visibile agli utenti interni mediante interfaccia di backend (necessaria ad esempio in caso di contestazione).

Si condivide che il processo di generazione della data sarà il medesimo:

- Data Pubblicazione di una gara è la data in cui la gara diventa visibile all’utenza

- Data di pubblicazione di ogni documento successivo alla data di pubblicazione riporterà la data di pubblicazione del singolo documento.

Viene spiegato che al momento la piattaforma prevede la cancellazione (previa conferma) di un documento.

Nell’affrontare questo argomento è emersa anche la necessità di poter gestire con maggiore granularità la modifica/cancellazione di un elemento inserito sul portale.

Nello specifico, il cliente vorrebbe prevenire la possibilità che un utente possa cancellare o modificare ad esempio i documenti inseriti da un altro servizio (“Forniture e Servizi” per il Provveditorato, “Lavori e Immobili” per l'Ufficio tecnico).

Si condivide di gestire i permessi in base al servizio di appartenenza; lato backend un utente appartenente ad un servizio vedrà e gestirà solamente le gare inserite da utenti appartenenti al medesimo servizio. Tuttavia, accedendo tramite l’interfaccia pubblica, un utente potrà visualizzare tutte le gare inserite in sola lettura.

2. Manifestazione di interesse

Durante la seconda fase della riunione, è stata fatta l’analisi dell’attuale applicativo relativo alla

“Manifestazione di interesse”. Tale sezione mette a disposizione di un operatore economico la possibilità di manifestare il proprio interesse nel partecipare ad una possibile futura gara; tale servizio ha lo scopo di eseguire un’indagine di mercato.

Riferimento: http://172.21.1.103:8000/Provveditorato/pubblicazione/indagini_lista http://172.21.1.103:8000/Provveditorato/pubblicazione/ditta_raccolta/409

Funzionalmente, l’operatore economico che sta visualizzando gli avvisi pubblicati all’interno del portale, entrando sul dettaglio di un singolo avviso potrà accedere mediante un link alla sezione

“Manifestazione di interesse” che verrà aperta all’interno di una nuova pagina. Funzionalmente, per poter abilitare la manifestazione di interesse all’interno di una gara, un operatore del portale di

ULSS 7 dovrà flaggare l’apposita opzione inserita nella lista campi descritta nel relativo paragrafo (nome del campo: “Flag per abilitare la manifestazione di interesse”).

Tale interesse dovrà essere manifestato da parte dell’operatore economico entro la scadenza (solitamente 15 gg). L’insieme di tutti gli interessi dovrà essere poi esportabile mediante interfaccia di backend in formato CSV (export Orizzontale, Verticale).

A questo punto vengono analizzate le informazioni attualmente presenti sia lato backend che lato frontend.

2.1 Campi Backend

Attualmente il sistema in essere presenta i seguenti campi:

 Numero: numero generato automaticamente

o SPR (Servizio provveditorato) + Numero progressivo

o UT (Ufficio Tecnico) Numero progressivo) + Numero progressivo

 Denominazione

 Inizio (pubblicazione)– Fine (scadenza)

 Pubblico

In fase di abilitazione di una gara al processo di manifestazione di interesse, verrà utilizzato come numero, uno dei codici inseriti nella form di inserimento della gara stessa. ULSS 7 fornirà il dettaglio di quale codice considerare.

ULSS 7, potrà consultare la lista delle informazioni inserite dalle aziende che hanno completato ed inviato la form (oltre che poter eseguire un export come descritto nel paragrafo precedente). Tali informazioni sono visibili solamente al personale interno. NON devo essere pubblicati sul portale.

2.2 Frontend

Attualmente la piattaforma cliente prevede le seguenti informazioni:

 Viene visualizzata la data e l'ora attuali sulla pagina (se l'utente ha avuto accesso precedentemente alla data/ora di scadenza e viene completato dopo la scadenza viene accettato).

 Nome Ditta

 P.IVA

 CF

 Indirizzo

 Località

 CAP

 Provincia

 Telefono

 Fax (*)

 Email

 PEC

(*) Fax non è obbligatorio

Successivamente alla form contenente la lista dei campi sopra indicati, è presente un ulteriore form che riporta i medesimi campi con l’aggiunta di:

- Ufficio - Referente - Note - Allegati

La seconda form permette all’utente di modificare i dati inseriti nella prima sezione allo scopo di comunicare a ULSS 7 eventuali nuovi riferimenti da utilizzare per le successive comunicazioni. La copia dei dati tra la prima e la seconda form avverrà mediante un unico pulsante.

Il cliente suggerisce di inviare una mail all’indirizzo di posta elettronica indicato nella form per confermare il corretto invio del modulo. La mail conterrà eventualmente un riassunto delle informazioni inviate.

L’accesso alla pagina contenente la form, sarà possibile solamente se la manifestazione di interesse non è scaduta. Nella pagina che attualmente contiene la form, viene posta attenzione alla data presente sulla pagina (date ed ora attuali) che al momento non hanno una specifica funzionalità.

In questo frangente si condivide inoltre che laddove un utente accedesse alla pagina comprendente la form (quindi entro il periodo temporale definito) ma, l’effettivo invio dei dati tramite apposito tasto dovesse avvenire in un momento successivo alla scadenza dell’avviso, si manterrà valida la transazione.*

Si richiede di aggiungere la possibilità di allegre dei documenti con dimensione massima di 100 MB. Si prevede la presenza di un unico box di upload; laddove dovessero applicare più file, l’utente procederà mediante compressione dei file/folder.

Al termine della prima form viene inserita la seguente frase:

“manifesta interesse e chiede di essere invitata alla eventuale indizione di una gara relativa alla fornitura di:” a conferma dell’attività che sta eseguendo.

Prima della seconda form, riporta le seguente indicazione:

“Per ogni e qualsiasi ulteriore comunicazione futura, autorizza l'AULSS n.7 "Pedemontana" ad utilizzare i seguenti recapiti:”

L’attuale soluzione può essere vista all’interno della pagina: “http://www.aulss7.veneto.it/avvisi-e- bandi.html”

Gli avvisi saranno ordinati in base alla data di pubblicazione. Tale avviso rimarrà attivo; laddove diventerà avviso, scadrà come già definito dopo 180 gg a partire dalla data di pubblicazione dell’esito.

A questo punto il cliente espone la possibilità di inserire nella form due ulteriori campi:

- Categorie - Classifiche

Tali valori qualificano le aziende che manifestano interesse. Tali coefficienti seguono uno schema ben preciso che il cliente ci fornirà al fine di poter valutare un possibile inserimento sulla nuova piattaforma. La modalità di inserimento verrà valutato in base alla numerosità degli elementi ed al dettaglio che li cliente ci fornirà. Le scelte possono essere multiple.

Questa caratterizzazione si applica solamente a “lavori ed immobili” (ufficio tecnico)

Viene inizialmente decisa una lista di possibili estensioni di file abilitate in fase di upload (PDF,P7M). Successivamente si decide tuttavia di mantenere abilitata qualsiasi tipologia di file.

Il cliente fornirà eventuali testi da inserire all’interno della pagina che raccoglie le informazioni utente per la gestione della privacy. Si chiede al cliente inoltre di comunicare ad SMC le modalità per “accettare” le condizioni della privacy del cliente.