Capitolo III Le fasi di progettazione del Power Cube e la specifica dei requisiti aziendali 1

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Le fasi di progettazione del Power Cube

e la

specifica dei requisiti aziendali

L'iter di progettazione del cubo multidimensionale è stato articolato in una serie di fasi seguendo il quadro metodologico proposto in questo lavoro, e dedicando capitoli specifici alle fasi più complesse che meritano una trattazione decisamente più diffusa. La scelta di seguire una linea di progettazione si è rivelata sin dall'inizio intuitivamente necessaria per non incorrere in situazioni confusionali decisamente negative per un proficuo svolgimento delle attività e per la comprensione dei requisiti aziendali. La determinazione concreta degli step seguiti è strettamente legata allo studio del tool della suite di COGNOS, COGNOS Power Play Tranformer, attorno al quale ruota l'intera architettura impiegata. Prima di analizzare l'architettura utilizzata, vengono riassunte in modo schematico (Tabella 3.1) le fasi di progettazione nelle quali si è cercato di mettere in evidenza i flussi informativi tra le tesse, specificando in particolare, i dati di ingresso, i dati di uscita, le figure coinvolte (per “progettista” si intenderà l'autore di questa tesi) e lo strumento della suite COGNOS BI che è stato utilizzato.

3.1 Analisi dei requisiti aziendali

In questa fase, sono state raccolte tutte le informazioni necessarie con l'obbiettivo di delineare l'insieme delle dimensioni di analisi, attraverso cui indagare i fatti di interesse aziendale, e gli indicatori di performance, cioè un set di misure

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significative in sintonia con gli obbiettivi strategici da perseguire. Il punto di partenza quindi è stato proprio quello di stabilire tali obbiettivi, operazione nella quale sono stati coinvolti attivamente il progettista, alcuni utenti dei settori aziendali e la Direzione. La scelta di impiegare la tecnica delle “interviste” ha permesso di raccogliere in modo sintetico e accurato le informazioni necessarie

Tabella 3.1 Le fasi della progettazione del Power Cube.

Fase Ingresso Uscita Figure

coinvolte _COGNOSTool

Analisi

Requisiti Obbiettivi strategici analisi,Misure Dimensioni di

Progettista, Amministratore DB,Utenti,Dire zione _ Analisi dati operazionali Database aziendale, Obbiettivi Strategici Subset tabelle Databse (Catalogo Impromptu) Progettista, Amministratore Database Impromptu Model Planning Dimensioni di analisi Modello preliminare

Progettista Power Play Transformer Identificazione dati sorgenti (Data Sources) Catalogo

Impromptu Input Query Definition

Files (IQD) Progettista Impromtu Building

Power Cube preliminare, Modello IQD

Power Cube Progettista TransformerPower Play Esplorazione del modello (OLAP) Power Cube, Analisi dei requisiti di reporting

Report OLAP Progettista, Direzione

Power Play Windows, COGNOS

Script Language

che, in un dialogo in forma aperta, avrebbero rischiato di essere tralasciate per la differenza di linguaggio usato e per una percezione diversa della realtà aziendale.

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Pur mantenendo un certo grado di informalità (che ha contribuito a superare la parziale riluttanza iniziale dell'utente intervistato e ad acquisire una padronanza sempre maggiore degli aspetti della dinamica aziendale da parte del progettista), alcune delle domande rivolte agli utenti e alla Direzione sono riportate di seguito (Tabella 3.2).

Tabella 3.2 Domande rivolte alle diverse figure aziendali

Ruolo Domande chiave

Direzione

Quali sono le principali problematiche dell'azienda ? Quali sono gli obbiettivi aziendali ?

In che modo viene “misurato” il successo dell'azienda ?

Quali vantaggi si aspetta da una maggiore disponibilità di informazioni attraverso il modello multidimensionale proposto (“Power Cube”) ?

Utente del settore commerciale, amministrativo

Quali sono gli obbiettivi del reparto aziendale ? Quali sono i principali fatti di interesse ?

Quali le prospettive di analisi più importanti dei fatti stessi ?

A che livello di dettaglio occorre vedere e analizzare le informazioni ?

Che tipo di analisi piacerebbe condurre ?

Che grado di informazione storica è necessaria ?

Amministratore del Sistema Informativo

Quali sono le caratteristiche principali del Sistema Informatico ?

In che modo e con quali strumenti sono state condotte analisi sui dati aziendali ?

Come vengono gestite le richieste di analisi ad hoc ? Che impatto può avere l'impiego della piattaforma COGNOS sulle prestazioni della rete aziendale ?

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3.1.1 L'intervista con la Direzione Aziendale:

Gli indici per la misurazione della performance aziendale

Dal colloquio con il Direttore dell'azienda, sono emersi i principali indici che verranno implementati nel modello multidimensionale e che saranno poi oggetto di revisioni successive per valutarne l'effettivo grado di bontà ottenuto. La scelta di tali indicatori non poteva non partire dall'analisi delle principali problematiche dell'azienda legate all'esigenza di avere a disposizione una serie di informazioni aziendali altamente correlate tra loro ed in modo tempestivo, che siano di supporto alle decisioni, alle strategie più caratteristiche che devono essere intraprese. Non sono stati presi in considerazione (perché esulano l'obbiettivo di questa tesi) gli aspetti di carattere prettamente gestionale, ma tra questi, solo quelli necessari pper la futura implementazione delle misure e delle dimensioni del modello multidimensionale. Sulla base di questo, le misure candidate che sono state valutate sono:

➢ Importo delle vendite : valore netto dell'importo delle operazioni di vendita

dei vari prodotti sia nella sede centrale che in quelle periferiche (agenzie);

➢ Importo acquisti: valore dell'importo delle operazioni di acquisto della

merce dai diversi fornitori;

➢ Valore di costo del venduto: valore del costo della merce al momento della

vendita avvenuta (al momento dell'acquisto della stessa da parte di un cliente);

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➢ Quantità venduta: valore numerico dell'ammontare della quantità venduta

di un certo prodotto;

➢ Quantità acquistata: valore numerico dell'ammontare della quantità

acquistata dai fornitori di un certo prodotto;

➢ Importo provvigioni: valore dell'importo delle aliquote provvigionali sulle

linee di prodotti più significativi;

➢ Utile d'esercizio: valore dell'utile dell'azienda; si tratta di una misura

derivata, calcolata cioè come differenza tra il valore netto delle vendite e quello dell'acquisto;

➢ Marginalità percentuale : anche questa una misura derivata, ottenuta dal

rapporto tra l'utile d'azienda e l'importo delle vendite.

Gli indicatori richiesti dalla Direzione lasciano intravedere, in maniera piuttosto intuitiva, quali siano gli eventi di interesse aziendale, oggetto di discussione iniziale delle interviste condotte con alcuni utenti dell'azienda: le vendite dei prodotti e gli

acquisti degli stessi. Si tratta degli aspetti dinamici più importanti che sono

indiscutibilmente legati alla componente temporale e alle altre dimensioni di analisi che discuteremo a breve. Infine, si è ritenuto opportuno presentare alla Direzione un modello di prototipo del cubo multidimensionale che verrà progettato, lasciando presagire come una sessione OLAP di esplorazione dei dati (come vedremo, attraverso COGNOS Power Play), possa rispondere a quelle esigenze di tempestività di informazioni di cui i vertici aziendali hanno sempre più bisogno.

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3.1.2 Le interviste con gli Utenti:

Le dimensioni di analisi e le loro gerarchie

Come anticipato in precedenza, i fatti che corrispondono agli eventi fondamentali da dover monitorare periodicamente sono le vendite (che rappresentano il ciclo attivo) e gli acquisti (che rappresentano il ciclo passivo) dei prodotti merceologici. Per una corretta scelta delle dimensioni di analisi dei fatti suddetti, è stato opportuno delineare, in primo luogo, come avviene la vendita di un prodotto e l'acquisto da un fornitore trascurando i dettagli puramente commerciali non consoni alla nostra analisi. La vendita di un prodotto avviene tramite la sede centrale dell'azienda o le sedi periferiche (agenzie). In questo caso, i clienti si recano nelle agenzie ed acquistano direttamente le merce. La persona che effettua la vendita, se non vengono applicate condizioni particolari che devono essere autorizzate dalla sede, può rilasciare uno scontrino fiscale o emettere una fattura immediata. Qualora il cliente lo richieda, o nel caso in cui la vendita abbia prezzo, termini di pagamento, o provvigioni (nel caso delle vendite effettuate dagli agenti) diversi da quelli concordati con la sede, il venditore emette una bolla d’accompagnamento. I Documenti di Trasporto entrano successivamente nella procedura di fatturazione settimanale. La vendita viene effettuata anche da sede nel caso in cui il cliente contatti direttamente l’ufficio commerciale del Consorzio. La merce viene spedita da una delle unità periferiche ed il Documento di Trasporto emesso entra nella fatturazione settimanale. Per quanto riguarda gli acquisti, è sufficiente considerare che la fornitura delle merci richiesta dalla sede centrale o dalle agenzie avviene mediante un'opportuna richiesta di acquisto (in seguito all'esigenza di riassortimento del magazzino) e prevedono un opportuno documento che può essere di diversa natura in base, ad esempio, all'esito del controllo di conformità tra la merce ordinata ed il carico consegnato. Sulla base di quanto esposto, emergono

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immediatamente 3 dimensioni di analisi fondamentali: Clienti, Fornitori e Gruppi

Merceologici. Le operazioni di vendita e di acquisto possono essere trattate in

modo ancor più approfondito in base alla tipologia di documento generato: chiameremo Causale vendita/acquisto questa dimensione di analisi riconosciuta, successivamente, molto utile dagli utenti del settore commerciale. Considerata inoltre l'importanza che rivestono le agenzie sul territorio provinciale, e l'esigenza di monitorare periodicamente il trend delle vendite avvenute nelle loro sedi in relazione con quello delle altre, la presenza di una dimensione di analisi ad esse associate, che chiameremo Agenzia , si è rivelata necessaria.

In ultima analisi, la dimensione temporale presa in considerazione ha origine dall'anno 2004, anno nel quale venne condotta una operazione di migrazione dei dati dal vecchio sistema informatico AS/400 a quello più recentemente acquistato (INFORMIX DYNAMIC SERVER); dal punto di vista informatico, i dati antecedenti a tale anno non sono presenti all'interno del Database aziendale. Quindi, per la dimensione temporale che denomineremo Periodo, faremo riferimento all'arco di tempo (intervallo di storicizzazione) che va dal 2004 fino a luglio 2007, periodo conclusivo dello stage svolto in azienda. Di seguito (Tabella 3.3) sono riportate le dimensioni di analisi concordate ed i relativi livelli gerarchici.

Tabella 3.3: Mappa delle dimensioni

Dimensione Livelli gerarchici Periodo Anno, Mese

Anno, Quadrimestre, Mese

Gruppi Merceologici Famiglia,Gruppo,Sottogruppo,Articolo

Clienti Regione, Provincia

Agenzie Area, Magazzino Comune, Magazzino

Fornitori Fornitori

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Nella tabella sopra riportata, compaiono livelli gerarchici multipli per alcune delle dimensioni elencate (ad esempio le dimensioni Periodo e Agenzia); questa scelta è stata perseguita con lo scopo di arricchire ulteriormente il futuro percorso di navigazione dei dati nella sessione OLAP intrapresa dall'utente. Come verrà illustrato in seguito attraverso i report generati con COGNOS Power Play, la scelta delle dimensioni e delle misure analizzate ha permesso di effettuare una serie molteplice di indagini aziendali perfettamente corrispondenti alle aspettative dell'utente.

3.2 Le interviste con l'Amministratore del Database:

Pianificazione delle risorse per la progettazione

del Power Cube

Il Sistema Informativo di cui dispone il Consorzio Agrario gestisce il patrimonio dei dati e delle informazioni aziendali (sia della sede centrale che da quelle periferiche) attraverso un Database relazionale, INFORMIX DYNAMIC SERVER (Workgroup Edition fino a 40 utenti concorrenti) istallato su server IBM dotato di un sistema operativo AIX. Il trattamento dei dati per la produzione di informazioni sintetiche è effettuato mediante un software gestionale (MITICO di Assist Informatica s.r.l.), già citato nell'introduzione di questo lavoro. Questo strumento, che non sarà oggetto di analisi, è costituito da una serie di moduli integrati per gestione ordinaria dell'azienda. Pur disponendo di opportune funzioni di analisi dei dati, le informazioni di sintesi fino ad ora richieste sono state presentate in forma cartacea: in special modo nelle fasi iniziali della nostra collaborazione, è emersa l'inadeguatezza delle stampe ottenute, molto spesso pesanti sia da un punto di vista visivo che interpretativo. Le fonti di stampa che si sono invece rivelate utili sono

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state quelle relative alla descrizione generale del contenuto informativo delle tabelle contenute nel Database; tuttavia, non avendo a disposizione fonti di documentazione alternative, la “decodifica” di alcuni attributi delle relazioni (i nomi identificativi delle colonne delle tabelle stesse) è stata svolta in stretta collaborazione con i responsabili del CED, talvolta facendo ricorso a stampe di prova contenenti dati transazionali per comprenderne l'effettivo valore semantico. L'installazione dei due strumenti della suite di COGNOS impiegati nel progetto (COGNOS Impromptu e COGNOS Power Play) ha richiesto un potenziamento hardware del terminale utilizzato (espansione fino ad 1 Gbyte di memoria RAM) vista l'importante esigenza di memoria del processo di creazione del Power Cube con COGNOS Power Play Transformer. La modalità di estrazione e reperimento dei dati dal Database, e i parametri di connessione del terminale di lavoro al server centrale verranno ripresi successivamente. In questa fase iniziale, si è ritenuto opportuno comunque valutare, se pur in modo qualitativo, l'influenza che può avere sulle prestazioni della rete aziendale l'impiego degli strumenti di COGNOS; questa problematica verrà concretamente affrontata quando verrà trattato il processo di creazione del Power Cube, mettendo in risalto gli aspetti critici incontrati e studiando possibili soluzioni precauzionali nei limiti consentiti dalla realtà fortemente dinamica del sistema informativo dell'azienda.

Al termine di questa pianificazione, si è intrapresa la successiva fase di progettazione prima di descrivere la quale è opportuno definire l'architettura impiegata nel progetto esaminata nel prossimo capitolo.