S.A.F.
SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO
La Ricerca: un primo bilancio e i nuovi possibili scenari
Paolo A. Catti
La fatturazione elettronica: dall’obbligo all’opportunità
19 maggio 2015, Sala Convegni Corso Europa 11, Milano
S.A.F.- SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO 2
80 Analisti e Ricercatori
Più di 3.000 imprese e pubbliche amministrazioni analizzate
Più di 800 presentazioni dei relatori ai convegni
Circa 100 eventi tra convegni e workshop all’anno
Oltre 150 report pubblicati
Gli Osservatori Digital Innovation : una storia di 15 anni di
Ricerche sull’innovazione digitale
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La Mission e gli obiettivi dell’Osservatorio
Studiare approfonditamente e criticamente le molteplici soluzioni a supporto del Ciclo Ordine-Pagamento:
la Fatturazione Elettronica
la Conservazione Digitale
l’Integrazione e la Dematerializzazione dell’intero Ciclo Ordine-Pagamento
Comprendere i processi impattati, le tecnologie, la diffusione nei settori, le scelte strategiche (make or buy) dei progetti di Digitalizzazione dei processi
Identificare e stimare le potenzialità di questi progetti nel creare valore per le aziende utenti e le Supply Chain
Comprendere le principali criticità e barriere all’adozione
Identificare le dinamiche del processo decisionale, il grado di coinvolgimento dei Responsabili di Funzione, fino al CEO e ai suoi riporti diretti
Monitorare e analizzare criticamente il quadro normativo e gli standard, sia in Italia sia in Europa
La Mission
Gli Obiettivi
la Gestione Elettronica Documentale e i Workflow approvativi digitali
Comprendere criticamente le opportunità della Digitalizzazione dei processi
aziendali e interaziendali
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L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Fatturazione Elettronica: benefici
non solo sulla carta
I benefici della Dematerializzazione
Le iniziative di Sistema e Diffusione dei
progetti di Dematerializzazione
“Fare Sistema”:
il vero motore della Fatturazione
Elettronica
Dematerializzazione, eSupply Chain Collaboration e Financial Value Chain
Oltre la Fattura
La Digitalizzazione come leva strategica
competitiva Digitalizzare per
Competere
Italia digitale:
è possibile!
Le opportunità della Digitalizzazione
per il Sistema Paese La Redditività della
Dematerializzazione La Fatturazione Elettronica come “chiave di volta” nella
collaborazione tra imprese, banche e PA
L’estensione della base empirica e sviluppo di tool di
self assessment Fatturazione Elettronica in Italia:
reportage dal campo
6 Giugno 2014: è tempo di Fatturazione Elettronica
verso la PA!
Un primo passo, serio, verso lo sviluppo dell’Innovazione Digitale
nel Paese
31 Marzo 2015 Fatturazione Elettronica:
ultima chiamata!
Si completa il quadro delle PA coinvolte dall’obbligo di Fatturazione Elettronica
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La Fatturazione Elettronica verso la PA I benefici della
Fatturazione Elettronica verso la PA Le «sfide aperte» per PA e imprese
e gli impatti per il Sistema Paese
Dalla Fatturazione Elettronica verso la PA alla Fatturazione Elettronica B2b
Dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione nel B2b
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La Fatturazione Elettronica verso la PA
Gli uffici destinatari di Fatture Elettroniche
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Gli uffici destinatari di Fatture Elettroniche
Uffici destinatari di FE per Regione
Fonte:
Indice delle PA (23-04-2015)
Oltre 2.000 Da 1.001 a 2.000
Da 501 a 1.000 Fino a 500
La PA Centrale partita il 6 giugno 2014
19.624
Uffici destinatari di FE
Le PA partite il 31 marzo 2015
31.950
Uffici destinatari di FE
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La Fatturazione Elettronica verso la PA
I numeri del Sistema di Interscambio prima e
dopo il 31 marzo
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La Fatturazione Elettronica verso la PA I numeri del SdI ... prima del 31 marzo
600 525 450 750
225
0 75 150 375 300 675
80%
70%
60%
100%
30%
10%
20%
50%
40%
90%
Migliaia di Fatture
0
% Fatture sul totale ricevute ogni mese
Fonte: Agenzia delle Entrate (www.fatturapa.gov.it)
Totale:
Dicembre
Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Gennaio Febbraio 413.434
43.083
197.550 169.844
259.120
403.976 408.705
447.213
329.844
577.861
Marzo
Ricevute e gestite da SdI Legenda:
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La Fatturazione Elettronica verso la PA I numeri del SdI ... prima del 31 marzo
600 525 450 750
225
0 75 150 375 300 675
80%
70%
60%
100%
30%
10%
20%
50%
40%
90%
Migliaia di Fatture
0
% Fatture sul totale ricevute ogni mese
Totale:
Dicembre
Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Gennaio Febbraio 413.434
43.083 197.550 169.844 259.120 403.976 408.705 447.213 329.844 577.861
Marzo
Ricevute e gestite da SdI Legenda:
Inoltrate alla PA Scartate da SdI
Non recapitate per impossibilità di identificare l’ufficio destinatario
Fonte: Agenzia delle Entrate (www.fatturapa.gov.it)
60,0%
72,8%
79,5% 77,8%80,1% 85,4% 86,7% 83,9%82,4% 84,8%
0,1% 0,6% 1,4% 0,5% 0,7% 0,3% 0,5% 0,1% 0,3% 0,1%
39,9 %
26,6%
19,1% 21,7% 19,2%
14,3% 12,8% 16,0% 17,3% 15,1%
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dopo il 31 marzo
La Fatturazione Elettronica verso la PA I numeri del SdI ... dopo il 31 marzo
Ricevute e gestite da SdI Legenda:
Fonte: Agenzia delle Entrate (www.fatturapa.gov.it)
Totale:
0 1.600 1.400 1.200 2.000
600
200 400 1.000 800 1.800
80%
70%
60%
100%
30%
10%
20%
50%
40%
90% %
Fatture sul totale ricevute ogni mese
0 Aprile
1.903.660
413.434 43.083
197.550 169.844
259.120
403.976 408.705 447.213
329.844
577.861
Dicembre
Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Gennaio Febbraio Marzo
Migliaia di Fatture
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I benefici della
Fatturazione Elettronica verso la PA
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La Fatturazione Elettronica verso la PA Perché la stiamo adottando
Per gli Enti della PA Per i fornitori
della PA I principali
benefici
Risparmio legato alla riduzione dei tempi di gestione della fattura
• Tempo di
protocollazione
• Tempo di recupero documenti per riconciliazione
• Tempo di riconciliazione
• Tempo di approvazione e registrazione fattura
Risparmio legato alla eliminazione di costi
di gestione e archiviazione
• Costi di materiali (stampa, carta e altri consumabili)
• Costi archivio cartaceo
~ 14 €/fattura
Riduzione impiego di manodopera
• Protocollazione
: tra1
e2
€/fattura• Riconciliazione
: tra4
e10
€/fattura• Autorizzazione al pagamento
: tra 1 e3
€/fattura• Registrazione
: tra1,5
e3
€/fattura• Conservazione
: tra0,5
e1
€/fattura~ 14 €/fattura
Riduzione impiego di manodopera
• Protocollazione
: tra1
e2
€/fattura• Riconciliazione
: tra4
e10
€/fattura• Autorizzazione al pagamento
: tra 1 e3
€/fattura• Registrazione
: tra1,5
e3
€/fattura• Conservazione
: tra0,5
e1
€/fattura~ 3 €/fattura
Riduzione consumabili e spazio
• Protocollazione
: tra0,5
e1
€/fattura• Riconciliazione
: tra0,5
e1,5
€/fattura• Conservazione
: tra1
e2
€/fattura~ 4-5 €/fattura
I benefici legati alla riduzione dei costi della manodopera per attività
di
• stampa e imbustamento
• relazione con la PA
• conservazione
~ 4-5 €/fattura
I benefici legati alla riduzione dei costi della manodopera per attività
di
• stampa e imbustamento
• relazione con la PA
• conservazione
~ 2-3,5 €/fattura
I benefici legati alla riduzione dei costi
riconducibili a
• materiali consumabili
• occupazione spazio
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La Fatturazione Elettronica verso la PA La prospettiva del Fornitore – i Costi
La Fase di Fatturazione Attiva: l’emissione della Fattura
Scrittura della Fattura
Stampa della Fattura
Invio della Fattura al Cliente
Raccolta informazioni per generare la Fattura
Solleciti
Predisposizione archivio
Archiviazione fisica
Probabilità di reinvio per mancato recapito
Fatture di lunghezza superiore a 1 pagina
Produzione allegati in Fattura (es. rimborsi)
Dilatazione dei tempi di incasso
Ricerche in archivio
...
La nostra stima considera tutte le seguenti componenti:
La stima dei Benefici
6
€/fattura
8,5
÷ La stima dei Costi
7,5
€/fattura
11,5
÷
NB: i range sono ottenuti confrontando situazioni estreme, che si mantengono antitetiche anche nel passaggio agli scenari To-Be
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La Fatturazione Elettronica verso la PA La prospettiva del Fornitore – i Costi
La Fase di Fatturazione Attiva: l’emissione della Fattura
NB: i range sono ottenuti confrontando situazioni estreme, che si mantengono antitetiche anche nel passaggio agli scenari To-Be
Inviata per email Consegnata a mano
Spedita per posta
2,9
€/fattura
3,7
÷ 2,6
€/fattura
3,5
÷ 1,8
€/fattura
2,4
÷
Scrittura della Fattura
Stampa della Fattura
Invio della Fattura al Cliente
Raccolta informazioni per generare la Fattura
Solleciti
Predisposizione archivio
Archiviazione fisica
Probabilità di reinvio per mancato recapito
Fatture di lunghezza superiore a 1 pagina
Produzione allegati in Fattura (es. rimborsi)
Dilatazione dei tempi di incasso
Ricerche in archivio
...
La nostra stima considera tutte le seguenti componenti:
La stima dei Benefici
6
€/fattura
8,5
÷
... “difficili” da percepire La stima dei Costi
7,5
€/fattura
11,5
÷
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La Fatturazione Elettronica verso la PA I Benefici monetizzabili
Miliardo di €/anno di risparmi lato PA
~ 200
Milioni €/anno
I risparmi legati a impatti sui conti pubblici, pari a circa il 20% del beneficio
totale per la PA conseguibile grazie all’introduzione della Fatturazione Elettronica
~ 800
Milioni €/anno
I risparmi che derivano dall’incremento di produttività, che il Sistema riuscirà a fare
propri solo una volta arrivato a pieno regime
Circa un quinto dei risparmi potenziali è davvero “a portata di mano”:
200 Milioni di € rapidamente monetizzabili sui conti pubblici, cui si sommano
altri 800 Milioni di € da incrementi di produttività appropriabili solo a regime
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Le «sfide aperte» per PA e imprese
e gli impatti per il Sistema Paese
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La Fatturazione Elettronica verso la PA Fare BENE la F.E., lato PA
riconciliazione automatica
ricezione dati elettronici strutturati
archivi elettronici archivi cartacei
carta
riconciliazioni manuali
pre-registrazione automatica
~ ~ ~
~ 1 1 1 1
Miliardo di €/anno di risparmi lato PA~200 Milioni €/ anno
I risparmi legati a impatti sui conti pubblici, pari a circa il 20% del beneficio
totale per la PA conseguibile grazie all’introduzione della Fatturazione Elettronica
~800 Milioni €/ anno
I risparmi che derivano dall’incremento di produttività, che il Sistema riuscirà a fare
propri solo una volta arrivato a pieno regime
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Emerge la necessità da parte delle imprese di «capire» il miglior modello con cui fatturare alle PA, scegliendo la soluzione più adatta alle proprie esigenze
Fatturazione Elettronica nelle imprese Occorre « capire » per orientarsi
Software on premise Servizi «pay per use» in
modalità «as a service»
Servizi di provider esterni che consentono di produrre
il file Fattura per la PA, compilando form ad hoc
oppure traducendo le Fatture che ricevono
Spesso venduti a pacchetti di fatture, spesso prevedono
anche la Conservazione Digitale
Soluzioni in licenza, istallate in house che modificano il processo di produzione della Fattura
verso la PA
Richiedono di solito un investimento iniziale e un
canone di manutenzione, non sempre prevedono la
Conservazione Digitale
Soluzioni «AgID», gratuite per piccoli volumi
Soluzioni gratuite, comprensive della Conservazione Digitale, pensate per le realtà più piccole che si relazionano con la PA:
MEPA di Consip
AgID e Camere di Commercio
AgID e CNDCEC
AgID con ANCI-IFEL
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In sintesi: la differenza la fa «l’approccio»
È un’opportunità, soprattutto
« culturale »
E’ una tecnologia che f unziona
Si ha sempre la certezza che la Fattura è arrivata alla PA!
Prima non era gratis , e oggi non è un costo «enorme»
(costa meno di prima!)
Non è complicato, è solo
«diverso»
I crediti esigibili sono gestibili in modo integrato, con la PCC
«È solo un nuovo adempimento»
«È una tecnologia inefficace»
«È impossibile sapere se la Fattura è arrivata
a destinazione»
«È un enorme costo per fare qualcosa che prima era gratis»
«È tutto estremamente complicato»
«… poi, tanto, non me la
pagano lo stesso!»
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Per i fornitori della PA: dalla Fatturazione Elettronica alla Digitalizzazione dei processi
Perché non strutturare i propri processi interni lato attivo sul Tracciato FatturaPA?
Esperienza concreta di Ferservizi che ha deciso di utilizzare il Tracciato FatturaPA in uscita, anche verso i propri clienti non PA
Perché non estendere anche ai fornitori la richiesta di ricevere fatture secondo il Tracciato FatturaPA?
Esperienza di Enel o Telecom (e non solo!) che hanno chiesto ai propri fornitori di ricevere fatture elettroniche, in prospettiva in formato elettronico
strutturato
Perché non estendere i principi di Fatturazione
Elettronica (strutturata) a tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine?
…
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La Fatturazione Elettronica verso la PA
Un progetto di ampio respiro ...
… foriero di importanti Benefici
Efficienza di processo
Riduzione dei tempi di pagamento Controllo della spesa pubblica
Lotta all’evasione
Semplificazione
Lotta all’evasione
Semplificazione
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La Fatturazione Elettronica verso la PA Un progetto di ampio respiro
La Digitalizzazione può dare un contributo sostanziale sul fronte della Semplificazione della relazione tra imprese e “ burocrazia ”, e la Fatturazione elettronica verso la PA può fungere da apripista
in primo luogo, perché introduce un nuovo e diverso “ modo di
pensare ”, non più focalizzato sui documenti, ma orientato ai flussi di dati , in formato strutturato.
in secondo luogo, perché proprio passando a una logica di “raccolta” di dati in formato elettronico strutturato può impattare
drasticamente su quell’insieme di comunicazioni e adempimenti che gravano sull’operatività delle imprese
La Semplificazione
Un progetto di ampio respiro ...
… foriero di importanti Benefici
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Dalla Fatturazione Elettronica verso la PA
alla Fatturazione Elettronica B2b
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La Fatturazione Elettronica nel B2b
La Fatturazione Elettronica «passa» anche al B2b
Verrà usata come strumento di semplificazione:
per evitare Spesometro, Black
List e Intra
Può passare e non passare dal Sistema
di Interscambio La scadenza
prevista è quella
del 1 gennaio 2017
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La Fatturazione Elettronica nel B2b
Quale ruolo per il Sistema di Interscambio?
La Fatturazione Elettronica «passa» anche al B2b
Verrà usata come strumento di semplificazione:
per evitare Spesometro, Black
List e Intra
Può passare e non passare dal Sistema
di Interscambio La scadenza
prevista è quella
del 1 gennaio 2017
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Dalla Fatturazione Elettronica alla
Digitalizzazione nel B2b
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Il legislatore ha affrontato (e sta affrontando) il tema della dematerializzazione, con particolare
attenzione alla Fatturazione Elettronica (che riguarda la Fattura, un documento con importanti
ricadute civili, fiscali, giuridiche e di accesso al credito)
L’obiettivo più «alto» è quello di portare efficienza nelle relazioni di business con strumenti digitali in
grado:
di semplificare le attività operative di imprese e PA (invio, ricezione, riconciliazione informazioni,
ecc.)
di portare trasparenza, tracciabilità e semplificazione verso gli organi di vigilanza
I «principi» alla base della «Fatturazione Elettronica» possono essere estendibili a tutti i documenti del ciclo dell’ordine
(e, potenzialmente, a qualsiasi documento)
Collaborazione
tra partner di business
Integrazione
«interna» ed «esterna»
Dematerializzazione
nei processi di business
I principi della Fatturazione Elettronica,
alla base della Digitalizzazione
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1 0 1 0 0 1 0 1 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 1 1
Da flusso “spezzettato” che prevede Data-Entry … … a un unico flusso concatenato e DEMATERIALIZZATO
Pagamento Fattura
DDT
Ordine Ordine
DDT Fattura Pagamento
…Verso una ri-evoluzione digitale !
Dalla Fatturazione Elettronica
... alla Digitalizzazione dei processi
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Modello di valutazione della redditività
Modalità di fruizione
del servizio Paradigma
di adozione
+
Costi unitari Dati
di contesto
Tempi unitari
Output
Indici di efficacia
Indici di redditività Investimenti
Costi Correnti Benefici
Non conformità Ciclo ideale
Varie scomposizioni di Costi e Benefici
Abbiamo sviluppato un modello matematico parametrico per la stima dei costi, dei benefici e l’analisi della redditività dei diversi progetti di Fatturazione Elettronica e Integrazione del Ciclo dell’Ordine
Il modello per la stima quantitativa dei benefici
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Il principale parametro di prestazione è il costo del processo dalla creazione degli ordini alla archiviazione degli estratti conto, per entrambi gli attori, inclusi i costi occulti delle non conformità, espresso in €/ciclo (o €/ordine, €/fattura)
Fornitore
Cliente
Archiviazione estratto conto Composizione
ordine
Attività considerate:
Trasferimento di dati/documenti relativi al ciclo dell’ordine
Processamento delle informazioni e gestione dei documenti associati al ciclo
dell’ordine
Sistema Bancario
Il concetto di «valore: che cosa abbiamo
misurato
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0 20 40 60 80 100
Farmaceutico Elettrodomestici
Materiale elettrico Largo consumo
[€/ciclo]
Costo ciclo tradizionale
Materiali edili
In collaborazione con:
EDIEL
(Elettrodomestici) Consorzio DAFNE (Farmaceutico) Indicod-ECR (Largo consumo) METEL
(Materiale elettrico) ANDE
(Materiali edili)
La significativa variazione nel costo del processo tra i diversi settori analizzati si spiega con il differente livello di accuratezza e
formalizzazione del processo nelle varie filiere
Il costo del Ciclo dell’Ordine
Dal costo del ciclo ordine-pagamento da scenario tradizionale …
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0 20 40 60 80 100
Farmaceutico Elettrodomestici
Materiale elettrico Largo consumo
[€/ciclo]
Materiali edili
Il costo del ciclo risulta equamente distribuito fra cliente e fornitore. Il costo sostenuto da ciascuno degli attori è fortemente influenzato
dall’operato del partner commerciale
Altri intermediari FornitoreCliente
Fornitore Cliente
La ripartizione dei costi tra gli attori
Dal costo del ciclo ordine-pagamento da scenario tradizionale …
In collaborazione con:
EDIEL
(Elettrodomestici) Consorzio DAFNE (Farmaceutico) Indicod-ECR (Largo consumo) METEL
(Materiale elettrico) ANDE
(Materiali edili)
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0 20 40 60 80 100
Farmaceutico Materiali edili
Materiale elettrico Largo consumo
[€/ciclo]
Dal costo del ciclo ordine-pagamento da scenario tradizionale …
Elettrodomestici
Costo residuo Beneficio
- 82%
- 80%
- 82%
- 67%
- 84%
Si ottiene una riduzione del costo del processo compresa tra 25 euro e 75 euro a ciclo (cioè per ogni ordine che percorre tutto il ciclo fino alla chiusura
del pagamento relativo)
… al beneficio della completa integrazione e dematerializzazione
I benefici della completa Digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine in alcuni settori
In collaborazione con:
EDIEL
(Elettrodomestici) Consorzio DAFNE (Farmaceutico) Indicod-ECR (Largo consumo) METEL
(Materiale elettrico) ANDE
(Materiali edili)
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Un percorso che vale la pena cavalcare …
Dal 2016 le PA dovranno utilizzare esclusivamente documenti informatici
Verrà pubblicato entro il 2017 il Core Invoice, protocollo informatico che identifica il subset ottimo minimo di informazioni contenute all’interno di una Fattura per far si che una PA debba accettarla (e pagarla)
Dal 2019 il regolamento europeo sugli appalti pubblici obbligherà tutte le PA ad accettare le Fatture Elettronica in formato strutturato
… anche perchè non è finita:
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Non servono
«supereroi» ...
... ma soggetti «attivi», in grado di stimolare il cambiamento
In conclusione...
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Una guida pratica per … fare BENE Fatturazione Elettronica nelle PA
Abbiamo sviluppato un contributo gratuito, dedicato alle PA
che vogliono “cavalcare” l’obbligo normativo come una vera opportunità!
Il processo digitale per la gestione delle fatture
passive
Le funzionalità da richiedere e i ruoli da
attivare
Che cosa cambia nelle procedure operative
Le opportunità di un approccio organico alla
digitalizzazione
Che cosa non può mancare nel capitolato tecnico
Inquadra il QR-Code e scarica il Quaderno del
Fare
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Domande e risposte sulla
Fatturazione Elettronica verso la PA
Fatturazione Elettronica verso la PA - Domande e risposte in un confronto aperto
Secondo Contributo
In collaborazione con AgID, Forum italiano Fatturazione Elettronica e eProcurement e ForumPA
Inquadra il QR-Code e scarica gratuitamente
il documento
Fatturazione Elettronica verso la PA - Domande e risposte in un confronto aperto
In collaborazione con AgID
Inquadra il QR-Code e scarica gratuitamente
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