Città di
TREVIGLIO
Manuale per la gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e degli archivi
del Comune di Treviglio
Piazza L. Manara, 1 • 24047 Treviglio (BG) • T. 0363 3171 • F. 0363 317309 • [email protected] • www.comune.treviglio.bg.it P.IVA 00230810160
Piazza L. Manara, 1 • 24047 Treviglio (BG) • T. 0363 3171 • F. 0363 317309 • [email protected] • www.comune.treviglio.bg.it P.IVA 00230810160
Sommario
1. Disposizioni generali ... 1
1.1 Ambito di applicazione ... 1
1.2 Definizioni dei termini ... 1
1.3 Servizio per la gestione documentale e suoi responsabili ... 1
1.4 Unicità del protocollo informatico ... 3
1.5 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti ... 3
2. Formazione dei documenti ... 4
2.1 Requisiti minimi del documento ... 4
2.2 Formazione dei documenti informatici ... 4
2.3 Formato dei documenti informatici ... 5
2.4 Metadati dei documenti informatici ... 5
2.5 Sottoscrizione dei documenti informatici ... 5
3. Trasmissione e ricezione dei documenti ... 6
3.1 Ricezione dei documenti informatici ... 6
3.2 Controllo dei formati ... 6
3.3 Controllo dei certificati di firma ... 7
3.4 Trasmissione di documenti tra Pubbliche Amministrazioni ... 7
3.5 Ricezione dei documenti su supporto analogico ... 7
3.6 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti ... 8
3.7 Apertura della posta ... 8
3.8 Spedizione dei documenti informatici mediante l'utilizzo della posta elettronica ... 8
3.9 Trasmissione dei documenti informatici in interoperabilità e in cooperazione applicativa (trasmissioni telematiche) ... 9
3.10 Acquisizione dei documenti analogici o tramite copia informatica ... 10
Piazza L. Manara, 1 • 24047 Treviglio (BG) • T. 0363 3171 • F. 0363 317309 • [email protected] • www.comune.treviglio.bg.it P.IVA 00230810160
3.11 Spedizione dei documenti cartacei ... 11
4. Registrazione dei documenti ... 11
4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo ... 11
4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo ... 11
4.3 Documentazione soggetta a registrazione particolare... 12
4.4 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti ... 12
4.5 Registrazione degli allegati ... 13
4.6 Segnatura di protocollo ... 13
4.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo ... 14
4.8 Registro giornaliero di protocollo ... 14
4.9 Registro di emergenza ... 14
5 Assegnazioni dei documenti ... 15
5.1 Assegnazione dei documenti ... 15
5.2 Modifica delle assegnazioni ... 15
5.3 Consegna dei documenti analogici ... 15
6. Classificazione e fascicolazione dei documenti ... 16
6.1 Classificazione dei documenti ... 16
6.2 Storicizzazione del quadro di classificazione (Titolario) ... 16
6.3 Formazione e identificazione dei fascicoli ... 16
6.4 Processo di formazione dei fascicoli ... 17
6.5 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli ... 17
6.6 Fascicolo ibrido ... 17
6.6 Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente ... 18
7. Casi particolari ... 18
7.1 Documenti anonimi con mittente o autore non identificabile ... 18
7.2 Documenti informatici con certificato di firma scaduto o revocato ... 18
7.3 Documenti ricevuti e inviati via fax ... 19
Piazza L. Manara, 1 • 24047 Treviglio (BG) • T. 0363 3171 • F. 0363 317309 • [email protected] • www.comune.treviglio.bg.it P.IVA 00230810160
7.4 Documenti di competenza di altre amministrazioni o altri soggetti ... 19
7.5 Corrispondenza con più destinatari ... 19
7.6 Produzione seriale di documenti analogici sulla base di un modello generale ... 19
7.7 Documenti analogici indirizzati nominalmente al personale dell'Ente ... 20
7.8 Documentazione di gare d’appalto ... 20
7.9 SUAP ... 20
7.10 Segnalazioni di illecito (whistleblowing) ... 21
7.11 Registri analogici ... 21
8. Posta elettronica ... 22
8.1 Gestione della posta elettronica ... 22
8.2 Posta elettronica per le comunicazioni interne ... 22
8.3 Posta elettronica ricevuta da cittadini o altri soggetti privati ... 23
8.4 La posta elettronica ricevuta da altre Pubbliche Amministrazioni ... 24
9. Conservazione e tenuta dei documenti ... 24
9.1 Sistema informatico... 24
9.2 Conservazione e memorizzazione dei documenti analogici, informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei ... 24
9.3 Conservazione dei documenti informatici ... 24
9.4 Censimento dei depositi documentari delle banche dati e dei software ... 25
9.5 Trasferimento delle unità archivistiche analogiche negli archivi di deposito e storico ... 25
9.6 Memorizzazione dei dati e dei documenti informatici e salvataggio della memoria informatica ... 26
9.7 Pacchetti di versamento ... 26
9.8 Conservazione dei documenti informatici, dei fascicoli informatici e delle aggregazioni documentali informatiche ... 26
9.9 Conservazione in outsourcing ... 26
9.10 Conservazione dei documenti analogici ... 27
9.11 Selezione dei documenti ... 27
10. Accesso ai dati, informazioni e documenti - Pubblicità legale e trasparenza amministrativa ... 27
Piazza L. Manara, 1 • 24047 Treviglio (BG) • T. 0363 3171 • F. 0363 317309 • [email protected] • www.comune.treviglio.bg.it P.IVA 00230810160
10.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione ... 27
10.2 Accesso esterno ... 28
11 Pubblicità legale e trasparenza amministrativa ... 29
11. 1 Modelli pubblicati... 29
11.2 Albo on line ... 29
11.3 Obblighi di pubblicità trasparenza e diffusione di informazioni (diritto di accesso civico) ... 29
12 Tutela dei dati personali ... 30
12.1 Modalità di trattamento dei dati personali ... 30
13. Approvazione, revisione e pubblicazione ... 30
13.1 Approvazione ... 30
13.2 Revisione ... 31
13.3 Pubblicazione e divulgazione ... 31
1
1. Disposizioni generali
1.1 Ambito di applicazione
Il presente Manuale è adottato, ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 3 dicembre 2013, per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, gestione e conservazione dei documenti, oltre che per la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Ente.
Esso descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del Servizio per la gestione documentale.
Regolamenta inoltre le fasi operative per la gestione informatica dei documenti, nel rispetto della normativa vigente in materia di trasparenza degli atti amministrativi, di tutela della privacy e delle politiche di sicurezza.
1.2 Definizioni dei termini
Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente Manuale, si rimanda al Glossario (allegato n. 1).
1.3 Servizio per la gestione documentale e suoi responsabili
L’Ente è responsabile della gestione dei documenti, dalla fase della loro formazione a quella della loro conservazione e dell’accesso agli archivi correnti, anche nel caso in cui le modalità di gestione dovessero comportare l’esternalizzazione di determinati servizi. Ad ogni responsabile di Settore/Unità di Staff è affidato il compito di gestire la documentazione in conformità alle disposizioni del presente regolamento.
Ai fini della gestione dei documenti è individuata una sola Area Organizzativa Omogenea denominata Comune di Treviglio (allegato n. 2) composta dall’insieme di tutte le sue unità organizzative (allegato n. 3). Il codice identificativo dell’Area è c_l400
.
Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea, ai sensi della normativa vigente, sono istituiti, con atti deliberativi, Servizio Archivistico Comunale per la Gestione Informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Ai servizi sono preposti dei responsabili e dei vicari, espressamente nominati (allegato n. 2) È altresì nominato il responsabile della conservazione, che d’intesa con i responsabili del servizio per la gestione documentale e il responsabile dei sistemi informativi svolge le funzioni definite all’art. 7 delle Regole tecniche sulla conservazione, tra cui la predisposizione e l’aggiornamento del Manuale della
2
conservazione, garantendo la conservazione integrata dei documenti e delle informazioni di contesto generale, prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di conservazione degli stessi
Il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile dei sistemi informativi dell’Ente, provvede altresì alla conservazione degli strumenti di descrizione, ricerca, gestione e conservazione dei documenti.
Nell'ambito della AOO, è istituito, con deliberazione della Giunta Comunale n. 222 del 01.12.2008 (allegato n. 2), il “Servizio archivistico comunale per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi”.
il Servizio ha competenza sulla gestione dell'intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dall'Ente, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento.
Il servizio svolge i seguenti compiti:
• cura, in collaborazione con i Sistemi informativi, l'attribuzione e l'aggiornamento delle autorizzazioni per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
• garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, classificazione ed indicizzazione dei documenti si svolgano nel rispetto delle disposizioni della normativa vigente;
• garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro di protocollo;
• cura, in collaborazione con i Sistemi Informativi, che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate;
• conserva il registro di emergenza;
• garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali e le attività di gestione degli archivi;
• autorizza le operazioni di annullamento e di modifica.
L'Ente individua i Responsabile della gestione documentale: protocollo, archivio, conservazione digitale e sistemi informativi della conservazione comunale (allegato n. 2).
Il Responsabile dei sistemi informativi garantisce l'attuazione di quanto stabilito dall'art. 61 del DPR 445/2000 e predispone altresì il Piano per la sicurezza dei documenti informatici, d'intesa con il Responsabile della Conservazione e il Responsabile per la protezione dei dati.
Il responsabile del servizio protocollo cura la definizione, in collaborazione con il Responsabile della Conservazione e dei Sistemi Informativi, di modalità automatizzate di classificazione per determinate tipologie documentali, finalizzate ad una più agevole gestione dei flussi e delle operazioni di scarto.
Promuove altresì la definizione di modulistica standard e di procedure informatiche di ricezione delle istanze e di trattamento dei procedimenti.
Il Responsabile della Conservazione, d’intesa con i responsabili del servizio protocollo, del servizio archivio e del servizio per la protezione dei dati, svolge le funzioni ad esso attribuite dalla normativa di settore, tra cui la predisposizione e l’aggiornamento del Manuale della Conservazione, garantendo la conservazione
3
integrata dei documenti e delle informazioni di contesto generale, prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di conservazione degli stessi.
Il Responsabile della conservazione provvede altresì alla conservazione degli strumenti di descrizione, ricerca, gestione e conservazione dei documenti.
1.4 Unicità del protocollo informatico
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all’anno solare ed è composta da almeno sette cifre numeriche. Ad ogni documento è dato un solo numero che non può essere utilizzato per la registrazione di altri documenti, anche se correlati allo stesso.
Il sistema informatico di gestione del protocollo è sincronizzato, per il calcolo dell’ora, con un orologio atomico.
A norma dell’articolo 53, comma 5 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, è consentita l’effettuazione di registrazioni particolari (allegato n. 5)
1.5 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti
Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo accentrato per quanto riguarda la protocollazione in ingresso, e decentrato per quanto riguarda la protocollazione in uscita con la partecipazione attiva di più soggetti e uffici secondo le abilitazioni definite per i Settori comunali (allegato n.
4).
Il sistema di gestione informatica dei documenti prevede livelli di accesso differenziati per quanto riguarda inserimento, ricerca, consultazione e modifica dei dati.
Le abilitazioni sono rilasciate dai sistemi informativi su richiesta del Responsabile del Servizio.
La documentazione informatica è gestita secondo le modalità descritte nel Piano per la sicurezza informatica (allegato n. 16)
Nell’ambito della AOO, la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva, non si differenzia fra documenti in ingresso, in uscita o interni e si rinnova ogni anno solare.
Il numero di protocollo e la data di protocollo sono generati tramite il sistema di protocollo informatico ed assegnati automaticamente a ciascun documento registrato.
Ad ogni documento è assegnato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri atti, anche se correlati allo stesso.
L'Ente ha esternalizzato i servizi sottoelencati. I documenti prodotti nello svolgimento di tali servizi sono gestiti dalle aziende/enti indicati nella tabella seguente come da convenzioni/accordi. (allegato n. 15).
Azienda/Ente Oggetto del servizio
4
Banca Popolare di Sondrio, sede, Viale Cesare Battisti, 8
Servizio di tesoreria comunale e di conservazione della documentazione contabile prodotta nell'ambito del servizio di tesoreria comunale
Maggioli s.p.a Servizio di conservazione dell'archivio digitale del Comune
2. Formazione dei documenti
2.1 Requisiti minimi del documento
Indipendentemente dal supporto su cui sono formati i documenti prodotti dall’Ente devono riportare le seguenti informazioni:
-
denominazione dell'Ente;-
indirizzo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica istituzionale dell'Ente, PEC); - indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento;-
luogo e data;-
destinatario;-
classificazione;-
numero di protocollo;-
oggetto del documento;-
testo;-
numero degli allegati (se presenti);-
indicazione dell’autore del documento;-
sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del Responsabile;-
indicazione del Responsabile del procedimento.2.2 Formazione dei documenti informatici
L’Ente forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le regole tecniche di cui all'articolo 71 del CAD, mediante l’utilizzo di appositi strumenti software.
Le tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche e/o prodotti mediante modelli standard sono indicati nella Sezione 7.
5
2.3 Formato dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti dall'Ente, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione.
L'evidenza informatica corrispondente al documento informatico immodificabile è prodotta in uno dei formati previsti dalla normativa di settore, in modo da assicurare l'indipendenza dalle piattaforme tecnologiche, l'interoperabilità tra sistemi informatici e la durata nel tempo dei dati in termini di accesso e di leggibilità.
L'Ente per la formazione dei documenti informatici, delle copie e degli estratti informatici adotta i seguenti formati: PDF-PDF/A - TIFF - XML - JPG - OOXML - ODF - TXT.
Formati diversi possono essere scelti nei casi in cui la natura del documento informatico lo richieda per un utilizzo specifico nel suo contesto tipico.
2.4 Metadati dei documenti informatici
Al documento informatico è associato l’insieme minimo dei metadati, con riferimento all’allegato n. 5 del dpcm 13 novembre 2014.
L’insieme minimo dei metadati è il seguente:
• identificativo univoco e persistente;
• data di chiusura;
• oggetto;
• soggetto produttore;
• destinatario;
• numero allegati e descrizione;
• impronta digitale.
Al documento amministrativo informatico sono inoltre associati i metadati indicati nell'art. 53 del D.P.R.
445/2000.
2.5 Sottoscrizione dei documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle disposizioni di legge.
L’Ente utilizza:
-
firma elettronica;-
firma elettronica avanzata;-
firma elettronica qualificata;6
-
firma digitale3. Trasmissione e ricezione dei documenti
3.1 Ricezione dei documenti informatici
Le comunicazioni e i documenti informatici formano oggetto di registrazione di protocollo e sono validi ai fini del procedimento amministrativo, una volta che ne sia accertata la provenienza.
Le istanze e le dichiarazioni trasmesse per via telematica devono ritenersi valide a tutti gli effetti di legge, qualora:
a)
siano trasmesse, via posta elettronica o via posta elettronica certificata, regolarmente sottoscritte con firma digitale dotata di certificato valido rilasciato da un Certificatore Accreditato o comunque previa identificazione informatica dell'autore, con modalità tali da garantire la sicurezza, l'integrità e immodificabilità del documento e in maniera manifesta ed inequivoca, la sua riconducibilità all'autore;b)
l'istante o il dichiarante del documento è identificato attraverso il Sistema pubblico di identità digitale (SPID), l'uso della carta d'identità elettronica (CIE) e della Carta Nazionale dei Servizi (CNS);c)
siano trasmesse dall'istante o dal dichiarante dal proprio domicilio digitale purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato;d)
si tratti di rappresentazioni digitali di documenti originali cartacei sottoscritti e presentati unitamente alla copia del documento d'identità.La ricezione dei documenti informatici, soggetti alla registrazione di protocollo, che necessitano di raccomandata con ricevuta di ritorno è effettuata mediante messaggi di posta elettronica certificata.
La ricezione è assicurata tramite la casella di posta elettronica certificata istituzionale [email protected]
L'Ente accetta documenti informatici consegnati attraverso supporto removibile presso le postazioni abilitate al protocollo in ingresso. I documenti informatici consegnati su supporto removibile sono scaricati e registrati nel sistema di gestione documentale. È annotata nella registrazione la modalità di ricezione.
L'Ente riceve i documenti informatici creati dall'utente attraverso i moduli e i formulari resi disponibili sul sito istituzionale mediante i sistemi di sportello telematico.
3.2 Controllo dei formati
7
Il controllo dei formati è effettuato dai Responsabili dei procedimenti, successivamente alla registrazione. Il Responsabile del procedimento comunica al mittente l’eventuale non conformità del documento sulla base di quanto previsto dal presente manuale e/o l’assenza dei requisiti previsti dalla normativa.
3.3 Controllo dei certificati di firma
La validità dei certificati di firma viene effettuata dai Responsabili dei procedimenti.
Gli addetti alla protocollazione dei documenti effettuano una prima verifica sui certificati di firma contestualmente alla registrazione. In caso di certificati scaduti o revocati procedono alla registrazione segnalando in nota il risultato della verifica di firma. Sarà cura del responsabile del procedimento valutare l’iter da seguire secondo quanto indicato nella sezione 7.
Durante l’apposizione della firma digitale dei documenti formati tramite il sistema di sportello telematico polifunzionale del comune il sistema stesso verifica la validità del certificato di firma, effettuando in caso di certificato scaduto e/o revocato e/o sospeso un blocco e non consentendo di continuare la procedura.
3.4 Trasmissione di documenti tra Pubbliche Amministrazioni
Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.
Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se:
a)
sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;b)
ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;c)
ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente.d)
ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata.Al di fuori delle già menzionate ipotesi, i documenti ricevuti da altre Pubbliche Amministrazioni sono valutati in ragione della loro rispondenza a ragionevoli criteri di attendibilità e riconducibilità al mittente dichiarato e successivamente soggetti, se del caso, a protocollazione.
3.5 Ricezione dei documenti su supporto analogico
I documenti su supporto analogico possono arrivare all’Ente attraverso:
- il servizio postale;
8
- la consegna diretta all’Ufficio protocollo centrale;
- la consegna diretta agli Uffici dell’Ente, limitatamente ai procedimenti di loro competenza.
Dei documenti analogici ricevuti viene effettuata copia conforme digitale e il documento originale viene trasmesso all’ufficio di competenza.
La copia informatica di un documento analogico è acquisita nel sistema mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto. L’unitarietà è garantita dal sistema mediante il numero di protocollo, l’indice di classificazione e il numero di repertorio del fascicolo.
I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al protocollo per la loro registrazione. Le buste dei documenti analogici pervenuti non si inoltrano agli uffici destinatari e non si conservano; le buste di assicurate, corrieri, espressi, raccomandate ecc. si inoltrano insieme ai documenti solo se espressamente richiesto dall’ufficio di destinazione.
3.6 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione.
La ricevuta di consegna di un documento analogico può essere costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna. Per altri tipi di documenti analogici verrà rilasciata ricevuta tramite un apposito modulo.
3.7 Apertura della posta
L'Ufficio Protocollo Generale e gli uffici abilitati al ricevimento dei documenti presso i Settori / Unità di Staff sono incaricati dell'apertura di tutta la corrispondenza analogica e digitale pervenuta all'Ente, salvo i casi particolari specificati nella sezione 7.
3.8 Spedizione dei documenti informatici mediante l'utilizzo della posta elettronica
Per la spedizione dei documenti informatici soggetti a registrazione di protocollo mediante l'utilizzo della posta elettronica, l'Ente si avvale di un indirizzo di posta elettronica certificata: [email protected].
I documenti vengono trasmessi, dopo essere stati classificati, fascicolati e protocollati, secondo le procedure previste dal Manuale operativo del software di protocollo informatico (allegato n. 9) all'indirizzo di posta
9
elettronica certificata dichiarato dai destinatari abilitati alla ricezione della posta per via telematica ovvero:
✓ in caso di cittadini, di persone fisiche o altri enti di diritto privato non tenuti all'iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese, all'indirizzo di posta elettronica certificata o altro recapito certificato comunicato in qualità di domicilio digitale e pubblicato nell'indice dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri Enti di diritto privato;
✓ in caso di PA e di gestori di pubblici servizi all'indirizzo pubblicato sull'indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi;
✓ in caso di imprese e professionisti all'indirizzo pubblicato sull'indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti o nel registro imprese delle Camere di Commercio.
Le postazioni deputate ad effettuare l'invio telematico verificano l'avvenuto recapito dei documenti e il collegamento delle ricevute elettroniche alle registrazioni di protocollo.
I corrispondenti destinatari dell'Ente sono descritti in appositi elenchi costituenti l'anagrafica unica dell'Ente.
In assenza del domicilio digitale l'Ente può predisporre le comunicazioni ai soggetti che non hanno eletto un domicilio digitale come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare agli stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n.
39.
Qualora l'Ente debba consegnare copie conformi di documenti informatici o qualora non sia applicabile quanto previsto dal punto precedente viene prodotto documento analogico a cui apposto contrassegno digitale.
L'Ente dovrà conservare l'originale digitale nei propri archivi. All'interno della copia analogica spedita al cittadino deve essere riportata la dicitura che “la copia originale del documento è conservata dall'Ente”. La spedizione delle copie analogiche dei documenti informatici originali può essere affidata a gestori del servizio di spedizione corrispondenza individuati a seguito di apposite gare.
La spedizione di documenti informatici, attraverso posta elettronica, al di fuori dei canali istituzionali descritti, è considerata una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l'Ente riconosca un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi.
Per l'uso della posta elettronica si rimanda alla sezione di competenza del presente documento.
3.9 Trasmissione dei documenti informatici in interoperabilità e in
cooperazione applicativa (trasmissioni telematiche)
10
L'Ente effettua lo scambio di informazioni, dati e documenti soggetti a registrazione di protocollo attraverso messaggi trasmessi in cooperazione applicativa.
I documenti di cui all'allegato n. 7 sono trasmessi dall'Ente con immissione diretta dei dati sul server dell'Ente destinatario, senza la produzione e conservazione dell'originale cartaceo.
I documenti possono essere trasmessi senza firma digitale in quanto inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate a identificazione univoca attivati con i singoli enti destinatari.
Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione.
3.10 Acquisizione dei documenti analogici o tramite copia informatica
L'Ente può acquisire i documenti analogici attraverso la copia per immagine su supporto informatico e/o attraverso la copia informatica. Dei documenti analogici ricevuti viene effettuata copia per immagine e il documento originale viene trattenuto presso i Settori/unità di Staff competenti per il procedimento amministrativo.
Le copie per immagine sono prodotte mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto. Le copie per immagine di uno o più documenti analogici possono essere sottoscritte con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia. Affinché le copie non siano disconoscibili esse devono essere firmate da un pubblico ufficiale.
I
documenti informatici e/o le immagini digitali dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono resi disponibili agli uffici, o ai responsabili di procedimento, tramite il sistema di gestione informatica dei documenti.II
processo di scansione della documentazione cartacea è effettuato successivamente alle operazioni di registrazione, classificazione, segnatura e si articola nelle seguenti fasi:-
acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in formato PDF/ PDF-A/ TIFF.-
verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei-
collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile-
memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.La copia informatica di un documento analogico è acquisita nel sistema mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto.
L'unitarietà è garantita dal sistema mediante il numero di protocollo, l'indice di classificazione e il numero di repertorio del fascicolo.
11
3.11 Spedizione dei documenti cartacei
Qualora sia necessario spedire documenti originali analogici, questi devono essere completi della firma autografa del Responsabile del procedimento, della classificazione e del numero di fascicolo nonché delle eventuali indicazioni necessarie a individuare il procedimento amministrativo di cui fanno parte. La scansione degli originali analogici viene acquisita nel sistema di gestione del protocollo.
La spedizione avviene normalmente a cura dell'ufficio Protocollo Generale.
Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell'ufficio produttore.
4. Registrazione dei documenti
4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono registrati al protocollo, ad eccezione di quelli indicati successivamente.
4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
-
Ai sensi dell'articolo 53 del DPR 445/2000 sono esclusi dalla registrazione di protocollo:-
Gazzette Ufficiali, Bollettini Ufficiali, notiziari della Pubblica Amministrazione-
note di ricezione delle circolari e altre disposizioni-
materiale statistico-
atti preparatori interni-
giornali, riviste, materiale pubblicitario, stampe varie, plichi di libri-
biglietti augurali, inviti a manifestazioni e documenti di occasione vari che non attivino procedimenti amministrativi-
bolle accompagnatorie-
richiesta/invio comunicazioni informaliSono inoltre escluse dalla protocollazione le tipologie documentali generate e archiviate in appositi gestionali (allegato n. 6).
12
4.3 Documentazione soggetta a registrazione particolare
I documenti elencati nell'allegato n. 5 sono documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'Ente e possono non essere registrati al protocollo.
I software di produzione e conservazione delle tipologie particolari di documentazione consentono di eseguire tutte le operazioni previste nell'ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico.
Ogni registrazione deve riportare necessariamente:
-
dati identificativi di ciascun atto-
numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile).L'elenco delle tipologie documentarie sottoposte a registrazione particolare viene aggiornato tempestivamente dal Responsabile della gestione documentale e approvato con determinazione dirigenziale, previa segnalazione dei Responsabili di Settore
4.4 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un’unica operazione.
I metadati di registrazione di protocollo sono:
-
numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;-
data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;-
mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti-
altri mittenti/destinatari;-
data di arrivo;-
oggetto del documento;-
data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;-
allegati (numero e descrizione);-
impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile;-
classificazione: categoria, classe, fascicolo (si veda titolario);-
assegnazione.Inoltre, possono essere aggiunti:
-
estremi del provvedimento differimento dei termini di registrazione;-
mezzo di ricezione/spedizione (PE, PEC, altre modalità di ricezione informatica e analogica);-
ufficio di competenza; -13
-
tipo di documento;-
livello di riservatezza;-
elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario;-
numero di protocollo e classificazione: categoria, classe, fascicolo, del documento ricevuto.La descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico (allegato n. 9) è illustrata nella guida all'utilizzo dell'applicativo informatico di cui all'allegato n. 10.
Le regole di scrittura sono descritte nelle “Linee guida per l'inserimento e l'aggiornamento dei dati nel protocollo informatico e per la compilazione della banca dati anagrafica di cui all'allegato n. 11.
4.5 Registrazione degli allegati
Nella registrazione di protocollo si riporta il numero degli allegati e, se significativi, anche la descrizione della tipologia e dei loro estremi (data, numero, ecc.).
Tutti gli allegati devono pervenire con il documento principale alle postazioni abilitate alla protocollazione al fine di essere inseriti nel sistema di gestione documentale. In presenza di allegati analogici è necessario che questi vengano accompagnati da un elenco descrittivo. Su ciascuno degli allegati è riportata la segnatura di protocollo.
Il sistema di gestione documentale gestisce in forma automatizzata gli allegati.
4.6 Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo o di altra registrazione cui esso è soggetto.
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono:
-
codice identificativo dell'Ente;-
codice identificativo dell'area organizzativa omogenea;-
codice identificativo del registro;-
data di protocollo;-
progressivo di protocollo.Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e comprendono anche:
- oggetto del documento;
-
mittente;14
-
destinatario/i.Inoltre, possono essere aggiunti:
-
persona o ufficio destinatari;-
classificazione e fascicolazione di competenza;-
identificazione degli allegati;-
informazioni sul procedimento e sul trattamento.4.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo
Le registrazioni di protocollo o particolari, tutte o in parte, possono essere annullate o modificate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, a seguito di motivata richiesta scritta (mail) al Responsabile del servizio o per iniziativa dello stesso. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo redatto dal Responsabile del servizio. Sui documenti cartacei è apposto un timbro che riporta gli estremi del verbale di annullamento; il documento è conservato, anche foto riprodotto, a cura del Responsabile del servizio di gestione documentale insieme al verbale.
Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione.
Le registrazioni annullate o modificate rimangono memorizzate nel data base e sono evidenziate dal sistema, il quale registra l’iter che ha portato all’annullamento.
4.8 Registro giornaliero di protocollo
Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto secondo quanto previsto nel Manuale di conservazione.
Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica.
4.9 Registro di emergenza
Le procedure adottate dal Responsabile della gestione documentale per l’attivazione, la gestione e il recupero dei dati contenuti nel registro di emergenza sono descritte nell’allegato n. 8.
15
5. Assegnazioni dei documenti
5.1 Assegnazione dei documenti
Le postazioni abilitate alla protocollazione in ingresso provvedono ad assegnare i documenti acquisiti tramite il sistema di gestione documentale sulla base dell’organigramma dell’Ente, ai servizi competenti per materia/funzione, anche qualora il documento ricevuto rechi in indirizzo il nominativo di un dipendente. In fase di registrazione di protocollo i documenti non vanno mai assegnati ad una persona fisica, bensì deve essere individuato sempre il settore o l’ufficio competente. Non bisogna fare assegnazioni alle Aree.
L’assegnatario può a sua volta smistare i documenti agli uffici afferenti attraverso apposita funzione del software di gestione documentale.
I servizi assegnatari sono tenuti a prendere in carico i documenti attraverso apposita funzione del sistema, o a rifiutarli se non di competenza, motivando il rifiuto.
I documenti informatici e le copie immagine di documenti analogici sono resi disponibili agli uffici, o ai responsabili di procedimento, tramite il sistema di gestione informatica dei documenti.
Le assegnazioni per conoscenza devono essere effettuate tramite il sistema di gestione documentale.
Qualora si tratti di documenti originali analogici viene assegnata per conoscenza l’immagine acquisita secondo le modalità indicate nella sezione 3.
Le abilitazioni all’assegnazione dei documenti sono rilasciate dal Responsabile della gestione documentale.
5.2 Modifica delle assegnazioni
Nel caso di un’assegnazione errata, la struttura che riceve il documento è tenuta a restituirlo, nel più breve tempo possibile, all’unità di protocollazione che ha effettuato l’assegnazione, la quale provvederà alla riassegnazione, correggendo le informazioni inserite nel gestionale ed inviando il documento alla struttura di competenza.
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia dei passaggi di cui sopra, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore agente, data e ora di esecuzione.
5.3 Consegna dei documenti analogici
I documenti analogici, protocollati e assegnati, e la posta che non necessita di protocollazione, sono resi disponibili ai destinatari mediante posta interna.
16
6. Classificazione e fascicolazione dei documenti
6.1 Classificazione dei documenti
Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al piano di classificazione (allegato 12). Le abilitazioni alla classificazione dei documenti in arrivo, effettuate dalle postazioni di protocollo, sono rilasciate dal Responsabile del servizio di gestione documentale.
I documenti prodotti dall’Ente sono classificati da chi li scrive, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo già classificati. I dati di classificazione sono riportati su tutti i documenti. Il programma di protocollo informatico non permette la registrazione in uscita di documenti non classificati.
6.2 Storicizzazione del quadro di classificazione (Titolario)
Il sistema informatico adottato garantisce la storicizzazione delle variazioni del Titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti in relazione al Titolario vigente al momento della produzione degli stessi.
Per ogni modifica viene riportata la data di introduzione o quella di variazione, cioè la durata della stessa. La sostituzione delle voci del Titolario comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti, a partire dalla data di attivazione delle nuove voci.
6.3 Formazione e identificazione dei fascicoli
Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli o serie documentarie. L’apertura di un nuovo fascicolo è effettuata dai Responsabili di procedimento o da loro delegati (allegato n. 13). La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di apertura e prevede obbligatoriamente la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni:
-
categoria e classe del titolario;-
numero del fascicolo;-
oggetto del fascicolo;-
data di apertura;-
ufficio a cui è assegnato;17
-
responsabile del procedimento;-
livello di riservatezza eventualmente previsto del fascicolo o del singolo documento;-
tempo previsto di conservazione (scarto)Il sistema di protocollo informatico aggiorna mediante apposita funzione il repertorio/elenco dei fascicoli.
6.4 Processo di formazione dei fascicoli
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, il responsabile del servizio di gestione documentale o i responsabili di servizio/procedimento stabiliscono, consultando le funzioni del protocollo informatico, o il repertorio dei fascicoli, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento
Se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione viene rimesso al responsabile del procedimento che ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo. Nel caso di documenti informatici il sistema provvede automaticamente, dopo l’assegnazione del numero di fascicolo, a inserire il documento nel fascicolo informatico stesso.
Se invece dà avvio a un nuovo affare, apre un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte).
I documenti prodotti dall’Ente sono fascicolati da chi li scrive, pertanto perverranno nel sistema di protocollo già con l’indicazione del numero/identificativo di fascicolo.
I dati di fascicolazione sono riportati su tutti i documenti. Ai documenti informatici prodotti nei software gestionali tramite l’utilizzo di modelli standard o creati dall’utente attraverso moduli e formulari, resi disponibili mediante applicativi web, sono associati automaticamente dal sistema di gestione documentale i metadati minimi del fascicolo informatico o aggregazione documentale informatica cui appartengono o a cui danno avvio.
6.5 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli
La riassegnazione di un fascicolo è effettuata, su istanza scritta dell’ufficio o dell’unità organizzativa che ha in carico il fascicolo, dal servizio di gestione documentale che provvede a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli e inoltra successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione, e degli estremi del provvedimento di autorizzazione, è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli.
6.6 Fascicolo ibrido
18
Il fascicolo è composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico, afferenti ad un affare o procedimento amministrativo che dà origine a due unità archivistiche di conservazione differenti; l’unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema mediante l’indice di classificazione e il numero di repertorio. In presenza di documenti cartacei da inserire in fascicoli informatici, dovrà essere prodotta copia per immagine. L’originale cartaceo sarà conservato presso il Responsabile del procedimento.
6.7 Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente
I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell’archivio di deposito, presso gli uffici di competenza.
7. Casi particolari
7.1 Documenti anonimi con mittente o autore non identificabile
Le lettere anonime e i documenti non firmati non sono registrati al protocollo, ma semplicemente inoltrati, se contengono informazioni o dati di interesse per l'Amministrazione, agli uffici/utenti di competenza, i quali valutano l'opportunità di dare seguito a queste comunicazioni ed individuano le eventuali procedure da sviluppare.
I documenti analogici ricevuti dall'Ente privi di sottoscrizione, ma di cui il mittente è chiaramente identificabile, sono protocollati e assegnati agli uffici/settori competenti.
7.2 Documenti informatici con certificato di firma scaduto o revocato
Qualora l'Ente riceva documenti informatici firmati digitalmente il cui certificato di firma risulta scaduto o revocato prima della sottoscrizione, questi verranno protocollati e inoltrati al Responsabile di procedimento che farà opportuna comunicazione al mittente.
I documenti informatici firmati digitalmente ai quali è stata apposta una marca temporale prima della scadenza del certificato sono validi e vengono protocollati.
Qualora l'Ente riceva documenti informatici firmati digitalmente il cui certificato di firma, valido nel momento della sottoscrizione e invio tramite PEC, risulti scaduto o revocato nella fase di protocollazione, questi verranno protocollati.
19
7.3 Documenti ricevuti e inviati via fax
La normativa vigente prevede l'esclusione della corrispondenza via fax fra pubbliche amministrazioni.
La trasmissione di documenti via fax con cittadini o altri soggetti privati non aventi l'obbligo di comunicazione in forma telematica con la pubblica amministrazione richiede la registrazione di protocollo.
I documenti ricevuti via fax sono soggetti a registrazione. Qualora pervengano all'AOO, successivamente per posta tradizionale, gli originali, ad essi saranno attribuiti manualmente lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax.
I documenti ricevuti mediante fax management vengono mantenuti in formato digitale e acquisiti nel sistema di gestione informatica dei documenti attraverso la protocollazione.
7.4 Documenti di competenza di altre amministrazioni o altri soggetti
Qualora all'Ente pervengano documenti informatici di competenza di altre amministrazioni o altri soggetti, deve essere inviata comunicazione al mittente dell'errato invio. Se il documento viene protocollato, il numero di protocollo deve essere annullato.
È possibile procedere al rifiuto del documento non di competenza del Comune di Treviglio senza procedere alla sua protocollazione. Il sistema mantiene traccia del rifiuto e della sua motivazione.
Qualora all'Ente pervengano documenti analogici di competenza di altre amministrazioni o altri soggetti, questi vanno restituiti con lettera protocollata di accompagnamento. Se il documento viene protocollato, il numero di protocollo deve essere annullato e il documento inviato al destinatario. Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile il documento deve essere rimandato al mittente.
7.5 Corrispondenza con più destinatari
Le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo.
Se la trasmissione avviene in modalità elettronica, i destinatari sono inseriti negli appositi campi di registrazione. Se la trasmissione avviene in modalità analogica i destinatari possono essere inseriti negli appositi campi oppure descritti in elenchi associati al documento.
Qualora i documenti debbano essere inviati tramite PEC a più destinatari, i cui nominativi o indirizzi di posta elettronica non devono essere posti a conoscenza tra loro per tutela della privacy o non devono essere resi visibili tra loro a garanzia di procedure contrattuali o per altre motivazioni, dovranno essere effettuati tanti invii quanti sono i destinatari.
7.6 Produzione seriale di documenti analogici sulla base di un modello
20
generale
Nel caso di produzione in serie di documenti analogici base che abbiano destinatari multipli, e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documenti base ad essi riferiti. Nella registrazione di protocollo dovrà essere inserita nel campo del destinatario la dicitura “Destinatari diversi - vedi elenco”. Sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione deve essere riportata l'indicazione del Responsabile del procedimento o del sottoscrittore e la dicitura che “la copia originale del documento è conservata dall'Ente”.
7.7 Documenti analogici indirizzati nominalmente al personale dell'Ente
La posta indirizzata nominativamente al personale dell'AOO, viene regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura "riservata" o "personale". In questo caso viene recapitata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averla aperta e preso visione del contenuto, se valuta che il documento ricevuto non è personale lo deve riconsegnare all’ufficio protocollo.
7.8 Documentazione di gare d’appalto
Per la documentazione delle gare telematiche l’Ente si avvale delle piattaforme del mercato elettronico in uso, secondo la normativa vigente. La conservazione della documentazione prodotta è acquisita e conservata nel sistema documentale di protocollo attraverso il fascicolo relativo al procedimento.
Per la documentazione relativa a gare gestite al di fuori del mercato elettronico, per ragioni di sicurezza, si riceve di norma per via telematica solo la registrazione del partecipante alla gara e la documentazione che non faccia esplicito riferimento all’offerta economica, che invece dovrà essere inviata in cartaceo. Le buste contenenti le offerte sono registrate al protocollo senza effettuarne l’apertura. Dopo l'apertura a cura dell'ufficio che gestisce la gara dovranno essere riportati su ciascun documento la data e il numero di protocollo assegnato alla busta.
7.9 SUAP
Il Servizio Sportello Unico per le Attività Produttive favorisce l’azione di semplificazione amministrativa mediante l’accoglimento di istanze, segnalazioni, dichiarazioni con riguardo alla maggior parte dei procedimenti amministrativi relativi all’avvio, allo svolgimento, al trasferimento ed alla cessazione di attività produttive e di prestazioni di servizi. Gli adempimenti tramite SCIA riguardano: avvio attività, trasferimento,
21
subingresso, sospensione/ripresa, cessazione, notifiche sanitarie, comunicazioni, segnalazioni ed ogni altro adempimento relativo all’attività svolta. Le pratiche di competenza del Servizio SUAP del Comune di Treviglio che comprende anche le pratiche AUA (Autorizzazione Unica Ambientale) sono presentate esclusivamente in forma telematica tramite lo sportello telematico polifunzionale del comune. Il Servizio Sportello Unico Attività Produttive favorisce l’azione di semplificazione amministrativa mediante l’accoglimento di istanze, segnalazioni, dichiarazioni con riguardo alla maggior parte dei procedimenti amministrativi relativi all’avvio, allo svolgimento, al trasferimento ed alla cessazione di attività produttive e di prestazioni di servizi. Gli adempimenti tramite SCIA riguardano: richieste di autorizzazioni, avvio attività con SCIA, trasferimento, subingresso, sospensione/ripresa, cessazione, notifiche sanitarie per ATS, comunicazioni, segnalazioni ed ogni altro adempimento relativo all’attività svolta, segnalazioni SCIA. Le pratiche di competenza del Settore SUAP del Comune di Treviglio e le pratiche AUA /Autorizzazione Unica Ambientale) sono presentate esclusivamente in forma telematica tramite il portale del comune.
7.10 Segnalazioni di illecito (whistleblowing)
Le segnalazioni di illecito definite dalla norma in materia di Anticorruzione, al fine di garantire l’eventuale anonimato del segnalante e la riservatezza delle informazioni contenute nella segnalazione, sono gestite all’interno di un applicativo gestito attraverso il sito istituzionale.
In conformità con quanto previsto dalla Legge n. 179/2017 il Comune di Treviglio ha attivato un nuovo canale di whistleblowing che consente di segnalare eventuali condotte illecite sia all'interno che all'esterno dell'Ente:
-
la segnalazione viene fatta attraverso la compilazione di un questionario e può essere inviata in forma anonima;-
la segnalazione viene ricevuta dal Responsabile per la Prevenzione e la Corruzione (RPC) e gestita garantendo la confidenzialità del segnalante;-
la piattaforma permette il dialogo, anche in forma anonima, tra il segnalante e l'RPC per richieste, chiarimenti o approfondimenti, senza quindi la necessità di fornire dati di contatto personali;-
la segnalazione può essere fatta da qualsiasi dispositivo digitale (pc, tablet, smartphone) sia dall'interno dell'Ente che dall'esterno. La tutela dell'anonimato è garantita in ogni circostanza.7.11 Registri analogici
L’Ente mantiene in formato analogico i seguenti registri per la vidimazione periodica da parte degli Enti competenti:
22
-
Repertorio dei contratti pubblici amministrativi-
Registri dello Stato civile.8. Posta elettronica
8.1 Gestione della posta elettronica
La posta elettronica viene utilizzata per l’invio di comunicazioni, informazioni e documenti sia all’interno dell’Ente, sia nei rapporti con i cittadini e altri soggetti privati, sia con altre Pubbliche Amministrazioni.
Le comunicazioni formali e la trasmissione di documenti informatici, il cui contenuto impegni l’Ente verso terzi, avvengono tramite le caselle di posta elettronica istituzionali.
I documenti informatici eventualmente pervenuti agli uffici non abilitati alla ricezione, devono essere inoltrati all'indirizzo di posta elettronica istituzionale indicato dall’Ente come deputato alle operazioni di registrazione, secondo quanto previsto negli articoli seguenti.
Le semplici comunicazioni informali ricevute o trasmesse per posta elettronica, che consistano in scambio di informazioni che non impegnano l’Ente verso terzi, non vengono protocollate.
A chi ne fa richiesta deve sempre essere data la risposta dell’avvenuto ricevimento.
Nel formato dei messaggi di posta elettronica non certificata è inserito automaticamente il seguente testo:
“Questo messaggio non impegna il Comune di Treviglio e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale, esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le comunichiamo che, ai sensi dell’articolo 616 Codice penale e del D. Lgs 196/03, sono severamente proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ritrasmissione di questo messaggio nonché ogni azione correlata al contenuto dello stesso”.
8.2 Posta elettronica per le comunicazioni interne
Le comunicazioni tra l’Ente e i propri dipendenti, nonché tra le varie strutture, avvengono, di norma, mediante l’utilizzo della casella di posta elettronica ordinaria dei rispettivi uffici o delle caselle di posta elettronica nominative, nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, nonché previa informativa agli interessati circa il grado di riservatezza degli strumenti utilizzati.
La posta elettronica viene utilizzata per:
-
convocare riunioni (interne all’Ente);23
-
inviare comunicazioni di servizio o notizie, dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione;-
diffondere circolari, ordini di servizio, copie di documenti (gli originali si conservano nel fascicolo specifico debitamente registrati).8.3 Posta elettronica ricevuta da cittadini o altri soggetti privati
Le istanze e le dichiarazioni trasmesse per via telematica all’indirizzo istituzionale devono ritenersi valide a tutti gli effetti di legge qualora:
-
siano trasmesse via posta elettronica o via posta elettronica certificata, regolarmente sottoscritte con firma digitale dotata di certificato valido rilasciato da un certificatore accreditato;-
l’autore del documento è identificato dal sistema informatico con l’uso della carta d’identità elettronica o della Carta Regionale dei Servizi (CRS) oppure attraverso altri strumenti informatici messi a disposizione dall’Ente, che consentano l’individuazione certa del soggetto richiedente;-
siano inviate utilizzando una casella di Posta Elettronica Certificata, le cui credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare attestata da parte del gestore del sistema;-
si tratti di istanze o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà trasmesse secondo le modalità di cui all’art. 38 comma 3 del DPR 445/2000.Al di fuori delle già menzionate ipotesi, le comunicazioni di posta elettronica che pervengono all’indirizzo istituzionale, dei singoli servizi o a quelli nominativi, sono valutate in ragione della loro rispondenza a ragionevoli criteri di attendibilità e riconducibilità al mittente dichiarato, e successivamente soggette, se del caso, a protocollazione/registrazione secondo le seguenti modalità:
a)
messaggi di posta elettronica con allegate rappresentazioni digitali di documenti originali cartacei:nel caso in cui via posta elettronica pervengano rappresentazioni digitali di documenti originali cartacei in uno dei seguenti formati standard TIFF, PDF, PDF-A, JPEG, la rappresentazione digitale e il messaggio che la trasmette verranno inoltrati alla casella di posta elettronica istituzionale, con richiesta di protocollazione/registrazione da parte del Responsabile del procedimento;
b)
messaggi di posta elettronica nominativa: qualora si volessero registrare al protocollo semplici messaggi di posta elettronica ordinaria/nominativa, il Responsabile del procedimento dovrà fare richiesta di protocollazione/registrazione; poiché le istanze e le dichiarazioni presentate con tale modalità non sono valide ai sensi dell’art. 65 del CAD, la richiesta di protocollazione dovrà contenere la dichiarazione della certezza della provenienza.In ogni caso, spetterà al Responsabile del procedimento, ove ne rilevi la necessità, richiedere al mittente la regolarizzazione dell’istanza o della dichiarazione, acquisendo ogni utile documentazione integrativa.
24
8.4 La posta elettronica ricevuta da altre Pubbliche Amministrazioni
Le comunicazioni e i documenti ricevuti da altre Pubbliche Amministrazioni sono valide ai fini del procedimento una volta che ne sia verificata la provenienza, ovvero quando:
-
sono sottoscritti con firma elettronica/digitale;-
sono dotati di segnatura di protocollo;-
sono trasmessi attraverso sistemi di posta elettronica certificata.9. Conservazione e tenuta dei documenti
9.1 Sistema informatico
Il sistema informatico, le misure di sicurezza fisica e logica, le procedure comportamentali adottate per la gestione del sistema documentale e del sistema informatico sono descritte nel Piano della sicurezza informatica (allegato n. 16). Il piano per la sicurezza informatica è aggiornato annualmente.
9.2 Conservazione e memorizzazione dei documenti analogici, informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei
I documenti analogici dell’amministrazione sono conservati a cura del Responsabile dell’archivio; i documenti informatici sono conservati a cura del Responsabile della di conservazione. La documentazione corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in archivio di deposito.
I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, e conservati nell’archivio informatico.
Le rappresentazioni digitali dei documenti originali su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione.
9.3 Conservazione dei documenti informatici
Il Responsabile del servizio di gestione documentale provvede, in collaborazione con il servizio di gestione dei servizi informativi e con il supporto della tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici e a controllare periodicamente a campione (almeno ogni sei mesi) la leggibilità dei documenti stessi. L’intervento
25
del Responsabile del servizio di gestione documentale deve svolgersi in modo che si provveda alla conservazione integrata dei documenti e delle informazioni di contesto generale, prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di conservazione degli stessi. Il servizio di gestione documentale, di concerto con i sistemi informativi dell’Ente, provvede altresì alla conservazione degli strumenti di descrizione, ricerca, gestione e conservazione dei documenti. Il sistema deve inoltre fornire la documentazione del software di gestione e conservazione, del sistema di sicurezza, delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario, delle operazioni di conservazione dei documenti.
La documentazione prodotta nell’ambito del Manuale di gestione e dei relativi aggiornamenti deve essere conservata integralmente e perennemente nell’archivio dell’Ente.
9.4 Censimento dei depositi documentari delle banche dati e dei software
Ogni anno i responsabili del servizio di protocollo, del servizio archivio e del servizio di conservazione provvedono ad effettuare il censimento dei depositi documentari, dei registri particolari, delle banche dati e dei software di gestione documentale in uso all’Ente, per programmare i versamenti dei documenti cartacei all’archivio di deposito, dei documenti informatici sui supporti di memorizzazione e per predisporre, di concerto con il Responsabile dei sistemi informativi il Piano per la sicurezza informatica (allegato 16).
9.5 Trasferimento delle unità archivistiche analogiche negli archivi di deposito e storico
All’inizio di ogni anno gli uffici individuano i fascicoli da versare all’archivio di deposito dandone comunicazione al responsabile del servizio archivio il quale provvede al loro trasferimento e compila o aggiorna il repertorio dei fascicoli. Delle operazioni di trasferimento deve essere lasciata traccia documentale o attivata l’apposita funzione all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti.
Di norma sono versati all’archivio storico tutti i documenti anteriori all’ultimo quarantennio. È tuttavia possibile depositare anche documentazione successiva al quarantennio purché non rivesta più un preminente carattere giuridico-amministrativo per l’ente/organizzazione.
Il Responsabile del servizio archivistica cura il versamento nell’archivio di deposito delle unità archivistiche non più utili per la trattazione degli affari in corso, individuate dagli uffici produttori.
Le procedure di versamento sono descritte nell’allegato 18.
La documentazione analogica corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in archivio di deposito.
