4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono registrati al protocollo, ad eccezione di quelli indicati successivamente.
4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
-
Ai sensi dell'articolo 53 del DPR 445/2000 sono esclusi dalla registrazione di protocollo:-
Gazzette Ufficiali, Bollettini Ufficiali, notiziari della Pubblica Amministrazione-
note di ricezione delle circolari e altre disposizioni-
materiale statistico-
atti preparatori interni-
giornali, riviste, materiale pubblicitario, stampe varie, plichi di libri-
biglietti augurali, inviti a manifestazioni e documenti di occasione vari che non attivino procedimenti amministrativi-
bolle accompagnatorie-
richiesta/invio comunicazioni informaliSono inoltre escluse dalla protocollazione le tipologie documentali generate e archiviate in appositi gestionali (allegato n. 6).
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4.3 Documentazione soggetta a registrazione particolare
I documenti elencati nell'allegato n. 5 sono documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'Ente e possono non essere registrati al protocollo.
I software di produzione e conservazione delle tipologie particolari di documentazione consentono di eseguire tutte le operazioni previste nell'ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico.
Ogni registrazione deve riportare necessariamente:
-
dati identificativi di ciascun atto-
numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile).L'elenco delle tipologie documentarie sottoposte a registrazione particolare viene aggiornato tempestivamente dal Responsabile della gestione documentale e approvato con determinazione dirigenziale, previa segnalazione dei Responsabili di Settore
4.4 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un’unica operazione.
I metadati di registrazione di protocollo sono:
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numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;-
data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;-
mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti-
altri mittenti/destinatari;-
data di arrivo;-
oggetto del documento;-
data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;-
allegati (numero e descrizione);-
impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile;-
classificazione: categoria, classe, fascicolo (si veda titolario);-
assegnazione.Inoltre, possono essere aggiunti:
-
estremi del provvedimento differimento dei termini di registrazione;-
mezzo di ricezione/spedizione (PE, PEC, altre modalità di ricezione informatica e analogica);-
ufficio di competenza; -13
-
tipo di documento;-
livello di riservatezza;-
elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario;-
numero di protocollo e classificazione: categoria, classe, fascicolo, del documento ricevuto.La descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico (allegato n. 9) è illustrata nella guida all'utilizzo dell'applicativo informatico di cui all'allegato n. 10.
Le regole di scrittura sono descritte nelle “Linee guida per l'inserimento e l'aggiornamento dei dati nel protocollo informatico e per la compilazione della banca dati anagrafica di cui all'allegato n. 11.
4.5 Registrazione degli allegati
Nella registrazione di protocollo si riporta il numero degli allegati e, se significativi, anche la descrizione della tipologia e dei loro estremi (data, numero, ecc.).
Tutti gli allegati devono pervenire con il documento principale alle postazioni abilitate alla protocollazione al fine di essere inseriti nel sistema di gestione documentale. In presenza di allegati analogici è necessario che questi vengano accompagnati da un elenco descrittivo. Su ciascuno degli allegati è riportata la segnatura di protocollo.
Il sistema di gestione documentale gestisce in forma automatizzata gli allegati.
4.6 Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo o di altra registrazione cui esso è soggetto.
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono:
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codice identificativo dell'Ente;-
codice identificativo dell'area organizzativa omogenea;-
codice identificativo del registro;-
data di protocollo;-
progressivo di protocollo.Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e comprendono anche:
- oggetto del documento;
-
mittente;14
-
destinatario/i.Inoltre, possono essere aggiunti:
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persona o ufficio destinatari;-
classificazione e fascicolazione di competenza;-
identificazione degli allegati;-
informazioni sul procedimento e sul trattamento.4.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo
Le registrazioni di protocollo o particolari, tutte o in parte, possono essere annullate o modificate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, a seguito di motivata richiesta scritta (mail) al Responsabile del servizio o per iniziativa dello stesso. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo redatto dal Responsabile del servizio. Sui documenti cartacei è apposto un timbro che riporta gli estremi del verbale di annullamento; il documento è conservato, anche foto riprodotto, a cura del Responsabile del servizio di gestione documentale insieme al verbale.
Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione.
Le registrazioni annullate o modificate rimangono memorizzate nel data base e sono evidenziate dal sistema, il quale registra l’iter che ha portato all’annullamento.
4.8 Registro giornaliero di protocollo
Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto secondo quanto previsto nel Manuale di conservazione.
Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica.
4.9 Registro di emergenza
Le procedure adottate dal Responsabile della gestione documentale per l’attivazione, la gestione e il recupero dei dati contenuti nel registro di emergenza sono descritte nell’allegato n. 8.
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5. Assegnazioni dei documenti
5.1 Assegnazione dei documenti
Le postazioni abilitate alla protocollazione in ingresso provvedono ad assegnare i documenti acquisiti tramite il sistema di gestione documentale sulla base dell’organigramma dell’Ente, ai servizi competenti per materia/funzione, anche qualora il documento ricevuto rechi in indirizzo il nominativo di un dipendente. In fase di registrazione di protocollo i documenti non vanno mai assegnati ad una persona fisica, bensì deve essere individuato sempre il settore o l’ufficio competente. Non bisogna fare assegnazioni alle Aree.
L’assegnatario può a sua volta smistare i documenti agli uffici afferenti attraverso apposita funzione del software di gestione documentale.
I servizi assegnatari sono tenuti a prendere in carico i documenti attraverso apposita funzione del sistema, o a rifiutarli se non di competenza, motivando il rifiuto.
I documenti informatici e le copie immagine di documenti analogici sono resi disponibili agli uffici, o ai responsabili di procedimento, tramite il sistema di gestione informatica dei documenti.
Le assegnazioni per conoscenza devono essere effettuate tramite il sistema di gestione documentale.
Qualora si tratti di documenti originali analogici viene assegnata per conoscenza l’immagine acquisita secondo le modalità indicate nella sezione 3.
Le abilitazioni all’assegnazione dei documenti sono rilasciate dal Responsabile della gestione documentale.
5.2 Modifica delle assegnazioni
Nel caso di un’assegnazione errata, la struttura che riceve il documento è tenuta a restituirlo, nel più breve tempo possibile, all’unità di protocollazione che ha effettuato l’assegnazione, la quale provvederà alla riassegnazione, correggendo le informazioni inserite nel gestionale ed inviando il documento alla struttura di competenza.
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia dei passaggi di cui sopra, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore agente, data e ora di esecuzione.
5.3 Consegna dei documenti analogici
I documenti analogici, protocollati e assegnati, e la posta che non necessita di protocollazione, sono resi disponibili ai destinatari mediante posta interna.