7.1 Documenti anonimi con mittente o autore non identificabile
Le lettere anonime e i documenti non firmati non sono registrati al protocollo, ma semplicemente inoltrati, se contengono informazioni o dati di interesse per l'Amministrazione, agli uffici/utenti di competenza, i quali valutano l'opportunità di dare seguito a queste comunicazioni ed individuano le eventuali procedure da sviluppare.
I documenti analogici ricevuti dall'Ente privi di sottoscrizione, ma di cui il mittente è chiaramente identificabile, sono protocollati e assegnati agli uffici/settori competenti.
7.2 Documenti informatici con certificato di firma scaduto o revocato
Qualora l'Ente riceva documenti informatici firmati digitalmente il cui certificato di firma risulta scaduto o revocato prima della sottoscrizione, questi verranno protocollati e inoltrati al Responsabile di procedimento che farà opportuna comunicazione al mittente.
I documenti informatici firmati digitalmente ai quali è stata apposta una marca temporale prima della scadenza del certificato sono validi e vengono protocollati.
Qualora l'Ente riceva documenti informatici firmati digitalmente il cui certificato di firma, valido nel momento della sottoscrizione e invio tramite PEC, risulti scaduto o revocato nella fase di protocollazione, questi verranno protocollati.
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7.3 Documenti ricevuti e inviati via fax
La normativa vigente prevede l'esclusione della corrispondenza via fax fra pubbliche amministrazioni.
La trasmissione di documenti via fax con cittadini o altri soggetti privati non aventi l'obbligo di comunicazione in forma telematica con la pubblica amministrazione richiede la registrazione di protocollo.
I documenti ricevuti via fax sono soggetti a registrazione. Qualora pervengano all'AOO, successivamente per posta tradizionale, gli originali, ad essi saranno attribuiti manualmente lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax.
I documenti ricevuti mediante fax management vengono mantenuti in formato digitale e acquisiti nel sistema di gestione informatica dei documenti attraverso la protocollazione.
7.4 Documenti di competenza di altre amministrazioni o altri soggetti
Qualora all'Ente pervengano documenti informatici di competenza di altre amministrazioni o altri soggetti, deve essere inviata comunicazione al mittente dell'errato invio. Se il documento viene protocollato, il numero di protocollo deve essere annullato.
È possibile procedere al rifiuto del documento non di competenza del Comune di Treviglio senza procedere alla sua protocollazione. Il sistema mantiene traccia del rifiuto e della sua motivazione.
Qualora all'Ente pervengano documenti analogici di competenza di altre amministrazioni o altri soggetti, questi vanno restituiti con lettera protocollata di accompagnamento. Se il documento viene protocollato, il numero di protocollo deve essere annullato e il documento inviato al destinatario. Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile il documento deve essere rimandato al mittente.
7.5 Corrispondenza con più destinatari
Le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo.
Se la trasmissione avviene in modalità elettronica, i destinatari sono inseriti negli appositi campi di registrazione. Se la trasmissione avviene in modalità analogica i destinatari possono essere inseriti negli appositi campi oppure descritti in elenchi associati al documento.
Qualora i documenti debbano essere inviati tramite PEC a più destinatari, i cui nominativi o indirizzi di posta elettronica non devono essere posti a conoscenza tra loro per tutela della privacy o non devono essere resi visibili tra loro a garanzia di procedure contrattuali o per altre motivazioni, dovranno essere effettuati tanti invii quanti sono i destinatari.
7.6 Produzione seriale di documenti analogici sulla base di un modello
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generale
Nel caso di produzione in serie di documenti analogici base che abbiano destinatari multipli, e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documenti base ad essi riferiti. Nella registrazione di protocollo dovrà essere inserita nel campo del destinatario la dicitura “Destinatari diversi - vedi elenco”. Sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione deve essere riportata l'indicazione del Responsabile del procedimento o del sottoscrittore e la dicitura che “la copia originale del documento è conservata dall'Ente”.
7.7 Documenti analogici indirizzati nominalmente al personale dell'Ente
La posta indirizzata nominativamente al personale dell'AOO, viene regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura "riservata" o "personale". In questo caso viene recapitata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averla aperta e preso visione del contenuto, se valuta che il documento ricevuto non è personale lo deve riconsegnare all’ufficio protocollo.
7.8 Documentazione di gare d’appalto
Per la documentazione delle gare telematiche l’Ente si avvale delle piattaforme del mercato elettronico in uso, secondo la normativa vigente. La conservazione della documentazione prodotta è acquisita e conservata nel sistema documentale di protocollo attraverso il fascicolo relativo al procedimento.
Per la documentazione relativa a gare gestite al di fuori del mercato elettronico, per ragioni di sicurezza, si riceve di norma per via telematica solo la registrazione del partecipante alla gara e la documentazione che non faccia esplicito riferimento all’offerta economica, che invece dovrà essere inviata in cartaceo. Le buste contenenti le offerte sono registrate al protocollo senza effettuarne l’apertura. Dopo l'apertura a cura dell'ufficio che gestisce la gara dovranno essere riportati su ciascun documento la data e il numero di protocollo assegnato alla busta.
7.9 SUAP
Il Servizio Sportello Unico per le Attività Produttive favorisce l’azione di semplificazione amministrativa mediante l’accoglimento di istanze, segnalazioni, dichiarazioni con riguardo alla maggior parte dei procedimenti amministrativi relativi all’avvio, allo svolgimento, al trasferimento ed alla cessazione di attività produttive e di prestazioni di servizi. Gli adempimenti tramite SCIA riguardano: avvio attività, trasferimento,
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subingresso, sospensione/ripresa, cessazione, notifiche sanitarie, comunicazioni, segnalazioni ed ogni altro adempimento relativo all’attività svolta. Le pratiche di competenza del Servizio SUAP del Comune di Treviglio che comprende anche le pratiche AUA (Autorizzazione Unica Ambientale) sono presentate esclusivamente in forma telematica tramite lo sportello telematico polifunzionale del comune. Il Servizio Sportello Unico Attività Produttive favorisce l’azione di semplificazione amministrativa mediante l’accoglimento di istanze, segnalazioni, dichiarazioni con riguardo alla maggior parte dei procedimenti amministrativi relativi all’avvio, allo svolgimento, al trasferimento ed alla cessazione di attività produttive e di prestazioni di servizi. Gli adempimenti tramite SCIA riguardano: richieste di autorizzazioni, avvio attività con SCIA, trasferimento, subingresso, sospensione/ripresa, cessazione, notifiche sanitarie per ATS, comunicazioni, segnalazioni ed ogni altro adempimento relativo all’attività svolta, segnalazioni SCIA. Le pratiche di competenza del Settore SUAP del Comune di Treviglio e le pratiche AUA /Autorizzazione Unica Ambientale) sono presentate esclusivamente in forma telematica tramite il portale del comune.
7.10 Segnalazioni di illecito (whistleblowing)
Le segnalazioni di illecito definite dalla norma in materia di Anticorruzione, al fine di garantire l’eventuale anonimato del segnalante e la riservatezza delle informazioni contenute nella segnalazione, sono gestite all’interno di un applicativo gestito attraverso il sito istituzionale.
In conformità con quanto previsto dalla Legge n. 179/2017 il Comune di Treviglio ha attivato un nuovo canale di whistleblowing che consente di segnalare eventuali condotte illecite sia all'interno che all'esterno dell'Ente:
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la segnalazione viene fatta attraverso la compilazione di un questionario e può essere inviata in forma anonima;-
la segnalazione viene ricevuta dal Responsabile per la Prevenzione e la Corruzione (RPC) e gestita garantendo la confidenzialità del segnalante;-
la piattaforma permette il dialogo, anche in forma anonima, tra il segnalante e l'RPC per richieste, chiarimenti o approfondimenti, senza quindi la necessità di fornire dati di contatto personali;-
la segnalazione può essere fatta da qualsiasi dispositivo digitale (pc, tablet, smartphone) sia dall'interno dell'Ente che dall'esterno. La tutela dell'anonimato è garantita in ogni circostanza.7.11 Registri analogici
L’Ente mantiene in formato analogico i seguenti registri per la vidimazione periodica da parte degli Enti competenti: