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ESTO A CURA DELLA DOCENTEF
RANCESCAG
ITTOPROGETTAZIONE ED
ORGANIZZAZIONE EVENTI
Modulo 1
L’organizzatore di eventi, chi è
e qual è il suo ruolo
Presentazione
Dal 2003 ad oggi lavoro per l’Accademia Nazionale delle Scienze, occupandomi dell’organizzazione di eventi culturali e scientifici, sia a livello nazionale che internazionale; la passione per gli eventi e l’entusiasmo che mi appartengono mi spingono sempre ad una continua formazione ed alla ricerca di nuovi ambiti dove applicare le mie competenze.
Nel 2009 mi sono specializzata nell’organizzazione di matrimoni diventando Wedding Planner, esperienza formativa che mi ha permesso di acquisire competenze specifiche in un settore per me nuovo. Ad oggi ho seguito oltre 60 matrimoni!
Ho inoltre collaborato con varie Associazioni Culturali per la progettazione, il coordinamento e la pianificazione di tutte le attività di segreteria, sia in fase di start up che non.
Introduzione
L’organizzatore di eventi è la figura professionale capace di gestire tutti gli aspetti che caratterizzano la realizzazione di un evento.
Dalla fase creativa a quella di ideazione dell’evento, fino a quella esecutiva, l’event manager coordina ed orchestra tutte le attività e le altre figure professionali coinvolte al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Introduzione
L’event manager si occuperà principalmente di:
• Definire gli obiettivi
Definire l’obiettivo è fondamentale per chiarire lo scopo dell’evento.
• Elaborare il ‘concept’ dell'evento
Il concept è l’idea che sta alla base del progetto, è la visione preliminare dell’evento;
è la sintesi che contiene tutti gli elementi necessari.
• Individuare il budget
Il budget a disposizione va definito con chiarezza nella fase preliminare.
• Programmare dettagliatamente tutti gli aspetti e le fasi dell'evento
La pianificazione delle tempistiche in cui devono svolgersi determinate attività e il coordinamento di tutti gli attori coinvolti è il presupposto fondamentale alla buona riuscita dell’evento.
• Individuare i fornitori di prodotti e servizi
Catering, interior designer, hotel, tecnici di sala, ecc.
• Gestire l'allestimento
Nel rispetto degli obiettivi prefissati e del target di riferimento.
• Piano di comunicazione per promuovere l’evento
È la figura professionale che si occupa dell’organizzazione di eventi aziendali.
Questa figura professionale viene definita con l’acronimo MICE: Meeting, Incentive, Congress, Event.
Il Meeting planner lavora all’interno di specifiche aziende per le quali si occupa di pianificare iniziative specifiche quali presentazioni, riunioni, convegni, conferenze, corsi di formazione, ecc.
Inoltre, è il responsabile della segreteria organizzativa, cioè di tutte le attività di progettazione che si svolgono negli uffici dell’organizzatore, e che consentono la realizzazione dell’evento.
I suoi compiti sono: ideazione del programma dell’evento nei suoi contenuti, l’individuazione degli ospiti e dei relatori; si occupa inoltre della parte burocratica (ad esempio nella richiesta di permessi specifici), individua i fornitori, gestisce i rapporti con gli altri enti e gli sponsor, pianifica la comunicazione, gestisce gli inviti, l’amministrazione e il budget evento, ecc.
1.1
Meeting planner
chi è, qual è il suo ruolo
Intraprendere questa professione richiede, oltre al proprio bagaglio di formazione (che può variare dalle discipline economiche a quelle umanistiche), una serie di soft skills molto importanti.
Le soft skills sono tutte quelle competenze trasversali che, unite alle competenze professionali e tecniche acquisite con l’esperienza (hard skills), caratterizzano la figura professionale dell’organizzatore.
Le soft skills sono le capacità relazionali e comportamentali che determinano il modo di operare.
