COMUNE DI PIACENZA
All. A
Capitolato speciale d’appalto per l’affidamento di un sistema per la gestione integrata
delle refezioni scolastiche con
modello postpagato e
pagamenti Elettronici
PagoPA
ART. 1 – OGGETTO
Il presente capitolato disciplina la fornitura e i termini esecutivi di una soluzione SaaS (Software as a Service) finalizzata alla gestione integrata delle refezioni scolastiche capace di gestire in modo efficiente ed il più possibile automatizzato attraverso interfacce web i seguenti processi: iscrizione e gestione del Ciclo Scolastico, rilevazione informatizzata delle presenze degli alunni per la preparazione dei pasti, tariffazione utente, gestione del pagamento, avvisatura all’utente, procedure automatiche di controllo ed avvisatura, sistema di back-office e reporting
;La ditta aggiudicataria dovrà inoltre fornire servizi di facilitazione delle procedure operative per gli Uffici, il relativo servizio di assistenza e manutenzione post installazione.
L'offerta qualitativa e la realizzazione del servizio richiesto devono rispettare in modo completo tutte le specifiche minime riportate nel presente capitolato
ART. 2 – DURATA DEL CONTRATTO
La fornitura e il servizio oggetto della procedura vengono assegnati per trentasei mesi con decorrenza a far data dalla firma del collaudo in fase d’avviamento del servizio stesso. Non potranno essere effettuate sospensioni o variazioni del servizio senza la preventiva autorizzazione del Responsabile Unico del Procedimento.
ART. 3 – AMMONTARE A BASE D’ASTA
L’appalto viene assegnato con un importo complessivo, per l’intero periodo di 36 (trentasei) mesi, di Euro 118.200,00= iva esclusa, di cui Euro 22.565,00 per costo della manodopera, che verrà corrisposto in rate trimestrali posticipate dell’importo di Euro 9.850,00= iva esclusa, con decorrenza dalla firma del collaudo in fase d’avviamento del servizio stesso.
Le rate trimestrali devono intendersi comprensive di tutte le attività specificate nel presente capitolato e da quelle esposte dall’Aggiudicatario con l’offerta qualitativa.
ART. 4 – CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
Le caratteristiche ed i requisiti tecnici oggetto del presente capitolato sono riportati nell’ Allegato A
- Capitolato Tecnico “Sistema per la gestione integrata delle refezioni scolastiche con modello
PostPagato e pagamenti Elettronici PagoPA” che è parte integrante del presente documento.
ART. 5 – TEMPI DI CONSEGNA DELLA FORNITURA
La fornitura in oggetto dovrà essere consegnata al massimo entro 30 giorni (lavorativi) dalla data dell’affidamento, in particolare:
•
l’implementazione dei Web Services dovrà essere completata massimo entro 10 gg (lavorativi) dalla consegna del servizio inclusa la documentazione degli interfacciamenti implementati;
•
l’implementazione e relativo collaudo della soluzione completa - inclusiva di simulazioni d’invio di solleciti d’insoluto - dovrà avvenire massimo entro 10 gg (lavorativi) a partire dal completamento dello sviluppo dei WS;
in caso di esito negativo del collaudo, l’Aggiudicatario avrà 10 gg (lavorativi) a disposizione per eventuali modifiche e/o aggiustamenti e si procederà ad un secondo collaudo che se negativo potrà comportare la rescissione del contratto in essere.
ART. 6 - STARTUP – ASSISTENZA ALL’AVVIO DEI SERVIZI
In fase di Start Up, l’Aggiudicatario deve garantire tutta l’assistenza tecnica per la configurazione dei servizi anche con interventi OnSite se richiesti.
L’Aggiudicatario dovrà effettuare l’import dei dati disponibili per fissare la base dati di partenza al tempo zero e concordare tutte le parametrizzazioni necessarie ed ha l’obbligo di presentare un cronoprogramma con il dettaglio delle attività da espletare per l’avviamento e messa in esercizio della piattaforma.
Nel caso in cui il processo di iscrizione alle refezioni sia già in corso, in fase di startup della propria piattaforma, l’Aggiudicatario dovrà travasare tutti i dati relativi alle domande di iscrizione dall’attuale piattaforma Elixforms di gestione istanze all’interno del proprio gestionale per consentire l'utilizzo in corso d'anno dei nuovi processi.
Ogni volta che l’Ente richieda una modifica o personalizzazione, l’Aggiudicatario dovrà provvedere a garantire il supporto adeguato senza ulteriori oneri per l’Ente.
ART. 7 - BREVETTI E DIRITTI D’AUTORE
L’Amministrazione non si assume alcuna responsabilità nel caso che la Ditta abbia usato, nell’attuazione del servizio e/o fornitura, dispositivi o soluzioni tecniche di cui altri abbiano ottenuto la privativa.
La Ditta aggiudicataria, pertanto, dovrà assumersi tutte le responsabilità eventualmente derivanti dall’adozione di dispositivi o soluzioni tecniche che violino brevetti e diritti d'autore, sollevandone espressamente il Comune di Piacenza.
La Ditta assume l’obbligo di tenere indenne il Comune di Piacenza da tutte le rivendicazioni, le
responsabilità, le perdite e i danni pretesi da qualsiasi persona, nonché da tutti i costi, le spese o le
marchio italiano o straniero, derivante o che si pretendesse derivare dalla fabbricazione, vendita, gestione od uso del prodotto oggetto del presente servizio.
Ciascuna parte si obbliga a dare immediato avviso all’altra di qualsiasi azione di rivendicazione o questione di terzi, di cui al precedente comma, di cui sia venuto a conoscenza.
Qualora il fornitore riceva comunicazione scritta di qualsiasi azione o rivendicazione per la quale esso sia tenuto a lasciare indenne il Comune di Piacenza, l'aggiudicatario garantisce, senza limitazione alcuna e a proprie spese, il Comune di Piacenza contro tali azioni o rivendicazioni e pagherà i costi, i danni e gli onorari degli avvocati posti a carico del Comune di Piacenza in qualsiasi di tali azioni o rivendicazioni, fermo restando che l'aggiudicatario avrà il diritto di essere sentito circa l’eventualità di tali azioni o rivendicazioni.
Il Comune di Piacenza può svolgere a spese del fornitore tutti i passi che potranno essere ragionevolmente richiesti dal fornitore in relazione a tali transazioni o difese.
ART. 8 - INTERFACCIAMENTO STANDARD VERSO I GESTIONALI DI DIPARTIMENTO E SOFTWARE TERZE PARTI
La piattaforma Software dovrà essere integrata tramite Web Services a sistemi terzi esistenti per permettere la gestione dei pagamenti elettronici ed il travaso automatico dei dati dalla piattaforma gestione istanze in uso presso l’Ente al sistema di BackOffice.
L’Aggiudicatario dovrà interfacciarsi con l’applicativo di Protocollo (per la protocollatura dell’iscrizione), la piattaforma PagoPa (per il caricamento della posizione di pagamento e la generazione dell’avvisatura) ed i servizi di Anagrafe (per il controllo della residenza e della composizione del Nucleo Familiare), tutte piattaforme già in uso presso l’Ente.
L’Aggiudicatario dovrà obbligatoriamente effettuare il travaso automatico dei dati dal portale Gestione Istanze utilizzato dall’Ente per le iscrizioni, nel db utilizzato dal gestionale di BackOffice assicurandone al contempo la completa integrità e consistenza.
La documentazione relativa ai WS per l’integrazione tra sistemi verrà fornita unicamente in fase di affidamento e soggetta a firma di Non-Disclosure-Agreement tra i fornitori dei sistemi interessati.
I requisti funzionali sono dettagliati nel Capitolato Tecnico allegato al presente documento.
ART. 9 - FORMAZIONE DEL PERSONALE
I requisti relativi alla formazione del personale sono dettagliati nel Capitolato Tecnico allegato al
presente documento.
ART. 10 - MANUTENZIONE ED ASSISTENZA AL PERSONALE DELL'ENTE L’Aggiudicatario dovrà mettere a disposizione un servizio di supporto accessibile unicamente all’Ente sia telefonicamente che attraverso modalità informatica che permetta la tracciabilità temporale della risoluzione della richiesta di supporto.
I requisti sono dettagliati nel Capitolato Tecnico allegato al presente documento.
ART. 11 - LIVELLI DI SERVIZIO
La classificazione di ogni potenziale richiesta di assistenza da parte dell’Ente dovrà ricadere nelle classi di severità associate ai rispettivi livelli di servizio (minimi) in funzione del loro impatto sull'operatività da parte dell’Utenza – intesa sia come cittadinanza sia come personale dell’Ente.
La mappatura tra la classe di severità ed il corrispondente livello di servizio è riportata in dettaglio nel Capitolato Tecnico allegato al presente documento.
Per disponibilità della piattaforma si intende indistintamente la disponibilità sia del portale utente sia del portale di backoffice sia dell’applicazione tablet in uso al personale scolastico.
ART. 12 – PAGAMENTI
Il pagamento del corrispettivo dovuto per lo svolgimento del servizio verrà effettuato dall’Amministrazione comunale a seguito di presentazione di regolari fatture trimestrali posticipate.
Il pagamento dei corrispettivi avverrà entro 30 (trenta giorni) dalla data di ricevimento della fattura, previo accertamento di regolare esecuzione del servizio.
Il Direttore dell'Esecuzione provvederà a fornire, durante la vigenza del contratto, indicazioni in ordine alle modalità di redazione ed invio delle fatture elettroniche nonché in ordine alle mancanze costituenti causa di rifiuto del documento fiscale.
Le fatture dovranno essere inviate esclusivamente in formato elettronico ai sensi della legge n.244/2007 e successive modificazioni e decreto ministeriale n. 55 /2013. Le fatture, tra l'altro, dovranno obbligatoriamente contenere:
a) il Codice Identificativo Gara b) l'impegno di spesa;
Le fatture inoltre riporteranno le modalità di pagamento, comprensive del codice IBAN.
L’Amministrazione comunale verificherà la regolarità dell'appaltatore e dell'eventuale
subappaltatore in ordine al versamento dei contributi previdenziali e dei contributi assicurativi
attraverso il documento unico di regolarità contributiva (D.U.R.C.).
All’atto del pagamento dell’ultima rata del prezzo contrattuale il Direttore dell'Esecuzione provvederà ad accertare la regolarità contributiva della Ditta riferita all’intera durata del contratto.
In caso di accertata inadempienza degli obblighi contributivi il Direttore dell'Esecuzione ne dà comunicazione alla Ditta e procede secondo il disposto di cui all'art. 30 del D.lgs. 50/2016 .
Qualora nel corso dell’esecuzione del contratto, o comunque prima della sua scadenza, la Ditta venisse denunciata dal competente Ispettorato Provinciale del Lavoro per inadempimento ai relativi obblighi, il Direttore dell'Esecuzione darà esecuzione al disposto di cui all'art. 30 del D.Lgs. 50/2016.
In ogni modo sull'importo netto progressivo delle prestazioni verrà operata la ritenuta dello 0,50%.
Le ritenute verranno svincolate soltanto in sede di liquidazione finale.
Il pagamento della fattura relativa al servizio dell’ultimo periodo di contratto e lo svincolo delle garanzie fideiussorie è subordinato al rilascio da parte della Ditta di una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, resa ai sensi dell’art. 47 delD.P.R.n° 445/2000 e sottoscritta dal legale rappresentante, attestante che “i dipendenti della Ditta sono stati retribuiti, per l’intero periodo dell’esecuzione dell’opera, nel rispetto delle condizioni normative ed economiche del r e l a t i v o
C.C.N.L. e di accordi integrativi ove esistenti”.
Nel caso in cui risulti aggiudicatario del Contratto un R.T.I.,fermo restando quanto espressamente previsto dalle norme sulla Contabilità Generale delle Amministrazioni Contraenti per i contratti passivi in materia di pagamento del corrispettivo, con riguardo all’obbligatorietà del pagamento da effettuarsi esclusivamente in favore della società mandataria del Raggruppamento, le singole Società costituenti il Raggruppamento, salva ed impregiudicata la responsabilità solidale delle società raggruppate nei confronti del Contraente, potranno provvedere ciascuna alla fatturazione “pro quota”
delle attività effettivamente prestate.
Le Società componenti il Raggruppamento potranno fatturare solo le attività effettivamente svolte, corrispondenti alle attività dichiarate in fase di gara risultanti nell’atto costitutivo del Raggruppamento Temporaneo di Imprese. In tal caso, la società mandataria del Raggruppamento medesimo è obbligata a trasmettere, in maniera unitaria e previa predisposizione di apposito
prospetto riepilogativo delle attività e delle competenze maturate, le fatture relative all’attività svolta da tutte le imprese raggruppate. Ogni singola fattura dovrà contenere, oltre a quanto indicato precedentemente dal presente articolo, la descrizione di ciascuno dei servizi cui siriferisce.
ART. 13 – EVENTUALITA’ DI RISOLUZIONE DEL CONTRATTO DOPO IL SECONDO COLLAUDO
A seguito del collaudo della soluzione completa verrà redatto un verbale da parte del Responsabile
Unico del Procedimento, coadiuvato dal Direttore dell'Esecuzione, nel quale verranno indicati gli
esiti della verifica. Tale verbale verrà trasmesso alla Ditta Aggiudicataria tramite raccomdata RR o
PEC. In caso di esito positivo si provvederà a formalizzare a firma congiunta l’accettazione del
servizio. In caso di esito negativo l’Aggiudicatario avrà 10 giorni (lavorativi) a disposizione per eventuali modifiche e/o aggiustamenti e si procederà ad un secondo collaudo.
A seguito di questo secondo collaudo, in caso di inadempienza riscontrata a seguito di verifiche dirette e/o documentate segnalazioni, il Responsabile Unico del Procedimento potrà assumere le determinazioni conseguenti, ivi compresa la risoluzione del contratto.
In tal caso resta ferma la facoltà del Comune di Piacenza di affidare il servizio, sempre con le modalità indicate nel presente articolo, alla Ditta che avrà presentato, in sede di gara, la seconda migliore offerta.
In caso di esito negativo del secondo collaudo, nulla sarà dovuto all’Aggiudicatario.
Tutte le decisioni assunte al merito, compreso quindi l’eventuale subentro della seconda Ditta, saranno oggetto di apposito atto da parte del Comune di Piacenza.
ART.14 - BACKUP DEI DATI E RIPRISTINO DEL SERVIZIO
Le modalità di gestione dei dati da parte dell’Aggiudicatario (inclusa l’operatività continuativa della piattaforma ed il back-up e restore dei dati) sono dettagliati nel Capitolato Tecnico allegato.
ART. 15 - ATTIVITA AL TERMINE DEL CONTRATTO
Al termine del contratto e qualora questo non venga rinnovato, l’Aggiudicatario dovrà consegnare tutti i dati in suo possesso relativo alle posizioni ed allo stato delle cose.
Il passaggio ad altro sistema dovrà essere regolamentato con un passaggio di consegna formale condiviso tra l'Ente, il Fornitore Uscente ed il Fornitore Entrante e controfirmato tra le parti.
I dettagli sono riportati nel Capitolato Tecnico allegato
ART. 16 PENALI
Le casistiche e gli importi relativi all’applicazione di penali vengono dettagliati nel documento allegato Capitolato tecnico
ART. 17 - RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
Il Responsabile Unico del Procedimento può chiedere la risoluzione del contratto nei seguenti casi:
per motivi di pubblico interesse, in qualsiasi momento;
in caso di abbandono del servizio, anche parzialmente e anche per cause di forza maggiore;
in caso di cessione del servizio.
Il Responsabile Unico del Procedimento avrà la facoltà di risolvere il contratto con tutte le conseguenze di legge e di capitolato che detta risoluzione comporta, senza pregiudizio all’azione legale di risarcimento dei danni, ivi compresa la facoltà di affidare il servizio a terzi in danno dell’impresa. Alla ditta potrà essere corrisposto il prezzo del servizio prestato sino al giorno della disposta risoluzione.
Nel caso in cui dovessero verificarsi gravi violazioni degli obblighi contrattuali, non eliminate dalla ditta appaltatrice, anche a seguito di diffide formali, l’Amministrazione Comunale potrà, previa comunicazione scritta, risolvere il contratto con tutte le conseguenze di legge e di capitolato che detta risoluzione comporta, senza pregiudizio all'azione legale di risarcimento dei danni, ivi compresa la facoltà di affidare il servizio a terzi in danno dell'impresa. Alla Ditta potrà essere corrisposto il prezzo del servizio prestato sino al giorno della disposta risoluzione. Per l'applicazione delle disposizioni contenute nel presente articolo, l'Amministrazione Comunale potrà rivalersi su eventuali crediti dell'impresa.
ART. 18– ADEGUAMENTO DEL COSTO DEL SERVIZIO
I prezzi offerti in sede di gara si intendono dichiarati remunerativi dall’aggiudicatario in base a calcoli di propria convenienza. Si dichiarano, quindi, fissi e invariabili.
I corrispettivi, fatte salve eventuali variazioni in più o in meno dei servizi, saranno unici e invariabili per il primo anno dell’appalto
Il corrispettivo determinato in sede di gara sarà soggetto a revisione annuale in rapporto all’indicizzazione ISTAT del costo della vita dal secondo anno.
L’appaltatore rinuncia fin d’ora a qualsiasi altra revisione delle condizioni di aggiudicazione sia economiche che normative in tutta la durata del contratto; con riferimento alla durata dell’appalto non è pertanto ammessa altra revisione dei prezzi contrattuali.
ART. 19– OBBLIGHI DERIVANTI DAL RAPPORTO DI LAVORO
La Ditta aggiudicataria si impegna all’osservanza, oltre che del presente Capitolato, della norme in
vigore o che verranno emanate nel corso di durata dell’appalto, che disciplinano la prevenzione e
l’infortunistica e, in generale, di quanto previsto: nei contratti di lavoro, delle assicurazioni sociali,
delle norme sanitarie, nonché delle leggi antinquinamento, delle norme di sicurezza sul lavoro e di
ogni altra disposizione normativa applicabile al servizio oggetto di appalto.
L’Aggiudicatario dovrà assicurare l’impiego, nell’erogazione del servizio, di personale retribuito in base ai contratti collettivi nazionali di lavoro del settore di riferimento e assicurato ai fini previdenziali e assistenziali, nonché in regola con le disposizioni sanitarie in materia.
Il personale impiegato dovrà essere inquadrato nel livello corrispondente alla qualifica professionale richiesta.
Nell’esecuzione dei servizi oggetto del presente appalto, la ditta si obbliga:
ad applicare integralmente tutte le norme contrattuali di categoria per il personale occupato;
all’osservanza di tutte le norme vigenti in materia di prevenzione infortuni e sicurezza nei luoghi di lavoro e ad assolvere tutti gli obblighi dei datori di lavoro per ciò che riguarda assicurazioni, provvidenze e previdenze sociali in base alle leggi e ai contratti collettivi di categoria e, in relazione a questi ultimi, a non praticare condizioni normative e retributive inferiori a quelle stabilite dagli stessi. Se la ditta ha forma cooperativa, si impegna altresì a rispettare i relativi accordi nazionali e provinciali di lavoro anche nei rapporti con i soci.
Gli obblighi di cui sopra vincolano la ditta anche se la stessa non sia aderente alle associazioni stipulanti gli accordi o receda da essi, indipendentemente dalla struttura o dimensione della ditta stessa e da ogni altra qualificazione giuridica, economica e sindacale.
In caso di inottemperanza a tali obblighi il Responsabile Unico del Procedimento si riserva la facoltà di rescindere il contratto senza che l’appaltatore possa sollevare eccezione alcuna. Non verranno ritenute valide le offerte i cui costi non garantiscano l’applicazione del CCNL del settore.
Entro 20 giorni dalla comunicazione dell’avvenuta aggiudicazione, la ditta appaltatrice deve inviare al Direttore dell'Esecuzione una dichiarazione firmata dal legale rappresentante attestante il possesso, per tutto il personale impiegato dei requisiti rispettivamente previsti dal presente capitolato. Nel caso in cui il Dirigente ritenga che uno o più degli operatori proposti dalla ditta siano privi dei requisiti richiesti, assegna alla stessa un termine di 5 giorni per provvedere alla sostituzione di tali operatori con altri idonei, pena la revoca dall’aggiudicazione.
In caso di mancanze nei doveri di servizio di particolare gravità o a seguito del ripetersi di richiami, il Direttore dell'Esecuzione potra richiedere, con nota motivata, che il/i responsabile/i vengano sospesi dal servizio di cui al presente appalto; la ditta provvederà ordinariamente entro 10 giorni dalla richiesta, salvo che detta richiesta non motivi la sospensione immediata dal servizio.
ART. 20 - CONDIZIONI GENERALI
La ditta aggiudicataria si intenderà vincolata per sé, i suoi eredi e aventi causa a qualunque titolo,
ferma per il Responsabile Unico del Procedimento la facoltà di risoluzione del contratto stesso in
caso di morte, fallimento o anche per cessione dell'azienda in qualunque modo e a qualsiasi titolo,
salvi il danno e le spese da compensarsi. In caso di sospensione del servizio per cause di forza
maggiore (scioperi, interruzione totale di energia, calamità naturali e quant’altro) la ditta si impegna
a informare tempestivamente il Direttore dell'Esecuzione. In particolare, in caso di sciopero dei
propri dipendenti, la ditta si impegna a comunicare al Direttore dell'Esecuzione, almeno 48 ore prima dello sciopero medesimo, l’entità del disservizio arrecato. Nel caso di sospensione del servizio dovuto a causa di forza maggiore o a qualsiasi altra disposizione del Direttore dell'Esecuzione nulla sarà dovuto alla ditta appaltatrice.
ART. 21 - ASSICURAZIONI E OBBLIGO DI RISARCIMENTO DEL DANNO
La ditta aggiudicataria dovrà stipulare apposite polizze assicurative per infortuni e danni arrecati eventualmente alle persone o alle cose tanto dell'Amministrazione Comunale che di terzi, ivi compresa pertanto la copertura per responsabilità civile verso terzi.
Le polizze dovranno essere trasmesse al Direttore dell' Esecuzione prima dell'avvio del servizio.
La ditta aggiudicataria si impegna a intervenire in giudizio sollevando il Comune di Piacenza da ogni qualsivoglia responsabilità civile e penale, eventualmente derivante da azioni o omissioni, negligenze o imperizie del proprio personale nello svolgimento del servizio oggetto dell'appalto.
ART. 22- NORME DI PREVENZIONE SICUREZZA E ANTINFORTUNISTICA SUI LUOGHI DILAVORO
È fatto obbligo alla ditta aggiudicataria, al fine di garantire la sicurezza sui luoghi di lavoro, di attenersi strettamente a quanto previsto dalla normativa in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81 del 09/04/2008). Resta a carico della ditta la dotazione di dispositivi di protezione individuali (DPI) necessari all’espletamento del lavoro in sicurezza dei propri dipendenti. Si fa obbligo all’impresa di formare il proprio personale in merito ai corretti comportamenti da attuarsi come previsto dal sopraccitato decreto legislativo.
ART. 23 - POTERE DI CONTROLLO E VIGILANZA
Il Direttore dell'Esecuzione adotta criteri e modalità per il monitoraggio e la valutazione del servizio nella sua globalità (organizzazione, procedure e risultati).
Il Responsabile Unico del Procedimento o suo delegato ha facoltà di svolgere, senza preavviso, accertamenti e verifiche sull’attività previste dal vigente capitolato.
Il Direttore dell'Esecuzione, potrà disporre verifica sui risultati dell’attività svolta attraverso incontri periodici finalizzati all’esame congiunto dei problemi emergenti dallo svolgimento delle attività, alla definizione delle modalità di partecipazione, alle iniziative di riqualificazione e aggiornamento e a quanto altro possa concorrere al migliore perseguimento degli obiettivi.
ART. 24 – SUBAPPALTO
E’ vietato all’aggiudicatario subappaltare anche parzialmente il servizio assunto, non autorizzato dal
Dirigente pena la risoluzione del contratto. Il subappalto può essere concesso dal responsabile unico
del procedimento ai sensi dell’art. 105 del D.lvo 50/2016, purché in sede di gara i concorrenti abbiano comunicato di voler subappaltare a terzi.
ART. 25 – DEPOSITO CAUZIONALE DEFINITIVO
L’Aggiudicatario, al momento della sottoscrizione del contratto è obbligato a costituire una garanzia fideiussoria, secondo quanto disposto dall’art. 103 del D.Lgs. 50/2016.
ART. 26- DISDETTA DEL CONTRATTO DA PARTE DELLA DITTA
In caso di disdetta del contratto da parte della ditta prima della scadenza convenuta, senza giustificato motivo o giusta causa, verrà addebitata all'impresa appaltatrice l'eventuale maggior spesa derivante dall'assegnazione del servizio ad altra ditta, a titolo di risarcimento danni.
ART. 27 - FORMA DEL CONTRATTO
Il contratto verrà redatto nella forma di atto pubblico amministrativo.
ART. 28 - SPESE ED ONERI ACCESSORI
Sono a carico dell’aggiudicatario tutte le spese, oneri, contributi ed indennità previsti per la gestione del contratto. Le spese di bollo, di registrazione ed ogni altra spesa accessoria inerente al contratto sono a carico della ditta aggiudicataria.
ART. 29 – CONTROVERSIE
Per ogni controversia che possa insorgere tra il Comune di Piacenza e la ditta viene esclusa la competenza arbitrale. Le controversie derivanti dall'esecuzione del contratto sono devolute alla Autorità Giudiziaria competente secondo le disposizioni vigenti.
ART. 30 - FORO COMPETENTE
In caso di controversie le parti eleggeranno domicilio legale in Piacenza e, per ogni eventuale giudizio, si intende riconosciuto il Foro di Piacenza.
ART. 31 - CESSIONE DI CREDITO
E’ vietata qualunque cessione di credito non espressamente prevista dall’art. 1260 del Codice civile e
qualunque procura che non sia riconosciuta e autorizzata con atto formale dal Responsabile Unico
del Procedimento.
ART. 32 - TRACCIABILITÀ DEI FLUSSI FINANZIARI E CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA
L’aggiudicatario, per il tramite del legale rappresentante, si assume l’obbligo della tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla L. 13 agosto 2010, n. 136, pena la nullità assoluta del presente contratto.
L’aggiudicatario si obbliga a comunicare gli estremi identificativi del conto corrente dedicato di cui all’art. 3 della L. 136/2010, nonché le generalità ed il codice fiscale delle persone delegate ad operare sul predetto conto corrente. Qualora le transazioni relative al presente contratto siano eseguite senza avvalersi di banche o della società Poste Italiane S.p.A., il presente contratto si intende risolto di diritto, secondo quanto previsto dall’art. 3, comma 8, della L. 136/2010.
L’aggiudicatario si obbliga altresì a inserire nei contratti sottoscritti con i subappaltatori o i subcontraenti, a pena di nullità assoluta, un’apposita clausola con la quale ciascuno di essi assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla Legge 13 agosto 2010 n. 136.
Il Fornitore del servizio che ha notizia dell’inadempimento della propria controparte agli obblighi di tracciabilità finanziaria, procede all’immediata risoluzione del rapporto contrattuale, informandone contestualmente l’Amministrazione Contraente e la Prefettura territorialmente competente. Il Fornitore del servizio si obbliga e garantisce che nei contratti sottoscritti con i subcontraenti, verrà assunta dalle predette controparti l’obbligazione specifica di risoluzione immediata del relativo rapporto contrattuale nel caso in cui questi abbiano notizia dell’inadempimento della propria controparte agli obblighi di tracciabilità finanziaria, con contestuale obbligo di informazione nei confronti del Comune di Piacenza, della Prefettura territorialmente competente.Con riferimento ai subcontratti, il Fornitore del servizio si obbliga a trasmettere al Comune di Piacenza, oltre alle informazioni di cui all’art. 118, comma11,del D.Lgs. n. 163/2006, anche apposita dichiarazione resa ai sensi del D.P.R.n. 445/2000, attestante che nel relativo subcontratto è stata inserita, a pena di nullità assoluta, un’apposita clausola con la quale il subcontraente assume gli obblighi di tracciabilità di cui alla Legge sopracitata. Per tutto quanto non espressamente previsto, restano ferme le disposizioni di cui all’art. 3 della L. 13/08/2010 n.136.
ART. 33 - TUTELA DATI PERSONALI
La Ditta e gli operatori addetti al servizio saranno tenuti alla tutela della riservatezza dei soggetti assistiti. Il personale è tenuto al rispetto delle norme che regolano il segreto professionale e il segreto d’ ufficio. L’impresa aggiudicataria si impegna a non utilizzare in alcun caso le notizie e le informazioni in possesso dei suoi operatori e raccolte nell’ambito dell’attività prestata.
Resta, comunque, salva ogni possibilità di accertamento e controllo da parte del Responsabile Unico
del Procedimento circa il rispetto delle norme di cui al presente Capitolato. In ottemperanza a quanto
stabilito dall’art. 13 del D.Lgs. 196/2003 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”), i dati
personali forniti dall’appaltatore secondo quanto richiesto dal presente capitolato sono acquisiti
dall’Ente per il perseguimento dei propri fini istituzionali e il loro trattamento sarà improntato a
principi di correttezza, liceità e trasparenza. Il conferimento dei dati è obbligatorio per l’affidamento del servizio oggetto d’appalto e l’eventuale rifiuto di fornire tali dati potrebbe comportare la mancata o non corretta instaurazione del rapporto contrattuale.
Titolare del trattamento è il Comune di Piacenza, con sede in Piazza Cavalli 2 – 29121 Piacenza;
Responsabile del trattamento è il Dirigente del Servizio “Servizi Educativi e Formazione”
In ogni momento l’appaltatore potrà esercitare i Suoi diritti ai sensi dell’art. 7 del D.L.vo 196/2003.
ART. 34 NORMA FINALE E DI RINVIO
Per quanto non espressamente indicato nel presente Capitolato speciale d'appalto, si intendono
richiamate le disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia, ivi comprese quelle
contenute nel bando e nelle norme di gara.
Allegato A -
Capitolato Tecnico Sistema per la gestione integrata delle refezioni scolastiche
con modello PostPagato
e pagamenti Elettronici PagoPA
Oggetto della fornitura
Sarà oggetto della fornitura una soluzione SaaS (Software as a Service) finalizzata alla gestione integrata delle refezioni scolastiche capace di gestire in modo efficiente ed il più possibile automatizzato i seguenti macro-ambiti:
processo di iscrizione e gestione del Ciclo Scolastico;
rilevazione presenze degli alunni tramite tablet presso le scuole tariffazione utente;
gestione del pagamento ed avvisatura all’utente;
procedure automatiche di controllo ed avvisatura;
sistema di back-office e reporting;
portale utente (genitore)Attuale modello operativo di riferimento
Il sistema da implementare ha l’obiettivo di consentire la gestione informatizzata delle fasi di processo, ed in particolare:
iscrizione ed aggiornamento della base dati utente che fruiscono dei servizi di refezione;
rilevazione presenze informatizzata delle presenze da parte del personale scolastico ai fini della preparazione pasti con comunicazione alle cucine e gestione diete speciali;
procedure di calcolo della tariffa / retta relativa ai pasti consumati ed emissione automatica dell’avviso di pagamento integrata con piattaforma pagoPA in uso presso l’Ente;
gestione delle posizioni di pagamento e controllo situazioni di morosità;
reporting ad uso del personale di BackOffice;
comunicazioni Automatiche via mail / SMS per notifica alle famiglie;
interconnessione automatica a servizio di spedizione postale massiva.
Allo scopo di una migliore comprensione dell’attuale processo di gestione del servizio di refezione scolastica, si illustra lo schema del processo di lavoro nel flowchart – “Flusso Sistema Gestione Refezioni v.1.0”.
Il modello di gestione attuale si basa sul principio del post pagato, con utilizzo di avvisi mensili a mezzo posta. L’Ente intende transitare su un modello che supporti l’avvisatura elettronica come canale di comunicazione preferenziale in affiancamento al sistema di spedizione a mezzo posta.
Il costo del singolo pasto è funzione del modello tariffario adottato dall’ente ed associato alla singola posizione.
Funzionalità richieste al nuovo sistema
Il modello di gestione implementato dalla nuova soluzione manterrà il principio del post pagato, con utilizzo di avvisi mensili pagabili sul sistema pagoPA.
Il costo del singolo pasto dovrà essere calcolato in funzione del modello tariffario adottato dall’ente ed associato alla singola posizione. Il sistema deve adeguare il calcolo tariffario negli anni successivi al primo, nel caso l’Ente definisca adeguamenti delle fasce o delle tariffe, senza oneri ulteriori per l’Ente stesso. Le regole per il calcolo della tariffa sono contenute nell’allegato D) al capitolato speciale,.
Il sistema deve produrre in automatico, alla chiusura di ogni mese, la retta da applicare al singolo utente e caricare sulla piattaforma dei pagamenti PagoPA in uso presso l’Ente i dati necessari alla creazione dell’avviso di pagamento.
A seguito di ciò il sistema, per gli utenti che in fase di iscrizione hanno acconsentito all’invio di comunicazioni telematiche indicando il numero di cellulare e l’indirizzo email, deve avvisare l’utente tramite SMS che verrà emesso un avviso di pagamento con messaggio configurabile (Testo + Importo + Mese Riferimento + Codice IUV restituito dalla piattaforma PagoPA);
L’avviso di pagamento verrà inviato alla email dell’utente dalla piattaforma PagoPA in uso presso l’Ente. Per gli utenti che hanno fornito il solo numero di cellulare senza indirizzo mail, il sistema deven notificare via SMS l’emissione dell’avviso di pagamento come sopra indicato; ricostruire a partire dai dati restituiti dalla piattaforma PagoPA (codice IUV) e da quelli utilizzati per il caricamento della posizione di pagamento (Causale, Importo, Utente, Indirizzo, …) un avviso standard PagoPA come definito dai modelli AGID; interconnettersi al servizio di spedizione postale scelto per l’invio automatico a mezzo posta dell’avviso di pagamento.
Per tutti gli altri utenti che non hanno acconsentito alle comunicazioni a mezzo elettronico il sistema deve ricostruire a partire dai dati restituiti dalla piattaforma PagoPA (codice IUV) e da quelli utilizzati per il caricamento della posizione di pagamento (Causale, Importo, Utente, Indirizzo, ...) un avviso standard PagoPA come definito dai modelli AGID ed interconnettersi al servizio di spedizione postale scelto per l’invio automatico a mezzo posta dell’avviso di pagamento.
In caso di mancato pagamento delle mensilità il sistema deve:
estrapolare, a distanza di X giorni, configurabili sulla piattaforma, dalla data di caricamento della posizione di pagamento, tutte le posizioni degli utenti che non hanno effettuato il pagamento e inviare in automatico un sms di sollecito con testo predefinito che includa gli importi relativi alla posizione da saldare
estrarre, con periodicità configurabile (es. mensile, trimestrale, quadrimestrale o semestrale) tutte le posizioni con morosità e produrre una lettera di sollecito da inviare con raccomandata in modo automatico tramite il servizio di spedizione postale scelto. Si richiede a questo scopo che il
sistema sia integrato con il protocollo dell’Ente non solo per la ricezione delle iscrizioni ma anche per le spedizioni in uscita.
Architettura di riferimento
Il seguente diagramma a blocchi descrive l’architettura di riferimento nelle sue componenti peculiari. La piattaforma Software dovrà essere integrata tramite WS a sistemi terzi per permettere la gestione dei pagamenti elettronici ed il travaso automatico dei dati dalla piattaforma gestione istanze in uso presso l’Ente al sistema di BackOffice.
L’Aggiudicatario dovrà obbligatoriamente effettuare il travaso automatico dei dati dal portale Gestione Istanze (ElixForms) nel db utilizzato dal gestionale di BackOffice assicurandone la consistenza.
L’Aggiudicatario potrà in alternativa fornire una soluzione propria per la gestione delle iscrizioni a condizione obbligatoria che il sistema sia utilizzabile anche a sportello da operatore per la compilazione delle domande per conto terzi ed integrato con il sistema di protocollo dell’Ente per la protocollazione ed invio della ricevuta di avvenuta iscrizione su email dell’utente. Anche in questo caso i dati dovranno essere automaticamente trasferiti dal portale iscrizione al gestionale di back-office.
Modalità di erogazione ed infrastruttura abilitante
La modalità di erogazione del servizio da parte dell’Aggiudicatario sarà obbligatoriamente di tipo SaaS (Software as a Service) senza necessità di installazione e gestione di alcuna componente del sistema (hw/sw) on premise presso l’Ente.
Certificazione di Conformità al GDPR
L’Aggiudicatario dovrà dichiarare la conformità del sistema applicativo fornito al nuovo regolamento Europeo GDPR ed in particolare dettagliare le misure di sviluppo (Privacy by Design) per l’implementazione cifrata della base dei dati personali ed eventuale pseudo- anonimizzazione incluse le caratteristiche di sicurezza adottate a protezione dei dati.
L’Aggiudicatario dovrà certificare la conformità alle norme di gestione della Sicurezza Informatica e Incident Response quali ISO27001/31/35.
Portale di BackOffice
Il portale di back-office che il nuovo sistema deve implementare è inteso come interfaccia web accessibile e fruibile da tutti i browser di mercato (Chrome dalla ver. 50 inclusa, MSFT IE dalla ver. 8.0 inclusa, Mozilla Firefox dalla ver. 52 inclusa) da parte dell’Utente di back-office dell’Ente che vi si autenticherà con le proprie credenziali di Active Directory. Il sistema pertanto dovrà prevedere questa funzionalità mantenendo allineate ed aggiornate le credenziali del singolo Utente rispetto all’AD come sorgente autoritativa delle informazioni. Le funzioni di back-office che il sistema deve implementare sono le seguenti:
gestione anagrafica iscrizioni (primo anno e rinnovo anni successivi fino al completamento del ciclo scolastico) e dettaglio delle posizioni relative alla tariffa e alla situazione pagamenti;
invio di un sms massivo a tutti gli utenti presenti nella banca dati storica (circa 4000), prima dell’avvio delle iscrizioni, come promemoria;
integrazione con il programma di protocollo informatico finalizzato alla protocollazione;
gestione delle posizioni anagrafiche bambino / genitore (inserimento / modifica / cancellazione);
gestione delle posizioni di pagamento (inserimento / modifica / cancellazione);
aggiornamento automatico periodico (settimanale) dei dati da anagrafe (residenza e stato di famiglia) mediante controllo ed aggiornamento automatico dell’indirizzo di residenza e composizione del Nucleo Familiare con interrogazione WebService (di seguito WS) Anagrafe per i cittadini residenti sul territorio. In caso di variazioni il sistema deve inviare alert all’operatore di BackOffice per il controllo della posizione e l’eventuale possibilità di ricalcolo della tariffa e del relativo inserimento manuale da parte dell’Operatore di back-office come da specifiche del regolamento Comunale.
La gestione anagrafica dovrà comprendere il seguente set minimo di informazioni:
dati anagrafici del genitore pagante (codice fiscale, data e luogo di nascita, residenza, eventuale domicilio);
dati anagrafici dell’alunno iscritto a mensa (codice fiscale, data e luogo di nascita, scuola e classe frequentata);
dati anagrafici (nome, data di nascita e codice fiscale, scuola o nido frequentati) dei fratelli/sorelle eventualmente frequentanti altre mense private o nidi;
eventuale possesso della family card nelle due ipotesi 4 figli o più di 4;
ISEE specifico (non la fascia);
eventuale certificazione legge 104;
eventuale affido;
eventuale condizione di protezione sociale;
nominativo eventuale assistente sociale;
richiesta dieta speciale (dieta vegetariana, vegana, etico – religiosa no maiale, etico religiosa no manzo, etico religiosa no tutta la carne);
richiesta dieta medica (comporta l’inserimento di un allegato in formato doc, pdf);
scelta della modalità di ricezione dell’avviso di pagamento: via mail o invio cartaceo;
calcolo e visualizzazione della tariffa del singolo iscritto con possibilità di sovrascriverla manualmente da parte dell’Operatore di back-office.
I dettagli sono riportati negli specifici Allegati: “Modello Iscrizioni” e “Modalità di calcolo della retta”.
Il sistema dovrà inoltre consentire la gestione dei documenti allegati con possibilità sia di collegamento con la posizione individuale del bambino iscritto, sia di archiviazione separata per tipologia di documento: documenti di identità, certificazioni l. 104, atti di affido, richieste diete mediche.
Strumenti di Reporting
Il sistema dovrà produrre i seguenti report minimi estraibili in formato Excel 2013/16 e csv:
elenco iscritti;
elenco iscritti per scuola;
numero di presenti ogni giorno sulla base della rilevazione fatta dal personale scolastico, divisi per scuola e per ordine (materna/elementare), classe e sezione;
numero adulti presenti ogni giorno divisi per scuola e divisi tra personale docente e altri adulti;
bambini con dieta speciale divisi per dieta e per scuola;
numero iscritti per fascia tariffaria;
elenco iscritti non residenti;
elenco esenti;
elenco posizioni con passivo;
totale costo (per gli utenti) dei pasti consumati dal – al –;
report dei pagamenti effettuati per il singolo bambino (per le detrazioni);
report delle posizioni con insoluto dopo un tempo definito dall’invio della lettera di sollecito bonario, con invio in formato compatibile per la riscossione (Società ICA);
report indicante i soli iscritti il cui genitore pagante risulta soggetto a variazioni anagrafiche (residenza, stato di famiglia) nell’arco dell’ultimo mese.
Gestione Pagamenti integrati con PagoPA
Il sistema deve garantire l’integrazione con la piattaforma dei pagamenti in uso all’ente ed interconnessa al circuito PagoPA per il pagamento presso tutti i gestori convenzionati.
Il primo giorno di ogni mese il sistema deve:
produrre un calcolo automatico della retta, basato sul numero di presenze registrate (pasti consumati) nel mese precedente;
caricare la posizione debitoria sulla piattaforma dei pagamenti in uso presso l’Ente (piattaforma PagoPA interconnessione via WS) secondo le specifiche che verranno fornite a seguito dell’aggiudicazione;
inviare in automatico per email l’avviso agli utenti che hanno scelto questa modalità (avviso di emissione posizione di pagamento);
consentire la stampa e spedizione con posta massiva agli utenti che hanno chiesto l’invio in cartaceo. In questo caso, il sistema deve caricare la posizione debitoria sulla piattaforma dei pagamenti in uso presso l’Ente (piattaforma PagoPA, interconnessione via WS) e ricostruire a partire dai dati restituiti dalla piattaforma PagoPA (codice IUV) e da quelli utilizzati per il caricamento della posizione di pagamento (Causale, Importo, Utente, Indirizzo,..) un avviso standard PagoPA come definito dai modelli AGID ed interconnettersi al servizio di spedizione postale scelto per l’invio automatico a mezzo posta dell’avviso di pagamento.
Portale utente (cittadino)
Il Portale utente che il nuovo sistema deve implementare è inteso come interfaccia web accessibile e fruibile da tutti i browser di mercato (Chrome dalla ver. 50 inclusa, MSFT IE dalla ver. 8.0 inclusa, Mozilla Firefox dalla ver. 52 inclusa) da parte dell’Utente (cittadino) per l’iscrizione iniziale del/i propri figli unitamente a richieste speciali (es. diete mediche o etnico/religiose) e la gestione giornaliera del consumo del pasto (disdetta oppure richiesta di pasto in bianco). L’autenticazione dovrà essere implementata attraverso le credenziali SPID e FedERa, login personale.
In particolare l’interfaccia del portale utente dovrà essere facilmente accessibile alla più ampia tipologia di utenti : cittadini con buon livello di competenze culturali e tecniche; cittadini con conoscenza generica degli strumenti informatici; cittadini italiani con scarse competenze informatiche e scarse competenze nella decodifica di istruzioni scritte; cittadini di lingua non italiana; utenti in possesso di strumentazioni differenti - pc, tablet, telefoni cellulari.
Il Portale utente dovrà permettere:
la consultazione aggiornata almeno al giorno precedente delle posizioni relative ai figli iscritti sulla quantità dei pasti consumati e della situazione dei pagamenti;
l’autenticazione tramite SPID / FedERa / login locale; la possibilità di richiedere su base giornaliera la preparazione di una dieta medica (pasto in bianco);
possibilità di disdire su base giornaliera la preparazione del pasto in caso di assenza/uscita anticipata dell’alunno/a. In caso d’indisponibilità momentanea del servizio del portale utente, l’Aggiuducatario dovrà mettere a disposizione senza ulteriori oneri per l’Ente un proprio numero verde per l’accettazione dell’eventuale disdetta del pasto da parte del genitore con segnalazione al personale di backoffice tramite mail dell’effetiva rinuncia al consumo del pasto associate a quello specifico alunno. la gestione di diete personalizzate (etnico-religiose/mediche);
la gestione delle iscrizioni qualora l’Aggiudicatario decida di proporre uno scenario di soluzione alternativa (come descritto nella sezione Architettura di Sistema). In questo caso l’Aggiudicatario deve implementare la domanda d’iscrizione fornita in allegato. Al termine dell’inserimento di tutti i dati sopra elencati, il programma dovrà visualizzare in tempo reale il calcolo della tariffa per singolo alunno con possibilità di salvataggio in formato pdf e stampa in locale. L’iscrizione deve essere protocollata;
stampa automatica del report pagamenti per detrazioni.
I dettagli sono riportati nello specifico Allegato: “Visualizzazione dati per portale utente”.
Al secondo anno di contratto, ed entro i termini stabiliti dall’Ente, all’Aggiudicatario potrebbe essere richiesto d’integrare senza ulteriori oneri nel medesimo portale anche la funzionalità d’iscrizione attualmente implementata su ElixForms. Le informazioni da inserire nel portale verranno concordate preventivamente con l’Ente stesso al momento dell’implementazione.
Rilevazione presenze via tablet da parte del personale scolastico
Il sistema - attraverso un’interfaccia web di semplice utilizzo su tablet fornito dall’Aggiudicatario - deve permettere al personale scolastico (inseganti/ATA):
la rilevazione informatizzata delle presenze dell’alunno su base giornaliera (es. via portale web accessibile anche da tablet in uso al personale scolastico incaricato della rilevazione stessa delle presenze;
la gestione di diete personalizzate (etnico-religiose/mediche/vegetariane/vegane) associate al singolo alunno;
l’invio telematico in mattinata del totale dei pasti da preparare ai centri di cottura presenti presso ciascun plesso (in numero di 27) con dettaglio delle eventuali diete personalizzate/mediche nominative di cui al punto precedente; l’invio telematico contestuale giornaliero all’Ente del medesimo totale dei pasti per gestione della fatturazione passiva da parte della Società Terza appaltatrice del servizio mensa;
la possibilità di gestire l’inserimento di altre persone che consumano il pasto oltre ai bambini paganti, con possibilità di inserimento in fasce orarie diverse rispetto alla prenotazione pasti.
In fase di avvio della nuova piattaforma e per un breve periodo transitorio in cui il personale scolastico prenderà dimestichezza con l’uso dell’applicazione su tablet, il sistema dovrà permettere di tracciare la rilevazione presenze e la consuntivazione giornaliera dei pasti preparati mediante l’inserimento manuale da parte dell’operatore di back-office (modalità cartacea).
I tablet (con Sistema Operativo Android) dovranno essere inclusi in fornitura dall’Aggiudicatario nel numero di 50, inclusivi di SIM dati, assistenza/manutenzione/sostituzione entro il giorno successivo in caso di guasto o con dimensionamento di adeguata scorta ad utilizzo dell’Ente.
In caso d’indisponibilità della piattaforma per il carico giornaliero della rilevazione presenze da parte dei singoli Plessi Scolastici, l’Aggiudicatario dovrà provvedere - entro il giorno lavorativo successivo e senza oneri per l’Ente - al caricamento manuale sulla piattaforma stessa delle presenze non rilevate il giorno del al disservizio, conformemente al processo in essere e garantendo la consistenza e la continuità della base dati. L’Ente invierà all’Aggiudicatario le singole presenze in mensa relative al giorno di disservizio in formato elettronico su schede scannerizzate.
Rendicontazione e gestione degli insoluti
Il sistema deve permettere al personale di back-office:
l’export dei dati in formato standard (csv, Excel) per ulteriori elaborazioni off-line;
rendicontazione ordini Cucine (giornaliera / settimanale / mensile / trimestrale / annua) relativa ai pasti erogati.
La piattaforma dovrà permettere la notifica automatica tramite invio di email e SMS a tutte le posizioni con insoluti dopo il termine fissato per la scadenza degli avvisi mensili. Tale termine dovrà essere configurabile con apposito parametro dall’Ufficio, così come la ripetizione dell’invio delle notifiche. Il messaggio dovrà essere configurabile liberamente con la possibilità di inserire anche i parametri di interesse quali - a titolo non esaustivo - Ammontare Insoluto, Nome Figlio, Avvisi Emessi.
La piattaforma dovrà gestire in modo indipendente ogni posizione (es. genitore con più figli) con indicazione della posizione da saldare specifica di ogni singolo alunno iscritto.
Per gli utenti che non hanno indicato indirizzo mail il sollecito dovrà avvenire tramite invio di SMS di notifica ed invito bonario a saldare.
Gli SMS dovranno essere inviati in modo automatico dalla piattaforma e sarà onere dell’Aggiudicatario provvedere all’invio tramite gestore/gateway di propria scelta includendo un pacchetto di 130.000 SMS da utilizzarsi nell’arco della durata contrattuale.
Il sistema inoltre, con cadenza configurabile (mensile, bimestrale, trimestrale, quadrimestrale o semestrale) dovrà estrapolare automaticamente le posizioni con insoluti e generare una lettera PDF di invito al pagamento secondo un modello prodotto dall’Ente dopo averla protocollata.
Il sistema offerto dovrà quindi provvedere all’invio automatico all’utente tramite interconnessione a sistema di posta massiva per la stampa e spedizione tramite raccomandata scelto dall’ Aggiudicatario. Il sistema di stampa e spedizione dovrà generare a cadenza mensile un report dei solleciti inviati con indicazione del codice fiscale del genitore, dell’identificativo posizione relativo al figlio iscritto e dell’ammontare dell’insoluto. Il volume di riferimento è pari a 1.000 solleciti ogni 6 mesi. Eventuali scostamenti in diminuzione o eccesso sono da intendersi comunque inclusi nel canone mensile senza ulteriori oneri per l’Ente.
Integrazioni con Terze Parti tramite Web Services
La documentazione relativa ai WS per l’integrazione tra sistemi verrà fornita unicamente in fase di affidamento e soggetta a firma di Non-Disclosure-Agreement tra i fornitori dei sistemi interessati.
Si forniscono comunque delle indicazioni relative al modello tecnologico adottato per le varie componenti.
L’implementazione dei WS dovrà essere completata massimo entro 10 gg (lavorativi) dalla consegna del servizio e dovrà essere fornita documentazione degli interfacciamenti implementati.
La piattaforma di gestione delle istanze (Elixforms) è erogata in SaaS su Data Center remoto ed utilizza un modello di interoperabilità SOA e Open-standard con dati “aperti” in formato XML o JSon per l’accesso completo a tutti i dati. Il modello dati segue una struttura semplice ad albero di fascicolo e schede di metadati inserite. La singola Information Unit espone i dati tramite ID unico di sistema attraverso rappresentazione XML o Json di funzioni di lista e ricerca veloci. I dati sono aperti e non proprietari e disponibili per l’elaborazione attraverso i più disparati strumenti di mercato in grado di eseguire chiamate SOAP o REST. I dati sono sempre disponibili nei formati XML e Json tramite servizi REST o SOAP per il recupero(pull) in ogni fase del processo. Nelle specifiche sono documentati i flussi per recuperare i dati di una domanda in un modulo con i
dettagli delle chiamate e parametri di riferimento ed in particolare: Get della lista delle domande inoltrate, Get della domanda completa con Object ID specifico, Get della sola scheda specifica, Lista delle domande inoltrate per ID Utente, Lista delle domande inoltrate per username, Dettaglio della domanda, Download file binario allegato.
La piattaforma dei pagamenti elettronici è utilizzata in modalità SaaS su Data Center esterno per la gestione dei modelli PagoPA ed in particolare Modello_1_Interattivo per il pagamento online con codice IUV generato all’atto del pagamento e Modello_2_PressoPSP con emissione di avviso di pagamento secondo gli standard definiti da AgID. La documentazione tecnica dei WS espone il dettaglio delle chiamate e parametri da utilizzare per la gestione del ciclo di pagamento ed in particolare: inserimento dei dovuti, modifica singolo dovuto, cancellazione singolo dovuto, stato dei pagamenti, inserimento dei dovuti da altri servizi e portali online al cittadino. Le chiamate ai metodi dovranno essere effettuate in POST ed il sistema corrisponderà un flusso Json che contiene l’esito dell’operazione ed un array di uno o più valori restituiti.
Il sistema di protocollo è basato sul progetto DOCAREA che ha definito le regole relative al flusso dei documenti che vengono trattati dall’Ente per permettere ad un cittadino che utilizza ad es.
un’applicazione Web che invoca il WS di effettuare una protocollazione in entrata oppure all’ente che genera un documento di protocollarlo in uscita e spedirlo. Si richiede all’Aggiudicatario di certificare la compatibilità del sistema con DOCAREA. Tale requisito è obbligatorio.
Il sistema di protocollo è conforme a quanto previsto dal DPR 445/2000, dal codice dell’amministrazione digitale (CAD) e dalle regole tecniche di settore. L'applicativo web based è fruibile all'interno della rete locale dell'Ente ed espone anche all'esterno della rete locale i metodi e le classi delle funzioni di interoperabilità applicativa.
Le specifiche tecniche di interfacciamento da utilizzare per chiamare i WS si basano su protocollo SOAP per il trasferimento dei dati, sul linguaggio WSDL per descrivere il servizio e su schema XML per profilare i dati. Le modalità di registrazione del documento nel sistema per l’attribuzione del numero di protocollo verificano la presenza delle informazioni obbligatorie che sono diverse a seconda se la registrazione di protocollo riguardi un flusso di documento in entrata o un flusso di documento in uscita.
Si precisa che il metodo di protocollazione non si occupa degli aspetti relativi alla spedizione di documenti protocollati in uscita. Tale ambito viene demandato all’applicazione chiamante. I metodi esposti da WS DOCAREAProto sono: metodo di login, esegue l’autenticazione nell’applicativo di protocollo ed effettua il recupero del token DST di sicurezza, metodo di inserimento, acquisisce il file elettronico e gli attribuisce un identificativo da utilizzare nell’invocazione del metodo di protocollazione e metodo di protocollazione metodo di protocollazione, esegue la protocollazione di un documento e dei suoi eventuali allegati.
Gestione Progetto
Una volta aggiudicato il contratto, l’Ente pianificherà un meeting di kick-off d’inizio progetto in cui sarà condiviso un cronoprogramma dettagliato con attività (WBS), ruoli (matrice RACI) e scadenze (due-date) per ogni step del progetto, fino all’accettazione post collaudo.
In tale occasione, l’Ente e l’Aggiudicatario indicheranno un rispettivo referente di progetto responsabile del coordinamento delle proprie risorse che agirà da punto di contatto sia per le attività a piano sia per le eventuali escalation.
Al termine del progetto, l’Aggiudicatario indicherà un proprio referente – se non nominativo quantomeno funzionale - quale contatto unico per le richieste di supporto in fase di messa in produzione ed esercizio.
Start Up, Collaudo ed Assistenza alla Configurazione dei Servizi
In fase di Start Up, l’Aggiudicatario deve garantire tutta l’assistenza tecnica per la configurazione dei servizi anche con interventi OnSite se richiesti. L’Aggiudicatario dovrà effettuare l’import dei dati disponibili per fissare la base dati di partenza al tempo zero e concordare tutte le parametrizzazioni necessarie ed ha l’obbligo di presentare un cronoprogramma con il dettaglio delle attività da espletare per l’avviamento e messa in esercizio della piattaforma.
In fase di Start Up, l’Aggiudicatario dovrà effettuare il porting dei dati in dotazione all’Ufficio Refezioni tramite import da Query su database del Gestionale in corso e/o import di file in formato CSV con le posizioni relative alle iscrizioni / anagrafica.
Nel caso in cui il processo di iscrizione alle refezioni sia già in corso, in fase di startup della propria piattaforma, l’Aggiudicatario dovrà travasare tutti i dati relativi alle domande di iscrizione dall’attuale piattaforma Elixforms di gestione istanze all’interno del proprio gestionale per consentire l'utilizzo in corso d'anno dei nuovi processi.
Ogni volta che l’Ente richieda una modifica o personalizzazione, l’Aggiudicatario dovrà provvedere a garantire il supporto adeguato senza ulteriori oneri per l’Ente.
L’implementazione e relativo collaudo della soluzione completa - inclusiva di simulazioni d’invio di solleciti d’insoluto - dovrà avvenire massimo entro 10 gg (lavorativi) a partire dal completamento dello sviluppo dei WS.
In caso di esito positivo si provvederà a formalizzare a firma congiunta l’accettazione del servizio.
In caso di esito negativo l’Aggiudicatario avrà 10 giorni (lavorativi) a disposizione per eventuali modifiche e/o aggiustamenti e si procederà ad un secondo collaudo che se negativo potrà comportare la rescissione del contratto.
Collaudo
Il collaudo verificherà la funzionalità operativa di tutte le funzioni richieste ed in particolare di:
funzionamento dell’integrazione WS per il travaso automatico dei dati dal sistema gestione istanze/portale iscrizioni al sistema di back-office a partire da una iscrizione Test;
simulazione del Ciclo di rilevazione presenze, passaggio ordini a cucine;
elaborazione della retta e produzione dell’avviso con invio in automatico a chi ha scelto la modalità mail o stampa per chi ha scelto il cartaceo;
funzionamento dell’integrazione WS con la piattaforma dei pagamenti PagoPA in uso presso l’Ente con la simulazione di un pagamento con cifra simbolica su una posizione Test;
test della funzionalità di notifica email e SMS su posizioni con insoluto;
test del meccanismo di autenticazione SPID/FedERa, login personale;
test delle funzionalità richieste per il portale genitori;
test del Reporting per la parte BackOffice Ufficio Refezioni.
L’ Aggiudicatario deve garantire la corretta operatività della piattaforma per tutta la durata contrattuale ed erogare un servizio di Help Desk con Numero Verde e/o interfaccia Web da utilizzare per aprire richieste di assistenza e segnalazioni disservizi. Le richieste devono poter essere associate ad una priorità secondo il modello di SLA indicato nel presente capitolato.
L'assistenza deve coprire le necessità atte a risolvere problemi di carattere sistemistico, applicativo e di supporto al back-office. I costi telefonici relativi all'assistenza sono a carico dell’Aggiudicatario nel caso in cui sia necessario richiamare il cliente per la richiesta di assistenza.
Il sistema di Help Desk deve permettere la consultazione delle richieste di assistenza in lavorazione con l'indicazione dello stato (Aperta, Presa in Carico, In Gestione, Chiusa) ed il tempo di lavorazione.
L’Aggiudicatario deve garantire per tutta la durata del periodo contrattuale l'aggiornamento del software applicativo e di piattaforma comunicando di volta in volta all'Ente le Release Note e la lista degli aggiornamenti effettuati. L'aggiornamento deve essere effettuato ogni qualvolta sia disponibile una patch/bug fixing anche di security o nuova release con rilascio di nuove funzionalità.
L’Aggiudicatario deve gestire in totale trasparenza ed autonomia il Backup dei dati predisponendo le misure idonee ad impedire la distruzione e/o danneggiamento dei dati rendendo possibile il ripristino in caso di incidente.
L’Aggiudicatario deve dichiarare il modello di Backup e Ripristino utilizzato con l'indicazione dei parametri RTO, RPO, Retention, delle politiche automatiche adottate (Full Backup, Backup Incrementale, Backup differenziale, Disk Image, Hot Backup, Cold Backup) e delle tempistiche (Settimanale, Giornaliero, Mensile).
Nel caso di Incident con piattaforma e base dati danneggiata, l’Aggiudicatario dovrà occuparsi di tutte le attività di ripristino senza oneri aggiuntivi da parte dell'Ente e nei tempi previsti dalla classe di servizio “incident”.
L’infrastruttura abilitante dell’Aggiudicatario deve garantire un Disaster Recovery con RPO minore di 4 ore certificato.
L’Aggiudicatario deve certificare le modalità di utilizzo di tecniche di cifratura utilizzate per il Backup con l'indicazione dei dati cifrati.
In relazione all'impiego di tecniche di cifratura è necessario che queste non pregiudichino la disponibilità dei dati in caso di necessità, e che, pertanto, sia assicurata a tale scopo la compatibilità tecnologica dei supporti, dei formati di registrazione, degli strumenti crittografici e delle modalità di lettura dati per tutta la durata della conservazione del dato.
Livelli di Servizio
La classificazione di ogni potenziale richiesta di assistenza da parte dell’Ente dovrà ricadere nelle seguenti classi di severità associate ai rispettivi livelli di servizio (minimi) in funzione del loro impatto sull'operatività da parte dell’Utenza – intesa sia come cittadinanza sia come personale dell’Ente.
L’Aggiudicatario dovrà mettere a disposizione un servizio di supporto accessibile unicamente all’Ente sia telefonicamente che attraverso modalità informatica che permetta la tracciabilità temporale della risoluzione della richiesta di supporto [Ticketing con Apertura, Presa in Carico, Risoluzione]. Il servizio dovrà essere disponibile dal Lunedì al Venerdì dalle ore 09:00 alle ore 17:30
La tabella seguente riporta la mappatura tra la classe di severità ed il corrispondente livello di servizio (questo ultimo dato dalla somma del Tempo di Presa in Carico e del Tempo di Risoluzione).
Per disponibilità della piattaforma si intende indistintamente la disponibilità sia del portale utente sia del portale di backoffice sia dell’applicazione tablet in uso al Personale Scolastico.
Classe Tipologia T Pr in Carico T Risoluzione T Tot
Incident Servizio Non Disponibile
1h 1h 2h
Request Richiesta Assistenza Generica
2h 2h 4h
Penali
Startup
Come già anticipato, in fase di Startup l’implementazione dei WS dovrà essere completata massimo entro 10 gg (lavorativi) dalla consegna del servizio e dovrà essere fornita documentazione degli interfacciamenti implementati.
L’implementazione e relativo collaudo della soluzione completa - inclusiva di simulazioni d’invio di solleciti d’insoluto - dovrà avvenire massimo entro 10 gg (lavorativi) a partire dal completamento dello sviluppo dei WS.
In caso di esito negativo l’Aggiudicatario avrà 10 gg (lavorativi) a disposizione per eventuali modifiche e/o aggiustamenti e si procederà ad un secondo collaudo che se negativo potrà comportare la rescissione del contratto.
Qualora il proponente in fase di offerta avesse dichiarato quale elemento migliorativo del servizio l’erogazione di formazione al Personale scolastico presso i 10 distretti scolastici e l’erogazione della formazione non avvenga entro 1 mese dall’avvio del servizio, verrà applicata una penale
“una tantum” pari a 2.500 Euro .
Penali di Esercizio
Ogni Trimestre l’Aggiudicatario deve produrre un report con la lista di tutte le richieste di assistenza ed il dettaglio dei tempi di Presa in Carico, Risoluzione e Tempo Totale.
Per ogni Ticket relativo sia agli Incident che alle Request che ecceda il T_Tot stabilito dalla tabella delle classi di servizio, l’Ente si riserva di applicare una penale di Euro 200,00 Euro IVA Inclusa per i primi 5 ticket non conformi.
In ragione di un rateo maggiore di disservizi legati alla piattaforma, per ogni ulteriore ticket – e limitatamernte ai soli Incident - non risolto entro le 2 ore, l’Ente si riserva di applicare una penale di 1000,00 Euro IVA Inclusa.
Tutte le eventuali penali applicabili che verranno stornate cumulativamente nella fattura a saldo di fine anno.
Formazione del personale
In fase di Startup della piattaforma l’Aggiudicatario deve garantire la formazione OnSite per il personale tecnico (Amministratore di Sistema), personale di BackOffice e personale scolastico al fine di rendere completamente autonomo ed operativo il personale dell'Ente e delle scuole.
Il piano di formazione dovrà essere articolato in aree funzionali (Area sistemistica, Area Applicativa, Funzionalità, Operatività). La formazione deve garantire non solo aspetti più
propriamente tecnici ed informatici ma anche di processo che dovranno essere necessariamente affrontati per garantire la corretta implementazione dei servizi.
Formazione tecnica
La formazione tecnica comprenderà a titolo non esaustivo i seguenti argomenti:
configurazione;
gestione;
amministrazione del sistema
prevedendo un minimo di 2 giornate onsite per gli operatori che verranno individuati.
Formazione Personale di BackOffice e Personale Scolastico
La formazione per il personale di BackOffice e scolastico coprirà tutti gli aspetti di utilizzo del sistema per la gestione dei pagamenti, prevedendo un minimo per gli operatori che verranno di volta in volta individuati:
Per il primo anno:
2 giornate onsite presso una sede dell’Ente prima dell’avvio del Sistemaper il Personale di BackOffice
;
5 giornate onsite presso una sede dell’Ente prima dell’avvio del Sistemaper il Personale Scolastico
2 mezze giornate successive, durante il primo mese di funzionamento, con modalità di formazione / affiancamento;
2 mezze giornate nel corso dei successivi sei mesi, da configurare come formazione/affiancamento in cui gli operatori riportano casistiche e problematiche emerse, anche con una logica di possibile sviluppo e miglioramento del Sistema
Per gli anni successivi
2 giornate onsite prima dell’avvio delle nuove iscrizioni;
1 mezza giornata, durante il primo mese di funzionamento, con modalità di formazione / affiancamento;
2 mezze giornate nel corso dei successivi sei mesi, da configurare come formazione/affiancamento in cui gli operatori riportano casistiche e problematiche emerse, anche con una logica di possibile sviluppo e miglioramento del sistema.
