in collaborazione con
CONSERVAZIONE E
DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE
Principi, modelli organizzativi e metodi concreti di attuazione degli obiettivi dell’Agenda Digitale
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COMITATO SCIENTIFICO
Franco Fontana, Professore Ordinario di Economia e Gestione delle Imprese e docente di Organizzazione Aziendale
Nunzio Casalino, Professore Associato di Organizzazione Aziendale
Maria Pia Giovannini, Responsabile Area Pubblica Amministrazione - Agenzia per l’Italia Digitale Enrica Massella Ducci Teri, Responsabile del Servizio Monitoraggio area e coordinamento dell’Area Pubblica Amministrazione - Agenzia per l’Italia Digitale
OBIETTIVI
Il corso, aggiornato alla più recente normativa emanata, si rivolge a professionisti, aziende e amministrazioni pubbliche interessati ad acquisire, da un lato, le necessarie competenze giuridiche, dall’altro quelle tecniche ed organizzative nell’ambito della gestione documentale. Aziende e amministrazioni pubbliche, per competere, hanno sempre più la necessità di migliorare la produttività e ridurre i costi rivedendo periodicamente obiettivi e processi, ma spesso trascurando questo settore che da solo può incidere fortemente sul recupero di redditività. L’adozione di portali aziendali interattivi, della posta elettronica certificata, di sistemi di approvazione online dei procedimenti, l’impiego diffuso delle tecnologie di customer relationship management e la modifica dei modelli di business evidenziano in molte organizzazioni difficoltà nella loro gestione e nella capacità di disporne. È, quindi, necessaria una sempre maggiore conoscenza, nel pubblico e nel privato, degli strumenti di gestione di documenti e contenuti, delle loro interdipendenze e degli aspetti organizzativi, di come sceglierli, adottarli e del modo migliore di impiegarli. La normativa contiene indicazioni non sempre chiare e quindi un approfondimento ed un aggiornamento sono particolarmente utili per la realizzazione e l’utilizzo di soluzioni “a norma di legge”. Il corso permetterà di adottare, nella propria organizzazione, efficaci sistemi di gestione documentale e rispettare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione dei documenti informatici. Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale introduce un insieme di innovazioni che vanno a incidere concretamente sui comportamenti e sulle prassi delle organizzazioni e sulla qualità dei servizi resi. Nel corso si approfondiranno quindi aspetti come: le modalità di riorganizzazione dei processi e dei flussi documentali; la razionalizzazione organizzativa e la semplificazione dei procedimenti; l’introduzione efficace del protocollo informatico e del fascicolo elettronico; l’introduzione di forme di pagamenti online; le modalità di interscambio dei dati tra imprese e PA; l’idonea adozione della PEC; l’accesso ai servizi in rete e l’utilizzo della firma digitale; le modalità di dematerializzazione dei documenti; la valutazione dell’efficacia dei sistemi di gestione documentale;
l’arricchimento dei contenuti dei portali aziendali e istituzionali in termini di trasparenza e tracciabilità.
NORMATIVA DI RIFERIMENTO
- Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici pubblicate da AgID nel 2016;
- DPCM 13 novembre 2014 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015, Regole tecniche per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni;
- Circolare AgID 10 aprile 2014 n. 65, Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici;
- DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione degli archivi digitali;
- D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale;
- D.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42, Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio;
3 - DPR 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa.
DESTINATARI
Il corso mira a soddisfare le esigenze di formazione di imprese, amministrazioni pubbliche e professionisti che devono formare la figura del Responsabile della Conservazione, trasferendogli conoscenze e competenze organizzative, tecnologiche e giuridiche. Il corso è inoltre indirizzato a tutte le figure professionali che partecipano al processo di dematerializzazione dei documenti in una organizzazione, sia che il processo sia svolto internamente sia che sia affidato in outsourcing. Altre figure professionali a cui il corso si rivolge sono: i responsabili della direzione aziendale, dei sistemi informativi, gli addetti alla gestione documentale, i responsabili funzionali, i capi progetto coinvolti nella realizzazione di un sistema di gestione di documenti e informazioni in formato digitale.
STRUTTURA
Il corso è erogato in modalità e-learning per un totale di 56 ore di formazione disponibile 24 ore su 24 - 7 giorni su 7. La scelta di strutturare il corso in modalità e-learning nasce per le seguenti ragioni:
- in primo luogo la necessità di ottimizzare i costi per la formazione ed evitare lo spostamento dei partecipanti e, di conseguenza, il tempo trascorso fuori dall’ambiente di lavoro;
- configurare uno spazio virtuale attraverso il quale interagire a distanza, entrando a far parte di una comunità di esperti, sensibile alle tematiche della gestione documentale, dell’Agenda Digitale, dell’innovazione e modernizzazione dei flussi documentali e della conservazione.
METODOLOGIA DIDATTICA
Il percorso formativo è progettato da LUISS Business School in blended learning, una modalità didattica interattiva che unisce le metodologie tradizionali dell’aula universitaria ad una fruibilità innovativa per l’erogazione di materiali didattici supportata dalla rete e adatta soprattutto per chi lavora. L’adozione di tecniche e metodologie didattiche che integrino e superino il tradizionale modello di erogazione frontale ha l’obiettivo di offrire modelli di apprendimento, basati su casi propri della realtà organizzativa dei partecipanti e sulla presentazione di esercitazioni utili a contestualizzare. Tale approccio didattico favorisce l’applicazione concreta degli strumenti acquisiti. LUISS Business School mette a disposizione il più diffuso learning management system per la gestione e il supporto ai corsi: Blackboard. Tale strumento permette di studiare, condividere il materiale didattico, svolgere verifiche di apprendimento online ed attivare discussioni tematiche attraverso forum online. Durante lo svolgimento del Corso, ogni partecipante sarà supportato da un tutor esperto di dominio, con cui condividere il proprio percorso di studio.
ATTESTATO
Al termine del processo formativo ai partecipanti che avranno svolto l’80% delle attività didattiche (in modalità online) verrà rilasciato l’attestato di frequenza.
PROGRAMMA
L’Agenda Digitale Europea e L’Agenda Digitale Italiana
L’Agenda Digitale Europea
L’Agenda Digitale Italiana
Obiettivi e risultati attesi per imprese, PA e cittadini
Le iniziative prioritarie: fatturazione elettronica, identità digitale, anagrafe nazionale
4 I diritti digitali per cittadini e imprese: la Pubblica Amministrazione digitale
Open-government e trasparenza amministrativa
La digitalizzazione delle PA e la dematerializzazione dei documenti
Il contesto istituzionale: regolamentazione e politiche ICT
Analisi degli impatti sull’operatività delle organizzazioni ed efficacia attesa
Il diritto all’uso delle tecnologie nei rapporti con la PA
Digitalizzazione e semplificazione dei rapporti con le imprese Il Codice dell’Amministrazione Digitale nel quadro normativo vigente
Le novità introdotte dal nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale
DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione degli archivi digitali
Il Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze (MEF) 17 giugno 2014 e la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.18/E del 24/6/2014
Dalla Deliberazione CNIPA 11/04 ai più recenti sviluppi normativi
La Direttiva IVA e cenni al sistema di Interscambio (SDI) Il documento informatico e il fascicolo informatico
Il nuovo D.P.C.M. 13-11-2014, Regole tecniche per la formazione di documenti informatici
Formazione del documento informatico
Excursus sulle tipologie di documenti informatici
Valore giuridico e valore probatorio del documento informatico
Copie, duplicati ed estratti
Il procedimento amministrativo informatico
Modalità di partecipazione al procedimento mediante l’uso delle tecnologie dell’informazione
Il fascicolo informatico e la sua gestione operativa Le firme elettroniche
Firme deboli
Firme forti
La firma digitale e la firma elettronica avanzata (FEA)
Le nuove regole tecniche sulle firme elettroniche
Gestione degli archivi digitali e del sistema di gestione documentale
Differenza tra archivio tradizionale e archivio digitale
Nuove regole tecniche per la gestione documentale informatica
Caratteristiche del sistema di gestione documentale
Fasi del processo: produzione, gestione e archiviazione
Ruoli e responsabilità nell’ambito del sistema di gestione documentale
Manuale di gestione
Titolario e massimario di scarto Il sistema di conservazione digitale
Le Linee Guida dell’AgID sulla conservazione dei documenti informatici
Le regole tecniche e le caratteristiche del sistema di conservazione digitale
Ruoli e responsabilità nell’ambito del sistema di conservazione digitale
Fasi del processo: presa in carico, gestione, conservazione, selezione e scarto
Accesso agli archivi digitali
Manuale della conservazione
Principali standard e specifiche tecniche di riferimento per la conservazione dei documenti informatici
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Conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali La figura del Responsabile della conservazione
Competenze e conoscenze del Responsabile della conservazione
Compiti del Responsabile della conservazione
Organizzazione e definizione delle attività nell’ambito del sistema di conservazione digitale
Strategie di sourcing e affidamento ad un conservatore accreditato
Circolare 10 aprile 2014, n. 65: accreditamento e vigilanza conservatori Sistemi e tecnologie per la conservazione
Formati elettronici
Strumenti e sistemi per lo storage e la conservazione
L’offerta di mercato
Vantaggi e limiti delle soluzioni più innovative
Monitoraggio e analisi di qualità del processo di conservazione Strumenti di comunicazione: la posta elettronica
Nozioni tecnico-giuridiche sulla posta elettronica ordinaria
Aspetti relativi alla sicurezza e alla privacy delle comunicazioni elettroniche
Gestione, conservazione ed archiviazione
I servizi di web mail e tramite client
Valore giuridico e probatorio della posta elettronica e opponibilità ai terzi delle evidenze relative alle operazioni di invio e ricezione
Strumenti di comunicazione: la posta elettronica certificata
Nozioni tecnico-giuridiche sulla posta elettronica certificata
Le tipologie: PEC e CEC-PAC
La PEC ID
L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) L’accesso telematico agli atti delle Amministrazioni
L’accesso telematico a dati, documenti e procedimenti
La fruibilità dei dati e la pubblicazione in formati aperti
Gli obblighi di pubblicazione con effetto di pubblicità legale online Le potenzialità di Internet per le imprese e la PA
Internet e web 2.0
Postazioni fisse, notebook, tablet e smartphone
Infrastrutture di collegamento: banda larga, xDSL, Wi-Fi, UMTS, LAN, WAN
Accessibilità ed usabilità di portali e siti Internet
I dati delle pubbliche amministrazioni: interoperabilità e nuovi servizi online della PA
Interoperabilità
Nuovi servizi online della PA
Open government, open data e adeguamento del quadro normativo di riferimento
La disciplina giuridica in tema di dati in possesso della Pubblica Amministrazione
Esattezza, disponibilità, accessibilità, integrità e riservatezza alla luce delle regole tecniche emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale
Modalità di gestione e pubblicazione dei dati in possesso della PA I siti web e i portali delle Pubbliche Amministrazioni
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Le linee guida sui siti web della Pubblica Amministrazione
La realizzazione e la manutenzione di siti web e di portali
Web 2.0, usabilità e fruizione da parte di cittadini ed imprese Il cloud computing per i servizi online di imprese e PA
Modelli di servizio e di dispiegamento
Vantaggi economici ed organizzativi
Tipologie di servizi cloud, definizione dei Service Level Agreement (SLA) e dei Privacy Level Agreement (PLA)
Strumenti di identificazione in rete e le carte integrate multiservizi
Evoluzione della normativa, linee guida sull’adozione, integrazione dei servizi e vantaggi operativi
La Carta Nazionale dei Servizi (CNS)
La Carta Sanitaria Elettronica (CSE) e la Carta di Identità Elettronica (CIE)
Tipologie di fruizione dei servizi on line utilizzabili dalle Pubbliche Amministrazioni
Peculiarità nell’adozione da parte delle amministrazioni locali (Comuni e ASL)
La CNS rilasciata dalle Camere di Commercio e l’accesso in rete ai servizi della Pubblica Amministrazione
La consultazione delle informazioni contenute nel Registro Imprese e lo stato delle pratiche (trasparenza amministrativa)
I vantaggi economico-organizzativi della dematerializzazione
Modalità di utilizzo e vantaggi economici-organizzativi
Strategie di sourcing
Livelli minimi di qualità del servizio
Pubblicità ed organizzazione del servizio
Valutazione dell’impatto ed efficacia
Dal sistema di gestione documentale al processo digitale
Il processo digitale tra efficienza, trasparenza e semplificazione
Condivisione remota, fra più amministrazioni, nelle conferenze di servizi telematiche
La documentazione condivisibile attraverso il Web
Il portale dell’Ente o dell’azienda quale punto unico d’interazione fra i diversi soggetti che gestiscono la documentazione
Il SUAP telematico
CSCW, CMS e sistemi per l’ottimizzazione della comunicazione interna e con altre organizzazioni
Piattaforme di groupware per il lavoro collaborativo
Sistemi di workflow e CMS
Creazione di moduli e di form online
Tracciabilità dei procedimenti della PA Il processo di fatturazione elettronica verso la PA
Quadro normativo
Gli intermediari
La fattura PA: il formato
Il sistema di interscambio: canali, controlli e messaggi
La conservazione del documento informatico a contenuto fiscale
Strumenti e servizi disponibili
Vantaggi economici per imprese e PA
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DOCENTI
Il processo formativo è affidato a docenti universitari, esperti e consulenti di azienda nell’ambito dei settori dei processi di gestione documentale e dematerializzazione, della semplificazione amministrativa, della progettazione di servizi online, dell’organizzazione aziendale e della gestione innovativa delle risorse umane, della riorganizzazione degli archivi e conservazione, dei metodi e sistemi di classificazione dei documenti digitali aziendali.
SEDE
LUISS Business School, Viale Pola, 12 – Roma
QUOTA D’ISCRIZIONE
Euro 1.100,00 + IVA
I partecipanti che hanno già frequentato un Corso LUISS Business School e i laureati LUISS Guido Carli potranno usufruire di una riduzione delle rispettive quote d’iscrizione pari al 10%, non cumulabile con altre riduzioni. Le aziende e gli enti che iscriveranno 2 o più partecipanti al Corso potranno usufruire di una riduzione delle rispettive quote d’iscrizione pari al 20%, non cumulabile con altre riduzioni previste.
MODALITÀ D’ISCRIZIONE
L’iscrizione si intende perfezionata al momento del ricevimento da parte di LUISS Business School della scheda di iscrizione (scaricabile dal sito) debitamente compilata, sottoscritta e unitamente ad una copia del documento di identità. Non sono previsti termini di scadenza per l’iscrizione al Corso in modalità online.
Allo scopo di garantire la qualità delle attività di formazione nonché dei servizi extra formazione resi ai Partecipanti, le iscrizioni al Corso sono a numero programmato. La data di arrivo della richiesta di iscrizione, completa in ogni sua parte e debitamente sottoscritta, determinerà la priorità di iscrizione.
Saranno poi inviate le credenziali di accesso alla piattaforma e-learning LUISS Blackboard https://luiss.blackboard.com/ dove saranno disponibili tutte le video-registrazioni e le slides delle docenze.
MODALITÀ DI PAGAMENTO
La quota d’iscrizione può essere pagata mediante Bonifico Bancario - indicante gli estremi del partecipante, il titolo e il Codice del Corso a favore di:
LUISS Guido Carli - Divisione LUISS Business School c/c 400000917 - ABI 02008- CAB 05077 - ENTE 9001974 IBAN IT17H 02008 05077 000400000917
Unicredit Banca di Roma - n. agenzia 274 - dipend. 31449 Viale Gorizia, 21- 00198 Roma
PER ULTERIORI INFORMAZIONI SUL CORSO
LUISS Business School
Pubblica Amministrazione e Sanità - Via Alberoni, 7 - 00198 Roma
Tel. 06 85225 667 - 06 85222 302/220 - Fax. 06 85222 400 (alla c.a. Area Pubblica Amministrazione e Sanità) Email: [email protected] - www.lbs.luiss.it/paesanita/index.html
