5 Il Sistema organizzativo
Il S.O. viene inteso come l’ insieme di Responsabilità, Processi e prassi operative che disciplinano lo svolgimento delle attività vigenti, di controllo e di governo dell'azienda.
Tali disposizioni sono:
sia scritte che verbali,
di applicazione generale e/o limitate a categorie di soggetti od individui,
permanenti o temporanee.
I Destinatari, nello svolgimento delle rispettive attività, si devono attenere pertanto a:
disposizioni legislative e regolamentari, applicabili alle diverse fattispecie,
predisposizioni dello Statuto sociale adottato,
Codice Etico adottato e condiviso,
deliberazioni assunte dal Consiglio di Amministrazione,
normativa interna.
Organigramma della Cooperativa
aggiornato al anno 2019
Assemblea dei Soci
Consiglio di Amministrazione
Responsabile dei Servizi
Consulenza amministrativa e fiscale Consulente del Lavoro Revisore Legale
Comunità Alloggio CSS per Disabili
Pegaso Coordinatore
N. 3 Operatori Socio-Sanitari n. 2 assistenti Notturni
I Soci della Cooperativa al 31 dicembre 2019 sono 7
L'assemblea si riunisce una o due volte l'anno, delibera sui bilanci consuntivi e su quelli preventivi della Cooperativa, si esprime sulle scelte politiche e strategiche deliberate dal consiglio di amministrazione, determina gli scopi sociali della Coop. e verifica che essi vengano rispettati e promossi.
I soci decidono sulle materie riservate alla loro competenza dalla legge, dal presente atto costitutivo, nonché sugli argomenti che uno o più amministratori o tanti soci che rappresentano almeno un terzo dei voti spettanti a tutti i soci sottopongono alla loro approvazione. In ogni caso sono riservate alla competenza dei soci:
a) l'approvazione del bilancio, la distribuzione degli utili e la ripartizione dei ristorni;
b) la nomina e la struttura dell'Organo Amministrativo;
c) la nomina nei casi previsti dall'art. 2477 dei sindaci e del presidente del Collegio sindacale o del revisore;
d) l'erogazione dei trattamenti economici ulteriori di cui alle lettere a) e b) dell'art. 3 comma secondo della Legge n.142 del 2001;
e) l'approvazione del regolamento di cui all'art. 6 della Legge n.142 del 2001;
f) la definizione del piano di crisi aziendale e le misure per farvi fronte secondo quanto previsto dall'art. 6 lett. e) dalla Legge n.142 del 2001;
g) le modifiche dell'atto costitutivo;
h) la decisione di compiere operazioni che comportano una sostanziale modificazione dell'oggetto sociale determinato nell'atto costitutivo o una rilevante modificazione dei diritti dei soci;
i) la nomina dei liquidatori e i criteri di svolgimento della liquidazione.
5.1 L’assemblea
dei soci
La Assemblea dei Soci della Cooperativa, durante gli ultimi 3 anni si è riunita 6 volte, la partecipazione media è stata molto elevata (88%).
Nella tabella sottostante sono evidenziate le date e gli argomenti all’Ordine del Giorno delle singole riunioni; mentre non vengono menzionate le prime convocazioni andate deserte.
Data Presenze Ordine del Giorno
30/05/17
100%
1. Lettura ed approvazione del bilancio CEE chiuso al 31/12/2016 previa nota integrativa,
2. lettura ed approvazione del Bilancio sociale relativo all’ anno 2016,
3. previsioni attività per l’anno 2017,
4. Relazione al bilancio redatta dal Revisore dei conti Dott.
Murano.
5. varie ed eventuali.
20/12/17
82% 1. Rinnovo carica del Revisore legale dei conti, 2. varie ed eventuali.
15/5/2018
88%
1. Lettura ed approvazione del bilancio CEE chiuso al 31/12/2017 previa nota integrativa,
2. Previsioni attività per l’anno 2018, 3. Rinnovo cariche sociali,
4. Varie ed eventuali.
15/7/2018
86%
1. Lettura ed approvazione del bilancio sociale relativo all’anno 2017,
2. Adeguamento del Regolamento sul prestito soci alle nuove Istruzioni della Banca d’Italia per la Raccolta del risparmio dei soggetti diversi dalle banche (Provvedimento della Banca d’Italia dell’8 novembre 2016, pubblicato in G.U. n. 271 del 19/11/2016)
3. varie ed eventuali.
30/5/2019
100%
1. Lettura ed approvazione del bilancio CEE chiuso al 31/12/2018 previa nota integrativa,
2. Approvazione del bilancio sociale relativo all’anno 2018, 3. previsioni attività per l’anno 2019,
4. varie ed eventuali
Numero dei Soci negli ultimi 3 anni:
I consiglieri realizzano il loro obiettivo di governo in modo gratuito e senza l'interferenza di alcun interesse personale ed economico rispetto al proprio impegno societario. Quindi i consiglieri sia volontari che soci-lavoratori non percepiscono alcun compenso inerente il ruolo di amministratori.
La cooperativa ha adottato fin dalla sua costituzione e dalle successive modifiche statutarie il
“modello tradizionale” con un CDA con competenze e deleghe operative In particolare Il consiglio di amministrazione si interfaccia costantemente con il Responsabile Tecnico dei Servizi gestiti per quanto riguarda la conduzione generale ed ordinaria dell'Ente.
In ogni servizio della cooperativa viene nominato un coordinatore che si occupa delle attività, del loro coordinamento e della distribuzione dei compiti, in collegamento con il responsabile e con le direttive poste dalla cooperativa.
Durante il 2019 i consiglieri in carica sono stati tre, tutti soci lavoratori; sono stati eletti consiglieri soci lavoratori per potere usufruire di un organo di governo tecnico che fosse in grado di intervenire con maggiore velocità, impegno e formazione rispetto alle sfide che la nuova congiuntura politico economica propone.
Elenco dei consiglieri e delle relative cariche al 31/12/2019
COGNOME NOME NATO IL NATO A CODICE FISCALE CARICA
GRASSO VINCENZO 28/01/57 GIARRE GRSVCN57A28E017S PRESIDENTE
SILIPRANDI LISA 28/10/70 MANTOVA SLPLSI70R68E897A CONSIGLIERE
PATANÈ PAOLO 07/10/86 CATANIA PTNPND86R07C351O VICE-PRESIDENTE
5.2 Il Consiglio di
Amministrazi
one
Il
C.d.A
. della cooperativa, durante l’anno 2019 si è riunito 5 volte, la partecipazione media è stata del 100%.La funzione di governo è costituita dall'insieme delle attività di decisione e controllo che permettono l'orientamento e la guida dei processi evolutivi del sistema organizzativo all'interno del generale sistema ambientale. Essa è prerogativa del Consiglio di Amministrazione. Il C.d.A. ha la responsabilità di:
approvare le strategie organizzative,
sviluppare una politica direzionale,
assumere,
supervisionare e remunerare il responsabile dei servizi,
assicurare la responsabilità giuridica dell'organizzazione di fronte alle autorità.
VERBALE CONSIGLIERI PRESENZE
n. data presenti assenti %
1 11/02/2019 3 0 100
2 30/03/2019 3 0 100
3 18/05/2019 3 0 100
4 03/07/2019 3 0 100
5 19/10/2019 3 0 100
Partecipazione media annua in percentuale 100
Viene eletto dall'Assemblea dei Soci e dura in carica tre esercizi, secondo le decisioni, può essere composto da n.° 3 membri a n.° 5 membri che eleggono al loro interno il Presidente e il Vice Presidente.
Gli amministratori restano in carica fino a revoca o dimissioni o per il periodo determinato dai soci al momento della nomina. Gli amministratori sono rieleggibili.
La cessazione degli amministratori per scadenza dei termini ha effetto dal momento in cui il nuovo Organo Amministrativo è stato ricostituito.
Il C. di A. delibera sulle scelte programmatiche della cooperativa, attua tutte le attività di governo, delegando il responsabile dei Servizi a gestire le attività di organizzazione, gestione e controllo, condividendo le scelte fatte, verificando la loro congruità con le finalità della cooperativa, supportando, sostenendo ed orientando il lavoro del responsabile dei Servizi per gli aspetti più rilevanti.
La funzione di direzione riguarda l'esercizio del potere di indirizzo e coordinamento delle attività operative dell'organizzazione ed è esercitata dal Responsabile generale dei servizi.
Il Responsabile si occupa delle attività, della loro programmazione interna, del loro coordinamento con gli altri servizi e con l'insieme degli altri interventi zonali, della verifica e del controllo dei programmi attuati. Egli partecipa ai processi di definizione delle strategie e delle modalità di intervento dei Servizi.
Al responsabile compete la gestione del personale e la conduzione economica e patrimoniale dei singoli Servizi; nell'espletamento delle proprie funzioni egli deve attenersi alle finalità perseguire dalla Cooperativa e deve operare in coordinamento con il consiglio di amministrazione.
Il responsabile deve possedere i requisiti tecnici e professionali necessari per l'assolvimento delle funzioni attribuite che comporta i seguenti incarichi e responsabilità:
assunzione di decisioni di pianificazione e di gestione per garantire l'ottenimento di risultati in linea con gli scopi aziendali ed in grado di soddisfare i portatori di Interesse;
organizzazione volta a predisporre le risorse, comprese quelle umane;
guida, volta ad assicurare il funzionamento delle azioni e dei processi dell'organizzazione;
controllo, volto ad assicurare che le attività e i processi dell'organizzazione si svolgano in accordo con le regole e gli obiettivi stabiliti;
essere figura rappresentativa dell'azienda con compili simbolici e cerimoniali;
5.3 Il Responsabile dei Servizi
essere leader dell'azienda, guidando e motivando i subordinati, talvolta anche reclutandoli e formandoli;
diffondere informazioni ai subordinati all’interno dell'azienda;
essere portavoce dell'azienda fornendo informazioni all'esterno;
essere gestore di problemi e responsabile delle azioni correttive per fronteggiarli;
essere allocatore di risorse, che assegna alle varie attività all' interno dell'azienda;
essere negoziatore, partecipando per l'azienda a negoziazioni con altre unità organizzative o soggetti esterni.
Costituiscono la fondamentale componente "residenziale" e "diurna" dei Servizi, nell'ambito della programmazione generale, danno concreta attuazione ai progetti educativi stabiliti per ciascun utente, partecipando altresì con il responsabile ai momenti di progettazione e verifica.
Essi, inoltre gestiscono insieme con gli ospiti, per quanto questi ultimi possano contribuire, gli aspetti materiali della vita della comunità.
In particolare gli educatori espletano le seguenti funzioni:
sovrintendono alle dinamiche individuali e di gruppo connesse alla presenza di patologie relazionali e psichiche, dipendenze, handicap;
individuano i bisogni fisici, psicologici e sociali, e definiscono le risposte indispensabili alle necessità degli Utenti minori e adulti in difficoltà nelle diverse età della vita, nei diversi ambiti culturali e sociali, presso i nostri servizi socio-sanitari e socio-assistenziali;
organizzano, coerentemente con il fabbisogno territoriale, con le esigenze istituzionali e con quelle dei singoli, interventi miranti all'incremento dell'autonomia e all'integrazione degli utenti ospiti;
realizzano contesti comunicativi ed espressivi in grado di ridurre, all'interno dei nostri Servizi il disagio e la sofferenza;
promuovono progetti socioeducativi e socio sanitari finalizzati alla prevenzione del disagio e al reinserimento come alternative alla mera assistenza;
organizzano collaborazioni e intese con i servizi socio-sanitari, le istituzioni pubbliche, e tutte risorse che il territorio offre (parrocchie, centri culturali, associazioni sportive, scuola, centri di formazione, centri di intrattenimento ludico, ecc.) secondo modalità operative diversificate per livelli, obiettivi, strategie, contesti territoriali ed i bisogni specifici degli Utenti in carico.
5.4 Gli Educatori
All'interno del gruppo degli educatori di ogni Servizio viene nominato un Educatore Coordinatore con funzione di distribuzione ed assegnazione delle attività pedagogiche ed amministrative quotidiane progettate, allo scopo di assicurare l'armonia, il ritmo e l'ordine necessari alla complessità della vita residenziale
Forniscono il loro contributo per la copertura delle ore notturne assistendo gli ospiti in caso di bisogno. Quando la situazione lo richiede essi sollecitano l'intervento degli Educatori
5.5 Coordinatori
5.6 Gli Assistenti Notturni
La cooperativa ha deciso di adottare la figura del Revisore legale dei conti con l'obiettivo di aumentare e rendere più visibile il grado di trasparenza delle attività svolte.
Il Cerchio Magico è una cooperativa A.R.L. e non è obbligata ad eleggere il collegio dei sindaci per il controllo dei conti, tuttavia l'ente desidera trasmettere agli stakeholder interni ed esterni un'immagine nitida di democrazia e giusta gestione dei fondi pubblici.
Il Revisore dei Conti incaricato dalla assemblea è il:
I compiti richiesti e successivamente assunti dal Revisore Legale dei conti, così come si evince dal contratto di revisione e sottoscritto dalla cooperativa, sono i seguenti:
Esame dei libri contabili obbligatori per accertare la loro corretta vidimazione e la tempestività dell'aggiornamento.
Esame dell'esistenza dei documenti formali relativi agli adempimenti tributari e previdenziali e verifica, con il metodo del campione, dei documenti comprovanti i pagamenti dei relativi oneri.
Svolgimento di sondaggi di conformità, con il metodo del campione, per accertare che le operazioni di gestione e le operazioni relative agli adempimenti tributari e previdenziali siano rilevate nelle scritture contabili in conformità alle procedure
5.7 Il Revisore Legale
Dott. Carlo Murano,
nato a Chiari, il 12/08/1967,
Domiciliato a Chiari (BS) in Via Madre Teresa di C. n. 1 Cod. Fiscale: MRNCRL68M12C618E
Commercialista e revisore Legale dei Conti.
previste dal sistema contabile-amministrativo e dal connesso sistema dei controlli, nonché in conformità alle rilevanti previsioni di legge.
Verifica, con il metodo del campione, delle disponibilità liquide e dei titoli di proprietà.
Lettura dei libri sociali
Raccolta delle informazioni sull'ultima situazione periodica disponibile e comparazione rispetto alla situazione periodica precedente, con eventuale calcolo di indici di bilancio ritenuti utili nella fattispecie, per ottenere elementi utili ai fini dei colloqui informativi con la Direzione della Vostra Società e per individuare eventuali voci anomale o di carattere eccezionale da approfondire negli stessi colloqui, come indicato nel successivo punto.
Acquisizione di informazioni circa eventuali significativi cambiamenti nel sistema di controllo interno nel periodo.
Colloqui con la Direzione della Vostra Società, utilizzando anche gli scostamenti di cui al precedente punto, con lo scopo di ottenere informazioni sulle operazioni ed eventi significativi che si sono verificati nel periodo.
Eventuali riscontri documentali per operazioni particolarmente significative o caratterizzate da particolari rischiosità.
Verifica dei saldi di bilancio, nonché eventuali ulteriori accertamenti necessari per la formulazione del nostro giudizio sul bilancio stesso.
Verifiche connesse alla sottoscrizione delle dichiarazioni fiscali (Modello Unico, Modello Irap e Modello 770).
Il rapporto con il fisco e la tenuta della contabilità rappresentano uno degli aspetti più delicati ed impegnativi per le cooperative in genere. La giusta consulenza in questo campo può rivelarsi fondamentale nella individuazione e risoluzione delle problematiche cui ogni giorno si deve far fronte.
Per queste competenze La Cooperativa il cerchio Magico ha incaricato gli uffici di consulenza contabile e fiscale dell'Unione Cooperative di Mantova.
Il consulente del lavoro effettua le seguenti attività:
Effettua l’inquadramento della Cooperativa e dei dipendenti, iscrivendoli agli Istituti previdenziali e assicurativi di competenza e gestendo le comunicazioni con i Centri per l’Impiego.
Elabora paghe e contributi scegliendo, interpretando ed applicando i contratti collettivi.
Assolve agli adempimenti previdenziali e assicurativi, mensilmente e annualmente.
Offre consulenza tecnica in materia di lavoro, per risolvere problemi di inquadramento contrattuale, gestendo le comunicazioni e le pratiche con i Centri per l’Impiego, la Direzione del Lavoro, l’INAIL, l’INPS, i sindacati, ecc.
Per queste competenze La Cooperativa il cerchio Magico ha incaricato la Consulente del lavoro Dott.ssa Fiorella Gazzoni, domicilio via Cisa 86/r, codice Fiscale n.:
GZZFLL61C70H541G
