Utilizzo firma digitale all’interno della procedura protocollo informatico per l’invio delle e-mail in partenza
Premessa su firma digitale
All’interno della procedura “Dotazione organica” troviamo quanto serve per la gestione della firma digitale. Le funzioni essenziali sono:
1. Gestione registro firme digitali 2. Gestione della firma digitale interna
L’apposizione delle firme sui documenti viene guidata da specifiche funzioni all’interno degli applicativi, nello specifico: Protocollo, Atti amministrativi, Messi notificatori.
Nelle varie schermate delle procedure l’icona , abilitata in concomitanza con la selezione di uno specifico documento, richiama l’oggetto per l’apposizione della firma;
viene sempre richiamato il servizio messo a disposizione dall’azienda che fornisce la stessa.
Registro firme digitali
All’interno della procedura “Dotazione organica” è presente il registro del personale in possesso di firma digitale e quindi autorizzato ad usarla.
L’iscrizione a tale registro abilita l’operatore alla firma digitale dei documenti.
Sono previste sia firme rilasciate da Certificatori esterni, sia quelle rilasciate dall’Ente stesso (Firma digitale interna).
La firma digitale interna
La procedura “Dotazione organica” permette il rilascio di una firma digitale, c.d. “firma digitale interna”, rilasciata e certificata dal comune stesso.
Questa funzione solleva il comune dall’intrattenere rapporti e costi con enti certificatori e risolve efficacemente il problema della firma digitale dei documenti rilasciati dal comune.
I documenti prodotti dall’Ente , nella maggioranza dei casi, non richiedono la certificazione di terze parti, ma la sola necessità di:
- riconoscerli come propri oppure no - avere certezza di chi li ha emessi
Per tale riconoscimento il comune può avvalersi di un proprio sistema, ritenuto affidabile; è chiaro che questa firma non tutela il cittadino o terze parti, ma è altrettanto chiaro che, con estrema semplicità, risolve il problema dell’autenticità del documento digitale rilasciato dall’Ente.
Iter di lavoro
Registrazione dei titolari di firma digitale
Ciascun utente potrà utilizzare solo le firme registrate a suo nome, e solo per il periodo indicato di inizio/fine validità. Al momento dell’utilizzo viene richiesto lo specifico PIN.
Tutte le procedure Halley utilizzano le firme digitali registrate nella Dotazione Organica, è quindi sufficiente effettuare la registrazioni una sola volta.
Esempi
Funzione di consultazione delle firme attive ad una certa data.
Funzione di consultazione e rilascio “firma digitale interna” all’Ente.
Funzione di consultazione firme digitali e rilascio firma da Ente Certificatore.
Funzione di selezione del “tipo firma”
Utilizzo firma digitale su protocollo Informatico per invio e-mail in partenza
L'e-mail da spedire va creata tramite le comunicazioni interne pertanto:
- andare in Invia nuova (uscendo da una qualsiasi procedura Halley o accedendo dopo aver digitato la password);
- sulla finestra della comunicazione da spedire inserire la flag su Email;
- scegliere l’indirizzo mail con cui spedire nel caso in cui ce ne siano più di una;
- inserire il destinatario dell'e-mail (la ricerca avviene nell'archivio dei mittenti/destinatari del protocollo);
- inserire l'oggetto, il testo e gli eventuali allegati;
- gli allegati inseriti possono essere firmati digitalmente cliccando sull’icona ;
- terminato l'inserimento dei dati cliccare sull'icona : l'e-mail verrà trasferita nell'elenco dei documenti elettronici da protocollare;
- selezionare il modulo PROTOCOLLO/INSERIMENTO;
- scegliere l'opzione Documenti Elettronici della sezione Partenza;
- alla comparsa dell'elenco dei documenti da protocollare posizionarsi sopra quello desiderato;
- cliccare sull'icona : apparirà la finestra di Inserimento del protocollo dove saranno già riportati automaticamente i dati relativi a Destinatario, data del documento, tipo di spedizione ed oggetto;
- inserire i dati mancanti (es. codici classificazione, ufficio...);
- al termine del caricamento cliccare su : verrà assegnato il numero di
protocollo e verrà automaticamente inoltrata l'e-mail al destinatario.
