I Sistemi ERP e l’innovazione aziendale:
dalle Funzioni ai Processi,
aspetti innovativi ed aspetti progettuali
Università di L’Aquila, 14 maggio 2004
Ing. Nicola Pace
Enterprise Resources Planning (1990)
SIS SOP
MPS MRP
CRP DM
Purch Prod
Contabilità/
Controllo di gestione
Gestione delle Risorse Umane
Enterprise Resources Planning
Sistemi ERP
ERP: Sistema Informativo per la gestione integrata dei processi aziendali
- dota l’organizzazione aziendale di soluzioni integrate per la pianificazione, l’esecuzione ed il controllo dei processi aziendali.
- integra i processi Vendite, Pianificazione della produzione, Acquisti, Gestione dei Magazzini, Contabilità e Controllo di Gestione, Gestione delle Risorse Umane.
Tale integrazione è ottenibile utilizzando oggetti comuni ai vari componenti del sistema, con definizioni standardizzate sia per la condivisione dei dati che per le regole di accesso agli stessi,
e con protocolli standard di comunicazione interfunzionale.
Esempio di transazione integrata
Requisiti e pericoli
+ Volontà aziendale: forte commitment a tutti i livelli + Condivisione degli obiettivi per tutte le funzioni + Adozione di modelli di riferimento: best practises
- Conflittualità interfunzionale
- Inerzia aziendale contro il cambiamento
- Mancanza di comunicazione tra i livelli e tra le funzioni
Benefici derivanti dall’adozione di un ERP
+ Spinta all’integrazione Logistica/Contabilità/Risorse Umane + L’informazione come patrimonio aziendale e non funzionale + Cultura orientata al controllo dei costi
+ Mutamento nei rapporti interfunzionali: approccio per processi + Apertura, integrazione, scalabilità delle applicazioni
+ Integrità dei dati su un unico DB
+ Progressiva riduzione delle interfacce e della loro manutenzione + Singolo Fornitore software in grado di garantire un maggior
livello di supporto
Il Sistema Informativo come supporto alla Strategia
• Gestire i Dati di Base
• Gestire i Dati Transazionali
• Produrre Informazioni
• Facilitare il Processo Decisionale
La soluzione distribuita: il Sistema Informativo Funzionale
S.I.
Vendite
Produzione Acquisti
Risorse Umane
Contabilità
Controllo di
Magazzini
Qualità
La soluzione integrata: il Sistema Informativo Aziendale
S.I. Acquisti
Controllo di Gestione
Produzione Magazzini
Risorse Umane Vendite
Contabilità Qualità
Innovazione del Sistema ERP
L’aspetto innovativo principale è il passaggio da
approccio funzionale
approccio per processi
n
Processi aziendali primari e di supporto
n
Esempio di processi:
Pianificazione della Produzione
Gestione materiali
Controllo Qualità
Evasione ordine cliente
Vendite Produzione Acquisti Magazzini Decisioni
Dati
Modelli di Management Informazioni
Strategie di Management O EN S
Contabilità Ris. Umane
Vendite Produzione Acquisti Magazzini Decisioni
Dati
Modelli di Management Informazioni
Strategie di Management O EN S
Contabilità Ris. Umane
3 punti importanti
IMPORTANTE: lo schema visto riguarda i dati, ma anche le operations riflettono un maggior grado di integrazione
IMPORTANTE: ERP genera know-how in termini di processi integrati in azienda e diffonde cultura interfunzionale.
IMPORTANTE: l’implementazione ERP può generare problemi legati alle aree di confine tra le funzioni aziendali, aree “non presidiate”, ma questo è il primo segnale che la direzione è quella giusta …
Effetti del Sistema ERP
- Integrazione (efficacia organizzativa)
- Standardizzazione (normalizzazione performance)
- Reingegnerizzazione (miglioramento dopo normalizzazione)
1. Integrazione di:
- flussi informativi con:
eliminazione duplicazioni, ridondanze ed errori (liberazione di risorse) riduzione tempi di elaborazione (incremento flessibilità e tempestività)
- modelli manageriali con:
condivisione conoscenza dei processi (integrazione orizzontale) connessioni diversi livelli gerarchici (integrazione verticale)
Effetti del Sistema ERP
2. Standardizzazione:
- riduzione varianza nelle condizioni operative (normalizzazione in ottica Qualità)
- eliminazione attività senza valore aggiunto (riduzione complessità)
3. Re-ingegnerizzazione
- Modelli di best practises
- Acquisto soluzioni già implementate
- Aggiornabilità (continuous improvement)
La soluzione integrata: il Sistema Informativo Aziendale
Vantaggi rispetto al passato:
n integrazione delle applicazioni
n disponibilità dati in tempo reale
n standardizzazione della reportistica
n apertura
n consistenza dei dati
n riduzione possibili errori durante il data entry Vantaggi per il futuro:
n informazione come patrimonio aziendale e non funzionale
n guida per la razionalizzazione dei processi di business
n scalabilità
n piattaforma disponibile per Sistemi avanzati (SCM/CRM)
Aspetti progettuali:
Ipotesi di progetto di implementazione ERP
in azienda
Progetto ERP
Ipotesi di un progetto con “in-sourcing” del know-how
n
Avere il coinvolgimento del top-management
n
Considerare l’implementazione ERP un progetto aziendale e non informatico
n
Trasformare il ruolo della struttura IT
n
Sviluppare competenze interne
n
Perseguire evoluzione dinamica:razionalizzazione continua dei processi e realizzazione di nuove
funzionalità
La struttura Information Technology
Il ruolo strategico:
la partecipazione diretta
al “continuo miglioramento”
aziendale
Fasi del progetto
n
La prima implementazione
n
Il progetto “miglioramento continuo”
La prima implementazione
n
Solo l’inizio ... ma determinante
n
ERP: driver o enabler (abilitante):
scelta guidata da strategia e da tempi e risorse
IP: Approccio Business Process Reengineering
ERP come driver
IP: Approccio “As is”
ERP come enabler
Ruoli del progetto
n
Utente (User)
n
Utente di riferimento (Key User)
n
Responsabile del Processo (Process Owner)
n
Analista di Processo IT
n
Analista di Modulo IT
n
Consulenza
La prima implementazione: flussi del know-how
User
KU KU KU KU
Process Owner Processi aziendali
Documentazione
Analisti processo IT /modulo IT
Applicazioni ERP
Consulenza
La prima implementazione: “passaggio in produzione” (go-live)
n
Esempi di Processi aziendali gestiti con il Sistema ERP
Pianificazione della Produzione
Gestione materiali
Controllo Qualità Evasione ordine cliente
La prima implementazione: situazione finale del know-how
n
Utenti con ottima conoscenza dei processi aziendali e buona conoscenza dei moduli applicativi
n
Struttura IT con buona conoscenza dei
processi aziendali e buona conoscenza della configurazione e dei moduli applicativi
n
Documentazione delle implementazioni
realizzate
Seconda fase: il “miglioramento continuo”
n
Sistema ERP come driver:
il “miglioramento continuo”
n
Il progressivo distacco dalla consulenza
n
Il contatto continuo dei consulenti interni con utenti, utenti chiave e process owner (gruppi di lavoro)
n
lo sviluppo del consulente interno: self-
study e corsi di aggiornamento
Seconda fase: il “miglioramento continuo”
Requisiti:
• Partecipazione diretta alle attività aziendali
• Creazione di gruppi di lavoro con gli utenti
• Self-study
• Training sulle nuove release del Sistema ERP
• Trasferimento interno del know-how
• Documentazione interna
Seconda fase: Il “miglioramento continuo”, flussi del know-how
Processi aziendali Applicazioni ERP
User
KU KU KU KU
Process Owner
Documentazione
Analisti processo IT Analisti modulo IT
Consulenza
Seconda fase: il “miglioramento continuo”
Dal consulente interno di modulo ...
Ci Ci Ci Ci Ci Ci
Pianificazione della Produzione
Gestione materiali
Controllo Qualità Evasione ordine cliente
SD PP MM QM FI CO
Seconda fase: il “miglioramento continuo”
... al consulente interno di processo
Ci
Ci
Ci Ci
Pianificazione della Produzione
Gestione materiali
Controllo Qualità Evasione ordine cliente
SD PP MM QM FI CO
Seconda fase: il “miglioramento continuo”
Consulente interno di base:
• amministrazione stabile del sistema e degli upgrade
• estensione del Landscape
Consulente interno di processo:
• ruolo reattivo alle richieste degli utenti
• ruolo attivo nella razionalizzazione continua dei processi
• ruolo attivo nello sviluppo di nuove funzionalità Utenti:
• ruolo propositivo per la gestione innovativa dei processi
• collaborazione continua con i consulenti interni
- Q&A
nicola.pace@libero.it
- Per ulteriori approfondimenti:
- Bibliografia:
Le PMI italiane ed i sistemi ERP
Prof. Sergio Beretta, Università di Padova, Facoltà di Economia
