26/09/ CONSERVAZIONE DIGITALE: NOVITÀ IMPORTANTI

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Note Operative - Gestione Documentale - © SISTEMI S.p.A.

26/09/2017 - CONSERVAZIONE DIGITALE: NOVITÀ IMPORTANTI

Nelle schede che seguono il dettaglio dell'argomento.

· Una nuova ''Con gurazione'' per la conservazione digitale dei documenti

· Riorganizzazione del menù ''Conservazione Digitale''

· Distinte di conservazione e organizzazione dello Studio

· Conservazione ''outsourcing'': inviare i documenti alla nuova piattaforma di Able Tech

· Conservazione ''in house'': una nuova versione del Manuale della conservazione

· Altre implementazioni da segnalare

· Implementazioni e correzioni

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UNA NUOVA ''CONFIGURAZIONE'' PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI

Menù: Gestione Documentale > Con gurazione > Con gurazione Conservazione Digitale

Le regole tecniche de nite da AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), a cui Able Tech si è dovuta conformare in quanto conservatore accreditato, prevedono che il ruolo di Responsabile della conservazione permanga all'interno

dell'organizzazione del soggetto produttore dei documenti, in altri termini lo Studio che invia i documenti al sistema di conservazione.

Viene quindi introdotto l'obbligo di identi care all'interno dello Studio (soggetto produttore) la gura di Responsabile della Conservazione anche per il modello "outsourcing".

Al ne di recepire queste importanti novità, con il presente aggiornamento viene rilasciata la nuova funzione Con gurazione conservazione digitale.

La funzione è richiamabile dal menù "Gestione Documentale > Con gurazione".

La nuova funzione di con gurazione è stata sviluppata usando la ribbon bar, nuovi controlli gra ci, già utilizzati da Microsoft dalla versione 2007 su tutta la suite O ce, che Sistemi sta iniziando ad introdurre nell’interfaccia dei suoi programmi per valorizzare al meglio la pluralità di comandi ed azioni disponibili.

Una con gurazione che prescinde dal modello organizzativo adottato

La nuova con gurazione diventa lo strumento con cui de nire all'interno dell'organizzazione dello Studio (soggetto produttore) i soggetti coinvolti nel processo di conservazione, a prescindere dal modello organizzativo adottato per la conservazione dei documenti (in house o outsourcing).

Qualunque sia la modalità con cui lo Studio ha deciso di conservare i suoi documenti e quelli dei propri clienti, nella con gurazione sarà necessario censire:

· l'organizzazione del produttore

· il soggetto conservatore

· il Responsabile della conservazione

· i delegati designati dal Responsabile della conservazione

· l'utente produttore

· altri utenti che potrebbero richiedere l'accesso ai documenti conservati.

Con gurare l'organizzazione dello Studio PRIMA di inviare in conservazione i documenti

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http://supporto.sistemi.com/6745/1/66/72/folder_full_view 3/12 Dopo l'installazione dell'aggiornamento sarà quindi necessario procedere alla de nizione dell'organizzazione dello Studio

prima di e ettuare gli invii in conservazione.

Per le conservazioni eseguite prima dell'installazione dell'aggiornamento non sarà necessario e ettuare alcun intervento.

Per conoscere in dettaglio come si articola la nuova con gurazione, rimandiamo alla scheda De nire l'organizzazione del soggetto produttore del Manuale Applicativo.

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NUOVA INTERFACCIA GRAFICA CON RIBBON BAR

Sistemi ha avviato oramai da qualche aggiornamento l'introduzione progressiva del controllo ribbon bar nell'interfaccia dei suoi programmi. Con il presente aggiornamento la nuova interfaccia gra ca è stata applicata anche nel modulo Gestione Documentale a partire dalla nuova funzione Con gurazione conservazione digitale; altre seguiranno nei prossimi aggiornamenti.

La ribbon bar è il controllo gra co già ampiamente utilizzato da Microsoft per tutta la suite O ce (dalla versione 2007 a quelle più recenti), per numerosi programmi del sistema operativo Windows (tra cui Esplora Risorse, dalla versione 8 in avanti), così come per la sua linea di prodotti business. Scelte analoghe sono state fatte inoltre da diversi altri produttori di software.

Organizzazione della ribbon bar

La ribbon bar è volta a valorizzare al meglio la pluralità di comandi ed azioni disponibili sull'interfaccia utente, dandone chiara ed immediata evidenza per mezzo di:

· Icone per tutti i comandi, grandi o piccole in base alla rilevanza, consentendo così una rapida identi cazione del

comando desiderato

· Raggruppamento dei comandi per aree logiche, per un'esposizione chiara ed ordinata

· Organizzazione dei comandi per schede, dove la scheda Azioni comprende i comandi principali.

Schede contestuali

La ribbon bar consente inoltre di gestire schede contestuali contenenti comandi speci ci di una porzione di videata che vengono visualizzati in automatico nel momento in cui la porzione di videata diventa attiva:

Acceleratori da tastiera

Naturalmente tutti i comandi accessibili da mouse sono provvisti anche dei relativi acceleratori da tastiera. Gli acceleratori sono tipicamente i seguenti:

· Tasti funzione (F1, F2, F3, ...)

· Tasti di posizione (END/FINE, DEL/CANC, ...)

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· Combinazione di tasti "Alt" + lettera (Alt+S, Alt+G, ...). In quest'ultimo caso sull'etichetta del comando della ribbon

troverete riportata solo la lettera (es.: "S").

Gli acceleratori sono sempre disponibili, anche se il comando non è visualizzato. Ad esempio l'acceleratore (F9) che richiama il comando "Varia" presente sulla scheda "AZIONI" è disponibile anche se il focus è su altra scheda.

Responsività

La ribbon bar ha in ne caratteristiche di responsività, ovvero restringendo la videata i comandi contenuti si dimensionano di conseguenza:

L'introduzione della ribbon bar sui prodotti Sistemi avverrà in maniera progressiva e graduale, fornendo tutto il tempo agli operatori di familiarizzare con il nuovo controllo gra co.

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MIGRAZIONE DEI DATI DALLA PRECEDENTE CONFIGURAZIONE

I soggetti conservatori caricati in precedenza, nella nuova con gurazione possono essere identi cati come organizzazione dello Studio (soggetto produttore).

Quando si avvia la creazione di una nuova organizzazione, la procedura esegue un controllo sulla precedente con gurazione e, se riscontra la presenza di almeno un soggetto conservatore, permette di derivare sull'organizzazione i dati de niti in precedenza. In caso contrario, la funzione di derivazione non sarà avviata.

Consigliamo di escludere dall'elenco proposto i soggetti non interessati alla migrazione.

Conclusa la fase di derivazione, sarà necessario integrare l'organizzazione dello Studio con i dati mancanti.

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RIORGANIZZAZIONE DEL MENÙ ''CONSERVAZIONE DIGITALE''

Menù: Gestione Documentale > Conservazione Digitale

Il menù "Gestione Documentale > Conservazione Digitale" è stato riorganizzato in modo da rispecchiare il usso operativo a prescindere dal modello di conservazione adottato.

In estrema sintesi le principali novità riguardano:

· l'eliminazione del nodo "Documenti del soggetto conservatore": le funzioni in esso contenute sono state spostate

all'interno del nodo "Conservazione Digitale"

· la funzione "Altri documenti (del soggetto conservatore)" è stata rinominata in "Documenti"

· la funzione "Imposta di bollo documenti elettronici" è stata spostata sul menù principale di Gestione Documentale.

Altri interventi al menù di Gestione Documentale

Menù: Gestione Documentale > Gestione Tabelle > Conservazione Digitale

Di seguito gli altri interventi al menù di Gestione Documentale:

· rimosse dal menù le tabelle "Responsabili conservazione" e "Utenti servizio outsourcing": i soggetti vengono ora

de niti sull'organizzazione dello Studio;

· aggiunta la nuova funzione Soggetti anagra ci conservazione: vengono qui caricati tutti i soggetti de niti

nell'organizzazione dello Studio:

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DISTINTE DI CONSERVAZIONE E ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO

Menù: Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Distinte di conservazione

Dopo l'istallazione del presente aggiornamento, in creazione di una nuova distinta di conservazione occorrerà indicare l'organizzazione dello Studio.

De nire l'organizzazione dello Studio PRIMA dell'invio in conservazione

La de nizione dell'organizzazione è ora prerequisito sia della conservazione "in house" che "outsourcing" e come tale è necessario con gurare i soggetti ad essa collegati prima di inviare in conservazione i documenti. In particolare, il processo di conservazione controlla che per l'operatore corrente sia stato de nito un "utente produttore" sulla "Con gurazione conservazione digitale".

Cosa fare per le distinte gestite in precedenza

Si possono presentare le seguenti situazioni:

· distinte già conservate

· distinte in creazione

· distinte inviate in conservazione (outsourcing)

· distinte inviate in conservazione (in house).

Distinte già conservate

Questo scenario non richiede alcun intervento da parte dello Studio.

I dati presenti in distinta all'atto della conservazione rimangono invariati mentre i dati relativi all'organizzazione dello Studio non risulteranno valorizzati.

Distinte in creazione

Prima di procedere con l'invio in conservazione dei documenti è necessario de nire sulla distinta l'organizzazione della Studio.

Distinte inviate in conservazione (outsourcing) Per i documenti già inviati ad Able Tech non cambia nulla.

Tuttavia per proseguire con le operazioni di download del Rapporto di Versamento o veri ca dello stato della distinta conservata, vi verrà richiesto di indicare l'organizzazione dello Studio.

Distinte inviate in conservazione (in house)

Prima di procedere alla conservazione dei documenti inviati nel sistema è necessario aver indicato l'organizzazione dello Studio sulla distinta; procedete come da usso di seguito riportato.

Flusso operativo

1. Riportate in creazione la distinta tramite la funzione <Riporta in creazione>.

2.Indicate l'organizzazione dello Studio sui dati generali della distinta.

3. Rieseguite l'invio in conservazione dei documenti.

4.Procedete con la conservazione dei documenti.

Supporti - Masterizzazione

Dalla masterizzazione della distinta è stata rimossa la possibilità di includere sul supporto il Manuale della conservazione e il mandato di a damento del cliente.

Tale funzionalità sarà ripristinata sulla nuova funzione di generazione del "Pacchetto di Distribuzione", da rilasciare nel corso dei prossimi aggiornamenti di Gestione Documentale.

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CONSERVAZIONE ''OUTSOURCING'': INVIARE I DOCUMENTI ALLA NUOVA PIATTAFORMA DI ABLE TECH

Menù: Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Distinte di conservazione

Al ne di conformarsi alle regole tecniche previste da AgID, Able Tech ha provveduto alla predisposizione di una nuova piattaforma tecnologica per la conservazione dei documenti.

Con il presente aggiornamento, la distinta di conservazione è stata adeguata al ne di:

· inviare i documenti alla nuova piattaforma in base alle disposizioni del nuovo sistema di conservazione

· leggere dalla nuova piattaforma le informazioni connesse alla validazione dei documenti, al download del Rapporto

di Versamento e alla conservazione dei documenti versati.

Nuovi termini di validazione dei documenti inviati in conservazione dopo l'installazione dell'aggiornamento

I documenti inviati al sistema di conservazione sono sottoposti ad un processo di validazione.

Able Tech ha cambiato i termini temporali entro cui validare i documenti da conservare, passando da una validazione pressoché contestuale al versamento ( no a un massimo di 3 ore) a una validazione di erita che sarà eseguita alla chiusura del pacchetto di versamento dal fornitore del servizio outsourcing. Il termine di chiusura del pacchetto viene calcolato in base alla classe documentale di appartenenza dei documenti e può variare da 7 a 45 giorni dalla data di apertura del pacchetto.

I documenti inviati ad Able Tech dopo l'installazione del presente aggiornamento mantengono quindi lo stato Da validare no alla data di chiusura del rispettivo Pacchetto di Versamento.

Alla chiusura del pacchetto il fornitore del servizio outsourcing avvierà il processo di validazione, noti cando al termine l'esito. Allo stesso tempo, Gestione Documentale abiliterà in distinta la funzione Controllo esito documenti (ex "Controlla validazione") per veri care l'avvenuta validazione dei documenti da parte del fornitore del servizio.

I documenti potranno essere eliminati dalla distinta no a quando il Pacchetto di Versamento non avrà assunto lo stato di

"Chiuso". Eventuali eliminazioni successive alla data di chiusura del pacchetto saranno da concordare direttamente con Able Tech.

Documenti inviati in conservazione prima dell'installazione dell'aggiornamento

Per i documenti inviati in conservazione, ma non ancora conservati, occorre distinguere due casistiche:

· in distinta sono presenti documenti non ancora validati

· in distinta tutti i documenti risultano validati.

Nella prima ipotesi, procedete come da usso di seguito riportato.

Flusso operativo

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CONSERVAZIONE ''IN HOUSE'': UNA NUOVA VERSIONE DEL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE

1.A scadenza della data di chiusura del Pacchetto di Versamento, utilizzate la funzione <Controlla esito documento> per validare i documenti inviati.

2.Procedete con il download del Rapporto di Versamento.

3. Al termine della conservazione da parte del fornitore, veri cate lo stato della distinta.

Nella seconda ipotesi, è su ciente eseguire solamente i punti 2 e 3 del usso operativo precedente.

Documenti già conservati: nessun intervento

Per i documenti già conservati tramite il servizio di conservazione in outsourcing IXCE, nulla cambia.

Menù: Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Manuali della conservazione

Le modi che al sistema di conservazione hanno reso necessario de nire una nuova versione del modello standard del manuale di conservazione.

Le principali novità del modello riguardano:

· l'adeguamento del paragrafo 10.5 Il rapporto di versamento al contenuto del le XML generato durante il processo

di conservazione "in house". In particolare, sul Rapporto di Versamento sarà riportato l'utente "produttore" che ha versato i documenti nel sistema di conservazione;

· l'inserimento delle variabili "e-mail" e "PEC" sui dati anagra ci del soggetto conservatore, del Responsabile della

conservazione e suoi delegati, ai rispettivi paragra 6.1, 6.2 e 6.3.

Creare una nuova versione del Manuale della conservazione

Con riguado ai documenti conservati all'interno dell'organizzazione dello Studio successivamente al presente

aggiornamento si consiglia di generare una nuova versione del manuale della conservazione partendo dal nuovo modello distribuito da Sistemi.

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ALTRE IMPLEMENTAZIONI DA SEGNALARE

La scheda contiene un breve riepilogo delle ulteriori revisioni che si sono rese necessarie in seguito all'introduzione della Con gurazione del sistema di conservazione.

Con gurazione documentale

Menù: Gestione Documentale > Con gurazione > Con gurazione documentale

Dalla funzione è stata rimossa l'opzione "modalità di conservazione" (in house o outsourcing) in quanto è ora gestita sull'organizzazione dello Studio.

Documenti (ex "Altri documenti - soggetto conservatore")

Menù: Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Documenti

La funzione "Documenti" è lo strumento con cui lo Studio predispone il mandato di a damento del servizio di

conservazione, l'atto di nomina del Responsabile della conservazione, e altro ancora. Per una corretta compilazione di questi documenti, i dati dello Studio, del Responsabile e suoi delegati vengono ora derivati dall'organizzazione.

Tutti i documenti generati tramite questa funzione fanno ora capo all'organizzazione dello Studio e come tali possono essere conservati digitalmente ("in house" o "outsourcing") con l'ausilio della funzione "Conservazione Digitale > Distinte di conservazione", previa abilitazione alla conservazione digitale delle rispettive tipologie documento (codice 753, 754, 755 e 756), dalla funzione "Con gurazione > Con gurazione documentale".

Distinte di conservazione soggetto conservatore

Menù: Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Distinte di conservazione soggetto conservatore

Dalla funzione "Conservazione Digitale > Distinte di conservazione soggetto conservatore" è stata rimossa la possibilità di conservare i documenti che fanno capo all'organizzazione dello Studio (mandato, nomina, ecc.).

Potrete continuare ad utilizzare la presente funzione per la conservazione dei documenti del soggetto conservatore:

· Rapporti di Versamento generati dal sistema di conservazione "in house"

· Manuale della conservazione.

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IMPLEMENTAZIONI E CORREZIONI

L'aggiornamento contiene le implementazioni di seguito riportate:

MODULO FUNZIONE DESCRIZIONE

Archiviazione Volumi di archiviazione Installazioni in SIR

Per non incorrere in problemi di lentezza in sede di archiviazione dei documenti, sulla tabella volumi è stato introdotto un controllo che inibisce la possibilità di caricare un volume diverso dalla cartella <DATI>

dell'installazione. Lo stesso controllo è presente sulla variazione di un volume esistente.

L'aggiornamento contiene le correzioni di seguito riportate:

MODULO FUNZIONE DESCRIZIONE

Archiviazione Documenti archiviati Avviando la funzione "Copia le in cartella" dalle <Azioni documento> della griglia "Elenco documenti archiviati", richiamata dal prodotto che si integra con la Gestione Documentale, veniva emesso l'errore:

"@SBC/@SBL - Errore su argomenti

Subroutine GDLSRV.GD_SRV_COP_IMPOSTAOPZIONI, richiamata da GDLDOC.GD_DOC_MENU_AZIONI Il numero di argomenti passati è superiore a quelli attesi".