Gestione Documentale Pratiche TARSU (TAssa Rifiuti Solidi Urbani) Convegno La trasparenza nei procedimenti amministrativi

(1)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Comune diComune di Genova Genova

Gestione Documentale Pratiche TARSU Gestione Documentale Pratiche TARSU (TAssa Rifiuti Solidi Urbani)

(TAssa Rifiuti Solidi Urbani)

Convegno

“La trasparenza nei procedimenti amministrativi”

Esperienze nell’automazione del protocollo informatico e dei flussi documentali

Roma, 29 ottobre 2002 Residenza di Ripetta

(2)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Linee strategiche dei Sistemi Informativi Linee strategiche dei Sistemi Informativi

z

Le nuove linee strategiche, in coerenza con le finalità di economicità, efficacia e trasparenza, hanno come obiettivo principale quello di rendere i servizi e le informazioni direttamente fruibili dall’utente, senza intermediazioni da parte della Pubblica Amministrazione (Portale del Cittadino, Sportello Unico Attività Produttive, Carta d’Identità elettronica e Firma Digitale).

z

Priorità massima ai progetti di sviluppo di sistemi informativi che permettono l’erogazione diretta di servizi al cittadino e la trasparenza del

funzionamento dell’Ente

(3)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Servizi WEB del Comune di Genova Servizi WEB del Comune di Genova

z Apertura di servizi web sul portale dei cittadini, sul sito istituzionale e sulla intranet:

– Pagamenti (ICI, Ristorazione scolastica, Asili Nido, Multe, Affissioni, …)

– Autocertificazioni – Biblioteche e Musei

– Consultazione pratiche di Edilizia Privata e ICI

– Disponibilità di informazioni, documentazione e modulistica – Strumenti di collaborazione (forum, mailing-list)

– Servizi Intranet finalizzati alla diffusione di conoscenze e competenze e alla semplificazione dei processi di gestione interna (PEG, Rassegna Stampa, HelpDesk,

E-learning, modulistica, strumenti di collaborazione, …)

(4)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Obiettivi del progetto Obiettivi del progetto

z Dematerializzare atti e documenti legati ai processi amministrativi e alle procedure di spesa, sfruttando le potenzialità offerte dalle nuove tecnologie (linee strategiche 2002-2004 AIPA)

z Dalla gestione tradizionale all’archiviazione documentale:

primo passo verso la trasparenza dei processi

z Creazione di una base dati elettronica di documenti per rendere disponibili tali informazioni all’amministrazione stessa e al pubblico

z Recupero dell’efficienza dello sportello operativo

Capture

Create Formalize Archive Share Use Processo di

gestione del documento elettronico

(5)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Descrizione della procedura precedente Descrizione della procedura precedente

z Ufficio TARSU nell’ambito del Settore Tributi della Direzione Risorse Finanziarie: incaricato di tenere

aggiornato l’archivio delle pratiche di variazione degli edifici ai fini della riscossione della Tassa Rifiuti Solidi Urbani

z Utenti: cittadini, amministratori di condominio, esercizi commerciali, professionisti, aziende intestatarie di

immobili siti nel Comune di Genova

z Ricezione e aggiornamento archivio delle denunce e della banca dati tributi sul sistema centrale

z Necessità di consultazione delle pratiche archiviate per:

- verifiche

- eventuale fotocopia su richiesta degli utenti

- produzione documentazione a supporto di contenziosi

(6)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Volumi dell’archivio Volumi dell’archivio

z

800.000 pratiche archiviate composte da:

- Circa 4.500.000 fogli - Circa 2.500.000 pagine

su microfilm

z

80.000 nuove pratiche/anno

z

2 addetti all’archivio

z

80 tra impiegati e funzionari con necessità di

accesso alle pratiche in archivio

(7)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Motivazioni del nuovo sistema Motivazioni del nuovo sistema

z Poca efficienza e tempestività nella archiviazione e ricerca dei documenti

z Lentezza nella verifica di pratiche precedenti per erogazione dei rimborsi

z Adeguamento alla legge 626 (normative antincendio e di sicurezza)

z Eliminazione della carta e recupero di spazio negli uffici trasferendola in siti meno costosi

z Disponibilità dei documenti (in forma elettronica e

sostitutiva) in maniera semplice, veloce e concorrente per gli utenti interessati sia interni che esterni

all’amministrazione

(8)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Funzionalità del nuovo sistema Funzionalità del nuovo sistema

z Acquisizione documenti

z Indicizzazione e archiviazione nel database

z Chiavi di ricerca:

– Codice Pratica

– Indirizzo dell’immobile – Intestatario

– Codice Fiscale/Partita IVA

z Ricerca e consultazione da postazioni client/server

z Ricerca e consultazione via web

z Disponibilità all’utilizzo del documento in tutte le sue forme e alla sua integrazione con dati aggiuntivi

(9)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Soluzione implementata Soluzione implementata

z Scelta della piattaforma applicativa più adatta e confacente alle esigenze attuali e future.

z Componenti HW:

- 1 Server con 3 Hard Disk - 1 Scanner ADF F/R A3 b/n - 1 postazione per acquisizione - 2 postazioni per indicizzazione

- ricerca e consultazione per tutte le postazioni in rete autorizzate

z Componenti SW:

- Microsoft Windows2000 Advanced Server - Database: MS SQL2000

- Sistema Documentale: FileNET PANAGON IDM IS - Web Services: FileNET Web Services

- Applicazione: Getronics

(10)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Schema

Schema Architetturale Architetturale

ARCHIVIO

Stazioni di ACQUISIZIONE

Application

Server Web Server

INTRANET

(11)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Ricerca tramite INTRANET

(12)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Visualizzazione documenti (INTRANET)

(13)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Visualizzazione documenti (

Visualizzazione documenti ( client client -server) -server)

(14)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Fasi del progetto Fasi del progetto

z Inizio del progetto: novembre 2001

z Test: febbraio 2002

z In esercizio da: marzo 2002

z Archiviate ad oggi 50.000 nuove pratiche

Diagramma di Gantt

Analisi e specifiche funzionali Sviluppo

Test

Esercizio

Nov. 2001 Dic. 2001 Gen. 2002 Mar. 2002

(15)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Benefici ottenuti Benefici ottenuti

Le motivazioni iniziali sono state confermate dai risultati fin qui raggiunti

In particolare:

z

Efficienza: riduzione dei tempi medi di attesa allo sportello e dei tempi di erogazione dei rimborsi In corso:

z

risparmio in termini di locazione superfici adibite ad

archivi cartacei in uffici di pregio in zona centrale

rispetto a magazzini in zona periferica.

(16)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Piano di completamento Piano di completamento

•

Recupero del pregresso (cartaceo e microfilm):

• in-house

• tramite Service esterno (es. Franchising della Solidarietà)

•

Ampliamento della configurazione HW e SW:

• Incremento della capacità di archiviazione su dischi ottici (Juke-box per magneto-ottico)

• Potenziamento del numero di postazioni di

acquisizione e indicizzazione

(17)

Sistemi InformativiSistemi Informativi

Sistemi Informativi

Sviluppi futuri Sviluppi futuri

La scelta di un sistema scalabile e di una solida piattaforma garantisce una crescita del

sistema graduale, sicura e rispondente ai requisiti della normativa in materia di

trasparenza e accessibilità

Implementazioni future:

•