WWW.ELIXFORMS.IT 23-10-2020
PROPOSTA DI PROGETTO
elixForms per
Unione Terre di
Castelli
Proposta di investimento elixForms
elixForms: la soluzione completa per la dematerializzazione della modulistica
In risposta a quanto previsto dall'Agenda Digitale Italiana (ADI), abbiamo sviluppato una piattaforma online per la gestione digitale della modulistica legata ai procedimenti amministrativi.
elixForms ed elixPay sono due servizi che consentono di dematerializzare completamente la raccolta e l’elaborazione delle pratiche all’interno dell’Ente, attuando lo switch over digitale (dalla carta alla gestione full digital) della
modulistica, integrandosi perfettamente ai sistemi gestionali interni all'Ente secondo i criteri di interoperabilità.
OBIETTIVI DEL SERVIZIO
elixForms è la piattaforma che permette agli Enti Pubblici di realizzare il processo di digitalizzazione, concentrandosi sui seguenti obiettivi:
• offrire un servizio completamente online per la compilazione e gestione semplificata della modulistica dell’Ente
• centralizzare e automatizzare la raccolta dei dati, con la possibilità di esportarli in vari possibili formati
(.csv, .xls, .pdf)
• offrire un servizio completo al cittadino – dalla
compilazione al pagamento, fino alla firma del modulo – che può tenere traccia dello stato d’avanzamento della pratica presentata all’Ente
elixForms APPROFONDIMENTI
elixForms è la piattaforma web-based per la creazione della modulistica legata ai procedimenti amministrativi. La soluzione, sviluppata da Anthesi s.r.l., consente di disegnare in modo semplice, veloce e completamente online un processo per la raccolta dematerializzata di dati strutturati e allegati digitali, accogliendo le istanze provenienti dagli utenti.
Se si desiderano maggiori informazioni, è possibile approfondire collegandosi al sito web di elixForms www.elixforms.it oppure inviando un'email a elixforms- info@anthesi.it.
CARATTERISTICHE
• Online (raggiungibile da qualsiasi dispositivo 24/24h)/li>
• Semplice (sistema intuitivo e moduli riutilizzabili)
• Aperto (integrabile con sistemi gestionali interni e software di terze parti)
• Sicuro (identificazione certa dell’utente e tracciabilità delle operazioni)
• Veloce (tempi rapidi di installazione e utilizzo)
• Flessibile (adatto alla gestione di qualsiasi esigenza legata alla modulistica dell’Ente e in costante aggiornamento)
VANTAGGI
• Supporto all'organizzazione
• Sicurezza dei dati
• Dematerializzazione completa
• Protocollazione automatica
• Rispetto dell’Ambiente
• Conformità AGID (SPID, PagoPA, CAD)
STARTUP E INSTALLAZIONE
In quest’area rientrano tutte le attività necessarie alla scelta della piattaforma, nonché alla sua installazione. Nello specifico, la proposta comprende:
• scelta della piattaforma tra Basic, Standard e Corporate (da effettuare al momento dell’acquisto sul sito Mepa)
• installazione della piattaforma acquistata e delle componenti aggiuntive comprese su piattaformadedicata
• comunicazione degli URL a cui accedere per creare le utenze
La soluzione che viene proposta è quella che meglio risponde alle esigenze attuali e comprende l’acquisto di componenti di base (fondamentali per il corretto funzionamento della piattaforma) e una serie di servizi aggiuntivi, funzionali al caso specifico.
INTEGRAZIONI CON SISTEMI DI PROTOCOLLO E ARCHIVIAZIONE
In quest’area rientra la scelta delle possibili integrazioni di elixForms con i sistemi di protocollo e archiviazione in uso presso l'Ente.
Nello specifico, sono già state sviluppate nuomerose integrazioni con i sistemi più diffusi sul mercato.
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SIGN-ON PLUGIN
In quest’area rientrano tutte le opzioni disponibili per la scelta dei sign-on plugin previsiti da elixForms. Nello specifico, sono già state sviluppate numerose soluzioni di autenticazione con le principali piattaforme nazionali e regionali in uso dagli Enti.
N.B. I sign-on plugin "Nessun Profilo" e "User e Password" sono sempre già compresi nella piattaforma elixForms.
VALIDAZIONE PDF FINALE
In quest’area rientrano tutte le opzioni disponibili per la scelta della modalità di validazione del PDF finale previsite da elixForms.
elixForms - STANDARD
Start UP [ef-attivazione]
elixForms STANDARD - motore STANDARD fino a 50 moduli [ef-std]
ArchiFlow [ef-c-archiflow]
Sì
Connector aggiuntivo [ef-c-addon]
DocER [ef-c-docer]
Nadir
Nessun profilo (captcha) [compreso]
User e password [compreso]
Federa (Emilia Romagna) [ef-so-federa]
Firma manuale e documento [ef-val-manual]
ADD-ON PDF FINALE
In quest’area rientrano tutte le opzioni disponibili per la scelta degli add-on legati al PDF finale previsite da elixForms.
N.B. L'add-on "PDF-A Agid + XML dpcm 14.11.2014" che, come previsto dall’allegato 2 al DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistema di conservazione e indicato da Agid è da preferire rispetto alPDF semplice, è sempre già compreso nella piattaforma elixForms.
CERTIFICATO SSL (Accessori)
In quest’area rientrano tutte le opzioni disponibili per la scelta del Certificato SSL previsite da elixForms.
N.B. Il Certificato "SSL Standard" è sempre già compreso nella piattaforma elixForms.
Notifiche Mail - servizio SMTP
In quest’area rientrano tutte le opzioni disponibili per la scelta del Servizio SMTP (es. registrazioni, inoltri, supporto, ecc.).
N.B. Per test e formazione verrá utilizzato temporaneamente un indirizzo xxx@elixforms.it. Prima della messa online del primo modulo andrá collegata a quella dell'ente di cui sopra.
FUNZIONE QRCODE
Il sistema genera, per ogni istanza inviata, un codice QRcode univoco e lo inserisce automaticamente nel pdf riepilogativo che l'utente scarica al termine della procedura. Scansionando il codice, gli operatori, muniti di lettore o di smartphone, possono richiamare i dati dell’identità dell'utente, nonché lo stato della domanda per la verifica di corrispondenza con il documento di identità presentato. Esattamente come avviene al gate di imbarco in
aeroporto. È possibile quindi per l'utente (o candidato) mostrare la ricevuta anche sullo schermo dello smartphone, o ricordarsi semplicemente a memoria il codice (PNR).
L'operatore che effettua il controllo vedrà richiamati i dati originali del titolare dell'istanza e procederà a cliccare con il check-in.
A questo punto, è possibile impostare cambi di stato, in base ai controlli che l'Ente decide di applicare. Per esempio, agganciando il QRcode alla funzione elixForms Workflow semplice, è possibile verificare lo stato della domanda e, nel caso di candidato non ammesso a una selezione, avere riscontro della non idoneità della stessa.
Inoltre, grazie alla possibilità di gestire turni e orari, l'operatore verifica in tempo reale e con un solo veloce passaggio se l'utente si è presentato nella giusta sessione e, in caso contrario, forza il check-in accettando il candidato.
Firma digitale AGID [ef-val-agid]
Autodichiarazione e documento [ef-val-autodic]
PDF-A Agid + XML dpcm 14.11.2014 [compreso]
SSL: Standard <Nome ente-senza punti>.elixforms.it [compreso]
SMTP esterno: di tipo 'mail massive' con indirizzo configurato con nome ente [EF-SMTP-SERVICE]
Estensione per gestione pratica tramite QrCode in ricevuta, stampa PNR e WebApp per check-in [ef-qrcode]
FUNZIONE CALENDARIO
In quest’area rientra il motore di calendarizzazione grazie al quale è possibile ampliare le funzionalità della
piattaforma elixForms, aggiungendo un modulo calendario per la prenotazione appuntamenti (singoli e/o multipli).
Nello specifico, il motore di calendarizzazione funziona nel modo seguente:
• Lato operatore: è possibile impostare tutte le opzioni utili (es. giorni di attivazione del servizio, orari di apertura e chiusura, durata dei singoli appuntamenti, numero massimo di appuntamenti per slot di tempo, numero massimo di appuntamenti prenotabili da singolo utente, operatore/i a cui affidare la gestione in autonomia del calendario, etc). Inoltre, l'operatore può vedere da quale utente, e per conto di chi, è stato fissato l'appuntamento e stampare l'elenco delle prenotazioni. Le notifiche per gli operatori vengono inviate tramite email al gestore del procedimento.
• Lato utente: è possibile visionare le disponibilità. scegliere quella/e preferita/e, prenotare uno o più appuntamenti e ricevere un'email di conferma.
CANONE DI GESTIONE
Il canone per la gestione del motore di calendarizzazione permette di raccogliere fino a 10.000 richieste di appuntamento.
N.B. Il canone di gestione è sempre compreso nella versione Corporate di elixForms.
FUNZIONE WORKFLOW SEMPLICE
In quest’area rientra il motore di gestione ottimizzata del flusso di lavoro, grazie al quale è possibile comunicare all'utente lo stato della pratica attraverso informazioni aggiuntive in fase di presa in carico della pratica.
Servizi di assistenza e supporto app di 2^livello QrCode [ef- qrcode-ass]
Attivazione motore di calendarizzazione [ef-calendar]
Motore di calendarizzazione - Servizio SAAS/CLOUD fino a 5.000 e 10.000 richieste/anno
Attivazione estensione procedimenti Workflow Semplice [ef-wf-basic]
SERVIZI A CANONE
SERVIZI DI ASSISTENZA ORDINARIA (MORD)
Sottoscrivendo un servizio di assistenza ordinaria a canone, si ha diritto a:
• Accesso h24 a un sistema di web trouble ticketing efficace e tempestiv
• PM (Project Manager) dedicato: un referente unico, diretto e competente che supporta l'Ente in ogni momento, occupandosi in prima persona di formazione, assistenza e coordinamento degli interventi
• Servizi di assistenza e supporto telefonico applicativo di 2° livello sull’uso del sistema.
Metodo e copertura del servizio
• Web trouble ticketing/e-mail - 24/24h, 7/7 gg
• Supporto telefonico diretto - dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 13:00
Il servizio elixForms è erogato con formula Software as a Service (SAAS) in Cloud hosting. È quindi completamente assistito senza necessità di acquisto software, hardware, banda internet o sistemi di salvataggio, sicurezza e monitoraggio.
SERVIZI IN CLOUD
Il servizio in Cloud comprende:
• il mantenimento e il corretto funzionamento della piattaforma installata sulla base del numero di richieste pervenute all'anno selezionate nel contratto annuale di servizi in cloud
Prestazioni del servizio in cloud
SLA: NBD – garanzia 95% form serviti entro i 5 secondi , 98% form serviti entro i 20 secondi (analisi su base mensile).
Ogni necessità di capacità elaborativa, banda spazi occupati , aggiornamenti verrà automaticamente adeguata per mantenere i livelli di servizio adeguati.
N.B. Nella MORD (Manutenzione ordinaria elixForms) saranno comprese tutte le versioni evolutive della piattaforma e gli interventi di consolidamento dell'applicazione
elixForms - STANDARD
Canone annuale servizi di assistenza [ef-std-ass]
Servizio SAAS/Cloud fino a 5.000 richieste/anno [ef-sa-5000]
01-01-2021
31-12-2021
MANUTENZIONE EVOLUTIVA (MEV) E INTEGRAZIONI AGGIUNTIVE
Le attività legate ai servizi di manutenzione evolutiva (nuove richieste) saranno attivate tramite il sistema di Web Trouble Ticketing, che costituisce sempre il canale di comunicazione principale per la raccolta delle richieste di intervento dell'Ente.
COME FUNZIONA IL PACCHETTO PUNTI ELIXFORMS
Il pacchetto punti può essere impiegato per richiedere qualsiasi tipo di intervento di manutenzione evolutiva non compresa in assistenza.
Tipologie di intervento:
1. Standard 2. Urgente
Anthesi applica al costo standard (1 ora = 1 punto) dei fattori moltiplicativi che variano in funzione dell’urgenza e della tipologia dell’intervento.
• Intervento Standard: 1 ora = 1 punto
• Urgenza Immediata (entro 1 giorno lavorativo): maggiorazione di 3 punti per ogni ora impiegata (1 ora = 4 punti)
• Urgenza Alta (entro 2 giorni lavorativi): maggiorazione di 2 punti per ogni ora impiegata (1 ora = 3 punti)
• Urgenza Media (entro 4 giorni lavorativi): maggiorazione di 1,5 punti per ogni ora impiegata (1 ora = 2,5 punti)
• Intervento Pianificato: conteggiata a consumo, senza maggiorazione (1 ora = 1 punto)
• Attività di Analisi: maggiorazione di 1 punto per ogni ora impiegata (1 ora = 2 punti)
• Intervento presso sede cliente: 6 punti + ore effettive lavorate
• Attività off-peak (fuori dall’orario lavorativo): maggiorazione di 3 punti per ogni ora impiegata (1 ora = 4 punti)
Per utilizzare il pacchetto punti per la formazione aggiuntiva saranno applicati i seguenti addebiti:
• Supplemento Intervento on-site n°6 punti/ora
• Formazione n°1 punto per ogni ora (es. n°5 ore equivalgono n°5 punti)
Per maggiori informazioni è possibile consultare, in ogni momento, il Manuale dedicato alla Manutenzione Evolutiva (denominato "Supporto Online Anthesi" disponibile nella sezione Manuali di elixForms (http://
elixforms.anthesi.it/elixDocs/manuals.jsp).
N.B. ll pacchetto proposto potrà essere utilizzato per attività di integrazioni e formazione aggiuntiva e per la realizzazione di moduli digitali.
Pacchetto SMALL (40 p - 5 gg) [ef-pacchetto-small]
FORMAZIONE
I servizi di formazione* erogati sono funzionali all’utilizzo di elixForms e consentono all'Ente di rendersi completamente autonomo nell’utilizzo della piattaforma.
Normalmente, vengono previste 2 diverse tipologie di corso diversificate sulla base dei ruoli dei rispettivi partecipanti.
In particolare, la sessione Administrator è rivolta al personale che dovrà gestire le domande ricevute attraverso i moduli online, dare un primo supporto agli utenti che compilano il modulo e vedere le domande inoltrate e in corso.
La sessione Architect, invece, è rivolta al personale che sarà incaricato di creare nuovi moduli, disegnandoli da zero, e di apportare modifiche a moduli già creati.
MODALITÀ DI EROGAZIONE
Sessione formazione elixForms Administrator Corso base on-site
partecipanti consigliati: max 10 durata: 2h
Sessione formazione elixForms Architect partecipanti consigliati: max 4
Corso base on-site durata: 4h
Corso di approfondimento durata: 4h
*N.B. I servizi di formazione erogati contestualmente alla piattaforma elixForms possono essere
considerati ESENTI IVA e saranno fatturati con la specifica dicitura: esente IVA ai sensi dell'art.10 D.P.R. n°633 del 26/10/72.
Sessione formativa elixForms "elixForms Administrator" [ef-f-administrator]
Sessione formativa elixForms "elixForms Architect" [ef-f- architect]
SERVIZI DI PAGAMENTO - ELIXPAY
elixPay è un sistema versatile e altamente integrabile con altre soluzioni, che può essere utilizzato da Pubbliche Amministrazioni per integrare tutti quei processi che prevedono un pagamento.
La soluzione consente di collegare all'istanza compilata il relativo pagamento previsto, integrandolo anche agli intermediari tecnologici dell'Ente per PagoPA.
CARATTERISTICHE
• Online (raggiungibile da qualsiasi dispositivo 24/24h)
• Semplice (sistema intuitivo e facile da usare)
• Aperto (integrabile con sistemi gestionali interni e software di terze parti)
• Sicuro (identificazione certa dell’utente e tracciabilità delle transazioni)
• Versatile (interfaccia con qualsiasi gateway bancario)
• Certo (rilascio della ricevuta unica di pagamento)
VANTAGGI
• Riduzione dei costi amministrativi per la gestione delle pratiche di pagamento
• Sicurezza dei dati e tracciabilità delle transazioni
• Dematerializzazione completa
• Sistema di notifica di pagamento via email e PEC
• Servizio innovativo, comodo e diretto per l’utente
SERVIZI DI PAGAMENTO - ELIXPAY
In quest’area rientrano tutte le attività collegate alla scelta della soluzione elixPay, nonché alla sua installazione.
Nello specifico, la proposta comprende:
• attivazione/integrazione di elixPay con la piattaforma elixForms
• eventuale integrazione con PayER/PagoPa
• scelta del canone annuale dei servizi di pagamento in cloud, sulla base delle transazioni annue previste
• gestione servizi gateway Payer
CONDIZIONI DI VENDITA PARTICOLARI
Queste le condizioni di vendita particolari riservate all'Ente.
Attivazione connector istanze per servizi di pagamento PagoPA [ep-attivazione]
Canone di gestione servizio elixPay [ep-sa-servizio]
Fornitura gratuita seguenti funzionalità: - EF-VAL_MANUAL FIRMA MANUALE + DOCUMENTO - EF-VAL-AUTODIC
AUTODICHIARAZIONE + DOCUMENTO - EF-SO-FEDERA SSO FEDERA REG. EMILIA ROMAGNA - EF-VAL-AGID FIRMA DIGITALE AGID Decorrenza Canone annuale dal 01/01/2021 al
31/12/2021 Attivazione in test della funzionalità Calendar fino al 31/12/2020 Fornitura gratuita n°10 punti/ora aggiuntivi nell' eventuale acquisto pacchetto ore Medium
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ATTO SOTTOSCRITTO DIGITALMENTE AI SENSI DEL D.P.R. 445/2000 E DEL D.LGS. 82/2005 E SUCCESSIVE MODIFICHE E INTEGRAZIONI
NOME: Giulia Macchi
CODICE FISCALE: TINIT-MCCGLI65D50D158Z DATA FIRMA: 15/12/2020 11:45:23
IMPRONTA: 31656236353830653863383438626564323466623330623934356234353261323531663164333639
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NOME: Giulia Macchi
CODICE FISCALE: TINIT-MCCGLI65D50D158Z DATA FIRMA: 22/12/2020 13:11:59
IMPRONTA: 31656236353830653863383438626564323466623330623934356234353261323531663164333639
