Al Sig Referente per l’Informatica del Distretto di Roma Dott Daniele Carlino
Oggetto: Nuovo progetto sulle buone prassi di organizzazione degli uffici giudiziari - Delibera CSM del 22.6.2015 – Prot P 12192/2015
Con riferimento all’esperienza delle buone prassi maturata nell’ambito del Tribunale di Velletri nel corso degli ultimi anni si comunicano di seguito le metodologie utilizzate ed i risultati raggiunti nel settore penale.
AREA COMUNE CONDIVISA
Con particolare riferimento al settore penale è stata realizzata in collaborazione con la Procura un’area condivisa statica suddivisa in sub aree alla quale i diversi magistrati ed il personale di cancelleria possono accedere mediante permessi specifici, consentendo in concreto la formazione di un “contenitore unico ove inserire e quindi reperire gli atti dei procedimenti penali”.
Si tratta di strumento che presuppone minime dotazioni e competenze in materia informatica e alcun aggravio economico, ma che non può prescindere ovviamente dall’instaurazione di un proficuo rapporto di collaborazione tra i diversi soggetti coinvolti nel rapporto processuale.
E’ stata infatti creata un’area virtuale comune fra tutti gli uffici della Procura di Velletri e del Tribunale Penale di Velletri suddivisa in cartelle e sottocartelle destinata a contenere i provvedimenti giudiziari potenzialmente utili anche ad utenti diversi da chi li ha materialmente redatti.
E’ evidente il notevole risparmio di tempo nell’avere a disposizione il file relativo al provvedimento che si vuole esaminare e/o su cui si è chiamati a decidere in un unico “contenitore” di facile accesso e consultazione, in cui i documenti sono ordinati in base a criteri univoci e noti a tutti gli utenti.
Il sistema è estremamente banale ma comporta indubbi vantaggi in termini di riduzione dei tempi e maggiore facilità di stesura dei provvedimenti (con un semplice taglia e copia è, infatti, possibile recuperare generalità,
capi di imputazione e parti di motivazione).
Si rinvia nel dettaglio all’allegato n 1 relativo al protocollo di intesa raggiunto
con la Procura in ordine alla tipologia di atti da inserire all’interno dell’area
comune condivisa.
SPORTELLO DI CONSULTAZIONE INFORMATIZZATO DEL REGISTRO GENERALE PER GLI AVVOCATI
E’ stato attivato presso il Tribunale – Cancelleria Dibattimentale uno sportello telematico per la consultazione delle informazioni relative ai procedimenti penali (cosiddetto TOTEM).
Il sistema permette di eseguire consultazioni di sportello in maniera completamente autonoma e celere, inserendo, nell’apposita maschera di ricerca, il numero di Registro Generale del Procedimento Penale ed ha la finalità di deflazionare la fila dello sportello della cancelleria dibattimentale (la ricerca può essere eseguita in maniera alternativa con il numero di procedimento del dibattimento o con il numero della Procura).
Le consultazioni possono essere esperite tramite digitazione di una utenza e password fornita al Presidente del Consiglio dell’ordine Forense e periodicamente soggetta a variazione secondo criteri di riservatezza.
SCADENZARIO TERMINI DI FASE DELLE MISURE CAUTELARI PERSONALI
Al fine di assicurare il rigoroso monitoraggio dei termini di fase delle misure cautelari personali in corso di esecuzione, è stato realizzato un registro “telematico” mediante l’utilizzo del “calendario di Microsoft Outlook” condiviso – e quindi consultabile - tra gli uffici di segreteria/cancelleria Gip e Procura, con conseguente attribuzione di poteri di scrittura e lettura ovvero di sola lettura ai singoli utenti.
VERBALE DI UDIENZA TELEMATICO ED ACCESSO AL SISTEMA SNT - SICP
Le aule di udienza dibattimentale e Gup sono state cablate e munite delle dotazioni informatiche necessarie (pc e stampante) per la redazione del verbale di udienza in formato elettronico con possibilità anche di salvataggio nell’area comune condivisa; è stata resa, altresì, possibile la facile e celere consultazione da parte della cancelleria dei sistemi SNT – SICP e di tutti i servizi erogati dal dominio Giustizia in caso di necessità nel corso della udienza per la risoluzione di eccezioni fondate su questioni processuali sollevate dinnanzi al Giudice.
INVENTARIO DOTAZIONI INFORMATICHE DEL TRIBUNALE
E’ in corso di completamento la ricognizione di tutte le dotazioni informatiche (pc e stampanti/fax/scanner) assegnate al personale di cancelleria ed ai magistrati del Tribunale, finalizzata alla realizzazione di un inventario (con database di Microsoft Access) che consenta per il
futuro l’assegnazione del materiale informatico secondo criteri di maggiore efficienza e razionalità.
Velletri, 7.7.2015
Il Magistrato di riferimento per l’informatica Zsuzsa Mendola
