Progetto RICORDI: La nascita del polo di coordinamento territoriale della Regione Autonoma Valle d’Aosta

Progetto RICORDI:

La nascita del polo di coordinamento

territoriale della Regione Autonoma Valle d’Aosta

Lauretta Operti

La nascita del Polo: indice

Finalità Gli Enti

I risultati attesi I primi passi:

1.L’autorizzazione della Soprintendenza – il modello organizzativo 2.L’adesione degli Enti

3.L’analisi dei flussi

La nascita del Polo: finalità

Scenario 5: Ente capofila di un insieme di enti

produttori che versano su sistemi di terzi i propri archivi.

•promuovere e governare la realizzazione del processo di conservazione della documentazione digitale

•trasferire soluzioni tecniche ed organizzative atte a supplire il

divario tecnologico tra amministrazioni di diversa dimensione

La nascita del Polo: gli Enti

comunali su più Comuni, fasce d’età dei dipendenti

8 Unités des Communes (Unione dei Comuni)

Consorzio BIM (Bacino Imbrifero Montano della Dora Baltea)

SUEL Sportello Unico degli Enti locali (Sportello Unico Attività Produttive)

La nascita del Polo: i risultati attesi

• supplire alla carenza di professionalità specifiche e di risorse finanziarie presso entità amministrative di dimensioni ridotte e distribuite su di un territorio morfologicamente complesso

• contenimento e razionalizzazione della spesa

• interoperabilità tra sistemi informatici

• integrazione dei processi di servizio

La nascita del Polo: i primi passi

1. Autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica e

bibliotecaria per il Piemonte e la Valle d’Aosta a costituirsi quale Polo di coordinamento per la conservazione

2. Accordo tra l’Amministrazione regionale e il PARER-IBACN per la conservazione dei documenti a favore della Regione e degli Enti locali

3. Analisi dei flussi per l’invio in conservazione e ruoli

La nascita del Polo:

1. La Soprintendenza

La Soprintendenza ha formulato tre richieste:

1.1 Manifestazione dell’eventuale interesse degli Enti locali ad aderire al progetto;

1.2 Illustrazione dettagliata del processo di organizzazione (individuazione degli attori coinvolti nel processo);

1.3 Individuazione di un solo interlocutore.

1.2.1 Il Modello organizzativo:

le premesse

L’esplicitazione a priori del processo con cui un Ente intende costituirsi quale Polo di coordinamento serve all’Ente stesso a chiarire il disegno organizzativo ed i ruoli che ogni parte coinvolta dovrebbe svolgere.

Il modello tiene altresì conto della natura dimensionale ed organizzativa, nonché delle particolarità degli enti presenti sul territorio, andando a

supplire alla carenza di professionalità specifiche e di risorse finanziarie presso entità amministrative di dimensioni ridotte e distribuite su di un territorio morfologicamente complesso.

1.2.2 Il Modello organizzativo: gli attori

Polo di coordinamento – Amministrazione regionale

- risponde alla necessità di professionalità specifiche per la preparazione dei

versamenti usufruendo, in maniera stabile e senza ulteriori aggravi economici, di quelle già presenti nei ruoli dell’Amministrazione regionale;

- agevola la produzione dei pacchetti di versamento, individuando in maniera univoca gli elementi della loro composizione da concordare con il Conservatore, che avrà di conseguenza un unico interlocutore;

- assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento nel rispetto di quanto definito, tra il Responsabile della conservazione e il Conservatore, per mezzo di un sistema versante unitar^io.

1.2.2 Il Modello organizzativo: gli attori

Soggetto tecnologico a cui viene affidato il sistema di versamento - Società in-House

-gestisce in modo uniforme la produzione e l’invio dei pacchetti di versamento;

-manutiene, su committenza della Regione, il sistema di versamento e ne cura il progressivo sviluppo e adattamento alle esigenze dei versamenti;

-permette il dialogo tra il sistema di versamento e le diverse configurazioni tecnico-organizzative degli Enti produttori;

- si presenta come interlocutore per le ditte produttrici degli applicativi informatici in uso presso gli Enti produttori, fornendo professionalità e conoscenza nel

settore.

1.2.2 Il Modello organizzativo: gli attori

Soggetto terzo a cui viene affidato il servizio di conservazione (Conservatore) – ParER

-è incaricato dalla Regione, a suo nome e per gli Enti che aderiscono al Polo di coordinamento, di conservare i documenti elettronici prodotti;

- si fa carico di affrontare gli investimenti necessari per garantire i livelli

prescritti, sia in termini di qualità che di sicurezza, dalle regole tecniche per la conservazione di cui al DPCM 3 dicembre 2013;

- è accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale per operare in tal senso e assicura che i livelli di qualità e sicurezza del servizio siano sempre garantiti.

1.2.2 Il Modello organizzativo: gli attori

Soggetto che opera per fornire assistenza diretta agli enti locali Consorzio degli Enti locali della Valle d’Aosta (CELVA)

-fornisce supporto organizzativo agli enti locali nello svolgimento delle loro attività;

- armonizza le azioni dei singoli enti locali attraverso operazioni atte a favorire la loro corretta adesione all’iniziativa;

-svolge attività di informazione periodica agli enti locali sullo stato di avanzamento dell’iniziativa;

- promuove momenti di formazione rivolti agli enti locali, approfondendo ed ampliando le loro conoscenze in campo tecnologico.

1.2.3 Il Modello organizzativo: le fasi

Fase

informatico utilizzato

Formazione del documento Ente produttore Sistema informativo dell’Ente produttore

Gestione del documento Ente produttore Sistema informativo

dell’Ente produttore

Archiviazione Ente produttore Sistema informativo

dell’Ente produttore Predisposizione dei modelli per la creazione dei

pacchetti di versamento

Polo di

Coordinamento Risoluzione delle anomalie relativamente al punto

precedente

Polo di

Coordinamento

1.2.3 Il Modello organizzativo: le fasi

Fase Responsabile Strumento informatico

utilizzato Predisposizione del pacchetto di versamento

(compilazione dei metadati, file: formato, leggibilità, ...)

Ente produttore Software “Futur-Acta”

(ex-SGVS)

Verifica del contenuto del pacchetto di versamento (formati, leggibilità file, completezza dei metadati)

Soggetto

tecnologico e Ente produttore

Software “Futur-Acta”

(ex-SGVS)

Eventuale completamento e/o correzione delle problematiche, rilevate dal Soggetto tecnologico, sui contenuti per la predisposizione del pacchetto di versamento

Ente produttore Software “Futur-Acta”

(ex-SGVS)

Generazione e trasmissione del pacchetto di versamento al Conservatore

Soggetto

tecnologico e Ente produttore

Software “Futur-Acta”

(ex-SGVS)

1.2.3 Il Modello organizzativo: le fasi

Fase Responsabile Strumento informatico

utilizzato Segnalazione e risoluzione delle eventuali anomalie

a seguito del rifiuto del pacchetto di versamento da parte del sistema di conservazione

Soggetto tecnologico

Software “Futur-Acta”

(ex-SGVS)

Conservazione

(per i compiti e le responsabilità si rimanda alla legislazione di settore e agli accordi/convenzioni)

Conservatore accreditato AGID

Sistema informativo del ParER

Indagine preliminare alla costituzione della Regione Autonoma Valle d'Aosta quale Polo di coordinamento per la conservazione per gli Enti locali.

Richiesta di nulla osta a costituirsi e ad agire in qualità di Polo di

Coordinamento per la conservazione digitale nei confronti degli enti locali valdostani.

Schema di accordo tra la Regione, in qualità di Polo di coordinamento, e l’IBACN della Regione Emilia Romagna per lo svolgimento di attività di interesse comune per la conservazione dei documenti informatici.

Nulla osta della Soprintendenza all’affidamento esterno del servizio di conservazione dei documenti digitali per gli enti territoriali valdostani.

2. L’adesione degli Enti

3. L’analisi dei flussi

3.1 Definizione delle specifiche per la conservazione di una tipologia documentaria

Prima di procedere alla conservazione di una tipologia documentaria è necessaria un fase propedeutica all’individuazione dei metadati necessari all’invio in conservazione nel rispetto dei requisiti richiesti dal Conservatore. Nel caso del PARER è quindi necessaria la formalizzazione dei metadati individuati attraverso la compilazione di documenti

specifici.

Concordati i dati necessari all’invio in conservazione della specifica tipologia

documentaria, il Polo di coordinamento realizzerà il tracciato che sarà reso disponibile agli enti locali, per il tramite del CELVA, con le necessarie spiegazioni a supporto.

Il ruolo del CELVA è di raccordo tra il Polo e gli enti locali per aggiornali sugli sviluppi proattivamente, affinché gli stessi richiedano ai fornitori di rendere i loro sistemi informativi compatibili con la piattaforma di conservazione.

3. L’analisi dei flussi

3.2 Attivazione Ente su una tipologia documentaria

E’ stato analizzato e disegnato il processo con cui gli enti/strutture possono

attivare in autonomia il processo di conservazione di una tipologia documentaria.

L’obiettivo si esplica nella possibilità di attingere dal catalogo realizzato dal Polo di coordinamento e selezionare una delle tipologie definite per attivarne la

conservazione. Da qui parte la richiesta delle informazioni necessarie al Polo per iniziare con le attività operative, attraverso una maschera con una serie di campi conoscitivi da inserire per produrre la documentazione per il conservatore e le informazioni per permettere la configurazione da parte del Polo dell’ente

richiedente.

Il CELVA in questo processo riveste un ruolo di monitoraggio dell’andamento dell’attivazione degli enti/strutture sulle varie tipologie documentali e di sollecito degli enti ad attivarsi in merito.

3. L’analisi dei flussi

3.3 Gestione del processo di conservazione con sistema Informativo a supporto dell’Ente

Futur Acta acquisisce i documenti ed i relativi metadati attraverso un’area di ‐ conferimento accessibile dal sistema informativo, in cui gli enti depositano i documenti informatici ed il file di metadati associati. L’iniziativa dell’invio in

conservazione avviene dall’ente/struttura nelle modalità consentite dai propri S.I.

Se non vi sono anomalie Futur Acta carica i dati nel proprio sistema eliminandoli ‐ dall’area di conferimento.

Da qui il flusso può prendere varie strade, in base alla configurazione della tipologia documentaria

3. L’analisi dei flussi

3.4 Gestione del processo di conservazione tramite Futur‐

Acta, con caricamento manuale dei documenti

Questo processo si può considerare un caso limite, è il caso in cui mancano tutti i dati/metadati quindi occorre permettere all’operatore di inserirli manualmente.

Successivamente al caricamento nell’area di conferimento dei file, l’operatore

dell’ente/struttura, in assenza del file di metadati, deve compilare i metadati in Futur Acta ‐ in cui viene creata una vista relativa alla corrispondente tipologia documentaria.

I file vengono poi collegati prelevandoli dall’area di conferimento.