ACCORDO PER LA GESTIONE OPERATIVA E FINANZIARIA DELLA QUATTORDICESIMA EDIZIONE DEL
CORSO PER VOLONTARI DELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE (NOVEMBRE 2019/MARZO 2021)
tra
Il Comune di Modena - Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi, con sede in via Scudari, 20 - 41121 Modena, nella persona della Responsabile dott.ssa Antonella Buja, giusta delega del Direttore Generale dott. Giuseppe Dieci (Pg. n. 325812 del 04.11.2019),
e
l’Associazione Overseas - Organizzazione per lo sviluppo globale di comunità in Paesi extraeuropei onlus (di seguito indicata brevemente Overseas) con sede legale in via Castelnuovo Rangone n. 1190 - 41057 Spilamberto (MO), rappresentata nel presente atto dal Legale Rappresentante Fausto Prandini, nato a Concordia s/Secchia (Modena) il 22/10/1959
Premesso
- dal Comune di Modena, grazie al contributo della Fondazione di Modena, in collaborazione con Regione Emilia-Romagna, Provincia di Modena, Università di Modena e Reggio Emilia, Overseas Ong, CIPSI Solidarietà e Cooperazione, Associazione CSV Modena e Tavolo delle associazioni modenesi di cooperazione internazionale, e con il patrocinio di ANCI, del Coordinamento nazionale enti locali per la pace e del Comune di Spilamberto (MO), ha promosso e realizzato tredici edizioni del Corso per volontari della cooperazione internazionale;
- che il Corso per volontari della cooperazione internazionale - quattordicesima edizione, organizzato in forma residenziale, prevede:
· la realizzazione della conferenza di apertura (29 novembre 2019);
· 10 fine settimana strutturati in sessioni didattiche frontali e laboratoriali - che avranno luogo sia presso la sede di Overseas sia presso il Palazzo comunale di Modena;
· un’ulteriore iniziativa pubblica (laboratorio/conferenza);
· la possibilità di esperienze di volontariato per i corsisti, da svolgersi all’estero o in Italia, con partenze previste tra giugno e dicembre 2020;
- che si è reso necessario avvalersi della collaborazione di una struttura, che permettesse lo svolgimento del corso con possibilità di pernottamento e ristorazione degli studenti, e che tale struttura è stata individuata, in accordo con il Tavolo comunale delle associazioni di cooperazione internazionale, presso la sede di Overseas in via per Castelnuovo Rangone n. 1190 - Spilamberto (MO);
- che, per il motivo suddetto e per l’ampia esperienza maturata in ambito didattico, Overseas è riconfermata dal Comune di Modena - Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi come partner organizzativo della quattordicesima edizione del Corso per volontari della cooperazione internazionale;
- che è stata verificata l'inesistenza di relazioni di parentela o affinità di legale rappresentante, soci e/o collaboratori della sopraccitata Overseas con dirigenti e dipendenti dell'Amministrazione di cui al presente procedimento;
- che l’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi del Comune di Modena ha ottenuto disponibilità di risorse economiche attraverso il contributo della Fondazione di Modena di complessivi € 20.000,00 nonché dalle quote di iscrizione dei partecipanti, da riscuotere a cura
di Overseas e pari a € 3.750,00, ai fini della realizzazione del Corso per volontari della cooperazione internazionale 2019/2021;
- che il progetto del Corso per volontari della cooperazione internazionale 2019/2021 è stato concordato con i partner nonché con i cofinanziatori del progetto.
tutto ciò premesso e considerato,
CONVENGONO E STIPULANO QUANTO SEGUE ART. 1 - Compiti dei contraenti
1.1 L’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi del Comune di Modena è responsabile del progetto nel suo complesso rispetto alle istituzioni, agli enti finanziatori, ai partecipanti, ai docenti e pertanto cura direttamente la comunicazione esterna relativa al progetto, convoca e presiede il Comitato scientifico e il Tavolo di coordinamento del corso.
1.2 A Overseas sono attribuiti i seguenti compiti:
- partecipare come membro attivo alle riunioni del Tavolo di coordinamento del corso e collaborare, nei tempi e con le modalità concordate con l’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi, alle azioni e agli impegni assunti;
- mettere a disposizione dei corsisti un tutor d’aula per il periodo novembre 2019 - marzo 2021. Tale figura opererà in stretta collaborazione con l’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi del Comune di Modena e si atterrà, per lo svolgimento dei propri compiti, al mansionario posto in allegato alla presente convenzione (allegato A);
- mettere a disposizione locali e strumentazioni tecniche presso la propria sede, onde consentire un adeguato svolgimento delle attività didattiche in forma residenziale;
- provvedere alla gestione amministrativa dell’attività didattica, inclusi gli adempimenti fiscali connessi (secondo il mansionario di cui all'allegato A).
1.3 Per le suddette attività in carico a Overseas, è previsto un corrispettivo come indicato nel preventivo del progetto presentato alla Fondazione di Modena e da questa approvato.
ART. 2 - Spese
Overseas si impegna a gestire in autonomia le spese relative al progetto, nel rispetto della tempistica concordata e del bilancio preventivo posto in allegato al presente atto (allegato B).
Le eventuali modifiche al suddetto piano finanziario dovranno essere preventivamente concordate tra le parti.
ART. 3 - Rendicontazione finale
3.1 La presentazione della rendicontazione finale deve essere effettuata entro 2 (due) mesi dalla fine delle attività didattiche e delle esperienze di volontariato, che dovranno concludersi entro il 31.03.2021.
3.2 L’invio della rendicontazione alla Fondazione di Modena è compito dell’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi, in quanto titolare del progetto.
3.3 Overseas si impegna a fornire tutta la documentazione prodotta in merito ai pagamenti effettuati e al contributo ricevuto per le proprie spese entro e non oltre il 31.05.2021, salvo posticipi di carattere eccezionale (dovuti a spese sopraggiunte dopo tale data) che dovranno essere tempestivamente comunicati al Comune di
precisato in premessa - si impegna a corrispondere a Overseas un corrispettivo complessivo di € 30.400,00 (escluso dal campo di applicazione dell’I.V.A. ai sensi dell'art. 4 DPR 633/72) come di seguito riportato:
- per la somma di €. 5.476,00 entro il terzo mese dall’avvio del progetto;
- per un’ulteriore somma di € 7.435,00 entro il mese di giugno 2020;
- per un’ulteriore somma di € 7.435,00 entro il mese di ottobre 2020;
- per la rimanente somma di €. 11.254,00 a progetto concluso e a rendicontazione effettuata.
Il corrispettivo suddetto risulta integrato per la somma di € 1.200,00 rispetto a quanto previsto nel bilancio del corso, in quanto finalizzato alla copertura degli ulteriori costi previsti per la giornata inaugurale del 29 novembre 2019.
L’importo sopra indicato si intende comprensivo, unitamente alle altre fonti di finanziamento (proventi corsisti per € 3.750,00 e autofinanziamento di Overseas per € 500,00), di tutti i costi e qualsivoglia spesa sostenuta da Overseas per le attività previste dal progetto, di cui al piano preventivo allegato al presente atto (allegato B).
ART. 5 - Durata
Il presente accordo ha durata da novembre 2019 a maggio 2021, come previsto dal progetto, e si intende conclusa con la completa attuazione di quanto previsto agli articoli nn. 3 e 4.
Modena, li
Per il Comune di Modena Per Overseas onlus
La Responsabile dell’Ufficio Progetti europei, Il Legale Rappresentante relazioni internazionali e coordinamento
progetti complessi
dott.ssa Antonella Buja Fausto Prandini
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CORSO PER VOLONTARI DELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE (QUATTORDICESIMA EDIZIONE - NOVEMBRE 2019/MARZO 2021)
Allegato A MANSIONARIO
allegato all’accordo tra Comune di Modena e Overseas
COORDINATORE
I compiti affidati al coordinatore del corso incaricato da Overseas prevedono quanto segue:
1. curare l’attuazione del progetto approvato dalla Fondazione di Modena secondo il Protocollo sottoscritto da Comune di Modena, Provincia, Regione, Università e Overseas, in particolare per quanto attiene a selezione delle candidature, conferenza di apertura, visibilità del corso;
2. contattare preliminarmente i relatori individuati: definire gli accordi inerenti la collaborazione occasionale o altra tipologia di collaborazione (data intervento, durata, compenso e rimborsi, ecc.) e definire i contenuti dell'intervento secondo il programma didattico;
3. contattare i relatori una/due settimane prima dell'intervento per verificare le loro necessità specifiche, ri- spetto ai contenuti e alle attrezzature;
4. tenere i rapporti con i relatori: consegnare ai relatori i documenti (notula occasionale, rimborso spese, ecc.); sollecitare la restituzione degli stessi debitamente compilati; verificarne la correttezza e trasferire la documentazione completa all'Ufficio Overseas per la liquidazione dei compensi; prenotare le stanze in caso di pernottamento;
5. assicurare la presenza in sede per ogni fine settimana del percorso didattico (15 ore); condividere la getione delle problematiche e/o sollecitazioni che emergono durante lo svolgimento del percorso didattico; gestire, in collaborazione con il tutor, i momenti di verifica collettivi con i corsisti relativi all'avanzamento del corso e agli aspetti motivazionali;
6. gestire il rapporto con l’Università di Modena e Reggio Emilia per quanto concerne la selezione dei corsisti provenienti dall’Ateneo, il monitoraggio del percorso didattico - esperienziale degli universitari, l’elabo- razione dei progetti di esperienza di volontariato, secondo la Convenzione sottoscritta;
7. organizzare e preparare gli incontri del Comitato scientifico e del Tavolo di coordinamento che verranno periodicamente convocati dal Comune di Modena nella fase di progettazione, attuazione e verifica del corso;
8. predisporre la relazione descrittiva della rendicontazione e collaborare alla realizzazione del fascicolo da consegnare all'Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi.
TUTOR
I compiti affidati al tutor del corso incaricato da Overseas prevedono quanto segue:
1. partecipare agli incontri del Comitato scientifico e del Tavolo di coordinamento che verranno periodica- mente convocati nella fase di progettazione, attuazione e verifica del corso;
2. assicurare la presenza in sede per ogni fine settimana del percorso didattico (15 ore); condividere la ge- stione delle problematiche e/o sollecitazioni che emergono durante lo svolgimento del percorso didattico;
gestire, in collaborazione con il coordinatore, i momenti di verifica collettivi con i corsisti relativi all'a-
· momenti conviviali con i corsisti e con le associazioni, anche la fine di favorire ulteriori opportunità di conoscenza e di relazione tra i soggetti coinvolti (rifornimenti, organizzazione congiunta dei pasti, allestimento degli spazi, …);
· la verifica della disponibilità e del funzionamento delle attrezzature (videoproiettore, PC portatile, altro si rendesse necessario, …);
· la raccolta delle firme di presenza dei corsisti (secondo modello predefinito);
· la predisposizione del questionario di valutazione on line e l’invio dei risultati al coordinatore e al Responsabile dell’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti com- plessi;
· la verifica, qualora possibile, della partecipazione di rappresentati delle associazioni a moduli in qua- lità di uditori, compatibilmente con i limiti di sicurezza della sede di Overseas.
4. orientare i corsisti nella fase di scelta dell’esperienza di volontariato (verifica di motivazioni, attitudini, competenze anche in relazione agli specifici progetti proposti dalle associazioni); fornire sia ai corsisti sia alle associazioni tutte le indicazioni relative alle questioni organizzative e amministrative inerenti l’espe- rienza di volontariato (definizione del periodo, documenti necessari quali visto o altro, registrazione presso il sito del Ministero degli Affari esteri e della Cooperazione internazionale “Dove siamo nel mondo”, vaccinazioni, procedura di rimborso delle spese di viaggio, assicurazioni, …) e accertarne la completa attuazione;
5. assistere le associazioni ospitanti l’esperienza di volontariato per gli adempimenti assicurativi e per la procedura di erogazione del contributo assegnato;
6. seguire la documentazione pre e post esperienza di volontariato (report, mostra fotografica, social media) con la collaborazione dell’esperto/a sulla comunicazione;
7. svolgere i colloqui di verifica post esperienza di volontariato con i corsisti interessati e le associazioni ospitanti, alla presenza di un funzionario dell’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordi- namento progetti complessi;
8. collaborare all’attuazione del progetto in particolare per le funzioni svolte dal personale indicato dall’Uf- ficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi.
UFFICIO AMMINISTRATIVO DI OVERSEAS I compiti affidati prevedono quanto segue:
1. effettuare i pagamenti dei relatori sulla base della documentazione fornita dal coordinatore;
2. gestire gli adempimenti e i pagamenti riguardanti le imposte dovute relative agli emolumenti corrisposti;
3. registrare i documenti giustificativi di spesa nella contabilità generale;
4. elaborare il rendiconto finale dei costi sostenuti per la realizzazione del corso da presentare al Comune di Modena ai fini della rendicontazione alla Fondazione di Modena.
COMUNE DI MODENA - UFFICIO PROGETTI EUROPEI, RELAZIONI INTERNAZIONALI E COOR- DINAMENTO PROGETTI COMPLESSI
Restano in capo all’Ufficio Progetti europei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi i se- guenti compiti:
1. convocare il Comitato scientifico, 2. convocare il Tavolo di coordinamento;
3. redigere e revisionare tutti i documenti relativi all’avviso di selezione per l’ammissione al corso, predi- sporre i relativi atti amministrativi, pubblicare l'avviso di selezione;
4. elaborare e stampare i materiali informativi/promozionali;
5. gestire le attività di comunicazione relative al corso;
6. definire la composizione della Commissione selezionatrice (formata da personale dell’Ufficio Progetti eu- ropei, relazioni internazionali e coordinamento progetti complessi e da personale individuato da Overseas);
7. curare la gestione amministrativa della selezione delle candidature: protocollazione delle domande rice- vute; verifica dei requisiti formali; organizzazione dei colloqui; adempimenti amministrativi successivi;
8. svolgere i colloqui, in collaborazione con il personale individuato da Overseas;
9. pubblicare l’esito dei colloqui e formalizzare il gruppo dei corsisti ammessi;
10. monitorare il buon andamento delle attività, in affiancamento al coordinatore del corso e al tutor incaricati da Overseas.
11. verificare le rendicontazioni (descrittiva e finanziaria) fornite da Overseas e antecedenti alla rendiconta- zione conclusiva per la Fondazione di Modena;
12. affiancare il coordinatore del corso e il tutor incaricati da Overseas per tutta la durata del corso.
Allegato B
BILANCIO PREVENTIVO
allegato all’accordo tra Comune di Modena e Overseas
N.B. Resta escluso dal bilancio sottoriportato l'ulteriore spesa di € 1.200,00 prevista per la giornata inaugurale del corso.
PROSPETTO NR. 1: BILANCIO DI PREVISIONE SINTETICO (come inserito nella richiesta di contributo accolta dalla Fondazione di Modena)
PROSPETTO NR. 2: PREVENTIVO ARTICOLATO DELLE SPESE
Voce di Costo Costo unitario Unità Costo parziale
PROGETTAZIONE - COORDINAMENTO
Coordinamento progetto € 561,00 sessioni 10 € 5.610,00
Tutoring € 561,00 sessioni 10 € 5.610,00
Gestione amministrativa € 1.500,00
Costo totale progettazione e coordinamento € 12.720,00 MATERIALE PUBBLICITARIO (locandine, dépliant) € 250,00 VITTO E STRUTTURA
Vitto (pranzo / cena weekend) € 11,00 pasti x
sessioni 25x10 € 2.750,00 Utilizzo locali per attività didattica € 105,00 gg x sessioni 8x2
2x1 € 1.890,00 Cancelleria (materiale docenti, presenze, CD, mostre, etc...) € 120,00
Costo totale vitto e struttura € 4.760,00 MODULI DIDATTICI
Docenti didattica frontale, laboratori e
documentazione multimediale (costo medio) € 487,50 sessioni 16 € 7.800,00 Rimborsi spese docenti (costo medio) € 101,25 sessioni 16 € 1.620,00 Costo totale moduli didattici € 9.420,00 CONTRIBUTI ESPERIENZE DI VOLONTARIATO ALL’ESTERO € 7.500,00
COSTO TOTALE DEL PROGETTO € 34.650,00
FONTI DELLE RISORSE IMPORTO
Contributo concesso dalla Fondazione di Modena € 20.000,00
Risorse dei partner del progetto come di seguito dettagliato: € 14.650,00
Comune di Modena € 10.400,00
Overseas Onlus € 500,00
Rimborso spese richiesto ai corsisti (€ 150,00 x 25) € 3.750,00 TOTALE € 34.650,00
