CICLO PAGAMENTI. F212 Ciclo pagamenti Valutazione definitiva della procedura 1. PRINCIPALI CONTI LEGATI AL CICLO PAGAMENTI:

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F212 Ciclo pagamenti – Valutazione definitiva della procedura

CICLO PAGAMENTI

1. PRINCIPALI CONTI LEGATI AL CICLO PAGAMENTI:

A) CONTIPATRIMONIALI: B) CONTIECONOMICI:

 Cassa e banche  Sconti attivi

 Debiti verso fornitori  ...

 Debiti diversi  ...

 Altre passività

 ...

2. OBIETTIVI DI CONTROLLO SIGNIFICATIVI:

Valutazione preliminare

Obiettivi SI NO

VERIFICARE SE: Affidabile Non

affidabile A) TUTTI I PAGAMENTI CHE DEVONO ESSERE CONTABILIZZATI LO SONO VERAMENTE

B) OGNI PAGAMENTO CONTABILIZZATO È UN PAGAMENTO EFFETTIVO

C) I PAGAMENTI SONO CONTABILIZZATI PER L’IMPORTO ESATTO

D) I PAGAMENTI SONO CONTABILIZZATI TEMPESTIVAMENTE (PER COMPETENZA) E) L’IMPUTAZIONE DEI PAGAMENTI AVVIENE CORRETTAMENTE

F) TUTTI I PAGAMENTI CONTABILIZZATI SONO CORRETTAMENTE TOTALIZZATI

G) TUTTI I PAGAMENTI SONO CORRETTAMENTE RIPORTATI A MASTRO

H) ESISTE SEPARAZIONE DEI COMPITI ALL’INTERNO DELLA PROCEDURA

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3. VALUTAZIONE PRELIMINARE SULL’AFFIDABILITÀ DELLA PROCEDURA:

AFFIDABILE Commenti:

NON AFFIDABILE

4. SINTESI DELLE VERIFICHE PROGRAMMATE:

...

OBIETTIVO A): Controllare se tutti i pagamenti che devono essere contabilizzati lo sono veramente CONSIDERAZIONI: Verificare se esistono procedure atte a prevenire o a rilevare che non sia stata omessa la

contabilizzazione dei pagamenti

RISPOSTE

QUESITI ESEMPLIFICATIVI SI NO COMMENTI

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché tutti i pagamenti per contanti siano contabilizzati?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che vi sia la registrazione di tutti gli assegni e mandati di pagamento emessi?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che la contabilità fornitori sia informata di tutti i pagamenti effettuati?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché tutti i pagamenti effettuati siano correttamente contabilizzati nei conti corrispondenti (“Cassa”, “Banche”, “Fornitori”, ecc.)?

SI NO VALUTAZIONE COMPLESSIVA: Obiettivo soddisfatto?

OBIETTIVO B): Controllare se ogni pagamento contabilizzato è un pagamento effettivo

CONSIDERAZIONI: Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che non siano contabilizzati pagamenti inesistenti o che i pagamenti siano contabilizzati più volte

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RISPOSTE

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché gli assegni e i mandati di pagamento non siano preparati e firmati senza che sia stata predisposta idonea documentazione?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché i pagamenti non effettuati non siano contabilizzati a credito del fornitore?

- Esistono procedure manuali o EDP che impediscono che non siano effettuati più pagamenti dello stesso debito o che esso sia

contabilizzato più volte?

OBIETTIVO C): Controllare se ogni pagamento viene contabilizzato per l’importo esatto

CONSIDERAZIONI: Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i pagamenti siano contabilizzati per l’importo esatto

RISPOSTE

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché l’importo dell’assegno o del mandato di pagamento corrisponda all’importo dovuto per il quale è stato autorizzato il pagamento?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché i pagamenti siano correttamente attribuiti alle fatture dei fornitori (con i relativi sconti) nel conto del fornitore?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché l’importo dell’assegno o del mandato di pagamento corrisponda al totale delle fatture in pagamento al netto degli eventuali sconti o rettifiche?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché gli sconti per pagamento a pronti o per altre ragioni siano correttamente calcolati?

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OBIETTIVO D): Controllare se ogni pagamento viene contabilizzato tempestivamente (per competenza) CONSIDERAZIONI: Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i pagamenti siano contabilizzati nel

periodo di competenza

RISPOSTE

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché la contabilità fornitori sia tempestivamente informata di ogni pagamento effettuato?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché i pagamenti per assegno, con bonifico bancario, in valuta estera o per contanti siano tempestivamente contabilizzati?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché le date degli assegni, dei bonifici bancari o per contanti siano quelle dell’effettivo pagamento?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché i pagamenti siano contabilizzati nel corretto periodo di competenza?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché entrambe le contropartite dei trasferimenti di fondi fra banche siano contabilizzate nel giusto periodo?

OBIETTIVO E): Controllare se l’imputazione del pagamento avviene correttamente

CONSIDERAZIONI: Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i pagamenti siano imputati ai conti corretti

RISPOSTE

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché non siano commessi errori nell’imputare i pagamenti ai conti di mastro (es.:

“Cassa”, “Banche”, “Costi e spese”, “Fornitori terzi”, “Fornitori infragruppo”, “Sconti attivi”, ecc.)?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché non siano commessi errori nell’imputare i pagamenti al Libro Giornale e/o ai sezionali?

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OBIETTIVO F): Controllare se tutti i pagamenti contabilizzati sono correttamente totalizzati

CONSIDERAZIONI: Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che il dare e l’avere delle scritture contabili relative ai pagamenti siano correttamente totalizzati

RISPOSTE

- Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non siano commessi errori nel totalizzare i sezionali?

OBIETTIVO G): Controllare se tutti i pagamenti sono correttamente riportati a mastro

CONSIDERAZIONI: Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i totali dei sezionali siano correttamente riportati a mastro

RISPOSTE

- Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non avvengano errori nella contabilizzazione dei pagamenti nei sezionali cassa e fornitori?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non avvengano errori di riporto a mastro?

- Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non avvengano errori di doppio riporto a mastro?

OBIETTIVO H): Controllare se esiste separazione dei compiti all’interno della procedura

CONSIDERAZIONI: Le funzioni attinenti ai pagamenti e alla loro contabilizzazione devono essere separate le une dalle altre affinché gli obiettivi del controllo siano raggiunti. Una adeguata separazione dei compiti aumenta la probabilità di rilevare errori o irregolarità grazie all’attribuzione, a responsabili diversi, dell’elaborazione e del controllo dei vari stadi del flusso dei fatti amministrativi. In linea di principio, coloro che predispongono i pagamenti non hanno la delega per firmare assegni o mandati di pagamento, non hanno accesso alla contabilità e non accertano la concordanza degli estratti conto bancari.

A tal fine proponiamo un elenco di funzioni per le quali occorrerà individuare il soggetto che effettivamente le esplica.

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FUNZIONI OPERATIVE SOGGETTO PREPOSTO COMMENTI

- Effettuazione dei pagamenti in contanti

- Preparazione degli assegni

- Firma degli assegni

- Spedizione degli assegni

- Contabilizzazione dei pagamenti

- Invio dei bonifici

- Approvazione dei bonifici

- Riconciliazione dei saldi dei conti bancari

- Riscontro delle fatture fornitori con gli ordini di acquisto e con gli eventuali documenti di trasporto della merce

- Approvazione della documentazione per il pagamento

- Contabilizzazione degli acquisti

- Predisposizione di paghe e stipendi

- Controllo della correttezza dei conti inerenti i pagamenti e l’accesso ai relativi programmi e archivi dati