jEnte – Configurazione di un nuovo organo ed iter per la gestione degli atti
jEnte – Configurazione di un nuovo organo ed iter per la gestione degli atti
Versione 1
jEnte , le funzioni per:
Configurazione di un nuovo organo ed iter per la gestione degli atti
Manuale per l'Utente
Versione 1
jEnte - Documentazione Tecnica Diritti Riservati
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Versione Data Note
1 27/01/2020 Prima Stesura Manuale (versione 1)
Indice generale
Introduzione ... 4
Creazione di un nuovo organo ... 5
Componenti ... 5
Intestazioni ... 6
Partecipanti... 6
Soggetti ... 6
Tipi Dati Aggiuntivi ... 7
Numeratori ... 7
Collegamento con Finanziaria ... 8
Definizione Iter Teorico ... 8
Definizione Fasi Iter ... 9
Definizione Passi Iter ... 11
Operazioni ... 13
Gestione Modelli e Testi ... 14
Abilitazione Utenti ... 15
Introduzione
Per configurare un nuovo organo, abilitato all’inserimento e alla gestione delle proposte, all’interno dell’applicativo jEnte, è necessario innanzitutto creare un nuovo organo e definirne:
• i componenti;
• le intestazioni;
• i partecipanti;
• i soggetti;
• eventuali dati aggiuntivi.
Con la creazione di un nuovo organo, diventa necessario istituire in jAtti anche un nuovo numeratore per le proposte relative al nuovo organo e definirne i soggetti abilitati
all’inserimento delle proposte.
Il passo successivo consiste nel comporre gli iter teorici relativi all’organo proponente, definire, cioè, tutti i passi che una proposta deve seguire dalla redazione alla sua pubblicazione/archiviazione, corredati dai rispettivi modelli di documento.
Le icone di norma utilizzate, e le corrispondenti funzioni (rispettivamente attivabili o inibite), sono (Fig.1):
Fig.1
Creazione di un nuovo organo
La voce di menu che consente di creare un nuovo organo si raggiunge tramite il menu Atti → Configurazione procedura → Gestione Anagrafiche → Organi.
Nella maschera viene visualizzato l’elenco degli organi già definiti (Fig.2).
Per la creazione di un nuovo organo, tramite l’icona “Aggiungi nuovo”, si accede alla schermata di “inserimento organi”.
Fig.2
Si richiede di definire un codice identificativo ed una descrizione.
È possibile indicare lo Stato di Fine Variazione, quindi lo stato dell'Atto/Proposta oltre il quale non è più possibile Sbloccare il Testo: vengono cioè bloccate tutte le modifiche ai dati della proposta/atto fatta eccezione per il contenuto della linguetta “Trasparenza” e per le funzioni relative ai documenti.
Valorizzando lo “Stato Fine Variazione documentale” si indica lo stato in cui vengono bloccate definitivamente tutte le funzioni di modifica anche della linguetta “Documentale”.
Per gli Organi legati alla Verbalizzazione della seduta è possibile specificare il tipo di votazione (indicazione dei presenti/assenti o dettaglio di favorevoli/contrari/astenuti), il simbolo da riportare nel testo per indicare la presenza dei componenti e se l'Organo dipende da un altro Organo (ovvero se prima di poterlo iscrivere al proprio O.d.G. richiede la discussione a approvazione di altro Organo).
Componenti
La linguetta “Componenti” mostra il dettaglio dei Componenti "validi" per l'Organo con la possibilità di Aggiungere, Variare, Eliminare, Duplicare un componente (Fig.3)
Fig.3
Per i dettagli si rimanda alla voce "Componenti Organi” nel manuale jAtti.
Intestazioni
La linguetta “Intestazioni” mostra il dettaglio delle intestazioni per i partecipanti durante la fase di Verbalizzazione.
Si richiede la descrizione ed il numero progressivo che indica l'ordine in cui le intestazioni devono essere presentate (Fig.4).
Fig.4
Partecipanti
La linguetta “Partecipanti” mostra il dettaglio dei partecipanti "validi" per l'Organo con la possibilità di Aggiungere, Variare, Eliminare, Duplicare un partecipante (Fig.5).
Per i dettagli si rimanda alla voce "Anagrafiche Partecipanti" nel manuale jAtti.
Fig.5
Soggetti
La linguetta “Soggetti” mostra il dettaglio dei soggetti "validi" per l'Organo con la possibilità di Aggiungere, Variare, Eliminare, Duplicare un soggetto (Fig.6).
L’elenco dei soggetti correlati ad un determinato organo può essere utilizzato per recuperare i nominativi a cui inviare l’ordine del giorno per posta elettronica dall’apposita funzione presente nella gestione degli ordini del giorno.
Fig.6
Tipi Dati Aggiuntivi
La linguetta “Tipi Dati Agg” mostra il dettaglio dei tipi di dati aggiuntivi per l'Organo, con la possibilità di Aggiungere, Variare, Eliminare, Duplicare un tipo di dato (Fig.7).
Fig.7
Per i dettagli si rimanda alla voce "Tipi Dato Aggiuntivo" nel manuale jAtti.
Numeratori
Ogni organo è definito da un codice univoco che viene utilizzato unitamente ad un progressivo, all’interno della procedura Atti, per la numerazione delle proposte.
Pertanto per ogni nuovo organo è necessario configurare un nuovo numeratore corrispondente.
Tramite la voce di menu Atti → Configurazione Procedura → Tabelle di decodifica → Numeratori, viene visualizzato l’elenco dei numeratori già definiti.
Per crearne uno nuovo, tramite l’icona “Aggiungi nuovo” si accede alla schermata di
“inserimento Numeratori” (Fig.8).
Fig.8
È necessario inserire:
• La tipologia del numeratore che corrisponde al tipo di atto;
• Il codice del numeratore, che corrisponde al codice dell’organo proponente;
• L’anno di riferimento e il valore iniziale della numerazione.
È possibile, inoltre, impostare la validità o meno e l’eventuale riferimento ad un altro numeratore.
Collegamento con Finanziaria
Attraverso la voce di menu Servizi Finanziari → Finanziaria → Provvedimenti → Organi, viene visualizzato l’elenco degli organi già definiti.
Per crearne uno nuovo, tramite l’icona “Aggiungi nuovo” è necessario inserire la nuova codifica creata con il nuovo numeratore (Fig.9).
Fig.9
(Da utilizzare solo nel caso in cui sia presente il collegamento con il sistema contabile JEnte)
Definizione Iter Teorico
Si attiva attraverso la selezione, nel menu, dell'apposita funzione all'interno del ramo di Configurazione Procedura.
Permette la definizione degli Iter Teorici ed una loro possibile classificazione per Tipologia/Natura (ad esempio all'interno della Tipologia "Determinazione Dirigenziale" è possibile definire le Nature "Determina di tipo A" e "Determina di tipo B").
È’ possibile indicare l'Organo predefinito che il sistema propone per la tipologia di Iter ed il Tipo di Componente da associare (Dirigente, Assessore, ...) oltre alla sua intestazione da riportare nelle maschere.
In caso di interazione con il sistema contabile è possibile specificare se attivare/disattivare Variazioni, Impegni, Assegnazioni, Accertamenti e Liquidazioni (Fig.10).
Gli Iter sono composti da un determinato numero di fasi (es. redazione atto, parere contabile, pubblicazione su Albo Pretorio, ecc.).
Ad ogni fase è associato uno o più passi.
Ad ogni passo dell’iter corrisponde una specifica operazione (es: firma digitale dirigente, genera testo atto, invio in ragioneria, ecc.) che deve essere preventivamente definita nell’apposita tabella.
Fig.10
Definizione Fasi Iter
Tramite la linguetta “Iter Teorico” viene visualizzata la sequenza delle fasi (Fig.11):
Fig.11
È possibile riordinare le fasi utilizzando le frecce accanto al pulsante di selezione della riga (non è ovviamente possibile posizionare una fase al di sotto di un'altra da lei dipendente).
È inoltre possibile aggiungere, variare, duplicare o eliminare una Fase.
Tramite il pulsante "gestione passi" è possibile accedere al secondo livello dell'iter per gestire i passi contenuti nella fase selezionata.
In inserimento o variazione di una fase si deve inserire un codice identificativo ed una descrizione, oltre ad indicare se la fase
• è automatica (viene copiata automaticamente nell'iter effettivo);
• è obbligatoria (una volta aggiunta nell'iter effettivo non può essere eliminata);
• deve aprire la prossima (ovvero se al termine della fase si deve provare ad avviare automaticamente la successiva).
Si può indicare inoltre la posizione della Fase nell'Iter (per una nuova Fase viene proposta l'ultima posizione).
Risulta inoltre possibile indicare se la fase dipende da fasi precedenti (fino ad un massimo di 5) e se la dipendenza è condizionata dall'esito (positivo o negativo) della (o delle) precedenti.
È possibile indicare la condizione per il controllo di esito della fase (Fase Positiva se tutti i passi hanno esito Positivo oppure Fase Positiva se almeno un passo è Positivo) e se associata all'esito debba essere eseguita una operazione particolare (ad esempio Proposta Respinta/Annullata).
Durante l'inserimento si deve inoltre indicare l'operazione associata (viene così generato il primo passo associato alla fase) e se il passo associato è Duplicabile o meno (Fig.12).
Per inserire ulteriori passi, si veda il successivo paragrafo “Definizione Passi Iter”.
Fig.12
Definizione Passi Iter
In Gestione Passi si hanno le stesse funzionalità previste per la gestione delle Fasi dell'Iter.
È’ possibile tagliare o copiare un passo ed incollarlo sopra o sotto un altro passo, con le frecce è possibile spostare in alto o in basso un Passo.
Utilizzando gli appositi pulsanti è inoltre possibile aggiungere, variare o eliminare un passo (ricordando che almeno un passo deve esistere all'interno della fase – Fig.13).
Fig.13
In Inserimento o Variazione di un Passo si deve indicare il codice identificativo dello stesso ed una descrizione, oltre all’operazione associata ed alla posizione occupata (per default un nuovo Passo viene proposto come ultimo Passo della Fase).
Si deve indicare se il passo:
• è automatico (viene copiato automaticamente nell'iter effettivo);
• è obbligatorio (una volta aggiunto nell'iter effettivo non può essere eliminato);
• deve Aprire il Prossimo (ovvero se al termine del passo si deve provare ad avviare automaticamente il successivo);
• è Duplicabile nell'iter effettivo.
Risulta inoltre possibile indicare se (Fig.14):
• il passo dipende da un passo precedente e se la dipendenza è condizionata dall'esito (positivo o negativo) del precedente;
• se attivare il controllo dell'esito del passo (demandato all'utente nell'iter effettivo) e se Associato all'esito debba essere eseguita una operazione particolare (ad esempio Chiusura della Fase).
Fig.14
È possibile, inoltre, gestire le fasi ed i passi dell’iter teorico anche graficamente grazie alla linguetta “Designer” (Fig.15).
Fig.15
Operazioni
Si attiva attraverso la selezione, nel menu, dell'apposita funzione all'interno del ramo Tabelle di Decodifica contenuto in Configurazione Procedura.
Permette di codificare le operazioni che si possono eseguire dall'Iter dell’atto/proposta.
Viene richiesto un codice identificativo e una descrizione, oltre al tipo di operazione da eseguire, eventuali parametri per l'operazione e l'immagine da usare come icona per rappresentare l'operazione di procedura (quest’ultima non obbligatoria, in sua assenza sarà utilizzata l’immagine di default di ogni tipo operazione).
La lista dei tipi di operazione ammessi, comprensiva di eventuali parametri di default necessari e di una icona standard da utilizzare in caso non ne venga indicata un'altra, sono informazioni contenute in un apposito file di configurazione (Fig.16).
Fig.16
Gestione Modelli e Testi
Si attiva attraverso la selezione, nel menu, dell'apposita funzione all'interno del ramo Configurazione Procedura.
È’ possibile definire (sia per atti che per proposte) il nome del modello per generare il testo, il volume logico ove il modello si trova ed il volume logico in cui salvare il documento risultante.
Tale documento viene nominato automaticamente dal sistema in base al formato selezionato (Organo_Anno_Numero, Anno_Numero_Organo oppure Anno_Organo_Numero).
In assenza di record specifico per Operatore/Organo/Tipo Iter/Proponente il sistema va a ricercare il modello che meglio si adatta alla situazione in essere (sarà quindi necessario definire almeno un modello per organo – Fig.17).
Fig.17
Abilitazione Utenti
È possibile effettuare l’abilitazione degli utenti associati ad un determinato organo tramite la voce di menu Atti →Configurazione Procedura → Abilitazione Utenti → Abilitazione Utenti Tramite l’icona “Aggiungi nuovo” viene presentata la maschera “Inserimento
Abilitazioni” (Fig.18).
Fig.18
È possibile scegliere se basare l’abilitazione su Operatore, cioè con Nome e Cognome dell’utente oppure sul Profilo, cioè il ruolo che l’utente ricopre.
Filtrando per Tipologia “Organi” vengono visualizzati ulteriori campi tra i quali “Codice” in cui deve essere inserito l’organo abilitato all’inserimento della proposta.
E’ presente un ulteriore campo “Abilitazione Speciale” che consente di apportare delle limitazioni alle abilitazioni concesse, diverso in base alla tipologia di abilitazione:
• Per la tipologia “Organi” consente di specificare che l’abilitazione vale solo per
“Gestione Atti/Proposte” (e non per la gestione Segreteria – Ordini del Giorno)
• Per la tipologia “Proponente” consente di specificare che l’abilitazione vale solo per la “Visualizzazione”
• Per la tipologia “Operazioni” consente di specificare che l’abilitazione vale non solo in base all’abilitazione ai Proponenti dell’atto proposta, ma anche se il “proprio”
Proponente è indicato come “Ufficio Coinvolto” oppure per “Tutti” i Proponenti (esempio tipico, il ragioniere capo potrà effettuare il Visto Contabile per “Tutti”)
