Determina progr. Nazionale progr. Struttura Data 3628/2020 171 12/06/2020
TORINO, 12/06/2020
RELAZIONE
Oggetto: Determina a contrarre n.171 del 12/06/2020. Procedura ex art. 36, co. 2, letto. b), D.Lgs. n.50/2016 ("ME.PA.") - Affidamento del servizio di manutenzione ordinaria e occasionale degli impianti elettrici, idrici, termici e delle componenti edili per le Sedi INAIL del Piemonte per il periodo 1/08/2020 – 31/07/2021.
CIG: 8321808D32
Il contratto di Facility Management per la manutenzione degli impianti tecnologici delle sedi Inail site nel territorio della Regione Piemonte stipulato nel 2015 in adesione alla convenzione Consip FM3 con la Soc. Manitalidea S.p.A. ha raggiunto la naturale scadenza il 31 dicembre 2019.
Vista la perdurante impossibilità, per il Piemonte, di aderire alla gara di Facility Management 4, bandita da Consip il 19/3/2014 ma allo stato ancora da aggiudicare o da attivare su alcuni dei lotti – tra i quali quello previsto per il Piemonte, la Direzione Centrali Acquisti, in qualità di stazione appaltante accentrata, aveva nel frattempo avviato, nel mese di aprile 2019, una gara europea a procedura aperta per l’affidamento dei servizi di conduzione e manutenzione degli impianti tecnologici e delle componenti edili degli immobili Inail.
Per tale procedura è già avvenuta, a ottobre 2019, l’apertura delle buste amministrative; la numerosità delle offerte pervenute, tuttavia, oggi associata agli inevitabili rallentamenti operativi causati dalla sopravvenuta emergenza sanitaria per SARS-COV-2, fa prevedere che occorrerà ancora almeno buona parte del 2020 per il completamento delle fasi di aggiudicazione e stipula, considerati in particolare il criterio di aggiudicazione adottato (offerta economicamente più vantaggiosa) nonché l’articolazione del servizio oggetto di gara.
Nelle more del completamento della procedura di cui sopra sin da fine 2019 si era resa pertanto evidente la necessità di assicurare il proseguimento dei servizi necessari al funzionamento degli edifici ove sono ubicate le Sedi Inail del Piemonte, garantendo i livelli essenziali di manutenzione e, quindi, di sicurezza e affidabilità degli impianti, in primis in ottemperanza dalla normativa vigente.
Per tale motivo questa Direzione Regionale Piemonte, con determina n. 727 del 19/12/2019, stabiliva innanzitutto di proporre al fornitore uscente Manitalidea S.p.A. una proroga tecnica della durata massima di 12 mesi sulla base dell’asserita disponibilità della medesima a sottoscrivere la proroga. A tale richiesta la citata ditta, tuttavia, non rispondeva nel termine stabilito. Preso atto del mancato accoglimento della proposta di proroga, con determina n. 734 del 27/12/2019 ne veniva decisa la revoca, prontamente notificata al contraente.
Conseguentemente, si rendeva immediatamente necessario individuare una soluzione alternativa, di pronta attivazione, per assicurare la prosecuzione delle attività di manutenzione degli impianti elettrici, idrici e termici. Dati i tempi ristretti e tenuto conto delle difficoltà a reperire un nuovo contraente in grado di gestire l’intero territorio della Regione veniva stabilito di procedere per affidamento diretto ex art 36 c.2 lett a) d.lgs. 50/2016, individuando la società NICMA & PARTERNS S.p.A., azienda che svolge attività di Facility Management nel territorio del Piemonte, quale interlocutore. La trattativa si concludeva positivamente con affidamento alla citata ditta del servizio in questione per un periodo di sei mesi a decorrere dal 1/2/2020, deliberato con determina n. 25 del 20/01/2020.
Considerato che detto contratto scadrà il 31/07/2020 e che, per quanto anticipato, non appare probabile o comunque certo che entro quella data la procedura di affidamento centralizzata di cui sopra si completi, occorre nel frattempo individuare un operatore economico disponibile a proseguire il servizio di manutenzione degli impianti per un ulteriore periodo, la cui durata si
reputa opportuno fissare in 12 mesi, salvo cessazione anticipata conseguente al completamento della citata procedura centralizzata.
Occorre innanzitutto precisare che l’affidamento del contratto in essere è stato effettuato puntando essenzialmente a garantire per un periodo molto breve le manutenzioni indispensabili e imprescindibili, nelle more dell’affidamento centralizzato avviato dalla DC Acquisti, tenuto conto in particolare della vigenza, in quel momento, della gestione provvisoria di bilancio, nonché dell’esigenza di concludere l’affidamento in tempi brevi, essendo sopravvenuta la circostanza imprevista della mancata sottoscrizione della proroga.
Tale contratto prevede quindi delle prestazioni significativamente ridotte rispetto a quelle specificate, per il suo termine di durata maggiore, dal ben più oneroso contratto Consip “FM3”
precedente. Oltre alle manutenzioni essenziali programmate a canone (quelle, in sostanza, prescritte dalla legge), in tale contratto era poi stato previsto un ridottissimo stanziamento per attività extra-canone (sostanzialmente per far fronte a piccoli interventi, tipicamente a guasto).
Visti i tempi prolungati e incerti di completamento della gara centralizzata (che sta subendo anche i rallentamenti determinati dalle restrizioni e dalle riprogrammazioni di attività conseguenti all’emergenza Covid) ed essendosi nel frattempo avviata la gestione ordinaria di bilancio, si è scelto ora di riposizionare questo nuovo contratto “ponte” su una durata superiore (12 mesi) e su un’ampiezza di servizi più adeguata, sia in termini di manutenzioni programmate a canone, sia in termini di interventi extra-canone (essenzialmente a guasto o per l’aggiornamento di alcuni impianti). È stato cioè valutato, sentito il tecnico CTER DEC dell’attuale contratto, non opportuno prolungare ulteriormente l’attuale impostazione
“minimale” del servizio adottata provvisoriamente per le ragioni sopra esposte, in quanto non ulteriormente idonea nel medio periodo, anche in ragione delle criticità che affliggono gli stabili Inail del Piemonte (molti dei quali vetusti e, quindi, fortemente esposti a problematiche ricorrenti di malfunzionamento e usura degli impianti). Tra le differenze più significative tra i due contratti si cita quanto segue:
nel Capitolato Tecnico ora proposto sono stati raddoppiati di fatto i passaggi manutentivi e ricomprese attività provvisoriamente escluse dal breve contratto in essere, ma in realtà indispensabili in un’ottica di maggiore durata, come ad esempio la sanificazione dei filtri sulle unità interne di aerazione (ove è stato previsto 1 passaggio ogni 3 mesi per un valore complessivo di € 20.000).
Si è scelto, inoltre, di raddoppiare la franchigia sugli interventi a guasto (interventi a chiamata, in numero illimitato e molto importanti perché riferiti in genere a situazioni di emergenza); tale variazione, oltre a consentire un risparmio diretto sui costi nella misura della differenza di franchigia moltiplicata per il numero di chiamate effettuate, permetterà di ridurre inoltre il numero di casi in cui, dopo il sopralluogo, l’effettuazione dell’intervento non può essere immediata dovendo, essere fatta precedere dalla formulazione di un preventivo ancorché di valore contenuto e dal relativo all’iter di valutazione, accettazione, rendicontazione e fatturazione.
Conseguentemente, a parte una differenza di valore della quota extra-canone (pari a 14.500 € per il primo e 98.000 € per il secondo, come illustrato in seguito), il contratto che si propone ora di porre a gara risulta, come di seguito indicato, assumere un valore mensile superiore, in termini di base di gara, al contratto in essere (pur restando comunque anch’esso fortemente al di sotto del valore mensile a canone previsto per il precedente contratto “FM3” Consip).
Ciò premesso, considerato che il c. 405 della l. 296/2006, come modificato dal DL n. 52/2012 e dal più recente DL 32/2019, stabilisce che le amministrazioni pubbliche devono ricorrere al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA) per tutti gli acquisti di beni e servizi di importo pari o superiore a € 5.000 ed inferiore alla soglia comunitaria, si propone di attivare una procedura sotto soglia, nel rispetto della disciplina di cui all’art. 36 co. 2 lettera b) del D.lgs. 50/2016 e smi, attraverso l’utilizzo del MEPA ai sensi del co. 6 del medesimo articolo e in particolare mediante un confronto concorrenziale sulla base di una richiesta di offerta (RDO Aperta) rivolta a tutti i fornitori con i requisiti previsti dal bando “Servizi agli impianti
(manutenzione e riparazione)”, includendo quindi anche l’attuale gestore del servizio in ragione dell’elevato livello di soddisfazione maturato nel corso del mandato svolto a favore di questa Amministrazione, della buona esecuzione di esso e della competitività in termini di prezzo del servizio che ha consentito un notevole risparmio all’Istituto.
La scelta “RDO APERTA”, peraltro, rende visibile a tutti la RDO su Acquisti in Rete e permette la partecipazione anche di imprese non abilitate al MePA al momento della pubblicazione della RDO: qualsiasi impresa in possesso delle necessarie abilitazioni richieste dal bando oggetto della presente RDO e conseguite entro i termini di presentazione dell’offerta, potrà infatti presentare la propria offerta. L’utilizzo di tale tipologia di RDO, peraltro, non consentirebbe neppure l’esclusione dell’attuale fornitore.
Si osserva inoltre che l’incertezza sulla durata contrattuale, che potrebbe ridursi a pochi mesi in caso di aggiudicazione della gara gestita dalla DCA, potrebbe disincentivare molti operatori del settore a partecipare (dati anche i costi iniziali di presa in carico del servizio su un numero elevato di sedi), suggerendo quindi di allargare al massimo la partecipazione.
Il valore complessivo dell’appalto da porre a base d’asta ammonta a €. 210,080,00, di cui €.
110.000 per attività di manutenzione ordinaria a canone e €. 98.000 come “plafond” per attività di ripristino in extra canone, di cui € 5.000 stanziati specificatamente per interventi di minuta manutenzione edile; gli oneri della sicurezza non soggetti a ribasso sono quantificati in € 2.080.
Poiché ricorrono i presupposti per la nomina di un DEC ai sensi della lettera b) delle Linee guida ANAC n. 3/2017, in quanto trattasi di un servizio che può comportare interventi particolarmente complessi dal punto di vista tecnologico, l’importo per incentivi per funzioni tecniche sarà pari al 1,90% dell’importo stimato a base di gara, ovvero pari ad € 3.991,52, come stabilito nel
“Regolamento per la costituzione e la ripartizione del fondo incentivante per funzioni tecniche ai sensi dell’art. 113 del D.lgs. 50/2016.
Quanto alla scelta del criterio di aggiudicazione, si ritiene opportuno considerare quanto segue.
Il quadro normativo di riferimento è rappresentato dal combinato disposto dei seguenti commi o articoli del d.lgs 50/2016: comma 9-bis dell’art.36, comma 3 lett. a) dell’art. 95, art. 50 ultimo periodo, per la definizione di servizi ad alta intensità di manodopera.
A riguardo, in ragione dei costi di gestione e di governo operativo, logistico e documentale del servizio manutentivo (che presuppone, tra l’altro, l’assunzione del ruolo di terzo responsabile degli impianti) e dell’incidenza dei pezzi di ricambio necessari per la manutenzione degli stabili, il cui costo è superiore e prevalente sul costo della manodopera occorrente, si valuta che i costi della manodopera diretta non superino il 50% del valore dell’appalto.
A comprova di ciò, è stata predisposta la Scheda Costi RDO allegata, ricavata dall’analisi dei prezzi del precedente contratto FM3: le tabelle prodotte, oltre a specificare i costi complessivi ripartiti per Sede e per tipologia d’impianto ricalibrati sul valore dell’appalto da porre a base d’asta per le prestazioni a canone, evidenziano costi della manodopera, anch’essi suddivisi per Sede, stimati per un ammontare complessivo pari a € 97.003,64, inferiore al 50% del valore dell’appalto da porre a base di gara.
Più precisamente, adottando come riferimento le schede di lavoro rilasciate dalla procedura
“Archibus”, impiegata dal precedente fornitore in Convenzione Consip per la gestione documentale degli interventi, recanti l’orario d'inizio e di conclusione delle manutenzioni, è stato possibile quantificare le ore occorrenti per eseguire le attività programmate rispetto a ciascuna Sede; il costo orario della manodopera a canone è stato assunto in € 30/h (retribuzione oraria di riferimento per operaio specializzato).
Tenuto conto della riduzione delle operazioni manutentive previste rispetto al precedente contratto FM3, le ore sono state stimate considerando un solo accesso a bimestre per Sede.
Per gli interventi non programmati inclusi nel canone, è stata stimata un’ora di manodopera aggiuntiva per ogni stabile per ciascuno dei 12 mesi, ottenendo così un costo complessivo della manodopera per le prestazioni a canone pari a € 51.300,00.
Il costo della manodopera per le attività remunerate a extra-canone, poiché non è possibile a priori individuare gli interventi che si renderanno necessari e stabilirne la tipologia, è stato
prudenzialmente calcolato applicando la medesima proporzione riferita alle stime sulle attività a canone, ottenendone un costo complessivo pari a € 45.703,64. A tal riguardo, peraltro, si osserva che preventivi recenti riferiti a prestazioni extra-canone evidenziano costi dei materiali in percentuale ben più elevata sul valore totale dell’intervento (vedi ad esempio sostituzione luci d’emergenza e sostituzione fan-coil e split a oggi ancora da completare, per i quali la percentuale di incidenza dei materiali si aggira intorno all’85%).
Le stime effettuate, infine, sono coerenti rispetto ai costi del vigente contratto stipulato con la ditta NICMA SPA (confrontate in proporzione, tenendo conto della minore <<ampiezza>> dei servizi ivi previsti).
Va aggiunto che, in rapporto all’oggetto dell’appalto e agli interventi di manutenzione da eseguirsi, descritti puntualmente nel capitolato e negli allegati di gara che in particolare prevedono, specie per le prestazioni a canone, attività predefinite di tipo standard e prevalentemente periodiche, si può ritenere che il servizio sia annoverabile tra quelli contraddistinti da “elevata ripetitività” secondo i paradigmi fissati dal comma 4, lett. b) del medesimo art 95 d.lgs. n. 50 del 2016, altra norma che regola la scelta del criterio di aggiudicazione.
Tutto ciò premesso, si propone di adottare quale criterio d’individuazione della migliore offerta quello del “minor prezzo”, sia in ragione della prevalente incidenza del costo della fornitura dei pezzi di ricambio rispetto a quello della manodopera nella complessiva economia della commessa, sia perché l’acquisizione del servizio avviene secondo condizioni “definite dal mercato”.
In conclusione, si propone perciò di:
Autorizzare lo svolgimento di una RDO APERTA su MEPA rivolta a tutti gli operatori economici abilitati allo specifico bando ricomprendendo, in ragione dell’elevato livello di soddisfazione maturato nel corso del mandato svolto a favore di questa Amministrazione, della buona esecuzione di esso e della competitività in termini di prezzo del servizio che ha consentito un notevole risparmio all’Istituto, anche l’attuale gestore del servizio, per l’affidamento del servizio di manutenzione ordinaria e occasionale degli impianti elettrici, idrici e termici per le Sedi INAIL del Piemonte per il periodo di anni uno (dal 1/8/2020 – 31/7/2021) per una spesa complessiva massima stimata in euro 210.080,00 Iva esclusa di cui euro 2.080,00 per oneri della sicurezza non soggetti a ribasso;
Adottare come criterio di aggiudicazione quello del minor prezzo, ai sensi del combinato disposto del c. 9-bis dell’art 36 e dell’art. 95, c. 4, lett. b).
Approvare la seguente documentazione allegata:
-- Capitolato tecnico e relativi allegati -- Disciplinare di gara e relativi allegati -- Quadro Economico e Scheda Costi RDO
Autorizzare la registrazione dell’impegno di spesa per complessivi € 3.991,52 relativi all’incentivo per funzioni tecniche di cui all’art. 113 D. Lgs. n. 50/2016 da imputare alla voce U.1.03.02.13.999.02, quantificata nella misura dell’1,9% dell’importo a base di gara, quale sommatoria di:
1,20% con riferimento all’entità dell’appalto;
0,70% con riferimento alla complessità dell’appalto (v. linee guida ANAC n. 3/2017, punto 10.2 lettera b) “interventi particolarmente complessi sotto il profilo tecnologico”).
Responsabile Struttura Dirigenziale
PAOLO ALDERA
