ORGANIZZAZIONE - ALLINEAMENTI
Documento aggiornato al 6 novembre 2019
PREMESSA ... 2
PRESUPPOSTI PER UNA CORRETTA INSTALLAZIONE ... 3
DEFINIZIONE DEL MODELLO ORGANIZZATIVO ... 3
› ENTITA' DELLE UNITA' ORGANIZZATIVE ... 5
GESTIONE DEL MODELLO ORGANIZZATIVO ... 7
› SEZIONE DATI GENERALI ... 7
› SEZIONE PERSONALE – VALIDO SIA PER I RESPONSABILI CHE PER I COLLABORATORI ... 11
ALLINEAMENTO DATI ... 13
› ESEGUITO DALL'AMMINISTRATORE ... 13
› IN TEMPO REALE ... 14
› RISULTATO DELL'ALLINEAMENTO ... 15
› IN CASO DI MULTI - ORGANIGRAMMA ... 16
› IN CASO DI ALLINEAMENTO CON RAGGRUPPAMENTI MULTI-AZIENDALI ... 16
› IN CASO DI AGGIUNTA NUOVO COLLABORATORE CON RAGGR. GIA' IMPORTATO IN WF ... 16
PREMESSA
Nel documento vengono evidenziate tutte le configurazioni possibili di esportazione dei dati dal modello organizzativo verso i raggruppamenti per HR Work-Flow.
Di seguito sono indicati tutti i dettagli relativi a tale gestione.
PRESUPPOSTI PER UNA CORRETTA INSTALLAZIONE
Tutti i soggetti per poter essere trasferiti a Work-Flow devono avere:
• Nell'anagrafico del soggetto “responsabile” un “codice Utente” collegato (Soggetto – Definizione – campo “Cod. utente”).
• Almeno un rapporto di lavoro attivo; nel caso il soggetto sia associato a più rapporti di lavoro, vengono considerati tutti, e quindi nel gruppo di riferimento viene inserito tante volte quanti sono i rapporti di lavoro in essere.
• Tenere presente che le unità organizzative senza responsabile vengono correttamente gestite nell’organigramma ma non vengono create in WF perché tale l'applicativo non gestisce gruppi senza autorizzatori definiti.
• Anche nel caso contrario, ossia in presenza di un'unità con solo il responsabile senza collaboratori, il sistema si comporta nello stesso modo, ossia non esportando i dati a WF.
• Nel caso in cui un soggetto è stato legato come collaboratore nell'organigramma in più unità organizzative allora si deve individuare quale di queste è l'unità principale e trasferire il soggetto solo per quella unità organizzativa e non per tutte. L'applicativo Work-Flow non consente di trasferire lo stesso soggetto collaboratore più volte, pertanto sarà cura dell'utente escludere il soggetto dalle unità organizzative non interessate. (Per escluderlo è necessario selezionare l'unità organizzativa interessata e nella sezione “Personale” individuare il soggetto da escludere e attraverso il bottone “Config” togliere il flag dal campo “Esporta” per i moduli di HR-WF).
• Un metodo di controllo per verificare la presenza o meno delle situazioni doppie dei soggetti per i moduli di Work-Flow è quello di lanciare il report presente nell'applicativo Risorse Umane “Situazioni doppie nel modello organizzativo” (Altri moduli – Report – Stampa – Organizzazione) indicando il modulo e la data di riferimento che potrebbe corrispondere alla data di sistema.
• L'allineamento dei dati per Work-Flow può essere eseguito solo su organigramma di tipo “Effettivo” o
“Funzionale”.
DEFINIZIONE DEL MODELLO ORGANIZZATIVO
(Aree applicative/Gestione dati/.../Impostazioni/Organizzazione/Tabelle/Modello organizzativo)
Nella sezione “Raggruppamenti” di questo menu aggiungere tutti i moduli di Workflow interessati.
Premendo il collegamento “Precarica raggr. Moduli HRW” (Modello Organizzativo – Definizione) gli stessi vengono resi disponibili nell'elenco presente sul campo “Modulo”.
Indicare per ogni riga i seguenti valori:
MODULO: nome del modulo selezionabile attraverso l'elenco sul campo. Indicare i moduli dell'applicativo Workflow.
TIPO GENERAZIONE: valorizzare con l'opzione “Eseguita dall'amministratore” (indicare “in tempo reale” nel caso in cui la fase di allineamento viene gestita attraverso un apposito processo schedulato, disponibile nel
N° LIVELLI SECONDARIO: inizializza il numero di livelli secondari nelle diverse unità che compongono l'organigramma, relativamente al modulo in gestione. “Livello corrente” corrisponde a un solo livello, “Tutti i livelli” consente di gestire tutti i livelli previsti nell'organigramma, “Da valore” consente di visualizzare i dati della propria foglia e di un numero di livelli dipendenti in base a quanto indicato nel campo “N. Livelli secondario”. È possibile effettuare tale scelta solo per i moduli di Workflow. Per gli altri moduli è definito “Da valore” e valorizzato con 0.
N° LIVELLI IN VISUALIZZAZIONE: inizializza il numero di livelli in visualizzazione nelle diverse unità che compongono l'organigramma, relativamente al modulo in gestione. “Livello corrente” corrisponde a un solo livello, “tutti i livelli” consente di visualizzare tutti i livelli previsti nell'organigramma, “Da valore” consente di visualizzare i dati della propria foglia e di un numero di livelli dipendenti in base a quanto indicato nel campo
“N. Livelli in visualizzazione”.
Si consiglia di compilare il campo con “Livello corrente” e gestire le forzature direttamente in organigramma.
N° LIVELLI IN GESTIONE: inizializza il numero di livelli in gestione nelle diverse unità che compongono l'organigramma, relativamente al modulo in gestione. “Livello corrente” corrisponde a un solo livello, “Tutti i livelli” consente di gestire tutti i livelli previsti nell'organigramma, “Da valore” consente di visualizzare i dati della propria foglia e di un numero di livelli dipendenti in base a quanto indicato nel campo “N. Livelli in gestione”.
Si consiglia di compilare il campo con “Livello corrente” e gestire le forzature in organigramma.
TIPOLOGIA: questo campo consente di determinare la modalità di creazione dei responsabili nei raggruppamenti “Figli” ovvero quelli che dipendono direttamente dall'unità organizzativa di riferimento.
Questo valore viene utilizzato come impostazione di base nell'associazione delle nuove unità organizzative al modello, ma può di volta in volta essere modificato. Indicando “Multi livello” si stabilisce che il responsabile che deve scendere di livello viene creato con un livello successivo rispetto al responsabile diretto dell'unità
“figlia”, viceversa “Fisso primo livello” significa che il responsabile dell'unità padre viene riportato anche come responsabile di primo livello (a parità del responsabile diretto) nell'unità figlia.
CREA UN UNICO RAGGRUPPAMENTO MULTI-AZIENDALE IN HR-WORK-FLOW: valorizzando tale flag, in fase di allineamento dati, i raggruppamenti WorkFlow (HR–Moduli – Organizzazione – Utilità) vengono creati con codice azienda in chiave “blank”.
Viene creato un unico raggruppamento contenente tutti gli operatori indipendentemente dall'azienda con cui gli stessi hanno un rapporto di lavoro in essere. Anche a seguito della schedulazione di HR WorkFlow viene creato un unico gruppo.
Non valorizzando il flag in esame, la gestione dei raggruppamenti risulta la medesima delle versioni precedenti, quindi, i raggruppamenti vengono creati con l'azienda in chiave e una volta importati in WorkFlow, vengono scorporati a seconda delle aziende di appartenenza dei dipendenti collaboratori.
MANTIENI ASSOCIAZIONI CHIUSE PER “N” GIORNI: valorizzando questo campo si stabilisce per quanti giorni sia possibile mantenere nel raggruppamento le associazioni chiuse. Trascorsi i giorni indicati l'associazione chiusa verrà cancellata.
Si precisa che il numero dei giorni previsto deve essere compreso tra 0 e 9999.
Si precisa altresì che se vengono indicati zero giorni, si avrà un comportamento diverso tra responsabili e collaboratori; per i soggetti responsabili l'associazione verrà cancellata alla data di chiusura mentre per i soggetti collaboratori l’associazione non viene mai rimossa. Questo comportamento perché si vuole evitare che il collaboratore venga cancellato nel giorno in cui finisce la sua validità senza che il responsabile abbia approvato i giustificativi.
Si evidenzia che il campo “Tipologia creazione descrizione” del modello organizzativo, anche se disponibile per ogni raggruppamento WF registrato, non viene controllato. La descrizione che il sistema attribuisce al raggruppamento è sempre la descrizione dello stesso.
› ENTITA' DELLE UNITA' ORGANIZZATIVE
(Aree applicative/Gestione dati/.../Impostazioni/Organizzazione/Tabelle/Unità organizzative/Entità)
Per esportare le unità organizzative e creare i relativi raggruppamenti in WF è necessario che le strutture organizzative interessate vengano associate ad un'entità organizzativa di riferimento.
Il campo interessato a determinare la modalità di allineamento dei dati è “Tipo codifica” e le scelte possibili sono:
• Nessun allineamento: in questo caso l'unità organizzativa non viene considerata in fase di allineamento dei dati e non viene così creato il relativo raggruppamento in WF.
• Codice casella organizzativa: in questo caso l'allineamento viene eseguito utilizzando il codice del box attribuito all'unità organizzativa di riferimento nell'albero dell'organigramma aziendale (selezionare l'unità organizzativa e controllare nella sezione Dati generali il valore del campo “Cod Elemento”).
• Codice elemento organizzativo: in questo caso l'allineamento viene eseguito utilizzando il codice dell'unità organizzativa di riferimento.
• Codice filiale/dipendenza: una volta eseguita questa scelta è necessario selezionare l'unità organizzativa di riferimento ed indicare all'interno della stessa il codice della filiale/dipendenza interessata (sotto-sezione 'Allineamento dati HR–Workflow'), l'allineamento dei dati viene eseguito utilizzando il codice della filiale scelta.
• Codice unità locale: una volta eseguita questa scelta è necessario selezionare l'unità organizzativa di riferimento ed indicare all'interno della stessa il codice dell'unità locale interessata (sotto-sezione 'Allineamento dati HR–Workflow'), l'allineamento dei dati viene eseguito utilizzando il codice dell'unità locale scelta.
• Codice esterno casella organizzativa: selezionando tale valore, nel momento in cui viene allineato il raggruppamento a WF, il codice dello stesso sarà uguale al codice indicato all'interno del campo
“Codice esterno” della casella organizzativa di riferimento.
• Codice azienda + codice unità locale: una volta eseguita questa scelta è necessario selezionare l'unità organizzativa di riferimento ed indicare all'interno della stessa il codice dell'unità locale interessata, come codice azienda verrà preso il codice azienda dell'unità organizzativa.
Nel caso in cui le entità non vengano gestite allora è necessario crearne una fittizia, attribuendo solo il codice, la descrizione e valorizzando il campo “Tipo codifica”.
Valorizzazione:
Campo Valore
Codice Libero
Descrizione Libera, ad esempio “Link per HR-WF”
Tipologia elemento (1° campo così denominato) vuoto
Tipo codifica (2° campo così denominato) compilare con uno dei
valori disponibili. In genere viene utilizzato il valore
“Codice casella organizzativa”
Una volta creata l'entità è necessario associarla alle unità organizzative che costituiscono l'organigramma e che devono essere utilizzate per la creazione dei raggruppamenti in Workflow.
GESTIONE DEL MODELLO ORGANIZZATIVO
(Aree applicative/Gestione dati/Organizzazione/Gestione modello)
› SEZIONE DATI GENERALI
Azienda di riferimento dell'unità organizzativa
Indicare l'azienda di riferimento dell'unità organizzativa. In questo modo in HR-WF viene generato un gruppo con una precisa azienda in chiave a cui vengono associati tutti i collaboratori dell'unità come dipendenti.
Nel caso in cui l'azienda di riferimento dell'unità organizzativa venga impostata con “000000” il sistema HR-WF (se allineato a partire dalla versione 03.03.01) crea tanti gruppi quante sono le aziende gestite nel sistema.
Questo significa che per la stessa unità organizzativa si possono ottenere n gruppi uno per ciascuna azienda effettiva registrata nel sistema.
Ciascun gruppo/azienda generato riporta correttamente solo i dipendenti che hanno un rapporto di lavoro attivo con l'azienda in chiave nel codice del gruppo creato.
ESEMPIO:
Unità X collegata all'azienda 000000 - codice casella organizzativa 0000000001
Aziende gestite nel sistema 000001 e 000002
Collaboratori A e B hanno un RDL attivo sull'azienda 000001 Collaboratori C e D hanno un RDL attivo sull'azienda 000002
A seguito della generazione dei raggruppamenti in HR-WF verranno creati due gruppi
000001_0000000001 - collaboratori (dipendenti) A e B 000002_0000000001 - collaboratori (dipendenti) C e D
Responsabili come collaboratori
A questo punto stabilire come valorizzare il campo “Responsabili come collaboratori” per ognuno dei moduli interessati (Aree applicative/Gestione dati/Organizzazione/Gestione modello/Unità organizzativa/Dati generali/Moduli–Parametri aggiuntivi).
Valorizzando il campo, il sistema stabilisce che i responsabili dei raggruppamenti sottostanti e che dipendono da quello in oggetto, vengono visti anche come collaboratori della casella in oggetto.
Auto-approvazione
Nel caso in cui sia necessario attivare per uno o più moduli la gestione dell'auto-approvazione del responsabile di una casella, allora occorre configurare le informazioni in questo modo:
• Accedere nella casella padre al pulsante “Moduli – Parametri aggiuntivi”, selezionare il modulo di HR–
Workflow per cui si intende gestire l'auto-approvazione e togliere il flag dal campo “Responsabili come collaboratori”.
• Accedere alla casella del responsabile interessato e nella sezione “Personale”, selezionare nel menù delle opzioni “Abilitazioni” ed abilitare il campo “Esporta come collaboratore” per il modulo di HR–
Workflow interessato.
A seguito di queste impostazioni il responsabile non viene più riportato come collaboratore del raggruppamento padre per il modulo di HR-WF interessato e viene creato anche come collaboratore all'interno del proprio raggruppamento diretto.
Per alcuni moduli come per esempio quello delle Note spese, potrebbe essere comodo non valorizzare il campo in oggetto. In questo modo, ogni responsabile, approva le proprie note spese senza richiedere l'intervento del responsabile diretto.
Tuttavia se è necessario evitare l'auto-approvazione, basta entrare nella casella organizzativa interessata, posizionarsi nella sezione “Personale” del responsabile e selezionare nel menu delle opzioni “Abilitazioni”; a questo punto togliere il flag dal campo “Esporta come collaboratore”. In questo modo si indica al sistema che il responsabile in oggetto deve essere esportato solo come responsabile e non anche come collaboratore per la stessa casella.
Moduli – Parametri aggiuntivi
Attraverso la selezione di questo bottone, l’utente ha la possibilità di configurare le impostazioni necessarie all’allineamento dei raggruppamenti verso HR-Workflow.
Modulo e Tipo generazione
Le informazioni sono reperite dal modello organizzativo precedentemente configurato.
“Livello responsabili”
Questo campo è utile nel caso in cui si intende far “scendere” il responsabile dell'unità padre anche come responsabile delle unità figlie. Il valore di base di questo campo dipende da quanto è stato impostato nella definizione del modello organizzativo nella sezione Raggruppamenti (campo “Tipologia”).
Per il corretto funzionamento è necessario:
• Posizionarsi sull'unità padre e nella sezione “Personale”, sul nominativo del responsabile e selezionare
“Abilitazioni” nel menu delle opzioni e valorizzare il campo “Livelli in gestione” con il numero di livelli per cui si vuole far scendere il responsabile nelle unità figlie.
• Posizionarsi nelle unità figlie, nella sezione “Dati generali” scegliere il bottone “Moduli – Parametri aggiuntivi” e valorizzare il campo “Livello responsabili” con una delle opzioni proposte.
FISSO PRIMO LIVELLO (valido solo per allineamento raggruppamenti WF): compilando il campo in questo modo si stabilisce che per l'unità figlia viene creato oltre all'eventuale responsabile diretto anche il responsabile dell'unità padre con lo stesso livello di autorizzazione del responsabile diretto. Questo comporta che il responsabile diretto o il responsabile dell'unità padre “sceso” in automatico possono autorizzare in maniera alternativa i giustificativi dei collaboratori dell'unità figlia di riferimento.
Per il corretto funzionamento è necessario valorizzare, nei “Dati generali” dell'unità figlia, il campo “Livello responsabile” (attraverso il bottone “Moduli – Parametri aggiuntivi”) indicando l'opzione “Fisso 1° livello”.
Dopo di che nell'unità padre, nella sezione “Personale”, attraverso il bottone che consente di determinare i livelli di autorizzazione sui diversi moduli (“Abilitazioni”), è necessario indicare, per il modulo per cui si intende far “scendere” il responsabile nell'unità figlia, il numero di livelli in gestione interessato.
MULTI-LIVELLO (valido solo per allineamento raggruppamenti WF): compilando il campo in questo modo si stabilisce che per l'unità figlia viene creato, oltre all'eventuale responsabile diretto, anche il responsabile dell'unità padre con un livello di autorizzazione successivo rispetto a quello del responsabile diretto. Questo comporta che il responsabile diretto esegue una prima autorizzazione dei giustificativi dei collaboratori e dopo di che tali giustificativi devono essere nuovamente autorizzati dal responsabile dell'unità padre che è sceso.
Per il corretto funzionamento è necessario valorizzare, nei “Dati generali” dell'unità figlia, il campo “Livello responsabile” (attraverso il bottone “Moduli – Parametri aggiuntivi”) indicando l'opzione “Multi-livello”.
Dopo di che nell'unità padre, nella sezione “Personale”, attraverso il bottone che consente di determinare i livelli di autorizzazione sui diversi moduli (“Abilitazioni”), è necessario indicare, per il modulo per cui si intende far “scendere” il responsabile nell'unità figlia, il numero di livelli in gestione interessato.
Nel caso in cui non si fa “scendere” il responsabile dell'unità padre nelle unità figlie questo campo è ininfluente.
Riporta responsabile nel livello sottostante
Questo campo consente di riportare il responsabile dell'unità organizzativa su cui viene impostato, come responsabile delle unità figlie che dipendono direttamente da questa, nel caso in cui non sia stato indicato su queste un responsabile diretto.
Per operare in questo senso occorre che, anche nelle unità figlie sia valorizzato il flag “Riporta responsabile nel livello sottostante”. In questo modo lo stesso responsabile verrà riportato in tutte le unità figlie delle figlie in cui non è stato previsto alcun responsabile diretto.
Esempio:
Nell’esempio nelle caselle organizzative “Unità 1” e “Unità 3” è stato valorizzato il flag “Riporta responsabile nel livello sottostante”. Nell’”Unità 1” è stato associato il responsabile X mentre nell’”Unità 3” e “Unità 4” non è stato indicato alcun responsabile diretto.
Fino alle versioni precedenti, effettuando l'allineamento dati verso “Workflow”, il responsabile dell'“Unità 1”
scendeva solo nell'unità 3, perciò il responsabile “X” appariva come tale sia nel raggruppamento WF “Unità 1”
che nel raggruppamento WF “Unità 3”.
Ora, effettuando l'allineamento dati verso “Workflow”, il responsabile della casella “Unità 1”, appare come tale sia nel raggruppamento WF “Unità 1”, che nel raggruppamento WF “Unità 3” che nel raggruppamento WF
“Unità 4”. Questo avviene perché il flag “Riporta responsabile nel livello sottostante” è stato valorizzato sia nell’”Unità 1” che nell’”Unità 3” e perché nell’”Unità 4” non è presente alcun responsabile diretto.
Si precisa che:
per il corretto allineamento dati verso WF è necessaria la presenza di collaboratori all'interno della casella stessa, in caso contrario il raggruppamento non viene creato.
Il responsabile viene riportato nella casella figlia (fino a n livelli) solo se è stato valorizzato il flag “Riporta responsabile nel livello sottostante” in tutte le caselle coinvolte, e in ognuna di esse non è presente alcun responsabile.
La gestione appena descritta (Riporta responsabile fino a n livelli) viene attuata solo nel caso di allineamento dati verso WF.
Nel caso di allineamento raggruppamenti verso qualsiasi altro modulo di Gestione Risorse Umane Web, tale funzione non viene gestita (il sistema riporta il responsabile solo nelle caselle direttamente collegate).
Descrizione raggr. WF
Il campo viene visualizzato all'interno dei dati generali della casella organizzativa solo se nella sezione
“Raggruppamenti” della gestione del modello organizzativo (Aree applicative/Gestione dati/…/Organizzazione/Tabelle/Modello organizzativo), sono censiti moduli HR Work Flow.
Tale campo, permette di gestire una descrizione alternativa dell'unità.
Il valore inserito all'interno di questa descrizione, viene preso in considerazione dal sistema, e successivamente riportato come descrizione della casella, nel momento in cui si effettua l'allineamento dati verso HR Work Flow.
Eseguito l'allineamento, la casella organizzativa in cui il campo in esame è stato valorizzato, viene visualizzata all'interno dell'elenco raggruppamenti WF, non con la descrizione dell’unità definita in tabella, ma con la descrizione alternativa inserita all'interno della casella nel modello organizzativo.
Nel caso in cui al momento dell'allineamento il campo, anche se presente, non sia valorizzato, l'allineamento raggruppamenti WF funziona come al solito, ossia prendendo in considerazione la descrizione standard dell’unità, inserita in tabella e visualizzata in organigramma.
› SEZIONE PERSONALE – VALIDO SIA PER I RESPONSABILI CHE PER I COLLABORATORI
Per ogni modulo del Work-Flow attraverso la configurazione dei raggruppamenti è presente il campo “Esporta come collaboratore” che se valorizzato, in caso di collaboratore, implica che la persona in oggetto viene esportata per il modulo interessato, viceversa non viene considerata nell'esportazione dei dati e quindi non viene inserita nel gruppo per il Work-Flow.
In caso di responsabile, invece, se valorizzato indica che quel soggetto viene esportato sia come responsabile che come collaboratore della stessa casella.
Nel caso in cui una persona è stata collegata a più unità organizzative come collaboratore, allora sarà cura del cliente individuare per ogni modulo di Work-Flow qual'è il raggruppamento principale e valorizzare questo campo solo nell'unità organizzativa interessata.
La stessa persona deve quindi, a parità di modulo, essere esportata una sola volta come collaboratore per il corretto funzionamento di Work-Flow.
Questo controllo appena spiegato non è da considerarsi per i responsabili, che in qualità di approvatori possono appartenere a più gruppi diversi.
Sezione Personale – Lato Responsabili
Per ogni responsabile è possibile indicare il “numero di livelli secondari” solo per i moduli di Workflow proposti nella maschera interessata.
Indicare un numero di livelli secondari superiore a 1 significa “far scendere” il responsabile in oggetto nelle caselle che dipendono da quella in cui il responsabile è stato ubicato, ovvero le unità “Figlie”.
Per ogni responsabile è possibile indicare il “numero di livelli in gestione” per ciascun modulo proposto nella maschera interessata.
Indicare un numero di livelli in gestione superiore a 1 significa “far scendere” il responsabile in oggetto nelle caselle che dipendono da quella in cui il responsabile è stato ubicato, ovvero le unità “Figlie”.
Per ogni responsabile è possibile indicare il “numero di livelli in visualizzazione” per ciascun modulo proposto nella maschera interessata.
Indicare un numero di livelli in visualizzazione superiore a 1 significa “far scendere” il responsabile in oggetto nelle caselle che dipendono da quella in cui il responsabile è stato ubicato, ovvero le unità “Figlie”.
Nella tabella di risultato dell'allineamento dei dati dall'organigramma (Aree applicative/Gestione dati/…/Organizzazione/Utilità/HR-WorkFlow Raggruppamenti), è stato aggiunto il campo “Sola visualizzazione”. Questo campo identifica i responsabili che sono inseriti nel gruppo solo come supervisori, e che non hanno in gestione le approvazioni dei diversi giustificativi.
In particolare il campo viene valorizzato solo quando il responsabile nel gruppo ha le autorizzazioni solo per vedere i giustificativi e non per approvarli.
ESEMPI
Indicando che il responsabile X ha 2 livelli in gestione e 2 livelli in visualizzazione il campo “Sola visualizzazione”
per il responsabile X non viene valorizzato in nessuno dei due livelli perché in entrambi tale responsabile può agire sui giustificativi dei collaboratori.
Indicando che il responsabile X ha 2 livelli in gestione e 4 livelli in visualizzazione il campo
“Sola visualizzazione” nei primi due raggruppamenti non viene valorizzato in quanto il responsabile X ha diritto di gestione sui giustificativi dei collaboratori di tali raggruppamenti, viceversa nei 2 raggruppamenti successivi il flag “Sola visualizzazione” viene valorizzato perché in questi ultimi 2 gruppi il responsabile X può solo vedere i giustificativi senza intervenire sugli stessi.
Infine, se nell'organigramma viene impostato che il responsabile X ha 0 nei livelli in gestione e 1 nei livelli in visualizzazione, tale responsabile potrà solo vedere i giustificativi inseriti in tale gruppo senza poterli approvare e il campo “Sola visualizzazione” risulterà valorizzato.
Sezione Personale – Lato Collaboratori
Per ogni collaboratore viene preso in esame il campo “Responsabilità” e le opzioni disponibili:
Delegato
Valorizzando questo campo si va ad indicare che il collaboratore ha la possibilità di svolgere le attività che di solito spettano al responsabile. Tale valore viene considerato solo all'interno del modulo formazione.
Vice Respons.
Valorizzando questo campo si va ad indicare che il collaboratore può sostituire il responsabile, diventando così approvatore per gli altri collaboratori della stessa unità.
L'iter di approvazione dei collaboratori viene gestito in funzione delle impostazioni settate, ossia:
- se la relazione vice-responsabile è "fissa primo livello", allora l'approvazione dei collaboratori può essere gestita dal vice o dal responsabile (in alternativa uno all'altro);
- se la relazione vice-responsabile è multi-livello, allora l'approvazione dei collaboratori deve essere gestita prima dal vice e poi dal responsabile.
Il sistema genera poi due raggruppamenti per HR-WF:
- nel primo inserisce due autorizzatori: il soggetto definito come vice che viene creato di livello 1 e il
responsabile diretto dell'unità che viene creato come livello 1 o 2 in funzione delle impostazioni, "fisso primo livello" o "multi livello" (gli altri soggetti della casella organizzativa vengono inseriti come collaboratori);
- In un secondo gruppo, invece, viene creato, come autorizzatore, il responsabile e come collaboratore il soggetto definito come vice.
Il secondo raggruppamento viene creato con la stessa codifica utilizzata per il primo gruppo, ma in fondo al codice viene inserita la lettera “V” (Esempio: raggruppamento di origine 0000000000000001 raggruppamento nuovo 000000000000001V).
Responsabile
Valorizzando questo campo si va ad indicare che il collaboratore diventa responsabile dell'unità a tutti gli effetti, ovvero approva i giustificativi dei collaboratori diretti.
Quindi se per l'unità organizzativa in gestione non è stato definito alcun responsabile diretto, il collaboratore definito come “Responsabile” viene creato a livello di gruppo sia come collaboratore che come responsabile e l'approvazione dei giustificativi è a cura di questo soggetto.
Invece se esiste anche un responsabile diretto, allora il collaboratore definito come “responsabile” viene creato nel gruppo anche come responsabile a pari livello del responsabile diretto e l'approvazione dei giustificativi degli altri collaboratori può essere eseguita in alternativa o da questa persona o dal responsabile diretto dell'unità.
Il collaboratore definito come “responsabile” se previsto dalla casella in cui risiede viene riportato anche come collaboratore della casella padre.
ALLINEAMENTO DATI
› ESEGUITO DALL'AMMINISTRATORE
(Aree applicative/Gestione dati/…/Impostazioni/Organizzazione – Utilità – Allineamento dati)
Valorizzando il campo “Allinea raggruppamenti” è possibile selezionare il modulo interessato attraverso l'apposito elenco sul campo. Una volta individuato il modulo (alcuni di quelli interessati all'allineamento dei dati sono riportati nello specchietto creato in precedenza in questo documento) premere il pulsante
“Conferma”.
L'applicativo a questo punto esegue l'allineamento dei dati e il risultato è visibile nella tabella “HR WorkFlow - Raggruppamenti” (Aree applicative/Gestione dati/…/impostazioni/Organizzazione/Utilità).
È possibile creare più organigrammi effettivi in periodi concomitanti, ciascuno di questi deve fare riferimento ad una specifica azienda. In questo caso, per eseguire l'allineamento dei dati viene richiesto di indicare il codice del modello organizzativo di riferimento.
In caso di più modelli è necessario eseguire l'allineamento per ciascun modulo di Work-Flow tante volte quanti sono gli organigrammi effettivi creati.
Al termine dell'esecuzione dell'allineamento se attiva l'opzione "Stampa di controllo" verranno rese disponibili due icone da cui sarà possibile prendere visione della stampa di riepilogo degli allineamenti eseguiti e non.
Nella stampa in questione verranno riportate le indicazioni relative a Codice utente, Cognome e Nome, Status, Data inizio, Data fine, Codice azienda, Tipo soggetto (collaboratore/responsabile).
Le stampe generate verranno rese disponibili anche nel punto di menu "Gestione Stampe" (Aree applicative/Gestione Dati/Anagrafici/Gestione lavori).
› IN TEMPO REALE
(Aree applicative/Pannello di controllo/Sistema/Schedulazione/Processi)
Il sistema prevede un processo di default che consente di schedulare l'allineamento dei dati per HR-WF.
Per attivare questa schedulazione è necessario:
• Creare un nuovo processo da schedulare e selezionare dal campo “Programma” il processo predefinito
“Allineamento raggruppamenti HR-WorkFlow”.
• Stabilire la modalità di allineamento dei dati.
• Attivare lo schedulatore.
Il processo hvhw_bexpgroupings - Allineamento raggruppamenti HR-WorkFlow riporta i seguenti paramentri:
- pFLNOTIFY - Attiva notifica fine processo (True/False) - pGRPNOTIFY - Notifca - Gruppi
- pUSRNOTIFY - Notifica - Utenti
- pOUTPUTFORMAT - Formato di output della stampa (PDF/CSV)
Impostando a 'True' il parametro relativo alla gestione della notifica, al termine dell'allineamento schedulato verrà inviata una notifica di avviso del termine dell'allineamento agli utenti/gruppi inseriti in fase di configurazione del processo.
Si precisa che di default il parametro pFLNOTIFY viene valorizzato a 'False' e perciò la notifica non verrà inviata.
Nella stampa in questione verranno riportate le indicazioni relative a Codice utente, Cognome e nome, Status, Data inizio, Data fine, Codice azienda, Tipo soggetto (collaboratore/responsabile).
Per prendere visione dei report sarà necessario accedere alla Gestione Stampe (Aree applicative/Gestione Dati/Anagrafici/Gestione lavori).
Il sistema dà la possibilità di creare più organigrammi effettivi in periodi concomitanti, ciascuno di questi deve fare riferimento ad una specifica azienda. Il processo di allineamento dei dati schedulato è già predisposto per questo tipo di situazione.
L'allineamento, indipendentemente dalla tipologia dello stesso, prende in considerazione la casella organizzativa, solo se quest'ultima è dotata di responsabili e collaboratori.
Nel caso in cui, infatti, all'interno della casella sia presente solo il responsabile, il raggruppamento in WF non viene creato.
› RISULTATO DELL'ALLINEAMENTO
Il risultato dell'allineamento eseguito è consultabile nel menu “HR WorkFlow - Raggruppamenti” (Aree applicative/Gestione dati/…/Impostazioni/Organizzazione/Utilità).
Questa tabella visualizza per ciascun modulo, processo, Azienda e codice, il contenuto delle unità organizzative suddivise in responsabili (chiamati Autorizzatori in WF) e collaboratori (chiamati Dipendenti in WF). Per ciascun soggetto vengono riportate le date di validità e lo stato.
L'allineamento dei dati verso HR-WF sia per la generazione dei raggruppamenti che per la generazione degli approvatori e dei dipendenti riporta le situazioni valide negli ultimi 60 giorni rispetto alla data di sistema.
Questo significa che le associazioni chiuse in date precedenti agli ultimi 60 giorni rispetto alla data in cui è stato effettuato l'allineamento vengono generate solo la prima volta con lo stato “Da cancellare”. A seguito di ciò (una volta che sono state gestite le opportune operazioni di allineamento anche in HR-WF) negli allineamenti successivi tali informazioni non vengono più create. Quanto appena indicato è valido sia per i gruppi che per gli approvatori che per i dipendenti.
ESEMPIO
Questo significa che:
se la data di sistema è 15/04/2010
Il gruppo X chiuso il 31/12/2009 a seguito del primo allineamento dati di Risorse Umane viene creato nella tabella dei raggruppamenti HR-WF con lo stato da cancellare.
L'allineamento successivo non crea più questo gruppo.
Lo stesso vale per i responsabili e i collaboratori.
Il collaboratore A associato al gruppo B valido dal 01/01/1800 – 31/12/2999 è stato chiuso all'interno di questo gruppo alla data del 31/12/2009. Il primo allineamento genera il gruppo con lo stato da importare e il collaboratore con lo stato da cancellare, a seguito di ciò il secondo allineamento non inserirà più il collaboratore A nella lista dei dipendenti associati a tale gruppo B.
Nelle versioni precedenti il sistema scriveva sempre tutti i record nei gruppi di riferimento, poi HR Work-Flow filtrava le informazioni inserendo nella tabella “Gruppi” solo le associazioni valide.
Al fine di velocizzare la gestione, abbiamo pensato di modificare tale allineamento e gestire direttamente nel modulo Organizzazione la possibilità di filtrare i dati allineando solo le situazioni valide negli ultimi 60 giorni rispetto alla data di sistema.
› IN CASO DI MULTI - ORGANIGRAMMA
Come già espresso, il sistema offre la possibilità di creare tanti organigrammi effettivi quante sono le aziende in gestione. Ciascuno di questi deve fare riferimento ad un'azienda specifica.
Per il corretto funzionamento dell'allineamento dei dati è necessario:
• Definire tanti modelli organizzativi quanti sono quelli che si intendono gestire, indicando per ciascuno i moduli di WorkFlow che si intendono allineare.
• Indicare nelle entità delle unità organizzative come codice di allineamento dei dati “Codice elemento organizzativo”, ovvero il codice dell'unità organizzativa stessa. Questo perché la stessa unità non può essere associata a più modelli.
• Associare ciascuna unità organizzativa gestita all'azienda di riferimento.
› IN CASO DI ALLINEAMENTO CON RAGGRUPPAMENTI MULTI-AZIENDALI
A partire dalla versione 03.01.00 di Risorse Umane, è presente all'interno dell'applicativo una nuova funzione che permette all'utente di gestire raggruppamenti Work Flow multi-azienda.
Nel dettaglio:
è stato inserito all'interno del “Modello Organizzativo” (Aree applicative/Gestione dati/…/Impostazioni/Organizzazione/Tabelle) un nuovo campo che permette per ogni modulo Work Flow di definire se durante l'allineamento dati, i raggruppamenti devono essere creati multi-aziendali o meno.
Il nuovo campo presente nel modello è denominato “Crea un unico raggruppamento multi-aziendale in HR- WorkFlow”. Valorizzando tale flag, nel momento di allineamento dati, i raggruppamenti WorkFlow (Aree applicative/Gestione dati/…/Impostazioni/Organizzazione/Utilità) vengono creati con codice azienda in chiave
“blank”.
Viene creato un unico raggruppamento contenente tutti gli operatori indipendentemente dall'azienda con cui gli stessi hanno un rapporto di lavoro in essere. Anche a seguito della schedulazione di HR-Work-Flow viene creato un unico gruppo.
Non valorizzando il flag in esame, la gestione dei raggruppamenti risulta la medesima delle versioni precedenti, quindi, i raggruppamenti vengono creati con l'azienda in chiave e una volta importati in WorkFlow, vengono scorporati a seconda delle aziende di appartenenza dei dipendenti collaboratori.
› IN CASO DI AGGIUNTA NUOVO COLLABORATORE CON RAGGR. GIA' IMPORTATO IN WF
Fino alle versioni precedenti alla 03.01.00, nel caso in cui fosse stato aggiunto un nuovo collaboratore all'interno di un raggruppamento già importato in Work-Flow, nel momento di allineamento dati Work-Flow, lo
stesso veniva aggiunto all'interno del raggruppamento e successivamente importato in Work-Flow solamente se il collaboratore aggiunto aveva un rapporto di lavoro in essere sulla stessa azienda di tutti gli altri collaboratori della casella organizzativa.
Dalla versione 03.01.00, invece, nel caso presentato precedentemente, nel momento in cui viene effettuato l'allineamento raggruppamenti WF, il dipendente viene aggiunto nel raggruppamento, e lo status del raggruppamento stesso viene modificato da “Importato” a “Da inserire”.
In questo modo, nel momento in cui si effettua l'importazione dipendenti da WorkFlow, il sistema legge nel raggruppamento lo status “Da inserire” e così, permette la corretta registrazione del dipendente aggiunto.
Tale procedimento può essere effettuato solo su raggruppamenti con un codice azienda in chiave uguale a
“000000”.
