PROCEDURA APERTA PER L'AFFIDAMENTO DELL'ATTIVITÁ DI NOTIFICA E DI UN SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO PER LA GESTIONE DELLE SANZIONI E
DEI RELATIVI SERVIZI PROFESSIONALI DI COMPETENZA DELLA POLIZIA LOCALE DEL COMUNE DI MODENA
Capitolato Speciale Descrittivo e Prestazionale
Responsabile del Procedimento Dottoressa Annalisa GIUNTI
INDICE
1. OGGETTO DELL’APPALTO ………..……… pagina 3 2. DISPOSIZIONI GENERALI ………. pagina 3 3. PROGRAMMA APPLICATIVO – ARTICOLAZIONE DEL SERVIZIO ………. pagina 8 4. MODULISTICA ………..……… pagina 12 5. ACQUISIZIONE DATI ………..………. pagina 14 6. POSTALIZZAZIONE AI FINI DELLA NOTIFICAZIONE – ATTIVITA’ CONDOTTA
ATTRAVERSO MESSI NOTIFICATORI ..………. pagina 16 7. RENDICONTAZIONE DEGLI ESITI DELLA NOTIFICA ………..……… pagina 19 8. PERFEZIONAMENTO NOTIFICHE – RINOTIFICHE – NOLEGGI SENZA CONDUCENTE
………... pagina 21 9. PAGAMENTI: RENDICONTAZIONE ED ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA . pagina 23 10.ARCHIVIAZIONE ……… pagina 27 11.GESTIONE ATTIVITA’ COLLEGATE ARTT. 126BIS E 180 CDS ……… pagina 28 12.GESTIONE AUTOMATICA DELLE SANZIONI AMMINISTRATIVE DI NATURA
ACCESSORIA ……….. pagina 30 13.GESTIONE ATTI ALL’ESTERO ………. pagina 30 14.CONSEGNA DI ATTI NON GIUDIZIARI (CORRISPONDENZA ORDINARIA). pagina 31 15.GESTIONE DEL CONTENZIOSO ……… pagina 32 16.PORTALE WEB ………. pagina 33 17. HELP DESK DI PRIMO LIVELLO MULTICANALE …….………. pagina 34 18.FORNITURA A NOLEGGIO DI DEVICE MULTIFUNZIONE ……….. pagina 37 19.MONITORAGGIO QUANTITATIVO E QUALITATIVO DEI DATI ……… pagina 39 20.REQUISITI TECNICI MINIMI DEL SERVER GESTIONALE (sAAs) ….…… pagina 41 21.FORMAZIONE ED ADDESTRAMENTO ALL’USO DEL GESTIONALE ……. pagina 44 22.ASSISTENZA AGLI OPERATORI DEL COMUNE ………... pagina 45 23.RECUPERO DEI DATI E DELLE INFORMAZIONI ESISTENTI ……….. pagina 46
1.OGGETTO DELL’APPALTO
Il presente Capitolato ha per oggetto l'affidamento dell'attività di notifica e la fornitura di un sistema informativo integrato per la gestione delle sanzioni e dei relativi servizi professionali di competenza della Polizia Locale del Comune di Modena. Il sistema ed i servizi di cui al presente Capitolato devono consentire la gestione dell'attività di notifica di atti comunali diversi dalle sanzioni amministrative della Polizia locale, nonché delle attività e dei relativi sviluppi procedurali rientranti nel processo sanzionatorio amministrativo, di carattere pecuniario e/o accessorio, conseguente all’accertamento di violazioni del Codice della Strada (di seguito C.d.S.), di leggi, di regolamenti, di ordinanze e di ogni altra norma dello Stato, della Regione Emilia-Romagna, della Provincia e del Comune di Modena oggetto, a qualsiasi titolo, dell’attività della Polizia Locale di Modena, accertate a carico di trasgressori anche quando oggetto di attività di altri Organi ma riguardanti materie di competenza del Comune di Modena. L’appalto prevede altresì la fornitura gratuita del software gestionale da parte del Fornitore al Comune di Modena (di seguito Comune), i cui requisiti tecnici minimi devono rispondere a quanto di seguito descritto.
Il servizio oggetto del presente Capitolato avrà durata di 3 anni, con opzione di rinnovo per ulteriori 2 anni, a decorrere dalla data della firma del contratto di appalto.
2.DISPOSIZIONI GENERALI
Il Fornitore è responsabile delle sole attività svolte dal proprio personale e non di quelle svolte dal personale del Comune. A tal fine tutte le operazioni svolte sul software, compreso l’accesso allo stesso per semplice visione documentale, devono produrre un log, attestante le singole azioni e lavorazioni effettuate, con specifico riferimento alla data ed all'utente che le ha effettuate. Quando di un documento, elaborato tramite il Gestionale (il software gestionale che rappresenta l’insieme dei software che automatizzano i processi di cui al presente Capitolato), viene prodotta una stampa, anche di carattere digitale, deve essere riportato sul documento stesso il riferimento dell’utente che ha proceduto all’elaborazione (attraverso una sigla attestante il redigente l’atto prodotto da sottoporre alla firma del responsabile del procedimento).
Il Fornitore deve favorire processi in formato elettronico e digitale che evitino ovvero
riducano al minimo l’utilizzo di supporti cartacei.
Ogni qualvolta sia possibile, per le modalità di comunicazione non definite dalla normativa, il Fornitore deve considerare quelle meno costose e più semplici, ad esempio: sms e posta elettronica (certificata e non).
Nello svolgere le attività richieste, il Fornitore deve garantire il rispetto del Regolamento Generale Protezione Dati U.E. nr. 2016/679, del Decreto Legislativo nr. 196/2003 nonché della normativa adottata in materia dal Comune, della Legge 07 Agosto 1990, nr. 241 e successive modificazioni e del Decreto del Presidente della Repubblica 28 Dicembre 2000, nr. 445. In particolare, il Fornitore ed il proprio personale devono rispettare rigorosamente il segreto d’ufficio sui dati e sulle informazioni trattate e sul contenuto degli stessi.
I dati di cui il Fornitore verrà in possesso durante l’espletamento del servizio sono di proprietà esclusiva del Comune che potrà visualizzarli ed utilizzarli in qualunque momento.
Tutte le informazioni relative allo stato di avanzamento delle attività svolte dal Fornitore dovranno essere visualizzabili, in qualsiasi momento, dal Comune, tramite il sistema informativo. Il Fornitore, durante le varie diverse fasi dell’espletamento del servizio, deve provvedere oltre che all’inserimento dei dati e delle informazioni, all’acquisizione ottica di tutti i documenti, che dovranno essere sempre collegati alla documentazione d’origine. Il Fornitore deve sempre aggiornare i dati e le informazioni lavorati e/o a qualsiasi titolo detenuti, anche mediante l’inserimento di nuovi documenti pertinenti, per permettere al Comune di avere un continuo monitoraggio degli stessi dati e poter effettuare consultazioni, ricerche, estrapolazioni, statistiche.
Il Fornitore dovrà, inoltre, provvedere ad effettuare le operazioni di backup, come meglio specificato al paragrafo 20 "REQUISITI TECNICI MINIMI DEL SERVER GESTIONALE (sAAs)".
Il Gestionale del Fornitore deve garantire funzioni che permettano di importare automaticamente i dati e le immagini delle infrazioni accertate da dispositivi elettronici di rilevazione, associandoli uno ad uno al verbale di riferimento. Sono attualmente in uso al Comune i seguenti dispositivi elettronici ed automatici di rilevazione, in relazione ai quali è richiesta l’importazione automatica dei dati:
Autovelox T-EXSPEED V.2.0 KRIA S.r.l.
Targa System Europa Azzaroni
VELOMATIC 512D/2F ELTRAFF srl
Telelaser TRU-CAM ELTRAFF srl
TELELASER ULTRALYTE ELTRAFF srl
Autovelox 105/SE SODI
Photored F17D ITALTRAFF s.r.l.
Kapsch City Solution VT 2.0. KAPSCH
VARCHI ELETTRONICI SCNTT GAME CLUB SRL
Safer Traffic Mobile SAFER PLACE LTD
Il sistema dovrà presentare le seguenti integrazioni con i sistemi altresì attualmente in uso al Comune:
INFRASTRUTTURA PRODOTTO FORNITORE
SINGLE SIGN ON CAS APEREO
IDENTITY MANAGEMENT MICROSOFT ACTIVE DIRECTORY
MICROSOFT
FedERa/SPID FedERa/SPID LEPIDA/AgID
PagoPA PagoPA AgID
ANAGRAFE NAZIONALE POPOLAZIONE RESIDENTE
ANPR AgID
FIRMA DIGITALE – FIRMA ELETTRONICA AVANZATA
TELECOM POST TELECOM
INDICE DEI DOMICILI DIGITALI
INI-PEC MINISTERO DELLO
SVILUPPO ECONOMICO
INAD INDICE NAZIONALE
DOMICILI DIGITALI INDICE DELLE PUBBLICHE
AMMINISTRAZIONI
IPA AgID
PUNTO FISCO ANCITEL AGENZIA DELLE ENTRATE
IL PORTALE
DELL’AUTOMOBILISTA
M.C.T.C. MINISTERO DELLE
INFRASTRUTTURE E DEI TRASPORTI
ANCITEL ACI-PRA ANCITEL
SMSGATEWAY SMSGATEWAY COMUNE DI MODENA –
SVILUPPO INTERNO POLO DI CONSERVAZIONE
ARCHIVISTICO DELLA REGIONE EMILIA ROMAGNA
ParER LEPIDA
PORTALE SANA SANA MINISTERO DELL’INTERNO
SERVIZIO INFORMATIVO VEICOLI SEQUESTRATI
SIVES MINISTERO DELL’INTERNO
SISTEMA PUBBLICO DI IDENTITA’ DIGITALE
SPID AgID
BANCA DATI VEICOLI OGGETTO DI NOLEGGIO SENZA CONDUCENTE
SAFO GROUP SpA SAFO GROUP SpA
SISTEMA INFORMATIVO NOME PRODOTTO FORNITORE
ANAGRAFE – SISTEMA INFORMATIVO
POPOLAZIONE
@kropolis - @CCEDO DATA MANAGEMENT
SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO, SCRIVANIA VIRTUALE E GESTIONE DOCUMENTALE
PRISMA ADS
SISTEMA INFORMATIVO DELIBERE/DETERMINE (ATTI)
SFERA ADS
SISTEMA INFORMATIVO GESTIONE INCASSI
EntraNext NEXT STEP SOLUTION
VERBATEL VERBATEL VERBATEL
SISTEMA INFORMATIVO DEL BILANCIO (SIB)
SIB@K DATA MANAGEMENT
SISTEMI INFORMATIVI DI MODENA PARCHEGGI SPA
BESTINPARKING MODENA PARCHEGGI SPA
SISTEMA INFORMATIVO TERRITORIALE
SIT SINERGIS, SEMENDA
Banca Dati autorizzati alla Zona a Traffico Limitato e alla Deroga ai Limiti di Tempo
MODENA PARCHEGGI – COMUNE DI MODENA SVILUPPO INTENO
MODENA PARCHEGGI – SIGAT
CRUSCOTTO DELLA LEGALITA’
DEDAGROUP
Il Fornitore deve inoltre garantire l’interoperabilità verso altri sistemi istituzionali e/o con sistemi di gestione dati, relativi a veicoli di società di noleggio, come specificato al paragrafo 8 “PERFEZIONAMENTO NOTIFICHE - RINOTIFICHE – NOLEGGI SENZA CONDUCENTE”, al fine di velocizzare ed informatizzare al massimo il servizio. Particolare
rilevanza verrà data alla proposta di processi che ottimizzino e velocizzino l’acquisizione delle comunicazioni relative ai veicoli a noleggio, con riferimento all’acquisizione delle comunicazioni in data certa, al loro inserimento a sistema, alla loro visualizzazione ed alla successiva elaborazione del verbale di accertamento.
Il Fornitore provvederà ad installare idoneo emulatore al fine di rendere possibile la consultazione della banca dati Motorizzazione Civile ed ACI-PRA da ogni computer che il Comune abbia abilitato.
Resta inteso che tutti gli oneri che dovessero derivare dall’adattamento del software sono a carico del Fornitore.
Il Fornitore, in caso di modifiche intervenute in seguito a norme legislative relativamente alle modalità di esecuzione del servizio, sarà tenuto ad adeguarsi in comune accordo con il Comune senza nulla pretendere e pertanto dovrà aggiornare il software affinché il Comune possa adempiere alle norme di legge di nuova introduzione. Il Fornitore, oltre a questa tipologia di manutenzione, successivamente definita di tipo adeguativo, è tenuto ad effettuare anche tutte le manutenzioni di cui al paragrafo 20.
Le durate previste nel presente Capitolato sono da intendersi come giorni solari (di calendario), salvo dove diversamente indicato.
Alla scadenza del presente Capitolato, il Fornitore è tenuto a concordare con il fornitore subentrante il piano di dismissione graduale del servizio, che verrà approvato dal Comune.
Tale piano dovrà consistere nella comunicazione dei tracciati record relativi a tutti i moduli/fasi di lavorazione della procedura compresi nel proprio sistema operativo. Il Fornitore uscente sarà comunque obbligato a fornire tutte le informazioni necessarie per garantire una continuità del servizio al Comune. Al termine dell’appalto sarà comunque obbligo del Fornitore provvedere alla consegna di tutti i dati e le informazioni lavorati e/o detenuti a qualsiasi titolo, restituendo al Comune sia i file (script) di creazione del Database sia i file contenenti i veri e propri dati (dump).
3.PROGRAMMA APPLICATIVO - ARTICOLAZIONE DEL SERVIZIO 3.1 CARATTERISTICHE DEL SOFTWARE
Il sistema informativo richiesto deve prevedere:
a) un modulo di back office:
di gestione del magazzino dei bollettari con relativa assegnazione degli stessi e rilievo dei bollettari mancanti e la distinzione tra bollette utilizzate e non utilizzate (paragrafo 4 “MODULISTICA”);
di gestione dei dati e delle informazioni di ogni fase dell’iter sanzionatorio di ogni atto (registrazione dati, immagini, elaborazione copia conforme, stampa verbali, notifiche, ingiunzioni, pagamenti, archiviazioni, ecc...);
di gestione delle sanzioni amministrative accessorie con relativa postalizzazione/notifica degli atti;
che garantisca l’indicazione per ogni immagine degli estremi di catalogazione (scatola, lotto, posizione, ecc…) del relativo documento cartaceo;
che preveda le funzioni per importare automaticamente i dati e le immagini delle infrazioni accertate da dispositivi elettronici di rilevazione, associandoli al verbale di riferimento;
interoperabile con sistemi di gestione dati relativi a veicoli di società di noleggio senza conducente (paragrafo 8);
che predisponga la lista dei soggetti, e degli importi corrispondenti alla relativa posizione, che non hanno assolto al pagamento della sanzione amministrativa, per l’esportazione verso sistemi preposti alle successive fasi fino alla redazione del ruolo;
di gestione automatizzata della richiesta di presentazione documenti ex articoli 126 bis e 180 C.d.S. (paragrafo 11 “GESTIONE ATTIVITA’ COLLEGATE ARTT. 126BIS E 180 CDS”);
di gestione dei punti della patente di guida (con produzione file per la decurtazione dei punti) sulle banche dati della M.C.T.C. od equipollenti;
che assicuri la gestione dei veicoli con targhe estere e dei verbali destinati all’estero (paragrafo 13 “GESTIONE ATTI ALL’ESTERO”);
di gestione di tutte le comunicazioni utilizzate per l’espletamento dell’iter sanzionatorio;
di creazione automatica di avvisi di pagamento insufficiente e di sollecito bonario di pagamento, per le relative richieste di integrazione dei pagamenti parziali od omessi;
di gestione dei ricorsi;
di gestione sentenze Autorità Giudiziaria, gestione ordinanze di ingiunzione e di archiviazione;
di monitoraggio quantitativo e qualitativo dei dati (statistiche e grafici distinti per periodo, articoli violati, fascia oraria, sanzioni accessorie, ecc…), di statistica e di verifica e riscontro delle fasi varie operative dell’intero procedimento amministrativo (paragrafo 19 “MONITORAGGIO QUANTITATIVO E QUALITATIVO);
che consenta in modo automatizzato l’estrazione/visualizzazione, in qualsiasi fase, del nominativo del trasgressore che ha commesso analoga infrazione, nell’arco dei due anni previsti dal C.d.S., per la successiva segnalazione alla Prefettura;
un alert che ricordi l’invio di comunicazione al Prefetto del verbale che comporti sospensione patente (es. Art. 143 CdS a seguito di sinistro con patente non ritirata sul posto in quanto non al seguito);
di verifica dello stato di avanzamento di ciascun procedimento nonché delle singole fasi dello stesso, con possibilità di controllare la relativa documentazione;
di verifica dei tempi effettivamente impiegati dal Fornitore per il completo svolgimento di tutte le attività relative a ciascun procedimento ed alle singole fasi dello stesso. Pertanto il software dovrà consentire il monitoraggio dei servizi e rendere possibile la produzione di un elaborato contenente la sintesi degli atti
“lavorati”, in un dato periodo e dei tempi occorsi per ogni fase;
che assicuri la sicurezza ed il controllo degli accessi (vedi paragrafo 20);
che aggiorni in maniera storicizzata le anagrafiche dei trasgressori (ad esempio:
cambio domicilio - dovrà essere effettuato lasciando invariato lo storico ed apportando la modifica dalla data di avvenuto cambio), ivi compresa la storicizzazione degli indirizzi di Posta Elettronica Certificata elaborati;
di gestione telematica delle visure delle targhe (nominativi al Pubblico Registro Automobilistico e M.C.T.C.);
di gestione delle rateizzazioni concesse su verbali, ordinanze, sentenze del Giudice di Pace;
di individuazione dell’assenza di copertura assicurativa ovvero revisione mediante interrogazione/visura multipla delle targhe sanzionate, in seguito all’utilizzo di strumentazione di rilevamento elettronico, in relazione alle banche dati delle assicurazioni (ANIA) e della M.C.T.C. e comunque di ogni altra banca dati a cui abbia accesso il Comune. Il sistema dovrà prevedere l’estrazione di tutti gli
accertamenti eseguiti in seguito ad un rilevamento elettronico e la visura automatizzata della targa del veicolo sanzionato, con contestuale interrogazione delle banche dati di cui sopra ed elaborazione dell’esito, ai fini dell’emissione automatica dei verbali di cui agli articoli 80 e 193 C.d.S.. Tale funzionalità potrà anche essere attivata, su richiesta del Comune, come accertamento ex art. 180 C.d.S., prodotto senza sanzione pecuniaria. I verbali ex artt. 80 e 193 c.d.s. così redatti potranno essere postalizzati unitamente al verbale di accertamento principale ovvero autonomamente.
Il software deve essere comunque in grado di svolgere tutto quanto disciplinato dal presente Capitolato e dovrà essere integrato e funzionante con strumenti Open Source.
Inoltre dovrà essere garantita l’integrazione dello stesso con altri sistemi già in uso presso il Comune come indicati al paragrafo 2 “DISPOSIZIONI GENERALI”.
Il Fornitore nell’ambito dell’Offerta Tecnica dovrà specificare le caratteristiche delle infrastrutture hardware e software di base, necessarie per il corretto funzionamento del sistema.
Il programma applicativo sarà dotato anche di tutte le funzionalità presentate in sede di Offerta Tecnica atte a snellire, velocizzare e dematerializzare il lavoro degli operatori di P.L..
b) un portale web di front office per la consultazione dei verbali e delle immagini delle violazioni da parte di cittadini ed imprese, interfacciato con i sistemi di pagamento on-line e comunque con tutte le funzionalità descritte al paragrafo 16 “PORTALE WEB”;
c) un modulo software che consenta l’integrazione con tutti i sistemi coinvolti nel processo di gestione delle sanzioni, come dettagliati al paragrafo 2.
Il sistema informativo oggetto dell'appalto dovrà inoltre avere caratteristiche di:
o flessibilità nella struttura e nelle personalizzazioni, per adattarsi al cambiamento dei bisogni e dei diversi contesti organizzativi;
o facilità d'utilizzo da parte dei diversi operatori che partecipano al processo;
o funzionalità di gestione del dato, comunicazione fra i diversi operatori, gestione avanzata dei profili abilitativi, tracciabilità.
Tutti i componenti software offerti dovranno essere in lingua italiana.
3.2
ARTICOLAZIONE DEL SERVIZIO
- Fornitura di tutta la modulistica necessaria al processo sanzionatorio amministrativo, di carattere pecuniario e/o accessorio, conseguente alle violazioni del C.d.S., delle leggi, dei regolamenti, delle ordinanze e di ogni altra norma dello Stato, della Regione Emilia-Romagna, della Provincia e del Comune di Modena oggetto, a qualsiasi titolo, dell’attività della Polizia Locale di Modena;
- Acquisizione dati derivanti da flussi informatici o cartacei;
- Gestione delle notifiche (eventuale stampa, postalizzazione, notificazione tramite PEC, rendicontazione degli esiti della notifica, eventuale rinotifica anche all'estero);
- Rendicontazione pagamenti;
- Archiviazione, anche elettronica, e rendicontazione;
- Gestione attività collegate agli artt. 126bis e 180 C.d.S.;
- Gestione automatica delle sanzioni amministrative di natura accessoria (ad es.:
obbligo di rimessa in pristino dello stato dei luoghi, obbligo di cessazione dell’attività, atti di diffida, ecc …);
- Consegna di atti non giudiziari;
- Gestione del contenzioso;
- Eventuale fornitura di device mobili funzionali alla dematerializzazione/abbattimento dei tempi in relazione alla proposta progettuale dell'offerta;
- Manutenzione ed assistenza all’utilizzo del Gestionale;
- Formazione del personale del Comune sull’uso del Gestionale da effettuarsi presso la sede di Modena, via Galileo Galilei nr. 165, secondo un calendario che verrà definito dalle parti;
- Acquisizione dei dati presenti nella banca dati di cui al software “Segec-Net”;
- Attivazione funzionalità in uso presso il Comune ovvero alle quali il Comune intenda o debba aderire ex lege.
Al fine di consentire la suddetta articolazione del servizio e quant’altro eventualmente oggetto di Offerta Tecnica, il Fornitore dovrà fornire in licenza d’uso gratuita (per tempo indeterminato e per numero utenti illimitato) il software per gestire l’intero iter sanzionatorio amministrativo, di carattere pecuniario e/o accessorio, conseguente alle violazioni del C.d.S., delle leggi, dei regolamenti, delle ordinanze e di ogni altra norma dello Stato, della Regione Emilia-Romagna, della Provincia e del Comune di Modena oggetto, a qualsiasi titolo, dell’attività della Polizia Locale di Modena, accertate a carico di trasgressori residenti sul territorio nazionale e residenti all'estero.
4.MODULISTICA
Il Fornitore deve provvedere alla fornitura di tutta la modulistica necessaria al processo sanzionatorio amministrativo, di carattere pecuniario e/o accessorio, conseguente alle violazioni del C.d.S., delle leggi, dei regolamenti, delle ordinanze e di ogni altra norma dello Stato, della Regione Emilia-Romagna, della Provincia e del Comune di Modena oggetto, a qualsiasi titolo, dell’attività della Polizia Locale di Modena.
Resta comunque a carico del Fornitore la fornitura di tutto il materiale cartaceo necessario per ogni singola fase delle diverse attività/tipologie di accertamento, richiesto dal Comune.
La modulistica deve essere fornita nelle quantità richieste e corrispondere alle indicazioni fornite dal Comune.
Il Fornitore, senza alcun costo aggiuntivo, sarà tenuto a fornire nuova modulistica nel caso di modifiche intervenute in seguito a norme legislative. Dovrà comunque provvedere anche ad effettuare sulla modulistica le modifiche richieste dal Comune per corrispondere alle indicazioni fornite dallo stesso.
Il Fornitore deve inoltrare la richiesta di validazione dell’ordine entro, al massimo, 5 (cinque) giorni consecutivi dal ricevimento della richiesta e deve procedere alla consegna della modulistica entro, al massimo, 10 (dieci) giorni consecutivi decorrenti dall’avvenuta validazione.
Tali tempistiche si intendono valide anche quando si tratti di modifiche inerenti atti derivanti da flussi informatici, che devono quindi essere modificati entro 10 giorni dall’avvenuta validazione.
Il ritardo nel rispetto dei tempi previsti ovvero eventuali difformità rispetto alle modifiche concordate sono soggetti a penale.
Il Fornitore deve assicurare la gestione del magazzino dei bollettari, ovvero un ambiente nel Gestionale in cui vengono “caricati” i bollettari consegnati al Comune e successivamente da questo assegnati agli operatori di P.L.. Per ogni bollettario dovrà poter essere indicato il nominativo e la matricola dell’operatore assegnatario, la data di assegnazione e di successiva riconsegna, il numero di bollette effettivamente utilizzate ed ogni nota sia ritenuta utile dal Comune (deve essere all’uopo predisposto un CAMPO NOTE di libera compilazione). Deve essere previsto un ALERT quando venga raggiunto, a magazzino, un numero minimo di bollettari, per ogni tipologia, in modo che il Comune possa inoltrare il relativo ordinativo di fornitura. Il numero minimo delle dotazioni sarà concordato sulla base delle indicazioni fornite dal Comando.
Il Gestionale deve altresì inoltrare un ALERT per avvisare il Comune, in modo automatico, del superamento del periodo, definito nel contratto d'appalto, di assegnazione del bollettario, per consentire il rientro dello stesso. Il Gestionale deve inoltre consentire la verifica circa il corretto utilizzo delle singole bollette ovvero il fatto che lo scarico degli atti sia consequenziale e consecutivo; dovrà quindi inoltrare un ALERT per i casi di rilevata anomalia.
5.ACQUISIZIONE DATI
5.1 DATA ENTRY DA FLUSSO INFORMATICO
Il Fornitore dovrà provvedere all’inserimento, mediante loro acquisizione automatizzata, dei:
dati ed informazioni provenienti da sistemi automatici di rilevamento di illeciti, quali palmari, penne ottiche, smartphone, tablet, ecc, in ogni momento adottati dal Comune;
dati ed informazioni relativi alle violazioni accertate tramite apparecchiature automatiche, digitali e non (telecamere, telelaser, autovelox, ecc …) con archiviazione digitale delle immagini;
dati prodotti da file elaborati da procedure particolari (ad es. artt. 126bis e 180 C.d.S.).
Resta inteso che anche in questo tipo di lavorazione, il Fornitore dovrà provvedere all'inserimento ed acquisizione di dati e documenti di qualunque natura e genere relativi ai verbali generati dai sistemi di cui sopra, in qualsiasi fase dell’iter procedimentale pervengano al Comune.
Il Fornitore deve provvedere ad inserire nel Gestionale i dati e le immagini, acquisiti in via automatica, nel più breve tempo possibile e comunque e non oltre le 24 (ventiquattro) ore dalla loro trasmissione al Gestionale.
5.2 DATA ENTRY DA CARTACEO
Il Fornitore deve acquisire ed inserire manualmente, cioè non in modalità automatizzata, i dati relativi agli atti sanzionatori elaborati in modalità cartacea dal Comune.
Si precisa che in tale attività deve ricomprendersi anche quella di acquisizione ottica e collegamento al singolo verbale (documentazione d’origine) di tutta la documentazione e di tutte le informazioni ad esso relative, pervenute in modalità cartacea, in qualsiasi fase dell’iter procedimentale.
L’inserimento manuale prevede che per alcune tipologie di verbali, indicati dal Comune, oltre alla violazione codificata, debba essere anche inserita una descrizione sommaria della violazione (ad es.: dinamica del sinistro come risultante dagli atti cartacei).
Il Fornitore deve provvedere ad inserire nel Gestionale i dati e le immagini acquisiti da documenti cartacei nel più breve tempo possibile e comunque non oltre 5 (cinque) giorni lavorativi dalla consegna del materiale cartaceo.
Qualora, durante le operazioni di inserimento dei dati, il Fornitore rilevi la presenza di vizi evidenti o da inviare subito alla competente autorità per l’archiviazione, deve completare le operazioni di inserimento e provvedere a riconsegnare gli atti riportanti tali vizi al Comune, per le rettifiche necessarie o per il successivo iter di annullamento.
Analoga segnalazione deve intervenire in ogni caso in cui emergano, durante le fasi dell’attività come descritta nel presente paragrafo, discrepanze tra i dati attinti in sede di contestazione e quelli risultanti dai Pubblici Registri; in tal caso il personale del Fornitore deve formulare segnalazione al Comune per l’eventuale applicazione delle sanzioni che dovessero conseguire (ad es.: art. 94 C.d.S.).
Il Fornitore, anche nella trattazione del materiale cartaceo, deve favorire ogni forma di dematerializzazione.
Il Fornitore può proporre soluzioni che distinguano fasi di data entry da cartaceo operata on site da fasi che possono essere svolte in altri locali, che devono presentare le caratteristiche di cui al paragrafo 10 “ARCHIVIAZIONE”.
6.POSTALIZZAZIONE AI FINI DELLA NOTIFICAZIONE – ATTIVITA’ CONDOTTA ATTRAVERSO MESSI NOTIFICATORI
Il Comune, effettuati gli opportuni controlli sui file generati a seguito dell’acquisizione di cui al paragrafo 5 “ACQUISIZIONE DATI”, provvederà ad individuare gli atti per i quali il Fornitore deve procedere alla notificazione.
All’uopo il Fornitore metterà a disposizione del Comune varie possibilità di notificazione, privilegiando in ogni caso quelle che prevedono minori costi, anche in termini di sostenibilità ambientale.
Con riferimento particolare alla notifica tramite messi notificatori, il Fornitore entro 10 giorni dalla stipula del contratto deve fornire i nominativi del personale incaricato ad effettuare le notifiche con le modalità previste dal codice di procedura civile. Tale personale dovrà seguire apposito corso di formazione predisposto a cura e spese del Fornitore entro i termini concordati con il RUP.
Al personale che avrà superato con esito positivo la prova finale del corso di formazione sarà conferita la qualifica di messo comunale con provvedimento del Sindaco /Dirigente della Polizia locale. I messi incaricati dal Fornitore assumono la responsabilità in merito alla regolarità delle notifiche effettuate. Il servizio di notificazione dovrà essere reso attivo entro 30 giorni dalla nomina sopra indicata.
Il Fornitore deve presentare proposte volte a quantificare il numero dei messi notificatori in relazione al numero degli atti da notificare nel Comune di Modena ed i tempi di evasione
della notifica (si intende la data di avvenuto deposito) decorrenti dalla consegna da parte del Comune. A tal fine, al momento della consegna degli atti al Fornitore per la notifica, quest’ultimo dovrà produrre attestazione circa l’effettiva presa in carico che dovrà essere allegata, in formato digitale, alle singole posizioni come attestazione di notifica La notifica dovrà avvenire entro 45 giorni dalla data di messa a disposizione dell’atto da notificare all’organo notificatore. Decorso tale termine il Fornitore dovrà provvedere alla postalizzazione.
Resta inteso che anche di tali postalizzazioni dovranno essere garantite altresì la rendicontazione e l’archiviazione.
6.1 NOTIFICA A MEZZO DI MESSI COMUNALI DI ATTI DIVERSI DA QUELLI DELLA POLIZIA LOCALE
Il Fornitore è tenuto ad effettuare altresì le notifiche di atti comunali ulteriori, diversi dalle sanzioni amministrative della Polizia Locale, attraverso uno o più messi, da notificarsi ai sensi degli articoli 137 e seguenti del Codice di procedura civile e dalle norme del Regolamento Comunale approvato con delibera di D.G. 543 del 04/10/2011, art. da 6 a 12, nell'ambito del territorio del Comune di Modena.
Il Fornitore è tenuto a notificare, tramite messi, sino a 2000 atti per anno ulteriori rispetto a quelli notificati per conto della Polizia Locale. La amministrazione appaltante si riserva la facoltà di aumentare tale quota alle stesse condizioni contrattuali.
Il concorrente in gara dovrà indicare nell'offerta economica il costo unitario per notifica tenuto conto delle seguenti specifiche:
1. Il Fornitore è tenuto a ritirare gli atti da notificare già predisposti per la notifica presso l'ufficio notifiche del comune di Modena posto al primo piano del Palazzo comunale in Via Scudari 20, 2 volte alla settimana; l'ufficio notifiche provvede alla tenuta del registro degli atti da notificare; gli atti saranno assegnati ai messi del Fornitore insieme alla distinta di consegna costituente ricevuta recante il numero degli atti e la data di consegna firmata dal ricevente e dall'addetto del Comune di Modena.
2. Il recapito fisico degli atti da notificare deve essere effettuato facendo almeno 2 tentativi documentati in orari diversi entro e non oltre 25 giorni consecutivi dal ritiro di cui al punto 1.
3. In caso di irreperibilità del destinatario, ai sensi degli art. 140 , 143 e 145 del c.p.c. gli atti dovranno essere depositati presso la casa comunale sita in via Attiraglio, la cui gestione sarà a cura del Fornitore, compresa la consegna ai destinatari degli atti depositati. Gli orari per la consegna degli atti sono quelli proposti dal Fornitore e approvati dal RUP. Gli orari minimi di apertura dell'ufficio sono i seguenti: dal lunedì al venerdì 9,00-12,00 e 15,00-18,00. Sabato 9,00-12,00.
4. In ogni caso, gli atti con le relate di notifica compilate dai messi incaricati dal Fornitore comporteranno la assunzione di piena responsabilità in merito alla regolarità delle notifiche effettuate.
5. Gli atti dopo la notifica dovranno essere restituiti all'ufficio notifiche di cui al punto 1, nel termine di trenta giorni dal ritiro, fatto salvo il tardivo rientro delle cartoline di ritorno per gli atti notificati ai sensi dell'art. 140 del c.p.c.
6. In caso di tardiva restituzione degli atti all'ufficio di cui al punto 1, qualora ciò comporti la scadenza dei termini di notifica, la responsabilità ricade sul Fornitore al quale sono irrogate le penali previste dall'art. 10 del contratto.
7. Le attività di notifica sopra indicate sono soggette alla normativa sulla privacy ai sensi del decreto legislativo 196/2003 e successive modifiche e integrazioni.
6.2 ATTIVITA’ DIGITALE
Il Fornitore è tenuto a postalizzare tramite PEC gli atti di cui il Comune chieda tale tipo di notifica, nel più breve tempo possibile e comunque entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla data di spedizione del flusso. Tale modalità è ritenuta prioritaria rispetto alle altre (attività cartacea e attraverso messi notificatori).
All’uopo deve essere predisposta una integrazione con il sistema di protocollo informativo del Comune secondo la seguente logica concettuale:
produzione pdf del verbale e firma digitale dello stesso;
produzione “relazione di notificazione” ai sensi dell’articolo 4 del Decreto del Ministero dell’Interno 18 Dicembre 2017, articolato sotto passi che idealmente avvengono in maniera atomica – protocollo interno con i dati minimi (ad esempio: oggetto, classifica, fascicolo, ecc …) per prendere il numero da inserire nella relazione di notificazione;
-produzione del pdf della relazione di notificazione contenente anche il numero di protocollo;
- firma digitale della relazione di notificazione;
- modifica del protocollo acquisito in precedenza inserendo il documento principale appena firmato;
produzione di una lettera di notifica di atto amministrativo relativo ad una sanzione amministrativa prevista dal CdS ai sensi dell’art. 4 del Decreto Ministeriale 18/12/2017, articolato nei seguenti passi che idealmente avvengono in maniera atomica
- protocollo in uscita con i dati minimi (ad esempio: oggetto, classifica, fascicolo, ecc …) per prendere il numero da inserire nella lettera di notifica di atto amministrativo;
- produzione del pdf della lettera di notifica di atto amministrativo;
- firma digitale della lettera di notifica di atto amministrativo;
- modifica del protocollo preso in precedenza inserendo il documento principale appena firmato;
- modifica del protocollo preso per aggiungere i seguenti allegati:
relazione di notificazione, bollettino, altre comunicazioni) come ad esempio immagine, modulo decurtazione punti, ecc …);
spedizione PEC tramite invocazione WS del sistema di protocollo.
Il Fornitore deve comunque assicurare la possibilità di inoltrare tramite PEC ogni tipologia di verbale od atto di cui il Comune chieda la notificazione tramite tale modalità.
In tutti i casi di inoltro tramite PEC di dati, comunicazioni, atti od informazioni, il Fornitore è tenuto ad interfacciarsi con il protocollo informativo in uso al Comune.
Le caratteristiche degli atti postalizzati tramite PEC devono essere le stesse di quelle previste dal punto 6.2 per gli atti soggetti a stampa.
6.3 ATTIVITA’ CARTACEA
Qualora sia necessario procedere alla stampa degli atti, questa e la successiva attività di postalizzazione dovrà avvenire presso la sede del Fornitore nel più breve tempo possibile e comunque entro 5 (cinque) giorni lavorativi dal ricevimento dei file.
Il Fornitore deve provvedere alla stampa fronte/retro, su foglio A4, o con altra modalità nel rispetto della normativa in vigore, dei documenti di cui è necessaria la notifica a mezzo servizio postale. I documenti di cui è necessario, in questo caso, procedere alla stampa sono (a titolo esemplificativo e non esaustivo):
a) verbale e/o ordinanza del Prefetto e/o del Sindaco;
b) eventuale modulo decurtazione punti o altri atti e/o allegati;
c) avviso di pagamento PagoPA secondo le linee AgID;
d) avviso di ricevimento AR precompilato;
e) eventuale documentazione fotografica che il Comune definisca di inviare unitamente al verbale;
f) verbali od altra documentazione inerente sanzioni amministrative accessorie;
g) ogni altra documentazione il Comune ritenga necessario inoltrare tramite atto giudiziario.
La stampa deve riportare, per ogni atto, oltre alle indicazioni previste dalle norme legislative applicabili, anche le diverse motivazioni di mancata contestazione dell’infrazione, le eventuali sanzioni accessorie irrogate ed ogni altra annotazione indicata dal Comune. Le caratteristiche degli atti stampati e le eventuali modifiche che si rendessero necessarie sono disciplinate al paragrafo 4.
Tutto quanto oggetto di spedizione a mezzo servizio postale deve essere imbustato. Il modulo di verbale utilizzato deve rispettare la normativa in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e sensibili. Nella stampa dovrà essere adottato un formato atto ad impedire la visione del suo contenuto senza l’apertura del plico. Le caratteristiche dei plichi dovranno essere a norma delle specifiche dettate dal servizio postale nazionale relativamente all’inoltro degli atti giudiziari.
Su ogni atto stampato il Fornitore deve provvedere all'apposizione di un codice a barre od utilizzare qualsiasi altra tecnologia, che potrà subentrare anche nel corso della fornitura, necessaria a garantire costantemente il collegamento dell’eventuale CAN e/o CAD all’atto principale (cosiddetto tracking e tracing postale).
I plichi predisposti per la spedizione degli atti devono essere a norma delle specifiche dettate dal servizio postale nazionale relativamente all’inoltro di atti giudiziari.
Il Fornitore deve provvedere, inoltre, a rendere disponibili al Comune i dati della postalizzazione effettuata, entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla data di spedizione.
Il Fornitore dovrà avvalersi di servizi di postalizzazione idonei ad automatizzare il successivo processo di digitalizzazione dei documenti inseriti nel plico notificato nonché dei dati inerenti la notificazione e del supporto cartaceo relativo, acquisito (A/R, CAN, CAD, ecc…). Tutti i dati e le informazioni rilevanti del processo di postalizzazione ed esito della notificazione dovranno essere acquisiti in modo automatico e nel più breve tempo possibile.
Tutti i rapporti con il servizio postale sono a carico del Fornitore.
Le spese di procedimento e notificazione da indicare sugli atti di accertamento (verbali ed ordinanze) verranno comunicate dal Comune così come previste dalla vigente Deliberazione di Giunta Comunale di approvazione delle tariffe e di approvazione delle spese di procedimento; dovranno essere anche indicate sul bollettino di pagamento come maggiorazione dell’importo della sanzione pecuniaria.
Qualora venissero aperti alla concorrenza i servizi inerenti le notificazioni di atti a mezzo posta, le comunicazioni a mezzo posta connesse con la notificazione di atti giudiziari nonché i servizi inerenti le notificazioni a mezzo posta di sanzioni amministrative nel corso dell’appalto del presente servizio, il Fornitore dovrà adoperarsi per garantire al Comune un servizio postale efficiente a costi più contenuti, nel più breve tempo possibile. Il Fornitore dovrà pertanto individuare operatori in possesso dei requisiti di legge e delle eventuali licenze previste dalle autorità competenti per svolgere il servizio richiesto e sopra descritto.
Il Fornitore dovrà essere in grado di fornire tutte le informazioni relative al nuovo operatore di servizi postali atti a garantire almeno lo stesso livello del servizio svolto dall’operatore precedente (copertura territoriale, modalità di recupero atti giudiziari, ecc
…). Resta inteso che le nuove modalità del servizio di spedizione dovranno essere portate a conoscenza del Comune
7.RENDICONTAZIONE DEGLI ESITI DELLA NOTIFICA
Il Fornitore deve provvedere all'acquisizione, in formato digitale oltre che cartaceo, ed alla rendicontazione delle Raccomandate con Ricevuta di Ritorno relative agli atti originali, delle Comunicazioni di Avviso di Deposito, delle Comunicazioni di Avvenuta Notificazione e degli atti non notificati dal servizio postale, recapitati presso i propri locali.
La rendicontazione degli esiti della notificazione eseguita tramite P.E.C. dovrà essere restituita al Comune immediatamente, non appena questi siano resi disponibili dal sistema di protocollo tramite appositi web service.
La rendicontazione degli esiti della notificazione eseguita tramite servizio universale postale dovrà essere restituita al Comune al massimo nei 10 (dieci) giorni successivi al termine previsto previsto dall’atto che regolamenta il servizio tra il fornitore dello stesso ed il Fornitore. La documentazione relativa dovrà contenere, almeno, i seguenti dati:
data di notifica del verbale e/o dell’ordinanza del Prefetto o Sindaco presente sulla cartolina AR;
modalità di esecuzione della stessa: se mediante consegna diretta o per compiuta giacenza, se avvenuta;
data e causale di mancato recapito;
eventuali altre informazioni che vengono concordate con il Comune.
Il Fornitore deve provvedere, inoltre, alla scansione fronte/retro del supporto cartaceo acquisito (A/R, CAD, CAN) ed alla relativa archiviazione elettronica, da esporre tramite il proprio Gestionale. Il Fornitore dovrà avvalersi di servizi di postalizzazione idonei ad automatizzare il successivo processo di digitalizzazione degli esiti della notifica.
Sarà inoltre onere del Fornitore popolare direttamente le posizioni presenti nel Gestionale con la data di avvenuta notificazione, determinata sulla base della prassi che prevede il calcolo dei termini della cosiddetta compiuta giacenza.
Successivamente all'invio della rendicontazione, il Gestionale deve risultare aggiornato in modo tale da garantire la possibilità di consultare e stampare i dati di rendicontazione delle notifiche e delle immagini di tutti i documenti collegati agli atti, visualizzando ogni verbale. La prima rendicontazione deve avvenire entro 30 (trenta) giorni dall’avvio dell’appalto.
Nel caso in cui venga rilevato il mancato rispetto di quanto previsto in questo paragrafo, il Fornitore sarà tenuto alle penali previste.
Il Fornitore deve elaborare, con cadenza trimestrale, un elenco in uno dei formati più diffusi per i fogli elettronici (xls, ods, csv, ecc …) degli atti che risultano notificati successivamente ai 90 (novanta) giorni dalla data di violazione; in tale elenco devono essere presenti almeno le seguenti voci:
nome e cognome del destinatario;
indirizzo;
data di commissione dell’illecito;
data di postalizzazione da parte del Comune;
data di notificazione;
esito della notifica.
Tali dati dovranno altresì essere inseriti in una apposita statistica trimestrale in cui saranno indicati congiuntamente anche i tempi medi di postalizzazione delle singole tipologie di verbale.
8. PERFEZIONAMENTO NOTIFICHE - RINOTIFICHE – NOLEGGI SENZA CONDUCENTE
Il Fornitore deve garantire anche la successiva gestione degli atti la cui notifica non sia andata a buon fine per motivi diversi quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
indirizzo errato, utente sconosciuto e/o trasferito, irreperibile, deceduto ecc.... nel più breve tempo possibile e, comunque, sempre entro il termine di 90 (novanta) giorni previsto ex lege. In tali casi il Fornitore deve, quindi, provvedere alla rettifica/integrazione dei dati errati inviando, in nome e per conto del Comune, le richieste alle varie anagrafi di residenza. Il Fornitore dovrà pertanto scannerizzare la documentazione relativa alla notifica non andata a buon fine ed inviare poi le richieste di verifica ai vari uffici di Anagrafe dei comuni di residenza attraverso sistema da concordare con il Comune su carta intestata dello stesso indicante l’indirizzo di posta elettronica appositamente predisposto.
Qualora il Comune lo ritenga opportuno, dovranno essere apportate interfacce applicative verso l’Anagrafe Nazionale delle Persone Residenti per reperire il corretto recapito della posizione da rinotificare.
In seguito al perfezionamento delle informazioni relative ai dati anagrafici, il Fornitore deve provvedere alla rinotifica dei verbali che risultino non notificati, previa eventuale ristampa e nuova spedizione da effettuarsi:
tramite PEC nel caso sia possibile tale forma di notificazione;
tramite il servizio postale per i verbali ove il riscontro anagrafico dei destinatari abbia registrato variazioni;
tramite messi notificatori del comune di residenza per i verbali ove il riscontro anagrafico dei destinatari non abbia registrato variazioni. Verrà concordato con il Comune il testo della comunicazione di richiesta di notifica da inviare ai messi a cura del Fornitore. L’inoltro ai messi dovrà essere formalizzato con data certa.
Nel caso in cui il primo tentativo di notifica sia già avvenuto tramite PEC, il Fornitore dovrà comunicare tramite e-mail istituzionale l’elenco delle mancate accettazioni onde consentire al Comune i dovuti controlli e la successiva notificazione, anche tramite diversa modalità (rispetto alla PEC). Nell’elenco deve essere riportato l’indirizzo PEC di primo invio e le motivazioni della mancata notifica.
Il Fornitore dovrà comunicare i dati aggiornati (nuovo recapito) al Comune nel termine di 5 (cinque) giorni lavorativi dalla loro acquisizione.
Le rinotifiche dovranno seguire l’iter previsto per le notifiche, anche per quanto concerne la loro rendicontazione ed archiviazione.
Gli atti sanzionatori notificati a società di locazione senza conducente dovranno essere rinotificati al locatario, a cura del Fornitore, entro il termine di 10 (dieci) giorni lavorativi dall'avvenuta conoscenza delle sue generalità qualora residente in Italia e nel termine di 20 giorni qualora residente all'estero.
Le comunicazioni provenienti dalle società di noleggi senza conducente dovranno essere acquisite interfacciandosi con il sistema di protocollo informatico dell’ente in modo da trattare in modo automatico tutti i dati che possono essere estrapolati dal flusso informativo, inclusa la data di consegna della PEC con cui la società di noleggio abbia comunicato i dati del conducente.
Saranno eventualmente valutate proposte alternative di trattazione degli atti notificati a società di locazione senza conducente che consentano in particolare la ricezione delle PEC da parte del Fornitore, in nome e per conto del Comune, la loro lavorazione senza produzione di materiale cartaceo e la implementazione nel Gestionale ai fini della successiva rinotifica.
Anche nel caso di comunicazioni pervenute con modalità diverse dalla PEC la trattazione degli atti deve essere fatta con modalità che evitino la produzione di materiale cartaceo, garantendo la conoscibilità dei dati di cui sopra.
A tal fine il Fornitore deve garantire l’interfaccia con i sistemi di gestione dati delle società di noleggio senza conducente.
9.PAGAMENTI: RENDICONTAZIONE E ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Il Comune intende raggiungere i seguenti obiettivi:
adottare il modello 3 PagoPA per tutte le tipologie di verbali, avvalendosi dell’intermediario tecnologico Next Step Solution;
permettere il pagamento con modello 1 PagoPA dal portale dei pagamenti del Comune di Modena;
aumentare la riconciliazione automatica dei pagamenti puntando al raggiungimento di utilizzo al 100% del canale PagoPa per tutti i pagamenti;
automatizzare la gestione contabile dei verbali e dei provvisori d’incasso.
La soluzione individuata per la gestione PagoPA è quella di assegnare un lotto di IUV (Identificativo Unico Versamento) al Fornitore in modo che possa generarlo in autonomia per ogni posizione debitoria; sarà quindi il gestionale del Comune che deterrà la banca dati delle posizioni in attesa di pagamento. Essa verrà esposta per mezzo di web service, le cui specifiche saranno concordate tra le parti.
La generazione, stampa e postalizzazione/invio dell’avviso di pagamento analogico unificato PagoPA sarà a carico del Fornitore.
I pagamenti avvenuti attraverso il nodo PagoPA verranno rendicontati da EntraNext mediante un apposito web service che dovrà essere esposto dal Fornitore.
Per l’utente finale sarà possibile anche recarsi presso la sede del Comune, Via Galileo Galilei nr. 165, Modena ovvero presso la sede distaccata del Centro Storico, Via Molza nr.
7/9, Modena per operare il pagamento delle sanzioni.
Il pagamento dovrà essere registrato nell’applicativo del fornitore che dovrà interfacciarsi con EntraNext per registrare la quietanza sia in caso di pagamento in contanti che in caso di pagamento tramite Pos PagoPA. EntraNext metterà a disposizione un’interfaccia applicativa (web service) per lo scambio interattivo delle informazioni di pagamento.
Per i pagamenti avvenuti fuori nodo PagoPa vengono proposte la seguente operatività:
- i pagamenti vengono importati in EntraNext in forma normalizzata dal conto corrente postale e dal giornale di cassa;
- tutti i pagamenti che non vengono riconciliati in automatico saranno esportati verso il Gestionale in un formato concordato e con un riferimento al GUID del pagamento di EntraNext;
- i pagamenti verranno agganciati alle posizioni nel Gestionale dagli operatori in servizio presso la sede della P.L.;
- EntraNext periodicamente richiamerà un WS esposto dal Fornitore secondo le specifiche che verranno concordate dalle parti.
Per tutti i verbali la cui data di notifica sia già presente nel Gestionale al momento del pagamento, l’importo esposto dallo stesso dovrà essere variato in base alla data in cui l’utente finale effettuerà il pagamento, come previsto dalle specifiche PagoPA.
Di tutti i pagamenti avvenuti con le modalità sopra indicate devono essere garantite, dal Fornitore, la rendicontazione e l’archiviazione in modalità elettronica.
Resto inteso che:
per i verbali C.d.S. meccanizzati (dati provenienti da sistemi di controllo automatico), per quelli prodotti da file elaborati da procedure particolari, per quelli generati a seguito di preavviso non pagato nei termini ovvero di verbale contestato al trasgressore non pagato (per i quali quindi sia necessaria la notificazione all’obbligato in solido), i bollettini PagoPA vengono generati contestualmente alla
copia conforme del verbale da notificare. Sarà allegato un bollettino per l’importo ridotto entro i 5 giorni dalla notifica ed un bollettino per l’importo entro i 60 giorni;
per i preavvisi redatti da personale di P.L., si ritiene di rinviare all’hardware di cui al paragrafo 18 “FORNITURA A NOLEGGIO DI DEVICE MULTIFUNZIONE”;
per i preavvisi redatti da personale dell’ente concessionario della sosta pro-tempore, si concorderanno modalità di interazione tra il sistema in uso al concessionario ed il software del Fornitore. Lo scopo è rendere il più efficiente possibile il processo di gestione di tali preavvisi.
Qualora l’inserimento non avvenga in via automatica nel Gestionale, il Fornitore deve provvedere ad inserire tutti i pagamenti provenienti da qualsiasi fonte; dovrà altresì provvedere alla registrazione ed alla scansione elettronica delle immagini relative ai pagamenti effettuati presso gli uffici del Comune e documentati da quietanza.
Con frequenza settimanale il Fornitore deve procedere alla verifica presso l’area del Gestionale dedicata ai c.d. pagamenti parcheggiati della presenza di eventuali riferimenti che consentano di ricondurli al verbale di riferimento. Nel caso questo non sia possibile, con cadenza trimestrale, il Fornitore dovrà inoltrare apposita comunicazione a colui che abbia effettuato il pagamento rimasto parcheggiato (con le modalità di cui al paragrafo 14
“CONSEGNA DI ATTI NON GIUDIZIARI – CORRISPONDENZA ORDINARIA –“).
Il Fornitore deve garantire l’archiviazione elettronica contenente le immagini dei bollettini non premarcati, relativi ai pagamenti avvenuti tramite conto corrente postale in uso al Comune. Tali immagini devono essere collegate all'atto di riferimento, analogamente a tutta la documentazione che fa riferimento ad un medesimo atto.
Il Fornitore deve comunque garantire la riconciliazione automatica dei pagamenti effettuati anche attraverso sistemi che possano essere adottati dal Comune.
Il Fornitore deve inoltrare un elenco excel dei pagamenti rimasti non agganciati e degli elementi (immagini in particolare) collegati, in modo da consentirne la lavorazione da parte del proprio personale.
All’inizio di ogni anno gli uffici del Servizio Finanze comunicheranno al Comune gli accertamenti contabili a cui legare le singole voci di costo dei verbali (importo sanzioni, interessi e spese postali). Questi parametri sono legati all’anno di competenza e potranno variare da un anno all’altro. Potranno intervenire in ogni momento richieste relative a specifica rendicontazione di incassi. Con cadenza periodica, dovrà essere attivata una funzione che effettuerà il calcolo della variazione degli accertamenti del periodo a
decorrere dall’ultima variazione effettuata. Dopo aver validato i dati calcolati, il Servizio Ragioneria avvierà l’invocazione dei WS per inserire le variazioni nel sistema contabile.
Al fine di consentire quanto sopra descritto, il Fornitore dovrà creare un GRUPPO DI LAVORO, inteso come credenziali di accesso, per il personale addetto al sistema contabile del Comune.
A seguito della rendicontazione, il Comune deve poter estrapolare i nominativi che non risultano aver effettuato alcun pagamento, ai fini della successiva fase di riscossione coattiva, ed evidenziare pagamenti parziali, fuori termine od in eccedenza ai fini dell’inoltro della comunicazione di cui al paragrafo 14.
Il Fornitore può proporre ipotesi di lavoro legate alla possibilità di inoltrare comunicazione, anche informale (ad esempio tramite e-mail), all’utente finale circa il pagamento parziale effettuato (con particolare riferimento all’applicazione in maniera errata della riduzione del 30 per cento di cui al primo comma dell’art. 202 C.d.S.), con tempistica che eviti il decorrere dei termini previsti per il pagamento in misura ridotta (60 giorni, dal momento della contestazione/notificazione).
Il Fornitore deve produrre mensilmente un elenco, in uno dei formati più diffusi per i fogli elettronici, inerente i pagamenti in eccedenza, da inoltrare al Comune.
Il Gestionale deve essere implementato per consentire l’emissione di piani rate che riguardino più verbali di accertamento di violazione ovvero ordinanze o sentenze che, in relazione alle somme versate, si estingueranno a partire dall’atto redatto con data anteriore.
10.ARCHIVIAZIONE
Il Fornitore, terminate le attività di cui sopra, deve provvedere all’attività di archiviazione.
Tale attività deve privilegiare modalità elettroniche, in particolare provvedendo ad inserire nel Gestionale tutti i dati e le informazioni previsti dal presente Capitolato.
Ogni attività che comporti la cancellazione definitiva dei dati e delle informazioni ovvero il loro trasferimento deve essere comunicata al Comune che dovrà dare assenso esplicito.
10.1 ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Il Fornitore, sulla base di quanto disciplinato nel presente Capitolato e sulla base di quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dall’articolo 6 del Decreto Legge 26 Agosto 2016, nr. 179, dovrà provvedere ad eseguire il servizio tendendo ad una completa dematerializzazione di tutti i procedimenti. Pertanto la documentazione, atta a costituire il
“fascicolo informatico”, dovrà essere acquisita digitalmente nel Gestionale ed essere prontamente reperibile.
Saranno valutate proposte del Fornitore sulle modalità di archiviazione digitale che dovranno comunque garantire integrità, identità, provenienza, reperibilità sia con riferimento al singolo documento, originario, che a tutti i documenti ad esso collegati.
10.2 ARCHIVIAZIONE CARTACEA
Nel caso di cartaceo, il personale del Fornitore, in servizio presso la sede del Comune, deve provvedere ad archiviare tutti gli atti cartacei trattati (ivi compresa la documentazione relativa ai pagamenti effettuati presso le sedi del Comune).
Il Fornitore deve provvedere all’archiviazione e conservazione, presso locali di proprietà ovvero nella propria piena disponibilità, dei documenti cartacei gestiti, ed in particolare di:
a) atti notificati a mezzo servizio postale (AR, CAD non ritirate ed AR delle CAD e CAN), divisi fra verbali e ordinanze,
b) ricevute dei bollettini di pagamento su conto corrente postale;
c) moduli relativi all'art. 126 bis del C.d.S. (decurtazione punti).
I locali individuati per l’archiviazione cartacea dovranno essere sicuri dall’accesso di terzi non autorizzati, dotati di appositi sistemi di controllo antintrusione, antincendio, allarme, ecc… . Sarà onere del Fornitore garantire il controllo degli accessi ai propri locali ed, in generale, la riservatezza di dati, informazioni e documenti e la integrità del materiale in custodia. Il Comune dovrà essere tempestivamente informato di ogni anomalia intervenuta.
L’archiviazione fisica del materiale cartaceo deve essere effettuata raggruppando il materiale di cui sopra per tipologia, in lotti, in scatole resistenti e maneggevoli.
Nel caso in cui il Comune necessiti di un documento cartaceo in originale, il Fornitore deve provvedere alla consegna dello stesso in tempi più rapidi possibile e comunque non oltre cinque giorni dalla richiesta della documentazione stessa a proprie spese.
A fine rapporto, tutti i documenti trattati (prodotti o ricevuti), archiviati o in corso di trattamento, dovranno essere consegnati al Comune, in ordine, ed accompagnati dai relativi repertori di consultazione (cartacei o on line). Il Fornitore non può procedere ad operazioni di scarto documentario.
11.GESTIONE ATTIVITA’ COLLEGATE ARTT. 126BIS E 180 C.D.S.
11.1 GESTIONE ART. 126BIS CDS
Il Fornitore deve garantire la rilevazione in automatico degli atti in seguito alla notifica dei quali può avviarsi la procedura di segnalazione della decurtazione del punteggio a carico del conducente o del responsabile in solido della violazione.
Le comunicazioni di cui all'art. 126bis C.d.S. devono essere recepite prioritariamente tramite “PORTALE WEB” messo a disposizione dal Fornitore (paragrafo 16 “PORTALE WEB”); possono essere altresì ricevute tramite trasmissione fax, e-mail, PEC, cartacea (deposito presso le sedi della Polizia Locale ovvero inoltro tramite servizio postale).
Tale documentazione rientra tra i documenti da scannerizzare ed inserire nel Gestionale per il collegamento al verbale di origine.
Qualora la comunicazione pervenga con modalità elettronica (ad esempio: tramite e-mail, PEC, Portale Web) il Fornitore deve provvedere ad inserire tali informazioni nel Gestionale senza produrre cartaceo, al fine di alimentare un file contenente l’elenco dei punteggi da decurtare, che dovrà poi essere trasmesso in automatico al competente ufficio della Motorizzazione Civile. Il flusso per la M.C.T.C. dovrà essere sottoposto mensilmente alla validazione del Comune e, quando autorizzato, dovrà essere inoltrato dal Fornitore direttamente.
Qualora emergessero, nelle fasi di inserimento nel Gestionale dei dati comunicati, dubbi sulla completezza della documentazione trasmessa ovvero dei dati dichiarati, i documenti devono essere scannerizzati ed allegati al verbale di origine e trasmessi al Contrente per le successive verifiche.
Il Fornitore dovrà altresì prevedere la possibilità di alimentare il file di cui sopra da parte del Comune per singole posizioni, legate a rettifiche ovvero a comunicazioni dell’Autorità Giudiziaria o Amministrativa.
L’inserimento dei dati dichiarati deve avvenire entro, al massimo, 30 (trenta) giorni dal ricevimento della comunicazione. Saranno valutate proposte tecniche che consentano di automatizzare il processo con particolare riferimento ai tempi della corretta postalizzazione dei verbali redatti ex art. 126bis C.d.S.
11.2 GESTIONE ART. 180 CDS
Il Fornitore deve assicurare la visualizzazione, tramite messaggio di ALERT, dei verbali che a seguito della mancata presentazione dei documenti richiesti devono essere postalizzati per la notificazione della violazione di cui al comma 8 dell’art. 180 C.d.S.
Questo sistema di ALERT è assimilato agli ALERT previsti al paragrafo 19 “MONITORAGGIO QUANTITATIVO E QUALITATIVO DEI DATI” per le pratiche in scadenza.
Il Gestionale, a seguito di validazione del Comune, dovrà procedere all’elaborazione automatica dei verbali ex art. 180 CdS.
12.GESTIONE AUTOMATICA DELLE SANZIONI AMMINISTRATIVE DI NATURA ACCESSORIA
Il Fornitore deve assicurare la gestione delle sanzioni amministrative di natura accessoria relative a verbali accertati ai sensi del C.d.S. ovvero ai sensi di tutte le altre normative di riferimento (ad es.: obbligo di rimessa in pristino dello stato dei luoghi, obbligo di cessazione dell’attività, ecc …).
In particolare deve essere previsto sul Gestione, con riferimento ad ogni singolo verbale, un campo ove inserire la presenza di una sanzione di natura accessoria, dettagliare la natura della stessa ed il contenuto della relativa contestazione ed il termine entro il quale l’interessato debba adempiere.
La gestione deve riguardare anche i verbali di “diffida amministrativa” in uso presso il Comune.
Allo scadere dei termini, previsti o nel verbale originario o nell’ordinanza-ingiunzione, il sistema dovrà inviare un ALERT al fine di permettere lo sviluppo dell’iter successivo (verifica dell’adempimento od attività relativa all’esecuzione coattiva della sanzione amministrativa accessoria).
Il sistema, a cadenza trimestrale, deve creare un elenco delle sanzioni amministrative di natura accessoria ancora non eseguite.
13.GESTIONE ATTI ALL’ESTERO
Il Fornitore deve assicurare altresì la gestione dei verbali da notificare all'estero sia in area UE che extra (anche tramite apposito sito web, consultabile dal Comando di PL), che sia allineato alla registrazione numerica dei verbali italiani, con regolare estrazione delle targhe estere entro 30 giorni dalla data della violazione, parimenti dovrà garantire l'inserimento dei dati dei responsabili residenti all'estero entro 30 giorni dalla data di ricezione della comunicazione di noleggio. La necessità della perfetta corrispondenza cronologia alla numerazione dei verbali italiani deve prevedere l'inserimento su SANA in caso di ricorso al Prefetto e delle modalità del ricorso al GdP. In caso di pagamento lo stesso deve essere inserito per la chiusura della posizione.
Una volta esportati i dati dei verbali, con regolare cadenza mensile, dovrà procedere alla ricerca dei dati dei proprietari dei veicoli presso gli stati esteri, secondo le procedure previste dai concordati internazionali e quindi alla stampa dei verbali su modelli concordati, in lingua italiana e straniera (del paese di destinazione).
La spedizione dei suddetti verbali dovrà avvenire, con cadenza mensile, entro 90 giorni dalla data della violazione, sempre nel rispetto delle citate procedure,convenzioni e concordati internazionali.
Il Fornitore dovrà garantire un adeguato servizio di call center per almeno 25 ore settimanali, in grado di fornire informazioni agli utenti sia telefonicamente che per posta elettronica, nelle principali lingue straniere (Inglese, francese, tedesco, spagnolo,belga).
Nel sito dovranno essere disponibili le immagini di tutti gli atti relativi al verbale (copia conforme del verbale inviato, comunicazione dati proprietario, atto di noleggio, distinta di spedizione, relazione di notifica all'estero).
14.CONSEGNA DI ATTI NON GIUDIZIARI (CORRISPONDENZA ORDINARIA)
Il Fornitore si impegna ad effettuare la consegna anche di atti a carattere non giudiziario, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: avvisi di accoglimento di ricorso, avvisi di annullamento di verbale in sede di autotutela, avviso di pagamento insufficiente (nel caso in cui il pagamento agevolato sia stato effettuato oltre i termini previsti), sollecito bonario di pagamento da inviarsi prima della predisposizione della riscossione coattiva dei verbali e delle ordinanze, comunicazioni di abbinamento pagamento/verbale, comunicazioni varie richieste dal Comune, ecc … .
La consegna di tali atti potrà avvenire anche con modalità diverse rispetto alla postalizzazione ordinaria, per esempio tramite modalità digitali che dovranno essere concordate con il Comune. Saranno valutate proposte in questo senso.
Relativamente all’avviso di pagamento insufficiente ed al sollecito bonario, il Fornitore dovrà provvedere anche alla consegna del bollettino di pagamento riportante la somma dovuta, previa verifica dei dati anagrafici da parte del Comune, che all’uopo interrogherà le Banche Dati di interesse (SIATEL).
Fermo restando quanto già indicato al paragrafo 9 “PAGAMENTI: RENDICONTAZIONE ED ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA” relativamente all’avviso di pagamento insufficiente, il Fornitore dovrà provvedere mensilmente all’invio al Comune dell’elenco di verbali con pagamento incompleto, relativi al semestre precedente. Dovrà ivi comprendere tutte le posizioni, anche precedenti, in relazione alle quali non sia ancora stato emesso l’avviso per varie motivazioni (ad esempio: notifica non registrata, ecc …). Ricevuto il benestare del Comune, il flusso dovrà essere predisposto per la consegna, privilegiando in ogni caso modalità che limitino al massimo l’impiego di carta.
Resta inteso che la composizione degli atti deve essere predisposta dal Fornitore, secondo quando già indicato al paragrafo 4.
Il Fornitore deve provvedere alla generazione delle comunicazioni di cui al presente paragrafo conformemente a quanto disposto dal Comune ed al relativo invio, incluso l’eventuale imbustamento, entro 10 (dieci) giorni dal benestare del Comune, mettendo poi a disposizione dello stesso copia conforme dematerializzata dell’atto prodotto.
All’imbustamento ed alla spedizione degli atti predisposti con modalità cartacea all’interno del Comando di P.L. dovrà provvedere il personale ivi in servizio del Fornitore.
15.GESTIONE DEL CONTENZIOSO
Il Fornitore deve garantire la gestione del contenzioso presso il Giudice di Pace e la Prefettura relativamente a tutti gli atti oggetto di trattazione da parte del Comune; deve inoltre garantire la trattazione amministrativa delle richieste di sgravio a seguito di emissione di cartella esattoriale, nonché le istanze di annullamento in autotutela
La gestione amministrativa del contenzioso consiste, almeno:
- nell'acquisizione, nella registrazione e nello scansionamento dei ricorsi e/o delle richieste di sgravio, e degli altri documenti utili;
- nella predisposizione del fascicolo istruttorio contenente, oltre agli atti del ricorrente, gli atti prodotti dal Comune (verbali, immagini fotografiche, relazioni dei verbalizzati, ecc…);
- nella messa a disposizione del fascicolo al Comune, ai fini dei successivi atti o provvedimenti.
Eventuali dati scaturiti dall’attività di cui sopra confluiscono nel “fascicolo informatico” a corredo di tutte le informazioni che riguardano l'intero processo di trattazione di ogni singolo atto.
L’archiviazione cartacea è a carico del Fornitore, secondo le indicazioni del Comune.
Al fine di assicurare l’automatizzazione della gestione, il Fornitore deve interfacciarsi con il sistema ministeriale SANA. In particolare, al fine di dematerializzare il processo complessivo, si ritiene di valutare proposte tecniche volte all’invio del flusso SANA attraverso il sistema di protocollo informatico, scrivania virtuale e gestione documentale in uso al Comune.
Il Fornitore deve altresì assicurare le seguenti funzionalità:
elenco degli atti in scadenza;
elenco degli atti oggetto di ricorso senza data di invio alla Prefettura tramite SANA.
Le funzionalità di cui sopra devono creare altresì degli ALERT che ricordino gli adempimenti, come indicato al paragrafo 19.
16.PORTALE WEB E INTEGRAZIONE APP IO
Mediante il Portale Web il Fornitore deve garantire all’utente finale l’accesso alla propria posizione complessiva. L’accesso deve avvenire in ambiente sicuro e protetto, tramite l’utilizzo delle credenziali SPID.
