adottare il modello 3 PagoPA per tutte le tipologie di verbali, avvalendosi dell’intermediario tecnologico Next Step Solution;
permettere il pagamento con modello 1 PagoPA dal portale dei pagamenti del Comune di Modena;
aumentare la riconciliazione automatica dei pagamenti puntando al raggiungimento di utilizzo al 100% del canale PagoPa per tutti i pagamenti;
automatizzare la gestione contabile dei verbali e dei provvisori d’incasso.
La soluzione individuata per la gestione PagoPA è quella di assegnare un lotto di IUV (Identificativo Unico Versamento) al Fornitore in modo che possa generarlo in autonomia per ogni posizione debitoria; sarà quindi il gestionale del Comune che deterrà la banca dati delle posizioni in attesa di pagamento. Essa verrà esposta per mezzo di web service, le cui specifiche saranno concordate tra le parti.
La generazione, stampa e postalizzazione/invio dell’avviso di pagamento analogico unificato PagoPA sarà a carico del Fornitore.
I pagamenti avvenuti attraverso il nodo PagoPA verranno rendicontati da EntraNext mediante un apposito web service che dovrà essere esposto dal Fornitore.
Per l’utente finale sarà possibile anche recarsi presso la sede del Comune, Via Galileo Galilei nr. 165, Modena ovvero presso la sede distaccata del Centro Storico, Via Molza nr.
7/9, Modena per operare il pagamento delle sanzioni.
Il pagamento dovrà essere registrato nell’applicativo del fornitore che dovrà interfacciarsi con EntraNext per registrare la quietanza sia in caso di pagamento in contanti che in caso di pagamento tramite Pos PagoPA. EntraNext metterà a disposizione un’interfaccia applicativa (web service) per lo scambio interattivo delle informazioni di pagamento.
Per i pagamenti avvenuti fuori nodo PagoPa vengono proposte la seguente operatività:
- i pagamenti vengono importati in EntraNext in forma normalizzata dal conto corrente postale e dal giornale di cassa;
- tutti i pagamenti che non vengono riconciliati in automatico saranno esportati verso il Gestionale in un formato concordato e con un riferimento al GUID del pagamento di EntraNext;
- i pagamenti verranno agganciati alle posizioni nel Gestionale dagli operatori in servizio presso la sede della P.L.;
- EntraNext periodicamente richiamerà un WS esposto dal Fornitore secondo le specifiche che verranno concordate dalle parti.
Per tutti i verbali la cui data di notifica sia già presente nel Gestionale al momento del pagamento, l’importo esposto dallo stesso dovrà essere variato in base alla data in cui l’utente finale effettuerà il pagamento, come previsto dalle specifiche PagoPA.
Di tutti i pagamenti avvenuti con le modalità sopra indicate devono essere garantite, dal Fornitore, la rendicontazione e l’archiviazione in modalità elettronica.
Resto inteso che:
per i verbali C.d.S. meccanizzati (dati provenienti da sistemi di controllo automatico), per quelli prodotti da file elaborati da procedure particolari, per quelli generati a seguito di preavviso non pagato nei termini ovvero di verbale contestato al trasgressore non pagato (per i quali quindi sia necessaria la notificazione all’obbligato in solido), i bollettini PagoPA vengono generati contestualmente alla
copia conforme del verbale da notificare. Sarà allegato un bollettino per l’importo ridotto entro i 5 giorni dalla notifica ed un bollettino per l’importo entro i 60 giorni;
per i preavvisi redatti da personale di P.L., si ritiene di rinviare all’hardware di cui al paragrafo 18 “FORNITURA A NOLEGGIO DI DEVICE MULTIFUNZIONE”;
per i preavvisi redatti da personale dell’ente concessionario della sosta pro-tempore, si concorderanno modalità di interazione tra il sistema in uso al concessionario ed il software del Fornitore. Lo scopo è rendere il più efficiente possibile il processo di gestione di tali preavvisi.
Qualora l’inserimento non avvenga in via automatica nel Gestionale, il Fornitore deve provvedere ad inserire tutti i pagamenti provenienti da qualsiasi fonte; dovrà altresì provvedere alla registrazione ed alla scansione elettronica delle immagini relative ai pagamenti effettuati presso gli uffici del Comune e documentati da quietanza.
Con frequenza settimanale il Fornitore deve procedere alla verifica presso l’area del Gestionale dedicata ai c.d. pagamenti parcheggiati della presenza di eventuali riferimenti che consentano di ricondurli al verbale di riferimento. Nel caso questo non sia possibile, con cadenza trimestrale, il Fornitore dovrà inoltrare apposita comunicazione a colui che abbia effettuato il pagamento rimasto parcheggiato (con le modalità di cui al paragrafo 14
“CONSEGNA DI ATTI NON GIUDIZIARI – CORRISPONDENZA ORDINARIA –“).
Il Fornitore deve garantire l’archiviazione elettronica contenente le immagini dei bollettini non premarcati, relativi ai pagamenti avvenuti tramite conto corrente postale in uso al Comune. Tali immagini devono essere collegate all'atto di riferimento, analogamente a tutta la documentazione che fa riferimento ad un medesimo atto.
Il Fornitore deve comunque garantire la riconciliazione automatica dei pagamenti effettuati anche attraverso sistemi che possano essere adottati dal Comune.
Il Fornitore deve inoltrare un elenco excel dei pagamenti rimasti non agganciati e degli elementi (immagini in particolare) collegati, in modo da consentirne la lavorazione da parte del proprio personale.
All’inizio di ogni anno gli uffici del Servizio Finanze comunicheranno al Comune gli accertamenti contabili a cui legare le singole voci di costo dei verbali (importo sanzioni, interessi e spese postali). Questi parametri sono legati all’anno di competenza e potranno variare da un anno all’altro. Potranno intervenire in ogni momento richieste relative a specifica rendicontazione di incassi. Con cadenza periodica, dovrà essere attivata una funzione che effettuerà il calcolo della variazione degli accertamenti del periodo a
decorrere dall’ultima variazione effettuata. Dopo aver validato i dati calcolati, il Servizio Ragioneria avvierà l’invocazione dei WS per inserire le variazioni nel sistema contabile.
Al fine di consentire quanto sopra descritto, il Fornitore dovrà creare un GRUPPO DI LAVORO, inteso come credenziali di accesso, per il personale addetto al sistema contabile del Comune.
A seguito della rendicontazione, il Comune deve poter estrapolare i nominativi che non risultano aver effettuato alcun pagamento, ai fini della successiva fase di riscossione coattiva, ed evidenziare pagamenti parziali, fuori termine od in eccedenza ai fini dell’inoltro della comunicazione di cui al paragrafo 14.
Il Fornitore può proporre ipotesi di lavoro legate alla possibilità di inoltrare comunicazione, anche informale (ad esempio tramite e-mail), all’utente finale circa il pagamento parziale effettuato (con particolare riferimento all’applicazione in maniera errata della riduzione del 30 per cento di cui al primo comma dell’art. 202 C.d.S.), con tempistica che eviti il decorrere dei termini previsti per il pagamento in misura ridotta (60 giorni, dal momento della contestazione/notificazione).
Il Fornitore deve produrre mensilmente un elenco, in uno dei formati più diffusi per i fogli elettronici, inerente i pagamenti in eccedenza, da inoltrare al Comune.
Il Gestionale deve essere implementato per consentire l’emissione di piani rate che riguardino più verbali di accertamento di violazione ovvero ordinanze o sentenze che, in relazione alle somme versate, si estingueranno a partire dall’atto redatto con data anteriore.
10.ARCHIVIAZIONE
Il Fornitore, terminate le attività di cui sopra, deve provvedere all’attività di archiviazione.
Tale attività deve privilegiare modalità elettroniche, in particolare provvedendo ad inserire nel Gestionale tutti i dati e le informazioni previsti dal presente Capitolato.
Ogni attività che comporti la cancellazione definitiva dei dati e delle informazioni ovvero il loro trasferimento deve essere comunicata al Comune che dovrà dare assenso esplicito.
10.1 ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Il Fornitore, sulla base di quanto disciplinato nel presente Capitolato e sulla base di quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dall’articolo 6 del Decreto Legge 26 Agosto 2016, nr. 179, dovrà provvedere ad eseguire il servizio tendendo ad una completa dematerializzazione di tutti i procedimenti. Pertanto la documentazione, atta a costituire il
“fascicolo informatico”, dovrà essere acquisita digitalmente nel Gestionale ed essere prontamente reperibile.
Saranno valutate proposte del Fornitore sulle modalità di archiviazione digitale che dovranno comunque garantire integrità, identità, provenienza, reperibilità sia con riferimento al singolo documento, originario, che a tutti i documenti ad esso collegati.
10.2 ARCHIVIAZIONE CARTACEA
Nel caso di cartaceo, il personale del Fornitore, in servizio presso la sede del Comune, deve provvedere ad archiviare tutti gli atti cartacei trattati (ivi compresa la documentazione relativa ai pagamenti effettuati presso le sedi del Comune).
Il Fornitore deve provvedere all’archiviazione e conservazione, presso locali di proprietà ovvero nella propria piena disponibilità, dei documenti cartacei gestiti, ed in particolare di:
a) atti notificati a mezzo servizio postale (AR, CAD non ritirate ed AR delle CAD e CAN), divisi fra verbali e ordinanze,
b) ricevute dei bollettini di pagamento su conto corrente postale;
c) moduli relativi all'art. 126 bis del C.d.S. (decurtazione punti).
I locali individuati per l’archiviazione cartacea dovranno essere sicuri dall’accesso di terzi non autorizzati, dotati di appositi sistemi di controllo antintrusione, antincendio, allarme, ecc… . Sarà onere del Fornitore garantire il controllo degli accessi ai propri locali ed, in generale, la riservatezza di dati, informazioni e documenti e la integrità del materiale in custodia. Il Comune dovrà essere tempestivamente informato di ogni anomalia intervenuta.
L’archiviazione fisica del materiale cartaceo deve essere effettuata raggruppando il materiale di cui sopra per tipologia, in lotti, in scatole resistenti e maneggevoli.
Nel caso in cui il Comune necessiti di un documento cartaceo in originale, il Fornitore deve provvedere alla consegna dello stesso in tempi più rapidi possibile e comunque non oltre cinque giorni dalla richiesta della documentazione stessa a proprie spese.
A fine rapporto, tutti i documenti trattati (prodotti o ricevuti), archiviati o in corso di trattamento, dovranno essere consegnati al Comune, in ordine, ed accompagnati dai relativi repertori di consultazione (cartacei o on line). Il Fornitore non può procedere ad operazioni di scarto documentario.
11.GESTIONE ATTIVITA’ COLLEGATE ARTT. 126BIS E 180 C.D.S.
11.1 GESTIONE ART. 126BIS CDS
Il Fornitore deve garantire la rilevazione in automatico degli atti in seguito alla notifica dei quali può avviarsi la procedura di segnalazione della decurtazione del punteggio a carico del conducente o del responsabile in solido della violazione.
Le comunicazioni di cui all'art. 126bis C.d.S. devono essere recepite prioritariamente tramite “PORTALE WEB” messo a disposizione dal Fornitore (paragrafo 16 “PORTALE WEB”); possono essere altresì ricevute tramite trasmissione fax, e-mail, PEC, cartacea (deposito presso le sedi della Polizia Locale ovvero inoltro tramite servizio postale).
Tale documentazione rientra tra i documenti da scannerizzare ed inserire nel Gestionale per il collegamento al verbale di origine.
Qualora la comunicazione pervenga con modalità elettronica (ad esempio: tramite e-mail, PEC, Portale Web) il Fornitore deve provvedere ad inserire tali informazioni nel Gestionale senza produrre cartaceo, al fine di alimentare un file contenente l’elenco dei punteggi da decurtare, che dovrà poi essere trasmesso in automatico al competente ufficio della Motorizzazione Civile. Il flusso per la M.C.T.C. dovrà essere sottoposto mensilmente alla validazione del Comune e, quando autorizzato, dovrà essere inoltrato dal Fornitore direttamente.
Qualora emergessero, nelle fasi di inserimento nel Gestionale dei dati comunicati, dubbi sulla completezza della documentazione trasmessa ovvero dei dati dichiarati, i documenti devono essere scannerizzati ed allegati al verbale di origine e trasmessi al Contrente per le successive verifiche.
Il Fornitore dovrà altresì prevedere la possibilità di alimentare il file di cui sopra da parte del Comune per singole posizioni, legate a rettifiche ovvero a comunicazioni dell’Autorità Giudiziaria o Amministrativa.
L’inserimento dei dati dichiarati deve avvenire entro, al massimo, 30 (trenta) giorni dal ricevimento della comunicazione. Saranno valutate proposte tecniche che consentano di automatizzare il processo con particolare riferimento ai tempi della corretta postalizzazione dei verbali redatti ex art. 126bis C.d.S.
11.2 GESTIONE ART. 180 CDS
Il Fornitore deve assicurare la visualizzazione, tramite messaggio di ALERT, dei verbali che a seguito della mancata presentazione dei documenti richiesti devono essere postalizzati per la notificazione della violazione di cui al comma 8 dell’art. 180 C.d.S.
Questo sistema di ALERT è assimilato agli ALERT previsti al paragrafo 19 “MONITORAGGIO QUANTITATIVO E QUALITATIVO DEI DATI” per le pratiche in scadenza.
Il Gestionale, a seguito di validazione del Comune, dovrà procedere all’elaborazione automatica dei verbali ex art. 180 CdS.
12.GESTIONE AUTOMATICA DELLE SANZIONI AMMINISTRATIVE DI NATURA