Materiale didattico per il corso di Internal Auditing Anno accademico 2011-2012
Università di Macerata
Facoltà di Economia
Il processo di Internal Audit: fasi principali
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1. Risk assessment
• l’identificazione dell’audit universe
• la valutazione del rischio 2. Audit plan
• la predisposizione del piano di audit
• l’approvazione del piano di audit 3. Audit engagement
• la pianificazione dell’audit
• l’audit program
• il kick-off meeting
• le interviste preliminari
• il fieldwork
• il closing meeting
• il report finale di audit 4. Follow up
05 Ornella Rogata: Il processo di audit
Il processo di Internal Audit: Risk Assessment
1. Risk assessment
• l’identificazione dell’audit universe
• la valutazione del rischio
Cos’è l’ “Audit Universe”?
Processi
• Ciclo Vendite
• Ciclo Acquisti
• Gestione Stock
Funzioni
• Uff. Vendite
• Uff. Acquisti
• Uff. Logistica
• Uff. Finanza
Unità di Business
• Mercato Y
• Stabilimento A
• Società X
Il processo di Internal Audit: Risk Assessment
05 Ornella Rogata: Il processo di audit 4
- Management Risk Self-Assessment
- Analisi dati aziendali (qualitativi e quantitativi) - Cambiamenti organizzativi e/o di processo - Risultati audit precedenti
- Manifestarsi di eventi negativi - “Fiuto” e sensibilità dell’IA - …
Il RIA come fa a valutare i rischi …
Framework ERM
• Il processo di Risk Assessment permette alla società di capire i propri “punti deboli” e fino a che punto eventi potenziali potrebbero avere impatto sul raggiungimento degli obiettivi
• L’ownership del processo è del management
Il processo di Internal Audit: Audit Plan
2. Audit plan
• la predisposizione del piano di audit
• l’approvazione del piano di audit
Il processo di Internal Audit: Audit Plan (analitico)
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Activity Details
F.. Actual F.. Budget
Resources available IA
Director
IA Senior A
IA Senior B
IA Senior C
IA Senior D
IA Junior E
IA Junior F
IA Junior G
IA Junior H
IA Junior I Gross days Number of staff x 260 (tot gg
netting weekends) 2033 30 58 260 260 260 260 260 260 182 203
Non audit activities
Holidays Includes public holidays 355 3 45 45 45 45 45 45 42 40
Sickness 54 2 7 7 7 7 7 7 5 5
Training & education 74 10 10 10 10 10 10 7 7
IA meetings / conference 41 2 1 5 5 5 5 5 5 4 4
Administration 19 8 3 3 3 2
IA management activities: 0
HR matters Recruitment, induction, coaching
8 2 2 2 2
Business Meetings 29 2 2 7 7 7 4
Annual planning 13 2 3 3 3 2
Reporting to stakeholders Monthly reporting to FD;
quarterly reporting to GIA; twice-
annual AC reporting 22 2 4 4 4 4 4
Other activities/business support 20 20
Net days (available for audits) 1398 12 50 174 174 174 193 189 173 112 147
Follow up activities Monthly Issues Tracking 20 1 3 3 2 3 3 3 2
Formal Follow Up Report XX 14 1 2 2 2 2 2 2 1
Audit reviews, per audit plan:
262 Testing 351 1 50 50 50 50 50 50 50
231 Compliance 50 50
03-FY.. Suppliers assessment 41 1 10 10 10 10
04-FY.. Commercial Budgeting 151 1 20 20 20 20 20 20 20 10
07-FY... Bonus Management 49 1 10 10 10 10 8
02-FY.. Raw Materials Forecasting 41 1 10 15 15
06-FY.. Change Management 121 1 35 35 20 20 10
08-FY.. Currency Exchange Effect 41 1 10 15 15
01-FY.. Phase-in/Phase-out
Production and Sites Closure 71 1 10 10 10 20 20
05-FY.. Investment and Advertising
Profitability 60 1 15 10 10 10 14
09-FY.. Post Invoice Discounts
Management 176 1 25 25 25 25 25 25 10 15
Unplanned Management requests
212 9 9 10 43 39 23 19 60
Total / remaining days 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Il processo di Internal Audit: Audit Engagement
3. Audit Engagement
• la pianificazione dell’audit
• l’audit program
• il kick-off meeting
• le interviste preliminari
• il fieldwork
• il closing meeting
• il report finale di audit
Il processo di Internal Audit: Pianificazione Audit
05 Ornella Rogata: Il processo di audit 8
• Obiettivi e finalità dell’audit
• Ambito di copertura (“scope”)
• Tempi di completamento dell’incarico
• Risorse da impegnare (umane, finanziarie, informatiche)
• Team e leadership sul lavoro
Il processo di Internal Audit: Audit Program
Il processo di Internal Audit: Audit Program (esempio)
05 Ornella Rogata: Il processo di audit 10
Il processo di Internal Audit: kick off meeting
TITOLO DELL’AUDIT
Kick-off Meeting
DD/MM/YYYY
DRAFT
TITOLO DELL’AUDIT
Kick-off Meeting
DD/MM/YYYY
DRAFT
Ruolo dell’Internal Audit
Internal Auditing è un'attività indipendente ed obiettiva di assurance e consulenza, finalizzata al miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza dell'organizzazione. Assiste l'organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi tramite un approccio professionale sistematico, che genera valore aggiunto in quanto finalizzato a valutare e migliorare i processi di controllo, di gestione dei rischi e di Corporate
L’Internal Audit di Indesit Company è una funzione centralizzata che svolge attività di audit per tutto il
Gruppo. Il Responsabile IA risponde gerarchicamente al Presidente del CdA e funzionalmente al Comitato
per il Controllo Interno.
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Tipo di audit - Nome dell’audit
Obiettivo
Scope
Sotto processi
Periodo di riferimento
Ambito di analisi
Valutare il Sistema di Controllo Interno relativo ai processidi ….
1. Abc 2. Def 3. Ghi
Nota: L’Internal Audit valuterà la modifica dello scope dell’audit se durante il testing emergeranno nuovi elementi tali da modificare la valutazione dei rischi del processo in esame
Tipo di audit - Nome dell’audit
Metodologia
Tipologia di testing (fieldwork) Condivisione dei risultati di
audit
Team di lavoro
• Interviste
• Raccolta documentazione di supporto
• Analisi dei dati
• Draft Report
• Closing meeting e Commenti del Management
• Report Finale di Audit
• Remediation plan:
Eventuali criticità evidenziate
Azioni correttive
Tempi di implementazione delle azioni correttive
Responsabilità per le azioni correttive concordate
• Follow-up
Senior Auditor (X) Junior Auditor (Y)
Team di lavoro
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Milestones e calendario
Punti Chiave:
• Condivisione continua dei risultati con il management
• Supporto e disponibilità degli owner di processo
• Rispetto del timing previsto
Fieldwork Emissione del
report finale Commenti
del Management Condivisione del
draft report e Closing Meeting Definizione
draft report Audit program
e
definizione dei test
Kick-off meeting
DATA N° di
settimane
N° di settimane
N° di settimane
N° di settimane
Tipo di audit - Nome dell’audit
Il processo di Internal Audit: kick off meeting e comunicazione inizio attività
To: Chairman of Board of Directors – Società X - Nome e Cognome
Cc: Managing Director – Società Y – Nome e Cognome
CFO – Società Y – Nome e Cognome
Managing Director - Società Z – Nome e Cognome From: Internal Audit Manager - Società Y – Nome e Cognome
Chief of the Internal Audit (CAE) - Società Y – Nome e Cognome
Date: …
Report ref: 012 –F11-IT
Internal Audit Scoping Letter for Full Audit of Società X Background
As foreseen in our F11 Audit Plan, Internal Audit will perform a full audit of Società X, with share capital entirely held by Società Z.
Objectives
The objective of the audit is to review the Financial Monthly Report closed on … of Società X with reference to:
Assess the reliability and integrity of financial information
Safeguarding of assets
Compliance with laws, regulations and contracts.
Furthermore Internal Audit will highlight potential weaknesses of the internal control system and will give recommendations for improvements.
Scope
The scope of our audit is focused on the following areas relating to Società X:
Financial Monthly Report year to date …
Accounting procedures
Laws, regulations and contracts
Internal Audit might extend or reduce the scope of the audit, if during the fieldwork any significant alterations
Es. Lettera
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Timing
The budget for this review is 20 man-days. The following dates have been agreed with local management:
Activity Date
Scoping letter agreed Fieldwork opening meeting Fieldwork closing meeting Draft report to management Management responses Final report issued
Key Contacts
Auditee Internal Audit
Project Sponsor:
Acknowledgement and Acceptance
Please acknowledge your acceptance of the terms of our audit as set out in this Scoping Letter by signing the confirmation below and returning a copy of this letter to me at …. If I do not hear from you by the … I will assume you accept the terms of the audit as set out in this Scoping Letter.
In the meantime, please do not hesitate to contact me if you have any comments.
Regards,
_______________________ __________________________
Internal Audit Manager Corporate Governance Director
Confirmation of the Scoping Letter
I acknowledge my agreement to the terms of the internal audit that are set out in the Scoping Letter dated …
_______________________________________
Chairman of Board of Directors – Società X Date: …
Es. Lettera (segue)
05 Ornella Rogata: Il processo di audit
Il processo di Internal Audit: kick off meeting e comunicazione inizio attività
Gentili colleghi,
nei prossimi giorni avvieremo un’attività di audit sul processo di …..
Vi chiediamo di segnalarci i vostri collaboratori di riferimento sul tema in oggetto per effettuare delle interviste preliminari e definire con precisione lo scope dell’attività.
Grazie in anticipo della collaborazione.
Es. Mail 1
A: Management (Process owners) cc: CAE, Senior Management
Oggetto: comunicazione inizio attività di Audit processo …
Il processo di Internal Audit: kick off meeting e comunicazione inizio attività
20 Da: CAE
Inviato il:…
A: Senior Management
Oggetto: Notifica di avvio Audit - Notification of Audit startup
Per vostra informazione, nei prossimi giorni avvieremo un auditsul processo … in ambito manufacturing: verificheremo come viene calcolato e come viene utilizzato per la valorizzazione del costo del prodotto.
Mario Rossi e Franca Bianchi hanno già preso/prenderanno contatto con i vostri collaboratori (…) per pianificare il lavoro.
Cordiali Saluti __________
Just for your information, in a short time an audit about the process … in the manufacturing area will be started: the audit scope include how the labour rates are computed and used for product costing.
Mario Rossi e Franca Bianchi have already contacted/will contact your teams members (…) for the job-planning.
Kind Regards
Es. Mail 2 (doppia versione italiano / inglese per attività di audit all’estero)
05 Ornella Rogata: Il processo di audit
Il processo di Internal Audit: kick off meeting e comunicazione inizio attività
Il processo di Internal Audit: Closing Meeting e Condivisione del Draft Report
Da: Internal Audit Manager A: process owner /activity owner Cc: CAE
Oggetto: Draft detailed report audit… Gentile collega,
Ti inviamo il draft detailedreport in versione “word” per fare le correzioni/integrazioni che riterrai opportune. Per agevolare il processo, abbiamo già inserito in “rosso” i tuoi commenti raccolti durante le ultime condivisioni. Ti preghiamo di utilizzare un altro colore per eventuali correzioni.
Inviamo il documento anche al CAE, che così potrà meglio partecipare a queste ultime fasi.
Siamo ovviamente a disposizione per eventuali chiarimenti.
Grazie per la collaborazione.
Buona serata,
Es. Mail utilizzata per condividere ufficialmente con i process owners il draft audit report
22 Da: process owner /activity owner
Inviato il : …
A: Internal Audit Manager Cc: CAE
Oggetto: Draft detailed report audit…
Gentile collega,
Concordo con quanto rilevato, le azioni correttive sono state già intraprese.
Cordiali saluti
Franco Verdi
Es. Mail di risposta del process owner / activity owner utilizzata per accettare il contenuto del draft report
05 Ornella Rogata: Il processo di audit
Il processo di Internal Audit: Closing Meeting e Condivisione del Draft Report
Il processo di Internal Audit: Draft e Final Report Audit (esempio)
RISERVATO E CONFIDENZIALE
Relazione sintetica dell’Internal Audit
Tipo di audit Titolo
Draft
Data
Audit Rating: …
Lista di distribuzione: Internal Audit:
Chairman Chief Executive Officer Chief Financial Officer Group Planning & Control Director Group Accounting Director
Chief Audit Executive: …
Internal Audit Team:
…
Il processo di Internal Audit: Draft e Final Report Audit (esempio)
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1. Report Sintetico
1.1 Finalità
1.2 Background
1.3 Scope
Sono state svolte le seguenti attività:
---
L’audit è stato effettuato tra aprile e maggio, impegnando due risorse della funzione e si è svolto mediante:
questionari
interviste
verifica della documentazione di supporto (stime, formule, fatture, comunicazioni, presentazioni,ecc.);
analisi di dati contabili (allegato 2 - …
1.4 Conclusioni
Sulla base delle verifiche effettuate sui sotto processi prima menzionati, il Sistema di Controllo Interno (SCI) esistente …, “…”
05 Ornella Rogata: Il processo di audit
Il processo di Internal Audit: Draft e Final Report Audit (esempio)
2. Report di dettaglio
2.1 Rilievi ed azioni concordate
Ref: Problematiche emerse e rischio potenziale Rating Raccomandazioni e Risposte del Management Azioni del Management Responsabilità Scadenza 1. Rilievo
1.1.
Rischi potenziali
Raccomandazioni Si suggerisce:
Commenti del management
Azioni
2. Rilievo
2.1
Rischi potenziali
Raccomandazioni Si suggerisce di:
Commenti del management
Azioni M
L
H
Il processo di Internal Audit: Draft e Final Report Audit (esempio)
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Appendice 1–Definizione del Rating delle Problematiche e del Rating del Report di Audit
Rating del Report di Audit
Le risultanze dell’intervento di audit vengono formalizzate attraverso un report contenente l’opinione sull’adeguatezza del Sistema di controllo interno dell’area verificata.
Tale “Audit Opinion” è stata sintetizzata secondo lo standard di seguito riportato:
1. Buono
…
2. Sufficiente
…
3. Migliorabile
…
4. Insufficiente
…
5. Inadeguato
…
Rating delle problematiche Descrizione Alto
Medio
Basso
05 Ornella Rogata: Il processo di audit
Il processo di Internal Audit: Ufficializzazione del Final Audit Report
Egregi Signori e gentilissimi Colleghi,
trasmetto in allegato la relazione relativa all’audit di cui all’oggetto.
La valutazione complessiva è “rating audit report” a causa di alcuni controlli che dovranno essere resi più efficaci.
Le strutture locali e centrali hanno avviato un piano di azioni correttive , il cui completamento sarà da noi verificato trimestralmente.
Nel ringraziare i Colleghi per la cortese e professionale collaborazione, rimango a disposizione per ogni chiarimento e vi A: Lista di distribuzione (vedi report di audit)
cc: Management (Process owners)
Oggetto: Ufficializzazione report Audit processo …
Es. Mail di ufficializzazione del report finale di audit con i rilievi emersi e il rating complessivo
05 Ornella Rogata: Il processo di audit 28
4. Follow up
Il processo di Internal Audit: Follow Up
Audit Program
Kick – Off Meeting
Interviste Preliminari
Fieldwork Closing
Meeting Final Audit
Report Follow-Up
Il monitoraggio delle azioni correttive emerse dal report finale di audit
Il processo di Internal Audit: Follow Up
Il monitoraggio dello status delle azioni è periodico (trimestrale).
Si compone delle seguenti attività :
a) inserimento in un database delle azioni relative a report di audit ufficializzati nel periodo precedente b) inviodell’email della richiesta di aggiornamento dello status dell’azione agli owner di un certo audit
c) registrazione dello status dell’azione e di eventuali commenti degli owner a fronte del feedback ricevuto ad una certa data
A conclusione delle attività di monitoraggio si verificano e si pongonoall’attenzione dei RIA:
a) eventuali azioni da implementare la cui scadenza è stata rinviata più volte e che sono in ritardo rispetto alla data di completamento (ritardo entro i 3mesi, entrol’anno ed oltre i 12 mesi)
b) eventuali azioni da implementare che sono state definite “Risk Accepted”. Queste azioni si devono inoltre portare all’attenzione del management: le azioni con rating “H” devono essere prima condivise con il relativo
05 Ornella Rogata: Il processo di audit 30
Il processo di Internal Audit: Follow Up
Rating dello status dell’azione
Done - L’azione è stata completata e chiusa; si rende disponibile all’Internal Audit l’eventuale documentazione di supporto
On going - Si sta lavorandoall’azione concordata e si prevede di chiuderla nei tempi previsti
On going with delays - Si sta lavorandoall’azione concordata e non si prevede di chiuderla nei tempi previsti, per cui è necessario invidividuare una nuova data di scadenza, da concordare conl’Internal Audit
To be rescheduled - Si tratta di particolari situazioni che non consentono di portare a terminel’azione; es abolizione di una norma, cambiamento di processo, mancanza di risorse stanziabili, ecc.
Risk Accepted - Si accetta il rischio derivante dalla non implementazione dell’azione richiesta; eventuali commenti possono essere inseriti nella colonna apposita
