Materiale didattico per il corso di Internal Auditing Anno accademico 2011-2012
Università di Macerata
Facoltà di Economia
Detailed scope
Operational Audit: Macerata Plant – Kick-off
Sub-processes Activities Control Objectives Risks Associated Controls Audit Tests Accettazione merci Gestione superi:
resi per superi quantità
Le merci non ordinate sono restituite al fornitore.
1. Contenziosi con il fornitore (es. mancata comunicazione al fornitore dei motivi del reso) 2. Rischio patrimoniale derivante da una non corretta gestione del reso a livello contabile
Procedura , es."Ricevimento, Controllo e
immagazzinamento merce"
1. 2. 3 Ottenere evidenza documentale dei controlli svolti all'accettazione delle merci (Unload and preliminary checks e quantity controls): walk through + verifiche a campione a partire dalle entrate merci di un determinato periodo temporale con doc di supporto 1. 2. 3. Verifica controlli automatici di sistema (warning)
1a. Verificare il processo di comunicazione ai soggetti coinvolti nella risoluzione delle anomalie riscontrate (se possibile sulla base di un db scaricato da sistema)
Accettazione merci Gestione superi:
accettazione in deroga superi quantità
Sono "accettate" le merci effettivamente ordinate. Eventuali eccezioni (+/-) sono autorizzate.
1. Non efficiente gestione delle scorte di materiali diretti:
- occupazione spazi di magazzino
- obsolescenza e overstock - capitale circolante netto - cash flow (anticipo di pagamenti)
Esistenza di un iter autorizzativo e di adeguata
documentazione di supporto relativamente all'accettazione in deroga dei superi quantità
Verificare l'iter autorizzativo seguito per l'accettazione in deroga e l'esistenza di adeguata documentazione di supporto (è possibile ottenere estrazione di ordinato e ricevuto?)
es. test: a partire dall'estrazione delle entrate merci per un determinato periodo, verificare l'invio dei programmi di consegna e la coerenza degli importi. In caso di delta, verificare il processo autorizzativo.
Operational Audit: Macerata Plant – Audit Program
Sub-processes Activities Control Objectives Risks Associated Controls Audit Tests Accettazione merci Gestione qualità:
resi per scarto all'accettazione
Le merci che non rispondono a predefiniti requisiti di qualità sono restituite al fornitore.
1. Contenziosi con il fornitore
2. Inefficienze (es.ritardi) nel ciclo produttivo 3. Rischio patrimoniale derivante da una non corretta gestione del reso a livello contabile
Procedura "Ricevimento, Controllo e
immagazzinamento merce"
1. Ottenere evidenza documentale dei controlli qualitativi svolti dalla Qualità Forniture.
2a. Verificare che, in caso di esito negativo dei controlli, le non conformità siano gestite dalla Qualità Forniture ed il Responsabile
Assicurazione Qualità
2b. Verificare che, in caso di esito negativo dei controlli, venga inoltrata tempestiva
comunicazione per iscritto al fornitore (Scheda Non Conformità Fornitore o Relazione di Servizio) e a tutte le funzioni interessate (Qualità Fornitori, Processo Esterno, R&D, Acquisti, …)
2c. Verificare che, nel caso di deroghe alla procedura "Ricevimento, controllo e immagazzinamento merci", ci sia stata l'autorizzazione da parte del Responsabile Assicurazione Qualità
3. Effettuare test di dettaglio per verificare l'entità del fenomeno "resi non addebitati"
4. Verificare se sono presenti
tabulati/statistiche sulla percentuale dei controlli svolti all'accettazione
Accettazione merci Gestione qualità:
accettazione in deroga
(autorizzazione, addebiti)
Sono "accettate" solo le merci che rispondono a predefiniti requisiti di qualità. Eventuali eccezioni (+/-) sono autorizzate e addebitate al cliente
1. Inefficienze (es.ritardi) nel ciclo produttivo 2. Maggiore difettosità dei pezzi prodotti (es. danni di immagine, incremento costi servizi post-vendita)
Operational Audit: Macerata Plant – Audit Program
Sub-processes Activities Control Objectives Risks Associated Controls Audit Tests Gestione scarti in linea Gestione scarti in
linea: addebiti a fornitori (responsabilità esterna)
Gli scarti in linea sono gestiti in maniera tempestiva e corretta
1. Contenziosi con il fornitore 2. Inefficienze (es.ritardi) nel ciclo produttivo
3. Rischio patrimoniale derivante da una non corretta gestione del reso a livello contabile
Esistenza di un processo tracciabile per la gestione degli scarti in linea
1. Verificare la compliance alla policy se esistente. In particolare, sia in ottica di walk-through che di analisi di dettaglio (test a campione):
- ottenere evidenza della documentazione a supporto del processo di gestione delle non conformità (estrazione scarti da sistema e test su documentazione di supporto per "versamento produttivo" e "denuncia di scarto"; e viceversa) - ottenere evidenza del coinvolgimento di tutte le funzioni interessate
- verifica del processo di addebito al fornitore 2. Verificare, attraverso ispezione, che non sia presente un "magazzino in linea" (es. scarti), non propriamente riflesso in contabilità
3. A partire dagli scarti contabilizzati, verificare per un campione la documentazione di supporto (es.
bolla di scarto)
4. A partire dalle bolle di scarto, verificare per un campione che ci sia stata la relativa
contabilizzazione Gestione scarti in linea Gestione scarti:
addebito al centro di costo
(responsabilità interna)
Gli scarti in linea sono gestiti in maniera tempestiva e corretta
1. Non corretta valorizzazione dello stock materie prime
Esistenza di un processo tracciabile per la gestione degli scarti in linea
Verificare la compliance alla policy. In particolare, sia in ottica di walk-through che di analisi di dettaglio (test a campione):
- ottenere evidenza della documentazione a supporto del processo di gestione delle non conformità (estrazione scarti da sistema e test su documentazione di supporto per "versamento produttivo" e "denuncia di scarto"; e viceversa) - ottenere evidenza del coinvolgimento di tutte le funzioni interessate
2. Verificare le modalità di attribuzione della responsabilità relativa agli scarti tra i vari reparti produttivi
3. Verificare la presenza di "accumuli anomali" di scarti non dichiarati nel giro di lavoro (WIP)- test
Operational Audit: Macerata Plant – Audit Program
Sub-processes Activities Control Objectives Risks Associated Controls Audit Tests Gestione penali Rilevazione fermi linea
per problemi di quantità/qualità e contestazione al fornitore
I problemi di quantità/qualità sono tempestivamente rilevati e le contestazioni con il fornitore sono opportunamente gestite
1. Contenziosi con il fornitore 2. Inefficienze (es.ritardi) nel ciclo produttivo
Esistenza Procedura (es.
Procedura Gestione dell'Addebito al Fornitore Materiali Diretti per Non Qualità")
Esistenza di un processo tracciabile per la gestione degli addebiti a fornitori
1. Verificare la compliance alla policy. In particolare, sia in ottica di walk-throuh che di analisi di dettaglio (test a campione):
- ottenere evidenza della documentazione a supporto del processo di gestione delle non conformità
- ottenere evidenza del coinvolgimento di tutte le funzioni interessate
2. Verificare, per un campione di claim aperti (selezione di resi non addebitati "più anziani"), le motivazioni della mancata chiusura
3. analisi tempestività chiusura claim (confronto, mediante estrazione del conto crediti per resi a fornitori, tra apertura/chiusura)
Rilevazione costi riparazioni di forniture non di qualità e contestazione al fornitore
Gli addebiti ai fornitori per forniture non di qualità sono opportunamente e
tempestivamente gestiti
1. Contenziosi con il fornitore 2. Inefficienze (es.ritardi) nel ciclo produttivo
Gestione premi volume
Gestione/monitoraggio premi quantità
I premi quantità da fornitori sono coerenti con le condizioni concordate e opportunamente documentati
1. Overstock materie prime (obsolescenza)
2. Non adeguata
documentazione di supporto relativamente agli
stanziamenti per premi quantità da fornitori 3. Mancata applicazione delle condizioni contrattuali
1. Esistenza di un'attività di monitoraggio svolta sulle condizioni contrattuali relative ai premi quantità da fornitori applicate 2. Esistenza di adeguata documentazione di supporto per gli stanziamenti per premi quantità da fornitori 3. Esistenza di un'attività di monitoraggio (es.reportistica) sull'overstock di materie prime
1. Ottenere evidenza documentale dell'attività di monitoraggio svolta sulle condizioni contrattuali relative ai premi quantità da fornitori applicate.
2. Verifica della coerenza tra gli accordi con i fornitori e i relativi premi ottenuti (nota debito?), per un campione di premi ricevuti.
2. Ottenere evidenza, per un campione di stanziamenti per premi quantità da fornitori, della relativa documentazione di supporto 3. Ottenere evidenza documentale dell'attività di monitoraggio (es.reportistica) svolta sull'overstock di materie prime
Operational Audit: Macerata Plant – Audit Program
Sub-processes Activities Control Objectives Risks Associated Controls Audit Tests Inventari (materie prime
e prodotti finiti WIP)
Controllo dati contabili e quantità fisiche delle giacenze di magazzino (sia delle materie prime che dei prodotti finiti ancora
"sotto" la responsabilità dell'Industrial)
Indentificare e riallineare gli scostamenti tra le giacenze contabili e quelle fisiche.
Analizzare le motivazioni degli scostamenti.
Il mancato allineamento tra le risultanze contabili e le giacenze reali, pregiudica il regolare svolgimento dei piani di produzione e non consente un controllo adeguato dei flussi di materiali da e per il magazzino.
Perdite patrimoniali (sia per le materie prime che per i prodotti WIP).
Financial reporting (rettifiche inventariali non aggiornate tempestivamente).
- 1. Esistenza procedure di inventario - 2. Procedure cut- off - 3.Esistenza in SAP di differenti causali di carico e scarico magazzino per analizzare principali fenomeni di movimentazione - 5.
Autorizzazione delle rettifiche Inventariali
- 1. Verifica dell'esistenza di procedure di inventario. -2.
Sulla base dell'inventario contabile selezionare un campione di referenze e verificare riconciliazioni tra quantità fisiche e contabili e autorizzazione alle Rettifiche Inventariali - 3. Verificare correttezza procedure cut-off - 4.Verifica Causali di carico e scarico magazzino per analizzare i principali fenomeni di movimentazione - 5.
Verifica a sistema della completezza dell'inventario rotativo.
Tempestività Registrazioni entrate/uscite
L'addetto del magazzino, previa consegna dell'adeguata documentazione (ad es.: bolla di consegna o DDT) procede con tempestività alla registrazione del documento e al carico a magazzino delle quantità ricevute.
Le materie prime e i prodotti wip sono scaricati tempestivamente.
Mediante la registrazione di tutti gli ingressi di materiale nel magazzino (per acquisti o trasferimenti interni), misurazione sempre aggiornata delle scorte disponibili per l'impiego nel piano produttivo. Tutte le merci effettivamente ricevute e utilizzate sono contabilizzate nel periodo di competenza (lo stesso dicasi per i prodotti finiti)
Mancato aggiornamento della contabilità di magazzino con conseguente perdita di informazione relativamente alla disponibilità di materiali per il processo produttivo e alla valorizzazione economica e patrimoniale dei beni aziendali (inclusi i prodotti wip)
Procedure (es. cut off) Acquisizione copia del DDT, controllo corrispondenza quantità DDT con quantità inserita in sistema contabile.
Verifica DDT registrati il 1° giorno del mese successivo ->
verifica della data di trasporto
Gestione consignment stock / Materiali presso Terzi
Materiali di proprietà di terzi ma in possesso dell'azienda / Immagazzinamento da parte di terzi di merce di proprietà
Verificare esistenza di consignment stock o di conto lavoro
Verificare esistenza di consignment stock o di conto lavoro
Verificare esistenza di consignment stock o di conto lavoro
Verificare esistenza di consignment stock o di conto lavoro
Operational Audit: Macerata Plant – Audit Program
Sub-processes Activities Control Objectives Risks Associated Controls Audit Tests Gestione
overstock/slow moving
Gestione Eccedenze di stock rispetto ai piani di
produzione e merci a lento tasso di rotazione
Garantire
approvvigionamento ottimale per piano di produzione
Occupazione spazi di stockaggio, interessi finanziari passivi su eccedenze, incremento rimanenze e
peggioramento CCN, Obsolescenza su slow moving.
- 1. Report ad hoc -2.
KPI (es. indice di rotazione delle scorte)
- 1. Verifica ed acquisizione di report ad hoc - 2. Verifica del calcolo dell'indice di rotazione delle scorte -3. Verifica della frequenza di manifestazione dei fenomeni e tempestività nel ritorno al livello e al mix ottimali di materiali in giacenza -4. donwload in formato elettronico del giornale di magazzino materie prime e analisi movimentazione mensile per codice e causale
Costo medio ponderato
Valorizzazione delle scorte di magazzino con il metodo del costo medio ponderato
Determinare i flussi economico-finanziari collegati alla gestione delle scorte di magazzino
Valorizzazione non corretta delle rimanenze contabili, valutazioni economiche e patrimoniali distorte.
Indicatori gestionali (performance industriali) non corretti. Scostamento inappropriato tra costo standard e costo medio ponderato
- 1. Algoritmo di calcolo a sistema coerente con il manuale di reporting - 2) Attività di
monitoraggio sulla valorizzazione del magazzino (es.
controller industriale e ufficio bilancio consolidato)
- 1. Verifica a campione procedura di calcolo del costo medio ponderato - 2. Scelta di un periodo contabili di osservazione e Acquisizione Report -3. Controllo adeguata corrispondenza dati contabili con report di gruppo consolidato.
Fine Linea PF Verifica gestione del fine linea (PF)
Verifica gestione del fine linea, letture, baia di rientro,
comunicazioni automatiche con eventuali provider.
Rientri di PF non autorizzati Contestazioni con provider Perdite di PF
Verificare esistenza di specifiche procedure e controlli del fine linea
- Verificare analisi di confronto tra movimenti del provider esterno e risultanze interne da SAP
- Verificare letture automatiche di uscita (codici a barre)
- Verificare processo autorizzativo per rientri di PF da provider
- Verificare layout fisico del fine linea
