Corso introduttivo a
MS Excel ed MS Access
sergiopinna@tiscali.it
Descrizione del Corso
• Durata complessiva 12 Ore
– 6 ore Excel (due lezioni) – 6 ore Access (due lezioni)
• Lezioni frontali
• Esercitazioni sugli argomenti trattati
• Dispense e file di esempio
Obiettivi del Corso
• Microsoft Excel
– Migliorare le conoscenze di base
– Acquisire nuove capacità di gestione dei dati
• Microsoft Access
– Organizzazione delle informazioni
– Progettazione ed Utilizzo di un DBMS
Prima Parte: Ms Excel
(lezione #1)
CONTENUTI LEZIONE
• Fogli di lavoro, celle
• Commenti, nomi, blocchi e riquadri
• Tecniche di formattazione
• Strumenti di aiuto
• Gestione della stampa
• Elementi grafici: Forme e ClipArt
Introduzione ai fogli elettronici
• I fogli elettronici sono delle applicazioni che
permettono di sfruttare le potenzialità di calcolo dei personal computer.
• Essi si basano su un’area di lavoro, detta foglio di lavoro, costituita da una griglia di righe e di colonne.
• L’intersezione tra una riga e una colonna è detta cella.
• Una cella è l’unità elementare di un foglio di lavoro,
ognuna delle quali può contenere un dato, del testo od una formula.
• Excel è un foglio elettronico.
• Ogni file di Excel è formato da 16 fogli di lavoro,
ciascuno di 16384 righe e 256 colonne, contenuti in una cartella.
Menu’ e strumenti
• Barra dei menu:
• Barra degli strumenti standard:
• Barra degli strumenti formattazione:
Menu’ e strumenti
• Barra della formula:
• Barra di stato:
• Barra dei fogli:
Lavorare con Excel (1)
• Nella cella attiva si possono immettere due tipi di dati:
– un valore costante, cioè un numero o un testo,
– e una formula, riferimenti di cella, funzioni e operatori matematici che genera un nuovo valore partendo dai valori esistenti.
• L’immissione può avvenire direttamente nella cella.
• Il contenuto della cella attiva viene visualizzato anche nella barra della formula.
• Se il numero immesso nella cella è troppo grande al posto di esso verrà visualizzato il suo numero esponenziale.
• Per visualizzare correttamente il numero si può allargare la colonna o cliccando col tasto destro del mouse sulla sua coordinata e
scegliendo il comando Larghezza colonne, o posizionando il cursore tra una colonna e un’altra e trascinando il margine.
(Il comando di dimensionamento per righe e colonne è disponibile anche nel menù Formato)
Lavorare con Excel (2)
• Per selezionare le celle desiderate si può:
– cliccare sulla singola cella per renderla attiva;
– cliccare sulla cella di partenza e trascinare il cursore per selezionare un gruppo di celle contigue
– Selezionare una cella e spostarsi con le frecce tenendo premuto il tasto SCIFT
Lavorare con Excel (3)
Lavorare con Excel (4)
Selezione di celle:
• per selezionare celle non contigue:
– cliccare sulle celle tenendo premuto il tasto Ctrl cliccare sulla coordinata della riga o della colonna per selezionarla tutta;
• cliccare sul menù Modifica-Seleziona tutto
per selezionare l’intero foglio.
Lavorare con Excel (5)
Fogli di lavoro: divisione
• Le celle fanno parte di un foglio di lavoro. Per attivare un foglio basta cliccare sulla sua scheda. Per inserire o
eliminare un foglio si possono usare i relativi comandi dei menù Modifica e Inserisci.
• Per cambiare il nome ad un foglio basta scegliere il comando Foglio-Rinomina dal menù Formato.
• Se si vuole suddividere un foglio di lavoro in riquadri, per vedere contemporaneamente parti diverse dello stesso foglio si può usare il comando Dividi dal menù Finestra, dopo aver selezionato la riga dove verrà fatta la
divisione, Per eliminare la divisione basta scegliere il comando Rimuovi divisione.
Fogli di lavoro: riquadri
• Quando lavoriamo con fogli la cui dimensione supera i bordi del video è utile utilizzare il
comando Finestra/Blocca riquadri.
• Con questo metodo vedremo sempre le righe e le colonne che contengono i titoli del foglio,
anche quando ci sposteremo più a destra o più in basso.
• Ad esempio per bloccare la prima riga e la prima colonna è sufficiente posizionarsi SOTTO la
prima riga ed A DESTRA della prima colonna (B2) ed attivare il comando.
Fogli di lavoro (2)
• Dopo aver aggiunto molti fogli ad una cartella, può succedere che li si voglia riorganizzare.
– Per spostare un foglio fare clic sulla scheda del foglio di lavoro che si vuole spostare, poi premere e tenere premuto il pulsante del mouse. La forma del
puntatore cambia e diventa un piccolo foglio
– Trascinare il puntatore alla destra della scheda di foglio dopo la quale si vuole spostare il foglio
selezionato
– Rilasciare il pulsante del mouse
Copia di fogli di lavoro
• Per copiare un foglio di lavoro:
– Selezionare la linguetta del foglio da copiare – Premete il tasto CTRL contemporaneamente – Rilasciate il tasto del mouse
– Rinominate il foglio
• (doppio click o tasto destro)
Modificare il contenuto delle celle
• Fare clic sulla cella in cui si vuole modificare
• Premere F2 per passare alla modalità di modifica (la barra di stato ora visualizza Modifica anziché Pronto, nell'angolo inferiore sinistro)
• Se necessario usare il puntatore del mouse oppure i tasti Home, Fine e i tasti di controllo del cursore per portare il punto di inserimento nella cella
• Se necessario usare una qualsiasi combinazione dei tasti Backspace e Canc per eliminare i caratteri non desiderati
• Se necessario scrivere nuovi caratteri
• Premere Invio per accettare le modifiche, oppure premere Esc per revocarle.
Modificare il contenuto delle celle
Inserire colonne e righe
• In un foglio di lavoro si possono inserire colonne e righe vuote fra colonne o righe già compilate, senza cancellare o riscrivere alcunché.
• Una o più colonne vuote, vengono inserite a sinistra della colonna selezionata e una o più righe vuote vengono inserite al di sopra della riga selezionata.
• Excel risistema le celle esistenti per far posto alle nuove colonne o righe e adegua le formule esistenti in modo che continuino a riferirsi alle celle giuste.
Inserire colonne e righe
• Inserire una colonna
– Fare clic nella colonna a destra della
posizione della nuova colonna che si vuole inserire
– Fare clic sul menu Inserisci, poi su Colonne.
Viene inserita una nuova colonna a sinistra della cella o della colonna selezionata
Inserire colonne e righe
Inserire colonne e righe
• Inserire una riga
– Fare clic in un punto qualsiasi della riga
immediatamente sotto la posizione in cui si vuole inserire la nuova riga
– Fare clic sul menu Inserisci, poi su Righe.
Viene inserita una nuova riga sopra la cella o la riga selezionata.
Inserire colonne e righe
Inserire celle
Righe e colonne: dimensioni
• per allargare o restringere le colonne posiziono il mouse sull’indirizzo della colonna sul suo bordo destro e tenendo premuto il tasto sinistro del
mouse lo trascino fino ad ottenere la larghezza desiderata.
• per allargare colonna in modo da avere la
dimensione del dato più largo fare doppio-clic con il tasto sinistro del mouse sul bordo destro della colonna.
Larghezza colonne
• Per copiare su altre celle la dimensione di una colonna:
– Selezionate la colonna di cui si vuole copiare la larghezza
– Cliccare su copia
– Dal menù modifica/incolla speciale
• Selezionate: larghezza colonne
• Premete OK
Taglia, Copia e Incolla
• 4 modi:
– Pulsanti nella barra degli strumenti
– Tasto destro del mouse sulla selezione – Menù “Modifica”
– Tasti di scelta rapida:
• CTRL + C (copia)
• CTRL + V (incolla)
• CTRL + X (taglia)
Incolla speciale (modifica)
Appunti di Office
• Per visualizzare il contenuto degli appunti:
• Selezionare dal menù ‘modifica’:
– Appunti di office
• Se gli appunti non sono vuoti
– Possiamo selezionare l’elemento da copiare/incollare
Riempimento
• Per riempire (copiare) delle celle a partire da una cella predeterminata:
– Selezionare una cella
– Trascinare l’angolo inferiore destro – Cliccare sul bottone ‘riempimento’
– Cliccare su ‘copia celle’
Commenti a celle
• Per inserire commenti a celle bisogna:
– Selezionare le celle
– Cliccare con il tasto destro del mouse – Inserire nuovo commento
– Premere 2 volte ESC
Commenti a celle
• Per visualizzare un commento:
– Posizionarsi con il mouse sull’angolo rosso nella cella
– Oppure cliccare con il tasto destro su “mostra commento”
• Per visualizzare/nascondere tutti i commenti:
– Dal menù “visualizza” cliccare su commenti
Nomi a celle e/o zone
• Per dare un nome ad una cella o ad un gruppo di celle (zona) bisogna selezionarla ed attivare il menù Inserisci/Nome/Definisci, ed excel ci
proporrà come nome della cella la scritta che trova a sinistra.
• E’ anche possibile, dopo aver selezionato la cella, fare clic nella casella in alto a sinistra
sopra le celle, dove appare il nome della cella, scrivere il nome che vogliamo dare e dare invio.
Bordi delle celle
• Dal menu “visualizza”
– “Barre degli strumenti”
• “Bordi”
– Disegna bordo
– Disegna tabella con bordo – Colore e dimensione bordo – Cancella bordo
Esercitazione 1
• Inserire 5 persone in un foglio:
– Indicarne: nome, cognome, data nascita
• Inserire un commento per una persona
• Assegnare un nome alle celle/zone
• Disegnare i bordi
• Unire nome e cognome
• Copiare i dati nel foglio2 con i tasti di scelta rapida e rinominarlo
• Salvare con nome: eser1.xls sul desktop
Guida in linea (?)
• Le funzionalità disponibili in Excel sono numerosissime e le opzioni associate a ciascuna funzionalità spesso sono decine;
• anche gli utenti più esperti, a fronte di una tale gamma di possibilità, possono a volte aver bisogno di una guida o di un
suggerimento.
• Per visualizzare la guida premere il tasto F1
– Sommario/ indice / ricerca libera
Guida in linea: Assistente
• Un ulteriore strumento di aiuto è l’assistente di Excel.
• Per visualizzarlo o nasconderlo cliccare sulla barra degli strumenti su ‘?’
– Cliccare su mostra/nascondi assistente – Digitate la domanda
– Cliccate sull’argomento
Assistente di Office
• Opzioni:
– Fate click sull’assistente di office – Fate click su opzioni
– Appare una finestra di controllo con le opzioni dell’assistente
– Scegliete le opzioni che desiderate con il flag di attivazione
Protezione dei fogli
• E’ possibile proteggere i dati contenuti nei fogli impostando le proprietà dal menù:
– Strumenti/protezione/fogli – Digitare una password
• Per rimuovere la protezione del foglio
– Strumenti/protezione/rimuovi protezione – Digitare la password
Formattazione dei dati
• Barra di formattazione:
– Formato del testo – Allineamento
– Formati per numeri e valute – Effetti grafici
Formattazione dei dati: celle
• Click con tasto destro su cella…
• Formato celle:
– Allineamento – Carattere
– Bordo – Colore
Copia formato: stili
• Uno stile è un insieme di caratteristiche del formato
• Per copiare uno stile è possibile
selezionare la cella e cliccare sul pulsante
copia formato
Assistente: disattiva
• Fate click sull’assistente
• Premete opzioni
• Disattivare la casella di controllo
– ‘utilizza assistente di office’
• Premete OK
• …da ora in poi premendo F1 compare la
guida in linea
Guida Rapida: ?
• Permette di visualizzare rapidamente
informazioni e spiegazioni sull’utilizzo di un
determinato elemento presente sulla schermata:
– Selezionare ‘guida rapida’ dal menù ‘?’
– Oppure premete MAIUSC+F1
– (il puntatore del mouse cambia aspetto)
– Cliccate sull’elemento di cui volete avere informazioni – Premete ESC per USCIRE
Formattazione dei dati: numeri
• Formato numeri
– Posizioni decimali
– Separatore di migliaia
Formattazione dei dati: date
• Formato date
– tipo
Formattazione dei dati: percentuale
• Formato percentuale
– decimali
Esercitazione 2
• Aprire il file Eser1.xls dal desktop
• Nel foglio2 modificare a piacimento i formati delle celle di testo, numerico e data.
• Utilizzare la formattazione particolare per una cella che contiene una data
• Selezionare uno stile e visualizzarne le caratteristiche (menù formato/stili)
• Aprire la guida in linea e cercare nell’indice la parola “stile”
• Salvare il file con nome: eser2.xls
Stampa dei dati
• Scelta stampante
• Opzioni di base
– (numero copie, selezione pagine, proprietà stampante, …)
• Anteprima di un documento
• Selezione dell’area di stampa
Stampa dei dati
• Per stampare un foglio elettronico è sufficiente selezionare il menù File/Stampa o premere il
bottone con il disegno della stampante, in alto a sinistra.
• Però un foglio elettronico permette di inserire dati senza badare alla dimensione del foglio,
dunque quando lo dovremo stampare avremo a disposizione numerose possibilità di
manipolazione.
• Per accedervi è sufficiente attivare il menù File/Imposta pagina.
Imposta Pagina
•La finestra di dialogo è divisa in quattro cartelle : Pagina -Margini - Intest/piè di pag - Foglio.
Stampa dei dati
Nella finestra ‘Pagina’ le opzioni più comode sono:
– Orientamento che permette di ruotare il foglio di 90°
– Proporzioni che con Adatta rimpicciolisce il foglio per farlo stampare su un numero di pagine deciso da noi.
Stampa dei dati
Nella finestra ‘margini’ le opzioni più comode sono:
– Valori dei margini
– Centra rispetto alla pagina
• Nella finestra ‘intestaz e piè..’ vi si
possono inserire il testo (es: nome file) o il
numero pagina…
Stampa dei dati
Nella finestra ‘foglio’ le opzioni più comode sono:
– Area di stampa – Tipo stampa
• Stampare i commenti
• Stampare errori
• Stampare la griglia
Anteprima di stampa
Elementi Grafici
• In un foglio Excel è possibile inserire
qualsiasi immagine o altro oggetto grafico (diagrammi, etichette,…).
• Il modo più semplice è inserire una immagine dal menù ‘Inserisci’
• Quando una immagine è stata inserita compare la barra degli strumenti
‘immagine’
Immagini e ClipArt
• Dalla barra degli strumenti ‘immagine’ è possibile ad esempio:
– Ritagliare
– Ruotare (oppure pallino verde)
– Modificare la luminosità o il contrasto…
• Ogni altro parametro è presente nella
finestra ‘formato immagine’ visualizzabile
dal menù: visualizza/barra str/immagine
Immagini e ClipArt
Immagini e ClipArt
Forme e WordArt
• Può essere utile inserire forme particolari come frecce, poligoni, diagrammi:
– Visualizzare la barra degli strumenti ‘disegno’
• Può essere utile inserire una scritta particolare (WordArt)
WordArt
• Proprietà:
– Modifica Testo – Raccolta modelli
– Formato (colore, linee, dimensioni …) – Forma
Diagrammi
• E’ possibile inserire diagrammi pre-definiti
• E modificarne il formato:
– Visualizzare la barra degli strumenti ‘disegno’
– Cliccare su ‘Diagramma’
– Selezionare un tipo di diagramma
Diagrammi
Diagrammi
• Cliccando su una sezione del diagramma
– Compare la barra ‘diagramma’
• da cui è possibile modificare:
– Forme (inserimento) – Layout
– Stile
Esercitazione 3
• Aprire il file eser2.xls
• Inserire una immagine nel foglio3
– Modificarne l’aspetto con gli appositi strumenti
• Creare una WordArt
– Modificarne l’aspetto con gli appositi strumenti
• Creare un Diagramma personalizzato
• Settare le impostazioni di pagina
– Simulare una stampa (anteprima)
• Salvare il file con nome: eser3.xls
