SOMMARIO
INTRODUZIONE ... 7
CAPITOLO 1. I Sistemi ERP ... 11
1.1 Il Sistema informativo aziendale e la sua evoluzione... 11
1.1.1 Caratteristiche generali del sistema informativo... 12
1.1.2 Evoluzione dei fabbisogni di integrazione ... 13
1.2 I sistemi ERP ... 15
1.2.1 L’evoluzione dei sistemi ERP... 16
1.2.1.1 MPR: Material Requirement Planning ...17
1.2.1.2 Closed-loop MRP...18
1.2.1.3 MRPII: Manufacturing Resource Planning ...18
1.2.1.4 ERP: Enterprise Resource Planning...19
1.2.2 Architettura funzionale dei sistemi ERP ... 20
1.2.2.1 Struttura di un sistema ERP...21
1.2.2.2 Caratteristiche distintive...22
1.2.2.3 Le funzionalità di un sistema ERP ...26
1.2.2.4 L’integrazione settoriale ...27
1.2.3 Adozione di sistemi ERP: vantaggi e rischi per l'impresa ... 28
1.2.3.1 Vantaggi derivanti dall'implementazione di un ERP ...28
1.2.3.2 L’affidabilità dei Sistemi ERP...30
1.2.3.3 Limiti e rischi dei sistemi ERP...31
1.3 Approvvigionamento e implementazione di un sistema ERP ... 34
1.3.1 Analisi del rischio ... 35
1.3.2 Approvvigionamento del sistema ERP ... 36
1.3.3 Implementazione del sistema ERP... 40
1.3.3.1 Formazione del gruppo di lavoro ...40
1.3.3.2 Fase di analisi...41
1.3.3.3 Configurazione e parametrizzazione ...42
1.3.3 Test, messa in produzione e manutenzione del sistema ERP... 45
1.3.4 Costi ... 47
CAPITOLO 2. Il sistema SAP Human Resources ... 54
2.1 Chi è SAP ... 54
2.1.1 Storia e architettura SAP ... 55
2.2 I moduli SAP... 57
2.2.1 Introduzione al sistema SAP R/3 ... 58
2.3 Il modulo SAP HR... 61
2.3.1 Aspetti caratteristici del modulo SAP HR ... 62
2.3.1.1 La completezza...62
2.3.1.2 La complessità ...62
2.3.1.3 La differenza ...63
2.3.1.4 Gli impatti culturali ...63
2.3.2 La struttura di SAP HR ... 64
2.3.2.1 Il concetto di infotype, evento e subtype ...64
2.3.3 Organizational Management ... 67
2.3.4 Personnel Administrator... 72
2.3.4.1 Politica retributiva...72
2.3.4.2 Benefits...75
2.3.4.3 Time Management...77
2.3.4.4 Selezione e acquisizione delle risorse umane ...82
2.3.4.5 Travel Management ...86
2.3.5 Personnel Development ... 89
2.3.5.1 Sviluppo e formazione...89
2.3.6 Employee self service (ESS)... 93
CAPITOLO 3. Implementazione del sistema SAP HR-TM... 96
3.1 Obiettivo e Ambito ... 96
3.2 Realization Time Management ... 100
3.2.1 Rilevazione Timbratura... 101
3.2.2 Quadratura giornata... 101
3.2.3 Mappatura dati ... 102
3.3 Parametrizzazione di base... 102
3.3.2 Calendario ... 104 3.3.3 Orari di lavoro ... 105 3.3.4 Sostituzioni... 107 3.3.5 Reperibilità... 108 3.3.6 Giustificativi di assenza/presenza ... 108 3.3.6.1 Giustificativi di assenza ...109 3.3.6.2 Giustificativi di presenza ...113
3.3.6.3 Straordinario e Riposo Compensativo...113
3.3.6.4 Riposo Compensativo...115
3.3.6.5 Riposo Compensativo Festivo h/g...115
3.3.6.6 Riposo Compensativo Intervento Notturno...116
3.3.6.7 Monte Ore Assenze ...116
3.3.6.8 Ferie...117
3.3.7 Titolarità... 119
3.3.8 Voci Retributive per il calcolo Payroll... 121
3.3.8.1 Premio di produzione...122
3.3.8.2 Buono Pasto ...123
3.3.8.3 Indennità di Rischio ...124
3.3.8.4 Indennità di zona...126
3.3.8.5 Indennità di funzione...127
3.3.8.6 Indennità di Maneggio Valori...127
3.3.8.7 Indennità di Turnazione ...128
3.3.8.8 Indennità di Reperibilità ...128
3.3.8.9 Voci retributive create ...128
3.3.9 Schema di Quadratura Giornata ... 133
3.3.10 Reportistica ... 135
RINGRAZIAMENTI ... 139
BIBLIOGRAFIA... 140
APPENDICE A. La metodologia Asap per le implementazioni SAP ... 142
INDICE DELLE FIGURE
Figura 1. Il sistema informativo aziendale ... 12
Figura 2. I Macroprocessi ERP ... 16
Figura 3. Architettura di un sistema ERP... 22
Figura 4. Modularità di un sistema ERP ... 23
Figura 5. Struttura del gruppo di lavoro ... 40
Figura 6. Ripartizione dei costi ... 47
Figura 7. Architettura del sistema Sap ... 56
Figura 8. Indipendenza hardware e portabilità di R/3 ... 57
Figura 9. Interfaccia Sap Logon... 60
Figura 10. Interfaccia Sap Easy Access ... 60
Figura 11. Interfaccia Sap Easy Access-HR... 64
Figura 12. Infotype Azioni (0000)... 67
Figura 13. Struttura organizzativa ... 71
Figura 14. Calcolo della retribuzione ... 75
Figura 15. I benefits aziendali ... 76
Figura 16. La rilevazione presenze... 78
Figura 17. Assunzione... 84
Figura 18. La gestione trasferte... 87
Figura 19. Sviluppo del personale ... 91
Figura 20. Metodologia ASAP... 96
Figura 21. Fasi del progetto ... 98
Figura 22. Processo di rilevazione assenze presenze... 99
Figura 23. Report: Dati assenze/ presenze ... 135
Figura 24. Report: cartellino orologio per ferie/malattia ... 136
Figura 25. Report: cartellino orologio per ferie/malattia ... 136
Figura 26. Report: cartellino orologio di riepilogo giustificativi ... 137
Figura 27. Report: cartellino monte ore... 137
Figura 28. Report: voci retributive tempo ... 138
Figura 30. Tabella SAP T554S ... 147
Figura 31. Tabella SAP V_T559L... 147
Figura 32. Tabella SAP V_T550P ... 148
INDICE DELLE TABELLE
Tabella 1. Durata delle fasi di progetto... 98
Tabella 2. Infotype gestiti dal TM ... 102
Tabella 3. Status rilevazione presenze ... 103
Tabella 4. Giorni festivi ... 104
Tabella 5. Orario di lavoro giornaliero... 106
Tabella 6. Orari di lavoro periodico... 107
Tabella 7. Reperibilità ... 108
Tabella 8. Giustificativi d’assenza... 109
Tabella 9. Regola d’implementazione per giustificativi d’assenza... 111
Tabella 10. Giustificativi di presenza ... 113
Tabella 11. Straordinari e voci retributive ... 114
Tabella 12. Straordinari Part Time e voci retributive ... 114
Tabella 13. Riposo compensativo e voci retributive ... 115
Tabella 14. Monte ore ... 116
Tabella 15. Giustificativi per i quali non avviene la maturazione ferie ... 119
Tabella 16. Titolarità ... 120
Tabella 17. Titolarità e voci retributive... 120
Tabella 18. Giustificativi premi di produzione ... 122
Tabella 19. Giustificatici di assenze/presenza per i quali spettano i buoni pasto... 124
Tabella 20. Indennità di rischio ... 124
Tabella 21. Giustificativi assenze per i quali viene generate l’indennità... 125
Tabella 22. Giustificativi presenze per i quali non vengono generate indennità .... 125
Tabella 23. Giustificativi di presenza per i quali non viene generata l’indennità di zona ... 126
Tabella 24. Giustificativi di assenza per i quali non si abbattono le maturazioni .. 126
INTRODUZIONE
La qualità e le competenze delle risorse umane costituiscono un reale vantaggio competitivo per un’azienda.
Nell’ultimo decennio le imprese si sono trovate ad operare in una realtà caratterizzata da profonde rivoluzioni tecnologiche, da una crescente flessibilità e da profondi mutamenti nelle professioni. Viviamo nell’era post-industriale, nella quale per le imprese si è affermata l’importanza delle competenze, delle conoscenze, delle capacità e dell’apprendimento continuo. Quindi le risorse umane occupano un ruolo centrale nella gestione delle aziende moderne, essendo un vero e proprio capitale per l’impresa.
Per aziende che ormai vogliono affrontare con successo la competizione globale e ridurre le pressioni dei costi, la gestione delle risorse umane deve mettere a punto delle strategie per rinnovare e legare valori, competenze e prestazioni per ottimizzare la performance economica dell’azienda.
Inoltre, data la rilevanza strategica della gestione delle risorse umane, diventa necessario andarla a valutare nell’attuale contesto economico, caratterizzato da un più elevato livello di tecnologia e dai nuovi sistemi di gestione.
Assumono quindi importanza le soluzioni integrate per la gestione aziendale di tipo ERP che hanno registrato un vero e proprio boom di installazioni nei grandi gruppi industriali e commerciali internazionali. Si tratta di sistemi a copertura di tutte le aree d’impresa, che si prefiggono una gestione aziendale distribuita, mantenendo uno stretto controllo delle attività.
Quindi per poter ottenere una gestione efficiente in tale contesto, le aziende devono sfruttare al massimo le potenzialità e la produttività dei propri collaboratori, ovvero il capitale umano, che costituisce il perno intorno al quale ruota il loro successo, attraverso soluzioni tecnologicamente innovative, che permettano la gestione integrata dei processi di business d’azienda. Ciò implica che le tradizionali funzionalità delle Risorse Umane (HR) debbano essere trasformate fino a diventare
un programma completo e integrato di gestione delle risorse umane, ossia integrare informazioni e processi relativi ai collaboratori con processi e strategie di business aziendali.
È facile dedurre che le aziende che disporranno di efficaci tool mirati all’implementazione di programmi integrati di Gestione delle Risorse Umane saranno sicuramente in grado di incrementare la produttività del proprio personale. Senza l’utilizzo di tali strumenti, risulterà più difficile riuscire a essere e rimanere competitivi nell’attuale contesto economico, caratterizzato da un’evoluzione costante e da continui cambiamenti.
L’obiettivo di tale tesi è quello di dimostrare l’integrazione tra la gestione delle risorse umane e i sistemi ERP, attraverso anche la descrizione del progetto svolto durante l’esperienza di tirocinio, consistente nell’implementazione di un sottomodulo del sistema software SAP Human Resources (HR), ossia il Time Management (TM), che si occupa della gestione dell’intero processo relativo alle presenze dei dipendenti. Mentre SAP HR è una soluzione completa che consente alla funzione HR di integrare, automatizzare ed ottimizzare i processi amministrativi e gestionali, riducendo i costi e aumentando la flessibilità e l’efficacia operativa, permettendo inoltre di supportare la definizione di modelli di valutazione, gestione e sviluppo del personale favorendo la crescita, l’innovazione e la creazione di valore. Tale lavoro sarà articolato in tre parti per poter raggiungere l’obiettivo predefinito:
1. I sistemi ERP
2. La soluzione HR di SAP
3. Implementazione del modulo SAP HR-TM per l’azienda ServST S.p.A La prima fase di tale progetto di tesi consisterà nello studio dei sistemi informativi integrati: i sistemi ERP e loro caratteristiche. Tali sistemi stanno sempre più assumendo un ruolo decisivo per le imprese di successo, che hanno da tempo attivato progetti di ridisegno dei propri aspetti organizzativi e una continua ricerca di soluzioni organizzative e gestionali che sappiano integrare elevati livelli di efficienza operativa, tempestività di risposta al cliente e flessibilità dei programmi gestionale, al fine di conseguire sempre più elevati livelli di integrazione.
Diffusi a partire dalla fine degli anni ‘80, essi hanno mostrato nel corso degli anni successivi, tassi di crescita elevati in tutti i grandi paesi industrializzati e nelle più
diverse tipologie di imprese, fino a conseguire una vera e propria esplosione all’inizio degli anni 2000.
La guida di un organismo complesso, come una grande impresa moderna, impone sempre più spesso al management scelte fortemente critiche per lo sviluppo dell’impresa e talvolta per la sua stessa sopravvivenza. Nell’attuale scenario economico, la tensione continua è una condizione normale di vita delle aziende, di conseguenza la guida dell’impresa non deve essere ridotta a routine, ma richiede continuamente creatività, spirito di innovazione e prontezza nel cogliere nuove opportunità. È essenziale che il funzionamento dell’impresa sia il più possibile semplice, lineare e diretto, eliminando le barriere fra le funzioni e integrando competenze e responsabilità, rendendo l’azienda capace di dare risposte rapide ed efficaci alle sollecitazioni interne ed esterne.
La tecnologia dell'informazione e della comunicazione costituisce in tale contesto uno strumento importante per raggiungere questi obiettivi. Con i sistemi ERP si è infatti sviluppata un’innovazione tecnologica tale da permettere di disporre e di trarre le informazioni in quantità e in modi una volta non immaginabili.
Essi hanno aperto la possibilità all’organizzazione di condividere finalità e proprietà del business, diventando veicolo attivo di generazione del valore d’impresa e di raggiungimento degli obiettivi imprenditoriali, supportando la gestione aziendale in tutte le sue aree, dalla contabilità alla gestione del personale, dalle relazioni con i clienti ai fornitori e magazzini.
In questa prima parte della tesi sarà quindi approfondito uno studio sui sistemi ERP, definendone struttura, evoluzione, vantaggi, limiti e implementazione.
Nella seconda e terza parte di tale lavoro sarà illustrato e descritto il progetto svolto durante il tirocinio presso l’azienda di consulenza TopConsulting S.r.l. Tale esperienza di lavoro mi ha permesso di seguire le fasi di implementazione di un sistema SAP. In particolare ho avuta la possibilità di interfacciarmi con il modulo HR (Human Resources), così da poterne imparare le diverse funzionalità in merito alla gestione delle risorse umane.
Infatti proprio nel secondo capitolo di tale tesi sarà analizzato e descritto il modulo studiato in azienda, soluzione software del sistema ERP di SAP (mySap ERP) per la gestione delle risorse umane. Tale modulo offre una serie di funzionalità per la
gestione dell’area delle Risorse Umane, consentendo di trasformare l’approccio tradizionale di gestione del personale, in una gestione strategica di quest’area. Esso dà la possibilità di generare un valore aggiunto di entità significativa per l’azienda vincendo, al tempo stesso, tutte le sfide tipiche dell’attuale contesto economico. HR supporta il personale in ogni fase della propria attività all’interno dell’azienda, a partire dalle operazioni legate alla selezione delle risorse, agli avanzamenti di carriera e al pensionamento. Permette all’azienda di reperire i candidati migliori, sfruttare al meglio le loro capacità e competenze, incrementare l’impatto derivante dalle attività di formazione e sviluppo.
Tale sistema consente al personale di condividere conoscenze e informazioni in tempi estremamente brevi, costruendo relazioni collaborative e interattive.
Semplifica la comunicazione tra i dipendenti, consentendo lo scambio di informazioni con i fornitori esterni e con terze parti particolarmente rilevanti.
Quindi migliorando l’accesso a informazioni, servizi e transazioni importanti, la soluzione consente ai dipendenti di ottenere una visione completa del business e dell’ambiente in cui operano, supportandoli in tutti le loro attività, riducendo il costo e il tempo delle transazioni. Tale modulo SAP permette ai collaboratori di diventare più autonomi, ed efficienti.
Nella terza parte di tale lavoro sarà descritto il progetto di implementazione del modulo TM di SAP HR per un’azienda cliente della TopConsulting S.r.l.: la società ServST S.p.A.
