Area Servizi alla Persona

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Area Servizi alla Persona

Settore

Staff Amministrativo e Segreteria dell’Area Servizi alla Persona

Direttore FABRIZIO MUTTI

PEG ANNO 2015

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UNIONE RENO GALLIERA RESPONSABILE: DOTT. FABRIZIO MUTTI

CENTRO DI COSTO: SETTORE STAFF Amministrativo e Segreteria

OBIETTIVI PERMANENTI :

ricevimento della posta e dei fax in arrivo, protocollazione dei documenti, loro attribuzione informatica all'ufficio competente e classificazione;

controllo della posta certificata e sua protocollazione;

controllo delle e-mail in arrivo, loro protocollazione e attribuzione all’ufficio competente;

scansione degli atti protocollati ed inserimento atti scansionati nel sistema gestionale;

controllo e smistamento agli uffici competenti della posta protocollata;

gestione delle richieste, da parte degli uffici, di annullo, assegnazione e modifica delle pratiche protocollate;

supporto agli sportelli territoriali per problematiche amministrative connesse alla protocollazione;

stesura modelli tipo di atti deliberativi e determinazioni, convenzioni, contratti di servizio per l’intero Settore;

stesura e adozione degli atti deliberativi e determinazioni di competenza dell’Area Segreteria e Staff Amministrativo.

interfaccia di raccordo con la C.U.C. per le gare sopra soglia e delle procedure diverse dagli acquisti in economia (capitolato,piano economico, relazione tecnica, criteri valutativi approvati a cura dei Settori interessati);

supporto ai Settori dell’Area Servizi alla Persona per acquisti, su ME.PA;

acquisto di beni e servizi di utilizzo trasversale ai Settori dell’Area Servizi alla Persona, su ME.PA.

stesura modelli tipo di Contratti e Convenzioni per l’intero Settore;

stesura, approvazione e sottoscrizione di Contratti e Convenzioni di competenza del Settore Segreteria e Staff Amministrativo (l’approvazione e la sottoscrizione di Convenzioni e contratti specifici è a cura delle Aree di riferimento);

raccordo per repertorio dei contratti a cura della Segreteria dell’Unione;

generazione ed emissione rette utenti dell’intera Area (sulla base dei dati inseriti nel sistema gestionale dai Settori dell’Area Servizi alla Persona);

rendicontazione degli incassi dell’Area provenienti da rette;

sollecito morosi

messa a ruolo dei morosi

Gestione degli automezzi di servizio;

Assicurazioni, Bolli, Carburanti e manutenzioni Automezzi di servizio;

Referente per il CED dell’Area Servizi alla Persona, per la dotazione e l’uso cellulari di servizio;

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OBIETTIVI SPECIFICI

Nr. PROGETTI E/O OBIETTIVI DI PROGRAMMA ASSEGNATI PER L’ESERCIZIO 2014

CRITERI DI VALUTAZIONE

PESO/

PRIORITA’

ALTRI SETTORI/SERVIZ

I INTERESSATI 1 Formazione ed abilitazione al nuovo sistema di gestione del

processo documentale e del protocollo dell’area Servizi alla Persona dell’Unione Reno Galliera anche presso lo sportello territoriale del Comune di Galliera.

10 Settore

Coordinamento Presidi Territoriali

e CED 2 Innovazione telematica: Avvio del servizio di iscrizione On-Line

per servizi del Settore Educativo/Scolastico. Avvio del sistema di pagamenti on-line per i Servizi a domanda individuale.

30 Settore

Educativo/scolasti co e CED 3 Acquisto di automezzi attrezzati per il trasporto disabili

mediante servizio di fund raising.

20 4 Consolidamento del processo di fatturazione, bollettazione e

rendicontazione dei servizi fruiti dagli utenti dell’Area Servizi alla Persona in seguito all’inserimento dei servizi del Comune di Galliera.

10 Tutte le Aree del Settore

5 Monitoraggio delle Entrate derivanti dai servizi soggetti a bollettazione/fatturazione - azioni finalizzate alla riduzione del tasso di morosità, individuazione delle eventuali azioni premianti per l’incentivazione di modalità di pagamento maggiormente tutelanti per l’Amministrazione.

15 Tutte le Aree del Settore

Tot.le 85 punti. I restanti 15 punti sono destinati ai progetti trasversali.

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Unione Reno Galliera

PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE 2015

SETTORE STAFF Amministrativo e Segreteria

RESPONSABILE: Dott. Fabrizio Mutti

Denominazione: Formazione ed abilitazione al nuovo sistema di gestione del processo documentale e del protocollo dell’area Servizi alla Persona dell’Unione Reno Galliera anche presso lo sportello territoriale del Comune di Galliera

OBIETTIVO/PROGETTO N° 1

LINEA POLITICA (rif. RELAZIONE PREVISIONALE PROGRAMMATICA)

DESCRIZIONE SINTETICA: Il processo di conferimento dei Servizi alla Persona da parte dei Comuni conferitori all’Unione Reno Galliera ha visto la realizzazione di un passaggio organizzativo per la gestione del processo documentale e di accoglienza dell’Utente diverso da quelli precedentemente in uso prima del conferimento perché esteso a più territori. Per questo motivo si è reso necessario organizzare tale processo in modo da offrire al cittadino una maggiore offerta in termini di accesso alla rete dei servizi. La nuova strategia organizzativa per la gestione del flusso documentale e del protocollo ha consentito ai presidi territoriali di operare nel sistema di protocollazione centrale gestito dal Settore Staff Amministrativo.

Dopo il primo semestre di avvio, con l’inserimento del Comune di Galliera è necessario formare gli operatori del presidio territoriale per inserire nella rete anche questo presidio.

PESO/PRIORITA 10

SCADENZA CRITERIO DI VALUTAZIONE

Report sulle attività svolte

PROGRAMMAZIONE N°

ATTIVITA’/FASI RESPONSABILE

OBIETTIVO/PROGETTO

RISORSE UTILIZZATE ALTRI UFFICI

COINVOLTI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.

Assetto e configurazione del sistema di protocollo

Fabrizio Mutti

CED

2014

2.

Formazione degli operatori del Presidio Territoriale di Galliera sul sistema di protocollo e sulle modalità di gestione del flusso documentaledell’Area Servizi alla Persona

Fabrizio Mutti

CED/ Settore Presidi Territoriali

2014

3.

Supporto continuo sulle modalità di protocollazione e di gestione del flusso documentale dell’intera Area Servizi alla Persona.

Fabrizio Mutti VERIFICA STATO AVANZAMENTO.

DATA FIRMA DEL RESPONSABILE ………

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Unione Reno Galliera

Denominazione: Innovazione telematica: Avvio del servizio di iscrizione On-Line per servizi del Settore Educativo/Scolastico. Avvio del sistema di pagamenti on-line per i Servizi a domanda individuale.

DESCRIZIONE SINTETICA: Dopo aver dato l’avvio al nuovo sistema gestionale in uso ai diversi Settori dell’Area Servizi alla Persona necessario anche per l’emissione della bollettazione/fatturazione per la corretta gestione informatizzata degli utenti iscritti ai servizi, nell’ambito dell’innovazione telematica si vuole raggiungere l’obiettivo di rendere possibile l’iscrizione on-line da parte degli utenti per i servizi educativi ed il pagamento on line delle bollette/fatture emesse per i servizi a domanda individuale.

PESO/PRIORITA 30

PROGRAMMAZIONE N°

OBIETTIVO/PROGETTO

COINVOLTI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.

Programmazione e Pianificazione del sistema di iscrizione on line ai servizi educativi e del pagamento on line delle bollette/fatture emesse per i servizi a domanda individuale.

Fabrizio Mutti

CED; Settore Scolastico Educativo

2014 2014

2.

Predisposizione documentazione per iscrizione on line ai servizi educativi

Fabrizio Mutti

Settore Scolastico Educativo; Settore Presidi Territoriali

2014

3.

Avvio iscrizione on line settore servizi

educativi/scolastici Fabrizio Mutti

CED; Settore Scolastico Educativo; Settore

Presidi Territoriali

4.

Predisposizione documentazione per pagamento on line delle bollette/fatture emesse per i servizi a domanda individuale.

Fabrizio Mutti

5.

Avvio pagamento on line delle bollette/fatture emesse per i servizi a domanda individuale

Fabrizio Mutti

CED

VERIFICA STATO AVANZAMENTO.

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Denominazione: Acquisto di automezzi attrezzati per il trasporto disabili mediante servizio di found rising.

DESCRIZIONE SINTETICA: Al fine di dotare l’Area Servizi alla Persona dell’Unione Reno Galliera, di automezzi per l’espletamento dei servizi di trasporto rivolte alle persone, si intende avviare un progetto innovativo di acquisizione di automezzi attrezzati per il trasporto disabili mediante un servizio di raccolta fondi provenienti da sponsorizzazioni commissionato dall’Unione Reno Galliera andando al superamento dei contratti di comodato d’uso di autoveicoli sponsorizzati attualmente in essere.

PESO/PRIORITA 20

PROGRAMMAZIONE N°

OBIETTIVO/PROGETTO

COINVOLTI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.

Acquisizione degli indirizzi dell’organo politico in ordine al progetto di acquisizione di automezzi attrezzati per il trasporto disabili mediante un servizio di raccolta fondi provenienti da sponsorizzazioni;

Fabrizio Mutti

2.

Avvio di una procedura selettiva in conformità con il Codice degli Appalti, finalizzata ad un servizio di raccolta fondi e attività correlate all’acquisizione di veicoli allestiti per il trasporto disabili, con mandato alla vendita di spazi pubblicitari ricavati dalla superficie della carrozzeria dei veicoli.

Fabrizio Mutti

3. Gestione del contratto con la ditta

aggiudicataria Fabrizio Mutti

4.

Acquisto dei veicoli attrezzati per il trasporto disabili solo nel limite degli effettivi fondi raccolti

Fabrizio Mutti VERIFICA STATO AVANZAMENTO.

(7)

Denominazione: Consolidamento del processo di fatturazione, bollettazione e rendicontazione dei servizi fruiti dagli utenti dell’Area Servizi alla Persona in seguito all’inserimento dei servizi del Comune di Galliera.

DESCRIZIONE SINTETICA: Dopo aver dato l’avvio al nuovo sistema gestionale in uso ai diversi Settori dell’Area Servizi alla Persona necessario anche per l’emissione della bollettazione/fatturazione per la corretta gestione informatizzata degli utenti iscritti ai servizi dell’Area Servizi alla Persona, nell’anno 2015, a seguito del conferimento dei servizi da parte del Comune di Galliera vi è l’obiettivo di consolidare il processo di bollettazione/fatturazione e gestione degli utenti mediante l’integrazione del bacino di utenza derivante dal Comune di Galliera.

PESO/PRIORITA 10

PROGRAMMAZIONE N°

OBIETTIVO/PROGETTO

COINVOLTI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.

Importazione delle banche dati derivanti dal Comune di Galliera

Fabrizio Mutti

2014

2.

Organizzazione delle sessioni formative per l’utilizzo del nuovo sistema informativo per il personale derivante dal Comune di Galliera

Fabrizio Mutti

CED e Sportelli Territoriali

2014

3.

Configurazione del sistema ed integrazione dei servizi del Comune di Galliera

Fabrizio Mutti

4.

Consolidamento del processo di fatturazione/bollettazione con l’integrazione dei flussi relativi agli utenti ed ai servizi del Comune di Galliera

Fabrizio Mutti

Altri Settori dell’Area Servizi alla Persona

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Denominazione: Monitoraggio delle Entrate derivanti dai servizi soggetti a bollettazione/fatturazione - azioni finalizzate alla riduzione del tasso di morosità, individuazione delle eventuali azioni premianti per l’incentivazione di modalità di pagamento maggiormente tutelanti per l’Amministrazione.

DESCRIZIONE SINTETICA: Dopo aver dato l’avvio al nuovo sistema gestionale in uso ai diversi Settori dell’Area Servizi alla Persona necessario anche per l’emissione della bollettazione/fatturazione per la corretta gestione informatizzata degli utenti iscritti ai servizi dell’Area Servizi alla Persona, nell’anno 2015, si rende necessario condurre un attento monitoraggio delle Entrate derivanti dai servizi soggetti a bollettazione/fatturazione. In funzione dell’andamento dei pagamenti ci si pone l’obiettivo di ricercare azioni finalizzate alla riduzione del tasso di morosità, andando ad individuare eventuali azioni premianti per l’incentivazione di modalità di pagamento maggiormente tutelanti per l’Amministrazione.

PESO/PRIORITA 15

PROGRAMMAZIONE N°

OBIETTIVO/PROGETTO

COINVOLTI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.

Monitoraggio dei pagamenti derivanti dai servizi soggetti a bollettazione/fatturazione

Fabrizio Mutti

Tutti i Settori Area Servizi alla Persona

2.

Predisposizione statistiche dell’andamento degli incassi rispetto al

fatturato Fabrizio Mutti

CED e Sportelli Territoriali

3.

Attivazione dell’attività di sollecito bonario e sistematico mediante l’indicazione dello stato dei pagamenti sui bollettini MAV e Fatture.

Fabrizio Mutti

4.

Individuazione delle eventuali azioni premianti per l’incentivazione di

modalità di pagamento

maggiormente tutelanti per l’Amministrazione

Fabrizio Mutti

Altri Settori dell’Area Servizi alla Persona

DATA 06/02/2015 FIRMA DEL RESPONSABILE ………