MANUALE DOCUMENTO GENERICO 2019-08-14
Sommario
Premessa ... 3
Creazione del documento ... 4
Inserimento dei file da allegare al documento ... 8
Avvio iter ... 13
Ricezione del documento ... 14
Ulteriori funzionalità su Documento protocollato ... 23
Premessa
La presente documentazione ha lo scopo di fornire istruzioni per la redazione di documenti generici che possono essere prodotti dall’ente, e smistati internamente ai vari dirigenti per firme / verifiche, ed essere se necessario protocollati a fine Iter.
Creazione del documento
Cliccare su Affari Generali, quindi su Gestione Documentale:
Cliccare su Gestione e poi su Documenti Generici:
La maschera che si presenta è molto simile alla maschera di protocollo.
Inserire Oggetto del Documento
Inserire Origine del Documento
Scegliere Interno o Uscita ( Produrrà a fine Iter un protocollo Interno o in Uscita ) NB: INTERNO per tutti i documenti interni ad ARPAC.
Inserire il proprio Ufficio
NB: questo è un passo FONDAMENTALE, infatti in mancanza della corretta selezione dell’ufficio MITTENTE il sistema procede con l’inserire il nominativo della login dell’utente, il che può portare a passi non previsti nel workflow.
Cliccando il pulsante di selezione o cliccare sul tasto invio e scegliere tra l’elenco disponibile.
Inserire il Tipo di Documento
Per i documenti generici dell’Agenzia finalizzati alla protocollazione, ossia per documenti che si vuole
per firme congiunte, protocollazione,…) occorre completare il campo con LETTERA GENERICA ARPAC (cosa che si può ottenere anche scrivendo semplicemente ARPAC e premendo “invio”).
NB: Fare attenzione a non scrivere LETTERA GENERICA, poiché tale tipologia non prevede l’avvio dell’iter.
Comunicazioni al Commissario.
Esiste la possibilità di scrivere un documento generico destinato al Commissario: questo iter è denominato CC (COMUNICAZIONE AL COMMISSARIO).
Tale funzionalità è riservata soltanto a un gruppo di utenti appositamente abilitati (il sistema controlla che l'utente appartenga al gruppo, altrimenti genera un ‘warning esplicativo e blocca l'iter).
Non occorre inserire il mittente: sul messaggio di ‘warning’ dare conferma, il che consente al sistema l’inserimento automatico del mittente (l’utente loggato) e di limitarne la visibilità esclusivamente al mittente ed al Commissario.
Ricevuto il documento, il Commissario potrà firmarlo e smistarlo al protocollo, se corretto, altrimenti rimandarlo al mittente per le verifiche del caso.
Inserire Eventuali Note
Il campo “Note” è utile per l’inserimento di informazioni che devono rimanere sul documento (anche dopo la protocollazione): si tratta di una annotazione permanente su quel documento che pertanto sarà sempre visibile da chi ha visibilità sul protocollo.
Il campo “Destinatari” è previsto soltanto per i documenti in uscita, quindi NON VA COMPILATO, specie se non si è pratici delle modalità operative di spedizione posta.
Diverso è il discorso per il campo “Assegnatari”: l’uso di tale campo determina un abbandono dell’iter predefinito (si tratta di assegnazione manuale), il che porta a smistare DIRETTAMENTE il documento sulla scrivania degli interessati (designati come assegnatari), bypassando il passo di protocollazione (pertanto giungono ai destinatari documenti NON PROTOCOLLATI).
Quindi in caso di utilizzo di tale modalità, UTILE AD ES. per uno smistamento mirato, per condivisione di documenti, ecc…, valorizzare opportunamente il campo ‘Assegnatari’ (si noti che si può assegnare solo
nell’ambito degli uffici di propria competenza, a scendere) NB: in tal caso come Tipo Documento scegliere
‘GENERICO’ e non ‘LETTERA GENERICA ARPAC’.
Riassumendo, abbiamo a disposizione 5 tipologie di ‘documento generico’ (alla data di redazione manuale):
1. LETTERA GENERICA ARPAC (avvia l’iter predefinito)
2. GENERICO (da adoperare con lo smistamento ‘secco’, ad personam = no iter, no protocollazione), smistamento consentito sempre nell’ambito degli uffici di appartenenza. (*)
3. COMUNICAZIONE AL COMMISSARIO (solo per utenti abilitati)
4. COMUNICAZIONE DIRIGENTI (solo per utenti abilitati, vedasi sezione ), smistamento sempre consentito nell’ambito degli uffici di appartenenza.
5. OSSERVAZIONI (solo per utenti abilitati) NB prima legato al servizio Controllo Interno, ora in STAND BY
(*) NB: la finestra del documento rimane a video, ma il pulsante ‘salva’ effettua l’invio al destinatario scelto
Inserimento dei file da allegare al documento
Usare l’icona indicata per procedere con l’inserimento dei file.
All’apertura della finestra seguente inserire i file collegati al documento prodotto cliccando su “File” e scegliendo dal proprio computer o trascinando direttamente file da un’altra cartella.
Al fine di definire l’ordine dei documenti costituenti il protocollo, ossia quale deve risultare come
“Originale” (ad es. la Lettera di Trasmissione) e quali sono gli allegati (ad es. i documenti trasmessi), usare il campo “Tipo” e definire qual è il “Documento Principale” (ossia quello che andrà come “Originale”):
Cliccare il pulsante “Conferma” per confermare l’inserimento.
NB: In caso di trasmissione ad altro ufficio di nota già protocollata, la sola lettera di trasmissione deve essere impostata come 'documento principale' (quindi non scansire in unico file la nota di trasmissione ed il documento trasmesso) e quindi avere un nuovo numero di protocollo; la nota da trasmettere (che ha già il suo numero di protocollo, stampabile a sx) deve essere allegata come file separato, quindi come 'Allegato' (agire sul campo 'Tipo').
Cliccare il pulsante salva.
Notare la differenza tra l’icona e l’icona : dove se presenti file nel faldone dei documenti
collegati, il faldone è rosso.
Se dovessi chiudere la maschera con
il documento lo trovo nella Scrivania Virtuale, cliccando su:
(La Scrivania virtuale contiene tutti i miei documenti).
O posso effettuare una ricerca (consigliato):
Facendo una ricerca utilizzando il criterio che mi è più congeniale.
N.B.: La ricerca per “Mittente” va fatta usando il campo “Nominativo”.
È possibile partire anche da un documento vuoto di Libre Office con la carta intestata ARPAC.
Ad es, per la carta intestata:
Rientrando nel documento posso sempre e comunque (finchè non avrò avviato Iter) modificare le informazioni inserite e cambiare / correggere file inseriti nei documenti collegati
Avvio iter
Una volta che il documento è pronto:
Avviare Iter previsto
NB: SE IL DOCUMENTO E’ REDATTO DIRETTAMENTE DAL DIRIGENTE RESPONSABILE FIRMARE DIGITALMENTE I FILE (se richiesto) PRIMA DI AVVIARE L’ITER.
Il sistema inoltrerà in automatico il documento per verifica al dirigente responsabile del servizio indicato nel campo Ufficio Mittente, nel caso che chi ha prodotto tale documento non sia direttamente il Dirigente responsabile di quell’ufficio / servizio.
Avviato l’iter l’icona cambierà così :
Attenzione : Nel caso non abbia per dimenticanza inserito alcun file nel faldone dei documenti collegati il sistema mi avvisa aprendomi in automatico questa attività.
Inserire quanto richiesto e Cliccare su Allegato Inserito
Ricezione del documento
Il Dirigente nella propria scrivania si troverà l’attività di verifica sul documento Inviato:
Eseguire Attività ( Esegui o doppio click e prenderla in carico )
E potrà :
Aprire il Documento
Controllare quanto Inviato
Visualizzare / Modificare il File Inviato
Firmare Digitalmente il File Inviato.
Al fine di stampare la dicitura che attesti da chi è stato firmato digitalmente un file (richiesto, ad es, sui Rapporti di Prova,…) usare l'icona di 'stampa con timbro' nella finestra dei “File associati al
documento:…”, come mostrato di seguito:
La funzionalità consente anche di posizionare al momento la dicitura dove si preferisce (spostare il timbro sulla pagina):
quindi su opzioni:
Presa dunque in carico l’attività, si potrà decidere come proseguire :
Da correggere
In caso siano necessarie correzioni, usare il campo OSSERVAZIONI: scrivere dunque ciò che si ritiene necessario e Rimandare al proponente il documento pervenuto:
L’attività tornerà sulla scrivania dell’utente che ha inviato il documento per la correzione
Eseguire quanto richiesto come da note riportate e Riavviare Iter ( Rimando al Dirigente ).
N.B.: per effettuare modifiche sui file aprirli con il tasto destro (e non doppio click!).
Il Pulsante ‘Chiudi Iter’ consente di chiudere l’Iter definitivamente e non sarà più possibile riavviarlo.
Questa Opzione può servire nel caso che (per esempio) invii al dirigente un documento per la firma e il dirigente me lo ritorni firmato e non necessiti di ulteriori passaggi, oppure nel caso che il Dirigente di riferimento decida di non proseguire con tale Iter.
Verrà aperta in automatico una nuova attività con le opzioni mostrate nella figura seguente.
NB: la finestra si apre se il dirigente responsabile del servizio ha avviato Iter.
(Da notare che non c’è passaggio preliminare di verifica).
Di seguito una breve descrizione dei pulsanti:
Il sistema proporrà un elenco di scelta di dirigenti della stessa struttura (abbiamo individuato 6 strutture, i 5 Dipartimenti e la Struttura Centrale).
Se ci fosse la necessità di dover inviare ad un dirigente di un’altra struttura togliere la spunta.
Ed il sistema proporrà un elenco di dirigenti.
Nell’ITER “lettera generica ARPAC” il pulsante “PASSA AD ALTRA RISORSA” permette di passare il documento (da parte di un dirigente) ad una qualsiasi risorsa di ARPAC per una qualsiasi attività o controllo, dopo di che quest’ultimo come azione può SOLO RIMANDARE AL DIRIGENTE MITTENTE.
Inoltrare alla Firma / Verifica di altro dirigente sul documento.
Inoltrare a una qualsiasi risorsa dell’Agenzia.
Inviare alla struttura di protocollo competente il documento relativo con allegati per la protocollazione. Il sistema in base alla struttura sarà in grado di passare all’ufficio protocollo corretto.
Ci ho ripensato … al proponente per le correzioni.
Chiudere Iter, il sistema controllerà se avvenuta la protocollazione del documento, nel caso affermativo l’iter verrà chiuso, in caso di controllo negativo vi verrà segnalata questa anomalia, potrete confermare la chiusura del flusso o un ritorno al menù di scelta.
È possibile corredare di Osservazioni che saranno disponibili a chi dovrà proseguire con la verifica del documento prodotto:
NB: Il tipo di documento ‘COMUNICAZIONI DIRIGENTI’, da adoperare al posto di ‘LETTERA GENERICA ARPAC’ consente ugualmente di usufruire dell’iter di workflow, con l’opportunità (PER OGNI UTENTE, anche del comparto) di usare la funzionalità ‘PASSA AD ALTRO DIRIGENTE’, bypassando il diretto responsabile (dirigente) di Struttura. Il suo utilizzo è limitato a particolari gruppi di utenti (ad es. per progetti speciali).
NB: a differenza del tipo di documento ‘Lettera Generica Arpac’ non si ha la possibilità di usare ‘PASSA AD ALTRA RISORSA’.
Scegliere da Elenco
(Ai soli fini di test e redazione manualistica trovate l’utente Administrator che poi verrà giustamente tolto.)
Il nuovo dirigente si troverà l’attività sulla scrivania.
E a sua volta potrà fare verifiche / firme al documento inviato
Non è stato introdotto alcun automatismo di firma digitale per rendere più flessibile e libero l’iter, facendo tasto destro sul file sarà possibile
eseguire le più svariate operazioni sul file.
Verrà rimandato il documento al dirigente che ce l’aveva inoltrato con le osservazioni.
Decido io come proseguire nell’iter del documento come riportato a pagina 17.
Storia del Documento
All’interno di ogni documento / attività dall’icona (Azioni Documentali )
Sarà possibile nella sezione Metadati, vedere la storia dei vari passaggi e le relative Osservazioni dove indicate.
Nel caso venga richiesta la protocollazione del documento.
Gli utenti del protocollo si troveranno l’attività sulla scrivania:
Procedendo:
Corredare la maschera con le informazioni mancanti obbligatorie, facendo riferimento anche alle note e procedere al salvataggio.
In automatico troverete i file, l’oggetto e le informazione già precedentemente inserite.
Ulteriori funzionalità su Documento protocollato
Nella Maschera del documento protocollato è stata introdotta
in aggiunta
una nuova visualizzazione dei file allegati.
Cliccando sull’icona del Faldone ho la visibilità globale di tutti i tipi di file:
‐ Doc. Principale
‐ Allegati
F UNZIONALITÀ P RESENTI Salvataggio degli allegati
Possibilità di salvare tutti i file contenuti nella scheda di protocollo:
Dare conferma:
STAMPA timbro e dichiarazione di copia conforme:
Possibilità di effettuare una stampa dei documenti con timbro:
Il Sistema selezionerà tutti i file presenti nel documento, ma sarà possibile selezionarne anche solo alcuni.
Il risultato sarà una stampa in pdf unica con tutti i documenti selezionati timbrati.
I File in formato non pdf, ma convertibili in pdf (esempio documenti odt o doc, corpo del messaggio pec) verranno convertiti.
Il Risultato predefinito dell’Operazione è il seguente:
‐ Su ogni singola pagina di ogni singolo verrà apposto il timbro
‐ Le informazioni sulla firma ovviamente varieranno da file a file, a seconda del firmatario, ecc…
PERSONALIZZAZIONE DINAMICA DEL TIMBRO
Passando solo il mouse sulla icona mostrata sotto, senza click, si ha la seguente indicazione:
Come evidenziato, tenendo premuto il tasto CTRL, si aprirà la finestra OPZIONI:
È possibile :
Cambiare Posizionamento del timbro sulla pagina Cambiare Scala
Cambiare Rotazione Cambiare Timbra Su
ESEMPIO 1
ESEMPIO 2
