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Ospedale Evangelico Betania

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Si richiamano i seguenti articoli del Regolamento Informatico dell’Ospedale sul corretto uso dello strumento informatico della posta elettronica.

Premessa

Tutti gli strumenti utilizzati dal lavoratore, quali PC, notebook, tablet, smartphone, e-mail ed altri strumenti (di seguito più semplicemente “strumenti informatici”), sono di proprietà dell’azienda e vengono messi a disposizione unicamente per svolgere la propria attività lavorativa e pertanto sono da considerarsi strumenti di lavoro.

6. Uso della posta elettronica

6.1 La casella di posta, assegnata all'utente, è uno strumento di lavoro. La “personalizzazione” dell’indirizzo non comporta il suo carattere “privato”, in quanto trattasi di strumenti di esclusiva proprietà aziendale, messi a disposizione del dipendente al solo fine dello svolgimento delle proprie mansioni lavorative. L’utilizzo dell’e-mail deve essere limitato esclusivamente per scopi lavorativi, ed è assolutamente vietato ogni utilizzo di tipo privato. L’utente a cui è assegnata una casella di posta elettronica è responsabile del corretto utilizzo della stessa.

6.2 È fatto divieto di utilizzare la casella di posta elettronica per l'invio di messaggi personali o per la partecipazione a dibattiti, forum o mail-list non attinenti la propria attività o funzione svolta per l'Ospedale, salvo diversa ed esplicita autorizzazione.

L’iscrizione a mailing-list o newsletter esterne con l’indirizzo email ricevuto in dotazione è concessa esclusivamente per motivi professionali. Prima di iscriversi occorre verificare anticipatamente l’affidabilità del sito che offre il servizio.

6.3 È fatto divieto di inviare messaggi completamente estranei al rapporto di lavoro o alle relazioni tra colleghi. La casella di posta deve essere mantenuta in ordine, cancellando documenti inutili e soprattutto allegati ingombranti. È previsto un dimensionamento massimo per ciascuna casella in relazione alla disponibilità di spazio dei sistemi di posta di volta in volta disponibili, che non potrà essere superato per evitare l'appesantimento della gestione dei server stessi.

6.4 Nel caso in cui fosse necessario inviare a destinatari esterni all’azienda messaggi contenenti allegati con dati personali o dati personali particolari è obbligatorio che questi allegati vengano preventivamente resi illeggibili attraverso la crittografia con apposito software (archiviazione e compressione con password). La password di cifratura deve essere comunicata al destinatario attraverso un canale diverso dalla mail (ad esempio per lettera o per telefono) e mai assieme ai dati criptati. Tutte le

informazioni, i dati personali e/o sensibili di competenza possono essere inviati soltanto a destinatari – persone o Enti – qualificati e competenti. In alternativa è possibile utilizzare una piattaforma di interscambio dati pubblicata nel cloud privato dell’azienda.

6.5 È obbligatorio controllare con il Sw antivirus i file attachments di posta elettronica prima del loro utilizzo (non eseguire download di file eseguibili o documenti da siti Web o Ftp non conosciuti). In particolare, si deve evitare, secondo le regole di buona diligenza, l’apertura e la lettura di messaggi di posta elettronica in arrivo provenienti da mittenti di cui non si conosce con certezza l’identità o che contengano allegati del tipo .exe, .com, .vbs, .htm, .scr, .bat, .js, .pif.

6.6 È vietato inviare catene telematiche (o di Sant'Antonio). Se si dovessero ricevere messaggi di tale tipo, si dovrebbe comunicarlo immediatamente all'Amministratore del Sistema. Non si deve in alcun caso attivare gli allegati di tali messaggi.

6.7 Non è consentito l’invio automatico di e-mail dall’indirizzo aziendale a quello privato (attivando per esempio un “inoltro”

automatico delle e-mail entranti), anche durante i periodi di assenza (es. ferie, malattia, infortunio ecc.). L’eventuale messaggio di “Out of Office” dovrà essere richiesto all’Amministratore di Sistema e da questi predisposto. Sarà cura del dipendente chiederne la disattivazione al suo rientro in servizio.

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Collegarsi al sito webmail.aruba.it

Inserire la mail con la password di default che sono stati comunicati. In genere il formato è

nome.cognome@betaniahospital.org

Per gestire i messaggi selezionare ‘Messaggi’ in alto a sinistra. Per inviare una nuova mail cliccare su ‘Scrivi’.

Tutti gli account dell’ospedale sono già presenti in rubrica ed è sufficiente inserire la parte iniziale del nome o del

cognome.

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Operazioni obbligatorie da effettuare solo la prima volta.

Dopo essersi collegati scegliere ‘Impostazioni’ in alto a destra e successivamente ‘Cambia password’ nel menu a

sinistra. Inserire la vecchia password ed una nuova.

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Successivamente, sempre nel menu impostazioni, selezionare ‘Firma’ nell’elenco a sinistra e cliccare su ‘Crea firma’.

Inserire un nome per la firma.

Nel riquadro in basso selezionare ‘HTML’.

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Selezionare il testo seguente, copiarlo ed incollarlo nel riquadro. Personalizzare il proprio nome nella prima riga facendo attenzione a non cancellare nessun altro carattere. Cliccare su ‘Salva’

<p>Nome Cognome</p>

<title>Ospedale Evangelico Betania</title>

<table border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" style="width: 100%; max-width: 600px; margin: 0 auto;

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</a>

Le informazioni contenute nella presente mail e nei relativi allegati sono riservate e destinate

esclusivamente al/ai su/i indicato/i destinatario/i e pertanto non possono essere comunicate o diffuse ad altri soggetti non autorizzati. E’ altresì vietata la copiatura della presente mail e dei suoi allegati da parte di soggetti diversi dal/i destinatario/i. Il non rispetto di tali divieti è pienamente perseguibile ai sensi dell’art 616 c.p. e del regolamento europeo (UE) 2017/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27/4/16 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

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