INFERMIERI PROFESSIONALI ASSISTENTI SANITARI VIGILATRICI D’INFANZIA Circolare n. 27/2015 PEC Prot. P-5472/I.07 Data 15 ottobre 2015
Oggetto: Protocollo informatico e gestione documentazione
Federazione Nazionale Collegi IPASVI
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Dal 1° gennaio 2004, ai sensi dell’art 50 c. 3 del DPR 445/2000, le Pubbliche amministrazioni do-vevano “realizzare o revisionare i sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del proto-collo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione”.
Si doveva quindi adempiere a quanto disposto, in materia di archivi e protocollo informatico, dal D.Lgvo 42/2004, Codice dei beni culturali e dal DPR 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico sulla do-cumentazione amministrativa completata successivamente da altri strumenti legislativi (D.Lvo 82/2005 CAD, DPCM, Delibere, Circolari e Direttive) contenenti requisiti e indicazioni sulle proble-matiche di tipo organizzativo e tecnico da considerare nell’attuazione della normativa.
Questa Federazione, in ottemperanza alla normativa, nel 2007 aveva espletato corsi di formazione ad hoc per i Collegi provinciali sul protocollo informatico e aveva altresì fornito ai Collegi la necessaria documentazione (scaricabile dal sito www.ipasvi.it sulla intranet – documenti – protocollo).
Di recente sono stati emanati i seguenti decreti:
DPCM 3/12/2013 recante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legisla-tivo n. 82 del 2005 (GU 12/3/2014 SO n. 20);
D.P.C.M. 3 dicembre 2013 recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 (GU 12/3/2014 SO n. 20).
Tale normativa conferma quanto già a suo tempo era stato stabilito apportando alcune modifiche. 1. Protocollo informatico
Il DPCM 3/12/2013 recante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ribadisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
Il Decreto si applica alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legisla-tivo 30 marzo 2001, n. 165, tra cui sono ricompresi gli enti pubblici non economici nazionali.
Esso dispone che le pubbliche amministrazioni nell’ambito del proprio ordinamento, provvedono a: a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell’art. 50 del
testo unico;
b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’art. 50 del Testo unico, il responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;
c) nominare eventualmente, nell’ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impe-dimento del primo;
d) adottare il manuale di gestione di cui all’art. 5, su proposta del responsabile della gestione docu-mentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione docudocu-mentale;
e) definire, su indicazione del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei proto-colli di telefax, e, più in generale, dei protoproto-colli diversi dal protocollo informatico previsto dal te-sto unico.
Seguono poi tutte le varie indicazioni per la relativa attuazione tra cui l’obbligo di trasmettere il Regi-stro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, ga-rantendone la immodificabilità del contenuto.
Le PA devono adeguarsi entro il 12/10/15. 2. Conservazione
Il DPCM 3 dicembre 2013 recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi de-gli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codi-ce dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. detta le regole per la for-mazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici,
Il Decreto si applica alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legisla-tivo 30 marzo 2001, n. 165, tra cui sono ricompresi gli enti pubblici non economici nazionali.
Secondo il DPCM le PA devono:
attivare il sistema di conservazione: Il sistema di conservazione opera secondo modelli orga-nizzativi esplicitamente definiti. La conservazione può essere svolta:
a) all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare;
b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono ido-nee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.
Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della pro-pria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati; nominare il responsabile della Conservazione che:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipo-logia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normati-va vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normati-va vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conserva-zione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità de-gli archivi e della leggibilità dede-gli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe mi-sure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento,
garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse ne-cessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
m) predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto: da un dirigente o da un funzionario formalmente designato
può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.
Risulta evidente che il Responsabile alla conservazione oltre a competenze archivistiche deve possedere competenze informatiche di alto livello.
Il responsabile della conservazione opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni.
La materia è sicuramente complessa ed impegnativa sia da un punto di vista tecnico-amministrativo che economico e coinvolge non solo i Collegi Ipasvi ma anche Ordini e Collegi di altre famiglie professionali.
Per questo motivo il CUP si è attivato e sta studiando la questione con l’intento di coinvolgere anche le Autorità ministeriali competenti.
Sarà cura di questa Federazione fornire le opportune informazioni nel merito. Cordiali saluti.
