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Manuale d’uso del Portale Clienti
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Sommario
Accesso al portale clienti………..3
Distributori Nuovi REPARTI ... 5
GRUPPI DI PRODOTTI ... 6
PRODOTTI ... 8
ELENCO BADGE ... 10
WHITE LIST ... 12
CENTRI DI COSTO………10
CONFIGURAZIONE ... 14
Report PORTA APERTA... 22
TRANSAZIONI ... 23
REPORT VENDITE ... 26
VENDITE TOTALI... 28
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Il presente documento ha lo scopo di descrivere il funzionamento del software gestionale web dei distributori automatici prodotti da Sinapsi Srl.
Sinapsi Srl fornisce a ciascun Cliente le credenziali di accesso al portale web legate al proprio account.
L’accesso al portale avviene inserendo le proprie credenziali all’indirizzo:
https://www.sinapsiweb.com/BianchiDB oppure collegandosi attraverso il portale web aziendale all’indirizzo: www.sinapsiweb.com.
Nella pagina iniziale compare il Logo del cliente e c’è la possibilità di selezionare uno dei menu a tendina disponibili (figura 1):
Distributori Nuovi: in questo menu è possibile monitorare i possessori di badge e gestire il contenuto della macchina.
Report: in questo menu è possibile visualizzare il numero e i prezzi delle transazioni.
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Distributori Nuovi
Figura 1- Home page
Posizionando il mouse su “Distributori Nuovi” si apre il menu a tendina da cui è possibile selezionare le diverse voci del sottomenù.
Reparti
Gruppo di Prodotti
Prodotti
Elenco Badge
Configurazione
Import/Export
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REPARTI
Il sotto menu “Reparto” contiene la lista di categorie di operatori.
I reparti esistono affinché si possano differenziare le zone di lavoro degli operatori a seconda del tipo di impiego.
Se lo stabilimento di produzione non è eccessivamente ampio ed i distributori sono unici, ha senso creare un REPARTO UNICO.
È possibile creare un reparto cliccando il tasto ‘inserisci’ sulla destra e successivamente il tasto salva.
Adesso appaiono due pulsanti affianco al reparto creato.
Modifica: permette di modificare il nome del reparto.
Elimina: permette di eliminare un reparto se non è stato già associato.
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GRUPPI DI PRODOTTI
Il menù “Gruppo di prodotti” è una lista che identifica le categorie di prodotti. Il Gruppo di prodotti è un campo obbligatorio, deve esisterne almeno uno. È possibile creare un nuovo gruppo di prodotti cliccando sul tasto inserisci.
Salvata la modifica appaiono tre pulsanti affianco alla descrizione del gruppo di prodotti appena inserito.
Modifica: è possibile modificare il nome del gruppo di prodotti e inserire una spunta sulla casella “Restituisci” se volete che il gruppo di prodotti sia reso restituibile: se un badge che ha prelevato un prodotto associato alla famiglia “restituibile” accede nuovamente allo stesso prodotto il distributore permette due differenti azioni sul suo schermo (vedi manuale restituzione).
Max: permette assegnare e/o modificare i limiti di prelievo sul gruppo di prodotti ed il suo intervallo temporale entro il quale il limite viene sbloccato. Cliccando ‘max’ si apre una finestra verde con un pulsante
‘inserisci’: in questo modo si può scegliere il reparto a cui assegnare il limite di prelievo (max) e l’intervallo di tempo che definisce l’azzeramento del limite (giorni). Si può contrassegnare ‘Avvisa e non bloccare’ qualora si vuole che i possessori di badge prelevino anche se hanno raggiunto il limite di prelievo.
Elimina: permette di eliminare il Gruppo di Prodotti se non è stato già associato. Non è consentito eliminare un gruppo di prodotti se esiste un codice prodotto dentro il piano di carico del distributore [Distributori nuovi -> Configurazione -> ‘Prodotti’] associato allo stesso gruppo che si desidera eliminare
Image: permette di inserire un’immagine del Gruppo di Prodotti di estensione < 30/40 Kbyte, risoluzione 100*100 Pxl.
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Figura 2
In figura si vede l’utente che ha gia limitato il prelievo del Gruppo di Prodotti Cutter al reparto ‘Forkdrivers’ e si sta accingendo a limitare anche il prelievo del reparto ‘Carpenters’; i due reparti possono effettuare una sola apertura (Max: 1) ogni giorno (Days: 1)
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PRODOTTI
Il menù “Prodotti” è l’inventario dei codici prodotto. L’inventario può essere importato: cliccando sul tasto ‘Export’ in alto a destra si può scaricare il file excel che contiene il template standard da compilare. Se il template
standard è stato compilato e salvato sul vostro pc è necessario importarlo nel portale clienti cliccando il tasto ‘import’ in alto a destra cercando il file dal percorso del vostro computer. Il template excel non viene importato correttamente se il file excel contiene almeno un doppione sulla prima colonna ‘Codice 1’.
Il portale permette di riempire la lista dei codici prodotto anche manualmente, è presente sulla destra il tasto ‘inserisci’.
Una tabella blu consente di inserire le informazioni di ogni codice prodotto:
Codice 1*: Rappresenta il codice prodotto del fornitore di DPI. Risulta utile per identificare il DPI dai fornitori che hanno installato il distributore nell’azienda che ospita il distributore.
Codice 2: Rappresenta un codice prodotto facoltativo, questo è utile se l’azienda che ospita il distributore utilizza dei propri codici prodotto diversi da quelli usati dai fornitori.
Descrizione: Rappresenta il nome del DPI che i proprietari dei badge hanno bisogno di visualizzare sul touch-screen della macchina durante il prelievo.
Prezzo: è il valore monetario del DPI.
Scorta minima*: È un valore numerico che serve alla macchina per riconoscere quando il DPI è in esaurimento. Quando nella macchina ci sono Scorta minima -1 prodotti la macchina Sinapsi invia un solo ed unico messaggio SMS/email per il primo prodotto che avrà raggiunto la soglia. I contatti telefonici possono essere fino ad un massimo di due mentre gli indirizzi email possono essere fino ad un massimo di tre. I contatti telefonici e gli indirizzi email devono essere comunicati ai tecnici sinapsi che provvederanno al loro inserimento nel sistema.
Gruppo*: Rappresenta la categoria di prodotti a cui appartiene il DPI.
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I campi con ‘*’ sono obbligatori.
Ogni DPI inserito ha due pulsanti accanto:
Modifica: è possibile cambiare la descrizione, la scorta minima, il prezzo e il gruppo di prodotti del DPI
Elimina: è possibile eliminare il prodotto dall’inventario. Il messaggio “prodotto in uso”
compare se il prodotto è dentro Distributori Nuovi -> Configurazione -> ‘prodotti’, per evitare l’errore è necessario sostituire il prodotto da eliminare con un altro prodotto nel percorso appena indicato.
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ELENCO BADGE
Il menù “Elenco Badge” è la lista dei possessori di badge (figura 3).
Figura 3 - Elenco dei badge
Questa lista può essere importata: cliccando il tasto ‘Export’ in alto a destra per scaricare il file excel che contiene il template standard da compilare. Dopo che è stato compilato e salvato sul vostro pc il template excel è possibile importarlo nel sistema cliccando il tasto ‘import’ in alto a destra cercando il file dal percorso del vostro computer. Il template non viene importato correttamente se il file excel:
contiene almeno un doppione nella prima colonna ‘Badge’, il numero del doppione viene segnalato nel messaggio d’errore.
contiene nella colonna ‘reparto’ un reparto diverso tra quelli nella lista del sotto-menù ‘Reparti’. Il messaggio di errore compare vicino al tasto
‘Import’ sarà:
“error on Reparto (numero della riga del template excel) “
(Bisogna prestare attenzione anche alla corrispondenza tra lettere maiuscole e lettere minuscole)
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E’ consentito inserire la lista dei possessori dei badge anche manualmente, sulla destra è visibile il tasto ‘inserisci’.
Una tabella blu permette di inserire le informazioni di ogni possessore di badge:
Badge*: è la stringa di caratteri che la macchina riconosce e scrive in cima al touch screen nel momento dell’identificazione del badge.
Nominativo: il nome ed il cognome del possessore del badge possono essere inseriti in questo campo.
Note: questo è un campo libero dove si può scrivere qualsiasi appunto, solitamente il campo viene compilato con i numeri di matricola dei possessori di badge.
Reparto*: è la categoria di appartenenza del possessore di badge.
Disabilitato: Si può contrassegnare la casella in caso di smarrimento del badge o per altre cause, il badge ‘Disabilitato’ non può effettuare nessun prelievo dal distributore.
Jolly: Si può contrassegnare la casella se si vuole che il badge effettui prelievi senza limiti e senza autorizzazioni imposte dal reparto di appartenenza.
I campi con ‘*’ sono obbligatori.
Avete salvato il badge, vedete che sono comparsi 3 pulsanti sulla destra:
Modifica: permette di modificare le informazioni di quel badge inserite in precedenza.
Elimina: permette di cancellare il badge dall’elenco.
Info: permette di visualizzare autorizzazioni e limiti assegnate/i al reparto associato con il badge corrente.
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WHITE LIST
La White list è una lista di reparti con funzione diversa da quella nella prima voce del sotto-menu ‘Distributori Nuovi -> Reparti’ (figura 4).
Nel sotto-menu “White List” si possono visualizzare e gestire le tipologie di prelievo dei ‘Reparti’. Vogliamo ricordare che sono i Reparti ad essere abilitati al prelievo dei Gruppi di Prodotti.
È presente il tasto blu ‘inserisci’ sulla destra che permette di aggiungere un Reparto esistente. Dopo aver salvato il reparto compaiono tre pulsanti affianco al reparto inserito.
Figura 4 - Configurazione White list
Modifica: consente di sostituire il reparto inserito con un altro reparto esistente.
Delete: consente di eliminare il reparto in White List.
Gruppi: consente di scegliere quali gruppi di prodotti può prelevare il reparto. Una finestra verde si apre che vi mostra quali gruppi di prodotti possono essere prelevati dai reparti; occorre premere il tasto verde ‘Modifica’ per indicare i gruppi di prodotti da abilitare al reparto. Per disabilitare un reparto al prelievo del gruppo bisogna togliere la spunta sul gruppo di prodotti nella finestra verde.
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Ogni Reparto è abilitato al solo ed esclusivo prelievo dei Gruppi di prodotti associati ad esso, altrimenti appare il seguente messaggio sul display del distributore (figure 5 e 6)
Figura 5 - il Reparo non è abilitato al prelievo
Figura 6
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Centri di Costo
Il menu “centri di costo” permette di inserire una lista dedicata ai centri di costo dell’azienda. Cliccando ‘inserisci’ in alto a sinistra è possibile creare un nuovo centro di costo. Inserito un centro di costo nella lista vedrete due pulsanti sulla sinistra:
Modifica: Permette di modificare il centro di costo
Elimina: Permette di eliminare un centro di costo presente.
I centri di costo sono legati ai prelievi e vengono definiti dall’utente dopo la selezione del DPI (Figura x), premendo il triangolo blu si apre una tendina con la lista dei centri di costo che sono stati inseriti nel portale gestionale; confermare il prelievo con la spunta in basso a destra.
La funzionalità dei ‘Centri di costo’ deve essere attivata manualmente dal menu di programmazione della macchina (Vedi Pag. 7 del manuale di programmazione della scheda elettronica).
Esiste la possibilità di digitare manualmente il nome di un centro di costo che non è presente nel portale gestionale (Figura 7).
Figura 7
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CONFIGURAZIONE
Il menu “Configurazione” permette di visualizzare e modificare il piano di carico del distributore e di verificare, in tempo reale, quanti prodotti sono rimasti all’interno del distributore stesso.
Sono presenti cinque pulsanti:
Modifica: consente di modificare la descrizione ma non il numero seriale della macchina.
Prodotti: consente di gestire il contenuto della macchina nei relativi ripiani e sportelli dell’armadio se c’è ne è uno collegato (figura 8).
Figura 8
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P1, P2, …, P12: queste sono le posizioni del piatto
S101, ..., S116: queste sono le posizioni degli sportelli dell’armadio Cliccando “Modifica” viene visualizzata una tendina che consente di
scegliere il prodotto che ospita il piatto corrente. Per confermare la scelta effettuata cliccare su “Salva”.
Nella colonna quantità si possono stabilire quanti pezzi sono contenuti in un singolo spicchio di quel piatto; ogni singola apertura calcolerà un prelievo di n pezzi. (attenzione, non dovete confondere questa voce con il numero di spazi contenuti nel piatto)
Il MULTIPRODUCT permette di gestire fino a sei codici prodotto diversi nello stesso piatto.
Premendo il pulsante “Modifica” per modificare il prodotto del piatto selezionato, MULTIPRODUCT è sempre l’ultima voce del menu a tendina (figura 8). Cliccando il pulsante ‘* ’ è possibile modificare i prodotti gestiti dal piatto “Multiproduct”.
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Figura 8 – setup piano di carico
Nella figura 9 si vede una torta divisa in sei spicchi rossi, ogni spicchio rosso è diviso da altri spicchi grigi. Gli spicchi grigi non sono sempre tre come nella figura, questo dipende dal numero di spazi che ospita il piatto corrente:
36 spazi = 6 spicchi grigi dentro ogni spicchio rosso.
24 spazi = 4 spicchi grigi dentro ogni spicchio rosso.
18 spazi = 3 spicchi grigi dentro ogni spicchio rosso.
12 spazi = 2 spicchi grigi dentro ogni spicchio rosso.
6 spazi = ogni spicchio grigio corrisponde allo spicchio rosso.
Cliccare i pulsanti ‘modifica’ sulla destra per scegliere il DPI da inserire in ogni spicchio rosso (figura 9).
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Figura 9 - Configurazione piatto multi prodotto
Gli scompartimenti dell’armadio (S101, S102, S…) possono essere aperti un numero finito o infinito di volte a seconda dell’impostazione scelta anche dopo il prelievo dell’oggetto all’interno. Occorre cliccare il pulsante ‘*’ affianco al
pulsante modifica:
Decrementa quantità: Se una “quantità” è stata impostata sul relativo sportello la macchina aprirà lo sportello tante volte quante sono le quantità all’interno, dopodiché sarà necessario ricaricare lo sportello dell’armadio.
Apri sempre: Lo sportello si apre sempre ad ogni prelievo. Bisogna prestare attenzione a questa funzione perché se il DPI si trova in più sportelli l’armadio apre sempre e solo uno sportello.
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Rimanenti: consente di visualizzare il numero di prodotti che rimangono nella macchina, nella tabella a destra, e i prodotti che rimangono in ciascun piatto nella tabella a sinistra. (figura 10)
Il pulsante ‘XLS’ in alto scarica un Excel della visuale corrente.
Il pulsante ‘interroga’ aggiorna le informazioni riguardo al distributore in tempo reale e comunica le modifiche effettuate sul portale clienti alla macchina Sinapsi.
Sotto ai pulsanti ‘XLS’ ed ‘Interroga’ si leggono la data e l’orario dell’ultimo aggiornamento del distributore.
L’interrogazione impiega circa 1 minuto, se la data e l’orario non vengono aggiornati bisogna premere di nuovo il pulsante ‘interroga’.
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Reparto: è un elenco di reparti che consente alla macchina di essere utilizzata solo dai reparti presenti in questa lista
Interroga: consente di inviare le modifiche effettuate sul portale clienti al
distributore. A destra la voce ‘Status’ indica l’avanzamento dell’interrogazione. Ad interrogazione terminata bisogna verificare che lo ‘stato ultima interrogazione’ sia
‘OK’.
Figura 10 - Schermata rimanenti
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REPORT
Posizionando il mouse sulla voce “Report” si visualizzano i sotto-menu a Tendina (figura 11):
Porta Aperta
Transazioni
Report Vendite
Vendite Totali
Figura 11 - Menu report
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PORTA APERTA
Il menù “Porta aperta” permette di visualizzare le informazioni riguardo l’apertura e la chiusura della porta del distributore e controllare se il distributore è stato caricato o no; la colonna ‘Tipo’ indica l’azione effettuata sullo schermo della macchina da parte dell’operatore addetto dopo la chiusura della porta (figura 12).
Figura 12 - Report Porta Aperta
Piatti Carichi SI: il distributore è stato caricato completamente.
Piatti Carichi NO: il distributore è stato aperto per controllarne l’interno o è stato caricato parzialmente.
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TRANSAZIONI
Nel sotto-menù “Transazioni” si possono controllare e filtrare i dati dei prelievi a partire da un intervallo di tempo stabilito fino alla data dell’ultimo aggiornamento del distributore. Ogni riga della tabella corrisponde ad un prelievo. (figura 13)
Dopo che è stata inserita la data di inizio e di fine periodo dovete cliccare il tasto ‘AGGIORNA’ a sinistra della data. Il pulsante XLS scarica in excel la pagina che corrente mostrata sul portale.
Figura 13 - Report Transazioni
Le transazioni correnti possono essere ordinate in modi differenti, si possono:
cliccare le colonne azzurre (distributore, prelevante, nominativo ecc..) per ordinare la colonna corrente dall’elemento più grande al più piccolo.
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digitare l’elemento a nella barra di ricerca bianca sopra le colonne ‘enter text to search’, ad esempio se viene inserito un nominativo/numero badge potete visualizzare tutti i movimenti effettuati dall’utente digitato sulla barra di ricerca oppure, se si digita un codice prodotto si vedono tutte le volte in cui quel DPI è stato prelevato e da chi è stato prelevato.
Trascinare la colonna azzurra tra la barra di ricerca bianca e le altre colonne azzurre nello spazio con scritto “drag a column header here to group by that column” (figura 14)
Figura 14 – Raggruppamento dei campi
Così facendo si possono vedere solo i risultati contenuti in quella colonna ad esempio, se si trascina la colonna ‘nominativo’ si vede una colonna con tutti i codici prodotto prelevati fino alla data di ultimo aggiornamento e cliccare sulla freccia accanto ad ogni codice per vedere da chi e quando uno o più DPI sono stati prelevati. (figura 15)
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Nelle PIC 13 e 14 potete vedere che ci sono dei piccoli quadrati che possono essere contrassegnati, ogni piccolo quadrato contrassegnato aggiunge una colonna azzurra.
N° Serie: il sistema aggiunge una colonna col numero di serie del distributore dal quale è stata effettuata la transazione
Set: il sistema aggiunge una colonna col numero dello spazio del piatto dal quale è stato ritirato il DPI
Nelle figure 1 e 14 si vedono, tra le date e la tabella blu, dei piccoli quadrati che, contrassegnandoli con una spunta mostrano nuove colonne sulla tabella blu:
Reparto: il sistema aggiunge una colonna con il nome del reparto del badge che ha effettuato la transazione.
Posizione: il sistema aggiunge una colonna con il numero del piatto dal quale è stato erogato il DPI.
Codice 2: il sistema aggiunge una colonna con il codice 2 del DPI.
Reso: il sistema aggiunge una colonna dove viene indicato se il prodotto preso in prestito è stato restituito o prelevato nuovamente dal badge. Non è indicato se il prodotto prelevato è restituibile oppure no.
Lim. superato: il sistema aggiunge una colonna dove viene indicato se il badge ha superato il limite di prelievo consentito.
Figura 15 - Vista campi raggruppati
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REPORT VENDITE
Il menu “Report Vendite” mostra un istogramma riguardo ai codici prodotto prelevati in un intervallo di tempo stabilito (figura 16).
Avvicinando il cursore del mouse sui colori del grafico si possono visualizzare i codici prodotto. Se più di un distributore è presente nell’account, il grafico presenta un istogramma ed un tabulato con il riassunto della spesa (se i DPI avevano un prezzo associato in Distributori Nuovi -> Prodotti) di ogni macchina. Ogni Distributore Sinapsi è distinto per numero seriale e descrizione.
Tramite il pulsante “XLS” è possibile scaricare il report in formato Excel sul proprio computer.
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Figura 16 - Report Vendite
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VENDITE TOTALI
Il sotto-menu “Vendite Totali” permette di visionare un istogramma riguardo ai prelievi dei singoli prodotti in un intervallo di tempo stabilito. È presente sempre un unico tabulato che riassume il consumato di tutte le macchine nell’account (figure 17 e 18). Se disponete di un solo distributore nel vostro account i report VENDITE TOTALI e REPORT VENDITE saranno identici.
Figura 17- Grafico Totale Vendite
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Figura 18 – Report Totale Vendite
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Vendite per Centro di costo
Il sotto-menu “Vendite per centro di costo” permette di visualizzare istogrammi ed un tabulato relativo ai prelievi associati a specifici centri di costo in un intervallo di tempo stabilito. In figura 19 c’è un tabulato che riassume le vendite in base ai centri di costo di tutte le macchine.
Figura 19
