MANUTENZIONE CESPITI NON ELETTRONICI 11.04 V 02 CESPITI
REVISIONE
2.0
MOTIVO
REVISIONE
RIESAME
27GENNAIO 2017
DATA DI EMISSIONE
17AGOSTO2016
QUA DG PAG DI PAGG.
1 DI 4 1. GENERALITA'
1.1. SCOPO della presente procedura è descrivere i criteri e definire le responsabilità e le modalità operative e il monitoraggio adottate dal Gruppo per la manutenzione dei cespiti non elettronici.
1.2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutti i prodotti cespiti utilizzati all’interno dell’azienda non elettronici.
1.3. DEFINIZIONE DEI TERMINI Valgono i termini definiti nella Norma UNI EN ISO 9001:2008 Allegato termini e definizioni specifiche
1.4. REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate.
1.5. MODULI E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - Codice Civile e leggi specifiche
- Manuale della Qualità
- Documenti legati alla normativa sulla Sicurezza sul lavoro ( Legge 626 ) - Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati
- (eventuali moduli)
- Modulo Presa in Carico Cespite - Etichetta
- Fattura fornitore
1.6. ARCHIVIAZIONE
Tutti i documenti relativi a tale procedura vengono scansionati e archiviati in formato digitale sul Sistema Gestionale Mago nella sezione Easy Attachment secondo il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati e conservati per un periodo minimo di 10 anni.
I documenti cartacei sono archiviati in raccoglitori nel rispetto delle procedure della gestione degli archivi.
1.7. SISTEMA INFORMATIVO MAGO -- Processi / Funzioni
- Aree (Ammortamenti) - Gruppi (Vari)
- Funzioni (Vari)
- Report di Mago (Vari) - Report dell’utente - Gruppi (Ammortamenti) - Report (Vari)
Rev. 2 27 Gennaio 2017 Pag. 2 a 5 2. RESPONSABILITÀ
2.1. Addetto manutenzione cespiti (AMC) È responsabile dei seguenti processi:
• Controlla giornalmente il portale delle richieste di intervento
• Effettua gli interventi tecnici sui prodotti
• Compila il rapporto di intervento tecnico.
• Valuta la necessità di utilizzo di risorse esterne.
2.2. Responsabile servizi generali (RSG) È responsabile dei seguenti processi:
• Si sostituisce all’addetto per tutte le attività per esso previste
• Controlla giornalmente il portale delle richieste
• Pianifica gli interventi da effettuare e controlla la corretta esecuzione
• Effettua i report mensili di controllo e li presenta alla DOPE.
2.3. DIREZIONE OPERATIN (DOPE)
E’ responsabile di tutti i processi del settore. Predispone le Procedure Operative e ne monitorizza l’esecuzione, definisce i target e il relativi consuntivi di periodo, Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle “eccezioni” concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi, è responsabile dei seguenti processi e controlli.
Controlla mensilmente il report degli interventi interni.
2.4. DIREZIONE GENERALE (DG)
Definisce le strategie aziendali, supervisionare le Direzione dei settori, approva i target ed i relativi consuntivi di settore. Se lo ritiene necessario, interviene nella gestione delle
“eccezioni” concedendo particolari autorizzazioni o sblocchi. Approva le procedure operative.
2.5. RESPONSABILE QUALITA (RQ)
Sorveglia la corretta applicazione della presente procedura, verificando che le attività svolte dalla XPRES siano effettuate in accordo con quanto prescritto nei documenti di riferimento e nel Manuale della Qualità.
Rev. 2 27 Gennaio 2017 Pag. 3 a 5 3. MODALITÀ OPERATIVE
La Xpres è dotato di un portale operativo interno e di un sito WWW.dhi.it per l’esterno in cui inserire le richieste di interventi tecnici di professionisti, sia dedicato al centro la piramide che alle esigenze operative del gruppo. Tale portale e il sito collegato permettono di monitorare le richieste necessarie al buon funzionamento della infrastruttura del gruppo. Ogni qual volta un dipendente o collaboratore o un cliente del centro direzionale o degli appartamenti del gruppo, necessiti di un supporto tecnico deve inserire una chiamata sul portale operativo area Interventi tecnici apparati non elettronici o sul sito WWW.dhi.it area assistenza.
Gli interventi vengono effettuati in ordine di priorità e di apertura.
• AMC valutato l’entità della richiesta, potrà intervenire direttamente o si avvarrà di una ditta specializzata esterna.
• In caso di necessità di intervento di un tecnico o di una ditta specializzata esterna segnalerà la necessità al RSG che valuterà l’esigenza e attiverà il soggetto esterno.
• Se il soggetto esterno ha un contratto quadro effettuerà l’intervento senza necessità di preventivi per importi fino a € 1.000,00 per importi superiori o per ditte non contrattualizzate verranno richiesti almeno tre preventivi.
• In caso di necessità di un pezzo di ricambio o della sostituzione del cespite AMC segnalerà tale necessità a RSG che valuterà l’esigenza e autorizzerà l’ordine relativo per importi fino a € 100,00 per importi superiori la spesa è soggetta a preventivo e va autorizzata dalla Direzione peration
• Il preventivo è soggetto a valutazione e approvazione da parte della Direzione Operation.
• Il preventivo approvato viene trasformato in ordine da parte del RSG ed inserito nel S.I.
MAGO
Alla chiusura dell’intervento va fatta un breve rapportino indicando:
3.1. INTERVENTI TECNICI
In caso di malfunzionamento di apparati, il richiedente dovrà specificare l’apparato il tipo di malfunzionamento e l’ubicazione della macchina definendo una priorità tra: emergenza alta, media, bassa .
AMC verifica giornalmente il report degli interventi tecnici da effettuare, contatterà il richiedente, se necessario, effettuerà un sopralluogo e valuterà la fattibilità dell’intervento:
o Da pianificare – entro 3 gg dovrà essere fissata una data definitiva di esecuzione e la relativa priorità
o Non fattibile
o Da approfondire – entro 3 gg dovrà essere effettuata una valutazione dell’intervento e la relativa priorità
o Progetto – entro 7 gg dovrà essere predisposto un progetto, con i relativi preventivi e la relativa priorità. Tale opzione deve essere utilizzata nei casi in cui venga coinvolta una ditta esterna con necessità di un preventivo e per impegni di spesa superiori ad € 1.000,00 che richiede l’autorizzazione della Direzione.
o Fattibile – deve essere immediatamente indicata una data di esecuzione e una priorità
Rev. 2 27 Gennaio 2017 Pag. 4 a 5 - Concluso l’iter di analisi, stabilisce un livello di priorità:
o In caso di emergenza interverrà immediatamente.
o In caso di priorità alta intervento entro 3 gg o In caso di priorità media intervento entro 10 gg o In caso di priorità bassa intervento entro 30 gg
− Stabilisce il giorno e l’orario di inizio lavori con la descrizione dell’intervento previsto e viene stabilito se è da emettere un preventivo al cliente o se non è previsto alcun addebito.
− Individua l’esecutore dei lavori (ditta esecutrice o esecutore interno o esterno) che elaborerà un preventivo di spesa a ns. carico, se richiesto. In caso di necessità di tale preventivo, dovrà essere inoltrato alla Direzione per l’autorizzazione.
- Viene dato l’incarico per l’esecuzione dei lavori all’incaricato prescelto con la stampa di tutto il modulo di richiesta intervento.
Alla chiusura dell’intervento, l’esecutore dovrà compilare la scheda consuntiva (stampata dalla richiesta su Operativo) indicando:
o Descrizione intervento o Materiale sostituito o Consuntivo materiale
o Consuntivo manodopera pari € 20,00/h con frazioni di 30 minuti, se effettuato da personale interno, come da fattura se effettuato da ditta esterna.
o L’esecutore
o Inizio e fine intervento e quindi Tempo esecuzione o Data di esecuzione
o Azienda
L’esecutore consegnerà tale modulo all’AMC, che provvederà a trascrivere quanto indicato nella richiesta di intervento su operativo e a verificare la congruità e la qualità del lavoro, approvando i lavori eseguiti:
− In caso di contestazioni sull’intervento eseguito, l’AMC inserisce il flag “Intervento contestato” e le relative motivazioni e lo comunica al Responsabile dei Servizi Generali, per l’apertura di contestazione verso il fornitore.
− In caso di approvazione dei lavori, inserirà il flag di chiusura dei lavori e della relativa data.
Il Responsabile dei Servizi Generali, dopo la ricezione delle fatture da parte dell’esecutore dell’intervento, ne indica i riferimenti e la chiusura del pagamento nella scheda di richiesta su Operativo, concludendo definitivamente l’iter della richiesta.
3.2. Manutenzione preventiva.
• Il RSG appronta un “piano di manutenzione e verifica degli apparati” come da MO03 modello di manutenzione annuale programmata.
• RSG aprirà le chiamate relative con priorità bassa almeno 30gg prima della scadenza prevista dal piano di manutenzione.
• AMC provvede ad effettuare le verifiche previste dal manuale dell’apparato e ad predisporre e firmare il rapportino di verifica di funzionamento.
• La verifica sarà registrata sul cespite da parte di AMC, se dovuta.
• Il RSG provvederà alla chiusura dell’intervento, verificando la soluzione del problema.
Rev. 2 27 Gennaio 2017 Pag. 5 a 5 4. MONITORAGGIO
4.1 Mensilmente RSG predisporrà il report di tutti gli interventi effettuati e lo valuterà con la direzione operation con cui definirà le strategie e gli interventi nel settore.
4.2 Annualmente sarà verificato, in contemporanea con la verifica della qualità, il piano di attuazione delle verifiche preventive, che verrà rivisto e approvato sulla base delle normative vigenti e delle prescrizioni dei manuali di uso degli apparati e delle valutazioni di buon uso degli apparati.
