Comune di Fabriano
REGOLAMENTO PER L’ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
CAPO I ^ - DISPOSIZIONI GENERALI
Art. 1 - Principi generali
1. Con l’adozione del presente regolamento si intendono attuare le disposizioni della Legge 7.08.1990 n.241 e dello Statuto comunale affinchè, mediante l’esercizio del diritto di accesso agli atti, ai provvedimenti, ai documenti adottati o comunque in possesso dell’Amministrazione Comunale, vengano assicurate trasparenza ed imparzialità dell’attività amministrativa.
Art. 2 - Oggetto del diritto di accesso.
1. Conformemente al dettato della Legge 241/90 , tutti gli atti, i documenti , i provvedimenti dell’Amministrazione Comunale sono pubblici, fatta eccezione per quelli che la stessa legge ed il presente Regolamento , negli articoli successivi, indicano come riservati
2. Ai sensi del 2° comma dell’art.22 Legge 241/90 , è considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
Sono invece provvedimenti tutti gli atti conclusivi di un procedimento e produttivi di effetti giuridici, ossia le deliberazioni, le licenze, i contratti, le autorizzazioni, le ordinanze ed ogni altro atto con tali caratteristiche.
Art. 3 - Soggetti del diritto di accesso.
1. Ai sensi dell’articolo 7 della Legge 8.06.1990 n.142 nonchè dell’articolo 22 della Legge 241 più volte citata, il diritto di accesso agli atti ed alle informazioni in possesso dell’Amministrazione è assicurato:
• ai cittadini del Comune;
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• ai Consiglieri Comunali, con le modalità indicate nel seguente articolo 4;
• ai legali rappresentanti di associazioni , istituzioni, enti e persone giuridiche pubbliche e private che svolgano nell’ambito del teritorio comunale attività di partecipazione, di volontariato, di protezione ambientale o comunque sociale, culturale ed economica di interesse generale;
• alle pubbliche amministrazioni per le informazioni e gli atti necessari per lo svolgimento dei loro compiti istituzionali;
• ad ogni altra persona ,fisica o giuridica, residente o comunque operante nel territorio comunale, per le finalità e nei limiti previsti dal presente regolamento;
• a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, limitatamente alle informazioni inerenti l’interesse tutelato dal richiedente .
Art. 4 - I Consiglieri Comunali.
1. Nel rispetto dell’enunciato dell’art.31, comma 5, Legge 8.06.1990 n. 142, i Consiglieri hanno diritto a tutte le notizie e le informazioni utili all’espletamento del loro mandato: la norma va intesa nel senso di garantire la visione, il rilascio di copie e ogni informazione ritenuta necessaria.
2. Il rilascio di copie ai Consiglieri comunali avviene a titolo gratuito.
CAPO II ^ - PROCEDIMENTI DI ACCESSO
Art. 5 - Responsabile del procedimento di accesso
1. E’ il funzionario responsabile del procedimento cui l’accesso si riferisce, cioè colui che, all’interno dell’Unità Organizzativacompetente, è responsabile dell’istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonchè dell’adozione del provvedimento finale.
Art. 6 - Ufficio Relazioni con il Pubblico.
1.Questo ufficio di nuova istituzione, concepito ed ideato come sede privilegiata di dialogo tra il Comune ed i propri cittadini, provvede :
• all’informazione dei cittadini, orientandoli nei percorsi burocratici per conoscere il livello organizzativo e di responsabilità dei vari uffici, ottenere i riferimenti tecnici e amministrativi, informazioni ed orientamento individuale in merito alle decisioni dell’Amministrazione, prendere
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• alla formulazione di proposte di adeguamento organizzativo e procedurale dell’Amministrazione , in vista di un più ottimale sistema di comunicazione con i cittadini.
Art. 7 - Accesso informale.
1. Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale all’Ufficio Relazioni con il Pubblico di cui al precedente articolo: l’interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta o, quanto meno, gl elementi che ne consentano l’individuazione, dichiarando, se necessario, la propria identità, l’esistenza dei propri poteri rappresentativi e la connessione dell’interesse all’oggetto della richiesta.
2. Salvo quanto previsto dall’articolo seguente, la richiesta viene esaminata immediatamente ed informalmente e viene accolta mediante rilascio di quanto richiesto, direttamente dall’URP se in disponibilità, o mediante rinvio all’Unità Organizzativa competente.
3. Se richiedente è una Pubblica Amministrazione, l’istanza va presentata dal titolare dell’ufficio interessato o dal responsabile del procedimento amministrativo.
Art. 8 - Accesso formale.
1. In particolari casi in cui non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta di accesso in via informale o vi siano dubbi circa la legittimazione o l’identità del richiedente, sui suoi poteri rappresentativi , sulla correlazione dell’interesse alle informazioni richieste o sull’accessibilità del documento, il richiedente viene invitato a presentare istanza formale . Questa verrà redatta su moduli prestampati forniti dall’Amministrazione Comunale e disponibili presso l’URP e dovrà riportare, oltre alle sue generalità , tutti gli elementi necessari al riconoscimento immediato dell’esistenza della legittimazione all’accesso in capo ad esso, nonchè riferimenti puntuali ai provvedimenti, atti o documenti di cui il medesimo intende prendere visione o ottenere copia.
2. La richiesta di accesso, comunque presentata, viene registrata in un archivio informatizzato collegato al Protocollo Generale e viene annotata l’assegnazione al responsabile del procedimento di accesso dell’Unità Organizzativa competente.
3. Ai sensi dell’art.25, 4° comma della Legge 241, il procedimento di accesso deve concludersi entro 30 giorni dalla presentazione della richiesta all’ufficio competente: se la richiesta è irregolare o incompleta, il responsabile del procedimento di accesso di cui all’articolo 4 del presente regolamento, ne dà, entro 10 giorni, comunicazione al richiedente mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento. In tal caso il termine di 30 giorni decorre dalla presentazione della richiesta regolarizzata.
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Art. 9 - Accesso agli atti istruttori di procedimenti in corso.
1. L’accesso agli atti ed ai documenti in fase istruttoria viene assicurato attraverso modalità atte a garantire il diritto e nello stesso tempo a non rallentare il procedimento.
Art. 10 - Accoglimento della richiesta di accesso.
1. Nell’atto di accoglimento della richiesta di accesso deve essere indicato l’ufficio presso il quale rivolgersi e assegnato un termine , in ogni caso non inferiore a 15 giorni, per esaminare i documenti o per ottenerne copia.
2. Se il documento per il quale è stato autorizzato l’accesso è collegato ad altri documenti ed appartiene al medesimo procedimento, l’accesso viene consentito anche a tutti questi.
3,. L’esame dei documenti è effettuato, nel luogo e nelle ore indicate nell’atto di accoglimento della richiesta , dal richiedente stesso o da persona da lui incaricata.
4. Nel caso in cui al richiedente vengano rilasciate copie fotostatiche, all’atto della loro consegna egli dovrà corrispondere una somma pari al costo di riproduzione delle copie richieste, secondo l’ammontare del rimborso spese stabilite dall’Amministrazione mediante provvedimento di Giunta.
Art. 11 - Mancato accoglimento della richiesta di accesso.
1. Trattandosi di provvedimento eccezionale, l’atto del Sindaco o del suo delegato con il quale non viene concesso l’accesso, deve essere motivato e notificato al richiedente entro 15 giorni dalla data di ricevimento dell’istanza. Contro di esso è ammesso ricorso al Difensore Civico ed al TAR nei termini di legge.
Art. 12 - Silenzio - rifiuto.
1. Trascorso il termine di 30 giorni dalla presentazione della richiesta di accesso senza che al richiedente sia pervenuta alcuna risposta in merito, il silenzio dell’Amministrazione deve essere
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Art. 13 - Esclusione del diritto di accesso.
1. Sono esclusi dal diritto di accesso gli atti ed i documenti formati dall’Amministrazione comunale o da essa detenuti, coperti da segreto di Stato, nonchè nei casi di segreto o divieto di divulgazione o che sono riservati per espressa indicazione di legge, secondo quanto stabilito dal 3° comma dell’articolo 7 della Legge 142/90 e dal 1° e 5° comma dell’articolo 24 della Legge 241/90.
Sono esclusi altresì tutti gli atti ed i documenti riguardanti la vita privata o la riservatezza di persone fisiche o giuridiche , gruppi, imprese e associazioni.
2. Se il documento o l’atto ha solo in parte carattere di riservatezza, l’interessato ha diritto di ottenerne un estratto che ometta la parte riservata.
3. La richiesta avente per oggetto la consultazione di serie periodiche o di registri di atti, se riferita a periodi estesi o a quantitativi rilevanti, può essere accolta solo se finalizzata a ricerche storiche, statistiche, scientifiche o di studio ed evidenziate nella richiesta di accesso. L’accoglimento di questa non dovrà comunque pregiudicare il normale funzionamento dell’ufficio presso il quale viene svolta la ricerca.
Art. 14 - Disposizioni transitorie e finali.
1. Fino a quando l’Ufficio Relazioni con il Pubblico non sarà tecnicamente in grado di assolvere in maniera esaustiva a tutti i compiti demandatigli dalla legge e dal presente regolamento, l’informazione e l’accesso saranno garantiti dalle unità organizzative competenti per materia, attraverso il responsabile del procedimento di accesso di cui all’articolo 4.
2. Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla esecutività della deliberazione di approvazione.
