. . . . . . . . . . Città di Spoleto
Segreteria generale
Regol@mento sul sistema dei controlli interni
Il “Regolamento sul sistema dei controlli interni” è stato approvato con atto del
Consiglio comunale n° 10 dell’8 aprile 2013.
2
Regolamento sul sistema dei controlli interni
Il “regolamento” è stato approvato con delibera consiliare n° 10 dell’8 aprile 2013.
Il 23 aprile 2013 si è proceduto ad un coordinamento formale del testo. Il testo coordinato è stato redatto e ripubblicato a cura della segreteria generale - nell’ambito dell’attività di rilevazione e catalogazione degli atti normativi comunali - al solo fine di agevolare la leggibilità dell’opera secondo criteri uniformi di redazione valevoli per tutti gli atti normativi dell’ente. Restano invariati il valore e l'efficacia degli atti deliberativi che hanno adottato e modificato le norme regolamentari.
Il presente documento è redatto in formato digitale ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n° 82 recante il “Codice dell'amministrazione digitale” ed è inserito nel
“Fascicolo 2013 - 1.1.1/7 - REGOLAMENTO SUL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI” consultabile direttamente ed in qualsiasi momento dagli operatori dell’ente e tramite la segreteria generale da parte degli altri interessati.
L’UFFICIO COORDINAMENTO NORMATIVO Il vicesegretario generale
Dott. Vincenzo RUSSO
CAPO I ... 4
PRINCIPI GENERALI... 4
Articolo 1 - Oggetto del Regolamento ... 4
Articolo 2 - Tipologie di controlli interni ... 4
Articolo 3 - Finalità del sistema dei controlli interni ... 4
Articolo 4 - Soggetti del sistema dei controlli interni ... 5
CAPO II ... 6
CONTROLLO DI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVO-CONTABILE ... 6
Articolo 5 - Controllo di regolarità amministrativa ... 6
Articolo 6 - Controllo di regolarità contabile ... 8
CAPO III ... 10
3
CONTROLLO STRATEGICO... 10
Articolo 7 - Definizione del controllo strategico ... 10
Articolo 8 - Strumenti della Pianificazione strategica ... 10
Articolo 9 - Attività del Controllo strategico ... 11
CAPO IV ... 12
CONTROLLO DI GESTIONE ... 12
Articolo 10 - Definizione del controllo di gestione ... 12
Articolo 11 - Il processo di funzionamento del controllo di gestione... 12
CAPO V... 14
CONTROLLO SULLA QUALITA’ DEI SERVIZI EROGATI ... 14
Articolo 12 - Finalità del controllo sulla qualità dei servizi erogati ... 14
Articolo 13 - Metodologie per la misurazione della soddisfazione degli utenti ... 14
CAPO VI ... 15
CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI ... 15
Articolo 14 - Disciplina del controllo sugli equilibri finanziari... 15
CAPO VII ... 16
CONTROLLO SULLE SOCIETA’ PARTECIPATE NON QUOTATE ... 16
Articolo 15 - Finalità dei controlli sulle società partecipate non quotate ... 16
Articolo 16 - Oggetto dei controlli sulle società partecipate non quotate... 16
Articolo 17 - Soggetti preposti ai controlli sulle società partecipate non quotate ... 17
CAPO VIII... 18
PUBBLICITA’ ... 18
Articolo 18 - Pubblicità delle forme di controllo interno ... 18
CAPO IX ... 19
DISPOSIZIONI COMUNI E FINALI... 19
Articolo 19 - I soggetti preposti al controllo interno ... 19
Articolo 20 - La valutazione ... 19
Articolo 21 - Il Piano della Performance... 19
Articolo 22 - Entrata in vigore ... 19
4
CAPO I
PRINCIPI GENERALI Articolo 1 - Oggetto del Regolamento
1. Il presente regolamento disciplina il sistema dei controlli interni del Comune di Spoleto.
2. Le varie forme di controllo interno sono gestite in modo integrato.
3. Le attività di controllo interno producono report con la tempistica prevista nei successivi articoli, che sono inviati alla giunta ed al consiglio e, ove previsto dalla normativa, alla Corte dei Conti. Tali report sono pubblicati sul sito internet dell’ente.
Articolo 2 - Tipologie di controlli interni 1. Il sistema dei controlli interni è articolato in:
a) controllo di regolarità amministrativo-contabile;
b) controllo strategico;
c) controllo di gestione;
d) controllo sugli equilibri finanziari;
e) controllo della qualità dei servizi erogati;
f) controllo sulle società partecipate non quotate.
2. Al sistema dei controlli interni si deve aggiungere l’attività di valutazione dei dirigenti. Tale attività è direttamente connessa con il sistema dei controlli interni con le modalità previste nel presente regolamento.
3. Il sistema dei controlli interni costituisce strumento di supporto nella prevenzione del fenomeno della corruzione. Le modalità sono disciplinate nel piano anticorruzione, di cui alla legge n° 190/2012. In ogni caso, le attività che saranno individuate a maggiore rischio di corruzione sono impegnate a trasmettere informazioni aggiuntive al controllo interno.
4. Gli esiti del controllo interno sono utilizzati ai fini della redazione da parte del segretario generale della dichiarazione di inizio e fine mandato del sindaco.
Articolo 3 - Finalità del sistema dei controlli interni
1. Il sistema dei controlli interni, disciplinato dagli articoli 147 e segg. del decreto legislativo 267/2000, così modificato dal decreto legge 174/2012, convertito nella legge 213/2012, è diretto a:
a) monitorare la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa (controllo di regolarità amministrativa e contabile);
b) valutare l’adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, dei programmi e degli altri strumenti di determinazione dell’indirizzo politico, in termini di congruenza tra i risultati conseguiti e gli obiettivi predefiniti, garantendo una conoscenza adeguata dell’andamento complessivo della gestione (controllo strategico);
5 c) verificare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione amministrativa, al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi correttivi, il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati (controllo di gestione);
d) garantire il costante controllo degli equilibri finanziari della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di stabilità interno, mediante l’attività di coordinamento e di vigilanza da parte del responsabile del servizio finanziario, nonché l’attività di controllo da parte dei responsabili dei servizi (controllo sugli equilibri finanziari);
e) monitorare il controllo della qualità dei servizi erogati, sia direttamente, sia mediante organismi gestionali esterni, con l’impiego di metodologie dirette a misurare la soddisfazione degli utenti esterni e interni dell’ente (controllo sulla qualità dei servizi erogati).
f) verificare, attraverso l’affidamento e il controllo dello stato di attuazione di indirizzi e obiettivi gestionali, anche in riferimento all’articolo 170, comma 6 del decreto legge 267/2000, la redazione del bilancio consolidato, l’efficacia, l’efficienza e l’economicità degli organismi gestionali esterni dell’ente (controllo sulle società partecipate).
Articolo 4 - Soggetti del sistema dei controlli interni
1. Partecipano all’organizzazione del sistema dei controlli interni il segretario generale, il direttore generale i dirigenti, l’ufficio controllo di gestione, l’organismo indipendente di valutazione ed il collegio dei revisori dei conti.
6
CAPO II
CONTROLLO DI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVO-CONTABILE Articolo 5 - Controllo di regolarità amministrativa
1. Il controllo di regolarità amministrativa si realizza nella fase preventiva alla adozione delle deliberazioni e determinazioni e nella fase successiva alla adozione di tutti gli atti amministrativi.
2. Nella fase preventiva della formazione delle deliberazioni esso si concretizza nel rilascio del parere di regolarità tecnica. Il controllo di regolarità amministrativa verifica la conformità della proposta di deliberazione ai criteri ed alle regole tecniche specifiche, il rispetto della normativa di settore e dei principi di carattere generale dell’ordinamento, nonché dei principi di buona amministrazione ed infine la corrispondenza con gli obiettivi dell’ente. Il parere tecnico di regolarità amministrativa è riportato nella premessa della deliberazione. Anche nella parte premessa delle determinazioni si deve dare espressamente atto della regolarità tecnica.
3. La giunta ed il consiglio possono discostarsi dalle risultanze del parere di regolarità tecnica dandone adeguata motivazione nel testo della deliberazione.
4. Nella fase successiva all’adozione degli atti amministrativi il controllo persegue le seguenti finalità:
a) monitorare e verificare la regolarità e correttezza degli atti adottati;
b) rilevare la legittimità dei provvedimenti, registrare gli eventuali scostamenti rispetto alle norme comunitarie, costituzionali, legislative, statutarie e regolamentari;
c) sollecitare le valutazioni sull’eventuale esercizio del potere di autotutela dei Dirigenti, ove vengano ravvisate illegittimità;
d) migliorare la qualità degli atti amministrativi;
e) semplificare il linguaggio amministrativo;
f) riduzione dei tempi dell’iter amministrativo;
g) coerenza rispetto alla programmazione.
5. Il controllo successivo di regolarità amministrativa deve ispirarsi ai seguenti principi:
a) utilità: le risultanze del controllo devono essere utili ed utilizzabili, devono garantire la standardizzazione nella redazione degli atti e il miglioramento complessivo della qualità degli atti prodotti;
b) contestualità: l’effettuazione del controllo deve avvenire in tempi vicini all’emanazione dell’atto;
c) indipendenza: il responsabile e gli addetti all’attività di auditing devono essere indipendenti dalle attività oggetto di verifica; in caso di controllo di atti emanati da componenti del Nucleo di Controllo di cui al successivo comma 6, questi dovranno astenersi da ogni partecipazione alle relative attività;
d) imparzialità e trasparenza: il controllo deve essere esteso a tutte le Direzioni dell’Ente, secondo regole chiare, stabilite e rese note preventivamente;
e) semplificazione dell’azione amministrativa: il controllo non deve appesantire i tempi delle procedure amministrative;
7 f) partecipazione: il modello di controllo interno di regolarità amministrativa deve essere partecipato agli uffici, come momento di sintesi e di raccordo, in cui le criticità eventualmente emerse vengano valutate non a scopo sanzionatorio ma collaborativo;
g) assistenza a tutti i soggetti dell’amministrazione affinché possano adempiere efficacemente alle loro funzioni e responsabilità. A tal fine debbono essere fornite loro analisi, valutazioni, raccomandazioni e commenti sulle attività esaminate. Il sistema, pertanto, deve ispirasi al principio di auditing interno e di autotutela, anche al fine di rettificare, integrare o anche annullare gli atti eventualmente viziati;
h) integrazione con le altre forme di controllo: al fine di costituire un sistema omogeneo di dati ed informazioni utilizzabili in relazione alle finalità da realizzare.
6. Il controllo successivo viene svolto, sotto la direzione del Segretario generale, da un nucleo di controllo di regolarità amministrativa composto dal segretario stesso e dall’Ufficio Controllo di Gestione attraverso un apposito piano di campionamento individuato dal Nucleo. Per tale controllo sarà possibile avvalersi di altre professionalità da individuare in base alla tipologia dei controlli da effettuare.
7. Sono oggetto del controllo successivo di regolarità amministrativa le Determinazioni Dirigenziali, quali atti di gestione amministrativa, i contratti e gli altri atti amministrativi adottati da tutti i dirigenti. Possono, inoltre, essere sottoposti a controllo tutti gli atti per cui il Segretario ritenga opportuno l’avvio dell’attività di controllo, anche ai fini della lotta alla corruzione.
8. Il controllo di regolarità amministrativa misura e verifica la conformità e la coerenza degli atti controllati, agli standard di riferimento predefiniti.
9. Per standard predefiniti si intendono i seguenti indicatori generali:
a) regolarità delle procedure amministrative collegate all’atto sottoposto a controllo;
b) rispetto dei tempi di emanazione dell’atto;
c) rispetto della normativa vigente, sia legislativa che statutaria e regolamentare e relativi richiami nell’atto;
d) conformità agli atti di programmazione consiliare, al Piano Esecutivo di Gestione (P.E.G.), Piano degli Obiettivi (P.d.O.), ad eventuali circolari interne e/o atti di indirizzo sul tema;
e) chiarezza espositiva, anche sotto il profilo della semplificazione del linguaggio e della sintesi;
f) corretto uso degli allegati e dei richiami ad altri atti;
g) completezza e linearità della motivazione, ove richiesta.
10. Il controllo ha periodicità trimestrale e viene effettuato sugli atti adottati nei mesi precedenti, estratti a campione con la metodologia del sistema di campionamento individuato dal Nucleo.
11. L’esame può essere esteso, su iniziativa del Nucleo di Controllo di Regolarità Amministrativa, anche agli atti dell’intero procedimento o di procedimenti della stessa tipologia. In questo caso i diversi uffici dovranno consegnare al Nucleo tutta la documentazione che sarà loro richiesta.
12. Per permettere il controllo, il Nucleo curerà la messa a punto di griglie di riferimento per la valutazione degli atti, sulla base degli standard sopra indicati. Tali griglie sono destinate a continui aggiornamenti, per adeguarsi alle modifiche normative e regolamentari che intervengono nel tempo.
13. Al termine del controllo di ogni atto viene redatta una scheda di rilevazione per la conformità agli standard
8 predefiniti, da restituire al dirigente che ha emanato l’atto, in cui vengono segnalate le eventuali difformità riscontrate.
14. Qualora, attraverso il controllo vengano individuati atti che presentano vizi di legittimità, il Segretario Generale lo segnala tempestivamente al Dirigente interessato per le valutazioni in ordine all’eventuale annullamento in autotutela.
15. Il Nucleo compila una relazione periodica semestrale, con dati di tipo statistico e con le segnalazioni di irregolarità rilevate negli atti sottoposti a verifica, nonché con eventuali analisi, rilievi, raccomandazioni e proposte per i Dirigenti interessati.
16. La fase conclusiva della verifica di regolarità amministrativa, si concretizza in un rapporto annuale con le analisi e le valutazioni effettuate, nonché con gli scostamenti rispetto ai controlli precedenti. Contiene eventuali proposte mirate al miglioramento della qualità degli atti, in particolare qualora emergano irregolarità ricorrenti, che possono essere imputate ad interpretazioni differenziate delle disposizioni. In tal caso il Segretario Generale dovrà intervenire con circolari esplicative o promuovendo iniziative di formazione mirate all’omogeneizzazione e standardizzazione degli atti.
17. I risultati del controllo sono altresì inviati all’Organismo Indipendente di valutazione che li utilizza nella fase di valutazione dei Dirigenti e, come documento statistico, confluiscono nei report annuali con gli altri tipi di controllo interno, inviati ai Revisori dei Conti e al Consiglio Comunale.
18. I report costituiscono altresì strumento per il Sindaco e la Giunta Comunale per la verifica dell’osservanza delle direttive impartite, del raggiungimento degli obiettivi assegnati, dell’adempimento ai doveri disciplinati dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro.
Articolo 6 - Controllo di regolarità contabile
1. Il controllo di regolarità contabile è svolto dal dirigente della Direzione Risorse Finanziarie e Controlli. Egli verifica la regolarità contabile dell’attività amministrativa con il visto ed il parere di regolarità contabile.
2. Con il visto di regolarità contabile sulle determinazioni e con il parere di regolarità contabile sulle deliberazioni il dirigente della Direzione Risorse Finanziarie e Controlli verifica in particolare:
a) la disponibilità dello stanziamento di bilancio e la corretta imputazione, nonché la corretta competenza contabile all’adozione dell’atto;
b) l’esistenza del presupposto dal quale sorge il diritto dell’obbligazione;
c) l’esistenza delle somme sulle quali l’impegno di spesa può essere regolarmente assunto;
d) la conformità alle norme fiscali;
e) il rispetto dell’ordinamento contabile degli enti locali e delle norme del regolamento di contabilità;
f) la mancanza di conseguenze negative sugli equilibri di bilancio e sul patto di stabilità;
g) l’eventuale accertamento delle entrate;
h) la copertura nel bilancio pluriennale;
i) la regolarità della documentazione necessaria per l’impegno di spesa;
l) gli equilibri finanziari complessivi della gestione e dei vincoli di finanza pubblica.
9 3. La giunta ed il consiglio possono discostarsi dalle risultanze del parere di regolarità contabile sulla base di argomentate motivazioni.
4. Il collegio dei revisori dei conti può sottoporre a diretta verifica gli atti gestionali dei singoli dirigenti, ogni qual volta ne ravvisi la necessità, sotto il profilo della regolarità contabile.
10
CAPO III
CONTROLLO STRATEGICO
Articolo 7 - Definizione del controllo strategico
1. Il controllo strategico è lo strumento che consente di verificare lo stato di attuazione dei piani e dei programmi secondo le linee di mandato approvate dal Consiglio Comunale. Esso è strettamente legato all’attività di pianificazione e programmazione strategica e di indirizzo politico-amministrativo.
2. Le attività del controllo strategico sono finalizzate alla rilevazione dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi predefiniti, degli aspetti economico-finanziari connessi ai risultati ottenuti, dei tempi di realizzazione rispetto alle previsioni delle procedure operative attuate confrontate con i progetti elaborati, della qualità dei servizi erogati e del grado di soddisfazione della domanda espressa, degli aspetti socio-economici.
Articolo 8 - Strumenti della Pianificazione strategica
1. Il processo di pianificazione e programmazione strategica dell’Amministrazione avviene attraverso i seguenti strumenti che devono tradurre in obiettivi chiari e perseguibili le strategie definite.
Articolo 10 Articolo 9
Metodologia del Controllo strategico 2. Il
2. Il controllo strategico viene effettuato mediante il metodo della Balanced Scorecard, per consentire l’identificazione e il monitoraggio continuo degli obiettivi partendo dalla mission e dalla strategia dell’Ente secondo quattro ambiti correlati:
a) equilibrio economico – per la verifica del rispetto degli equilibri finanziari di breve termine (efficienza dell’impiego delle risorse economiche in un’ottica di equilibrio sociale);
PROGRAMMA DEL SINDACO
Piano generale di Sviluppo
Balanced Scorecard Bilancio di
Mandato
Relazione del Sindaco
Relazione sulla performance
PIANIFICAZIONE
C O N T R O L L O
ANALISI DEI FENOMENI RISPETTO ALLE SCELTE
STRATEGICHE EVENTUALE
RIPROGRAMMAZIONE R
E N D I C O N T A Z I O N E
11 b) relazione utenti – Consente di monitorare il rapporto tra Amministratori e Stakeholders con particolare riferimento agli utenti dei servizi. E’ quindi importante misurare la soddisfazione degli utenti e verificare la capacità dell’Ente a creare rapporti di fiducia ed a rispondere alle esigenze del territorio;
c) innovazione e sviluppo - Capacità dell’Ente a svolgere un ruolo da volano per il territorio adeguando la propria struttura e la propria strategia alle esigenze (mutabili ed incerte) del territorio stesso;
d) analisi processi e apprendimento organizzativo - Semplificazione dei processi interni al fine di ridurre la burocrazia e i tempi di risposta;
3. Sulla base degli obiettivi predisposti saranno effettuati dei monitoraggi periodici finalizzati alla verifica del reale raggiungimento o meno degli stessi. Nel caso in cui si verifichi uno scostamento rispetto a quanto programmato, si dovrà provvedere ad individuare nuovi obiettivi e relativi indicatori.
Articolo 9 - Attività del Controllo strategico 1. L’unità preposta al controllo strategico è l’Ufficio Controllo di Gestione.
2. L’Ufficio Controllo di Gestione elabora metodologie atte a:
a) verificare la congruità dei programmi e dei progetti contenuti nella Relazione Previsionale e Programmatica, nel Bilancio annuale e pluriennale e nel PEG con le linee di indirizzo approvate dal Consiglio Comunale;
b) verificare la congruità degli obiettivi contenuti nei Pdo con gli strumenti di pianificazione e programmazione;
c) rilevare lo stato di attuazione dei programmi secondo le linee approvate dal Consiglio Comunale, con lo strumento della Balanced Scorecard (scheda di valutazione bilanciata);
d) verificare lo stato di attuazione degli obiettivi strategici dell’Ente;
e) analizzare i trend strutturali (economici, sociali, qualitativi, ambientali e organizzativi);
f) eventuale attività di analisi del contesto interno e esterno dei fenomeni, delle conseguenze, dei risultati previsti rispetto alle azioni strategiche per poterne ricavare le migliori opportunità per l’Ente;
g) eventuale predisposizione delle azioni e degli standard al fine di verificare, ex post, la rispondenza tra la pianificazione strategica e le finalità dell’Ente;
3. L’Ufficio elabora rapporti almeno annuali da sottoporre all’organo esecutivo e al consiglio comunale per la successiva predisposizione di deliberazioni consiliari di ricognizione dei programmi;
4. Il controllo di cui al presente Capo, ai sensi del decreto legislativo 174/2012 convertito in legge 213 del 7 dicembre 2012, articolo 147 ter, è obbligatorio a decorrere dal 1° gennaio 2015.
12
CAPO IV
CONTROLLO DI GESTIONE
Articolo 10 - Definizione del controllo di gestione
1. Il controllo di gestione è la procedura diretta a monitorare la gestione operativa dell’ente, verificare lo stato di attuazione degli obiettivi programmati e, attraverso l'analisi delle risorse acquisite e della comparazione tra i costi e la quantità e qualità dei servizi offerti, la funzionalità dell'organizzazione dell'ente, l'efficacia, l'efficienza ed il livello di economicità nell'attività di realizzazione degli obiettivi.
2. Al controllo di cui al comma precedente provvede l’Ufficio Controllo di Gestione. La struttura collabora con i Dirigenti destinatari delle informazioni prodotte, con la struttura dedicata alla contabilità, con l’Organismo Indipendente di Valutazione e con il Collegio dei Revisori.
3. Ogni unità organizzativa, sotto la guida del dirigente di area, governa autonomamente risorse (finanziarie, umane e patrimoniali) per ottenere risultati in termini di obiettivi, di livelli di attività, di efficacia, di efficienza e di economicità.
Articolo 11 - Il processo di funzionamento del controllo di gestione
1. Il sistema di funzionamento del controllo di gestione è un processo circolare che si articola in:
programmazione, gestione, controllo integrato e eventuali azioni correttive. Tale processo comprende le seguenti attività:
a) Definizione e assegnazione degli obiettivi. Ogni obiettivo strategico, riportato nel Piano generale di Sviluppo è articolato in obiettivi di gestione (operativi) annuali che vengono declinati nel Piano Dettagliato degli Obiettivi (PDO), mentre le risorse per realizzarli sono assegnate mediante il Piano Esecutivo di Gestione (PEG). Per ciascuno obiettivo vengono definiti: le azioni da porre in essere con la relativa tempistica; gli indicatori di risultato e/o i relativi target (risultati attesi); la quantificazione delle risorse economiche, umane e strumentali dedicate; le responsabilità organizzative, con l’identificazione di un responsabile per ciascun obiettivo operativo e/o per ciascun passo nel caso di obiettivi interdirezionali. Gli indicatori di risultato, declinati nelle schede del piano dettagliato degli Obiettivi (PDO), vengono monitorati dall’Ufficio Controllo di gestione per valutare il grado di raggiungimento degli obiettivi e costituiscono elemento per la valutazione della performance dei Dirigenti, dei titolari di Posizione organizzativa e di Alte professionalità e del personale, con le modalità indicate nel Regolamento Organizzazione Uffici e Servizi (CAPO XVI – Sistema premiante di misurazione e valutazione delle performance).
b) Analisi dei processi. L’analisi dei processi e delle attività rappresenta il punto chiave per il miglioramento dell’organizzazione, finalizzato al raggiungimento degli obiettivi. Il concorso Copernico realizzato ogni anno e al quale partecipano tutte le Direzioni dell’Ente, si colloca in questa ottica (articolo 197 ROUS - Premio Annuale per l’Innovazione e Premio per l’Efficienza.
c) Analisi dei costi gestionali. Vengono analizzate le dinamiche dei costi di alcuni servizi, utilizzando una metodologia che metta in evidenza le singole attività che lo costituiscono e il loro peso in termini di costo. Dovrà essere attuata una sistematica attività di Benchmarking – processo sistematico di confronto con altri soggetti pubblici - per poter avere un metro di misura con i quali paragonare la qualità o l’efficienza dei servizi resi e individuare in maniera oggettiva gli spazi di miglioramento possibili. Dal punto di vista metodologico saranno individuate le “aree di risultato” che si intendono monitorare, ampliando l’analisi a una prospettiva che includa indicatori economico-finanziari e/o fisico-tecnici.
d) Controllo della qualità degli atti. Il controllo della qualità degli atti viene svolto secondo quanto previsto all’articolo 5 - Controllo di regolarità amministrativa- del presente Regolamento.
13 e) Tempi di gestione delle attività. L’andamento della gestione si misura anche in base ai tempi impiegati per la redazione degli atti amministrativi ed ai tempi di attuazione degli indirizzi e delle direttive gestionali da parte degli uffici dell’Ente; in questi casi i tempi di gestione delle attività si traducono in tempi di risposta ai cittadini. L’Ufficio Controllo di gestione predisporrà rapporti sui tempi di lavorazione dei flussi informatici relativi alla redazione degli atti amministrativi e sul grado di rispetto dei tempi stabiliti con le direttive gestionali. Tale attività è funzionale per la predisposizione di standard di prestazione, indicatori di misurazione e valutazione.
f) Qualità dei servizi esterni e interni. La qualità dei servizi viene misurata attraverso la rilevazione del grado di soddisfazione di un utente nell’ottica del miglioramento del servizio offerto. La finalità e la metodologia viene esplicitata nel CAPO V - Controllo sulla qualità dei servizi erogati del presente Regolamento.
2. I risultati del controllo di gestione sono trasmessi annualmente all’organo di indirizzo politico- amministrativo, ai vertici dell’amministrazione, nonché ai competenti organi esterni.
14
CAPO V
CONTROLLO SULLA QUALITA’ DEI SERVIZI EROGATI Articolo 12 - Finalità del controllo sulla qualità dei servizi erogati
1. L’Amministrazione svolge il controllo della qualità dei servizi erogati mediante l’impiego di metodologie dirette a misurare la soddisfazione degli utenti esterni e interni dell’ente.
2. La qualità del servizio, come percepita dall’utente, è il grado di soddisfazione delle aspettative dell’utente stesso.
3. L’Ufficio Controllo di Gestione, in attuazione a quanto previsto nei documenti di programmazione annuali, avrà il compito di realizzare un Piano di customer satisfaction sui servizi dell’ente (indagini sulla qualità percepita ed attesa dai cittadini), orientato a rilevare le opinioni del cittadino per migliorare i servizi offerti secondo le sue necessità.
4. Il Piano di ascolto dovrà inoltre contemplare indagini di qualità sui servizi degli uffici interni dell’ente secondo tecniche di ascolto sistematico sui dipendenti, orientato a rilevare il buon funzionamento degli uffici interni. La customer satisfaction interna mira a ottimizzare l’organizzazione ed i flussi operativi interni e fornire un servizio al pubblico sempre più veloce ed efficiente.
Articolo 13 - Metodologie per la misurazione della soddisfazione degli utenti
1. Nel proposito di trasformare in misura quantitativa il concetto di soddisfazione dell’utente, la customer satisfaction risulta inscindibile dal concetto di qualità del servizio. Tale qualità è ulteriormente definibile in termini di qualità percepita.
2. L’Ufficio Controllo di Gestione adotta la metodologia di analisi secondo il modello Servqual o altro modello ritenuto più opportuno.
3. Degli esiti del controllo sulla qualità dei servizi erogati si tiene conto nella valutazione della performance organizzativa. Essi vengono trasmessi alla Giunta Comunale e pubblicati sul sito istituzionale.
4. Il controllo sulla qualità dei servizi erogati rappresenta una attività ricompresa nel sistema di funzionamento del controllo di gestione.
15
CAPO VI
CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI Articolo 14 - Disciplina del controllo sugli equilibri finanziari
1. La disciplina del controllo sugli equilibri finanziari è contenuta nel regolamento di contabilità. Esso si estende anche alle conseguenze sul bilancio dell’ente della gestione società partecipate non quotate.
16
CAPO VII
CONTROLLO SULLE SOCIETA’ PARTECIPATE NON QUOTATE Articolo 15 - Finalità dei controlli sulle società partecipate non quotate
1. Fatto salvo quanto previsto per il controllo analogo sulle società interamente pubbliche affidatarie dirette di servizi in house, le finalità del controllo sulle società partecipate non quotate sono quelle di rilevare i rapporti finanziari tra l’ente proprietario e la società, la situazione contabile, gestionale e organizzativa della società, i contratti di servizio, la qualità dei servizi, il rispetto dei vincoli di finanza pubblica e degli altri vincoli dettati dalle vigenti normative nei confronti di queste società.
Articolo 16 - Oggetto dei controlli sulle società partecipate non quotate
1. L’Amministrazione definisce preventivamente gli obiettivi gestionali a cui devono tendere le società non quotate partecipate, secondo parametri qualitativi e quantitativi, e organizza un idoneo sistema informativo finalizzato alla realizzazione dei controlli.
2. L’Ente locale effettua il monitoraggio periodico sull’andamento delle società non quotate partecipate, analizza gli scostamenti rispetto agli obiettivi assegnati e individua le opportune azioni correttive, anche in riferimento a possibili squilibri economico-finanziari rilevanti per il bilancio dell’ente.
3. Le tipologie dei controlli sulle società partecipate sono le seguenti:
a) controllo societario:
a.1) monitoraggio dell’atto costitutivo, dello statuto e dei relativi aggiornamenti;
a.2) monitoraggio dell’ordine del giorno delle Assemblee, della partecipazione alle assemblee dei Soci e degli atti assembleari;
a.3) monitoraggio del rispetto degli adempimenti a carico delle società previsti dalla legge;
b) controllo sull’efficienza gestionale:
b.1) monitoraggio periodico sullo stato di attuazione dei programmi e dei budget;
b.2) monitoraggio del bilancio di esercizio attraverso l’analisi dello scostamento rispetto ai programmi e l’analisi degli indici e dei flussi;
c) controllo sull’efficacia gestionale:
c.1) definizione preventiva degli obiettivi gestionali a cui devono tendere le società non quotate partecipate, dei contratti di servizio e degli impegni qualitativi, anche attraverso eventuali carte di servizio;
c.2) monitoraggio periodico sullo stato di attuazione degli obiettivi gestionali, sul rispetto degli indicatori previsti dal contratto di servizio e degli impegni qualitativi assunti, anche attraverso eventuali carte di servizio;
c.3) monitoraggio finale sul raggiungimento degli obiettivi, sul rispetto degli indicatori previsti dal contratto di servizio e degli impegni qualitativi assunti, anche attraverso eventuali carte di servizio.
17 Articolo 17 - Soggetti preposti ai controlli sulle società partecipate non quotate
1. La Giunta definisce un’unità preposta al coordinamento e ai controlli sulle società partecipate non quotate.
Tale unità si avvale per i controlli relativi al rispetto del contratto di servizio e degli impegni qualitativi assunti anche attraverso eventuali carte di servizio, dei dirigenti dell’Ente locale responsabili dei servizi di riferimento.
2. La responsabilità di tale unità è posta in capo al dirigente che si occupa delle società partecipate dal Comune.
3. I report saranno predisposti con cadenza semestrale e comunque nel rispetto dei tempi previsti dalla specifica normativa inerente i controlli di cui all’articolo 17. Tali report saranno trasmessi alla Giunta Comunale.
18
CAPO VIII
PUBBLICITA’
Articolo 18 - Pubblicità delle forme di controllo interno
1. I report sulle varie forme di controllo interno sono pubblicati in una apposita sezione del sito denominata
“Controlli interni”; tale sezione è accessibile direttamente dalla home page.
2. Il segretario verifica tali forme di pubblicità.
19
CAPO IX
DISPOSIZIONI COMUNI E FINALI Articolo 19 - I soggetti preposti al controllo interno
1. Il segretario, anche alla luce delle sue attribuzioni quale responsabile anticorruzione, non deve avere responsabilità di strutture gestionali di massima dimensione. Tale disposizione si applica anche al dirigente del servizio finanziario per incarichi ulteriori rispetto ai servizi ricompresi nell’Area Servizi Finanziari. Tali norme di principio possono essere derogate esclusivamente in caso di sostituzione di un dirigente assente con diritto alla conservazione del posto di lavoro o per l’ordinaria sostituzione fra dirigenti in caso di assenza breve.
2. I responsabili del controllo sulle società partecipate non quotate non possono essere nominati quali componenti dei Consigli di Amministrazione delle stesse.
Articolo 20 - La valutazione
1. Gli esiti delle varie forme di controllo interno sono trasmesse all’Organismo di Valutazione affinché ne tenga conto nella valutazione dei dirigenti, sulla base della metodologia utilizzata dall’ente.
Articolo 21 - Il Piano della Performance
1. Il documento di raccordo degli atti di pianificazione, programmazione e controllo è il Piano della performance. Il Piano individua indirizzi ed obiettivi strategici e operativi e definisce gli indicatori di misurazione per la valutazione della performance dell’Ente. La relazione sulla Performance evidenzia a consuntivo i risultati raggiunti.
2. Il Piano della Performance e la relazione della Performance sono pubblicati sul sito istituzionale nell’apposita sezione denominata “Trasparenza, valutazione e merito”.
Articolo 22 - Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore 15 giorni dopo la pubblicazione all’Albo Pretorio, nella sezione dedicata sul sito istituzionale dell’Ente, della delibera di approvazione.
2. Pubblicato sul sito internet dell’Ente, viene trasmesso al Prefetto e alla competente Sezione regionale di controllo della Corte dei conti.
