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ISTRUZIONI PER EMETTERE FATTURE ELETTRONICHE DAL GESTIONALE E PER INVIARE E CONSERVARE LE STESSE
TRAMITE IL PORTALE “FATTURA FACILE”
1 – Aggiornare e compilare tutti i campi nella propria anagrafica azienda, in Archivio Aziende (archivi-aziende-aggiornamento/consultazione-dati anagrafici), compresi i nuovi campi attivati.
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2 - Per ogni Cliente verso cui si dovra’ emettere fattura, occorre inserire il Codice Destinatario in Archivio Clienti
(archivi-clienti-aggiornamento/consultazione-dati anagrafici):
-se il Cliente è privato (non PA), il codice sarà alfanumerico di 7 caratteri (oppure di 7 zeri “0000000”, se sprovvisto di altro codice, o se utilizza la PEC);
-se il Cliente è PA, il codice sarà alfanumerico di 6 caratteri; in questo caso prima di inserire il codice destinatario, è necessario mettere la “S” di PA come indicato al punto 6;
-se il Cliente è estero, il codice sarà di 7 “X” (XXXXXXX), se si sceglie di inviare al SdI anche le fatture estere in formato elettronico.
Occorre ricordare che sono obbligatori i campi: Ragione Sociale (per P.Fisiche=”N”);
Cognome/Nome (per P.Fisiche=”S”); Indirizzo; Cap (5 cifre); Località; Prov (solo per Clienti Italia va indicata la sigla di due lettere della provincia); Partita IVA Italia (per Clienti Italia); Codice Fiscale Italia/Partita IVA Estero (per Clienti estero, o per P.Fisica=”S” o per soggetti senza Partita Iva);
Italia/Estero; Nazione (codice Iso2 o Tabella Nazione con codice Iso2 compilato); Persona Fisica (S o N).
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PEC: da compilare con l’indirizzo PEC se il Cliente vi comunica che desidera gestire la fattura elettronica tramite PEC. In questo caso, oltre alla PEC occorre compilare anche il ‘Codice Destinatario’ con 7 zeri (0000000).
ATTENZIONE: Nel caso in cui il cliente non comunichi alcun indirizzo telematico oppure è un consumatore finale/persona fisica ovvero un operatore in regime di vantaggio o forfettario ovvero un piccolo agricoltore, sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore
“0000000” ma il fornitore dovrà rilasciare al suo cliente una copia su carta (o inviarla per email) della fattura inviata al SdI comunicandogli anche che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate.
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3 – Controllare il corretto abbinamento della “Natura dell’Operazione” ai diversi Codici Iva utilizzati.
L’AdE ha messo a disposizione una tabella (archivi/tabelle/natura esenzione iva) con l’elenco delle tipologie utilizzabili.
Queste tabelle sono visibili e aggiornabili in Archivi/Tabelle.
In archivi/tabelle/codici iva, occorre indicare la giusta Natura per i vari codici iva oggetto della modifica. Vedi esempi sottostanti:
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4 – Compilare il campo “Modalità di Pagamento” (archivi/tabelle/condizioni di pagamento).
L’AdE ha messo a disposizione un elenco (archivi/tabelle/modalità di pagamento), con il quale attribuisce un codice particolare ad ogni tipologia di pagamento.
Detto codice deve essere riportato in ogni tipo di “Condizione di Pagamento”
(archivi/tabelle/condizioni di pagamento), come da esempio sottostante.
Attualmente è necessario completare il campo sotto evidenziato per i tipi di pagamento “ambigui” come per esempio rimessa diretta per cui non si sa esattamente se si tratti di contanti, bonifico o assegno…
N.B.: per tipo di pagamento 1 RICEVUTA BANCARIA o 6 BONIFICO BANCARIO, nel caso in cui non venga indicato nessun codice nella casella Modalità di pagamento, il programma in automatico indica nel file XML rispettivamente i codici MP12 o MP05.
Ma è consigliato comunque andare ad indicare il codice giusto su tutte le condizioni di pagamento in uso.
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5 –Nel caso in cui si emetta fattura con Ritenuta d’Acconto verso un Cliente, occorre compilare il campo “Causale R.A.” in archivio clienti/dati contabili. Il valore è rappresentato da una lettera; i valori ammessi sono quelli del modello 770.
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6 – Nel caso in cui si emetta fattura verso la Pubblica Amministrazione, occorre andare a compilare il campo “Pubblica Amministrazione”, mettendo “S” in Archivio Clienti/Dati Contabili.
ATTENZIONE: Se nelle fatture verso la P.A. è richiesto di indicare obbligatoriamente il CIG e/o il CUP, è indispensabile inserire i relativi dati nella testata della fattura, ricordando di compilare anche obbligatoriamente il campo “Rif.Ord.:”
con il numero e la data dell’ordine di acquisto.
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7 – Nel caso si debba inserire in fattura un importo escluso, esente o fuori campo iva, superiore a € 77,47 che preveda l’applicazione della Marca da Bollo di € 2,00 (attualmente è questo il valore richiesto), è OBBLIGATORIO manualmente entrare nella fattura e, nella finestra “Riepilogo Importi” alla voce “Importo Bollo” indicare “2,00”.
In questo caso, in fattura si dovrà inserire la seguente dicitura obbligatoria:
“Imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi dell’art. 15 del DPR 642/72 e del DM 17/06/2014”.
Con la fatturazione elettronica infatti non sarà più possibile applicare fisicamente le marche da bollo sulle fatture, ma occorrerà assolvere a questo adempimento in modo virtuale, ed il loro valore dovrà essere versato entro i tempi e nella modalità che verranno comunicati dall’Agenzia delle Entrate.
Attenzione: l’indicazione del Bollo così come sopra descritto non modifica in alcun modo l’importo della fattura.
Se si desidera addebitare al Cliente l’importo del Bollo, occorre indicarlo esplicitamente all’interno del documento stesso.
Non vi è alcun controllo sulla corretta applicazione del Bollo.
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Tutti questi passaggi sono indispensabili al fine di creare un file XML corretto, evitando che il Sistema di Interscambio rifiuti il file inviato.
Dopo avere eseguito tutti i passaggi sopra descritti, è possibile emettere la fattura con le stesse modalità utilizzate in precedenza.
Quando la fattura è controllata e pronta per l’invio al SdI, si può andare direttamente all’interno della fattura (vendite/acquisti-fatture di vendita/fattura immediata) e selezionare gli appositi tasti, come nell’esempio sottostante.
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Oppure, nel caso si abbiano più fatture da inviare, si può andare in
“Ristampa Fatture” (vendite/acquisti-fatture di vendita-ristampa fatture) e selezionare tutte le fatture da inviare.
In entrambi i casi, occorre selezionare l’apposita icona XML; di conseguenza, si aprirà una finestra di “Invio Fattura elettronica”.
Assicurarsi che la scelta sia attiva su FE definitiva (e non FE bozza).
Per l’invio definitivo selezionare “Invia FE”.
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Nel caso in cui di default la scelta sia su FE bozza, occorre andare in Servizi- Configurazione Parametri Generali e togliere il flag in FE in bozza, come sotto evidenziato.
Tale scelta è stata utilizzata in una prima fase di sperimentazione di invio al portale, precedente l’entrata in vigore dell’obbligatorietà per i soggetti interessati.
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A questo punto dovrà comparire il seguente messaggio:
Oppure, il messaggio sarà: “n. _ Fatture Elettroniche Inviate al Portale”, se ho inviato più fatture da Ristampa fatture.
Attenzione: Se il gestionale rileva l’assenza del codice destinatario nell’anagrafica del Cliente per cui si sta tentando di inviare la fattura elettronica, il programma effettua una segnalazione e consente di interrompere l’operazione di invio, selezionando NO, per le opportune verifiche, oppure permette di proseguire con l’invio, selezionando SI’, con l’utilizzo del codice di 7 zeri (0000000).
Qualsiasi altro tipo di messaggio indica che qualcosa non è stato fatto correttamente e occorre fare una verifica delle possibili cause del problema.
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Una volta inviate, se la connessione Internet è regolarmente funzionante, nel giro di massimo mezz’ora le fatture elettroniche devono trovarsi nella pagina “Archivio Fatture Emesse” del portale Fattura Facile.
Se così non fosse, occorre controllare sul PC o Server che si occupa del collegamento al portale che sia attivo il programma YouDOX in Cloud (icona in basso a destra, di fianco all’orario). Nel caso non sia presente, attivarlo, facendo doppio click sull’apposita icona sul desktop “YouDOX inCloud”.
Ora l’icona dovrebbe comparire in basso a destra.
Se dopo una decina di minuti la fattura non dovesse essere ancora visibile sul portale Fattura Facile, contattare l’Assistenza Tecnica della Esseduesoft.
La fattura, una volta arrivata sul portale FF, passerà attraverso vari “stati”
di elaborazione:
-inizio processo; presa in carico dal portale, controllata e firmata. Viene effettuato un primo controllo, a seguito del quale, se scartata, viene passata in “Bozze”, e non viene ancora conteggiata come documento emesso.
-in attesa di invio; in coda per essere inviata allo SDI.
-inviata allo SDI; in attesa dell’esito dei controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.
-scartata/rifiutata; non ha passato i controlli dell’Agenzia delle Entrate, con indicazione del motivo dello scarto.
-accettata; ha passato i controlli dell’Agenzia delle Entrate.
-inviata (non recapitata); se il Codice Destinatario era 0000000, o se lo SDI non è stato in grado di consegnare la fattura all’indirizzo del destinatario.
Consigliamo di verificare col Cliente se la fattura è stata correttamente ricevuta elettronicamente, e anche di consegnargli in forma cartacea od inviargli via e-mail la copia “di cortesia”.
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-inviata; nel caso di PA (link per il controllo dello stato sul Sito della PA).
-consegnata; quando la fattura risulta recapitata dallo SDI all’indirizzo di destinazione.
-importata per la conservazione; si tratta di fatture elettroniche ricevute fuori dal portale, importate dal portale FF al solo scopo dell’archiviazione/conservazione.
Nel caso di scarto, deve essere risolto il problema segnalato, direttamente sul gestionale, e da lì, la fattura corretta deve essere REINVIATA al portale con lo stesso numero e data, entro massimo 5 giorni.
