L’attività congressuale del 2010
Per la città e la provincia di Firenze il turismo congressuale rappresenta uno dei segmenti di maggiore interesse, sia per la spesa media del turista congressuale che è in maniera significativa più elevata della spesa media del turista “leisure”, sia per il periodo in cui si manifesta che di solito corrisponde alla bassa stagione degli altri segmenti. Infine, non si può trascurare che questo segmento di domanda richiede attrezzature e sistemi di offerta ad elevato livello qualitativo, pertanto agisce come stimolo al miglioramento dell’offerta complessiva.
Condizione fondamentale affinché il sistema di offerta congressuale possa incrementare la propria competitività sul mercato è che esso sia in grado di interfacciarsi non solo con la domanda potenziale, ma soprattutto con i singoli attori che concorrono a formarlo.
Lo scopo dell’Osservatorio Congressuale della Provincia di Firenze è proprio quello di raccogliere le informazioni, di diffonderle e di garantire un supporto agli stessi operatori del comparto, in quanto strumento utile alla gestione delle singole attività e allo sviluppo delle relazioni di filiera.
L’informazione, quindi, potrebbe rappresentare un elemento indispensabile per l’intero sistema: da essa dipendono sia la possibilità di connettere in modo efficace i diversi attori del comparto, sia la possibilità di sviluppare adeguate politiche di comunicazione commerciale, purché ogni singolo detentore dell’informazione non esiti a condividerla con il sistema, garantendo al tempo stesso completezza e affidabilità del dato.
La prima indagine dell’Osservatorio, realizzata dal Centro Studi Turistici, si è posta l’obiettivo di stimare l’andamento dell’attività congressuale in provincia di Firenze nel 2010, sulla base delle informazioni fornite dagli imprenditori delle sedi congressuali e delle strutture ricettive congressuali.
L’indagine è stata realizzata mediante la compilazione di un questionario online, previo invio agli operatori di una e-mail che illustrava le finalità e le modalità di rilevazione (indicazione del link di collegamento al questionario on-line). La rilevazione ha utilizzato quale frame-list l’elenco di 209 operatori risultanti nelle banche dati di Toscana Promozione e del Convention Bureau di Firenze, per le quali era disponibile l’indirizzo di
il numero degli eventi ospitati nel 2010;
il numero dei partecipanti;
la durata media degli eventi;
la tipologia degli eventi;
i promotori e il carattere degli eventi;
i soggetti dai quali è pervenuta la prenotazione dell’evento.
La rilevazione è stata avviata il 28 di gennaio ed è terminata il 16 febbraio 2011. In totale sono pervenuti 57 questionari compilati, tutti validati a seguito di verifica di qualità dei dati. Pertanto il campione è costituito da:
24 strutture ricettive congressuali della città di Firenze e 16 strutture del resto della provincia;
12 sedi congressuali di Firenze e 5 del resto della provincia.
In considerazione di questi aspetti, le elaborazioni sono state effettuate con le consuete procedure di stima per campioni casuali stratificati, riportando all’universo delle strutture congressuali (vedi sezione offerta) i dati ottenuti dai rispondenti. Gli ambiti per i quali sono state effettuate le stime sono:
la tipologia della struttura (sede congressuale e struttura ricettiva congressuale);
la città di Firenze e il resto della provincia.
Sintesi dei risultati
Il sistema congressuale provinciale, nel 2010, ha ospitato 5.700 incontri e oltre 850 mila congressisti, per un totale di oltre 1,4 milioni di pernottamenti. L’attività congressuale riporta quindi risultati globalmente positivi anche se emergono alcuni elementi di criticità.
Considerato che Firenze è una delle mete più ricercate a livello mondiale, i congressi internazionali sono stati solo il 10%, a fronte del 37% di eventi a carattere nazionale e del 17% di valenza regionale, mentre gli eventi locali hanno rappresentato circa il 30% della quota di mercato, che si caratterizzano prevalentemente per la breve durata.
In base alla distinzione tipologica degli incontri, si stima che i congressi realizzati nel 2010 siano stati il 3,6% del totale, a differenza dei convegni che si sono attestati al 15,6%.
Decisamente più consistente la quota dei micro-eventi (seminari, convention, incentive, ecc.) che complessivamente dovrebbe attestarsi al 68% circa del totale.
Per la città di Firenze e il resto della provincia, nel 2010 i meeting aziendali hanno rappresentato oltre la metà della domanda congressuale, promuovendo il 51% degli incontri totali. Abbastanza contenuta, invece, la quota di eventi promossi da enti pubblici, partiti e sindacati, mentre la domanda dell’associazionismo è stata pari al 18,8%.
Questi i principali risultati emersi dalla prima indagine dell’Osservatorio Congressuale Provinciale, dove però si conferma l’importanza del segmento nonostante la forte competitività sul contesto internazionale. Proprio per questi aspetti il settore ha bisogno di una strategia condivisa per favorire l’attuazione di politiche chiare e risolute.
Un altro aspetto interessante che emerge dall’indagine è che esistono rilevanti differenze fra le diverse tipologie di location. I congressisti che svolgono i loro lavori nel centri congressi si fermano un numero di giorni superiore alla media. Inoltre, i partecipanti agli eventi organizzati nelle strutture ricettive congressuali sono stati solo il 16% del totale complessivo. Nel 2010 gli eventi promossi dalle aziende hanno privilegiato le sale delle strutture ricettive. Gli enti pubblici si sono rivolti soprattutto ai centri congressi e alle altre sedi congressuali. Le associazioni, invece, hanno spalmato la loro attività in ugual misura sia tra le strutture ricettive congressuali sia tra le altre sedi congressuali.
Infine, gli eventi promossi da privati hanno concentrato la maggior parte delle scelte nelle
I risultati dell’indagine
Sulla base delle informazioni ottenute, si stima che nel 2010 il sistema congressuale della provincia di Firenze ha realizzato oltre 5.700 eventi. Le strutture congressuali/centri congressi hanno ospitato più di 3 mila eventi, pari al 53% del totale, mentre nelle strutture ricettive congressuali si sono svolti oltre 2.600 incontri, pari al 47% del mercato complessivo. Il 70% degli eventi si è concentrato nella città di Firenze e il rimanente 30%
nel resto della provincia.
In relazione alla tipologia di evento, i risultati fanno emergere la frammentazione del mercato congressuale provinciale. Gli eventi di dimensione ridotta hanno rappresentato la parte più consistente del panorama, con un’incidenza del 68,4%. Per ordine di importanza, i congressi e i convegni si sono attestati al 19,2%, mentre le manifestazioni fieristiche hanno rappresentato il 12,4% del mercato complessivo.
Tab. 1 - Stima del numero di eventi congressuali nel 2010
Tipologia di struttura Firenze Resto Provincia Totale Provincia
Strutture ricettive congressuali 2.078 600 2.678
Contenitori congressuali 1.906 1.116 3.022
Totale 3.984 1.716 5.700
Gli eventi internazionali ospitati in provincia di Firenze nel 2010 hanno rappresentato il 10,1% degli incontri complessivi, accolti prevalentemente nelle strutture ricettive congressuali. Gli incontri a carattere nazionale, invece, hanno avuto un importante peso relativo sul mercato (37,2%), equamente distribuito tra le diverse tipologie di location.
Circa il 17% degli eventi sono stati a carattere regionale e il 29,8% locale e si sono svolti prevalentemente nelle strutture ricettive congressuali.
Tab. 2 – Il carattere degli eventi congressuali nel 2010 Carattere Struttura ricettiva Struttura congressuale Totale
Locale 33,6% 26,5% 29,8%
Regionale 19,5% 15,1% 17,2%
Nazionale 33,0% 41,0% 37,2%
Internazionale 13,8% 6,8% 10,1%
N.R. 0,0% 10,7% 5,7%
Totale Eventi 100,0% 100,0% 100,0%
Nel 2010 i meeting aziendali hanno rappresentato il principale segmento della domanda congressuale, promuovendo il 51% degli incontri. Le associazioni hanno promosso il 18,8% degli eventi totali, mentre il sistema politico (partiti e sindacati) solo il 2,7%.
Sempre nel segmento non corporate, un’importante quota della domanda è rappresentata dalle convention promosse dagli Enti Pubblici, con un’incidenza del 15%.
Infine, un altro importante segmento è risultato quello degli incontri privati (12,4%).
In assoluto, le strutture ricettive congressuali hanno registrato la miglior performance nel segmento corporate, a differenza delle altre sedi congressuali che hanno intercettato la quota più elevata di eventi non corporate, in particolare gli incontri promossi da Enti Pubblici e da Privati.
Tab. 3 – I soggetti promotori degli eventi congressuali nel 2010
Promotore Struttura ricettiva Contenitore Totale
Azienda 68,5% 35,5% 51,0%
Ente pubblico 5,8% 23,2% 15,0%
Partiti politici - Sindacati 3,7% 1,9% 2,7%
Associazione (Scientifica, culturale, religiosa, sportiva, …) 18,9% 18,7% 18,8%
Altro 3,2% 20,6% 12,4%
Totale Eventi 100,0% 100,0% 100,0%
In merito agli aspetti organizzativi e alla prenotazione degli eventi, nel 2010 ben il 73%
delle richieste pervenute alle diverse tipologie di sedi congressuali sono state avanzate direttamente dai promotori. Complessivamente la quota di mercato intercettata dagli operatori del settore si è attestata al 21%, di cui il 6,3% tramite Tour Operator o Agenzie di Viaggio che probabilmente hanno esteso la loro attività anche ai servizi di visite ed escursioni.
Tab. 4 – Gli organizzatori degli eventi congressuali nel 2010 Organizzatori Struttura ricettiva Contenitore Totale
Direttamente dal promotore 68,1% 77,4% 73,0%
PCO 8,1% 1,4% 4,5%
T.O. - A.d.V. 11,1% 2,1% 6,3%
D.M.C. 5,5% 0,3% 2,7%
Convention Bureau 3,8% 0,6% 2,1%
Agenzia di comunicazione 3,4% 7,5% 5,6%
N.R. 0,0% 10,7% 5,7%
Totale 100,0% 100,0% 100,0%
La durata media degli eventi che si sono svolti nel 2010 è stata di 1,7 giorni. Quelli di maggiore durata sono stati realizzati nella città di Firenze ed in particolare nelle sedi congressuali.
Tab. 5 – La durata degli eventi congressuali nel 2010 Sedi congressuali Firenze Resto Provincia
Strutture ricettive congressuali 1,7 1,2
Contenitori congressuali 1,9 1,0
In base ai dati disponibili, il numero stimato di partecipanti agli eventi realizzati nel corso del 2010 è pari ad oltre 850 mila unità, di cui oltre l’80% ha presenziato agli incontri che si sono svolti nella città di Firenze e ben l’83% agli eventi organizzati nelle sedi congressuali diverse dalle strutture ricettive.
Tab. 6 – La stima dei partecipanti agli eventi congressuali nel 2010
Sedi congressuali Firenze Resto Provincia Totale Provincia Strutture ricettive congressuali 120.983 17.275 138.258
Contenitori congressuali 566.588 145.306 711.894
Totale 687.571 162.581 850.152
Dalla valutazione dei dati disponibili, i pernottamenti dei partecipanti agli eventi congressuali del 2010 sono stimati in oltre 1 milione e 424 mila unità. È ovvio che le sedi ricettive congressuali non traggono esclusivamente i benefici dagli eventi organizzati presso le proprie strutture, ma risentono positivamente ed in misura maggiore delle diverse manifestazioni ospitate nelle altre sedi congressuali.
In base alle risposte fornite dagli operatori delle sedi ricettive congressuali è stato possibile quantificare in oltre 231 mila i pernottamenti registrati in stretta connessione agli eventi interni, mentre le presenze generate dagli eventi che si sono svolti nelle altre sedi congressuali costituiscono l’altro 83% dell’indotto alberghiero collegato al settore.
Tab. 7 – La stima delle presenze congressuali nel 2010
Sedi congressuali Firenze Resto Provincia Totale Provincia Strutture ricettive congressuali 209.703 21.422 231.125 Contenitori congressuali 1.053.854 139.494 1.193.348
Totale 1.263.558 160.915 1.424.473
L’industria Congressuale della provincia di Firenze
È già stato ampiamente illustrato come l’insieme degli attori del comparto congressuale può realizzare ed erogare un’ampia varietà di proposte, da quelle in grado di rispondere a standard “internazionali” a quelle capaci di soddisfare le esigenze di differenti segmenti di domanda. Questa parte del lavoro, invece, è dedicata all’analisi della consistenza del sistema congressuale, in particolare alla presenza e alla distribuzione territoriale dei contenitori congressuali. L’obiettivo è quello di delineare una dimensione quantitativa del comparto, senza trascurare alcune informazioni sul carattere strutturale delle sedi congressuali.
Le dimensioni del settore, sia in termini di numerosità sia di distribuzione, sono state ottenute mediante l’analisi incrociata delle banche dati di Toscana Promozione e del Convention Bureau di Firenze, integrate da verifiche effettuate dal Centro Studi Turistici direttamente presso gli operatori.
L’industria congressuale fiorentina può contare su un’offerta strutturale che supera i 230 contenitori, con una prevalenza delle sedi ricettive (52,6%) su quella delle sedi congressuali, che costituiscono il rimanente 47,4% degli spazi in grado di ospitare eventi.
All’interno di quest’ultima categoria sono compresi non solo i centri congressi, ma anche le sedi storiche e le “altre sedi”, nelle quali rientrano tutte quelle strutture la cui destinazione d’uso non è esclusiva. Pertanto, i numeri del grafico successivo si riferiscono a spazi con peculiarità molto diverse tra loro, dai grandi palazzi dei centri congressi capaci di ospitare migliaia di partecipanti, ad alberghi di medie dimensioni dotati di una capacità più ridotta fino alle piccole sale congressuali allestite all’interno di ville, palazzi o ancora agli spazi di proprietà di Enti Pubblici.
Grafico 1 – Le sedi congressuali in provincia di Firenze: valori assoluti
Contenitori congressuali
111
Strutture ricettive
123
Secondo quanto emerso dall’analisi incrociata delle banche dati, nella città di Firenze operano 79 strutture ricettive congressuali, pari al 64,2% del totale provinciale, mentre negli altri comuni della provincia sono presenti 44 strutture. Invece, all’interno della categoria “contenitori congressuali”, in città sono attive 75 sedi (67,6% del totale) contro le 36 sedi distribuite nel resto della provincia.
Complessivamente il 66% dell’offerta è concentrata nella città di Firenze e il rimanente 34% nei comuni della provincia.
In merito alle strutture ricettive congressuali, la distribuzione tipologica rilevata è la seguente:
⇒ 10,7% alberghi a 5 stelle
⇒ 62,3% alberghi a 4 stelle
⇒ 16,4% alberghi a 3 stelle
⇒ 0,8% alberghi a 1 stella
⇒ 9,8% altre tipologie ricettive (Residenze d’Epoca, Residence, CAV, CAF, Ostelli, B&B)
Tab. 1 - Ubicazione delle strutture congressuali per tipologia Strutture ricettive
congressuali
Contenitori
congressuali Totale
Firenze 79 75 154
Resto della provincia 44 36 80
Totale 123 111 234
Una prima informazione relativa ai caratteri strutturali dell’offerta si riferisce ad indicatori quali la capacità delle sale congressuali, calcolata in base al numero di posti complessivi disponibili, tenendo conto che non per tutte le sedi congressuali è stato possibile risalire al dato effettivo, spesso indicato genericamente in termini di superficie (mq.).
Rispetto a questo indicatore, il dato medio complessivo rilevato per le sedi ricettive congressuali presenta dimensioni non particolarmente grandi (267 posti) e ciò permette di avanzare una riflessione sulle dinamiche della domanda congressuale: si tratta di un’offerta che sembra essere maggiormente orientata ad ospitare incontri di dimensioni medio-piccole. Ciò non toglie che, trattandosi di un’offerta non rivolta a congressi dai
“grandi numeri”, non si possa per questo occupare e presidiare uno spazio di mercato importantissimo dell’industria congressuale: guardando alle tendenze del settore sia in
provincia sia in Italia, si assiste sempre più ad un aumento del numero di incontri di piccole e di medie dimensioni. Infatti, nella provincia di Firenze il segmento dimensionale rappresenta oltre la metà del mercato e secondo alcuni osservatori nel tempo si caratterizzerà per la sua sostanziale tenuta.
Risultati diversi emergono, invece, per i contenitori congressuali, dove l’ordine di grandezza media si attesta su 515 posti. Sempre per questa tipologia di sede, il numero medio dei posti nelle strutture della città di Firenze è pari a 550 posti.
Tab. 2 - Numero medio dei posti per tipologia ed ubicazione Strutture ricettive
congressuali
Contenitori
congressuali Media
Firenze 295 550 412
Resto della provincia 203 435 307
Media complessiva 267 515 380
Complessivamente i posti disponibili all’interno delle sale ammontano a circa 75 mila in tutta la provincia, di cui il 38% nelle strutture ricettive congressuali e il 62% nelle altre sedi congressuali.
Un altro aspetto da sottolineare è che, in termini di disponibilità di posti, l’offerta si concentra per il 66% nella città di Firenze e per il 34% negli altri comuni della provincia.
Tab. 3 - Numero complessivo dei posti per tipologia ed ubicazione Strutture ricettive
congressuali
Contenitori
congressuali Totale
Firenze 21.860 34.647 56.507
Resto della provincia 6.685 11.745 18.430
Totale 28.545 46.392 74.937
Tab. 4 - Distribuzione % dei posti per tipologia ed ubicazione
Strutture ricettive congressuali
Contenitori
congressuali Totale
Firenze 76,6% 74,7% 75,4%
Resto della provincia 23,4% 25,3% 24,6%
