CAPITOLO 3
I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning)
3.1 Introduzione
Questo breve capitolo vuole essere una breve introduzione ai sistemi ERP prima di addentrarci nell’oggetto di questo lavoro, ovvero l’implementazione del sistema ERP Oracle nello stabilimento italiano del gruppo Power-One.
Vogliamo qui elencare una breve storia di come dai primi sistemi informatici siamo giunti ai moderni sistemi informativi per la gestione aziendale, elencando brevemente quali sono i punti di forza di un moderno sistema ERP rispetto ai sistemi Legacy.
3.2 L’evoluzione dei sistemi informativi
La diffusione delle prime applicazioni delle tecnologie informatiche alla gestione aziendale può essere datata a partire dagli anni 1960, anni in cui vennero sviluppate delle soluzioni “fatte in casa” da parte delle aziende per supportare la gestione di alcuni processi aziendali (vedi figura 15). Inizialmente l’applicazione dell’informatica si limitò a soluzioni custom sviluppate internamente per l’area amministrativa (contabilità generale, contabilità clienti e fornitori, gestione stipendi personale, ecc.)
Soluzione Tecnologie chiave Benefici potenziali Procedure singole • Soluzioni ad hoc (custom) • Efficienza da automazione
Progetti custom • Linguaggi COBOL, C++ • Velocità di elaborazione dati 1960-1990 • Architetture centralizzate, mainframe based • Ottimizzazione locale delle risorse
MRP • Pacchetti ad integrazione di ciclo • Integrazione orizzontale e verticale Manufacturing Resource
Planning • Uso di database
• Bilanciamento dei fattori produttibi (macchine, scorte, manodopera)
1970-1995 • Architetture di elaborazione centralizzate • Efficienza del processo di produzione
CIM • Intregrazione tra informatica gestionale e di fabbrica • Integrazione orizzontale della fabbrica Computer Integrated
Manufacturing • Elaborazione real time
• Integrazione verticale tra programmazione ed esecuzione operazioni di fabbrica
Dal 1980 circa • Reti di fabbrica composte da microprocessori (PLC) e
server di vario tipo • Eliminazione tempi morti e risorse slack, qualità dei prodotti
ERP • Pacchetti integrati con un unico modello dati • Intregrazione orizzontale e verticale dei processi interni (completa)
Enterprise Resource
Planning • Architetture client - server • Reengineering dei processi Dal 1990 circa • Efficienza dei fattori produttivi
• Possibilità di KPI di processo
CRM • Pacchetti integrati per l'intero ciclo sul ciente • Abbattimento costi di transazione per il cliente Customer Relationship
Management • Integrazione orizzontale e verticale
Con la diffusione delle soluzioni IT si assiste negli anni 1970 alla nascita delle prime soluzioni MRP I (Manufacturing Resource Planning di prima generazione): sono sempre soluzioni custom, realizzate internamente o da software house specializzate, che si occupano della pianificazione delle risorse necessarie per alimentare i piani di produzione. L’obiettivo in questo caso è quello di supportare il processo di pianificazione della produzione e della gestione delle risorse produttive, aumentando l’efficacia e l’efficienza del processo produttivo. Questi sistemi erano realizzati con pacchetti ad integrazione di ciclo, utilizzavano i primi database e sfruttavano ancora un’architettura di tipo centralizzato basato su mainframe; l’arco di massima diffusione degli MRP I può essere ricondotto al periodo 1970 – 1995 circa.
Se avessimo visitato un’azienda di grandi dimensioni operante in quel periodo avremmo trovato una serie di soluzioni IT fatte su misura, customizzate sulle esigenze della singola azienda, ognuna deputata a supportare i processi di una particolare area aziendale (ad es. amministrazione, produzione e gestione magazzini) ma ciascuna slegata dall’altra, senza la possibilità di una comunicazione tra sistemi interni per permettere una gestione integrata.
Se, a causa dei motivi sopraelencati, era difficile l’integrazione interna, possiamo ben immaginare quali fossero le difficoltà per la comunicazione interaziendale, ovvero tra sistemi di aziende diverse.
Un primo passo verso l’integrazione interna venne compiuto con la nascita dei cosiddetti sistemi MRP di seconda generazione (MRP II), che nacquero con l’obiettivo di garantire l’integrazione tra tutti i principali cicli operativi e non solo quelli della gestione dei materiali. Anche se le varie applicazioni riuscivano parzialmente a comunicare tra loro non si era ancora giunti ad una vera e propria integrazione dei singoli sistemi; il problema principale riguardava la comunicazione tra sistemi, ovvero il rendere omogeneo l’insieme di dati che, pur riguardando le stesse informazioni, venivano però gestiti da funzioni diverse: ad esempio dati contabili sui pagamenti gestiti da un applicativo per il Finance, dati sulle consegne gestiti da un sistema sviluppato ad hoc e dati sulla produzione gestiti dal sistema MRP II. La modalità elaborativa, mancando la comunicazione diretta tra applicazioni, era di tipo off line (batch); inoltre, poiché spesso le varie applicazioni venivano realizzati da produttori di software diversi, si doveva procedere a modifiche interne dei singoli software per superare i problemi di interfacciamento e comunicazione. Ricordiamo, come già visto nel capitolo precedente, che il primo nucleo delle soluzioni informatiche dello stabilimento di Terranuova
Bracciolini era proprio composto da una soluzione di tipo MRP II affiancata da altri pacchetti software per la gestione ad esempio del magazzino e della contabilità.
Tralasciamo, in quanto di minor interesse per gli scopi di questo lavoro, di trattare in modo approfondito i sistemi CIM (Computer Integrated Manufacturing): basti qui ricordare che si tratta di sistemi, sviluppati a partire dagli anni 1980, che puntavano all’integrazione tra informatica gestionale e di fabbrica, all’elaborazione real time, con l’utilizzo di reti di fabbrica composti da microprocessori e server di vario tipo.
I problemi di integrazioni tra gli applicativi che gestivano le varie aree aziendali furono risolti con la nascita, negli anni 1990, e l’introduzione dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): essi sono sistemi che nascono già integrati sia sotto il punto di vista della logica delle applicazioni che dell’architettura informatica di base. Nei sistemi ERP confluiscono e vengono gestite tutte le informazioni ed i dati per la gestione globale dell’azienda; la struttura è tipicamente con architetture client – server, e si punta, con la loro adozione, ad una integrazione completa, orizzontale e verticale, di tutti i processi interni.
Vediamo adesso di analizzare brevemente le caratteristiche di un ERP.
3.3 I sistemi ERP
Come primo passo diamo qui una definizione dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): “sistemi software costituiti da un insieme di applicazioni informatiche integrate, in grado di gestire i processi aziendali di tipo amministrativo, produttivo e finanziario, basandosi su di una base dati unica, su di un predefinito business model, su procedure standard personalizzabili in base ad opzioni predefinite, nonché sul concetto di integrità di dato”.
Questa definizione esaustiva sottolinea molti degli aspetti caratteristici di un ERP, che possiamo qui elencare:
o Sono soluzioni industriali.
o Sono stati adattati alle peculiarità dei vari settori industriali.
o Sono costituiti da un insieme di applicazioni informatiche integrate tra loro. o Sono soluzioni modulari.
o Gestiscono tutti i processi interni aziendali. o Utilizzano una base di dati unica.
o Propongono un business model predefinito
o Si basano sul concetto di integrità di dato.
La prima caratteristica che abbiamo citato riguarda il fatto che gli ERP, a differenza di molte delle soluzioni “artigianali” che li hanno preceduti, sono soluzioni robuste, realizzate con le moderne tecniche di sviluppo del software e con strumenti industriali (ad es. CASE).
Inoltre le varie case produttrici di ERP hanno creato delle soluzioni ritagliate sulla base delle peculiarità dei singoli settori industriali: vi sono soluzioni per il settore chimico, per il settore automotive, per il settore bancario, ecc. Ovviamente ad essere differenziati sono quelle parti del sistema in cui le peculiarità sono più rilevanti, mentre i pacchetti che gestiscono i processi standard per tutte le aziende restano inalterati (ad es. contabilità, risorse umane, ecc.). Come se non bastasse, oltre alla differenziazione orizzontale tra settori diversi, vi è anche una differenziazione verticale all’interno degli stessi settori: ad esempio per il settore dell’elettronica e dell’high tech abbiamo soluzioni adattate ai produttori di semiconduttori, di computer e software, di componentistica elettronica, ecc.
Come abbiamo già avuto modo di spiegare nel paragrafo precedente, a differenza delle soluzioni che hanno tentato un primo approccio all’integrazione delle applicazioni (es. MRP II), i sistemi ERP hanno il vantaggio di nascere già integrati; non devono quindi essere intraprese azioni di modifica dei singoli pacchetti per fare in modo che comunichino tra loro.
Visto che abbiamo parlato di pacchetti applicativi, citiamo un'altra caratteristica dei sistemi ERP, ovvero la loro modularità. I sistemi ERP infatti sono divisi in aree funzionali che vengono comunemente chiamati moduli e che, pur condividendo la medesima base dati, possono venire implementati singolarmente. Questo permette, specie alle realtà aziendali più piccole o con risorse più limitate, di inserire gradualmente le nuove soluzioni, diminuendo costi e rischi con il vantaggio ulteriore di aver PayBack Time limitati.
Un altro punto a favore dei sistemi ERP è sicuramente dato dal fatto che i vari moduli che coprono le aree funzionali utilizzano un database unico, per cui possono garantire l’unicità e la correttezza delle informazioni evitando duplicazioni inutili. Questa unicità, logica e fisica, delle informazioni presuppone un grande lavoro di armonizzazione e ripulitura dei dati nel caso in cui si passi da un sistema Legacy aziendale ad un ERP: può capitare ad esempio in un sistema Legacy che l’applicazione degli Acquisti e quella di
supporto alla produzione (es. MRP) gestiscono le informazioni sulle scorte utilizzando due database distinti.
L’utilizzo di una base di dati unica permette la sincronizzazione di processi interdipendenti, la minimizzazione dei dati immessi con conseguente riduzione delle attività di data entry, l’aggiornamento coerente di più informazioni ed elimina le ambiguità informative e la duplicazione dei dati. Inoltre, se anche è vero che la base di dati è unica, le informazioni accessibili dagli utenti delle varie aree funzionali sono personalizzate sulla base delle singole esigenze, quindi ad esempio nell’anagrafica materiali i dati relativi a Lead Time di approvvigionamento interessano l’MRP e la funzione Acquisti; infine ricordiamo che la base dati dei sistemi ERP è di tipo relazionale, vi sono quindi collegamenti logici tra i dati contenuti ad esempio nell’anagrafica materiali ed in quella fornitori.
Un’altra caratteristica peculiare degli ERP è costituita dalla prescrittività di tali sistemi; gli ERP infatti incorporano una logica caratteristica del processo gestionale, e questo comporta una serie di conseguenze:
o Nel processo di implementazione del sistema, nella fase dell’analisi dei requisiti, si deve prestare particolare attenzione alla logica che sottende al sistema con focus sui gap esistenti tra i processi aziendali attuali e quelli modellati dal software.
o La presenza di un modello standard di processo favorisce la standardizzazione dei processi e l’uniformità dei comportamenti.
o Nel momento in cui si implementa un sistema ERP si ha la possibilità, ma da un certo punto di vista anche l’obbligo, di effettuare un BPR (Business Process Reingeneering) ovvero una reingegnerizzazione dei processi aziendali.
o La presenza di un modello di business sul quale il sistema basa le sue funzionalità comporta una certa rigidità sia prima della sua introduzione che post-introduzione; il modo in cui i processi aziendali devono essere eseguiti è in un certo senso imposto dal software.
Naturalmente i sistemi ERP, pur basandosi su di un business model ben definito, permettono comunque un certo adattamento per adeguarsi ai requisiti dell’azienda: si parla in questo caso di configurazione del sistema. La configurazione, che avviene principalmente attraverso l’utilizzo di tabelle di configurazione parametriche, può essere sia tecnica (a livello di rete e di protocolli), sia di modellazione generale (adattare il business model alla struttura aziendale), sia di dettaglio operativo (i dati).
Altra cosa, anche se può apparire simile come termine, è la personalizzazione (o customizzazione) del sistema: mentre con la configurazione ci si limita a riempire le tabelle parametriche per rendere funzionale il sistema, con la personalizzazione si apporta una modifica al sistema a livello di funzionalità offerte. Un esempio di personalizzazione necessaria può essere per il modulo Finance per adattarlo alla normativa fiscale del Paese in cui l’azienda opera, mentre una personalizzazione volontaria può riguardare ad esempio l’ampliare o modificare la reportistica offerta dal sistema.
Si può già intuire, da questa breve presentazione, come le ultime tre caratteristiche elencate (business model incorporato nel sistema, configurazione e personalizzazione) siano vitali e rappresentino un nodo cruciale nell’implementazione di un ERP. Non vogliamo qui anticipare le conclusioni dei prossimi capitoli, per avere una prima idea del problema basti pensare alla scelta che analisti di sistema e di processo si trovano ad affrontare quando devono decidere se personalizzare il sistema: la mancanza di personalizzazione può rendere il sistema rigido e danneggiare il processo aziendale che deve essere supportato dal modulo in questione, mentre un eccesso di personalizzazioni, oltre ad incrementare in modo esponenziale i costi del sistema, fa venire meno quel vantaggio di standardizzazione dei processi che gli ERP offrono.
3.4 ERP e sistemi Legacy
Abbiamo visto dai paragrafi precedenti come la decisione di investire in un sistema ERP corrisponda alla scelta, ed in un certo senso anche all’obbligo, di rivedere, in modo più o meno approfondito, tutti i processi aziendali. In progetti di queste dimensioni il rischio di fallire è grande, quindi i benefici che un ERP può apportare ad un’azienda devono essere altrettanto fondamentali, altrimenti il gioco non vale la candela.
La risposta alla domanda del perché le aziende decidano di investire in questi progetti va ricercata nella situazione attuale del mercato.
Praticamente in ogni articolo che si può incontrare in letteratura viene riportato che il mercato è diventato instabile, estremamente dinamico, che solo le aziende eccellenti sopravvivono, che sono richieste capacità tali da poter ridurre costantemente i costi e questo impone di avere supply chain flessibili e a basso costo, bassi tempi di risposta al mercato, scorte pressoché nulle, vasta gamma di prodotti, elevato livello di servizio al
cliente; questo solo per citare alcune delle principali caratteristiche richieste per sopravvivere e prosperare nell’ambiente competitivo odierno.
A questo possiamo aggiungere altri fenomeni come la competizioni tra intere supply chain e non più tra singole aziende, l’internazionalizzazione delle catene logistico-produttive, la necessità di condividere con fornitori, distributori e clienti tutte quelle informazioni che prima venivano gelosamente custodite.
Tutto questo porta le aziende a dotarsi di strumenti nuovi, che permettano una gestione che sia allineata ai nuovi paradigmi gestionali (un esempio su tutti: il Vendor Managed Inventory).
I sistemi Legacy, per quanto obsoleti e basati su tecnologie appartenenti al passato, svolgono comunque il loro compito, e in certi casi con risultati di tutto rispetto.
In confronto ai moderni ERP hanno il vantaggio di essere cuciti addosso all’azienda come un abito su misura; tanti e tali sono gli adattamenti e le modifiche che del nucleo originale spesso non rimane più niente. Al contrario, gli ERP impongono di ripensare l’intero insieme dei processi aziendali in quanto portatori di un business model, per cui, come detto, il BPR è un’opportunità ma anche una necessità.
Questo, forse più di ogni altro punto, è la barriera da superare per passare da un sistema Legacy ad un ERP.
È anche vero che i Legacy, date le loro caratteristiche intrinseche, solitamente sono migliori da un punto di vista prestazionale, ad esempio in termine di quantità di transazioni trattate in un certo intervallo di tempo o in termini di tempo di risposta alle interrogazioni dell’utente; questo, però, è un vantaggio minore.
Dove sono i vantaggi nell’uso di un sistema ERP rispetto ad un Legacy?
Il paragrafo precedente ha illustrato le caratteristiche fondamentali degli ERP, che possiamo considerare anche i loro punti di forza. Riassumiamole qui di seguito considerandole rispetto alle analoghe prestazioni di un sistema Legacy:
o Gli ERP sono sistemi che nascono per gestire tutti i processi aziendali in modo integrato. L’integrazione è un obiettivo fondamentale degli ERP, i quali sono progettati e realizzati proprio per raggiungere tale obiettivo. Viceversa i Legacy sono dei sistemi che sono formati da più sottosistemi originariamente nati per coprire le esigenze di una determinata funzione, e in cui l’integrazione viene ottenuta mediante l’utilizzo di interfacce e comunque con notevole sforzo.
o Gli ERP utilizzano una base di dati unica anche se le viste delle varie applicazioni sono specifiche, mentre i Legacy fanno solitamente riferimento a più base di dati con
conseguenti problemi legati alla duplicazione dei dati, al data entry maggiore, alle attività da eseguire per garantire la completezza e correttezza dei dati.
o Gli ERP sono soluzioni industriali, mentre i Legacy sono spesso soluzioni artigianali. Questo non solo facilita il trattamento degli ERP (ad esempio poiché sono realizzati con moderne tecnologie e sistemi automatizzati la manutenzione è meno costosa), ma li rende anche strutturalmente più robusti. Ricordiamo anche che di questi sistemi esistono versioni su misura realizzate pensando alle particolarità dei vari settori industriali.
o Gli ERP sfruttano le moderne tecnologie sia in termini di architettura (tipicamente client – server) sia per quanto riguarda ad esempio le tecnologie del Web, mentre i Legacy, sviluppati quando ancora Internet non aveva raggiunto la diffusione odierna, devono essere adattati a questo scopo.
o Il punto precedente è dei particolare importanza quando pensiamo alla interoperabilità fra sistemi di aziende diverse. Come detto, oggi assistiamo ad una concorrenza tra intere supply chain, per cui è importante avere degli strumenti che permettano una condivisione di informazioni tra attori diversi. Gli ERP sono sicuramente più adatti a questo scopo dei sistemi Legacy, per i quali l’interoperabilità viene ottenuta con sforzi (e costi) decisamente più elevati.
o Gli ERP hanno una reportistica ampia e completa; questi sistemi comprendono anche un vero e proprio cruscotto direzionale, di rilevante importanza soprattutto nella situazione odierna con un mercato dinamico e in continuo cambiamento in cui avere il quadro globale sotto controllo è un obbligo se si vuole sopravvivere. I Legacy sono invece piuttosto limitati da questo punto di vista.
o Gli ERP, essendo basiti su un ben definito business model, aiutano la standardizzazione dei processi, mentre i Legacy, essendo nella maggior parte dei casi delle soluzioni ad hoc, hanno un alto grado di personalizzazione. Come già detto questo potrebbe anche rivelarsi un punto debole, visto che l’introduzione di un ERP comporta una certa rigidità dei processi.
o I sistemi ERP aiutano anche il processo di Empowerment, in quanto sono presenti nei loro modelli di processi dei punti decisionali in cui è data facoltà all’operatore di prendere delle decisione, offrendo una gestione autonoma delle opzioni ed eccezioni. I punti summenzionati riguardano i principali vantaggi di un generico ERP rispetto ad un generico sistema Legacy, analizzati sulla base delle caratteristiche generali di entrambe le categoria. Ovviamente questa breve analisi non pretende di essere esaustiva e di
affrontare in modo completo l’argomento, ci richiameremo comunque a quanti qui esposto nel capitolo 5, nel quale affronteremo l’implementazione dell’ERP Oracle nello stabilimento di Terranuova Bracciolini.
