Progetto Milestone
Il progetto Milestone è nato dall’esigenza interna di Sofidel di strutturare con criterio la gestione del parco ricambi.
All’interno del gruppo risulta già adottato un processo di centralizzazione delle in-formazioni che permetteva di aggregare virtualmente i vari magazzini geograficamente delocalizzati nelle diverse sedi. Grazie al supporto del sistema ERP si rende possibile una gestione multimagazzino demandata ad un’unica sede centrale. In questo preciso caso la responsabilità della gestione del sistema magazzini è demandata allo Spare parts warehouse coordinator localizzato nella sede centrale di Porcari.
Il sistema appena presentato viene denominato Virtual pooled inventory (VPI), in sostanza non è altro che un database di prodotti gestito da un sofisticato motore di ricerca e da strumenti di ottimizzazione e controllo della gestione dei magazzini.
Un sistema VPI ben implementato permetterebbe, oltre a gestire le richieste di riallo-cazione di prodotti fra i vari magazzini, di ricalcolare i livelli ottimali di scorta per ogni item e per ogni utente.
Tuttavia l’assenza all’interno del gruppo Sofidel di un sistema di codifica e di gestione dei magazzini ben strutturato inibisce gran parte dei benefici offerti dai supporti informatici, generando inefficienze e sprechi, sia in termini temporali che monetari.
Per ovviare a questo problema Sofidel ha coinvolto il consorzio Quinn. E’ stata dunque avviata una collaborazione che, prefissato un orizzonte temporale di circa un anno, dovrebbe dare forma ad uno standard di catalogazione e di codifica facilmente fruibile, ben strutturato ed implementabile nell’intero mondo Sofidel.
4.1
La struttura di progetto
La mission di progetto sarà, come precedentemente ribadito, quella di garantire a livello di gruppo una gestione efficiente delle parti di ricambio. Per raggiungerla gli enti coinvolti, Quinn e Sofidel, hanno instaurato una collaborazione che ha dato modo al Consorzio di comprendere e sviscerare le dinamiche aziendali.
Un comitato operativo si è occupato di effettuare le scelte tecniche finalizzate al perseguimento dell’obiettivo.
Per svolgere compiti di validazione e coordinamento è stato costituito un comitato direttivo, composto dagli headquarters di Sofidel e di Quinn, in modo da curare gli aspetti più importanti di carattere burocratico e commerciale.
Ad affiancare i due comitati, dato il panorama internazionale del progetto, sono stati affiancati opinion leaders stranieri (Francia, Spagna, Stati Uniti, Inghilterra, Romania e Germania) con lo scopo di aiutare il team di progetto e di validare le scelte fatte tenendo conto del loro modus operandi (vedi fig.4.1).
Figura 4.1: Struttura organizzativa MILESTONE
4.2
Gli obiettivi di progetto
Il progetto Milestone è finalizzato alla creazione di uno standard evoluto per la gestione dei pezzi di ricambio e si pone sostanzialmente due obiettivi:
• Rendere possibile un’individuazione univoca del ricambio;
• Facilitare la ricerca di un ricambio sulla base delle sue caratteristiche tecniche. Da questi derivano direttamente una serie di benefici presentati nella figura 4.2.
Figura 4.2: Obiettivi e benefici attesi
4.3
Approccio e metodologia
Il progetto è articolato su un orizzonte temporale di circa un anno ed è sostanzialmente diviso in tre fasi:
• Fase 1: Progettazione di un nuovo standard per la codifica delle parti di ricambio; • Fase 2: Implementazione del nuovo standard di codifica in una prima area di prova; • Fase 3: Termine dell’implementazione e definizione di nuove logiche di gestione del
magazzino ricambi.
Nella figura 4.3 è possibile vedere le dead-line previste per ogni fase.
Nel presente paragrafo si intende presentare l’approccio utilizzato per affrontare la prima fase.
Il processo di progettazione vero e proprio del nuovo sistema di codifica è stato preceduto da una fase di analisi della situazione presente all’interno dei magazzini. Questa analisi
Figura 4.3: Dead-line progetto Milestone
è stata condotta tramite lo studio puntuale delle estrazioni effettuate dal database del sistema ERP di Sofidel.
Questo ha permesso di scattare una fotografia che immortalasse lo stato dell’arte del sistema di codifica, nonché le falle presenti all’interno di esso.
Individuate le criticità (Analisi As is) e chiariti gli obiettivi di progetto si è svolta una GAP analysis che individuasse le discrepanze obiettivi-stato attuale.
E’ infine iniziata la costruzione del nuovo sistema di catalogazione e codifica. Partendo dalla vecchia logica entità-relazione su cui si fonda SAP, se ne è creata una nuova di catalogazione, che costruisse in maniera autonoma il codice parlante da associare ad ogni oggetto.
Dal momento che la vecchia strutturazione gerarchica adottata dal gruppo presentava falle ed incongruenze, una delle prime operazioni è stata la creazione di una nuova tassonomia che permettesse di catalogare in maniera ordinata tutti i tipi di item presenti all’interno dei magazzini.
Questa attività è stata svolta analizzando, una ad una, le famiglie presenti all’interno dei tabulati estratti dal database dell’ERP. Da questa analisi è stato possibile comprendere le esigenze dell’azienda nel tracciamento degli oggetti. Affiancando a queste esigenze soluzioni mirate alla standardizzazione e basate sulla letteratura tecnica, è stata creata la nuova struttura che sia al contempo uniformata e calzante ai bisogni del gruppo.
Grazie al supporto dell’ufficio IT di Sofidel è stata effettuata una programmazione ad hoc di SAP che consenta di implementare il nuovo standard.
L’attenzione è stata dunque volta a costruire un sistema che identifichi gli item in base alle loro caratteristiche tecniche, permettendo di effettuare la ricerca in base a queste, costruisca in modo autonomo il codice parlante ed evidenzi eventuali proprietà di intercambiabilità.
4.4
Articolazione delle attività e tempificazione
Nella figura 4.4 si vede il grafico GANTT che ha scandito le attività di Quinn e di Sofidel.
I due enti hanno agito sinergicamente, a volte lavorando insieme per valutare grazie al know-how degli interni al gruppo cartario le scelte tecniche intraprese dal consorzio, altre in parallelo qualora non fossero necessarie attività di interfaccia diretta.
Nei seguenti capitoli procederemo presentando le attività della fase uno. Dopo la presentazione dello stato AS-IS del sistema di codifica illustreremo alcune delle scelte introdotte con la nuova struttura e la filosofia che ha condotto ad esse.
Metteremo in evidenza inoltre le maggiori problematiche incontrate che, riproponendosi ciclicamente, hanno accompagnato tutta la prima fase di progettazione.
