Rev. Data Redazione Verifica Approvazione
Motivazione
R-MEDICO RASQ R-MEDICO DL
05 03/04/2019 aggiornamento
GESTIONE DEL FASAS
del SERVIZIO DOMICILIARE ADI
1. SCOPO e CAMPO D’APPLICAZIONE
La presente procedura descrive i criteri e le modalità operative adottate da ASSC allo scopo di garantire il rispetto dei requisiti di esercizio e di accreditamento dell’ U.d.O. attraverso una corretta gestione del processo dalla presa in carico alle dimissioni dei pazienti per i quali ASSC eroga l’assistenza domiciliare.
Strumento fondamentale attraverso il quale si governa tutto il processo assistenziale è il Fascicolo Socio Assistenziale e Sanitario (FASAS).
Con FASAS si intende il fascicolo nel quale si raccolgono i dati anamnestici, gli obiettivi, l’analisi e la valutazione del bisogno del singolo utente, il progetto individuale, la pianificazione degli interventi (PAI/PRI/PEI), i diari multidisciplinari, i risultati delle ricerche e delle analisi effettuati e quelli delle terapie praticate (medicazioni, terapie, ecc).
Le dichiarazioni di trattamento dei dati relativi a: dati sanitari e dati sulla salute, vengono raccolti da ASSC con appositi moduli in allegato, il consenso relativo a informativa art 13, viiene fatto firmare da ASST.
Una gestione controllata del Fascicolo Socio Assistenziale e Sanitario prevede, in generale, il rispetto dei seguenti adempimenti:
Creazione e intestazione del FASAS
Aggiornamento e consultazione del FASAS
Trasmissione del contenuto del FASAS ad altri enti/persone che ne facciano richiesta
Archiviazione del FASAS a seguito di dimissioni.
Il FASAS deve essere aggiornato dalle figure competenti e l’accesso alle informazioni in essa contenute deve avvenire nel rispetto della privacy del paziente e della normativa vigente.
Il FASAS viene gestito su supporto cartaceo con modulistica definita da ASSC.
Le figure che hanno titolo a gestire il FASAS sono: i medici, gli infermieri, i fisioterapisti, gli educatori, gli ASA/OSS
3. MODALITÀ OPERATIVE
Il FASAS è costituito da diversa modulistica che potremmo dividere in sezioni comprensive di:
sezione frontespizio con i dati generale del servizio, i numeri di riferimento dell’ufficio e del personale dedicato;
l’elenco degli operatori che compaiono nel Fasas (registro firme e sigle);
parte relativa alla tutela della privacy e al consenso informato per gli atti sanitari proposti;
sezione relativa all’analisi e alla valutazione dell’ospite che comprende: Valutazione iniziale multidisciplinare nella quale vengono raccolte informazioni all’atto della presa in carico/ avvio del voucher; scale di valutazione validate; Progetto Individuale/voucher/scale di valutazione, ecc forniti dall’ASST;
sezione relativa al percorso dell’ospite nell’unità di offerta che include: i diari , il Progetto Individuale steso da ASST, (PRI-PEI-PAI), il Piano Assistenziale Individuale/pri-pei steso dai professionisti che vanno a domicilio per conto dell’Ente e l’ Informativa di dimissioni;
Modulistica attestante la consegna della carta dei servizi, del modulo reclami, della Customer, di rinuncia alle prestazioni e della dichiarazione di responsabilità utente/familiare per la tenuta del Fasas.
ASSC ha previsto 3 tipologie di Fasas:
1. FASAS ADI contenente tutta la documentazione sopra citata. Nello specifico il Fasas è uno solo ed ha valenza dalla presa in carico con il primo voucher e per tutta la durata del suo percorso all’interno del servizio.
Per semplificare la modulistica a domicilio ed impedire o ridurre le possibilità di smarrimento della documentazione da parte dei pazienti, il Fasas è diviso in due fascicoli: parte generale e parte dinamica.
Parte generale, da conservare presso il domicilio ed è così costituita: frontespizio, elenco degli operatori che compaiono nel Fasas (registro firme e sigle), valutazione iniziale multidisciplinare nella quale vengono raccolte informazioni all’atto della presa in carico/avvio del voucher, valutazioni dei singoli operatori, consensi relativi a trattamento dati, ricevuta di consegna di documentazione all’utente /familiare, PAI/PRI/PEI predisposto da ASST.
Parte dinamica: comprendente i diari, il PAI-PRI-PEI redatti dai professionisti che sono coinvolti nel progetto assistenziale, le scale di valutazione validate, schede di monitoraggio lesioni, scheda di rilevazione degli accessi (modulo Regionale), l’informativa di dimissioni e copia PAI e profilo di cura, predisposti da ASST .
A domicilio si terranno sempre la parte generale, mentre la parte che verrà movimentata è quella dinamica. A domicilio rimarranno gli ultimi due voucher, per permettere il riporto delle informazioni, mentre i precedenti completi di tutta la documentazione dovranno essere riconsegnati al responsabile del servizio.
2. FASAS ADI per CVP/PRELIEVI (catetere vescicale, prelievo domiciliare).
Secondo Dgr 2569/14 i voucher ADI mono prestazionali (prestazioni effettuate una sola volta o ripetute in tempi molto dilazionati come prelievo a domicilio e sostituzione catetere vescicale una tantum) non è necessario la compilazione del Fasas e del Pai, anche se le prestazioni devono essere registrate per garantirne la tracciabilità.
L’azienda, per queste prestazioni ha adottato un diverso tipo di FASAS così articolato:
il frontespizio con i dati generale del servizio, i numeri di riferimento dell’ufficio e del personale dedicato;
la parte relativa alla tutela della privacy e al consenso informato per gli atti sanitari proposti;
l’elenco degli operatori che compaiono nel Fasas (registro firme e sigle);
la valutazione iniziale multidisciplinare nella quale vengono raccolte informazioni all’atto della presa in carico/
avvio del voucher;
il consenso
il diario;
modulo di consegna della carta dei servizi del modulo reclami e della Customer e di rinuncia alle prestazioni e della dichiarazione di responsabilità utente/familiare per la tenuta del Fasas.
Tutti gli altri profili devono essere gestiti come descritto nel punto 1
Definizioni
Per Presa in carico si intende il giorno in cui viene recepito/accettato il voucher da parte dell’Ente.
Per attivazione/avvio si intende il tempo che intercorre dalla data di presa in carico al primo accesso al domicilio.
L’operatore incaricato deve:
- contattare l’utente entro le 24h dalla data di presa in carico rispettando gli orari, giorni calendarizzati, prestazioni previste.
- attivare le prestazioni entro 72 ore;
In caso di urgenze, segnalate dal medico di famiglia, struttura ospedaliera, unità di valutazione, ecc.,l’ASSC potrà chiedere l’attivazione immediata delle prestazioni.
Regole generali
Ogni registrazione di diario deve essere corredata di data e ora (dalle-alle) ed il redattore deve firmare o siglare in modo leggibile. Il tutto controfirmato dall’utente o familiare.
Nei documenti cartacei le correzioni devono prevedere la cancellazione dell’errore lasciando leggibile la parte cancellata e riportare il nuovo testo e la data e firma di chi ha fatto la correzione.
Ogni volta che il voucher viene attivato oltre i termini indicati o previsti, l’operatore dovrà darne evidenza nel diario motivandolo es. per volontà dell’utente/familiare, per inconveniente della famiglia, ecc
La mancata attuazione o sospensione degli interventi pianificati va motivata nel diario anche per chiusure anticipate dello stesso dando comunicazione al Resp. Servizi Domiciliari che farà opportuna segnalazione all’ASST
Creazione e intestazione del Fascicolo Socio Assistenziale e Sanitario
IL FASAS viene creato al momento dell’apertura del 1° voucher, aggiornato dalle figure professionali previste che costituiscono l’équipe.
Al ricevimento del voucher il Resp. dei Servizi Socio-sanitari Territoriali provvede ad assegnarlo al personale preposto al quale vengono consegnati i seguenti documenti:
voucher scaricato dalle piattaforme di riferimento (ADIWEB) ed il Progetto Individuale e valutazioni redatte dai professionisti ASST
FASAS in formato cartaceo in tutte le sue componenti ed allegati (PC 18 ALL 01-04 o PC 18 ALL 12).
Scheda accessi regionali per ogni servizio (PC 18 ALL 05)
Check list attività avvio servizio (PC 18 ALL 06)
Il Fasas dei prelievi ecc, è costituito da un'unica parte. La compilazione seguirà le modalità sotto riportate.
L’operatore che effettua il primo accesso deve:
Documento Modalità e responsabilità
Voucher rilasciato dall’ASST o altro Far firmare il voucher all’utente /familiare e lasciarlo nel Fasas.
Fasas Generale (PC 18 ALL 01)
Frontespizio Compilare i dati anagrafici
Elenco degli operatori che compaiono nel Fasas
(registro firme e sigle) Compilare la tabella apponendo il proprio nome in stampatello leggibile, la firma e la sigla.
Valutazione iniziale multidisciplinare Va compilata dall’operatore o operatori durante il primo accesso.
Tutela della privacy Raccolta firma utente/familiari e identificazione nominativa delle persone con cui l’operatore può parlare dello stato di salute dell’utente.
Modulo di ricevuta della carta dei servizi del modulo reclami, di rinuncia delle prestazioni (PC 18 ALL 02), resp. tenuta Fasas (PC 18 ALL 03) e della Customer.
L’operatore deve consegnare tutta la modulistica e far apporre data e firma per ritiro all’utente /familiare
Fasas parte dinamica (PC 18 ALL 04)
Scale di valutazione No per Fasas CVP/PRELIEVI.
Per tutti gli utenti vanno compilate le scale di valutazione del dolore (Painaid o VNS), del rischio di sviluppare ulcere da pressione (Braden) e delle autonomie (Barthel), indipendentemente dalla figura professionale che interviene.
I fisioterapisti compilano la scala Tinetti o Morse per la valutazione dell’ambito motorio, gli Inferm. eseguono la stadiazione NPUAP delle lesioni cutanee ed infine gli educatori il Mini Mental State per l’aspetto cognitivo.
Le scale di valutazione vanno compilate per il Pai Iniziale e finale ed ogni qualvolta sia necessario.
Piano Individualizzato Multidisciplinare No per Fasas CVP/PRELIEVI.
Al primo accesso ogni operatore lo compila specificando i bisogni, gli obiettivi e le strategie di intervento nella parte iniziale del documento. Nella parte finale di chiusura del Pai valuteranno il raggiungimento dell’obiettivo e dovranno ridefiniti i nuovi obiettivi per PAI-Pri-PEI successivi, qualora quelli previsti non siano stati raggiunti . Riferimenti ai protocolli aziendali.
Il documento deve riportare le firme degli operatori e
dell’utente/familiare fin dalla sua apertura.
Diario interventi Ogni operatore compila il proprio diario descrivendo le attività svolte; le valutazioni fatte e le scale di valutazione somministrate con esito delle stesse (es se a rischio di ldd, presenza di dolore, ecc).
Ogni registrazione deve riportare la data, l’ora e durata oltre alla firma/sigla dell’operatore. Il tutto deve essere controfirmato dall’utente o familiare per attestare le prestazioni.
Scheda accessi (modulo regionale) Ad ogni accesso l’operatore compila la parte di propria competenza inserendo la firma e il tipo di prestazione svolta in corrispondenza del giorno nella quale si è svolta e provvede a far firmare l’utente/
famigliare per attestazione .
Check list attività avvio servizio Tutti gli operatori dopo il primo accesso verificano che l’elenco delle attività presente nella Check list sia stato rispettato così che il Fasas risulti completo
Se le scale di valutazione indicano bisogni e criticità, anche non compresi nel progetto ASST, vanno evidenziati nel diario indicandone il risultato e nel PAI/Pri/Pei palesarli nei bisogni e negli interventi/strategie.
Riportare sia nel PAI che nel diario il riferimento ai protocolli aziendali in essere.
Nel caso di prescrizioni specialistiche, es. per medicazioni, il professionista è tenuto a darne evidenza nel FASAS, allegando la documentazione e operare in deroga ai protocolli aziendali.
La scheda accessi ha valore legale, pertanto deve essere priva di correzioni, abrasioni, ecc che rendano illeggibile o nulla la documentazione.
AGGIORNAMENTO DEL FASAS
.Ad ogni accesso l’operatore provvede a registrare sul Diario la prestazione erogata corredandola di ora e firma, e al termine della singola prestazione compila anche la scheda accessi. Entrambi i documenti devono essere controfirmati dall’utente/familiare nell’apposita colonna.
L’operatore deve evidenziare nel diario le prestazioni non svolte motivandole. Es prelievi, clisma, ecc previste dal piano dell’ASST e indicare la motivazione della chiusura e di richiesta di rinnovo del voucher.
L’operatore deve segnalare all’azienda ogni informazione utile al raggiungimento degli obiettivi, esiti di visite specialistiche o ogni altra condizione che possa modificare il piano assistenziale in atto.
Se durante il periodo del voucher i bisogni cambiano, è necessario comunicare immediatamente alla Resp del servizio che comunicherà a ASST in modo da far emettere un nuovo voucher e Progetto di cura Integrato.
Ad ogni Voucher ci dovrà essere il relativo Progetto di Cura, Integrato e corrispondente alla situazione del momento. In caso contrario la Resp del servizio dovrà richiederne una nuova emissione. Perciò è importante la lettura completa del Piano da parte dei professionisti socio-sanitari.
In caso di ricovero ospedaliero e/o allontanamento temporaneo (vacanza, motivi familiari etc.) l’ operatore o gli operatori assegnato/i al voucher, devono tracciare l’informazione sul diario multidisciplinare e avvisare il Responsabile del Servizio che provvederà a darne informazione a ASST.
Gli operatori assicurano il trasferimento delle informazioni relative a stato delle cure, anche al MMG dell’assistito.
Eventuali dubbi sulle prestazioni prescritte devono essere segnalate al responsabile medico.
Le prestazioni previste possono essere interrotte :
1. su richiesta dell’utente, l’operatore farà compilare e firmare il modulo di rinuncia alle prestazioni che trasmetterà all’ufficio Servizi Domiciliari che inoltrerà a ASST
2. per ricoveri o decesso .e/o allontanamento temporaneo dall’abituale domicilio. Almeno 24 ore prima della scadenza del voucher, l’operatore dovrà:
-predisporre il Piano assistenziale finale nell’apposita sezione all’interno del Fasas;
-verificare che tutti i dati necessari per il caricamento nella piattaforma in ADIWEB siano presenti e completi;
-compilare il PAI in Adi Web;
-ritirare e consegnare all’ufficio la scheda accessi, lasciarne copia nel Fasas.
La consegna della scheda accessi dovrà essere effettuata alla scadenza del voucher, ogni fine mese entro e non oltre il secondo giorno del mese successivo.
Nel caso di voucher mono-prestazionali per CVP, l’operatore deve caricare nel portale WEB il Pai, indicando la data della sostituzione del catetere e la successiva.
CHIUSURA DEL FASAS
Continuità assistenziale per servizio ADI
Al fine di assicurare la continuità delle cure, al termine del percorso assistenziale, l’operatore provvederà a rilasciare l’
Informativa di dimissione (PC 18 ALL 07)in duplice copia, di cui una all’utente o suo famigliare, e una viene portata in sede ed inserita nel FASAS. La compilazione e la consegna dell’Informativa dimissioni deve essere segnata come attività nel diario degli interventi.
L’informativa di dimissioni contiene:
diagnosi di dimissione ovvero le problematiche sanitarie riscontrate durante il periodo di presa in carico nel servizio,
trattamenti eseguiti ed eventuale insorgenza di complicanze
indicazioni di natura assistenziale che riguardano le autonomie residue nella vita quotidiana del paziente con rilevazione dei deficit e dei supporti assistenziali necessari all’espletamento dei bisogni stessi,
allergie se note
in caso di paziente portatore di catetere vescicale, sondino naso gastrico o PEG, viene indicata la data dell’ultima sostituzione e indicativamente la data del cambio successivo,
le attività riabilitative sia dal punto di vista motorio che cognitivo alle quali l’utente è stato sottoposto durante la presa in carico,
tutte le attività di vario genere che l’utente ha beneficiato (psicologo, palliatore, ecc.)
Per i voucher misti sarà compito degli operatori coordinarsi per la compilazione congiunta del documento.
L’ambito assistenziale viene compilato dall’infermiere e/o fisioterapista.
Il documento deve riportare data di rilascio e firma dell’operatore/i che lo ha/hanno redatto
Il FASAS viene chiuso nella tempistica predeterminata, con ultimo accesso, tracciando su diario la dicitura:
DIMESSO/DECESSO/ALLONTANAMENTO TEMPORANEO e/o RICOVERO
Archiviazione del Fascicolo Socio Assistenziale e Sanitario a seguito delle dimissioni
Il Resp del servizio con il Resp medico provvederanno all’archiviazione del Fasas dopo la verifica della sua
completezza. A completamento dell’operazione dovranno compilare e firmare il modulo Archiviazione Fasas (PC 18 ALL 08) indicando sul frontespizio Adi ORDINARIA O PRESTAZIONALE.
A seguito dei processi di controllo dello strumento il FASAS viene archiviato e conservato secondo le norme in vigore (tempo illimitato) nel seguente modo.
In Ufficio Servizi socio-sanitari Territoriali vengono tenuti Fasas dell’anno corrente, i FaSas degli anni precedenti vengono suddivisi come segue: ultimi due anni nel locale archivio PIANO TERRA, ZONA UFFICI, TUTTI I PRECEDENTI NEL locale archivio piano seminterrato
L’archiviazione è strutturata in ordine alfabetico
Trasmissione del Fascicolo Socio Assistenziale e Sanitario ad altri Enti /persone Nel caso di necessità e solo previa specifica richiesta è possibile rilasciare copia del FASAS.
Gli aventi diritto sono:
Ospite stesso,
Persona fornita di delega,
Erede a fronte di atto notorio,
Tutore o esercente la patria potestà in caso di soggetti interdetti,
Altri enti previsti per legge.
Il FASAS viene fotocopiato e consegnato al richiedente in busta chiusa. L’originale resta sempre custodito presso l’ASSC.
Mancato ritiro: Le copie non ritirate entro 6 (sei) mesi dalla richiesta verranno distrutte.
La consegna della copia del FASAS avverrà in busta chiusa a cura dell’ufficio URP (PC 18 ALL 11). Per quanto riguarda i tempi di attesa per il rilascio a privati viene stabilito quanto segue:
Rilascio entro 7 giorni dalla richiesta. Eventuali integrazioni (esiti indagini, ecc non ancora pervenuti) sono fornite entro 30 giorni dalla suddetta richiesta.
Tale richiesta deve essere presentata su modulistica rilasciata da ASSC (PC 18 ALL 09 o ALL 10).
Il costo di tale procedura è di 20 euro. Il pagamento, che deve essere eseguito al momento della richiesta, con:
1. Bonifico Bancario Presso Banca Popolare di Lodi – filiale di Casalpusterlengo – Piazza del Popolo IBAN tesoreria IT36 U 05034 32770 000 000 299316
2. Pagamento diretto con l’ufficio URP
4. DOCUMENTI RICHIAMATI / BIBLIOGRAFIA
D.Lgs. n. 196 del 30/06/2003 codice di protezione dei dati personali
Regione Lombardia VIII Delibera 7496 del 26 novembre 2008
Regione Lombardia DGR 3971/2012 - INTERVENTI DI PROGRAMMAZIONE NEL SETTORE SOCIOSANITARIO PER L'ANNO 2012
Regione Lombardia DGR 3584/2012 - DETERMINAZIONI IN ORDINE ALL’ALLEGATO A) ALLA DGR N. 3541 DEL 30/05/2012 “DEFINIZIONE DEI REQUISITI SPECIFICI PER L’ESERCIZIO E ’ACCREDITAMENTO DELL’ASSISTENZA DOMICILIARE INTEGRATA”
Regione Lombardia DGR 3851/2012 - DETERMINAZIONI IN ORDINE ALLE TARIFFE SPERIMENTALI DEI NUOVI PROFILI DELL’ASSISTENZA DOMICILIARE INTEGRATA (ADI)
Regione Lombardia DGR 6032/2012 - DETERMINAZIONI IN ORDINE ALLA SPERIMENTAZIONE DEL NUOVO MODELLO DI VALUTAZIONE DEL BISOGNO PER L’ASSISTENZA DOMICILIARE INTEGRATA
Regione Lombardia DGR 7089/2012 - DETERMINAZIONI IN ORDINE ALL'ASSISTENZA DOMICILIARE INTEGRATA.
Regione Lombardia DGR 856/2013 - INTERVENTI A SOSTEGNO DELLA FAMIGLIA E DEI SUOI COMPONENTI FRAGILI AI SENSI DELLA DGR 116/2013: PRIMO PROVVEDIMENTO ATTUATIVO
Regione Lombardia DGR 2569/2014 - REVISIONE DEL SISTEMA DI ESERCIZIO E ACCREDITAMENTO DELLE UNITÀ D’OFFERTA SOCIOSANITARIE E LINEE OPERATIVE PER LE ATTIVITA’ DI VIGILANZA E CONTROLLO (A SEGUITO DI PARERE DELLA COMMISSIONE CONSILIARE RELATIVAMENTE ALL'ALLEGATO 1)
Regione Lombardia DGR 1765/2014 - IL SISTEMA DEI CONTROLLI IN AMBITO SOCIOSANITARIO:
DEFINIZIONE DEGLI INDICATORI DI APPROPRIATEZZA IN ATTUAZIONE DELLA DGR X/1185 DEL 20/12/2013
Regione Lombardia DGR 2942/2014 - INTERVENTI A SOSTEGNO DELLA FAMIGLIA E DEI SUOI COMPONENTI FRAGILI AI SENSI DELLA DGR 116/2013: SECONDO PROVVEDIMENTO ATTUATIVO - CONFERMA MISURE AVVIATE NEL 2014 E AZIONI MIGLIORATIVE
Regione Lombardia DGR 5954/2016 – REGOLE DI GESTIONE DEL SERVIZIO SOCIO SANITARIO PER L’ESERCIZIO 2017
Legge Gelli-Bianco 2017
Regolamento EU 2016/679 in materia di privacy
Allegati
PC 18 ALL 01 Fasas Adi parte generale PC 18 ALL 02
Modulo di rinuncia alle prestazioni
PC 18 ALL 03
Dichiarazione di responsabilità tenuta Fasas PC 18 ALL 04 Fasas Adi parte dinamica
PC 18 ALL 05
Scheda di accesso regionale PC 18 ALL 06
Check list attività nuovo utente
PC 18 ALL 07
Informativa di dimissione PC 18 ALL 08
Scheda di archiviazione Fasas PC 18 ALL 09
Scheda richiesta copia Fasas
PC 18 ALL 10
Scheda richiesta copia Fasas con delega PC 18 ALL 11
Risposta richiesta copia Fasas
PC 18 ALL 12
