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Tidy Pack
App gestione ordini e magazzino
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Presentazione del prodotto
Tidy Pack è una app di gestione magazzino per le aziende che adottano come gestionale Passepartout Mexal.
Tidy Pack recepisce, infatti, l’anagrafica articoli, clienti e fornitori dal gestionale aziendale e li mette a disposizione su smartphone o anche device rugged, più specifici per dinamiche industriali. Il funzionamento è garantito sia su supporti Android che Ios della Apple, la app è infatti scaricabile dai rispettivi store.
Le funzionalità presenti consentono in modo veloce, di gestire l’inventario e creare sul supporto mobile, documenti di magazzino che poi sono immediatamente trasferiti
nell’installazione Mexal aziendale. Il controllo e la verifica dell’evasione degli ordini creano valore aggiunto nella logistica di magazzino.
La ricerca degli articoli di magazzino avviene tramite l’uso della fotocamera, del lettore di barcode del device o anche con le classiche ricerche testuali.
Architettura del software
Tidy Pack dialoga in modo diretto con l’installazione di Passepartout Mexal, utilizzando come transito un web server, posto nella server farm della 4x4 System.
Questo tipo di architettura consente alle aziende l’uso della app con una installazione semplice, senza gravare sui costi di infrastrutture aziendali e acquisto di sistemi di sicurezza di rete.
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Login
L’accesso alla app è consentito solo a utenti che fanno riferimento ad una licenza valida di Passepartout Mexal.
Sincronizzazione
Ogni volta che viene effettuato l’accesso è necessario sincronizzare tutti gli archivi del gestionale, fino a termine dell’allineamento dei dati l’utilizzo non è consentito.
È possibile scegliere quali archivi sincronizzare in funzione delle necessità, oppure si può ripetere la sincronizzazione completa di tutti gli archivi compresi i documenti creati con la app da inviare al Passepartout Mexal.
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Impostazioni Generali
Se indicato un valore nel filtro magazzino l’utente gestirà e creerà i documenti esclusivamente da e per quel magazzino.
Il parametro Modifica della quantità consente due diverse modalità operative durante la creazione dei documenti.
Col parametro attivo, per ogni articolo scelto o selezionato, ne viene immediatamente richiesta la quantità da inserire nel documento.
Col parametro è disattivato non viene più chiesto di selezionare la quantità degli articoli. Questo significa che deve ricercare (o leggere col barcode) tutti i codici articoli in numero uguale al numero di articoli da leggere, non potendone indicare la quantità (opzione possibile solo in revisione riga documento).
È possibile attivare l’evasione articoli veloce, ovvero la speciale funzione per l’evasione veloce di un intero rigo di un ordine in fase di verifica.
L’opzione di Modifica documenti di verifica, se attivata, consente l’aggiunta o la sostituzione di un prodotto in fase di verifica documento.
Il parametro Gestione Lotti consente di gestire nei documenti gli articoli specificandone anche il lotto. Il parametro aggiuntivo, modificabile anche dall’interno dei documenti, consente di escludere i lotti con giacenza negativa e zero.
I parametri di Gestione piede documento, consentono l’inserimento della scadenza dell’ordine, il totale colli, e nota di documento.
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Impostazioni Sezionali
Per ogni utente è possibile impostare un sezionale documento predefinito per ogni tipologia esistente, in questo modo i documenti saranno creati secondo quanto scelto.
Impostazioni Filtri
Per organizzare al meglio la logistica, si possono indicare uno o più filtri utente su:
• mastro clienti
• mastro fornitori
• mastro vettore
• documenti in verifica o causale
o centro di costo o sezionale
• categoria statistica articoli
• gruppo merceologico
• natura
I filtri scelti sono visibili in calce al menù principale
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Menù principale
Le tipologie consentite dalla app sono:
Nuovo Ordine
• Per Cliente → sigla OC
• Per fornitore → sigla OF Carico e scarico
• Scarico per Cliente → sigla SL/IS
• Carico da fornitore → sigla CL/IC Inventario libero
• Inventario → sigla CL/IC con entrambi i segni (+ o -) in funzione della rettifica necessaria
Verifica documento consente il controllo della merce in entrata ed uscita del magazzino ed è dettagliata nel paragafo dedicato.
Sincronizzazione archivi descritta nel paragrafo dedicato a questa funzione.
Lista documenti
In questo elenco sono presenti tutti i documenti creati o gestiti con la app, è presente una ricerca ed è possibile verificare il contenuto.
Duplica documento consente la duplicazione del documento già inviato a Passepartout Mexal. Non è possibile duplicare un documento di inventario. Nel caso di documenti verificati il documento copia sarà gestito come nuovo documento.
Questa funzione è utile anche in caso di cancellazione accidentale sul gestionale, di un documento verificato.
Il documento verificato sul dispositivo ed erroneamente eliminato sul gestionale non verrà perso.
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Creazione documenti
All’atto della creazione di un documento vengono proposti, se presenti, gli ultimi nominativi utilizzati.
Selezionando una tipologia documento dal menù principale va selezionata la sotto tipologia, nell’esempio, Ordine -> per cliente o per fornitore.
La ricerca anagrafica clienti (o fornitori), è possibile effettuarla digitando una qualsiasi parte della ragione sociale/nome.
Selezionata l’anagrafica, prima di iniziare il documento, vengono presentati i dettagli completi.
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Il menù superiore di tutti i documenti contenente tutti i dati di testata, è dinamico per adattarsi meglio ai dispositivi con schermo più piccolo o a quelli senza tastiera fisica.
Nell’esempio i dati di un documento in fase di Verifica.
Una volta entati nel documento, la ricerca articoli può essere effettuata in due modalità selezionando lo specifico tasto.
• La prima consente la ricerca testuale digitando una qualsiasi parte della descrizione articolo o di un codice ad esso riferito.
• La seconda attiva la fotocamera del device o l’eventuale lettore di barcode.
Di ogni articolo sono presenti tutte i dettagli anche i barcode e con essi i dati caraterizzanti dei differenti confezionamenti, se presenti in anagrafica articolo o alias dell’installazione.
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Effettuando la ricerca articolo in modo testuale viene presentato l’elenco dinamico che si adatta a quanto scritto restringendo la ricerca e presentando alcuni dati sintetici dell’anagrafica articoli.
In presenza di lotti articoli la ricerca viene effettuata anche sui dati lotto, e vengono presentate anche le informazioni di rintracciabilità articolo. È anche attivabile il filtro per esclusione dei lotti senza giacenza.
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Scelto l’articolo, viene chiesta la quantità, eventualmente gestibile anche con confezionamento (eccetto i documenti di inventario).
In presenza di lotti sul prodotto scelto si apre il dettaglio dati rintracciabilità, con gli annessi tasti per la ricerca lotto, qualora la selezione sia stata effettuata solo per codice e non per lotto.
La parte alta della schermata presenta i dettagli sintatici del documento con i totali pezzi e prezzi aggiornati in funzione dei dati dei prodotti. Come descritto in altro paragrafo, il riquadro può essere allargato per visualizzare tutti gli altri dati di testa documento.
E’ possibile rimuovere un articolo dal documento con l’apposita gesture di scorrimento verso sinistra
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Concluso il documento, se attivati nelle impostazioni app, vengono richiesti i dati di piede documento: colli, scadenza, vettore e nota di documento, quest’ultima apparirà come rigo descrittivo sul documento Passepartout Mexal.
Se il documento è stato chiuso, sarà presente in alto nel menù principale e potrà essere di nuovo modificato prima dell’invio. In alternativa si potrà procedere all’invio diretto.
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Verifica documenti
Durante la verifica di un documento il lotto può essere assegnato dal dispositivo o può anche essere essostesso oggetto di verifica.
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Vengono inviati al device uno o più documenti, l’utente seleziona il documento da verificare. La scelta del documento può avvenire anche tramite barcode di documento. Nella lista dei documenti da
verificare è messa in evidenza l’ultima data di sincronizzaizone, qualora non risulti recente, l’utente è avvisato da un messaggio.
Scelto il documento può, con l’ausilio della app fare un controllo della merce cercando e verificando la correttezza degli articoli scelti e le rispettive quantità.
La messaggistica avvisa l’utente nei diversi casi: quantità corretta, quantità insufficiente e articolo non presente.
Se l’apposito parametro (rif. Impostazioni di accesso ed utilità) non è abilitato, non è possibile forzare inserendo codici non presenti in ordine.
I colori guidano l’utente all’evasione delle corrette quantità, verde se un prodotto è stato evaso nelle giuste quantità, giallo evaso in quantità diversa (maggiore o minore) da quella iniziale e blu per i prodotti non evasi. Qualora tutto il documento sia evaso totalmente con quantità corrette, anche il box della testa del documento cambia colore diventando verde.
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scelto.
Verifica multipla documenti
Tramite l’apposita icona è possibile selezionare più di un documento contemporaneamente per verificare diversi ordini messi insieme solo per motivi di logistica, come ad esempio quelli appartenenti ad una stessa spedizione.
Naturalmente ogni documento conserva la sua integrità.
La dinamica di utilizzo è stata progettata per una operatività veloce, per focalizzare l’attenzione dell’utente sul controllo e la correttezza degli articoli da leggere, senza distrarsi con altri dettagli del documento per i quali si rimanda alle funzionalità standard di Mexal.
Come per le altre tipologie di documenti, sono presenti i due tasti che consentono l’invio diretto al Mexal del documento o il salvataggio con chiusura. Solo usando quest’ultima opzione il documento è successivamente modificabile.
In fase di chiusura o invio del documento, se attivati dagli appositi parametri, viene richiesto all’utente di indicare numero di colli totali, scadenza ordine, vettore e nota di documento.
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Per quanto riguarda la chiusura, l’invio e i dati di piede documento i documenti verificati insieme ad altri possono essere gestiti sia in modo uniforme, inserendo una sola volte per tutti il numero di colli, ad esempio, sia singolarmente, chiudendo o inviando i diversi documenti ed inserendo volta per volta i dati di piede.
Aggiunta di prodotti durante la verifica
Scegliendo l’opzione Modifica del menu a dell’area di verifica è possibile abilitare la gestione della aggiunta di un articolo al documento, e vedremo successivamente anche la sostituzione.
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I prodotti da aggiungere possono essere selezionati con entrambi le modalità: ricerca con barcode e anagrafica.
Inserito il prodotto (anche più di uno) desiderato, viene aggiunto al documento e dopo aver salvato, il documento torna editabile per gestire le quantità dei nuovi prodotti o di quelli nativamente inseriti. I nuovi prodotti inseriti sono segnalati con un simbolo + per dare maggiore evidenza.
Anche in Passepartout Mexal il prodotto aggiunto al documento avrà prima della descrizione tre più
“+ + +”.
Un prodotto aggiunto può essere rimosso scorrendo verso sinistra il rigo.
Sostituzione di prodotti durante la verifica
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Scegliendo l’opzione Modifica del menu a dell’area di verifica è possibile abilitare la gestione della sostituzione di un articolo al documento.
Come prima operazione va selezionato l’articolo che si vuole sostituire.
I prodotti per la sostituzione possono essere selezionati con entrambi le modalità: ricerca con barcode e anagrafica.
Inserito il prodotto sostituivo, viene aggiunto al documento e dopo aver salvato, il documento torna editabile. Tale articolo eredita tutte le caratteristiche (quantità, prezzo e sconto) di quello che va a sostituire.
I nuovi prodotti inseriti sono segnalati con un simbolo di una doppia freccia per dare maggiore evidenza.
In fase di invio a Mexal del documento sia il prodotto sostituito che quello sostitutivo saranno presenti nel corpo dell’ordine, il primo avrà prima della descrizione tre meno
“- - -”, mentre il sostitutivo avrà tre asterischi “ *** ” prima della descrizione.
Solo il rigo del secondo risulterà in stato evadibile, mentre quello del primo sarà ovviamente sospeso.
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multipla, sarà necessario selezionare il documento specifico nel quale si vuole effettuare l’operazione, tramite l’apposito tasto di scelta “Modifica documento”.
Una volta effettuata la scelta, gli altri documenti del gruppo di verifica multipla saranno momentaneamente inibiti, e si procederà all’operazione sul documento scelto.
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Descrizione delle funzionalità App/Sprix di interfacciamento con Mexal
Esporta documenti da verificare: invia ai device uno o più documenti ordine (cliente OC e OX oppure fornitore OF) per la verifica.
Importa documenti creati e verificati:
riceve tutti i documenti gestiti dai device,
senza filtri di selezione, sia quelli creati, di tutte le tipologie, sia quelli aggiornati dalla Verifica Documento. E’ possibile inserire questa funzione nelle operazioni pianificate Mexal, come indicato nell’apposito paragrafo, l’uso di una utente Mexal dedicata azzera i tempi di sincronizzazione.
Esporta anagrafiche per App: invia ai device le anagrafiche articoli, clienti e fornitori. E’
possibile e consigliato inserire questa funzione nelle operazioni pianificate Mexal, come indicato nell’apposito paragrafo, l’uso di una utente Mexal dedicata azzera i tempi di sincronizzazione.
Azzera lista doc. da verificare: azzera la lista dei documenti inviati ai device per la verifica. In questo modo i documenti sui dispositivi, non ancora verificati, non saranno più disponibili. E’
presente anche l’opzione “azzeramento totale”, da usare in caso di ordini non verificati sul dispositivo portatile che però nel frattempo, per esigenze varie, sono stati cancellati su Mexal.
Parametrizzazione delle esportazioni: in linea con la filosofia sprix che nasce per personalizzare il prodotto in base alle esigenze dei clienti, le esportazioni possono essere parametrizzate e personalizzate in funzione dei desiderata espressi.
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• Esclusione articoli precancellati
• Esclusione clienti e fornitori precancellati
• Creazione automatica ordini per corrispettivi per categoria statistica clienti
• Scelta tipologia stato riga ordine per documenti nuovi
• Esclusione dell’uso delle note documento, ordinariamente destinazione timestamp operazioni Tidy
• Indicazione sostituzione articoli in verifica in parità di condizioni commerciali (prezzo e sconto)
• Gestione personalizzata numero colli di piede documento
• Gestione lista di esportazione con esclusione dei documenti già esportati
• Personalizzazione sezionali documenti nuovi eventualmente associati a gruppi utenti
• Esclusione lotti scaduti
• Esclusione lotti con giacenza 0 o negativa
Note sulle funzioni Mexal “condizioni commerciali [particolarità]” e altri dettagli dei documenti creati e verificati con la app.
Tidy Pack nasce come app di Magazzino, per questo motivo tutte le condizioni commerciali (sconti, particolarità etc) non sono riportate sul device in fase di creazione documento. Ad esempio, sul dispositivo è presente un solo listino di vendita, tuttavia in fase di creazione in Mexal vengono aggiornati i prezzi con quelli del listino cliente.
E’ aggiornato anche il prezzo in presenza di particolarità cliente-articolo a prezzo fisso. Le provvigioni sono inserite nelle righe documento secondo l’apposita tabella, così come gli sconti categorie articoli/clienti presenti nella rispettiva tabella.
Tutte le righe dei documenti creati con la app vengono impostate con stato S, sospeso.
Diversamente dai documenti Verificati che sono posti in E, evadibile, per la quantità verificata e S per quella non verificata o residua non evadibile.
Sincronizzazione con Mexal e l’uso delle licenze
La sincronizzazione bidirezionale di tutti gli archivi è automatizzata con la funzione “operazioni pianificate”, in alternativa rispetto all’intervallo scelto può essere anticipata cliccando sullo specifico menù sprix. La funzione automatica utilizza un client Mexal.
Qualora occorra un costante e rapidissmo aggiornamento con gli archivi Mexal è consigliato dedicare in modo esclusivo un client Mexal solution al dialogo con Tidy Pack.
Non è possibile interfacciare la app con Mexal installati in Live San Marino. Non è richiesto il modulo MDS.
Nella attuale versione non è disponibile la gestione degli articoli a taglie.
