Reingegnerizzazione del Sistema Informativo del C.S.M. – realizzazione del nuovo portale pubblico di comunicazione.
(Delibera del 23 settembre 2015)
Il Consiglio superiore della magistratura, nella seduta del 23 settembre 2015, ha adottato la seguente delibera:
IL NUOVOPORTALEPUBBLICODELCSM
1. PREMESSA.
Con delibera 25 marzo 2015 il Consiglio superiore della magistratura ha approvato le Linee Guida per la progettazione e realizzazione del nuovo sistema informativo del CSM. Nell’ambito di tale delibera è stato stabilito che la reingegnerizzazione del sistema informativo del CSM non è solo una rivisitazione tecnologica delle funzionalità informative già oggi automatizzate ma deve costituire l’espressione di una vera e propria strategia di comunicazione online volta a rafforzare sia la comunicazione interna (intranet) che la comunicazione esterna (internet) del Consiglio.
Conseguente il CSM ha definito gli obiettivi che devono connotare il progetto, ossia:
a) Un’ottica di servizio verso gli utenti interni caratterizzata dalla creazione di servizi informativi in loro favore con particolare riferimento agli uffici giudiziari (servizi statistici, gestione tabellare etc.) e ai magistrati (servizi personalizzati di informazione sulle attività del Consiglio, sulle procedure riguardanti i magistrati e gli uffici etc.);
b) un’ottica di condivisione delle informazioni favorendo la circolazione delle stesse con la predisposizione di appositi strumenti (forum, pagine per la pubblicazione di informazioni, costituzione di redazioni editoriali) che coinvolgano anche gli uffici giudiziari nella pubblicazione delle notizie e quindi nella creazione di un comune patrimonio conoscitivo;
c) la costruzione di una “rete” con le altre Istituzioni che rivestono un ruolo, secondo le proprie competenze, nell’ambito del sistema giudiziario italiano (Ministero della giustizia, Scuola Superiore della Magistratura, Uffici Giudiziari) ovvero nell’ambito europeo (ad esempio la rete dei Consigli superiori della magistratura) al fine di realizzare azioni comuni di condivisione e pubblicizzazione del patrimonio informativo di reciproco interesse;
d) un approccio ad Internet connotato anche dalla dimensione sociale, dalla condivisione, dall'autorialità rispetto alla mera fruizione, ossia secondo logiche di web 2.0 che, accanto alle funzionalità tipiche di un sito web statico, permetta anche ulteriori forme di interazione con l’utente nonché utilizzi nuove concezioni di contatto con il fruitore delle informazioni attraverso tecnologie di syndication (RSS, Atom, tagging) che permettono la fruizione delle informazioni non solo sul sito, ma anche attraverso canali diversi e non da ultimo attraverso social network.
In altri termini va costruita una nuova web identity del CSM che si deve caratterizzare sia per l’estensione delle funzionalità di condivisione delle informazioni nella Intranet, sia per
una cura particolare dell’immagine pubblica del CSM su Internet nelle dimensioni informative e culturali.
Contemporaneamente, con Delibera del 10 dicembre 2014, è stato commissionato uno studio sulla comunicazione istituzionale del Consiglio superiore della magistratura, con lo scopo di definire un Piano di Comunicazione finalizzato a consentire una efficace diffusione delle informazioni relative alle attività istituzionali, in ottemperanza al dettato Costituzionale, alla legislazione vigente e alle precedenti deliberazioni del Consiglio in materia.
In esecuzione della delibera del 25 marzo, e tenendo conto delle conclusioni del Piano della Comunicazione sopra citato, il Comitato di progetto della reingegnerizzazione ha avviato una prima fase di analisi e di progettazione del nuovo sito del CSM, affidata al fornitore HP e coordinata dal Presidente Ardituro e dal Responsabile operativo del progetto con la fondamentale collaborazione dell’Ufficio Studi investito di tale compito dalla Settima Commissione.
In tale fase di analisi si è provveduto:
a) a progettare l’architettura e il layout del nuovo sito, tenendo conto delle indicazioni contenute nella delibera di indirizzo e dei suggerimenti contenuti nel citato Piano di comunicazione; nonché a delineare nuove ipotesi di contro logo utilizzabile nella comunicazione;
b) a censire i contenuti dell’attuale sistema informativo del CSM, sia con riguardo al sito Internet che al sito Intranet e conseguentemente a censire il patrimonio informativo proprio del CSM al fine di individuare quali contenuti debbano essere prioritariamente condivisi in rete;
c) a definire una struttura del nuovo portale
d) ad avviare contatti con altre istituzioni con le quali condividere contenuti e progetto del sito;
e) a progettare l’infrastruttura tecnologica del nuovo sito tenuto altresì conto che, nello studio di fattibilità, la realizzazione del nuovo sito non era stata prevista;
f) a elaborare un primo progetto in ordine alle risorse necessarie per l’attività di “redazione del sito” sia nella fase progettuale di dettaglio che, soprattutto, nella fase di “mantenimento”
che sarà anche più impegnativa della fase di prima realizzazione;
g) a predisporre un piano di progetto con le conseguenti tempistiche e l’effort necessario per il rilascio del nuovo sito e i necessari costi;
h) a stimare i costi dell’intervento non previsti nell’originario contratto
i) a verificare, previo parere dell’ufficio studi che ha concluso in senso negativo, l’applicabilità al C.S.M. delle disposizioni della cd Stanca in materia di accessibilità.
Come già evidenziato nella delibera di plenum del 25 marzo 2015 l’esatta individuazione delle esigenze di comunicazione del Csm è necessariamente il risultato di una iterazione conseguente alla realizzazione del progetto stesso, iterazione nella quale la scoperta delle possibilità del nuovo sistema informatico restituisce consapevolezza delle ulteriori esigenze del Consiglio in tema di comunicazione.
La prima fase di analisi ha invero permesso di operare una ricognizione non solo dell’attuale sistema informatico ma anche delle esigenze consiliari in materia di comunicazione di cui il sito web costituisce una delle componenti. Sulla base dei risultati dell’analisi preliminare fin qui condotta possono quindi essere adottate dal Consiglio una serie di decisioni sui requisiti sia del nuovo portale pubblico che della struttura organizzativa necessaria alla sua progettazione e realizzazione con l’avvertenza che molti aspetti dovranno essere oggetto di un ulteriore approfondimento e di un secondo intervento deliberativo della struttura consiliare.
2. IL LOGO WEB DEL CSM(“CONTROLOGO”)
Il primo argomento affrontato, nella progettazione del nuovo portale pubblico del CSM, è stato quello della revisione del logo del CSM con il fine di disegnare un nuovo logotipo del CSM specifico per un sistema web. Il logotipo è invero la prima espressione del design della comunicazione. Un logo professionale permette di riconoscere un soggetto (amministrazione, organizzazione …) o un servizio, con effetto quasi immediato. Compito del logo è quello di comunicare con il target ispirando fiducia, coerenza e qualità. Il logo istituzionale del CSM è la declinazione del logo della Repubblica Italiana (il cosiddetto “stellone”), come per tutte le Amministrazioni Pubbliche, Organi costituzionali e Organi di rilievo costituzionale.
Spesso nella PA, contemporaneamente all’attenzione sempre più richiesta verso le nuove forme di comunicazione digitale quali parti integranti della comunicazione pubblica, nonché strumento strategico per il miglioramento della relazione tra amministrazione e cittadino, si favorisce la progettazione di una versione web del logo – in gergo chiamato
“contrologo” – che, proprio per dover rappresentare l’istituzione in un contesto che assicuri la promessa di avanguardia tecnologica, non può non essere esso stesso moderno e attuale.
L’analisi condotta sul portale internet di alcune pubbliche amministrazioni ha evidenziato la scelta, maturata negli ultimi anni, di creare un contro logo che quasi sempre sostituisce lo stellone della repubblica1. Anche per il Consiglio superiore della magistratura è stata quindi studiata una versione web del logo, da utilizzare sui futuri strumenti di comunicazione online, che possa comunicare il processo di modernizzazione in atto.
L’analisi si è sviluppata attraverso tre fasi:
a) ricerca e brainstorming sulle keywords; si tratta del primo step di ogni processo creativo attraverso cui si individuano le parole chiavescaturite dalla percezione immediata del soggetto: consiglio, assemblea, tavola rotonda, plenum, osservazione, supervisione, controllo...
b) Signs. La successiva concettualizzazione, necessario passaggio dalle “cose” ai concetti ed ai simboli, ha suggerito la rappresentazione a livello visivo attraverso dei grafismi: alle parole chiave sono stati associati alcuni segni o simboli: tavolo, cerchio, occhio…
c) Concept. Partendo dalla definizione di alcuni segni sono state create le prime bozze, utilizzando diversi grafismi, font, naming e combinazioni di colore tutti basate sull’acronimo CSM mediante una trasformazione e stilizzazione della lettera “C” con cui fornire una rappresentazione stilizzata del Plenum.
All’esito di tale lavoro sono scaturite proposte, caratterizzate dalla stilizzazione della lettera C, dalla apposizione della dicitura “Consiglio superiore della magistratura”, ai fini di una piena identificabilità del logo, e dalla proposizione dei colori del tricolore quale carattere istituzionale. Le proposte differiscono invece per il diverso tipo di stilizzazione della lettera
“C”. L’obiettivo è trovare un giusto equilibrio tra la parte grafica e la parte testuale (naming) senza alterare la leggibilità del logotipo e nello stesso tempo risultare un segno distintivo, riconoscibile e facile da ricordare pur senza essere troppo illustrativo e “didascalico”. Ai fini di operare una scelta tra le proposte finali, avanzate dal fornitore (di cui al documento 1 in allegato2) occorre considerare, innanzitutto, che l’obiettivo da perseguire è quello di creare un logo “efficace”.
1 Cfr. i siti del Ministero della Giustizia, del Ministero degli Interni, del Miur, del Mit, del Mef, del Governo Italiano.
2 Cr. Documento CSM_SDE_APS_PRE_concept_grafico V 3.0
A tale fine vanno considerati alcuni parametri
· semplicità: deve essere facile da riconoscere e da memorizzare, ovvero inconfondibile e indimenticabile
· versatilità: in grado di comparire su diversi media e con diverse applicazioni, sempre con la stessa efficacia, chiarezza e leggibilità
· capacità di comunicare con il target trasmettendo fiducia (riferimento alla bandiera italiana), coerenza e qualità
· idoneità a rappresentare l’istituzione in un contesto in cui si garantisce rinnovamento e avanguardia tecnologica, quindi essere moderno e attuale
Alla luce di tali parametri appare preferibile la seconda proposta di logo di seguito riportato:
Tale logo è indubbiamente più semplice e di immediata memorizzazione e nel contempo più idoneo a rappresentare l’istituzione favorendo una immediata percezione dell’acronomino CSM. Tale logo è poi versatile in quanto, come evidenziato dagli allegati, può comparire su diversi media sempre con la stessa efficacia e leggibilità anche qualora vengano adottati tonalità di grigio o b/n.
3. IL LAYOUT DEL NUOVO PORTALE PUBBLICO DEL CSM
Per la realizzazione del nuovo portale pubblico internet del CSM si è stabilito di utilizzare colori istituzionali (blu) e una organizzazione del layout impostata su un menù principale orizzontale che contiene l’accesso alle principali informazioni, con un massimo di due livelli sottostanti. I template del sito sono stati progettati, secondo i parametri tecnologici più recenti, in modalità RESPONSIVE, ossia in modo da renderli adattabili ai vari device (dispositivi) tramite cui può collegarsi l’utente (pc, tablet, smartphone): a tale fine, anche per ridurre lo scrolling verticale, è stato necessario riprogettare l’intera organizzazione delle informazioni attualmente pubblicate sul sito del CSM.
La progettazione del layout ha dovuto altresì tenere conto della scelta del logo in quanto quest’ultima condiziona la grafica del medesimo come si evince dal documento 1 in allegato nel quale sono rappresentati due diversi layout a seconda del logo prescelto3.
4. L’IMPOSTAZIONE DEL NUOVO PORTALE DEL CSM E DEI SERVIZI CONNESSI
Come già osservato la Delibera del 25 marzo 2015 definisce i punti chiave del cambiamento nella realizzazione del sito del CSM:
• assumere una nuova ottica di servizio e condivisione rispetto agli utenti interni
• costruire una rete con altre istituzioni anche straniere
• aprire il sito internet verso standard 2.0 di coinvolgimento e interazione
• attivare spazi di comunicazione e condivisione su alcuni social network.
3 Cr. Documento CSM_SDE_APS_PRE_concept_grafico V 3.0
La nuova web identity del CSM, delineata da tale delibera, si caratterizza per una ampia condivisione delle informazioni consiliari, molte delle quali in oggi confinate nella Intranet, nonché per una cura particolare dell’immagine pubblica del CSM su Internet nelle dimensioni informative e culturali. Tale scelta, operata dal Consiglio, impone il superamento, nella realizzazione del sito, di soluzioni più tradizionali, ossia meramente istituzionali, per aderire a soluzioni più innovative che permettano di coniugare gli aspetti istituzionali con spazi di condivisione delle informazioni e di interazione con gli utenti, soluzioni del resto auspicate e descritte anche nel citato studio sulla comunicazione istituzionale del CSM.
E’ noto, a tale proposito, come sempre più gli spazi di discussione online diventano strumenti cruciali per le istituzioni pubbliche, perché permettono di mettere in campo strategie di condivisione, coinvolgimento e semplificazione di messaggi e informazioni. Tale aspetto era già stato sottolineato nella delibera del 26 luglio 2010 nella quale il CSM afferma
«Lo spazio giudiziario non può restare uno spazio chiuso, posto nel cuore della società civile e strutturato in ragione della funzione cui esso adempie. Tale chiusura se, per un verso è da sempre apparsa indispensabile per garantire l’applicazione indipendente della regola di giustizia, per altro verso oggi palesa la sua inadeguatezza alle esigenze di trasparenza e di comunicazione proprie delle democrazie moderne. La sfida democratica ci impone di progredire verso una trasparenza sempre più piena e una corretta rappresentazione delle posizioni in campo»4. In tale ottica la delibera del 25 marzo 2015 ha compiuto una scelta di fondo prevedendo che, accanto alle funzionalità tipiche di un sito web statico, vengano realizzate anche ulteriori forme di interazione con l’utente nonché nuove concezioni di contatto con il fruitore delle informazioni ma anche attraverso canali diversi dal sito e non da ultimo attraverso social network.
Per declinare in concreto tale scelta di fondo occorre però valutare e definire quale debba essere il livello di interazione con gli utenti da parte del Csm. Dato per presupposto che il nuovo sito debba prefiggersi gli obiettivi più tradizionali di comunicazione unidirezionale in una modalità comunque rinnovata nelle forme e nei contenuti, ed aperta al contributo di soggetti esterni al Csm, occorre altresì valutare e definire quale livello di comunicazione bidirezionale vada perseguito. Invero non tutti gli strumenti innovativi, sorti sul web, impongono la gestione di una comunicazione bidirezionale. Strumenti, pur sempre innovativi, quali i servizi di ascolto e monitoraggio del web, le newsletter, i social network nei quali viene aperto un canale ufficiale nel quale vengono pubblicate immagini o video del CSM, sono fin d’ora adottabili senza una particolare riflessione in quanto innovano ed ampliano le modalità di comunicazione fino ad oggi adottate.
Invece il ricorso a strumenti tecnologici configurati secondo logiche di web 2.0, che richiedono una gestione della comunicazione in quanto bidirezionale, richiede un approfondimento anche tenuto del fatto che ogni scelta tecnologica va poi sostenuta con adeguate scelte organizzative. Ora, proprio la necessità di ricorrere a strumenti di comunicazione assolutamente nuovi per il Consiglio, che da un lato richiedono adeguate scelte organizzative e sufficienti investimenti di risorse, e dall’altra determinano dei feedback non del tutto predeterminabili, con indubitabili riflessi sull’immagine e sullo stesso funzionamento di un qualunque organismo istituzionale ed a maggior ragione del Csm, considerata la sua peculiarità e il suo ruolo, impone di sviluppare il progetto con gradualità.
Occorre quindi prevedere almeno due fasi progettuali distinte tra loro:
A) la prima fase prevede la progettazione di un nuovo portale pubblico del Csm in una ottica ancora di comunicazione unidirezionale e di gestione accentrata dell’informazione:
in tale fase, peraltro, va prevista una totale revisione della strutturazione e dei contenuti
4Delibera CSM. Delibera CSM 26 luglio 2010, p. 19
dell’attuale sito, va posta una particolare cura alle esigenze dei principali stakeholders individuati nel “Piano di comunicazione” e va prevista l’apertura a contenuti nuovi, anche attraverso gli apporti di magistrati ed esperti esterni alla struttura consiliare secondo quanto già previsto nella delibera del 25 marzo 2015.
Tenuto conto dell’ampio patrimonio informativo, anche audio-video, elaborato negli anni dal Consiglio, appare altresì opportuna in questa fase l’apertura di un canale ufficiale youtube nel quale pubblicare, a supporto e completamento di quanto verrà esposto nel nuovo sito, i filmati e i resoconti audio-video dell’attività consiliare. In questa fase progettuale va poi realizzato un servizio di monitoraggio del web nonché va realizzata una newsletter e un servizio di gestione di un dbmail.
Per la fase di progettazione e realizzazione potrà essere opportuno ricorrere all’apporto di magistrati esterni al Consiglio che possano apportare specifiche competenze in alcuni settori previsti nel nuovo sito. Questa fase richiede peraltro anche la ideazione e creazione di una struttura organizzativa idonea a supportare la gestione ordinaria del sito dal momento del rilascio in produzione del medesimo di modo che tale struttura sia pronta, nei tempi di progetto, a prendere in consegna il prodotto una volta collaudato e pubblicato ufficialmente.
B) la seconda fase riguarda invece la realizzazione di nuove forme di comunicazione bidirezionale e quindi l’integrazione nel sito di strumenti innovativi sotto il profilo tecnologico e della tecnica informativa. In ordine a tali scelte va operato un adeguato approfondimento, cui far seguire una fase di sperimentazione e monitoraggio e una valutazione conclusiva prima dell’avvio operativo permanente, al fine di valutare sia i riflessi che l’adozione di tali tecniche di comunicazione e di nuove soluzioni produce nei confronti della struttura consiliare, sia gli eventuali problemi emersi nella fase di sperimentazione, sia l’impegno redazionale (e quindi di risorse) che tali soluzioni impongono e che quindi il Consiglio deve garantire.
La fase di approfondimento, progettazione, sperimentazione e monitoraggio di tali nuove soluzioni sarà seguita dal Comitato di progetto della reingegnerizzazione e potrà essa stessa richiedere un apporto di figure, soprattutto magistrati, esterni alla struttura consiliare.
5. STRUTTURA E CONTENUTI DEL NUOVO PORTALE DEL CSM DA REALIZZARE NELLA PRIMA FASE PROGETTUALE.
a. GLI OBIETTIVI DELLA PRIMA FASE PROGETTUALE
Nella prima fase progettuale, articolata in vari step come da piano di progetto, vanno definiti:
• Il contenitore della soluzione finale in termini di concept grafico, struttura della Home page, struttura delle varie pagine, tema grafico e profili di accesso comuni
• La struttura di navigazione del sito e una tassonomia dell’intero portale
• I contenuti del portale
• I criteri di creazione e gestione di una newsletter e di un db-email
• I criteri per la realizzazione di un servizio di monitoraggio del web
• La soluzione architetturale
b. IL CONCEPT GRAFICO E LA STRUTTURA DEL PORTALE
La proposta di realizzazione del concept grafico e della struttura del portale è contenuta nel documento 2 (denominato “CSM_SDE_APS_PRE_wireframe_sito_CSM”,
allegato alla presente delibera di cui è parte integrante Durante la fase realizzativa il fornitore delineerà dei wireframe e un prototipo visuale di navigazione per le aree a più alto rilievo funzionale/istituzionale che verranno sottoposti direttamente al Comitato di progetto per la verifica e l’approvazione finale. Anche la gestione delle attività di manutenzione evolutiva del portale vanno demandate al comitato di progetto che approverà le eventuali modifiche dei documenti di analisi necessarie per rispondere ad esigenze sopravvenute o a necessità tecniche.
c. STRUTTURA E CONTENUTI DEL PORTALE
Come già sottolineato tale fase progettuale punta a realizzare un nuovo portale pubblico del Csm ancora in una ottica di comunicazione unidirezionale e di gestione accentrata dell’informazione prevedendo, però, l’apertura a contenuti nuovi, anche attraverso gli apporti di magistrati ed esperti esterni alla struttura consiliare e portatori di specifiche esperienze. Deve precisarsi che l’ufficio studi, richiesto di un parere, ha concluso per la inapplicabilità al C.S.M. delle disposizione sull’accessibilità previste dalla cd. legge Stanca.
In questo ottica, dunque nessun obbligo per il Consiglio. Appare però opportuno verificare, in fase di ristrutturazione e riprogettazione del portale, la possibilità, compatibilmente con i costi e con la tempistica in atto, di garantire almeno uno spazio dedicato che risponda ai requisiti di accessibilità richiamati. In particolare va ricordato che la legge n. 4/2004, detta anche “Legge Stanca”, tutela il diritto di accesso dei disabili ai servizi informatici e telematici della pubblica Amministrazione. Lo scopo della legge, in applicazione del principio costituzionale di eguaglianza, è quello di abbattere le “barriere” che limitano l'accesso dei disabili agli strumenti della società dell'informazione e li escludono dal mondo del lavoro, dalla partecipazione democratica e da una migliore qualità della vita. Nei confronti della pubblica Amministrazione la legge Stanca ha, dunque, introdotto l’obbligo di dotarsi di siti web accessibili. L’ambito applicativo di tale legge è riferito primariamente alle amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1 comma 2, del T.U. n. 165/2001. Come evidenziato dell’Ufficio Studi, secondo un indirizzo esegetico ormai da tempo consolidato nell’interpretazione consiliare, il C.S.M. non rientra nel novero delle Pubbliche Amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2, del T.U. cit. in quanto l’Organo di governo autonomo non è qualificabile
“pubblica amministrazione”, nell’accezione di cui al D.Lgs. n. 165/2001, cioè di diritto comune, essendo assoggettato ad un sistema regolativo suo proprio.
Peraltro, benché non giuridicamente tenuto a rispettare criteri di accessibilità nella progettazione del nuovo sito, il Consiglio ritiene opportuno e doveroso creare un sito per lo più fruibile da parte di tutti gli utenti, offrendo anche singoli spazi privi di barriere di accesso.
Va ricordato che per accessibilità si intende “la capacità dei sistemi informatici, nelle forme e nei limiti consentiti dalle conoscenze tecnologiche, di erogare servizi e fornire informazioni fruibili, senza discriminazioni, anche da parte di coloro che a causa di disabilità necessitano di tecnologie assistite o configurazioni particolari” (art. 2, comma a, Legge 4/2004). Il concetto di accessibilità dei siti web è legato al principio delle pari opportunità e l'obiettivo della Legge è l'abbattimento delle barriere digitali che limitano o impediscono l'accesso agli strumenti della società dell'informazione da parte dei disabili.
La più recente pubblicazione dei requisiti sull’accessibilità è relativa al decreto firmato il 20 marzo 2013. Il decreto recepisce le linee guida e i criteri di successo delle WCAG 2.0, al cui interno sono contenuti documenti non normativi relativi alle tecniche di applicazione, sufficienti e consigliate, che vanno utilizzate come riferimento ma che non sono normativamente riferibili per raggiungere la conformità ai requisiti, in quanto dipendenti dalla tecnologia utilizzata e in costante aggiornamento.
I requisiti previsti sono i seguenti:
Requisito 1 – Alternative testuali: fornire alternative testuali per qualsiasi contenuto di natura non testuale in modo che il testo predisposto come alternativa possa essere fruito e trasformato secondo le necessità degli utenti, come per esempio convertito in stampa a caratteri ingranditi, in stampa Braille, letto da una sintesi vocale, simboli o altra modalità di rappresentazione del contenuto.
Requisito 2 – Contenuti audio, contenuti video, animazioni: fornire alternative testuali equivalenti per le informazioni veicolate da formati audio, formati video, formati contenenti immagini animate (animazioni), formati multisensoriali in genere.
Requisito 3 – Adattabile: creare contenuti che possano essere presentati in modalità differenti (ad esempio, con layout più semplici), senza perdita di informazioni o struttura.
Requisito 4 – Distinguibile: rendere più semplice agli utenti la visione e l’ascolto dei contenuti, separando i contenuti in primo piano dallo sfondo.
Requisito 5 - Accessibile da tastiera: rendere disponibili tutte le funzionalità anche tramite tastiera.
Requisito 6 - Adeguata disponibilità di tempo: fornire all’utente tempo sufficiente per leggere ed utilizzare i contenuti.
Requisito 7 - Crisi epilettiche: non sviluppare contenuti che possano causare crisi epilettiche.
Requisito 8 - Navigabile: fornire all’utente funzionalità di supporto per navigare, trovare contenuti e determinare la propria posizione nel sito e nelle pagine.
Requisito 9 - Leggibile: rendere leggibile e comprensibile il contenuto testuale.
Requisito 10 - Prevedibile: creare pagine web che appaiano e che si comportino in maniera prevedibile.
Requisito 11 - Assistenza nell’inserimento di dati e informazioni: aiutare l’utente ad evitare gli errori ed agevolarlo nella loro correzione.
Requisito 12 - Compatibile: garantire la massima compatibilità con i programmi utente e con le tecnologie assistite.
Lo standard di lavorazione che verrà sviluppato nel sito prevede le customizzazioni del prodotto LIFERAY e le PORTLET del portale internet secondo lo standard WCAG 2.0.
In tale contesto dovranno essere sicuramente rispettati i requisiti 3, 7, 8 e 10 e il fornitore dovrà impegnarsi a rispettare, per quanto possibile, anche gli altri requisiti sopra individuati.
Già nella delibera del 25 marzo 2015 sono stati individuati tali contenuti che, anche a seguito di quanto deliberato dal Csm in data 17 giugno 2015 sul tema delle buone prassi, possono essere ora organizzati più dettagliatamente.
Pertanto, tenuto altresì conto dell’analisi svolta sull’esistente da parte dell’Ufficio Studi, la mappa logica del nuovo portale del CSM va ridisegnata prevedendo le seguenti aree concettuali:
a) l’area istituzionale b) l’area attualità
c) l’area degli approfondimenti tematici
Oltre a ciò nella mappa logica del nuovo portale va prevista una area “di servizio”.
Va inoltre dato rilievo ed autonomia alla trattazione delle tematiche relative all’attività internazionale del CSM prevedendo la realizzazione di un mini-sito nell’ambito del portale.
Nel documento 3 “Dettaglio dei criteri per il disegno della mappa logica del portale CSM”, in allegato, che costituisce parte integrante della presente delibera, sono elencati i criteri per la realizzazione della nuova mappa logica del sito per ciascuna delle aree sopra indicate. Nel documento 4 “Mappa Logica e Tassonomia”, in allegato, che costituisce parte integrante della presente delibera, sono descritte le specifiche dell’organizzazione logica del sito.
Va affidata all’Ufficio studi, con la collaborazione delle varie Commissioni e della costituenda struttura redazionale, l’elaborazione dei contenuti relativi all’area istituzionale secondo le specifiche indicate nei documenti 3 e 4 in allegato nonché l’elaborazione dei
contenuti relativi ai “Progetti in collaborazione”. L’ufficio studi provvederà tanto alla rielaborazione dei contenuti esistenti quanto alla elaborazione di nuovi contenuti.
Va affidata alla Sesta Commissione ed ai suoi magistrati segretari, con la collaborazione dell’Ufficio Relazioni Internazionali, che si occupano di attività internazionali, l’elaborazione dei contenuti dell’area internazionale nonché l’elaborazione dei contenuti relativi ai “Progetti in collaborazione” per quanto attiene ai progetti con organismi internazionali. Tenuto conto della specificità dei contenuti di tale area tematica si deve prevedere anche una traduzione in inglese almeno dei contenuti principali.
Nella delibera del 25 marzo 2015 è stata prevista la realizzazione anche di un raccordo diretto con gli altri organismi analoghi al CSM, prevedendo specifici scambi informativi, nonché di collocare in tale area specifici contenuti sulla giurisdizione nell’ambito dei vari paesi europei, con lo specifico obiettivo di delineare una figura di giudice europeo attraverso la descrizione di analoghe funzioni esercitate nei vari paesi europei e il confronto tra le modalità organizzative che caratterizzano ciascuna attività lavorativa, contenuti da predisporre anche con il supporto degli altri organismi nazionali attraverso la creazione di pagine condivise ed aggiornate da ciascuna istituzione. A tale fine va incaricata la Sesta Commissione di verificare la possibilità di avviare una collaborazione diretta con gli altri organismi analoghi al CSM prevedendo specifici scambi informativi.
Per quanto attiene all’area di documentazione relativa all’attività svolta dalla magistratura italiana, inserita sotto la voce “giurisdizione e società”, già prevista nella delibera del 25 marzo 2015, va incaricato il Comitato di progetto di verificare la possibilità di una convenzione che consenta di utilizzare dati e provvedimenti ostensibili contenuti nella banca dati della DNA, e di proporre ala settima commissione le modalità per un censimento, presso gli uffici giudiziari, delle sentenze di rilevanza storica o sociale disponibili per la raccolta e l’archiviazione. Il Comitato di Progetto predisporrà un protocollo con la DNA per l’acquisizione dei provvedimenti ostensibili nella banca dati DNA, ed avvierà, attraverso apposita delibera di Settima Commissione un censimento, presso gli uffici giudiziari, delle sentenze di rilevanza storica o sociale , che saranno selezionate dal Comitato di redazione.
La definizione dei contenuti dell’area degli approfondimenti tematici richiede l’apporto di magistrati esterni al Consiglio con specifiche competenze nelle varie aree previste nel nuovo portale (Innovazione e giurisdizione, Giurisdizione e società, Osservatori della giustizia civile). A tale fine va ricordato che nell’ambito della delibera sulle buone prassi del 17 giugno 2015 il Consiglio ha preso atto della costituzione di un gruppo di lavoro, autorizzato dal Comitato di Presidenza coordinato dal Cons. Antonio Ardituro. Con delibera in pari data il Consiglio ha poi dettato le linee programmatiche in materia di informatizzazione delle buone prassi, pubblicazione sul nuovo sito e archivio digitale dell’ufficio. Appare opportuno, stante l’omogeneità degli argomenti trattati, incaricare tale gruppo di lavoro anche della progettazione delle aree tematiche raccolte sotto la voce
“Innovazione e giurisdizione” e che riguardano aspetti relativi alle buone prassi e al processo civile e penale telematico. Il gruppo di lavoro in questione si avvarrà del contributo costante dell’USI e dell’Ufficio Statistico del CSM, con riserva di verificare l’opportunità di acquisire professionalità esterne in una seconda fase del progetto.
Durante la fase di realizzazione del portale il Comitato di progetto provvederà a verificare eventuali integrazioni o modifiche della mappa logica per rispondere ad esigenze sopravvenute o a necessità tecniche.
L’USI, nell’ambito del suo costante impegno di collaborazione e consulenza con i comitato di progetto, provvederà invece a verificare, in questa fase progettuale, nell’ambito della quale il patrimonio informativo del CSM non è ancora stato migrato sul nuovo database in corso di realizzazione nell’ambito del progetto, quale sia la disponibilità e accessibilità delle fonti dati originali (database, file systems) cui il nuovo portale deve attingere al fine di
verificare se è possibile effettuare una migrazione ovvero sia necessario ricorrere a delle soluzioni alternative.
d. LA CREAZIONE DI UNA NEWSLETTER E DI UN DATABASE EMAIL
E’ noto che l’e-mail costituisce uno strumento di comunicazione spesso sottovalutato ma di grande validità e, almeno al momento, per quanto sia il più antico strumento di comunicazione online, rimane anche il più diffuso e il mezzo migliore per mantenere i contatti con i propri stakeholder.
Il CSM ha già da tempo avviato la pubblicazione settimanale di un notiziario rivolto ai magistrati. Appare opportuno rinnovare graficamente tale notiziario, rendendo immediatamente accessibili le informazioni con link diretti dall’email al sito. E’ peraltro di grande importanza avviare anche la pubblicazione settimanale di una newsletter informativa pubblica a cui tutti possano registrarsi. Si tratta di uno strumento con cui il Consiglio può informare gli stakeholder delle attività svolte e di quelle in programma. A tale fine va prevista l’adozione di uno strumento software nell’ambito del lavoro di restyling del sito internet o di reingegnerizzazione della intranet. Tale strumento deve consentire l’iscrizione e la disiscrizione dei contatti attraverso l’email. Deve inoltre consentire l’inserimento nel testo di immagini e video e la formattazione del testo secondo i comuni standard di editing. È, inoltre, di assoluto rilievo l’integrazione della newsletter con il sito: quest’ultimo deve infatti ospitare, in posizione privilegiata, un box che consenta la rapida iscrizione alla newsletter.
Andrà poi valutata la possibilità di creare, nella sezione dedicata alle informazioni per la stampa, una newsletter dedicata ai giornalisti, che consenta a tutti di iscriversi alla lista per ricevere i comunicati stampa e le altre informazioni dedicate. Va affidato al comitato di redazione il compito di gestire il database per le newsletter secondo i criteri indicati nel documento 5 “Elementi essenziali per una corretta gestione del database per la newsletter”, in allegato.
e. REALIZZAZIONE DI UN SERVIZIO DI MONITORAGGIO DEL WEB
Una attività spesso trascurata, ma che sta assumendo sempre più valore anche per le istituzioni, è quella di monitorare le conversazioni e le discussioni che avvengono sul web al fine di acquisire elementi in ordine alla reputazione dell’istituzione consiliare.
Tale attività, denominata social media monitoring, è definita come “l’attività sistematica e pianificata di ascolto del passaparola che ha luogo su blog, forum, micro-media, piattaforme di video e foto sharing, social network, siti di recensione e altre forme di espressione e condivisione via web, al fine di comprendere e misurare quando e come gli utenti parlino di un tema, personaggio, azienda, ente, istituzione, brand, prodotto o servizio” e risulta molto utile per scoprire aspetti ancora non tenuti in considerazione o elementi a cui si era dato scarso peso e che possono avere, invece, grande rilevanza per i cittadini o per altri stakeholder qualificati. Il monitoraggio è, dunque, un’attività strategica: e l’ascolto deve essere portato avanti per tutto lo svolgimento dell’attività istituzionale. I risultati del monitoraggio vanno poi diffusi fra i membri del Consiglio, per dare a tutti una conoscenza dei temi in discussione e delle opinioni dei cittadini, come avviene con la Rassegna Stampa.
Per quanto riguarda le modalità dello svolgimento appare opportuno utilizzare strumenti informatici, ossia software dedicati che monitorano costantemente la rete e forniscono informazioni non solo sui commenti pubblicati, ma anche sulla loro rilevanza, per aiutare la lettura dei dati e distinguere le conversazioni che raggiungono pochi utenti da quelle pubblicate su profili molto seguiti, a cui dedicare maggiore attenzione. I programmi dedicati rendono possibile, inoltre, stabilire la soglia di rilevanza dei commenti che si vogliono
ricevere nonché la polarità dell’opinione, per distinguere i commenti positivi da quelli neutri o negativi.
Poiché sussistono varie modalità e possibilità di procedere all’ascolto del web e il settore è in evoluzione costante appare opportuno disporre un’analisi tecnica dei prodotti di mercato, da affidare al Comitato di progetto, anche per il tramite del monitore, all’esito della quale il Comitato riferirà al Consiglio in ordine agli strumenti da adottare e alle modalità con cui organizzare tale servizio.
f. L’APERTURA DI UN CANALE SU YOUTUBE
Va qui evidenziato che nell’ambito dell’attività di rivisitazione del sito e di censimento del materiale informativo disponibile presso il CSM è emersa la ampia disponibilità, in capo al Consiglio, di documentazione audio-video inerente l’attività ufficiale svolta dal Consiglio stesso. Tale materiale, anche per i limiti tecnici dell’attuale sito, non è stato mai pubblicato e reso consultabile su Internet. Peraltro la quantità del materiale e le sue dimensioni unitarie (il cd. peso in byte) evidenziano l’opportunità di non appesantire il portale, impegnando la struttura informatica preposta alla gestione del sito in impegnati download su richiesta degli utenti.
Oggi la scelta tecnologica propende per la pubblicazione di tale materiale su un canale ufficiale su Youtube anche perché ciò garantisce non solo una più facile fruibilità del materiale, ma una sua maggiore diffusione in quanto tale materiale entra in un circuito molto più ampio di quello garantito da un sito web che, a sua volta, si giova indirettamente della pubblicità derivante dalla pubblicazione su Youtube di contenuti che rimandano direttamente al sito. Si ritiene quindi opportuno deliberare l’apertura di un canale ufficiale del CSM su Youtube su cui pubblicare il materiale video ufficiale delle attività del Consiglio disponibile presso il Consiglio stesso.
In questo senso il canale Youtube potrà essere altresì utilizzato per l’eventuale trasmissione dei lavori consiliari o di parte di essi.
Va quindi incaricato il Comitato di Progetto di studiare le modalità tecniche per la pubblicazione di tale materiale avanzando una proposta tecnico-economica al Segretario Generale che provvederà all’impegno di spesa e alla stipula dei necessari contratti. La pubblicazione del materiale su Youtube va affidato, nella fase iniziale all’Ufficio Studi che provvederà a censire e raccogliere tutto il materiale disponibile presso il CSM e successivamente al Comitato di redazione una volta costituito.
g. LA SOLUZIONE ARCHITETTURALE
La soluzione architetturale, già varata dal Comitato di progetto attraverso una valutazione tecnica affidata al monitore, è descritta nel documento 6,
“CSM_SDE_APS_PRE_soluzioni_Architetturali_PortaleInternet”, in allegato, che è parte integrante della presente delibera. Tale soluzione prevede la realizzazione di un sistema unitario (ossia di un unico portallayer) che permette l’accesso al mondo internet del Csm e/o al mondo Intranet a seconda dei privilegi attribuiti specificamente a ciascun utente.
Tale soluzione appare particolarmente performante in quanto prevede una Istanza Comune di Liferay, un Content Management Condiviso, un elevato Livello di Sicurezza, delle politiche di Accesso e Gestione Garantite da Modulo di Access Management, una federazione Directory con Access Management e la possibilità per l’utente di accedere, tramite un Single Sign On ai vari sistemi posti nel backendlayer (Nuxeo, Pentaho o altre applicazioni/prodotti).
La realizzazione di tale soluzione prevede l’acquisto delle versione enterprise di Liferay e del prodotto Open AM nelle release indicate nel documento 6 in allegato. E’ in corso l’attività
istruttoria per verificare i costi e l’opportunità di una simile scelta, sulla base delle informazioni tecniche che verranno fornite dall’Usi. La gestione di tali prodotti, ed in particolare del sistema di Access Management richiede la nomina di un amministratore di sistema che va demandato al Segretario Generale.
6. ASPETTI CONTRATTUALI E COSTI
Va evidenziato che nell’ambito dello studio di fattibilità, e conseguentemente del capitolato di gara della reingegnerizzazione, non era stato considerato l’aspetto della revisione del sito Internet del CSM; ne consegue che tale attività non è stata espressamente prevista nell’ambito del contratto stipulato con HP, società aggiudicataria del progetto di reingegnerizzazione del sistema informativo del CSM. Il contratto prevede esclusivamente la rielaborazione del portale intranet.
Peraltro la realizzazione di un nuovo portale pubblico del CSM è da ritenersi iniziativa prioritaria per il Consiglio e non ulteriormente rinviabile sia per l’evidente obsolescenza dell’attuale sito internet, sia per la necessità di dare compimento al progetto di reingegnerizzazione del CSM realizzando quella fondamentale strategia di comunicazione online volta a rafforzare sia la comunicazione interna (intranet) che la comunicazione esterna (internet) del Consiglio di cui si è già detto in premessa.
La realizzazione del nuovo portale richiede, peraltro, l’adozione di tecnologie moderne e pienamente integrate con il nuovo sistema informatico di cui il CSM si sta dotando stante l’evidente interconnessione tra le informazioni trattate nell’ambito della Intranet e quelle da esporre sul mondo internet, la necessaria interoperabilità tra gli strumenti tecnologici adottati per arrivare a tali risultati e la indispensabile continuità delle attività di gestione e manutenzione del portale e della intranet. La piena integrazione tra il portale pubblico e il sistema intranet del CSM permette poi indubbie economie di scala, sia attraverso l’adozione degli stessi strumenti tecnologici sia attraverso la comune progettazione e realizzazione di entrambi i sistemi che, di fatto, vengono fusi in un unico modello architetturale. Tali valutazioni sono state acquisite nell’ambito dei lavori del comitato di progetto.
Conseguentemente, stante l’indifferibilità della realizzazione del portale pubblico e la necessità di realizzare un unico sistema informativo del CSM appare necessario affidare la progettazione del nuovo portale pubblico allo stesso fornitore che si è aggiudicato la gara per la realizzazione del nuovo sistema informativo del CSM, nell’ambito del contratto già in essere. Il responsabile del contratto nell’ambito del comitato di progetto ha evidenziato che dai rapporti con il fornitore emerge la astratta possibilità di attribuire questo lavoro ai punti funzione già previsti. La valutazione finale sulla fattibilità del progetto e sulla sua concreta esecuzione è rimandata al momento in cui sarà compiuta dal responsabile del contratto e dal responsabile operativo, con la consulenza di STS, una relazione sulla stima dei lavori realizzati e di quelli da compiere che consenta una prima verifica dell’andamento dei costi e della capienza del contratto rispetto alle integrazioni operative compiute (fra cui certamente rilevante è quella del portale) o programmate, anche considerate eventuali operazioni in sottrazione (cioè originariamente previste dal contratto poi superate o non più utili). Tale verifica interverrà entro e non oltre il 30 ottobre 2015.
Allo stesso tempo il fornitore HP s.p.a. fornirà una stima dettagliata dei costi dell’intervento che, verificata in relazione alla congruità dal monitore, verrà valutata in ordine alla sua computabilità nel contratto in essere.
Il Comitato di Progetto darà impulso al completamento dell’analisi necessaria per una completa progettazione del nuovo portale pubblico secondo le specifiche indicate nella fase 1 della presente delibera: a tale fine il Responsabile Operativo del progetto provvederà a
coordinare e monitorare l’attività dei vari soggetti ai quali, nella presente delibera, viene attribuito il compito di elaborare i contenuti del nuovo sito.
7. LA SECONDA FASE DEL PROGETTO: L’ADOZIONE DI STRUMENTI INNOVATIVI E LA REALIZZAZIONE DI UNA COMUNICAZIONE BIDIREZIONALE.
La seconda fase del progetto va dedicata alla valutazione e progettazione di servizi informativi evoluti, secondo lo standard 2.0 che caratterizza la più recente evoluzione di internet. L’adozione di tali strumenti non modifica i contenuti del sito, già realizzati nella prima fase e, come tali, neutri rispetto al sistema comunicativo adottato ma introduce, in relazione alle varie aree (istituzionale, novità, tematiche) degli strumenti di stimolo ed approfondimento nonché di interazione con gli utenti. In estrema sintesi tra gli strumenti innovativi, di cui occorre valutare l’adottabilità nel nuovo portale del CSM, si possono ricordare
a) il FORUM (spazio virtuale di interazione asincrona nel quale più soggetti postano messaggi su tematiche prestabilite).
b) Sistema dei profili (basato sull’applicazione del cercapersone).
c) Microbloggingcon gestione delle domande agli esperti d) Il Blog
Per una analisi più particolareggiata di tali strumenti si rinvia al documento 7 in allegato. Sempre nell’ottica della progettazione di servizi informativi evoluti, secondo lo standard Internet 2.0, occorre poi valutare la possibilità di attivare un profilo del CSM sui social network. Attualmente il Consiglio superiore non dispone di una presenza su alcun social networkingsites (o social media). Invero già da alcuni anni, sulla scia delle riforme sulla trasparenza e l’accessibilità degli atti, le amministrazioni pubbliche più avanzate hanno avviato in Italia esperimenti di web sociale e partecipativo destinato a favorire lo scambio con i cittadini-utenti.
Non si tratta però di un processo senza governo e intenzionalità ma, al contrario, perchè sia efficace, necessita di un presidio forte e articolato, ma non per questo rigido, capace cioè di seguire con flessibilità, dinamiche, fasi e target diversi. Rispetto agli spazi di partecipazione attivati al proprio interno (forum, blog, wiki, ecc.) l’apertura di profili sui maggiori social network sites come Twitter, Youtube etc. si pone come iniziativa complementare, e non certo alternativa, che va analizzata in un’ottica integrata, componendo esigenze e obiettivi e coordinando azioni interne ed esterne per ottenere il massimo dei benefici. Occorre cioè valutare quale sia la strategia da adottare per “uscire” dai confini del proprio dominio web e per portare poi gli utenti interessati sul proprio sito. L’apertura di account su alcuni social network può infatti ampliare e diversificare la strategia di presenza e comunicazione sulla rete, ampliare i target d’utenza, presidiare e governare gli spazi dove si forma la pubblica opinione su questioni che riguardano anche il Csm. Già si è detto della opportunità di procedere all’apertura di un account su Youtube per la pubblicazione di video istituzionali. Va quindi valutata la scelta di aprire un account su Flickr o Pinterest per la pubblicazione di immagini (fotografie e infografiche). Più meditata deve invece essere la scelta di rendere presente il CSM su Twitter o su Facebook, canali che comunque dovrebbero essere utilizzati per la diffusione di informazioni istituzionali. La scelta di essere presenti sui social media richiede, del resto, l’elaborazione di una policy per la gestione dei social media stessi.
Invero tale presenza è uno strumento di grande rilievo che offre opportunità inedite per l’informazione istituzionale sicchè una strategia di comunicazione non può prescindere dall’opportunità di porre la giusta attenzione ai social network, il che non significa solo
informare, ma anche ascoltare. Ma tale strategia di comunicazione richiede peraltro l’elaborazione e la pubblicazione di una propria social media policy in cui vengono specificate le regole di comportamento sia per chi gestisce la pagina, sia per gli utenti, ovvero quelle che in termini tecnici si chiamano rispettivamente, una social media policy interna e una esterna. A tal fine appare opportuno che la seconda fase del progetto di comunicazione sia via via sviluppata ed approfondita parallelamente alla realizzazione del nuovo sito internet e della prima fase come sopra indicata. Lo studio e la proposta completa di tale seconda fase, che sarà riproposto al plenum, con successiva delibera, è affidato al comitato di progetto, che si avvarrà del costituendo comitato di redazione ed eventualmente di professionalità esterne, anche di magistratura, che saranno individuate su proposta del comitato di progetto dal Comitato di Presidenza.
8. IL COMITATO DI REDAZIONE ED I COMPITI DI GESTIONE DELLA FASE ATTUATIVA E DI STABILIZZAZIONE DEL SITO.
Sono stati di volta in volta, nella parte appena precedente della delibera, individuati i compiti e le competenze necessarie a far partire questa importante attività di innovazione del Consiglio superiore della magistratura, sotto l’impulso e la vigilanza del Comitato di progetto, nell’ambito del ben più ampio progetto di reingegnerizzazione in corso.
Con riferimento al portale internet assumerà ruolo fondamentale la redazione che è in via di costituzione con personale interno e che assorbirà in un più ampio luogo l’ufficio stampa (rectius: Ufficio relazioni con i mezzi d’informazione (URMI). Tale ufficio, oggi, per effetto della delibera del 26 luglio 2006, p. 121) è composto da una pianta organica che prevede un funzionario Direttore, un funzionario, un assistente amministrativo, figure professionali volte al compimento della seguente attività: esame della stampa quotidiana e diffusione della rassegna stampa; mantenimento dei rapporti con le agenzie di stampa per le esigenze sia degli organi di informazione che per la diffusione dell’informazione sull’attività del Consiglio;
diffusione dei comunicati stampa; rilascio di informazioni.
A tale proposito va evidenziato che l’URMI cura quotidianamente la Rassegna stampa tramite un contratto con una società esterna5 mentre, per quanto riguarda i rapporti con le agenzie di stampa, è attivo presso il Consiglio, da alcuni anni, un servizio di consultazione telematica tramite la piattaforma informatica TOSCA fornita da società esterna mediante contratto6: il Consiglio ha altresì sottoscritto alcuni abbonamenti a pagamento con alcune delle maggiori agenzie nazionali di comunicazione7 mentre non è attivo, attualmente un
5Il CSM attualmente ha in essere un contratto con la società L’eco della stampa Spa, per la rassegna stampa cartacea, con un contratto che viene rinnovato dal 2005. Nel corso degli anni è stato scelto di rinnovare il contratto a L’Eco della Stampa, poiché «la personalizzazione del profilo è diventata la caratteristica distintiva di questo servizio» e «poiché i livelli di soddisfazione del servizio sono rimasti alti, nonostante negli anni si sia modificato il fabbisogno informativo del Consiglio», come si legge in un documento ufficiale dell’Urmi.
La società fornisce all’Urmi, tramite l’apposito software installato su un computer dedicato, i “ritagli” degli articoli di giornale e di quelli tratti dai siti web, oggetto del contratto. Il Funzionario Direttore e un altro funzionario si occupano della selezione degli articoli da inserire in Rassegna. La Rassegna stampa prima della pubblicazione viene visionata dal Segretario Generale o dal Vice segretario. La “personalizzazione” del servizio della Società Eco della Stampa avviene sulla base di parole chiave fornite dall’URMI. Innanzitutto viene data notizia degli articoli che citano nel testo il Consiglio Superiore, i membri del Consiglio e alcuni temi specifici individuati secondo alcune parole chiave.Inoltre vengono messi in risalto articoli selezionati su base tematica in relazione alle seguenti aree: Prime Pagine, politica, affari esteri e Unione Europea, riforme istituzionali.
6 Il contratto è stato stipulato con la società Telpress ItaliaSpa.
7 Risultano attive 3 postazioni ANSA “filtrate”, cioè solo per i profili politica e cronaca e 2 postazioni TMNEWS) mentre le altre vengono fornite gratuitamente dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per l’editoria ai sensi dell’art. 55, comma24 della legge n°449/97 attualmente in uso all’URMI e
servizio di monitoraggio audio-video che peraltro appare opportuno prevedere nella nuova organizzazione della comunicazione del CSM8.
Va rilevato che, rispetto al momento in cui la delibera istitutiva dell’URMI è stata approvata, lo scenario della comunicazione è profondamente mutato e le esigenze di comunicazione si sono moltiplicate con la crescita delle attività legate alla comunicazione digitale e in particolare all’alimentazione del canale informativo costituito dal sito internet e alla valutazione di altre possibilità di informazione garantite dall’uso della rete. Nei compiti ufficiali dell’URMI, come indicati in delibera, non sono invero incluse attività che pure attualmente sono svolte (come la redazione e il caricamento delle notizie sul sito csm.it) o altre attività che potrebbe essere interessante svolgere(come la redazione e l’invio di una newsletter informativa). Va poi rilevato come le esigenze di comunicazione riguardano ormai di tutti i membri del Consiglio, non solo il Vice Presidente, nel suo ruolo di rappresentanza del Consiglio, ma anche i Presidenti di Commissione, le Commissioni e tutti i Consiglieri.
Sul punto, con modalità da verificarsi in fase di realizzazione del sito, sarà resa disponibile una pagina per ciascun consigliere che sarà gestita con modaltà da individuarsi successivamente.
Tali plurime esigenze impongono quindi una riorganizzazione delle risorse umane dedicate alla Comunicazione
LE RISORSE ESSENZIALI PER IL MIGLIORAMENTO DELLA FUNZIONE INFORMATIVA DEL CONSIGLIO.
Nello studio effettuato dal dott. Giansante sono state individuate le risorse che potrebbero rappresentare una struttura ottimale rispondente alle esigenze del Consiglio. In questa fase, stante anche la considerazione che la progettazione e realizzazione della comunicazione on line è ancora in itinere e richiede specifiche valutazioni in ordine alla comunicazione bidirezionale, appare opportuno adottare una soluzione più essenziale che contenga le attività minime da svolgere per il miglioramento della funzione informativa del Consiglio rimandando, all’esito delle valutazioni sulle ulteriori evoluzioni della comunicazione on-line, l’eventuale ampliamento di tale soluzione.
Tale soluzione essenziale tiene conto:
a) delle esigenze già supportate dall’Urmi sia in relazione a quanto già deliberato, sia in relazione a quanto effettivamente svolto di fatto
agli Uffici della Vice Presidenza,oltre che al Segretario e Vice Segretario Generale ed è stato recentemente esteso a tutti i Consiglieri.
8 E’ in corso di prova e valutazione un servizio di monitoraggio web, radio, TV offerto dalla ditta Ecostampain prova gratuita. Il servizio si svolge con una procedura che mette insieme fattore umano ed elementi di automatizzazione: ogni giorno la programmazione delle principali emittenti italiane terrestri, satellitari e radiofoniche è vagliata da operatori assistiti da software evoluti, alla ricerca di citazioni di nomi, marchi o altre parole chiave di interesse. Il cliente può decidere di sottoscrivere diverse tipologie di abbonamento sulla base delle sue necessità ed esigenze di monitoraggio secondo tre possibili soluzioni:• clip4; • clip + titolo (titolo rivisto dagli analisti); • clip + abstract (abstract con sintesi elaborata dai nostri addetti).Il CLIP è reso disponibile via email con due link. I link restano attivi solo per qualche giorno, ma nell’area riservata è comunque disponibile per ciascun cliente la raccolta dei propri Clip e StoryBoard.
Nella precedente Consiliatura, era stato sottoscritto il contratto di monitoraggioaudio-video con la società Telpress Italia S.p.A./Redazione News&Clips.Il servizio consisteva in un monitoraggio a livello nazionale e sulle principali testateradiofoniche e televisive regionali, degli interventi del Vice Presidente, dei Consiglierie di tutti i servizi in cui veniva citato il CSM; era inoltre possibile visionare i videoattraverso un apposito link, presente nella mail inviata il giorno stesso o al più tardi ilgiorno successivo del passaggio radio-televisivo.Il contratto prevedeva anche la possibilità di acquistare oltre ad un numero forfettariodi video già inclusi nel pacchetto, ulteriori servizi radio-televisivi d’interesse del Consiglio.Il monitoraggio oltre ad essere utile per avere un riscontro immediato visionando direttamenteservizi radio-televisivi, consentiva di selezionare i file da acquistare per la pubblicazioneonline sul sito
b) delle esigenze nascenti dalla progettazione del nuovo portale pubblico del CSM, strutturato nelle tre aree sopra evidenziate (istituzionale, novità e aree tematiche);
c) delle esigenze nascenti dalla gestione di un account sui social network.
Occorre pertanto prevedere, per la buona riuscita del progetto, la creazione di un comitato di redazione permanente che si occupi dell’aggiornamento del sito e di tutte le iniziative connesse in tema di comunicazione e informazione e che fornisca le linee guida per rendere omogenea la pubblicazione dei contenuti sul portale, definendone l’aspetto grafico e testuale e la lunghezza degli articoli. A tale proposito occorre quindi recuperare ed integrare l’esperienza dell’Ufficio Stampa che può costituire il nucleo base intorno a cui costruire il nuovo comitato di redazione.
Per identificare le risorse necessarie è necessario definire le funzioni redazionali che devono essere assicurate e che possono essere definite come segue:
Rassegna stampa Raccolta articoli. Pubblicazione su internet/intranet
Ufficio Stampa Interazione con il Consiglio per comprendere le esigenze informative e rispondere tempestivamente alle richieste sia di produzione sia di acquisizione di informazioni.
Traduzione di contenuti complessi in elementi di comunicazione. Lettura dei documentitecnici ed elaborazione di note sintetiche per la comunicazione.
Approvazione dei comunicati stampa, invito dei giornalisti, recall, gestione dell’evento.
Risposta alle richieste informative dei giornalisti.
Supervisione dei contenuti online per garantire l’omogeneità dei contenuti e minimizzarei rischi insiti in ogni attività di comunicazione online.
Raccolta di notizie, elaborazione del comunicato stampa.
Valutazione del
monitoraggio audio/video
Ricezione del servizio di monitoraggio a livello nazionale e sulle principali testateradiofoniche e televisive regionali di tutti i servizi in cui viene citato il CSM.
Analyst Analisi delle statistiche di accesso al sito web e reportistica.
Valutazione del successodelle iniziative e suggerimenti di miglioramento del lavoro.
Gestione di iniziative deputate a far crescere la mailing list.
Redazione newsletter, redazione e caricamento notizie su sito/intranet e social media
Elaborazione della newsletter per i diversi pubblici (magistrati/giornalisti/ pubblicogenerico/altre istituzioni).
Raccolta di notizie, scrittura e adattamento alle eventuali revisioni richieste.
Include la scrittura Seo-friendly, in grado di massimizzare gli accessi da motore diricerca. Caricamento materiali multimediali. Pubblicazione sul sito di materiale fotografico, video e audio attraverso il CMS (Content management System).
Redazione di notizie dedicate ai magistrati e pubblicazione sulla intranet Cosmag.
Twitter: Monitoraggio delle conversazioni relative al CSM e ai membri e pubblicazione di notizie e aggiornamenti).
Pubblicazione di contenuti.
YouTube: Gestione del canale YouTube. Interazione con i fornitori di video, richiesta delle specifiche di contenuti video.
Flickr: Gestione del canale di fotografie. Interazione con i
fornitori di foto, richiesta delle specifiche di contenuti video.
Infografiche/ Pinterest: Gestione del canale di materiali infografici. Redazione dei materiali e interazione con i fornitori grafici. Approvazione della grafica.
Qualità e comprensibilità della Comunicazione del CSM in materia di Giustizia
Le materie trattate dal Consiglio, così come le decisioni consiliari sono caratterizzate da un alto tasso di complessità e da elementi tecnici non semplici. La comunicazione delle attività del Consiglio deve dunque avvalersi di una figura di giurista in grado di tradurre i complessi elementi tecnici in materiali per i media e il mondo dell’informazione, così come di interagire con l’Ufficio Relazioni con il Pubblico per le materie più complesse.
Creazione materiali video
Creazione materiali fotografici
Infografiche e materiali grafici
Creazione di:
a) video informativi sulle attività del Consiglio b) reportage video
Produzione di:
a) foto-notizie.
b) ritratti dei Consiglieri.
c) reportage fotografici.
Produzione di
a) infografiche per sito e comunicati stampa.
b) grafiche per social network.
Nella fase iniziale, il comitato di redazione sarà individuato, su proposta del segretario generale, dal Comitato di Presidenza e si avvarrà di professionalità interne comprensive anche di personale proveniente dall’ufficio informatico e statistico.
Dello stesso saranno chiamati a far parte magistrati dell’Ufficio Studi individuati dal Comitato di Presidenza, previa interlocuzione col Direttore dell’Ufficio; potranno poi essere individuate ulteriori figure professionali con elevate competenze giornalistiche e giuridiche e operatori fotografici e/o audio video.
La nuova struttura sarà inserita nella segreteria generale al fine di avere interlocuzioni col Vicepresidente e nella fase di ideazione e attuazione del portale con il Presidente del comitato di progetto e il responsabile del progetto.
9. CONCLUSIONI
Sulla base di quanto sopra evidenziato il Consiglio delibera quanto analiticamente indicato in premessa e considerati gli allegati alla presente delibera come parte integrante della stessa, fra cui in particolare:
- di approvare, sulla base dell’istruttoria del comitato di progetto e del responsabile del contratto, le linee guida della struttura del nuovo portale internet come individuata in motivazione e negli allegati, come in corso di progettazione da parte della società HP s.p.a incaricata della reingegnerizzazione, a cui è stato chiesto di procedere a tale ideazione nell’ambito della fase attuativa del contratto, ritenuta allo stato la funzione
internet, originariamente non prevista, come una naturale estensione della funzionalità intranet e considerata la stretta connessione, in termini qualitativi, della realizzazione del portale rispetto alla reingegnerizzazione delle applicazioni del CSM; rinviando ad altra e successiva deliberazione la verifica della concreta realizzabilità del portale unico nell’ambito del contratto in essere con HP, all’esito della istruttoria in corso coordinata dal comitato di progetto, che si concluderà il 30 ottobre 2015.
- di adottare, nella progettazione del nuovo portale del CSM il logo di cui alla proposta 2, allegata alla presente delibera come documento 1. Il Logo verrà inserito nel nuovo portale, adottato nelle comunicazioni elettroniche e, nelle versioni in bianco e nero e in scala di grigio, anche nelle comunicazioni cartacee e sulla carta intestata del CSM.
Ai fini della realizzazione del nuovo layout del CSM viene adottato il modello di cui alla proposta 1 allegata alla presente delibera come documento 2 di seguito riportato:
- di suddividere la complessiva rivisitazione della strategia di comunicazione del Consiglio superiore della magistratura in due fasi, la prima relativa alla realizzazione del portale intenet dal punto di vista strutturale e dei relativi contenuti, come sopra analiticamente specificato e riportato negli allegati, con la gestione di una newsletter e di un db-email, l’attivazione di un servizio di monitoraggio del web, l’apertura di un canale youtube; la seconda, da approvare con successiva deliberazione, nella quale saranno valutati e progettati i servizi informativi evoluti, secondo lo standard cd.
Internet 2.0 sia in relazione ai possibili contenuti del portale (forum, microblogging, wiki, gestione profili, blog etc.) sia in relazione all’apertura di account sui social network con particolare riferimento a Twitter e/o Facebook. Il completamento della prima fase del progetto e l’ideazione della seconda fase, come in motivazione, saranno compiuto sotto la direzione del Comitato di progetto che riferirà per la parte deliberante alla settima commissione.
- di dare mandato al segretario generale di istituire presso la segreteria generale il comitato di redazione secondo le modalità sopra individuate.
- di invitare:
le singole commissioni a predisporre la raccolta tematica, da indirizzare al comitato di redazione, delle più importanti delibere che regolano le principali materie trattate dalla Commissione, da pubblicare successivamente nell’area documentazione del portale e nell’area dedicata alle singole commissioni;
La VI Commissione, in collaborazione con l’Ufficio studi e l’U.R.I. a riorganizzare l’area internazionale, attraverso la pubblicazione anche di tutti quei progetti, che vedono la partecipazione del CSM con altre istituzioni, non pubblicizzati sull’attuale
